Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT............................................................................7
PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu............................................1
3. Mục đích nghiên cứu...................................................................................2
4. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu..............................................................................2
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ........................................................2
7.Cấu trúc của đề tài........................................................................................3
NỘI DUNG...........................................................................................................5
Phần I....................................................................................................................5
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC VÀ
BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC...........................................................5
1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện Tập đoàn
Phúc Lộc.........................................................................................................5
1.1.Chức năng, nhiệm vụ:...............................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................6
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban HCNSDN Tập đoàn
Phúc Lộc. .......................................................................................................6
2.1. Chức năng, nhiệm vụ:..............................................................................6
2.2. Cơ cấu tổ chức:........................................................................................8
2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc từng vị trí trong ban HCNSĐN:.9
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc:. .20
3.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức ...............................................................................20
3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế

hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) ..............................21
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan............................21
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ
quan...............................................................................................................21
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức; .............................................................................................................22
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.................................23
3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản...............................24
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập
hồ sơ hiện hành của cơ quan.........................................................................24
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị..........................24
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức ..................................25
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan...............................................................................................................27
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng ............................................................................................................27
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng (hiện tại) ( Phụ lục 05)..................................................28
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong
công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả

mang lại.........................................................................................................28
PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.................................................................29
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA........................................................29
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC.........................................29
1.1.Lý luận chung về công tác văn phòng.....................................................30
1.1.1.Khái niệm văn phòng...........................................................................30
1.1.2.Công tác văn phòng..............................................................................31
1.1.3.Vai trò của văn phòng đối với công tác quản lí hành chính.................34
1.2.Công nghệ thông tin................................................................................34
1.2.1.Thông tin..............................................................................................34
1.2.2.Thông tin trong quản lý hành chính.....................................................34
1.2.3. Công nghệ thông tin............................................................................35
1.2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng......................36
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG ............39
ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC.................................................................39
2.1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng...39
2.2.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT trong
văn phòng......................................................................................................40
2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải quyết

công việc văn phòng.....................................................................................42
2.4. Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng đại
diện Tập đoàn Phúc Lộc................................................................................43
Chương 3. NHỮNG TÁC ĐỘNG KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ..............46
THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ ........................................46
CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ.................................................................46
3.1.Thuận lợi:................................................................................................46
3.2.Khó khăn, thách thức:.............................................................................47
Chương 4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG ..................50
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN......................................................50
4.1.Nhận xét chung về tình hình ứng dung công nghệ thông tin trong văn
phòng tại cơ quan..........................................................................................50
4.2.Một số kiến nghị và giải pháp.................................................................51
4.2.1. Xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách phát triển và ứng dụng
công nghệ thông tin.......................................................................................51
4.2.2. Kiến nghị và giải pháp........................................................................52
KẾT LUẬN.........................................................................................................54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................55
PHỤ LỤC............................................................................................................56
LỜI CẢM ƠN
Quản trị văn phòng là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội. Nó
đặc trưng bởi hoạt động chấp hành, điều hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

cấp dưới giữa cá nhân với lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan,
đơn vị. Trong thực tế quản trị văn phòng còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giải
quyết các công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí
công việc một cách khoa học. Đòi hỏi sự khéo léo tài tình trong lãnh đạo, năng
động và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến mọi người
tạo sự hài hòa trong công việc, tạo điều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi con
người phát triển. Do đó bộ máy trợ giúp các cơ quan đơn vị quản lý hành chính
là yếu tố được quan tâm như một trọng điểm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của các cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, trên con đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng
khoa học công nghệ và thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội về
văn phòng được hiểu là loại hình giấy tờ, hành chính sự vụ đơn giản thì giờ đây
trong điều kiện kinh tế thị trường bùng nổ thông tin một cuộc cách mạng mạnh
mẽ văn phòng được coi là loại hình lao động sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng.
Vì thế đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân lực văn phòng được đào tạo với chuyên
môn và nghiệp vụ đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị văn phòng trong xã hội với
mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và
nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực
tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến thức
đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm và phong
cách làm việc của một cán bộ làm công tác quản trị văn phòng. Được sự đồng ý
của lãnh đạo Tập đoàn Phúc Lộc, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tại
Phòng Tổ chức Hành chính của tập đoàn từ ngày . Mặc dù nội dung thực tập khá
phức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của
đồng chí trưởng phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác
lâu năm trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự
nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.

Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

của công tác quản trị văn phòng của Tập đoàn Phúc Lộc tôi đã, hiểu được lý
thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Những thu hoạch trong thời
gian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới đây. Mặc dù đã rất cố
gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạn
chế nên không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong được tiếp thu những ý kiến
đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để báo cáo của tôi hoàn chỉnh hơn. Nhân
đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên Ban
HCNSDN, Tập đoàn Phúc Lộc, đặc biệt là anh Nguyễn Duy Trường – chuyên
viên hành chính Ban HCNSDN và các Thầy giáo, Cô giáo của Khoa Quản trị
văn phòng, đặc biệt cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường , Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2016
Sinh viên
Lương Thị Thanh Nguyệt

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin được cam đoan: Đề tài “Công tác quản trị thiết bị tại Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ” được tiến hành công khai, dựa trên sự cố gắng, nỗ lực của tôi,
hoàn toàn không sao chép hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào tương
tự. Nếu phát hiện có sự sao chép kết quả nghiên cứu của đề tài khác, tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
S

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

0

HCNSDN

Hành chính- nhân sự- đối ngoại

0

CNTT

Công nghệ thông tin

0

VPĐDTĐPL

Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc

TT
1
2
3

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh CNTT đang Phát triển như vũ bão trên toàn thế giới; từng
ngày làm thay đổi và tác động mạnh vào mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế - Xã hội
của con người và đang giữ một vai trò hết sức quan trọng cho sự tăng trưởng của
nền kinh tế toàn cầu thì các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của Việt Nam mới
chỉ đứng ở ngưỡng cửa của công nghệ thông tin. Nói thế có nghĩa phần lớn các
doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của ta chưa sử dụng CNTT một cách có hiệu quả
trừ những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng,
viễn thông, hàng không v.v... việc ứng dụng CNTT đã trở thành yếu tố sống còn.
Ngoài việc trợ giúp lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định hay hướng đi đúng
đắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng, là cầu nối các bộ phận trong cơ
quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với nhân viên. Vì vậy để có thể
thực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì công tác văn phòng phải được
quan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những tiến bộ về khoa học công
nghệ. Mặt khác, CNTT không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn có
mặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Hoạt động của văn
phòng cũng có sự góp mặt của CNTT. Chính vì CNTT có tầm quan trọng đối
với hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập
tại Tập đoàn Phúc Lộc em nhận thấy vấn đề ứng dụng CNTT, áp dụng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có
nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao.
Qua đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các
hoạt động của văn phòng. Vì vậy, em đã chọn đề lài bài báo cáo tốt nghiệp của
mình là: “Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc”.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là các phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác quản
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

1

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

trị văn phòng tại Tập đoàn Phúc Lộc.
- Phạm vi nghiên cứu là thực trạng vấn đề, sự tiếp nhận của xã hội và khả
năng phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin trong quản lý hành chính
trong hiện tại cũng như tương lai.
3. Mục đích nghiên cứu
Nhằm mục đích nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng cũng như của
sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò của CNTT đồng
thời việc ứng dụng và phát triển nó trong công tác văn phòng. làm rõ tính khoa
học, hợp lý của CNTT trong văn phòng của Tập đoàn Phúc Lộc hiện nay; phân
tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn
thiện nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng
Tập đoàn.
4. Lịch sử nghiên cứu
Trước khi tôi nghiên cứu đề tài “Thực trạng và giải pháp ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc
Lộc” tính tới thời điểm hiện tại chưa có công trình nghiên cứu nào được công
bố, cũng như chưa có nhà nghiên cứu nào khai thác đề tài này.
5.Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu các phương pháp được sử dụng:
Phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích,phương

pháp suy luận logic, phương pháp điều tra thực nghiệm, phương pháp so sánh.
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài “Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc” trở thành công
trình nghiên cứu bổ sung và làm phong phú thêm cho các đề tài về văn phòng
nói chung và đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng tại Văn phòng đại diện
Tập đoàn Phúc Lộc nói riêng. Đồng thời cũng là nguồn tư liệu tham khảo cho
các công trình nghiên cứu về sau.
Những đề xuất trong đề tài có thể áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

2

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

hiệu quả quản lý văn phòng tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc nói riêng
và các cơ quan, tổ chức khác nói chung.
7.Cấu trúc của đề tài
Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục và phần
I, phần đề tài có cấu trúc gồm 04 chương:
Chương 1.Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng.
1.1.Lý luận chung về công tác văn phòng.
1.1.1Khái niệm văn phòng.
1.1.2.Công tác văn phòng.

a.Chức năng của văn phòng.
b. Nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.3.Vai trò của văn phòng đối với công tác quản lí hành chính.
1.2.Công nghệ thông tin.
1.2.1.Thông tin.
1.2.2.Thông tin trong quản lý hành chính
1.2.3. Công nghệ thông tin.
1.2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý hành chính tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc.
2.1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
2.2.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT
trong văn phòng
2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải
quyết công việc văn phòng.
2.4. Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng đại
diện Tập đoàn Phúc Lộc
Chương 3. Những tác động khi ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý hành chính và công tác văn thư lưu trữ.
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

3

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

3.1.Thuận lợi:
3.2.Khó khăn, thách thức:
Chương 4. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính tại cơ quan.
4.1.Nhận xét chung về tình hình ứng dung công nghệ thông tin trong văn
phòng tại cơ quan.
4.2.Một số kiến nghị và giải pháp
4.2.1Xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách phát triển và ứng dụng
công nghệ thông tin
4.2.2Kiến nghị và giải pháp

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

4

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

NỘI DUNG
Phần I
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC VÀ
BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC
1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện
Tập đoàn Phúc Lộc.
1.1.Chức năng, nhiệm vụ:
Tập Đoàn Phúc Lộc có vốn điều lệ hơn 2 nghìn tỷ đồng. Có trụ sở chính

đóng tại Thành phố Ninh Bình và Văn Phòng Hà Nội. Được sếp hạng tốp 05
doanh nghiệp lớn nhất Tỉnh Ninh Bình. Với các công ty con trực thuộc Tập
Đoàn nằm tại các tỉnh thành phố lớn hoạt động đa ngành nghề, doanh số đạt trên
10 nghìn tỷ mỗi năm, với quy mô trên 5 nghìn CBCNV.
* Lĩnh vực hoạt động:
- Sản xuất vật liệu xây dựng
- Thương mại, sản xuất dược phẩm
- Sản xuất chế biến sản phẩm gỗ, sản xuất hóa chất công nghiệp
- Công nghiệp cơ khí sản xuất ô tô
- Xây dựng
Ngoài ra, Tập đoàn Phúc Lộc còn có chức năng có chức năng đầu tư tài
chính vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua
vốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ cụ thể sau:
Tư vấn cho các nhà đầu tư. Xây dựng các dự án đầu tư và phát triển, các
dự án tổng thầu đầu tư xây dựng.
Đầu tư xây dựng, kinh doanh và khai thác sử dụng: Nhà ở, khách sạn, văn
phòng làm việc, nhà máy, hạ tầng đô thị và các loại hình bất động sản khác.
Dịch vụ tư vấn, thiết kế, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và công
trình kỹ thuật hạ tầng, thông qua các Pháp nhân kinh tế trong Tập đoàn.
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

5

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Tổ chức lập các dự án sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu
dùng, đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Liên doanh liên kết kinh tế với các tổ
chức và cá nhân trong và ngoài nước, giúp các thành viên trong Tập đoàn lựa
chọn, tiếp nhận và tổ chức thực hiện.
Thành lập các công ty cổ phần và công ty TNHH theo luật công ty để đại
diện cho Tập đoàn thực hiện các dự án và các mục tiêu chiến lược của Tập đoàn.
Hỗ trợ các đơn vị thành viên nâng cao năng lực sản xuất, kinh doanh, đổi
mới công nghệ quản lý và công nghệ sản xuất. Hỗ trợ các thành viên trong việc
nhận thầu các dự án của mình.
Tổ chức kinh doanh trong những lĩnh vực và mặt hàng mà công ty thành
viên không vươn tới như một số kinh doanh xuất nhập khẩu và mặt hàng chủ
đạo của nền kinh tế. Nhập khẩu một số mặt hàng cần thiết phục vụ cho sản xuất
và tiêu dùng; kinh doanh tài chính, hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Tập Đoàn Phúc Lộc bao gồm: bộ máy quản lý, điều
hành và các đơn vị thành viên của Tập đoàn. (Được sơ đồ hóa tại phụ lục 01)
• Bộ máy quản lý của Tập đoàn bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội
đồng quản trị, Ban kiểm soát, , Ban Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc,Văn
phòng tập đoàn và các bộ phận tham mưu và ủy nhiệm điều hành.
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban HCNSDN Tập
đoàn Phúc Lộc.
Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc là đơn vị thuộc
bộ máy giúp việc của Văn phòng Tập Đoàn Phúc Lộc, có chức năng tham mưu
tổng hợp, đầu mối giúp việc và phục vụ sự quản lý, điều hành của Lãnh đạo Tập
đoàn đối với mọi mặt hoạt động của Tập Đoàn Phúc Lộc.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần:

• Chức năng tham mưu, tổng hợp: tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

6

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các
biện pháp giải quyết và xử lý.
• Chức năng hậu cần: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện
làm việc cho cơ quan,…
Với những chức năng như vậy, Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập
đoàn Phúc Lộc thực hiện các nhiệm vụ sau:
• Tổ chức việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của
Tập đoàn và lịch làm việc cho Lãnh đạo Tập đoàn
• Theo dõi đôn đốc việc triển khai, thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của cơ quan, thực hiện các Chỉ thị, nghị quyết, Quyết định của HĐQT và của
Tổng giám đốc. Tổ chức phối hợp công tác giữa các Ban chuyên môn, nghiệp vụ
và các đơn vị thành viên của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Soạn thảo hoặc tổ chức soạn thảo các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột
xuất theo quy định và các văn bản khác được Lãnh đạo Tập đoàn Tập đoàn giao.
• Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo nhanh chóng kịp thời
chính xác cho Lãnh đạo Tập đoàn, chuẩn bị nội dung tài liệu để Lãnh đạo Tập
đoàn làm việc tại hội nghị với cấp trên, với các cơ quan đơn vị cá nhân trong và
ngoài nước; đồng thời cung cấp các thông tin cho các Ban chức năng khi cần

thiết; được uỷ quyền truyền đạt các thông báo kết luận của Lãnh đạo Tập đoàn
đến các đơn vị có liên quan và theo dõi kết quả thực hiện.
• Chủ trì giúp việc Lãnh đạo Tập đoàn trong công tác theo dõi, giám sát,
đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc hàng tháng đối với các đơn vị thuộc Tập
đoàn.
• Rà soát về thể thức văn bản và thủ tục hành chính của các văn bản trước
khi trình lãnh đạo Tập đoàn ký; thu nhận các luồng công văn đến, và kiểm tra
thể thức văn bản các luồng công văn của Tập đoàn phát hành đi.
• Tham mưu, chủ trì xây dựng hệ thống các văn bản hành chính thuộc
lĩnh vực pháp chế, nội chính của Tập đoàn; tổ chức, thực hiện công tác pháp chế

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

7

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

của Tập đoàn đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
• Tổ chức xây dựng quy chế làm việc và các quy chế khác đảm bảo hoạt
động của cơ quan Tập đoàn, quản lý thực hiện các quy chế đó sau khi đựơc ban
hành.
• Tổ chức phối hợp việc chuẩn bị nội dung, tài liệu để Lãnh đạo Tập đoàn
làm việc tại các Hội nghị, với cấp trên, với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân
trong và ngoài nước.
• Tổ chức hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ và quy trình xử lý văn bản

đối với cơ quan và các đơn vị thành viên, tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ về
công tác văn thư lưu trữ cho các đơn vị thuộc Tập đoàn, quản lý thực hiện công
tác văn thư lưu trữ, công tác hành chính, quản trị, kế toán- thống kê, bảo vệ, ý tế,
phương tiện đi lại cho cơ quan Tập đoàn.
• Quản lý toàn bộ tài sản, các nguồn kinh phí được giao để đảm bảo điều
kiện vật chất cho các hoạt động của Tập đoàn.
• Đại diện Tập đoàn tiếp hoặc quan hệ, làm việc với các cơ quan, đơn vị
của trung ương, địa phương có liên quan đến hoạt động của Tập đoàn và thực
hiện các nhiệm vụ đột xuất do Lãnh đạo Tập đoàn giao cho.
• Ngoài ra, Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc còn
phối hợp với các Ban chuyên môn thực hiện các nhiệm vụ mà Tập đoàn giao
cho.
2.2. Cơ cấu tổ chức:
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ nêu trên thì bộ máy Ban hành
chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc được thiết lập như sau:
• Trưởng ban hành chính- nhân sự - đối ngoại( kiêm phó Tổng giám đốc
Tập đoàn)
• Trưởng phòng
• Các đơn vị chức năng của Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại:
+ Phòng Nhân sự

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

8

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

+ Phòng Văn thư Lưu trữ
+ Phòng Hành chính
+ Phòng Truyền thông – Đối ngoại
+ Đội xe
2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc từng vị trí trong ban
HCNSĐN:
 Vị trí việc làm:
STT
HỌ VÀ
CHỨC
TÊN
DANH
1
Vũ Ngọc
Trưởng
Toàn
ban HCNS- ĐN:

CÔNG VIỆC

GHI CHÚ

- Phụ trách ban, điều hành các hoạt
động trong ban;
- Hỗ trợ cấp trên lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành, giải quyết vấn đề hành chính – nhân
sự - đối ngoại;
- Tương tác, hỗ trợ các phòng – ban khác

khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn
đề hành chính- nhân sự - đối ngoại.

2

Nguyễn Đức Trưởng
Văn
phòng

-Giúp Trưởng ban theo dõi, chỉ đạo một số
mặt công tác theo sự phân công của

nhân sự -

Trưởng ban và chịu trách nhiệm trước

hành

Trưởng ban, Lãnh đạo Tập đoàn và trước

chính:

pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

Phó
phòng
phụ trách
truyền
thông đối
ngoại

-Xây dựng và phát triển thương hiệu Tập
đoàn;
- Tư vấn hỗ trợ các chiến dịch truyền thông
cho các phòng ban khác;
- Tổ chức sự kiện và tiếp đón các đoàn
khách và đối tác
- Chịu trách nhiệm về các thông tin về
mảng truyền thông đối ngoại của cơ quan.
- Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ về

3

Đỗ Thị Lan
Anh

4

Nguyễn Văn Chuyên

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

9

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hà

viên nhân
sự

Nguyễn Thị
Quyên và
Phạm Thị
Bảo Trang

Chuyên
viên văn
thư – lưu
trữ

Khoa Quản trị Văn phòng

công tác nhân sự và tuyển dụng.
- Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư lưu
trữ;
- Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ về văn
thư lưu trữ;
- Phối hợp với các đơn vị trong văn phòng
và thực hiện 1 số chức năng nhiệm vụ khác
theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng và
lãnh đạo cơ quan.
- Chịu trách nhiệm tham mưu và thực hiện
các công tác thường xuyên và đột xuất có
liên quan đến:
+ Công tác thủ quỹ và tiền mặt của Văn
phòng đại diện.

+ Bảo quản và sử dụng con dấu của Văn
phòng đại diện.
+ Công tác quản lý và sử dụng và lưu
trữ tài liệu của Văn phòng đại diện.

5

Nguyễn Duy Chuyên
Trường và
viên hành
Nguyễn Thị chính
Phương Lan

- Trực tiếp triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý và các công tác
khác của Văn phòng;
- Xây dựng lịch công tác và các loại báo
cáo của UBND và Văn phòng;
- Soạn thảo văn bản hành chính trong lĩnh
vực của Văn phòng quản lý;
- Thực các công việc khác khi lãnh đạo yêu
cầu.
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ
chức thực hiện các chủ trương, quy hoạch,
kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được
phân công;

6

Nguyễn Thị

Ngân

Lễ tân

- Công tác quản trị.
- Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệu
cho các Hội thảo, Hội nghị và các công tác

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

10

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

7

Và 6 đồng
Lái xe
chí thuộc đội
xe


Khoa Quản trị Văn phòng

chung khác củ cơ quan;
-Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ
với Công ty;

• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại
cơ quan;
• Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của cơ
quan;
- Thực hiện công việc lái xe và hỗ trợ
các công việc khác theo sự phân
công./.

Mô tả công việc của các vị trí trong Ban HCNSĐN

* Trưởng ban HCNSDN (kiêm Phó tổng giám đốc):
THÔNG TIN CHUNG
1. Tên chức danh: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
2. Mã chức danh: NSPL01
3. Đơn vị công tác: Ban Hành chính nhân sự đối ngoại
4. Cấp trên trực tiếp: Tổng giám đốc Tập đoàn Phúc Lộc
5. Cấp dưới : Nhân viên, chuyên viên trong phòng HCNS
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
- Phụ trách ban, điều hành các hoạt động trong ban;
- Hỗ trợ cấp trên lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết vấn đề hành
chính – nhân sự - đối ngoại;
- Tương tác, hỗ trợ các phòng – ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn
trong vấn đề hành chính- nhân sự - đối ngoại.
- Phụ trách tham mưu, đề xuất và thực hiện các công việc liên quan đến
công tác đối ngoại & tuyền thông.
- Đại diện phát ngôn và thay mặt Chủ tịch HĐQT làm việc với các cơ
quan báo chí, cơ quan hữu quan, đối tác,…
- Giám sát, kiểm soát và xây dựng kế hoạch Marketing – truyền thông và
phát triển thương hiệu.
- Xây dựng qui trình, hệ thống kiểm soát và thực hiện liên quan đến công

việc.

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

11

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Thực hiện những việc khác liên quan theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT.
- Tham mưu, đề xuất cho Tổng giám đốc các vấn đề thuộc lĩnh vực nhân
sự như: xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, công tác đào tạo tuyển
dụng, các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người
lao động,…
- Là cầu nối giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty.
• Tiêu chuẩn:
- Trình độ: Từ ĐH trở lên; các ngành Báo chí, Marketing… hoặc những
ngành liên quan.
- Kinh nghiệm: Từ 03 năm ở vị trí tương đương. Có kiến thức rộng về
lĩnh vực Kinh doanh.
- Sử dụng tốt Tiếng anh và tin học văn phòng phục vụ cho công việc.
- Chịu được áp lực và cường độ công việc cao.
- Có kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.

* Trưởng phòng HCNS
THÔNG TIN CHUNG
1. Tên chức danh: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
2. Mã chức danh: NSPL02
3. Đơn vị công tác: Ban Hành chính nhân sự đối ngoại
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại
5. Cấp dưới : Nhân viên, chuyên viên trong phòng HCNS
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của Ban.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

12

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu đề xuất cho Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại để xử
lý các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
• Quyền hạn:
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS

-Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ
nhân viên trong phòng.
- Giám sát thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh
giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phòng
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của Ban.
- Thừa ủy nhiệm của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại truyền đạt
những chủ trương, chỉ thị của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại để
CNV am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Phòng báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Trưởng ban Hành chính nhân
sự đối ngoại giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và chặn ngay các vụ việc có
thể gây hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Ban hoặc người lao
động.
-Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Trưởng ban Hành chính nhân
sự đối ngoại uỷ quyền.
-Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS
- Thừa ủy nhiệm của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại truyền đạt
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

13

Lớp ĐHLT-QTVP14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận
thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị Trưởng ban Hành chính nhân sự
đối ngoại.
• Báo cáo và uỷ quyền:
-

Báo cáo cho Trưởng

ban

Hành

chính

nhân

sự

đối

ngoại

về công tác hành chính theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng,quí,6 tháng
năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Trưởng ban Hành
chính nhân sự đối ngoại giao.
-Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện

• Tiêu chuẩn:
- Trình độ học vấn/chuyên môn:
+ Tốt nghiệp đại học quản trị -hành chính, quản trị nhân sự trở lên.
+ Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
- Kỹ năng:
+ Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
+ Kỹ năng lập kế hoạch.
+ Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
+ Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm:
+ Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính.
+ Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Phẩm chất cá nhân:
+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
+ Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
+Sáng tạo trong công việc.
* Chuyên viên văn phòng
THÔNG TIN CHUNG
1. Tên chức danh: Chuyên viên hành chính
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

14

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

2. Mã chức danh: NSPL03
3. Đơn vị công tác: Phòng Hành chính
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương,
quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công;
- Chuẩn bị các báo cáo cho Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại;
+ Ghi biên bản các cuộc họp do v triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu
cầu của Ban Hành chính nhân sự đối ngoại;
Thực hiện công tác lễ tân của Ban;
+ Quản lý phòng họp;
+ Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu…phục vụ cho các hoạt động
của Trung tâm theo quy định của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại.
- Tổng hợp xây dựng chương trình công tác của Ban. Đôn đốc, theo dõi
việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Trưởng ban
Hành chính nhân sự đối ngoại. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu
liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công
tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của Trưởng ban Hành chính
nhân sự đối ngoại với các đơn vị, với cán bộ, viên chức, và với khách ngoài cơ
quan;
• Tiêu chuẩn:
- Trình độ học vấn/chuyên môn:
+ Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa
học xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.
+ Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
+ Tiếng Anh trình độ A trở lên.
+ Có kiến thức về công tác hành chính.
- Kỹ năng:
+ Chữ viết đẹp rõ ràng.

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

15

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

+ Kỹ năng giao tiếp tốt.
+ Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.
+ Sử dụng thành thạo Word, Excel.
- Kinh nghiệm:
+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chính, thư ký, tiếp tân.
- Phẩm chất cá nhân:
+ Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
+ Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
* Chuyên viên văn thư-lưu trữ
THÔNG TIN CHUNG
1. Tên chức danh: Chuyên viên văn thư – lưu trữ
2. Mã chức danh: NSPL04
3. Đơn vị công tác: Phòng Văn thư – Lưu trữ
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng ban Hành chính Nhân sự Đối ngoại
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy
định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của
nhà nước và Ban;

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài
liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền hạn;
- Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm
định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan trước khi
ban hành;
- Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo
quy định của Nhà nước và của cơ quan;
- Quản lý con dấu của cơ quan và sử dụng các con dấu theo quy định của
Nhà nước;
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do
Trung tâm ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến cơ quan và
chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước và của Trưởng ban;
SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

16

Lớp ĐHLT-QTVP14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

• Tiêu chuẩn:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư- lưu trữ trở lên, chữ viết đẹp,
rõ ràng.
- Có chứng chỉ trình độ tin học văn phòng.
- Biết đánh máy chữ và sử dụng các phương tiện sao in tài liệu.
- Giao tiếp lịch sự, văn minh.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.

* Chuyên viên nhân sự
THÔNG TIN CHUNG
1. Tên chức danh: Chuyên viên nhân sự
2. Mã chức danh: NSPL05
3. Đơn vị công tác: Phòng Nhân sự
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
Nhận hồ sơ tuyển dụng và thủ tục nhân sự:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được
phê duyệt.
- Theo dõi và lập hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho nhân viên.
- Hướng dẫn cho người lao động mới vào tập đoàn về chính sách, nội quy
lao động, các thủ tục nghỉ phép theo quy định của tập đoàn.
- Theo dõi việc chấm công, nghỉ phép của CNV.
- Giám sát và đôn đốc CNV tuân thủ theo nội quy của tập đoàn
* Quản lý hồ sơ nhân sự:
- Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quy
định.
- Cập nhật danh sách CNV toàn cơ quan định kỳ hàng tháng và báo cáo
Trưởng phòng.
- Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quy
định của tập đoàn.

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

17

Lớp ĐHLT-QTVP14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện công
việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản công cụ -dụng
cụ bảo hộ…
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
- Thời gian làm việc: Được sắp xếp theo quy định của tập đoàn
- Lương, thưởng, phụ cấp: Theo chính sách của tập đoàn.
• Tiêu chuẩn:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị nhân sự trở lên
- Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Kỹ năng:
+ Kỹ năng lập kế hoạch.
+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
+ Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Phẩm chất cá nhân:
+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
+ Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
+Sáng tạo trong công việc
* Chuyên viên truyền thông đối ngoại
THÔNG TIN CHUNG
1. Tên chức danh: Chuyên truyền thông đối ngoại
2. Mã chức danh: NSPL06
3. Đơn vị công tác: Phòng Truyền thông Đối ngoại
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng ban Hành chính Nhân sự Đối ngoại
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
- Xây dựng, phát triển thương hiệu Tập đoàn.
- Xây dựng quan hệ bền vững với các cơ quan báo chí, các cơ quan quản

lý nhà nước.
- Tư vấn, hỗ trợ thực hiện các chiến dịch truyền thông cho các bộ
phận/Phòng Ban khác .

SV: Lương Thị Thanh Nguyệt

18

Lớp ĐHLT-QTVP14B