Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân quận Tây Hồ

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Nội dung

Chữ viết tắt

1

Hội đồng nhân dân

HĐND

2

Uỷ ban nhân dân

UBND

3

Và

&

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài này là do em nghiên cứu và được sự hướng dẫn


cuả Thầy Nguyễn Mạnh Cường và Cán bộ Phòng Lưu trữ Trần Thu Huyền Văn phòng HĐNH&UBND quận Tây Hồ. Nội dung của đề tài, kết quả nghiên

cứu là trung thực và chưa công bố bằng bất cứ hình thức nào trước đây. Các
thông tin phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá do chính em thu thập từ
các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Em hoàn toàn
chịu chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của đề tài.

Hà Nội, ngày 07 tháng 08 năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Yến

LỜI CẢM ƠN


Em xin gởi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là Thầy Nguyễn Mạnh Cường và
các thầy cô khác trong trường đã tạo giúp em trau dồi kiến thức, hướng dẫn em
trong bài báo cáo thực tập này. Và em cũng xin chân thành cảm ơn các cán bộ
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện cho em trong suốt
quá trình thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo
thực tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô và các anh chị cán bộ
UBND quận Tây Hồ bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu
sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô và UBND để em
học thêm được nhiều kinh nghiệm làm hành trang cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU


“Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh

đạo lắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ
giải quyết công việc không đúng…cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách
nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật”. Trong tình hình hiện nay câu nói của
Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời
căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn
phòng.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất cứ một cơ
quan, tổ chức nào. Văn phòng còn là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin
quan trọng và tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ cho Lãnh đạo chỉ đạo,
quản lý, điều hành các công việc của cơ quan. Vì vậy Trường Đại Học Nội vụ
Hà Nội đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ Quản trị Văn phòng với chuyên môn
và nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng những nhu cầu tất yếu của
đất nước và nghiệp vụ Văn phòng đã trở thành một ngành khoa học và cả về
chiều rộng lẫn chiều sâu.
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản,
tài liệu.
Công tác lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu của riêng
văn phòng mà của cả cơ quan, tổ chức nói chung. Làm tốt công tác Lưu trữ sẽ
đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm
bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng để lưu
giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng. Ngoài ra còn góp
phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an
ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh bằng những tư liệu lịch sử, các hình
ảnh, bản đồ, phim ảnh… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng
chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược. Đây là cơ sở cung cấp

những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là một trong những vũ
khí quan trọng trong việc bảo vệ Tổ quốc trong thời kì hiện nay.
Được sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ em đã có
thời gian thực tập tại đây. Vì vậy, đợt thực tâp này là cơ hội để em vận dụng
kiến thức được học của mình đối chiếu với thực tế tình hình công tác Văn phòng
của UBND quận Tây Hồ, nhằm củng cố lại kiến thức đã học, kết hợp với thực
tiễn công tác văn phòng nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn,
rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Do địa điểm phòng thực tập và quá trình tiếp
xúc với công việc còn hạn chế chỉ trong không gian bộ phận Lưu trữ nên em xin
chọn đề tài em tìm hiểu được nhiều nhất làm chuyên đề bài báo cáo thực tập của
em. Em xin chọn đề tài: “Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” để nghiên cứu.
1.Lý do chọn đề tài:
Từ những ngày đầu nước ta giành lại được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã chỉ rõ “ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiện thiết
quốc gia” và đánh giá “ tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch
công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công
tác hết sức quan trọng". Chính vì tầm quan trọng của lưu trữ mang lại mà các cơ
quan hành chính nhà nước đã hết sức quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan
mình. Mỗi cơ quan đều thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng của mình và
ngoài ra thỳ họ đều phải thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan. Bên cạnh công
tác soạn thảo văn bản có liên quan, công tác lưu trữ các văn bản cũng được chú
trọng nhằm triển khai có kết quả các nhiệm vụ được đề ra, góp phần thúc đẩy
công việc trong cơ quan.
Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính
trong đó công tác lưu trữ được xác định là nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công

tác này sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng
kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của UBND Quận Tây Hồ.
2. Lịch sử nghiên cứu
Lịch sử nghiên cứu về công tác lưu trữ này bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu
về việc bảo quản, khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ lịch sử
là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn
hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kì lịch sử
phát triển ; qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức; của các nhân vật lịch sử tiêu
biểu; do các cơ quan, tổ chức và cá nhân lưu giữ; là bản chính, bản gốc, bản
thảo viết tay hoặc có bút tích của các nhân vật tiêu biểu. Tài liệu quý là những
tài liệu lịch sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của
tự nhiên, đời sống xã hội và tư duy; có ý nghĩa nền tảng đối với quản lí nhà
nước, kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối
ngoại, nghiên cứu khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu bị mất
hoặc hư hỏng – xét về ý nghĩa pháp lí và bút tích của chúng. Tài liệu hiếm là
những tài liệu lịch sử có giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không có
bản thứ hai giống nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm
bề ngoài.
Tài liệu quý, hiếm của tỉnh là một bộ phận hợp thành di sản văn hóa của tỉnh,
không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng làm tài sản riêng.
Đề tài nghiên cứu về công tác lưu trữ là đề tài đã được nghiên cứu rất
nhiều trong các bài nghiên cứu khoa học. Song với tùy từng các tiếp cận khác
nhau sẽ cho ra một khía cạnh khác nhau của đề tài mang lại sự mới mẻ. Đề tài
này giúp chúng ta hiểu về toàn cảnh của các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu
trữ kết hợp với thực tiễn khảo sát để có thể rút ra các bài học kinh nghiệp cho
bản thân cũng như khái quát được tính chất của công tác lưu trữ.
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu của đề tài:


Đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức lưu trữ trong Văn

phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan hành chính nói
chung.
Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại phòng Lưu trữ trực
thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ,
qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho UBND Quận
Tây Hồ.
Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có các
nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác lưu trữ của cơ quan hành
chính Nhà nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện nay của
các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơ quan
hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể để tránh bỡ
ngỡ sau khi ra trường.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, bài báo cáo đã sử dụng
phương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hành
của Nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng các
phương pháp sau:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
+ Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triển
khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
+ Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá và
các kết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chính
Nhà nước.

6. Cấu trúc của đề tài
Đề tài thực tập: “Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội dồng
nhân dân& Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” được em chia làm 03 chương:
- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN.
- CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.
- CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ
VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
UBND QUẬN TÂY HỒ.

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN


1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Quận Tây Hồ:
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:
-

1.1.1 Chức năng của UBND Quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý
phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của
HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An
ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,
giáo dục. dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,….
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,

cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp;
- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương…
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã
đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà
nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:


- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý…
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:

Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch,
03 Phó chủ tịch và 12 phòng,6 ban chuyên môn. Mỗi thành viên của Uỷ ban
nhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; cùng
các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân
Quận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận
uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu của tổ chức của UBND quận Tây Hồ: Phụ lục 01
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03
Phó Chủ tịch và 12 phòng, 6 ban tham mưu giúp việc.
Chủ tịch UBND Quận

: Đỗ Anh Tuấn

Phó chủ tịch phụ trách Văn xã

: Phạm Xuân Tài

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai

: Nguyễn Lê Hoàng

Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế

: Nguyễn Đình Khuyến

Các phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chức
danh dựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành
Quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016.

• Chủ tịch UBND quận

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều
hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dân
Quận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ và Hội đồng nhân
dân Quận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân
dân quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện
các nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; Chỉ đạo chung công
tác lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân
các Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh…
• Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của UBND

Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung của UBND quận khi
chủ tịch UBND quận đi vắng hoặc được chủ tịch uỷ quyền. Thay mặt chủ tịch
điều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch khi chủ
tịch đi vắng hoặc được uỷ quyền.
Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng
Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBNDQuận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng
kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Kho
bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y. phường Tứ Liên, Nhật Tân,
•

Phó chủ tịch phụ trách Văn xã của UBND
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Uỷ ban nhân dân quận,
Hội đồng nhân dân Quận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế,
Giáo dục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương
binh và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ
nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin,
Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xã
hội, Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể


dục - thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;
phường Thụy Khuê, phường Bưởi.
•

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai của UBND
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài
nguyên môi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải
phóng mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận ( trừ
các dự án do UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung
quanh Hồ Tây, Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng
cấp, cải tạo đường Lạc Long Quân), Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo có liên quan đến các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phường Phú Thượng, Yên
Phụ, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự án
quận.Thanh tra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng.

•

Các Uỷ viên UBND
Giúp việc cho đồng chí Chủ tịch còn có 05 uỷ viên Uỷ ban nhân dân gồm:
- Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Uỷ viên UBND quận phụ trách Công an;
- Đ/c Nguyễn Văn Kha – Uỷ viên UBND quận phụ trách Quân sự;
- Đ/c Lê Trung Đức – Uỷ viên UBND quận phụ trách Văn phòng HĐNDUBND quận;
- Đ/c Phan Tuấn Ngọc – Uỷ viên UBND quận phụ trách Thanh tra;
- Đ/c Nguyễn Thanh Tịnh – Uỷ viên UBND quận phụ trách Nội vụ

•

Các phòng ban chuyên môn thuộc quận
Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có
12 phòng, 6 ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực hiện chức
năng nhiệm vụ theo quy hoạt động của Uỷ ban nhân dân. 12 phòng, 6 ban
chuyên môn của Uỷ ban nhân dân quận gồm:
- 12 phòng chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
• Văn phòng HĐND-UBND quận;
• Phòng Nội vụ;


• Phòng Thanh tra;
• Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;
• Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao
• Phòng Kinh tế;
• Phòng Giáo dục và Đào tạo;
• Phòng Quản lý đô thị;
• Phòng Tư pháp;
• Phòng Tài chính - Kế hoạch;
• Phòng Y tế;
• Phòng Tài nguyên và Môi trường.

- 06 ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
+ Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây;
+ Ban quản lý dự án quận;
+ Ban quản lý chợ quận;
+ Ban quản lý Hồ Tây;
+ Ban BT-GPMB;
+ Ban chỉ huy quân sự quận.

2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành
chính văn phòng:
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, giúp việc
cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành. Văn phòng
có trách nhiệm thu thập, xử lý , tổng hợp thông tin cho hoạt động điều hành của
lãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ
quan, tổ chức.
Việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ đã được quy định tại Quyết định số 28/2010/QĐ-UBND
ngày 26/10/2010 của UBND quận Tây Hồ. Trong thời gian qua, Văn phòng
HĐND - UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc giải


quyết các văn bản đến cơ quan, góp ý kiến cho lãnh đạo giải quyết các vấn đề
đưa ra trong các văn bản đến cơ quan. Khi các văn bản đến cơ quan đều được
chuyển đến văn thư cơ quan, sau đó văn thư trình lên Chánh văn phòng cho ý
kiến đề xuất, sau đó chuyển lên lãnh đạo UBND. Văn phòng còn tham mưu cho
lãnh đạo UBND về việc ban hành các văn bản quản lý hoặc giao dịch của
UBND. Văn phòng tham gia góp ý về hình thức, thể thức văn bản, trực tiếp
soạn thảo văn bản cho lãnh đạo... Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND
quận xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan, các đơn vị thuộc UBND
quận như: Quy chế làm việc của các phòng ban trực thuộc UBND quận, Quy
chế hoạt động, làm việc của UBND các phường, Quy chế hoạt động và làm việc
của đơn vị “một cửa”, quy định về việc cấp phép xây dựng, quy định về công
tác văn thư lưu trữ, quy định về nếp sống văn hoá công sở... Ngoài ra, Văn
phòng HĐND -UBND quận còn tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc tổ
chức phòng làm việc, tổ chức hội họp, bài trí khuôn viên UBND...Trong thời
gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em thấy Văn phòng HĐND & UBND
thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp tốt, giúp cho lãnh đạo UBND giải
quyết các công việc đạt hiệu quả cao, và giúp lãnh đạo UBND quản lý, điều

hành hoạt động của UBND được tốt hơn…
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
2.1.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt
động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành
của chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của
HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND.
- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng


thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng UBND thành phố.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
1. Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng

quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban
chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường theo quy
định pháp luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND và Chủ tịch UBND và thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
3. Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình,
dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;

4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịch UBND
quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND phường soạn thảo,
chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng,
ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND
quận xem xét, quyết định;
6. Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với
Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận, các đoàn
thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trung ương, của thành phố
đóng trên địa phường;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận; các văn
bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân các
phường;


8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND quận;

công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính
nhà nước của UBND quận;
9. Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách
hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND…
Đối với việc tổ chức phục vụ cho hoạt động của HĐND, Thường
trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và
UBND quận có nhiệm vụ sau đây:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng

quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HDND, Ban của HĐND; tổ
chức phục vụ việc thực hiện chưởng trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

2. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND fđiều hành công việc chung của
HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc thực
hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội
quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu
và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND
trong hoạt động đối ngoại;
3. Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp
HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơ
quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của
Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;
4. Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác; phục vụ
Ban của HĐND thẩm tra các đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ
họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết cảu HĐND; giúp Thường trực HĐND hoàn
thiện các nghị quyết của HĐND;
5. Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND trong
hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và kiến nghị của công
dân;
6. Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếp
công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân;


7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri;

giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
8. Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đống góp và dự án Luật, dự án
Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành
phố;
9. Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử

đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch; Phó Chủ tịch HĐND
phường…
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp
cho UBND Quận. Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó
Văn phòng và các bộ phận chuyên môn.
-

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ: Phụ lục
02
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc cá vị trí
trong Văn phòng Quận Tây Hồ:
Căn cứ vào nhu cầu và tình hình thực tế về nguồn nhân sự trong Văn
phòng, Văn phòng HĐND – UBND Quận đã hệ thống cụ thể các vị trí việc làm
cần có. Từ đó xác định rõ các vị trí bằng các bản mô tả công việc cụ thể do
chính Văn phòng soạn thảo.
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG UBND

QUẬN TÂY HỒ:
I. Thông tin chức vụ.
- Chức danh: Chánh văn phòng
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ


- Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:

- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người: 01
I. Trách nhiệm chính:
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạp, điều hành toàn diện hoạt động của
Văn phòng; Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận
về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng; Trực tiếp phụ trách các công việc:
Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triển công nghệ
thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ.
III. Các nhiệm vụ chính:
- Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng
HĐND&UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh Văn phòng bao gồm:
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy cán bộ, tài chính,
tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: tham mưu - tổng hợp, Kế
toán - Thủ quỹ;
- Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tôt công tác chỉ đạo, điều hành của
Thường trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận;
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn
quận, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo
Trường trực HĐND và UBND quận;
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường
xuyên, đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc
hội, đoàn đại biểu HĐND Thành phố;
- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận…
IV. Quyền hạn:


- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiên

chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận. Ký
thừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủ
tịch UBND quận giao.
V. Phê duyệt

•

Người quản lý trực tiếp

Người quản lý

Mã số…………chữ ký ………

Mã số…………chữ ký ………

Ngày……………………………

Ngày…………………………...

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN
TÂY HỒ:
I. Thông tin chức vụ:
- Chức danh: Phó văn phòng
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người: 01
II. Các nhiệm vụ:
- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, Cải cách hành chính và
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận;
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận:
tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công
nghệ thông tin;
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề
xuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND quận;


- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo
điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giao
nhiệm vụ của Chánh văn phòng;
- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượng chuyên
viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành
chính, trung tâm công nghệ thông tin…
•

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN VIÊN:
I. Thông tin chức vụ:
- Chức danh: Chuyên viên
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người: 06
II. Các nhiệm vụ:
+ Văn phòng đã phối hợp theo dõi, đôn đốc các đơn vị phòng, ban,

ngành thuộc quận, UBND các phường tổ chức thực hiện nghiêm túc, đảm bảo

tiến độ, chất lượng các nhiệm vụ được giao; đôn đốc các đơn vị liên quan chuẩn
bị đầy đủ tài liệu, nội dung phục vụ các cuộc họp của Thường trực HĐND, lãnh
đạo UBND quận theo lịch công tác tuần và Chương trình công tác trọng tâm
tháng của UBND quận.
+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp
+ Phối hợp với MTTQ quận chuẩn bị đầy đủ cá nội dung phục vụ Hội
nghị tiếp xúc giữa Đại biểu Quốc hội Thành phố Hà Nội, đơn vị Bầu cử số 1,
Đại biểu HĐND Thành phố, đơn vị Bầu cử số 5 ứng cử tại quận với cử tri quận
Tây Hồ…
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ:

I. Thông tin chức vụ:
- Chức danh: Chuyên viên


- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người: 03
II. Các nhiệm vụ:
- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức
và thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ; chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ
đến các phòng chuyên môn thụ lý giải quyết; Tiếp nhận kết quả giải quyết từ các
phòng chuyên môn và trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian quy
định;
- Các trách nhiệm đôn đốc các phòng, ban bên thụ lý, giải quyết hồ
sơ, đảm bảo đúng thời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản
lý hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa”;
- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục

hành chính tại Bộ phận “một cửa” với lãnh đạo Văn phòng.
•

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN VIÊN TIẾP DÂN:
I. Thông tin chức vụ:
- Chức danh: Chuyên viên
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người:01
II. Các nhiệm vụ:
- Thường trực tiếp hướng dẫn cho công dân đến kiến nghị, khiếu nại,
tố cáo với UBND quận theo đúng quy định của Nhà nước;
- Tiếp nhận, phân loại các đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của
công dân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận, báo cáo Phó Văn


phòng phụ trách, tham mưu cho UBND quận giao nhiệm vụ cho các phòng, ban
chức năng giải quyết, xử lý đơn thư thuộc thẩm quyền;
- Chuẩn bị nội dung và báo cáo Phó Văn phòng phụ trách để bố trí
lịch cho đồng chí Chủ tịch, các đồng chí Phú Chủ tịch UBND quận tiếp công
dân theo quy định;
- Theo dõi, đôn đốc kết quả trả lời các đơn thư kiến nghị của công dân
tại các đơn vị phòng, ban, UBND các phường.
•

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU
TRỮ:
I. Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người:03
II. Các nhiệm vụ:
+ Văn thư là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bố

trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư của UBND quận
Tây Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, phòng văn thư được bố trí nằm
tách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được trang bị
đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư của
UBND quận Tây Hồ có 2 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản đi,
và một nhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan.
+ Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy
mời họp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;
- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là
văn bản khẩn, hoả tốc thì Văn thư phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng để
xử lý kịp thời. Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trực


HĐND huyện, lãnh đạo UBND quận thì văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơi
nhận;
- Trình ký văn bản kịp thời và chính xác cho lãnh đạo;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Sắp xếp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
đúng quy định;
- Là thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, có trách nhiệm phối hợp chặt
chẽ với cán bộ kế toán quản lý quỹ tiền mặt, chi trả các loại, kinh phí, chế độ

kịp thời, đúng quy định;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo Văn
phòng phân công.
•

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ
PHỤC VỤ:
I. Thông tin chức vụ:
- Chức danh: Chuyên viên
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người: 03
II. Các nhiệm vụ:
- Thực hiện công tác xử lý, chuyển, nhận văn bản, cập nhật lên mạng,
đảm bảo kịp thời việc theo dõi văn bản đi-đến chính xác, đảm bảo tìm kiếm, tra
cứu thuận tiện.
- Công tác thu-chi tài chính qua tài khoản Văn phòng được thực hiện theo
đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước.
- Đảm bảo phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ tốt các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND quận.


- Thực hiện kiểm kê tài sản được trang cấp cho các đơn vị thuộc quận và
tổ chức thanh lý số tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng. Mua mới và
trang cấp bổ sung thay thế kịp thời tài sản hư hỏng, thiếu tại các đơn vị.
- Duy trì hoạt động thông tin, liên lạc của cơ quan và đảm bảo vệ sinh nội
cụ sạch sẽ ngăn nắp.
- Xây dựng đề án, kế hoạch phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn, an

ninh trật tự tại trụ sở quận, săp xếp chấn chỉnh việc trông giữ các phương tiện
của cán bộ công chức.
•

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN KẾ TOÁN – THỦ QUỸ:
I. Thông tin chức vụ:
- Chức danh: Chuyên viên
- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ
- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ
- Mã số công việc:
- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
- Số lượng người: 02
II. Các nhiệm vụ:
- Lập dự toán kinh phí ngân sách hàng năm của HĐND, UBND quận,
các phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng HĐND&UBND quận quản
lý, trình UBND quận, HĐND quận phê duyệt;
- Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh
quyết toán theo quy định của Nhà nước. Kịp thời phát hiện các trường hợp chi
sai, hóa đơn không hợp lệ trả lại các đơn vị;
- Hoàn trả chứng từ chi lương hàng tháng đúng quy định, đmả bảo cấp
lương qua tài khoản cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan vào ngày
10 hàng tháng;
- Thực hiện đối chiếu sổ sách và kiểm quỹ vào ngày 30 hàng tháng, có
biên bản kiểm quỹ theo đúng quy định;
Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;


- Báo cáo việc cấp phát kinh phí, thu, chi của Văn phòng cho Chánh
Văn phòng vào ngày 03 hàng tháng.
3. Công tác Văn thư- Lưu trữ của Văn phòng HĐND&UBND

Quận Tây Hồ
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND Quận Tây Hồ về
công tác Văn thư- Lưu trữ
Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ thực hiện quản lý công tác Văn thưLưu trữ theo quy định của Chính phủ, các Bộ. Ngoài ra Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ còn thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và đồng thời ban
hành, thực hiện theo các văn bản sau:
- Quy chế mẫu Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc
thành phố Hà Nội
(Chi tiết xem phụ lục)
- Quyết định 1479/QĐ-UB ngày 14 tháng 11 năm 1998 của Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ về việc ban hành quy định về công tác Văn thư- Lưu trữ
của UBND quận Tây Hồ
(Chi tiết xem phụ lục)
- Báo cáo số 15/BC-UBND ngày 19 tháng 1 năm 2016 của UBND
quận Tây Hồ về Tổng kết công tác năm 2015 và phương hướng nhiệm vụ công
tác Văn thư – Lưu trữ năm 2016. (Chi tiết xem phần phụ lục)
- Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29 tháng 1 năm 2016 của UBND
quận Tây Hồ về công tác văn thư lưu trữ năm 2016. (Chi tiết xem phần phụ
lục)
- Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2016 của
UBND quận Tây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ UBND quận
Tây Hồ. (Chi tiết xem phần phụ lục)
- Quyết định số 56/QĐ-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2012 của
UBND quận Tây Hồ về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo