HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG

MỤC LỤC
MỤC LỤC...................................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................................1
PHẦN I.......................................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG...........................................................2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn
Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng.......................................................................2
1.1 Vài nét về Công ty........................................................................................................2
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng............................................................................................2
1.2.1 Chức năng..................................................................................................................2
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................................2
1.2.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................3
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng.............................................3
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng............................................................................3
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Nhân sự.................3
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng......4
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty..........................................................................11
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ..............11
3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác..............................................12
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan................................................14
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan.......14
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.............................15
3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan...........................15
3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản...................................................16
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện
hành của cơ quan...............................................................................................................16
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị..............................................18

3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan.......................................................................................18
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan...............................19
4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. ...............................................19
4.2 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan............................................................................................................19
PHẦN II....................................................................................................................................21
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.......................................................................................................21
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG......................................................................21
1. Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài)................................................................21
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................................21
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài...............................21
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................22
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.....................22
6. Giả thuyết khoa học......................................................................................................22
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..........................................................................23
8. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................................23
CHƯƠNG I...............................................................................................................................24
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ..................................................24
I. Khái niệm, vai trò về công tác nhân sự..........................................................................24
1.1 Khái niệm Văn phòng.................................................................................................24
1.2 Khái niệm Quản trị văn phòng....................................................................................24
1.3 Khái niệm quản trị nhân sự trong Văn phòng.............................................................24
1.4. Vai trò của quản trị nhân sự trong văn phòng............................................................24
II. Nội dung quản trị nhân sự trong văn phòng.................................................................25
1. Phân tích công việc.......................................................................................................25
2. Tuyển dụng nhân sự......................................................................................................27
3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự.............................................................................30
4. Chính sách lương và chế độ đãi ngộ.............................................................................33

5. Đánh giá thực hiện công việc........................................................................................34
CHƯƠNG II..............................................................................................................................39
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG..............................................39
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ......................................39
TỔNG HỢP QUY HOÀNG.....................................................................................................39
1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Tổng
hợp Quy Hoàng.................................................................................................................39
2. Thực trạng về quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng....................39
2.1 Quy mô nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng.........................................39
2.2 Công tác phân tích công việc......................................................................................40
2.3 Công tác tuyển dụng nhân sự......................................................................................40
2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự...........................................................................41
2.5 Chính sách lương và chế độ đãi ngộ...........................................................................42
2.6 Công tác đánh giá thực hiện công việc.......................................................................43
3. Đánh giá công tác quản trị nhân sự trong văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) tại
Công ty Quy Hoàng..........................................................................................................43
CHƯƠNG III............................................................................................................................45
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC....................................45
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY .........................................45
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ......................................................45
TỔNG HỢP QUY HOÀNG.....................................................................................................45
I. Định hướng phát triển nguồn nhân sự trong văn phòng của Công ty Quy Hoàng........45
II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty
Quy Hoàng........................................................................................................................45
1. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng....................................................................45
2. Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự............................................46
3. Giải pháp hoàn thiện chính sách lương và chế độ đãi ngộ............................................46
4. Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc...........................46

III. KIẾN NGHỊ................................................................................................................46


TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................47
KẾT LUẬN ..............................................................................................................................48
PHẦN III PHỤ LỤC.................................................................................................................49


LỜI NÓI ĐẦU
Bước vào kỳ thực tập tốt nghiệp cuối khóa, em đã đăng ký thực tập tại
Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại
Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng. Với những kiến thức em đã được các thầy cô
giáo trong trường truyền đạt và những chia sẻ kinh nghiệm công việc thực tế từ
các thầy cô giáo. Trong thời gian hai tháng thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu
hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng, em đã được áp dụng những
kiến thức được học tại trường để thực hiện các công việc, nhiệm vụ khi cơ quan
giao, cùng với sự hướng dẫn công việc của anh, chị trong văn phòng, em luôn
hoàn thành tốt công việc được giao. Để hoàn thành tốt báo cáo thực tập, trong
thời gian em vừa thực hiện các công việc được giao vừa khảo sát tình hình công
tác văn phòng. Qua đó em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm cho bản thân, học
hỏi được nhiều kiến thức từ thực tiễn.
Trong thời gian làm báo cáo thực tập, em đã được sự giúp đỡ rất tận của
các thầy cô giáo trong khoa và các anh, chị trong văn phòng mà em thực tập.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, anh, chị trong văn
phòng của Công ty và các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn
Mạnh Cường, thầy giáo Nguyễn Hữu Danh đã hướng dẫn tận tình cho em hoàn
thành báo cáo thực tập. Tuy nhiên bài báo cáo của em không thể thiếu sự sai sót,
mong các thầy cô giáo góp ý cho bài báo cáo của em được hoàn chỉnh.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016

Sinh viên

Nông Xuân Thành

1


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng
1.1 Vài nét về Công ty
- Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy
Hoàng được thành lập ngày 16/5/2008 theo giấy chứng nhận kinh doanh số
0102750298 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội
cấp. Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Số 11, ngách 12 ngõ 117 Trần Cung, Phường
Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
- Công ty được Bác sĩ Trần Thị Du – Nguyên Giám đốc Bệnh viện Y học
Cổ truyền Bộ Công Anh lãnh đạo và dìu dắt từ năm 2008 đến nay.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng
1.2.1 Chức năng
- Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng có chức
năng hoạt động kinh doanh trong phạm vi 16 ngành nghề đăng kí như: khai thác
bản quyền và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y tế, khoa học kỹ thuật, mua
bán cho thuê, lắp đặt các thiết bị ngành y tế, thiết bị xử lý môi trường, thiết bị
ngành điện, thiết bị điện tử, tin học, kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế,
đào tạo, dạy nghề thuộc các lĩnh vực y học cổ truyền, kinh tế thương mại, ngoại
ngữ, sản xuất và mua bán các loại thực phẩm chức năng.

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng hoạt động
kinh doanh sản phẩm là đem lại lợi nhuận cao nhất. Vì thế, công ty luôn luôn
tìm mọi cách để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng như là
nhập các sản phẩm có chất lượng tốt nhất, xây dựng niềm tin và thương hiệu đối
với khách hàng.
+ Khai thác tối đa thị trường trong nước.
2


+ Giải quyết tốt các nguồn phân phối và phân phối thu nhập trong công
ty.
+ Thực hiện đầy đủ cam kết với khách hàng về sản phẩm theo nguyên tắc
bình đẳng đôi bên cùng có lợi.
+ Đảm bảo việc chăm lo đời sống tốt nhất cho người lao động.
+ Bảo toàn, tăng trưởng vốn và mở rộng quy mô kinh doanh.
+ Thực hiện tốt công tác bảo vệ môi trường.
+ Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
* Bao gồm:
+ 01 Giám đốc
+ 01 Phó Giám đốc: Phụ trách đối ngoại
+ 01 Phó Giám đốc: Phụ trách đối nội
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Hành chính – Nhân sự;
+ Phòng Kinh doanh;
+ Phòng Martketing;
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục số 01).
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính –
Nhân sự
* Chức năng:
- Có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Ban giám đốc phối hợp hoạt
động chung giữa các phòng chuyên môn trong công ty; làm đầu mối quan hệ với
các cơ quan khác theo sự phân công của Ban giám đốc công ty; thực hiện công
tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công
tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với công ty, đảm bảo tính thống nhất, liên
tục và hiệu quả.
3


- Tham mưu giúp Ban giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý,
công tác tổ chức người lao động thực hiện các công việc được phân công đào
tạo, phát triển nguồn nhân lực, tiền lương, các chế độ chính sách của công ty.
* Nhiệm vụ:
- Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Ban
giám đốc và đôn đốc thực hiện sau khi được phê duyệt, tổ chức thực hiện các
công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của công ty, xây dựng
các quy chế của công ty và đôn đốc thực hiện sau khi được ban hành.
- Tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện công tác thường niên cho nhân
viên công ty, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản của công ty, đảm bảo
tiết kiệm, hiệu quả, lập kế hoạch kinh phí tổ chức các sự kiện của công ty hàng
năm trình Ban giám đốc phê duyệt.
- Tiếp đón khách đến làm việc, trang trí, phục vụ, chuẩn bị chương trình,
nội dung tài liệu cho các cuộc họp của công ty.
- Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu và sử dụng con dấu
theo quy định của công ty và công tác văn thư, lưu trữ của công ty đã ban hành.
- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và các chế độ khác cho các nhân

viên trong công ty.
* Cơ cấu tổ chức:
- 01 Trưởng phòng;
- 01 Phó phòng;
- 06 nhân viên.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Phòng Hành chính – Nhân sự
(phục lục 02)
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
* Xác định vị trí việc làm:
- Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự: 01 vị trí
- Phó Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự: 01 vị trí
- Kế toán:01 vị trí
4


- Hành chính văn thư:01 vị trí
- Nhân sự:01 vị trí
- Phiên dịch:01 vị trí
- IT:01 vị trí
- Lái xe:01 vị trí
* Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng:
a. Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn lực định kỳ năm,
quý, tháng.
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục hồi tốt cho hoạt động kinh doanh
và chiến lược công ty.

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích, kích thích
người lao động làm việc, thực hiện các chế dộ cho người lao động.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ theo
yêu cầu của Ban giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch luôn quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyện các quy định áp dụng trong Công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty, các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề
xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các quy
chế, quy trình, quy định cho Công ty và giám sát chấp hành các nội quy đó.
- Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy
tổ chức hoạt động của Công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
tổ chức Hành chính – Nhân sự.
5


- Tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều
hành của Công ty.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng các phương án về lương
bổng, khen thưởng, các chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác hành chính của Công ty.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong
Công ty.
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban
giám đốc và người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về
công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự. Hỗ trợ các bộ phận
liên quan về công tác hành chính.

- Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các nhiệm vụ được giao.
b. Phó trưởng phòng
- Lập kế hoạch hoạt động của phòng hành chính nhân sự về chi phí hành
chính định kỳ.
- Xây dựng các chính sách, quy định hành chính. Đề xuất phương án xử lý
khi phát hiện những vấn đề bất cập trong quá trình thực hiện kế hoạch, tham gia
đóng góp ý kiến xây dựng các quy định với các phòng ban liên quan.
- Tham mưu và để xuất những phương án cải tiến nghiệp vụ, hoạt động
hành chính nhân sự.
- Quản lý hiệu quả công việc, giúp trưởng phòng quản lý, đào tạo và phát
triển nhân viên.
- Quản lý và điều phối các nghiệp vụ hành chính tại văn phòng Công ty.
Công tác văn thư lưu trữ, lễ tân, kiểm soát chi phí hành chính, nhân sự, phát sinh
quản lý tài sản, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao động, sử dụng cơ sở
vật chất.
- Thực hiện công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng Hành
chính – Nhân sự, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, Ban Giám đốc Công ty
về các công việc được giao.
c. Kế toán
6


- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiêu và
tổng hợp.
- Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra số dư cuối kỳ hợp lý và khớp với các báo cáo chi tiết.
- Hoạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, tài sản cố định, công nợ, nghiệp
vụ khác, thuế giá trị gia tăng và báo cáo thuế khối văn phòng Công ty, lập bản
quyết toán văn phòng Công ty.
- Theo dõi công nợ khối văn phòng Công ty quản lý tổng quát công nợ

toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ.
- In sổ chi tiết và tổng hợp, khối văn phòng, tổng hợp Công ty theo quy
định.
- Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải
trình chi tiết.
- Hướng dẫn xử lý và hoạch toán các nghiệp vụ kế toán.
- Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị trong Công
ty.
- Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
- Cung cấp số liệu cho Ban Giám đốc hoặc các đơn vị khác.
- Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
d. Nhân sự
- Quản lý công tác tuyển dụng Công ty theo thủ tục tuyển dụng:
+ Nhập bản đăng ký nhân sự trình ký.
+ Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo
tuyển dụng.
+ Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình Ban
Giám đốc.
+ Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu Trưởng phòng, gọi điện báo ứng
viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho Trưởng
phòng, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư.
7


- Chuyển bản đánh giá ứng viên cho bộ phận kế toán tính lương, lập bảng
đánh giá ứng viên khi thử việc.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân sự trong Công ty, lưu hồ sơ nhân viên
trong file theo bộ phận. Lập danh sách nhân viên công ty theo biểu mẫu, cập
nhật định kỳ hàng tháng.

- Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu
theo thứ tự thời gian, nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ,
lập danh sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian.
- Quản lý việc đào tạo của Công ty, lập kế hoạch, chương trình đào tạo,
liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho nhân viên đi đào tạo, lưu bằng cấp, chứng
chỉ đào tạo của nhân viên, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.
- Quản lý văn phòng phẩm của Công ty, nhận các đề xuất văn phòng
phẩm, lập đề xuất mua văn phòng phẩm 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm
theo yêu cầu hàng tháng, rà soát loại số văn phòng phẩm tồn.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự.
- Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp… cho người lao động và
tổ chức thực hiện.
- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm… theo yêu cầu
của trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng, lập bảng tổng kết công,
công tăng ca, chuyển cho nhân viên ký tên , chuyển trưởng phòng phê duyệt,
chuyển phòng kế toán tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công,
phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử
lý.
- Quản lý nghỉ phép của nhân viên, lưu đơn nghỉ phép, hàng tháng báo
cao các trường hợp nhân viên nghỉ vô kỷ luật cho trưởng phòng Hành chính –
Nhân sự.
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng giao.
e. Hành chính văn thư
- Công ty văn thư:
8


+ Tiếp nhận công văn giấy tờ đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền
giải quyết.

+ Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
+ Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài
liệu liên quan.
+ Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty.
+ Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty.
+ Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty.
+ Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần.
- Công tác lễ tân:
+ Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty.
+ Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty.
+ Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
- Công tác quản lý tài sản thiết bị:
+ Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài
sản, thiết bị tại văn phòng.
+ Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty.
- Các công việc khác:
+ Đặt lịch công tác cho Ban giám đốc công ty.
+ Mua sắm các nhu yếu phẩm cho văn phòng Công ty.
+ Tổ chức sinh nhật cho các thành viên Công ty trong tháng.
+ Hậu cần cho các sự kiện của Công ty.
f. Phiên dịch
- Phiên dịch tại các buổi họp, thảo luận…liên quan đến các hoạt động của
dự án, bao gồm các buổi họp hội thảo quy mô nhỏ, các chuyến đi công tác của
Ban giám đốc sang bên Trung Quốc.
- Dịch các báo cáo, văn kiện, tài liệu, ….của Công ty đối tác để triển khai
công việc hiệu quả.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến phiên dịch theo yêu cầu của
Ban giám đốc.
9

g. Lái xe
- Đưa đón, chuyên chở Ban giám đốc Công ty.
- Thực hiện đúng các quy định về an toàn giao thông, đảm bảo an toàn xe,
làm việc theo nguyên tắc lái xe an toàn và tiết kiệm.
- Bảo quản và giữ gìn xe tốt, bảo đảm xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng
sẵn sàng phục vụ.
- Luôn kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo
dưỡng xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị. Giữ mối quan
hệ tốt với các đơn vị sửa chữa.
- Báo cáo mức nhiên liệu sử dụng hàng tháng.
- Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong quá trình lưu
thông cho cấp trên bao gồm: tai nạn giao thông, phạt do vi phạm luật, hỏng xe,
tắc đường…để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp.
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu.
h. IT
- Vận hành quản trị trung tâm dữ liệu đảm bảo hoạt động ổn định của hệ
thống mạng, hệ thống máy chủ giám sát hiệu suất hệ thống và thực hiện điều
chỉnh phù hợp.
- Quản lý hệ thống sao lưu và khôi phục dữ liệu.
- Đảm bảo sử dụng ổn định của đường internet và hệ thống email của
nhân viên Công ty.
- Đảm bảo mạng Lan hoạt động tốt, khắc phục nhanh chóng khi có các sự
cố xảy ra.
- Chuẩn bị máy tính cho nhân viên mới, kiểm tra các máy tính trong Công
ty, cài đặt và quản lý các thiết bị phần cứng và phần mềm, cập nhật các phiên
bản cần thiết theo quy định của Công ty.
- Nghiên cứu, nắm vững các sản phẩm công nghệ, các giải pháp về phần
mềm, lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, đề xuất việc sửa chữa, nâng cấp, mua
mới các thiết bị vi tính, mạng vi tính, phục vụ công tác các phòng, bộ phận trong

Công ty.
10


3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty
- Công tác văn thư lưu trữ có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, hành chính Nhà nước nói chung và đối với doanh
nghiệp nói riêng.
+ Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra
những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ hoạt động quản lý, điều hành kinh
doanh của Công ty.
+ Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều hành của doanh
nghiệp mà qua đó doanh nghiệp rút ra bài học sau mỗi thành công hay thất bại
của hoạt động kinh doanh.
+ Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt động kinh doanh đúng pháp luật
của doanh nghiệp khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan Nhà nướ có thẩm
quyền.
- Nắm được vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với Công
ty, từ khi mới bắt đầu thành lập Công ty, Ban Giám đốc Công ty đã chỉ đạo
phòng Hành chính – Nhân sự áp dụng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
quy định về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban
hành.
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ
- Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng đã áp dụng
các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ vào quá trình hoạt
động của Công ty như:
+ Nghị định số 110/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
+ Thông tư liên tịch số 55/2005 TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06

tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của Cục
văn thư Lưu trữ Nhà nước về Hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến;
11


+ Nghị định số 31/2009 NĐ-CP ban hành ngày 01 tháng 04 năm 2009 của
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung và sử dụng con dấu;
+ Nghị định số 09/2010 NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP
ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc Hội về Luật Lưu trữ Quốc Gia;
+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức.
3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác
Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Công ty TNHH
Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng được Ban Giám đốc và Trưởng
phòng Hành chính – Nhân sự rất chú trọng và đã ban hành ra quy trình chuẩn
riêng cho Công ty để có thể điều hành, chỉ đạo công việc công việc một cách
chủ động và nắm chắc được các công việc trọng tâm, kế hoạch ngắn hạn, kế
hoạch trung, kế hoạch dài hạn nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Qua đó, các
chương trình, các kế hoạch đưa ra theo một quy trình nhất định, thể hiện phong
cách làm việc của bộ máy quản lý luôn đảm bảo tính thống nhất, khoa học, tránh
việc chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý, phát huy

được hết năng lực của Lãnh đạo Công ty.

12


* Quy trình lập Chương trình công tác (Áp dụng cho chương trình
công tác tháng, quý, năm):
Các đơn vị đăng ký khối lượng công việc

Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Lấy ý kiến góp ý

Phê duyệt chương trình công tác

Ban hành chương trình công tác
* Quy trình lập Kế hoạch:
Nghiên cứu, lựa chọn và dự kiến nội dung đưa vào
kế hoạch

Xác định mục tiêu, phương hướng

Phân tích nguồn lực của Công ty

Xây dựng phương án thực hiện mục tiêu

Soạn thảo, ban hành kế hoạch và đưa vào thực hiện
13

* Công tác xây dựng lịch công tác tuần của Công ty TNHH Thương
mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng
Chương trình
công tác tuần
của Ban Giám
đốc

Bản đăng ký
công tác tuần của
các đơn vị trong
Công ty

Căn cứ chương trình
công tác tháng, ý kiến
chỉ đạo của Trưởng
phòng Hành chính –
Nhân sự

Dự thảo chương trình
công tác tuần

Trình Ban
Giám đốc
duyệt

Ban hành chương
trình công tác tuần

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí

của cơ quan
- Các văn bản quản lý của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp
Quy Hoàng được ban hành theo đúng thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý và tính
14


thực thi của của văn bản.
- Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau: Quyết định,
quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án,
giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển.
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Giám đốc là người được trực tiếp ký vào
tất cả các văn bản của Công ty, Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản
thuộc lĩnh vực phụ trách mà đã được Giám đốc ủy quyền, dưới hình thức ký
thay Giám đốc. Trong trường hợp Ban Giám đốc đi vắng, Trưởng phòng Hành
chính – Nhân sự được ký văn bản khi được Giám đốc giao quyền, theo thể thức
là ký thừa lệnh.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty nhìn chung tương
đối hoàn chỉnh theo Thông tư 01 của Bộ nội vụ ban hành. Tuy nhiên, còn một số
lỗi nhỏ như kích thước lề phải, trái, trên, dưới vẫn chưa chuẩn xác.
- Tên cơ quan ban hành văn viết tắt, được mô phỏng ở dưới đây:
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY TNHH TMDV TỔNG HỢP QUY HOÀNG

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

+ Theo đúng quy định là:

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG

3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty
TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng:
- Bước 1: Căn cứ tính chất, yêu cầu, mục đích soạn thảo văn bản.
+ Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản
+ Thu thập tài liêu, thông tin dữ liệu
+ Chọn lựa phương án hợp lý

15


+ Tổ chức đánh máy dự thảo
- Bước 2: Lấy ý kiến tham gia dự thảo từ các đơn vị có liên quan
+ Lấy ý kiến của các đơn vị trong việc tham gia vào quá trình dự thảo.
Trong việc triển khai dự thảo, nếu có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết thì xin ý
kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Bước 3: Thẩm định bản dự thảo
+ Tất cả các đơn vị có liên quan, tiến hành thẩm định bản dự thảo.
- Bước 4: Trình duyệt, ký văn bản
+ Các phòng ban soạn thảo trình bản dự thảo văn bản lên Ban Giám đốc

để phê duyệt.
- Bước 5: Hoàn thiện và ban hành văn bản
+ Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Vào sổ văn bản đi
+ Nhân bản văn bản
+ Đóng dấu
+ Chuyển giao văn bản
- Quy trình soạn thảo tương đối đúng theo quy trình, quy định của Nhà
nước. Các bước được sắp xếp theo một trình tự khoa học và mạch lạc, do đó dễ
dàng cho việc soạn thảo văn bản của Công ty.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn
bản đến (1)

Xử lý văn bản
(2)

Vào sổ theo dõi
(3)

Chuyển văn bản
đến các đơn vị,
cá nhân (4)

- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Nhân viên hành chính văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận và
phân loại văn bản;

16


+ Bước 2: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự phê duyệt văn bản trước
khi chuyển đến các đơn vị, cá nhân;
+ Bước 3: Nhân viên hành chính văn thư vào sổ theo dõi, lưu văn bản gốc
tại văn thư Công ty;
+ Bước 4: Nhân viên hành chính văn thư Scan văn bản đến, chịu trách
nhiệm chuyển văn bản tới các đơn vị, cá nhân theo đúng phê duyệt của Trưởng
phòng.
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Đơn vị
chức
năng
soạn thảo
văn bản
(1)

Kiểm tra
nội dung
văn bản
(2)

Tập hợp
văn bản
trình ký
(3)

Kiểm tra
thể thức

văn bản
(4)

Trình ký
Ban
Giám đốc
(5)

Hoàn
thiện và
ban hành
văn bản
(6)

- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Nhân viên hành chính văn thư hoặc đơn vị giao nhiệm vụ có
trách nhiệm soạn thảo văn bản;
+ Bước 2: Trưởng phòng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn bản gốc và
chịu trách nhiệm nội nội dung văn bản;
+ Bước 3: Nhân viên hành chính văn thư hoặc đơn vị chuyển văn bản đến
trưởng phòng Hành chình – Nhân sự;
+ Bước 4: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự kiểm tra, ký nháy và chịu
trách nhiệm về thể thức văn bản;
+ Bước 5: Nhân viên hành chính văn thư trình ký Ban Giám đốc;
+ Bước 6: Văn bản Ban Giám đốc đã ký thì nhân viên phụ trách văn thư
hoàn thiện các thủ tục còn lại và ban hành văn bản.

17

* Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Danh mục hồ sơ

Mở hồ sơ, thu thập tài liệu, sắp xếp hồ sơ

Biên mục hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
- Thực hiện sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính –
Nhân sự đã triển khai cho các đơn vị về công tác lập hồ sơ hiện hành, hướng dẫn
các đơn vị thực hiện các bước theo đúng quy trình. Nhìn chung các đơn vị trong
Công ty thực hiện nghiêm túc trong việc lập hồ sơ hiện hành và đưa hồ sơ vào
lưu trữ, bảo quản.
3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan
- Công tác tổ chức lưu trữ tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng
hợp Quy Hoàng luôn được Ban Giám đốc coi trọng, chỉ đạo sát xao việc bảo
quản lưu trữ tài liệu.
- Có 01 nhân viên lưu trữ kiêm văn thư, có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài
18


liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Diện tích kho lưu trữ khoảng 22m 2, không gian thoáng, khô ráo, sạch sẽ,
có thuốc phun chống các con côn trùng vào kho lưu trữ.
- Trong kho được chuẩn bị 05 giá sắt để đựng tài liệu, có 02 bình chữa
cháy. Mỗi năm, Công ty đều tiến hành mua sắm cặp ba dây, bìa hồ sơ, hộp ghim

giấy với số lượng vừa đủ để phục vụ công tác lưu trữ.
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
- Qua khảo sát trang thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng là đầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi, đảm bảo phục
vụ tốt nhất cho nhân viên Công ty làm việc.
- Văn phòng Công ty là mô hình văn phòng khép kín, có các trang thiết bị
như: máy tính, máy in, máy điều hòa nhiệt độ, điện thoại, máy Fax…
- Các trang thiết bị trong văn phòng luôn có nhân viên bảo trì, bảo dưỡng
liên tục, không để ảnh hưởng tới quá trình làm việc của nhân viên trong Công ty.
4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
- Việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng là việc rất quan
trọng. Cần sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng hợp lý và đảm bảo các
nguyên tắc như: thuận tiện, thẩm mỹ, khoa học, hệ thống chiếu sáng hợp lý sẽ
tạo ra nguồn năng lượng tốt cho sức khỏe của nhân viên, phát huy khả năng làm
việc, hiệu quả công việc cao.
* Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng hiện tại và mô hình văn phòng mới tối ưu. (Phụ lục 03 và
phục lục 04)
4.2 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan
* Phần mềm kế toán Misa:
- Phần mềm kế toàn Misa là phần mềm được các doanh nghiệp áp dụng
bởi những tính năng chuyên nghiệp và có nhiều lợi ích mà nó mang lại.
- Chuẩn hóa quy trình kế toán doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, báo cáo
19


mà không phải lo bị cơ quan thuế phạt vì báo cáo chậm trễ, số liệu chưa chính
xác.

- Giúp kế toán có sẵn số liệu để cung cấp cho Ban Giám đốc, Ban Giám
đốc nghiên cứu có sẵn báo cáo để ra quyết định kịp thời.
- Tự động sao lưu dữ liệu sau mỗi phiên làm việc, dễ dàng khôi phục dữ
liệu khi có sự có xảy ra, dữ liệu kế toán luôn được bảo đảm an toàn khi có sự
thay đổi nhân sự kế toán.

20


PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG
1. Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài)
Văn phòng với vị trí quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào
trong xã hội. Sự đóng góp của bộ máy văn phòng với cơ quan, tổ chức là vô
cùng lớn. Cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả hay không hiệu quả đều phụ
thuộc phần lớn vào bộ máy văn phòng đó hoạt động, điều hành có tốt hay
không. Do đó, mỗi cơ quan, tổ chức cần chú trọng, đầu tư bộ máy văn phòng
của cơ quan mình tối ưu nhất. Đòi hỏi cần có đội ngũ nhân lực có trình độ có thể
đáp ứng được yêu cầu công việc trong văn phòng. Chính vì vậy, công tác quản
trị nguồn nhân sự trong bộ máy văn phòng là vô cùng quan trọng.
Nhận thấy được tầm quan trọng, sự cấp thiết của công tác quản trị nguồn
nhân lực trong văn phòng và trong thời gian em đi thực tập tại Công ty TNHH
Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng, bản thân em đã tìm hiểu, nghiên
cứu và đánh giá được những ưu điểm, hạn chế về công tác quản trị nhân sự
trong văn phòng, do đó em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Quản trị nhân sự trong
văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng”
để làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Từ khi Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng được

thành lập đến nay, chưa có tác giả nào nghiên cứu về đề tài này.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề về công tác quản trị nhân sự trong
văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy
Hoàng.
+ Về thời gian: Từ ngày 04/07/2016 đến ngày 27/08/2016.

21