Tìm hiểu công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện trà lĩnh, tỉnh cao bằng

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP
Họ và tên sinh viên: Vi Thị Thủy.
Lớp: KH13 Quản lý công.
Niên khóa: 2012 – 2016.
Địa điểm kiến tập:Văn phòng HĐND & UBND
huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Thời gian kiến tập: từ ngày 24/8/2015 đến ngày 04/9/2015.
Giảng viên hướng dẫn: Th.S: Lương Ban Mai.
Đoàn kiến tập số: 13.

Tên đề tài:
Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

Hà Nội, 2015


LỜI CẢM ƠN
Sau 3 năm miệt mài học tập trên giảng đường Trường Học viện Hành chính Quốc
gia, dưới sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo cũng như việc tạo mọi điều
kiện tốt nhất để chúng em được va chạm, cọ sát với thực tế, đợt kiến tập này đã giúp
chúng em có thêm kinh nghiệm, những tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho những bước tiến
trong tương lai. Em xin gửi tới các thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cũng như sự
cảm phục lòng yêu nghề, yêu trò của các thầy cô, các thầy cô đã cống hiến hết tri thức,
tuổi trẻ, dìu bước lớp lớp sinh viên. Quá trình kiến tập đã chứng tỏ cho chúng em thấy
“học phải đi đôi với hành”, “lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn”, bởi lý thuyết chỉ là
những kiến thức cơ bản, chung nhất để áp dụng cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ

quan khác nhau lại có những đòi hỏi, yêu cầu khác nhau.
Việc được tạo điều kiện đi kiến tập đã giúp cho chúng em tránh được những bỡ
ngỡ sau khi rời ghế nhà trường. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ nhân
viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà lĩnh đã chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt kiến tập vừa qua. Nhờ đó em đã học hỏi thêm được rất nhiều điều bổ ích về
kinh nghiệm trong công việc, nhận thức đúng đắn hơn về công tác Hành chính Văn phòng
– Văn thư . Bên cạnh đó em còn có điều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm
việc, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm trong công việc của người cán bộ văn thư lưu
trữ và được chỉ bảo thêm các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp, tạo mối quan hệ. Có cơ hội
vận dụng các kiến thức đã được học tập vào thực tế để nâng cao trình độ chuyên môn của
bản thân.
Đó là những hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bước tiếp
con đường mình đã chọn. Hình thành trong em lòng yêu nghề, yêu ngành, yêu công việc
và một niềm tin với hy vọng mãnh liệt được cống hiến hết sức mình cho công cuộc cải
cách hành chính, đổi mới đất nước.
Để có được những kinh nghiệm, sự hiểu biết, đồng thời để có một bản báo cáo sâu
sắc và đầy đủ, em đã không ngừng cố gắng, với tinh thần ham học hỏi, kiên trì, nhẫn nại,
rèn luyện tinh thần và ý thức của bản thân. Cùng với sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô
giáo nhà trường và các cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà
Lĩnh . Tuy nhiên thời gian có hạn, lại là lần đầu tiên được tiếp xúc trực tiếp với công việc
và do hạn chế từ phía cá nhân em, nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu
sót, nhầm lẫn. Chính vì vậy, em kính mong các thầy cô giáo tham gia đóng góp ý kiến,
chỉnh sửa bổ sung những hạn chế còn tồn tại, để em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo.
Giúp em củng cố, trang bị kiến thức, có cái nhìn khái quát, hệ thống, toàn diện và đúng
đắn về công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan một cách sâu sắc và hoàn thiên hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC

A, MỞ ĐẦU
Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực
nhà nước, sử dụng pháp luật, chính sách để điều chỉnh hành vi của các cá nhân, tổ
chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội, do các cơ quan trong bộ máy nhà nước
thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
Pháp luật là một công cụ chủ yếu mà nhà nước sử dụng để quản lý xã hội, để
quản lý xã hội đạt mục tiêu thì nhà nước ban hành rất nhiều văn bản quy phạm
pháp luật khác nhau trong từng lĩnh vực cụ thể. Các văn bản quy phạm pháp luật
thường được biểu hiện dưới dạng các văn bản, tài liệu. Do đó, công tác Văn thư –
Lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng trong quản
lý nhà nước.
Qua thời gian kiến tập được tìm hiểu và trực tiếp thực hiện một số công việc
tại bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh Em xin chọn
đề tài báo cáo: “ Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng” nhằm hiểu rõ một số vấn đề về công tác
văn thư, đồng thời để phục vụ cho quá trình học tập, giúp bản thân có thêm tài liệu
tham khảo và kiến thức thực tiễn.
Nội dung bài Báo cáo Kiến tập gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết luận.
Trong đó, phần nội dung có 3 chương:
Chương I, Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND &
UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Chương II, Thực trạng và nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn
phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.


Chương III, Một số đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng
HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Tuy nhiên, do điều kiện về thời gian kiến tập, thời gian nghiên cứu tài liệu
còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những tồn tại, khuyết điểm nhất
định. Vì vậy, Em mong nhận được sự góp ý của cô.

Em xin chân thành cảm ơn !

B, NỘI DUNG
Chương I.
Vị trí, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND & UBND
huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
1, Vị trí.
Văn phòng HĐND & UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp UBND
huyện thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt
động chung của bộ máy Hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịch UBND tổ chức việc
điều hành, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND &
UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch
huyện.
+ Tham mưu giúp UBND huyện về công tác ngoại vụ, Văn thư – Lưu trữ.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về
chuyên môn của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh về công tác ngoại vụ, Văn thư – Lưu
trữ.
2, Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh có các cán bộ, công chức thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Trong đó có:
+ 01 Chánh Văn phòng.
+ 01 Phó Chánh Văn phòng.


+ Các Chuyên viên của bộ phận Văn thư – Lưu trữ, kế toán, tổng hợp, tạp vụ, lái
xe, bảo vệ…
3, Chức năng, nhiệm vụ.
Văn phòng HĐND & UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp của HĐND &
UBND. Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành , cung cấp thông tin

phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND.
Tham mưu giúp HĐND & UBND huyện xây dựng chương trình làm việc, kế
hoạch công tác hàng tháng, hàng quỹ và cả năm. Đôn đốc các các cơ quan chuyên
môn huyện thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND & UBND
huyện.
Thu thập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của HĐND & UBND huyện.Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với
các đề án, các văn bản do cơ quan soạn thảo trình HĐND, UBND huyện đảm bảo
tính hợp lý về nội dung và thể thức văn bản theo quy định của pháp luật.
4, Tổ chức biên chế của văn phòng.
Văn phòng UBND huyện có Chánh văn phòng, không quá 03 Phó Chánh
Văn phòng và các công chức chuyên môn.
+ Chánh văn phòng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Pháp
luật, UBND huyện về toàn bộ hoạt động và nhiệm vụ được giao của Văn phòng.
+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được
Chánh văn phòng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và trực
tiếp thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn của phòng.
Phó Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và Pháp luật
về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
+ Việc bổ nhiệm Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng do Chủ tịch UBND
huyện quyết định theo quy định của Đảng – Nhà nước về công tác cán bộ.
+ Số lượng biên chế: Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ, đặc điểm tình hình của
địa phương, Chủ tịch UBND huyện quyết định cụ thể số lượng biên chế của Văn
phòng UBND trong tổng số biên chế quản lý nhà nước, của huyện được UBND
tỉnh giao.
+ Trên cơ sở chức năng – nhiệm vụ của Văn phòng UBND, số lượng biên
chế được giao, Chánh văn phòng xác định cụ thể cơ cấu tổ chức của phòng báo cáo
UBND huyện để xem xét bố trí cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đảm bảo

tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức phù hợp với chức danh đảm nhận và bao
quát đầy đủ các lĩnh vực công tác của phòng.

Chương II.
Thực trạng và nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
1, Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Tại UBND huyện Trà Lĩnh công tác văn thư luôn được thực hiện theo đúng
các quy định của pháp luật về công tác văn thư. Mọi hoạt động của bộ phận Văn
thư đều do Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng và UBND huyện chỉ đạo điều
hành. Nhằn giải quyết các công việc đảm bảo tính chính xác và kịp thời thì các đơn
thư, văn bản đến đều được thông qua Phó Chánh văn phòng xem xét và đưa ra ý
kiến chỉ đạo sau đó Văn thư mới phát hành, đăng ký và làm các thủ tục có liên
quan. Công tác văn thư của UBND huyện được tổ chức theo mô hình tập trung về
một đầu mối, tất cả các văn bản đi, đến đều được tập trung tại bộ phận văn thư rồi
thực hiện hoạt động kiểm tra rồi mới phát văn bản, đồng thời theo dỗi tiến độ giải
qyết văn bản. Bộ phận văn thư có nhiệm vụ giải quyết các văn bản đến như: tiếp
nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu rồi trình lên Phó Chánh Văn phòng và các phòng
ban khác có trách nhiệm giải quyết.
Công tác văn thư không chỉ là một nội dung hoạt động của Văn phòng mà
còn là một bộ phận hoạt động quản lý của UBND huyện Trà Lĩnh ảnh hưởng trực
tiếp tới chất lượng quản lý của UBND huyện. Vì vậy các văn bản quy phạm pháp


luật khi ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền và thể thức tuân thủ theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến
được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tại

công văn số 425/VTLT- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến.
Việc tiếp nhận xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng theo quy trình
tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành của Văn phòng Chính phủ. Ngoài các khâu
nghiệp vụ trên thì việc sử dụng con dấu cũng phải thực hiện theo quy định tại Nghị
định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghiệp vụ cuối cùng và quan trọng nhất của công tác văn thư là lập hồ sơ.
Việc lập hồ sơ có vai trò rất vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ, giúp cho việc
tra cứu nhanh chóng, chính xác giải quyết kịp thời và hiệu quả.
2, Nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ.
2.1, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Việc soạn thảo văn bản phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND huyện Trà Lĩnh, các văn bản ban hành đều phải chính xác về nội dung và
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản theo quy định của pháp luật tại Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
2.2, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện theo Công văn
số: 425/VTLTNN-NVTW về việc hướng dẫn, quản lý văn bản đi, văn bản đến của
Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ngày 18 tháng 7 năm 2005.
2.2.1, Đánh máy in văn bản
Đăng ký vào sổ giao nhận tài liệu đánh máy.


Giữ bí mật nội dung tài liệu đánh máy.

2.2.2, Chuẩn bị trình ký.
Tất cả các văn bản trước khi trình ký lãnh đạo đều phải kiểm tra lại toàn bộ
nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả.
Đơn vị, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ nội dung văn bản
và ký nháy vào cuối nội dung văn bản. Bộ phận phụ trách pháp chế kiểm tra quy
trình và ký nháy vào cuối dòng "Lưu" trong văn bản.
Đối với UBND huyện Trà Lĩnh nguyên tắc ký văn bản phải đúng quy trình
và đúng thẩm quyền trong quy trình tổ chức trình ký.
2.2.3, Đóng dấu văn bản.
Việc sử dụng các con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ
tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan với nhau. Ở UBND huyện
Trà Lĩnh có các loại dấu như: Dấu UBND huyện, dấu văn phòng, dấu đến, dấu chỉ
mức độ mật, dấu chức danh và một số loại dấu khác. Trước khi đóng dấu văn bản
Văn thư cần phải kiểm tra lại về mặt thể thức kỹ thuật trình bày của văn bản. Dấu
chỉ được đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.
Trước khi đóng dấu vào văn bản phải kiểm tra loại dấu cần dùng vì mỗi loại
dấu có giá trị pháp lý khác nhau.
2.2.4. Đăng ký văn bản đi
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan. Trước khi tiến hành công việc đăng ký cần phải đánh số
văn bản đối với UBND huyện thì việc đánh số văn bản được thực hiện như sau:
+ Văn bản quy phạm pháp luật do HĐND ban hành Ký hiệu của văn bản được sắp
xếp như sau:
Số thứ tự của văn bản / Năm ban hành / Tên viết tắt của loại văn bản – Tên
viết tắt của cơ quan ban hành văn bản
Ví dụ: Số: 12/2015/QĐ-HĐND
+ Đối với văn bản hành chính thì:


Số thứ tự của văn bản / Tên viết tắt của tên loại văn bản – Tên viết tắt của cơ

quan ban hành văn bản
Ví dụ: Số: 28/BC-UBND
Tất cả các văn bản đi của UBND huyện Trà Lĩnh đều phải tập trung tại Văn
thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện để lấy số chung theo hệ thống số chung
của UBND huyện Trà Lĩnh không được lấy số riêng theo từng lĩnh vực chuyên môn
soạn thảo văn bản.
Hiện nay ở UBND huyện vẫn sử dụng phương pháp đăng ký văn bản đi bằng
phương pháp truyền thống (phương pháp lập sổ) theo quy định tại công văn 425.
2.2.5.Chuyển giao văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của UBND ban hành được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải được thực hiện theo một nguyên tắc chung: “chính xác, đúng đối tượng,
kịp thời”. Để có thể tiến hành việc chuyển giao văn bản được thuận tiện thì trước
khi chuyển giao văn bản cần thực hiện những công việc cụ thể như sau:
* Lựa chọn và trình bày bì đưa văn bản vào bì.( Tùy vào số lượng văn bản đi
ít hay nhiều mà lựa chọn bì cho thích hợp).
* Lập sổ và chuyển giao văn bản đi
* Lưu văn bản: Mỗi văn bản do UBND huyện Trà Lĩnh ban hành đều phải
giữ lại 01 để lưu. Văn thư giữ lại bản chính có chữ ký của người có thẩm quyền để
lưu cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan.
* Đối với việc đăng ký văn bản đi nội bộ
Là các văn bản do chính cơ quan ban hành ra gửi cho các đơn vị trong cơ
quan nhằm truyền đạt thông tin hoạt động nội bộ trong cơ quan.
Văn bản nội bộ của UBND huyện Trà Lĩnh được đăng ký riêng do cán bộ
Văn thư làm thủ tục ban hành vào sổ đăng ký văn bản đi nội bộ và chuyển giao tới
các đơn vị.
2.3, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến UBND huyện Trà Lĩnh được tổ chức quản lý giải quyết triệt để
thống nhất theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Văn
bản bao gồm tất cả các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản

chuyên ngành, đơn thư gửi cơ quan. Tất cả các văn bản đến đều tập trung tại văn
phòng UBND huyện Trà Lĩnh do cán bộ Văn thư phụ trách tiếp nhận và phó chánh
văn phòng kiểm tra và cho ý kiến chỉ đạo. Để có thể quản lý thống nhất quá trình
giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Trà Lĩnh thì cần phải tuân theo quy trình
giải quyết văn bản đến như sau:
2.3.1. Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bóc bì văn bản đến
Về nguyên tắc tất cả các loại văn bản đến đểu phải tập trung tại văn thư. Khi
tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư cần kiểm tra về số lượng tình trạng bì, nơi nhận
dấu niêm phong (nếu có) đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu trước khi
nhận và ký nhận.
Mục đích của việc kiểm tra văn bản là để tránh trường hợp xảy ra những sai
xót giúp cho việc xử lý giải quyết văn bản được nhanh chóng.
2.3.2 Bóc bì, phân loại, đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhận văn bản kiểm tra sơ bộ thì cán bộ Văn thư cần tiến hành
bóc bì. Yêu cầu của việc bóc bì là phải nhanh chóng đúng với quy định của pháp
luật ngoài ra cần phải chú ý tới việc bóc bì văn bản có dấu thượng khẩn, hỏa tốc…
Văn thư chỉ được bóc những văn bản thông thường; văn bản gửi chung cho cơ
quan.
Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 02 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công An hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ- CP của Chính phủ.
2.3.3 Đóng dấu đến và ghi số đến
Mục đích là xác nhân văn bản đến cơ quan Văn thư và giúp cho việc đăng ký
quản lý kiểm tra, tra tìm văn bản dễ dàng
Nguyên tắc tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều phải
được đóng dấu đến và ghi số đến, ngày đến.
Vị trí đóng dấu: Dấu đến được đóng ngay ngắn rõ ràng vào khoảng trống
dưới số ký hiệu văn bản dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc vào phía bên phải
dưới địa danh ngày tháng.

2.3.4. Đăng ký văn bản đến.


Công việc đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải làm trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Đối với UBND huyện
Trà Lĩnh hiện nay vẫn áp dụng phương pháp đăng ký truyền thống đó là lập sổ. Về
nguyên tắc thì tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu in sẵn quy định
2.3.5. Trình văn bản đến
Mục đích: Là để lãnh đạo nắm được toàn bộ nội dung văn bản đến xem xét
phân phối và cho ý kiến chỉ đạo phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân cần xác định đơn vị
và cá nhân chủ trì, những đơn vị, cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi
đơn vị.
2.3.6. Chuyển giao văn bản đến
Theo nguyên tắc chuyển giao văn bản đến sau khi lãnh đạo UBND cho ý
kiến chỉ đạo hướng dẫn thực hiện thì cán bộ Văn thư, văn phòng thống kê phải tập
trung chuyển tận tay tới cán bộ, công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết.
2.3.7. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Thường xuyên đôn đốc nhắc nhở các bộ phận chức năng các công chức
chuyên môn được giao nhiệm vụ phải giải quyết những vấn đề liên quan đến nội
dung văn bản đúng với quy định và các chính sách.
Kịp thời xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo UBND huyện
nhằm đưa ra biện pháp giải quyết hoặc điều chỉnh.
Đối với việc giải quyết văn bản đến thì Chành văn phòng UBND huyện Trà
Lĩnh là người trực tiếp giúp lãnh đạo UBND kiểm tra tổng hợp tình hình giải quyết
văn bản đến của UBND huyện Trà Lĩnh. Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số
liệu văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã giải quyết, văn bản
đến đã đến hạn nhưng chưa giải quyết báo cáo để lãnh đạo cho ý kiến.
2.3.8. Sao văn bản đến

Việc sao văn bản đến ở UBND huyện Trà Lĩnh áp dụng phương pháp Sao y
bản chính và Sao lục (chủ yếu là sao lục). Sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội


dung của văn bản, thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy
định.
2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào
văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của UBND huyện khẳng định tính chân thực
và hiệu lực thi hành của văn bản để tránh kẻ gian làm giả mạo giấy tờ UBND
huyện Trà Lĩnh đã thực hiện theo quy định của Nhà nước về vấn đề sử dụng con
dấu đó là Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và
sử dụng con dấu được Chính phủ ban hành ngày 24/8/2001. Hiện nay cán bộ Văn
thư UBND huyện Trà Lĩnh đang giữ các loại dấu như sau: Dấu cơ quan (UBND
huyện Trà Lĩnh); Dấu chức danh (Chủ tịch, Các phó chủ tịch, Chánh văn phòng,
Các phó chánh văn phòng); Dấu đến; Dấu mật, tối mật; Dấu thu hồi
2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ là tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình
thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có
những điểm giống nhau về hình thức. Do khối lượng văn bản hàng năm ban hành
nhiều cho nên việc lập hồ sơ hiện hành sẽ có tác dụng nâng cao chất lượng và hiệu
suất công tác cán bộ, viên chức; giúp UBND huyện quản lý được chặt chẽ đồng
thời tạo điều kiện thuận tiện cho công tác lưu trữ.
Vì vậy có thể lập được hồ sơ có chất lượng tốt đáp ứng được yêu cầu về
nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu cho nên khi lập hồ sơ cần phải đảm bảo các
yêu cầu sau:
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Trà Lĩnh
+ Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản
+ Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
+ Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản

Chương III.
Một số đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
1, Ưu điểm.
+ Trong hoạt động quản lý văn bản đi, văn bản đến.


Việc giải quyết văn bản đi, đến được cán bộ Văn thư thực hiện theo đúng
quy định của Nhà nước và UBND huyện để ra.
Tất cả các văn bản đến đã được đăng ký đầy đủ vào sổ và đóng dấu đến.
Đối với những văn bản chưa đúng theo yêu cầu đã được cán bộ Văn thư trình
lãnh đạo cho ý kiến giải quyết tránh tình trạng văn bản bị thất lạc còn với văn bản
mật thì đã được đảm bảo theo đúng quy trình chặt chẽ.
+ Trong hoạt động quản lý con dấu.
Do con dấu có vai trò quan trọng nên Chánh văn phòng UBND huyện Trà
Lĩnh luôn kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cán bộ Văn thư có phù
hợp hay không
Việc quản lý và sử dụng con dấu đã được cán bộ Văn thư thực hiện theo
đúng quy định của Nhà nước ban hành.
+ Về nơi làm việc
Văn phòng làm việc của UBND huyện Trà Lĩnh được bố trí tương đối thoáng
mát, rộng rãi thuận tiện cho việc đi lại.
2, Nhược điểm
+ Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu
cầu tra cứu nhanh chóng, chính xác.
+ Về cơ sở vật chất còn thiếu rất nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công
tác Văn thư.
+ Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư mặc dù thường xuyên tham gia các đợt
tập huấn tại UBND huyện xong trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư còn có
những hạn chế nhất định.

+ Chất lượng máy móc chưa được đảm bảo như: Máy in, máy tính.....
+ Chưa có chế độ phụ cấp và chính sách đãi ngộ cho cán bộ Văn thư.
C, KẾT LUẬN
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa rất quan trọng và thường xuyên của
mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước; đây là hoạt động quản lý


hành chính thông qua các văn bản, tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng quản lý
và quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước.
Nước ta là nhà nước pháp quyền, pháp luật là công cụ chủ yếu để nhà nước
quản lý xã hội. Các văn bản quy phạm pháp luật là phương tiện để các cơ quan nhà
nước sử dụng để thực hiện công tác quản lý. Vì vậy, công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ
góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính được thông suốt. Hồ sơ,
tài liệu là những căn cứ để kiểm tra, theo dõi các công việc một cách có hệ thống từ
đó đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý và đó cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính Việt Nam.