Báo cáo kiến tập Quản trị Văn phòng tại Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND

ỦY BAN NHÂN DÂN

HĐND

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

PCT

PHÓ CHỦ TỊCH


MỞ ĐẦU
Ngày nay trong hoạt động của các cơ quan, văn phòng giữ một vai trò quan
trọng, là bộ máy tổng hợp và trợ giúp công việc điều hành cho lãnh đạo trong
nhiều hoạt động mỗi cơ quan. Quản trị văn phòng là hoạt động với nhiều những
công việc phức tạp và cần thiết. Hiểu được tầm quan trọng của văn phòng và quản
trị văn phòng với những kiến thức tích lũy được qua quá trình học tập trên trường
nhằm tăng thêm kinh nghiệm thực tế về các công việc hoạt động của văn phòng tôi
đã được đi kiến tập ngành nghề thực tế.
Địa điểm trong đợt kiến tập này là Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy
ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc Thời gian kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày
22/6/2016. Đợt kiến tập nhằm trang bị những kiến thức thực tế và tăng cường được
khả năng thực hành vận dụng lý thuyết vào thực tế. Trong quá trình kiến tập những
nội dung mà Tôi tìm hiểu là: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân
Huyện Ngọc Lặc và Văn phòng HDND và UBND; Soạn thảo văn bản và ban hành
văn bản; Công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan; Trang thiết bị văn phòng và việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước. Từ đó tìm ra những
điểm tích cực và hạn chế của cơ quan và vai trò vị trí của văn phòng trong hoạt

động quản lý nhà nước.
Trước tiên tìm hiểu một vài nét sơ lược về Huyện Ngọc Lặc: Ngọc Lặc là
một huyện nằm ở phía Tây Bắc Tỉnh Thanh Hóa. Huyện có lịch sử hình thành lâu
đời với những phát tích khảo cổ từ thời đồ đá mới ( thuộc văn hóa Hòa Bình ). Trải
qua quá trình hình thành và phát triển lâu dàivới nhiều lần đổi tên sáp nhập và phân
tách, đến ngày 30 tháng 8 năm 1982 sau khi tách Huyện Lương Ngọc thành huyện
Lang Chánh và Huyện Ngọc Lặc như hiện nay. Tiếp giáp với các huyện Cẩm Thủy,
Yên Định, Thọ Xuân, Bá Thước. Diện tích tự nhiên là 495,53km2 với tổng số dân
là 146.272 người (2010), là một huyện miền núi với các dân tộc Mường Thái, Dao,
Kinh. Đơn vị hành chính của Huyện Ngọc Lặc được chia làm 21 xã và 01 thị trấn.
Với đặc thù là một huyện miền núi với sự sinh sống của nhiều đồng bào dân tộc


thiểu số vì vậy việc quản lí nhà nước mang những đặc thù riêng để phù hợp với
tình hình thực tế của Huyện. Trong những năm qua với sự đổi mới trong nền quản
lý hành chính và phát triển kinh tế xã hội, Huyện Ngọc Lặc đã vươn mình cố gắng
để trở thành đô thị miền Tây.


NỘI DUNG
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc và
Văn phòng HĐND-UBND.
a.
Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND Huyện Ngọc Lặc
 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Ngọc Lặc
Huyện Ngọc Lặc tổ chức cơ cấu theo điều 20 của Luật Tổ chức chính quyền địa
phương, đảm nhiệm quản lý toàn diện tất cả các lĩnh vực của quản lý hành chính
nhà nước
Cơ cấu hiện tại của UBND Huyện Ngọc Lặc gồm:
- 1 Chủ tịch: Ông Lê Văn Tuấn

- 2 Phó Chủ tịch: Ông Phạm Công Cúc – PCT Kinh tế
Ông Phạm Văn Đạt – PCT Văn xã
- Ủy viên: là những người đứng đầu các phòng ban chuyên môn
- Các phòng ban chuyên môn: Mỗi phòng ban có một chức năng nhiệm vụ khác
nhau tránh chồng chéo.
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Đài phát thanh và truyền hình Huyện Ngọc
Lặc, Trạm Khuyến nông.

Chức năng
Là cơ quan hành chính cấp huyện thuộc khu vực nông thôn, theo mục II của
Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015. Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc
Lặc là cơ quan chấp hành của HĐND Huyện Ngọc Lặc, là cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương quản lý các vấn đề trên các lĩnh vực của địa phương tuân thủ
theo Hiến pháp và Pháp luật. Chịu trách nhiệm trực tiếp với cơ quan cấp trên và
nhân dân.
 Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể:
- Xây dựng và trình HĐND huyện quyết định các nội dung về thực hiện Hiến pháp,
pháp luật, các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực như kinh tế văn hóa xã hội.
- Quy định về bộ máy tổ chức nhiệm vụ chức năng của các phòng ban chuyên môn
trực thuộc UBND Huyện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách tỉnh, thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã
hội, công nghiệp, dịch vụ, nông lâm ngư nghiệp. Quản lý và sử dụng các loại tài
nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện, phòng chống thiên tai,
bênh dịch trên địa bàn.


- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình đè án của tỉnh đối với dân tộc
thiểu số, vùng kinh tế đặc biệt khó khăn.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện Hiến pháp và pháp luật, xây dựng
chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, khoa học công nghệ, văn hóa thể

thao, an ninh quốc phòng, hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp…
- Thực hiện những nhiệm vụ mà cơ quam nhà nước cấp trên phân cấp ủy quyền.
- Phân cấp, ủy quyền cho UBND xã và các tổ chức khác thực hiện nhiệm vụ quyền
hạn của UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
Trong Luật cũng quy định rõ về nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND
huyện: lãnh đao các hoạt động của UBND và các phòng ban thuộc Ủy ban, lãnh
đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động hành chính nhà nước từ huyện tới cơ sở đảm
bảo tính thông suốt trong hoạt động hành chính…Đối với nhiệm vụ quyền hạn của
Chủ tịch, là người đứng đầu UBND lãnh đạo điều hành các công việc của cơ quan,
các phòng ban chuyên môn và các thành viên trong UBND Lãnh đạo và chịu trách
nhiệm trong hoạt động của hệ thống hành chính từ cấp huyện đến địa phương và
thực hiện quản lý trong các lĩnh vực khác.
Nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng tạo nên sự thống nhất trong hoạt động quản lý
nhà nước tuy nhiên dựa vào đặc thù của huyện là 1 trong 11 huyện miền núi của
tỉnh Thanh Hóa huyện luôn đặt nhiệm vụ phát triển kinh tế xóa đói giảm nghèo và
giáo dục lên hàng đầu chính vì vậy trong những năm qua huyện đã thay đổi hoàn
toàn bộ mặt nông thôn hướng tới xây dựng đô thị miền tây Thanh Hóa.
b.

Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện

Ngọc Lặc.

Cơ cấu tổ chức: gồm 18 người
- 1 Chánh văn phòng: Ông Lê Văn Dần
- 2 Phó chánh văn phòng: Ông Lê Công Tâm
Ông Nguyễn Tiến Chung
- Chia làm các bộ phận: Kế toán ( 2 người ), Thủ quỹ cơ quan kiêm nhiệm văn thư
cơ quan ( 01 người ), bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ ( hay phòng một cửa ) ( 02

người ), bộ phận thông tin và quản lý thiết bị ( 1 người ), Tổng hợp ( 01 người ),
phòng photocoppy ( 01 người ), bảo vệ ( 02 người ), lái xe ( 03 người ), tạp vụ ( 01
người ), vệ sinh ( 01 người ).

Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể:
Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND Huyện Ngọc Lặc được thực
hiện theo Điều 8 chương II Nghị định số 37/2014/ND-CP ngày 05 tháng 5 năm
2014 của Chính Phủ quy định vềTổ chức các Cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh:
- Tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND trong hoạt động của HĐND, UBND;
Tham mưu tổng hợp cho Chủ tịch về lãnh đạo điều hành các công việc.
- Cung cấp thông tin cho HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và kĩ thuật cho hoạt động của cơ quan, chuẩn bị công tác
hậu cần phục vụ các cuộc họp hoặc chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông; Tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ các nhân, tổ chức trong các vấn đề thuộc
thẩm quyền của UBND, chuyển giao đến các cơ quan chuyên môn giải quyết và trả
hồ sơ kết quả cho các nhân và tổ chức.
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch; Tổ chức thực
hiện các chương trình kế hoạch đã được phê duyệt.
Văn phòng HĐND-UBND có con dấu riêng, được phép kí các văn bản do
Thường trực HĐND ban hành. Văn phòng là phòng chuyên môn có số lượng nhân
sự nhiều nhất đảm bảo hoạt động của UBND nhanh chóng, thông suốt, đóng vai trò
vô cùng quan trọng.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong Ủy ban Nhân dân Huyện
Ngọc Lặc được quy định trong Quy chế làm việc của Ủy ban Nhân dân Huyện
Ngọc Lặc nhiệm kì 2011 – 2016. Điều 22 Chương 5 trong quy chế quy định công

tác soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định về pháp lệnh, pháp quy có liên
quan đến văn bản, thông tin thu thập phải thực tế, nắm vững chủ trương kế hoạch,
nhiệm vụ công tác và sự cần thiết việc phải ra văn bản.


a. Số lượng và các loại văn bản:
 Tính đến ngày01/01/2016 đến ngày 06/6/2016 số lượng các văn bản mà UBND
b.


Huyện Ngọc Lặc đã ban hành:
Quyết định: 3272 văn bản
Kế hoạch: 46 văn bản
Công văn ( bao gồm kết luận, phương án ): 906 văn bản
Tờ trình: 104 văn bản
Thông báo: 72 văn bản
Báo cáo: 151 văn bản
Giấy mời: 146 văn bản
Thẩm quyền ban hành văn bản.
Thẩm quyền ban hành của lãnh đạo cơ quan: Theo điều 25 trong Quy chế làm việc

của cơ quan quy định rõ về thẩm quyền kí văn bản như sau:
- Chủ tịch UBND ( hoặc Phó Chủ tịch UBND nếu được ủy quyền ) ký các văn bản
của UBND Huyện về những chủ trương phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc
phòng quan trọng, về tổ chức bộ máy và nhân sự.
- Các Phó Chủ tịch phụ trách các lĩnh vực ký thay cho Chủ tịch UBND huyện các
Quyết định, chỉ thị, các văn bản để xử lý các vấn đề cụ thể nảy sinh trong các lĩnh
vực phụ trách của mình hoặc được Chủ tịch phân công.
- Ngoài ra các văn bản thừa ủy quyền Chủ tịch UBND Huyện, Chánh Văn Phòng
HĐND – UBND Huyện ký các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các

Phó Chủ tịch để các cơ quan liên quan biết và thực hiện.
- Các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về chủ trương công tác tổ chức
cán bộ, chế độ tài chính phải được thể hiện thành văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ
tịch ký và đóng dấu thì mới có hiệu lặc thi hành.
 Những vấn đề cơ bản trong các văn bản của cơ quan:
Mỗi phòng ban chuyên môn phụ trách một lĩnh vực vì vậy phụ thuộc vào chuyên
môn mà các văn bản có nội dung để giải quyết các vấn đề đó.
- Phòng Nội vụ: nội dung văn bản về các vấn đề nhân sự, biên chế tổ chức cán bộ,
khen thưởng, kỉ luật và các vấn đề khác được thực hiện theo Quyết định số
952/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về chức
năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về Nội vụ
thuộc UBND cấp Tỉnh, cấp Huyện.
- Phòng Tài nguyên – Môi trường: các vấn đề về bảo vệ môi trường, khai thác sử
dụng khoáng sản, quản lý đất đai và các vấn đề được quy định trong Quyết định số


2994/QĐ-UBND ngày 29/9/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của cơ quan chuyên môn về Tài nguyên Môi
trường.
- Phòng Công thương: Soạn thảo các văn bản để giải quyết các vấn đề về phát triển
kinh tế hạ tầng, đầu tư xây dựng công trình và các vấn đề trong phạm vi chức năng
nhiệm vụ quyền hạn của phòng được quy định trong Quyết định số 4006/QĐUBND ngày 11/12/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Nông nghiệp và PTNT: văn bản thường về các vấn đề về trồng trọt chăn
nuôi dịch bệnh, thủy lợi và phát triển kinh tế nông nghiệp của Huyện cùng các vấn
đề thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ được quy định trong Quyết định số 4107/QĐUBND ngày 18 tháng 12 năm 2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Giáo dục và đào tạo: các văn bản có nội dung về quy định về công tác thi
cử, phổ cập giáo dục, phát triển giáo dục… Ban hành văn bản để giải quyết các vấn
đề thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng được quy định trong Quyết định
số 67/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Y tế: Trong nhiệm vụ chức năng được quy định tại Quyết định số 3766/QĐUBND ngày 26/11/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về các vấn đề y tế chăm sóc

sức khỏe cho nhân dân, quản lý các cơ sở y tế và các vấn đề khác được pháp luật
quy định.
- Thanh tra Huyện: Tổ chức thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo của các cơ quan
tổ chức, cá nhân và các vấn đề phát sinh trong các vấn đề thuộc thẩm quyền quy
định trong nhiệm vụ quyền hạn tại Quyết định số 2742/QĐ-UBND ngày 14/8/2009
của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Tư pháp: thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan, văn bản
thực hành tư pháp và các vấn đề liên quan đến thẩm quyền quy định tại Quyết định
số 332/QĐ-UBND ngày 29/9/2009 của UBNDTỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Tài chính Kế hoạch: văn bản quy định về các khoản tài chính thu chi của cơ
quan nhà nước từ cấp huyện dến cơ sở, xét duyệt các kế hoạch đầu tư để trình cấp
trên và trả lời các cấp.
- Văn phòng HĐND-UBND: soạn thảo giấy mời cho cơ quan, các văn bản tham
mưu hướng dẫn và các vấn đề thuộc thẩm quyền quy định trong Nghị định 14/NĐ-


CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.
- Các văn bản khác được ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và theo quy định
khác của pháp luật.
Các văn bản ban hành theo đúng chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Ngọc Lặc
nhằm thông ti và thực hiện chức năng quản lý hành chính và phát triển kinh tế xã
hội ở địa phương.
c. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:
Các loại văn bản của UBND Huyện Ngọc Lặc được lãnh đạo cơ quan đặc
biệt quan tâm đến thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.Trước khi trình kí văn bản
phải được phòng tư pháp và Văn phòng kiểm tra đảm bảo đúng thể thức, nội dung
và thẩm quyền lần cuối và kí nháy ở phần nơi nhận văn bản hoặc cả nơi nhận văn
bản và cuối mỗi văn bản ( sau dấu ./. ).
Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản hành chính. Sau khi đánh máy người soạn thảo phải kiểm tra lỗi
chính tả, rà soát lại nội dung sửa sai sót để đảm bảo đúng bản thảo đã được duyệt.
Các văn bản do chuyên viên mỗi phòng ban tự soạn thảo sau đó nếu đảm bảo về
nội dung và thể thức thì trình kí văn bản.
Việc trình bày văn bản ở UBND Huyện Ngọc Lặc tương đối đảm bảo kĩ thuật trình
bày, đầy đủ về thể thức bắt buộc của văn bản.
Một số lỗi thường gặp trong văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc:
Những lỗi trong việc trình bày văn bản của Huyện là không nhiều chủ yếu nhất gặp
3 lỗi sau:
- Số, ngày tháng năm ở một số văn bản khi lấy số trước thường được đánh máy luôn.
- Việc định dạng lề văn bản còn chưa được chú trọng trong một số văn bản, đặc biệt
là văn bản của phòng Dân số thường mắc nhiều lỗi tuy nhiên đã được lãnh đạo Văn


phòng hoặc văn thư cơ quan phát hiện sửa chữa nên những văn bản sai lỗi lớn
không được ban hành.
- Vấn đề dấu phẩy, dấu chấm phẩy đôi khi bị bỏ qua đặc biệt là ở phần nơi nhận văn
bản.
Văn bản chứa lỗi sai được kèm theo sau phần Phụ lục.
d. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu về quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản của UBND Huyện Ngọc Lặc, UBND vẫn chưa ban hành quy định về quy trình
ban hành văn bản riêng, trong quy chế làm việc của cơ quan chương 5 chỉ quy định
chung về quy trình ban hành và công bố văn bản mà chưa có quy định hướng dẫn
chi tiết. Quy trình ban hành văn bản đang được áp dụng thực hiện theo Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
 Quy trình ban hành văn bản tại UBND Huyện Ngọc Lặc.
- Soạn thảo văn bản  Duyệt, sửa chữa bản thảo Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình
bày văn bản  Ký ban hành văn bản  Đăng kí văn bản  Nhân bản văn bản 

Đóng dấu Lưu văn bản  Phát hành văn bản.
Qua thực tế việc ban hành văn bản được thực hiện đúng trình tự thủ tục được quy
định theo pháp luật. Trách nhiệm của cá nhân trong việc ban hành văn bản được
quy định như sau:
- Đối với lãnh đạo cơ quan: Lãnh đạo kí tất cả các văn bản theo thẩm quyền trước
khi ban hành; Kiểm tra, quản lý việc ban hành văn bản.
- Đối với Trưởng phòng các phòng chuyên môn: Kiểm tra về nội dung của văn bản,
đảm bảo tính chính xác trong thông tin, đúng với chủ trương kế hoạch. Kí nháy
vào phần cuối văn bản khi kiểm tra văn bản đúng.
- Đối với Chánh Văn phòng: Kiểm tra, quản lý việc đăng kí văn bản tại văn thư cơ
quan; Kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình kí; Hướng dẫn, giám sát công tác
văn thư của cơ quan.
- Đối với nhân viên văn thư: Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối cùng
về thể thức văn bản trước khi ban hành, đăng kí đày đủ các văn bản phát hành vào
sổ đăng kí văn bản đi, tiến hành nhân bản theo số lượng văn bản cần phát hành


( dựa vào nơi gửi hoặc số lượng phòng ban cần ), đóng dấu cơ quan hoặc dấu mật
khẩn, lưu bản lưu có đóng dấu đỏ. Thực hiện các quy định về công tác văn thư.
- Đối với các chuyên viên soạn thảo: Đảm bảo nội dung văn bản chính xác, chịu
trách nhiệm với nội dung văn bản. Yêu cầu soạn thảo đúng chính tả, thể thức. Trình
kí phải đúng thủ tục.
e. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Qua quá trình tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở tại UBND
Huyện Ngọc Lặc có thể thấy việc soạn thảo văn bản thực hiện tốt không có nhiều
lỗi trong văn bản.
- Thẩm quyền kí ban hành văn bản được thực hiện theo đúng thẩm quyền chuyên
môn, nhiệm vụ được giao, nội dung văn bản đảm bảo quản lý hoạt động hành
chính trên tất cả các lĩnh vực của địa phương.

- Việc thực hiện cũng như trách nhiệm của các cá nhân được đảm bảo trong công tác


-

soạn thảo và ban hành văn bản.
Hạn chế
Lề văn bản chưa được đẹp
Văn bản nhân bản đôi khi mờ chữ hoặc bị nhàu ( do máy photo gặp sự cố )
Giải pháp
UBND Huyện Ngọc Lặc cần thiết phải ban hành quy định về quy trình ban hành
văn bản riêng của cơ quan mình. Có thể dựa vào Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng công tác văn thư
lưu trữ của cơ quan tổ chức ( Có quy chế mẫu kèm theo ) để cho việc soạn thảo và
ban hành văn bản có cơ sở để thực hiện tốt hơn, phân rõ trách nhiệm nhiệm vụ của

các cá nhân tránh việc chồng chéo.
3. Quản lý văn bản đi
a. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; Ghi số ngày tháng văn bản.
Kiểm tra Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được dựa vào thông tư số
01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính
và những quy định chung quy định trong quy chế làm việc của cơ quan.
Việc lấy số văn bản do văn thư cơ quan đăng kí vào sổ theo thứ tự từ số 01
của ngày đầu năm làm việc của cơ quan. Tuy nhiên tại UBND Huyện Ngọc Lặc


đôi khi chuyên viên soạn thảo văn bản tự đăng kí vào sổ hoặc xin trống số để vào
số cho văn bản sau.
Văn bản của cơ quan được đăng kí và lấy số tại văn thư của cơ quan.
Hình thức đăng kí bằng sổ văn bản đi, Sổ được phân thành nhiều sổ dựa vào

loại văn bản đi như Sổ Quyết định, sổ Công văn, Sổ tờ trình, sổ giấy mời, sổ kế
hoạch, sổ báo cáo, sổ thông báo. Riêng sổ Đăng kí văn bản Quyết định được chia
làm 2 hoặc 3 quyển bởi số lượng văn bản nhiều. Sổ đăng kí văn bản được trình bày
theo mẫu của Cục Văn thư lưu trữ.


Mẫu sổ đăng kí văn bản đi
Số

Ngày

Trích yếu nội

Người

Nơi

Đơn vị

văn

tháng

dung

kí

nhận

nhận bản

bản

văn

Số bản Ghi
chú

lưu

bản

b. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật khẩn
Sau khi văn bản được đăng kí lấy số tại văn thư cơ quan, văn bản được
chuyển sang phòng photocoppy để nhân bản số lượng văn bản cần để phát hành.
Văn bản nhân bản phải rõ nét không bị nhàu nát hay mờ chữ, số lượng nhân bản
vừa đủ không để thiếu hay thừa văn bản.
Tùy vào văn bản để đóng dấu cơ quan đủ với số lượng nhân bản, đóng vào
1/3 chữ kí của người kí văn bản theo đúng thể thức và do văn thư cơ quan đóng.
Đối với dấu treo đóng ở phần đầu văn bản chèn lên dòng chữ “ ban hành kèm
theo..” đối với văn bản kèm theo quyết định, tờ trình…
Hình thức đóng dấu mật khẩn: Đối với văn bản cần đóng dấu mật khẩn theo
sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan đón vào góc trống bên trái của văn bản bên
dưới số, kí hiệu của văn bản, các mức độ dấu mật, khẩn theo quy định của pháp
luật. Nhưng chủ yếu là dấu “Mật”.
c. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát
Khi văn bản được đóng dấu và đã lưu bản lưu thực hiện chuyển phát văn
bản.
Hình thức chuyển phát: chuyển bằng đường bưu điện, chuyển bằng mạng thông tin
và chuyển bằng fax.

- Chuyển bằng đường bưu điện: văn bản được gấp bỏ vào phong bì ( Mẫu phong bì
theo mẫu chung của cơ quan ) trong một ngày các văn bản chuyển đi hầu hết là về
các xã, sở vì vậy khi gửi bỏ nhiều văn bản vào một phong bì cùng gửi đến một địa


chỉ sau đó chuyển cho bưu điện đóng dấu và chuyển đi tùy vào mức độ của văn
bản.
- Chuyển bằng mạng thông tin: Dù chuyển qua đường bưu điện nhưng song song
với đó các văn bản gấp cần chuyển được scan và gửi vào địa chỉ mail cần gửi và
đối với văn bản cần công khai thì tải lên cổng thông tin điện tử của UBND Huyện
Ngọc Lặc.
- Chuyển bằng fax: các văn bản cần chuyển nhanh hoặc chuyển lên các bộ ban
nghành trung ương có thể chuyển fax thông qua máy fax chung của cơ quan.
- Việc theo dõi chuyển phát văn bản hầu như được thực hiện bằng cách gọi điện
thoại kiểm tra với đơn vị nhận văn bản hoặc gửi mail kiểm tra chờ phản hồi thông
tin từ đơn vị nhận.
Ngoài ra các văn bản phát hành hoặc chuyển giao trong nội bộ cơ quan được
chuyển lên các ô của các phòng ban trên giá chuyển, trình kí văn bản đặt tại văn
thư cơ quan, hằng ngày chuyên viên các phòng ban đến kiểm tra và nhận văn ban.
d. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi có thể do văn thư cơ quan lưu hoặc do đơn vị soạn thảo
lưu.
Hình thức lưu: Lưu văn bản theo tháng đồng thời văn bản lưu được nhập lưu
vào phần mềm quản lí văn bản do bộ phận thông tin và quản trị thiết bị của Văn
phòng quản lí.
Văn bản lưu thường được đóng dấu đỏ của cơ quan, tuy nhiên có một vài
văn bản do yêu cầu của đơn vị soạn thảo bản gốc không được đóng dấu đỏ khi lưu.
Lưu văn bản được lưu theo thời gian ban hành văn bản. Đến cuối nam khi chuẩn bị
nộp lưu vào lưu trữ văn bản được sắp xếp lại theo tên loại từng văn bản xếp theo
tháng phát hành văn bản. Các bản lưu sau khi lưu xong trên phần mềm được

chuyển xuống văn thư bảo quản trong tủ hồ sơ chờ nộp lưu.
e. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo những quy định của pháp luật và


quy định của cơ quan việc phát hành đảm bảo đúng thời gian.
Các văn bản đều tập trung tại văn thư để đăng ký trước khi phát hành.
Sổ đăng ký văn bản chia theo tên loại một cách hợp lý khoa học
Tất cả các văn bản đăng ký số ở văn thư đều được lưu lại
Hạn chế


- Tuy nhiên việc lưu văn bản cần được thực hiện tốt hơn ở khâu cần đóng dấu tất cả
những văn bản lưu, trừ trường hợp đặc biệt theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ
quan.
- Vì số lượng văn bản đăng kí nhiều nên đôi khi văn thư cơ quan thường để cho
người soạn thảo tự vào số hoặc việc tự mượn sổ về đơn vị.
 Giải pháp
- Văn bản đi ban hành trong một ngày rất nhiều việc đăng kí số mất nhiều thời gian,
cần sử dụng phần mềm đăng kí văn bản để đăng kí nhanh hơn.
4. Quản lý văn bản đến
a. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Quản lý văn bản đến của UBND Hyện Ngọc Lặc được thực hiện theo Nghịđịnh
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Văn thư cơ quan là người trực tiếp tiếp nhận văn bản đến qua đường bưu điện và
văn bản được chuyển trực tiếp tới cơ quan.
Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư tiến hành bóc bì đối với những văn bản
được chuyển đến chung cho cơ quan ( những phong bì ghi nơi nhận là UBND
Huyện Ngọc Lặc ), đối với văn bản ghi nơi nhận là các phòng ban chuyên môn hay

các cá nhân thì văn thư chuyển lên giá chuyển và trình kí văn bản để chuyển đến
các phòng ban, cá nhân.
Khi bóc bì các văn bản đến được đóng dấu “Đến” trên góc trái văn bản và
được đính kèm theo phiếu xử lí công văn đến. ( Mẫu phiếu xử lí công văn đến tại
phụ lục III)
Văn thư là người đăng kí vào sổ văn bản đến, sổ đăng kí văn bản đến theo
mẫu của Cục Văn thư. Sổ đăng kí văn bản đến chia làm sổ đang kí văn bản đến, sổ
đăng kí văn bản đến mật, sổ đơn thư.
Văn bản sau khi được đăng kí tại văn thư được chuyển cho Chánh Văn phòng hoặc
phó chánh văn phòng để duyệt vào phần Ý kiến của lãnh đạo.
b. Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sau khi văn bản được chuyển Chánh văn phòng có trách nhiệm thẩm định về
mặt thủ tục và hoàn thành phiếu trình để trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch giải
quyết.


Văn thư là người chuyển văn bản đến cho lãnh đạo cơ quan theo trách nhiệm
được phân công.
Hồ sơ trình văn bản được đặt trong bìa hồ sơ trình ( mỗi lãnh đạo một hồ sơ
trình văn bản ) Văn bản được chia vào các tập trình, lãnh đạo có trách nhiệm phân
công đơn vị thực hiện, giải quyết nội dung, yêu cầu của văn bản đến, ghi ý kiến chỉ
đạo vào phiếu xử lý công văn đến được kèm trên mỗi văn bản.
Văn thư cơ quan dựa vào ý kiến chỉ đạo để chuyển giao văn bản đến cho phòng
ban đơn vị để giải quyết văn bản.
c. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản
Trách nhiệm giải quyết văn bản do đơn vị nhận văn bản theo ý kiến chỉ đạo của
thủ trưởng và có trách nhiệm báo cáo tiến độ giải quyết công việc cho lãnh đạo chỉ
đạo.
Lãnh đạo cơ quan theo dõi việc giải quyết văn bản thông qua văn bản báo
cáo của đơn vị. Có ý kiến chỉ đạo, đôn đốc đối với quá trình giải quyết.

Hình thức: Đơn vị trình văn bản kèm theo phiếu trình giải quyết công việc lên
lãnh đạo để nhận ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và bằng sổ theo dõi công việc.
d. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Quá trình, thủ tục giải quyết văn bản đến đảm bảo thực hiện giải quyết kịp thời các


-

nội dung của văn bản yêu cầu.
Văn thư tiếp nhận và phân loại đúng với địa chỉ gửi ghi trên phong bì.
Thực hiện trình theo dõi và giải quyết văn bản đúng theo quy định
Hạn chế
Việc giải quyết công việc chưa có tính hệ thống hóa cao.
Việc bóc bì chưa được đảm bảo ( bóc, xé bì bằng tay ).
Giải pháp
Hệ thống hóa các quy định bằng văn bản hướng dẫn thực hiện giải quyết văn bản
đến.


- Có thể ứng dụng phần mềm đăng kí văn bản để tiết kiệm thời gian đăng kí văn bản
cho văn thư và dễ dàng tra tìm khi cần thiết đảm bảo tính chặt chẽ. Tránh được tình
trạng mượn số hay chèn số gây phiền hà,tốn thời gian.

5. Quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu tại UBND Huyện Ngọc Lặc được thực hiện theo
Nghị định số 58/2001/ND-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
a. Các loại con dấu của cơ quan
Dấu cơ quan gồm có:

-

Dấu tròn có hình Quốc huy
Dấu chức danh: Chủ tịch và Phó Chủ tịch
Dấu tên:
Dấu mật, khẩn
Dấu mời họp
Dấu công văn đến
Ngoài ra văn thư cơ quan còn giữ dấu của Văn phòng

b.
-

Dấu văn phòng HĐND-UBND: dấu tròn và không có hình quốc huy.
Dấu chức danh: Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng
Dấu tên
Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Thủ trưởng cơ quan quản lí con dấu của cơ quan thông qua việc thường xuyên
kiểm tra hoạt động của công tác văn thư. Các văn bản phải có chữ kí của Thủ
trưởng cơ quan mới được phép đóng dấu. Thủ trưởng giao cho văn thư cơ quan giữ

và bảo quản con dấu.
- Trách nhiệm của Chánh văn phòng: Là người đứng đầu văn phòng chịu trách
nhiệm phân công người giữ con dấu và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan
về việc sử dụng con dấu.
- Đối với cán bộ văn thư là người trực tiếp cầm con dấu của cơ quan và văn phòng.
Văn thư có trách nhiệm đóng dấu vào văn bản, không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, bảo quản con dấu cẩn thận tránh thất

lạc hay méo mó con dấu. Chỉ đóng dấu lên những văn bản có chữ ký của người có
thẩm quyền ký không đóng dấu bừa bãi
c. Bảo quản con dấu
Con dấu của UBND Huyện Ngọc Lặc được đặt trong hộp gỗ có 2 ngăn sau khi
dùng xong được bảo quản trong tủ gỗ có khóa do văn thư cơ quan giữ. Mực dấu
d.

-

được dùng theo tiêu chuẩn của Bộ Công An quy định.
Nhận xét chung
Ưu điểm
Dấu cơ quan dùng theo mẫu của Pháp luật quy định.
Trách nhiệm các cá nhân trong việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định
trong nhiệm vụ, quyền hạn của UBND và Văn Phòng và được thực hiện đúng theo



-

thẩm quyền, chức năng.
Hạn chế
Con dấu để chưa ngăn nắp
Tủ đựng dấu hiện nay vẫn để chung với tủ hồ sơ
Hạn chế
Việc bảo quản con dấu cần có tủ riêng biệt, hộp đựng dấu cần phải sắp xếp rõ ràng

tránh nhầm lẫn, mực dấu cần thay và kiểm tra thường xuyên.
- Ban hành quy định riêng về quản lý và sử dụng con dấu.
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

a. Các loại hồ sơ hình thành tại UBND Huyện Ngọc Lặc
Công tác lưu trữ hồ sơ rất quan trọng trong hoạt động của UBND Huyện bởi
việc lưu văn bản giúp lãnh đạo hoặc các bộ phận tìm kiếm dễ dàng hơn. Trong quá
trình làm việc hình thành nên nhiều loại văn bản thuộc nhiều dạng khác nhau vì
vậy khi lập hồ sơ lưu trữ các văn bản được chia theo các loại hồ sơ sau:
 Hồ sơ công việc
• Hồ sơ hoàn chỉnh gồm có hồ sơ nhân sự và hồ sơ chuyên môn
- Hồ sơ nhân sự là hồ sơ cán bộ, công chức, hồ sơ đảng viên… của cơ quan do
Phòng Nội Vụ quản lý theo dõi hoàn thiện để nộp lưu vào lưu trữ.
- Hồ sơ chuyên môn: Thường là các hồ sơ công trình, hồ sơ thiết kế thi công những
hồ sơ này phần nhiều do phòng Công thương sắp xếp theo dõi và nộp lưu khi hoàn
thiện một dự án công trình. Ví dụ như Hồ sơ Thi công, sửa chữa Bắc sông Mã –
Nam sông Chu.


• Hồ sơ không hoàn chỉnh là hồ sơ gồm các tập lưu văn bản đi như tập lưu quyết
định năm 2015, tập lưu tờ trình, tập lưu kế hoạch…
 Hồ sơ nguyên tắc: Là hồ sơ gồm bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ
tập hợp các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan dùng để làm
căn cứ hay tra cứu sử dụng hàng ngày trong cơ quan.
b. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Tại UBND Huyện Ngọc Lặc do lưu trữ cơ quan là chuyên viên phòng Nội
Vụ kiêm nhiệm vì vậy công tác lưu trữ đôi khi chưa được quan tâm. Tại cơ quan
vẫn chưa ban hành danh mục hồ sơ sau khi nộp lưu cán bộ lưu trữ mới thực hiện
điền vào danh mục hồ sơ. Nhiều hồ sơ chưa được chỉnh lí, sắp xếp khi đưa vào kho
lưu trữ. Việc lập hồ sơ được thực hiện theo các bước:
-

Phân loại hồ sơ
Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Đánh số tờ
Viết mục lục văn bản
Viết chứng từ kết thúc
Viết bìa hồ sơ
Nội dung của danh mục hồ sơ
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN NGỌC LẶC

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGỌC LẶC NĂM
2016

Số và kí hiệu

Tên đề mục và Thời hạn bảo Đơn vị/người Ghi chú

HS

tiêu đề HS
quản
I. Tên đề mục

1

lớn
1. Tên đề mục

lập HS

………..

nhỏ
Tiêu đề hồ sơ

50
…………

Bản danh mục này gồm có…….hồ sơ bao gồm:
…….. Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn
…….. Hồ sơ bảo quản có thời hạn
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÍ

c. Nộp hồ sơ và tài liệu lưu trữ vào cơ quan
 Cán bộ lưu trữ của UBND Huyện Ngọc Lặc là chuyên viên của Phòng Nội vụ
kiêm nhiệm, số lượng 01 người. Phòng lưu trữ nằm ở tầng 3 diện tích khoảng
21m2 với 03 giá tài liệu mỗi giá gồm 4 tầng, mỗi giá dài 14m bao gồm các hồ sơ
tài liệu có thời hạn bảo quản 5 năm 10 năm và vĩnh viễn.
 Trách nhiệm nộp lưu: căn cứ vào điều 9 Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc
Hội về trách nhiệm nộp lưu.
- Đối với Cán bộ chuyên viên là người thực hiện theo dõi công việc là người lập hồ
sơ vì họ là người trực tiếp thực hiện, nắm rõ nội dung về công việc và mối liên hệ
của công việc đó. Khi lập hồ sơ sẽ đảm bảo tính chính xác.
- Đối với Trưởng đơn vị: Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ
sơ của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan.
- Đối với Thủ trưởng cơ quan: có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan, tổ
chức, chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Đối với cán bộ lưu trữ cần kiểm tra hồ sơ đầy đủ khi nộp lưu, hướng dẫn lập hồ sơ
và nộp lưu cho các đơn vị trong cơ quan.

- Đối với văn thư cơ quan: Cuối năm kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ và
mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ để nộp lưu; Thống kê hồ sơ vào mục lục hồ sơ và
bàn giao lại cho lưu trữ.


 Quy trình nộp lưu: Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
tiến hành lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước và cơ quan, sau đó kiểm tra mức
độ hoàn chỉnh của hồ sơ để tiến hành nộp lưu. Khi nộp lưu đơn vị, cá nhân cần lập
02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ”
điền thông tin về hồ sơ vào để tiện quản lý. Đơn vị, cá nhân và lưu trữ cơ quan mỗi
người sẽ giữ một bản.
 Thời hạn nộp lưu
- Đối với các loại hồ sơ thông thường thời hạn nộp lưu là một năm kể từ ngày công
việc kết thúc. Tại UBND Huyện Ngọc Lặc đối với các hồ sơ là các loại văn bản đi
hết mỗi một năm văn thư cơ quan phải lập được hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Đối với các hồ sơ công trình, tài liệu xây dựng cơ bản thơi hạn nộp lưu là 03 tháng
kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Đối với những các nhân, đơn vị muốn giữ các hồ sơ thông thường thì phải có sự
đồng ý của Thủ trưởng cơ quan và phải nộp lại danh mục hồ sơ cho lưu trữ thời
hạn giữ không quá 02 năm tính từ ngày đến hạn nộp lưu.
d. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Hồ sơ nộp lưu hằng năm đầy đủ phục vụ cho việc tra cứu cung cấp thông tin cho
lãnh đạo và các đơn vị.
- Các loại hồ sơ được phân loại rõ ràng, đặt trong các phông chuẩn theo quy định.
 Hạn chế
- Nhận thấy do tính chất UBND Huyện Ngọc Lặc có số lượng lớn văn bản được
hình thành trong một năm.
- Cán bộ lưu trữ vì kiêm nhiệm chức vụ vì vậy công tác lưu trữ chưa được đảm bảo.
- Các hồ sơ nộp vào lưu trữ vẫn còn chưa được chỉnh lí, cần phải có sự sắp xếp hợp

lý hơn tiện cho việc tra cứu sau này.
 Giải pháp
- Cần ban hành danh mục hồ sơ theo quy định trong Luật Lưu trữ để việc lập hồ sơ
và nộp lưu dễ dàng hơn.
- Cán bộ lưu trữ cần riêng biệt hoặc cần phải thuê dịch vụ chỉnh lý để sắp xếp lại tài
liệu loại bỏ những bản lưu trùng lặp hoặc hết thời hạn lưu.
- Ứng dụng các phần mềm vào công tác lưu trữ để tiết kiệm không gian cho kho lưu
trữ đồng thời việc tra tìm, khai thấc sử dụng dễ dàng hơn.
7. Tìm hiểu về Nghi thức nhà nước và kĩ năng giao tiếp.


Là một cơ quan hành chính nhà nước vì vậy việc đảm bảo các nghi thức nhà
nước là rất quan trọng. Nguyên tắc thực hiện là phải trang trọng tiết kiệm. Đối với
giao tiếp tại cơ quan có thể chia thành giao tiếp trong nội bộ cơ quan và giao tiếp
với dân. Tránh tình trạng hạch sách, nhúng nhiễu gây khó dễ cho dân khi đến làm
việc tại cơ quan. Để đảm bảo việc thực hiện nghi thức nhà nước và giao tiếp trong
công sở một cách chính xác, UBND Huyện Ngọc Lặc thực hiện theo một số văn
bản quy định về nghi thức nhà nước và ban hành các văn bản trong cơ quan.
a. Về thực hiện các văn bản của nhà nước:
- Hiến pháp năm 2013 của Quốc Hội
- Nghị định 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ về tổ chức ngày kỉ
niệm, nghi thức trao tặng đón nhận hình thức khen thưởng danh hiệu thi đua; Nghi
lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài.
- Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính
b.

-

phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước
Các văn bản do cơ quan ban hành

Quy chế làm việc của UBND Huyện Ngọc Lặc nhiệm kì 2011 – 2016.
Bản nội quy hoạt động của cơ quan
Bản cam kết thực hiện “ ba không”
Nội dung các văn bản như sau:
Quy chế làm việc của UBND Huyện Ngọc Lặc
Chương IV Hội nghị UBND Huyện ( các điều 17, 18, 19, 20,21 ) Điều 17 quy

định về nội dung hội nghị,
Điều 18 chuẩn bị và triệu tập hội nghị,
Điều 19 về trình tự hội nghị
Điều 20 về biên bản hội nghị
Điều 21quy trình chuẩn bị nội dung hội nghị
- Chương VII Tiếp khách nước ngoài, hội họp và đi công tác
Điều 27 Tiếp khách nước ngoài do Chủ tịch, các phó chủ tịch tiếp khách nước
ngoài gồm tiếp xã giao, tiếp làm việc, tiếp theo sự giới thiệu của UBND Tỉnh…
Phân công nhiệm vụ của Văn phòng, các phòng chuyên môn có liên quan, Công an
và phương tiện truyền thông; Kinh phí đón tiếp.
Điều 28 Tổ chức hội nghị của các cơ quan cấp huyện: Trách nhiệm của các cơ
quan cấp huyện tổ chức hội nghị: soạn thảo giấu mới, nội dung hội nghị, tài liệu,
địa điểm, thành phần..
Điều 29 Đi công tác cơ sở.


- Chương I: Phạm vi và mối quan hệ làm việc
Điều 5 Mối quan hệ công tác giữa Chủ tich và các Phó chủ tịch
Điều 9: Mối quan hệ công tác giữa Trưởng phòng và các chức danh tương đương
với Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND xã, thị trấn. Quy định vê thẩm quyền, phối
hợp công tác…
 Bản nội quy làm việc của cơ quan
 Bản cam kết “ba không” với nội dung chính là tập thể Lãnh đạo cán bộ, công chức,

viên chức và người lao động UBND Huyện Ngọc Lặc cam kết thực hiện nghiêm
túc nội dung “ba không” gồm:
- Không phiền hà sách nhiễu
- Không yêu cầu bổ sung hồ sơ quá 01 lần trong quá trình thẩm tra, thẩm định, trình
giải quyết văn bản.
- Không trễ hẹn.
Bên cạnh đó văn hóa công sở UBND Huyện còn được thể hiện trong cách bố trí
phòng làm việc, khuôn viên UBND nhiều cây, các cán bộ giao tiếp với dân thân
thiện nhiệt tình là điều dễ dàng nhận thấy. Do đặc thù là huyện miền núi với nhiều
dân tộc thiểu số nên cán bộ UBND còn có thể giao tiếp vói công dân bằng tiếng
dân tộc để dễ trao đổi, tiếp thu thông tin.
c.

-

Nhận xét chung
Ưu điểm:
Các cuộc hội họp tại UBND Huyện Ngọc Lặc được tổ chức trang trọng, tiết kiệm.
Trụ sở UBND được bố trí trong cùng một tòa nhà dễ dàng cho việc đi lại trao đổi

thông tin và nhân dân đến làm việc. Khuôn viên nhiều cây xanh.
- Giao tiếp chuẩn mực, cán bộ thân thiện nhiệt tình
- Giờ giấc ra vào công sở đúng giờ làm việc, lãnh đạo các phòng ban thường đến

-

khá sớm.
Hạn chế:
Cổng ra vào cần có biển đê dễ dàng nhận biết.
Tình trạng hút thuốc tại nơi công sở vẫn diễn ra ngay trong phòng làmviệc.

Văn bản hội họp vẫn còn rất nhiều nên rút ngắn bằng cách dùng phần mềm hội họp


-

để giảm bớt khối lượng giấy và cán bộ tham dự nắm bắt dễ dàng hơn.
Cán bộ công chức không có đồng phục, chưa ban hành việc đeo thể khi làm việc.
Vẫn còn tình trạng tụ tập nói chuyện trong giờ làm việc.
Giải pháp
Cơ quan cần thiết phải ban hành quy định về cấm hút thuốc lá tại nơi làm việc.


- Lắp đặt bảng hiệu trước cổng để khách đến làm việc tiện nhận biết ( đối với khách
ngoài huyện ).
- Ban hành, thiết kế thẻ tên cho các cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
Đó là những hạn chế cần khắc phục để UBND Huyện Ngọc Lặc hoàn thiện về văn
hóa công sở của cơ quan.
8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng và các phần mềm trong công tác văn phòng
a. Các loại thiết bị được sử dụng trong hoạt động của cơ quan
Các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng và cơ quan trở nên nhanh
chóng, chính xác, hoạt động có hiệu quả và là cơ sở cho việc đổi mới ứng dụng



-

công nghệ, thông tin vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Các loại trang thiết bị được sử dụng trong cơ quan và văn phòng gồm:
Cơ quan nói chung
Máy tính ( tùy vào số lượng cán bộ trong phòng )

Máy in ( mỗi phòng 1 chiếc )
Các loại tủ hồ sơ
Nội thất văn phòng
Trang thiết bị Văn phòng
Phòng photocoppy: 3 máy photocoppy, 01 máy scan văn bản, 01 máy in, 01 bộ

máy tính, tủ hồ sơ, bàn ghế.
- Phòng Văn thư: Tủ đựng hồ sơ, giá chuyển giao tài liệu, 01 máy fax, 01 chiếc điện
thoại bàn, bàn ghế và nội thất.
- Phòng tiếp nhận và trả hồ sơ: 02 máy tính, bộ bản điện tử trong giao dịch.
b. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Để đảm bảo hoạt động, máy móc cần phải được quản lý và kiểm tra sửa chữa
thường xuyên. Tuy nhiên tại UBND Huyện Ngọc Lặc vẫn chưa ban hành văn bản
riêng quy định về việc quản lý và sử dụng trang thiết bị.
- Đối với bộ phận chuyên trách quản lý trang thiết bị thuộc quản lý của Văn phòng.
Bộ phận gồm 02 người, trong đó một người làm việc ngay tại phòng photocoppy
chuyên trách quản lý và kiểm tra các máy photo và làm nhiệm vụ photo cho các
phòng ban, đơn vị. Một người phụ trách chung trong việc đảm bảo hoạt động trang
thiết bị và điện, nước của cơ quan.
- Đồng thời mỗi phòng ban phải tự bảo quản các thiết bị trong phòng và báo ngay
cho văn phòng khi có hỏng hóc máy móc.


Tình hình quản lý trang thiết bị:
- Việc kiểm tra bảo dưỡng được thực hiện theo định kì với sự thực hiện của Văn
phòng, đối với hoạt động của máy photo vì hoạt động thường xuyên với số lượng
văn bản lớn vì vậy hay xảy ra hỏng hóc nên thường xuyên phải sửa chữa và thay
mực.
c. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng.
Việc ứng dụng phần mềm vào công tác văn phòng làm cho việc quản lý văn bản,

quản lý công việc được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng. UBND Huyện chú trọng
trong việc sử dụng các phần mềm.
Hiện nay tại cơ quan đang ứng dụng các phần mềm sau:
- Phần mềm quản lý văn bản Tpoffice: giúp quản lý văn bản đi và chuyển phát văn
bản. Các văn bản khi yêu cầu ký số điện tử để chuyển gửi cho các cơ quan cấp trên
và cập nhật lên trang thông tin điện tử của Huyện.
- Phần mềm theo dõi thực hiện công việc, nhiệm vụ của UBND giao: quản lý những
nhiệm vụ, công văn mà UBND Tỉnh giao, kết quả thực hiện công việc sẽ được
UBND Tỉnh thông tin phản hồi theo định kì đánh giá dựa trên phần trăm mức độ
d.

-

hoàn thành công việc có thời hạn ngắn và dài.
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel ( do phòng Nội Vụ quản lý )
Nhận xét chung
Ưu điểm
Việc sử dụng phần mềm giúp cập nhật thông tin nhanh chóng, mức độ chính xác

cao.
- Các trang thiết bị phục vụ thiết thực cho quá trình hoạt động của Văn phòng và cơ

-

quan.
Là cơ sở để tiếp tục ứng dụng những phần mềm khác.
Hạn chế
Các máy photo thường xuyên bị hỏng gây cản trở trong quá trình làm việc.
Các trang thiết bị văn phòng nhiều chiếc cũ trục trặc các vấn đề

 Giải pháp
- Thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng máy móc, thiết bị
- Thanh lý những máy móc cũ hỏng, bổ sung ngân sách để mua sắm trang thiết bị
mới.
- Thực hiện tốt việc bảo quản và sử dụng trang thiết bị đúng quy cách.
- Các phần mềm trong công tác văn thư lưu trữ cần được ứng dụng.