Xây dựng văn hoá công sở của các cán bộ công chức tại UBND phường Giang Biên quận Long Biên TP. Hà Nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (427.63 KB, 84 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................3
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................4
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài..................................4
4. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................4
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:......................5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.............................................................................5
7. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................5
Phần I...................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG.................6
1. Giới thiệu về UBND phường Giang Biên - quận Long Biên - thành phố Hà Nội..........6
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Giang Biên quận Long Biên - TP. Hà Nội..............................................................................................8
2.1. Chức năng của UBND phường Giang Biên.................................................................8
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Giang Biên................................................8
2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Giang Biên..........................................................9
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại
UBND phường Giang Biên...............................................................................................12
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................................12
3.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..................................12
3.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.......17
4. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường Giang Biên.............................29
4.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
phường Giang Biên ...........................................................................................................29
4.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác ...............................................32
4.2.1 Công tác xây dựng Chương trình.............................................................................32
4.2.2. Công tác xây dựng Kế hoạch...................................................................................33
4.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.................................................34
4.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan..................36
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND phường................42
4.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với
quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá..........................................................................43
4.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản..................................................45
4.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện
hành của cơ quan...............................................................................................................47
4.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị..............................................50
4.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức......................................................52
5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của phường Giang Biên....................................54
6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.............55
6.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng .....55
6.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. ................................................56
6.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan ............................................................................................................57
Phần II................................................................................................................60
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................60
Chương 1............................................................................................................60
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ................................................60
1.1. Khái niệm về văn hóa công sở....................................................................................60
1.1.1. .Khái niệm về văn hóa và văn hóa công sở..............................................................60
1.1.1.1. Văn hóa là gì?.......................................................................................................60
1.1.1.2. Văn hóa công sở là gì?..........................................................................................61
1.1.2. Sự ảnh hưởng của văn hóa công sở đến việc điều hành, tổ chức.............................62
1.2. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở..........................................................................62
1.2.1. Vai trò......................................................................................................................62
1.2.2. Ý nghĩa.....................................................................................................................63
Chương 2............................................................................................................64
THỰC TRẠNG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ HIỆN NAY TẠI
UBND PHƯỜNG GIANG BIÊN - QUẬN LONG BIÊN – TP. HÀ NỘI.....64
2.2. Công tác quản lý nhà nước tại UBND phường Giang Biên.......................................64
2.2.1. Khái niệm quản lý....................................................................................................64
2.2.2. Khái niệm quản lý nhà nước....................................................................................64
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.3. Công tác quản lý nhà nước tại UBND phường........................................................64
2.3. Những vấn đề liên quan tới văn hóa công sở tại UBND phường...............................65
2.3.1. Trang phục, lễ phục, đeo thẻ, quốc kỳ, quốc huy....................................................65
2.3.2. Bài trí khuôn viên công sở.......................................................................................65
2.3.3. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức và viên chức........................................66
2.3.3.1. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân.........................................................................66
2.3.3.2. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp...................................................................68
2.3.3.3. Giao tiếp qua điện thoại........................................................................................68
2.3.4. Thái độ trách nhiệm và cách làm việc trong công việc...........................................69
2.3.5. Thời gian làm việc...................................................................................................69
2.3.6. Trách nhiệm với công việc......................................................................................70
Chương 3............................................................................................................72
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ
TẠI UBND PHƯỜNG GIANG BIÊN - QUẬN LONG BIÊN - TP. HÀ NỘI
.............................................................................................................................72
3.1. Kiến nghị.....................................................................................................................72
3.3. Giải pháp.....................................................................................................................73
3.3.1. Chú trọng xây dựng phẩm chất đạo đức văn hóa công sở.......................................73
3.3.2. Cần xây dựng văn hóa công sở xác thực, rõ ràng....................................................74
3.3.3. Phải xây dựng chiến lược văn hóa công sở..............................................................74
KẾT LUẬN........................................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................77
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn ThS. Nguyễn Mạnh
Cường - Giảng viên khoa Quản trị văn phòng, người thầy đã tận tình giảng dạy,
hướng dẫn tôi trong quá trình học để tôi thực hiện tốt báo cáo thực tập này.
Và báo cáo này sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của
lãnh đạo Đảng ủy - HĐND - UBND phường Giang Biên, các cô, chú, anh chị
trong cơ quan, đặc biệt là các anh chị CBCC Văn phòng HĐND & UBND
phường và các bộ phận chuyên môn đã chia sẻ công việc, tận tình giúp đỡ và tạo
điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành tốt chuyến thực tập cũng như hoàn thiện báo
cáo này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị, các bạn lớp Đại học liên
thông Quản trị văn phòng K14A - những người đã giúp đỡ và góp ý cho tôi
trong quá trình xây dựng báo cáo.
Với thời gian thực tế là 08 tuần (từ ngày 04/7/2016 đến ngày 28/8/2016) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn và
cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào công
tác thực tiễn. Trong suốt thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công
tác văn phòng như một nhân viên văn phòng thực thụ. Qua đó tôi đã tự rèn luyện
được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp
vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của văn phòng.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ
hướng dẫn, các nghiệp vụ văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp
nơi công sở của cá nhân tôi đã cải thiện rất nhiều - đó là kết quả lớn nhất mà tôi
đạt được.
Tôi viết báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị văn
phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo bộ môn chuyên
ngành, giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ sở, kiến thức
phục vụ công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới đất
nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà.
Vì kiến thức có hạn và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên trong khuôn
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khổ báo cáo này không tránh khỏi những sai sót, hạn chế.
Một lần nữa xin được gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn của
trường Đại học Nội vụ, cán bộ hướng dẫn tại Văn phòng HĐND & UBND
phường Giang Biên đã tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là báo cáo thực tập do tôi thực hiện.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong báo cáo đều do tôi thu
thập, chưa từng được công bố ở các nghiên cứu khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về tính xác thực trong báo cáo của mình.
Hà Nội, ngày 06 tháng 9 năm 2016
Sinh viên
Vũ Hoa Hồng
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
Từ viết tắt
UBND
HĐND
CBCCVC
CNV
CNTT
TTHC
HĐLĐ
CCHC
Tên cụm từ viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Cán bộ công chức viên chức
Công nhân viên
Công nghệ thông tin
Thủ tục hành chính
Hợp đồng lao động
Cải cách hành chính
Vũ Hoa Hồng
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng
nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”.
Như vậy, công tác văn phòng có vai trò quan trọng trong hoạt động của
một cơ quan, đơn vị. Nhất là trong bối cảnh hiện nay, Việt Nam trên con đường
hội nhập kinh tế thế giới đã tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức
đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế
và khả năng cạnh tranh của mình. Trong đó, việc đổi mới công tác văn phòng là
vấn đề cần thiết và việc đẩy mạnh thực hiện văn hóa công sở là 1 trong những
nội dung cần được quan tâm hàng đầu để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã
hội trong giai đoạn mới, góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng một nền hành
chính trong sạch, minh bạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả.
Thực tế cho thấy văn hóa công sở trong hoạt động của cơ quan nhà nước
là vô cùng quan trọng. Nó không chỉ tác động đến hoạt động của cơ quan nhà
nước mà ảnh hưởng của văn hóa công sở còn có những tác động tích cực trong
việc tổ chức hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước, thể hiện văn minh của
một nước đang trên đà phát triển và mang lại lợi ích thiết thực cho cộng đồng xã
hội để tạo điều kiện cho sự phát triển chung của đất nước.
Những năm gần đây, Đảng và nhà nước không ngừng quan tâm đến vai
trò của văn hoá nói chung và văn hoá công sở nói riêng, đối với việc bồi dưỡng
cán bộ, công chức đồng thời phát huy nhân tố con người nhằm tiến tới mục tiêu
“xây dựng một nền văn hoá tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc”. Chúng ta đang
tiến hành xây dựng phong trào văn minh công sở. Đây là việc làm cần thiết để
nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính quốc gia trong tiến
trình hội nhập quốc tế. Muốn vậy chúng ta cần có nhũng bước đi đúng đắn trong
việc khắc phục nhũng hạn chế, tích cực đổi mới nhằm hoàn thiện các chính sách
pháp luật.
Vũ Hoa Hồng
1
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chính vì tầm quan trọng đó mà tôi chọn đề tài “Xây dựng văn hoá công
sở của các cán bộ công chức tại UBND phường Giang Biên - quận Long Biên
- TP. Hà Nội”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Nói đến văn hóa công sở, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học đề cập. Vấn đề văn hóa công sở không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà
còn là vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số
công trình khoa học tiêu biểu về văn hóa công sở có thể nêu như sau:
2.1. Cuốn sách “Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao tiếp công sở” do tác
giả Võ Bá Đức, nhà nghiên cứu và giảng dạy về văn hóa biên soạn, xuất bản
năm 2012.
Cuốn sách được biên soạn trên cơ sở nghiên cứu, chọn lọc và đúc kết từ
nhiều tài liệu do chính tác giả sưu tầm cùng với việc nghiên cứu, khảo sát thực
tiễn trong nhiều năm. Đây là một tài liệu mang tính chất hướng dẫn có giá trị
thiết thực giúp các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, đơn vị xã, phường, thị
trấn, doanh nghiệp, trường học … có nhận thức đúng đắn vai trò của văn hóa và
trách nhiệm của mỗi người chúng ta trong sự nghiệp xây dựng nền văn hóa Việt
Nam tiên tiến trong hiện tại và tương lai.
2.2. Cuốn sách “Văn hóa ứng xử và nghệ thuật giao tiếp nơi công sở” của
Nxb Lao động, xuất bản năm 2013 đã tổng hợp các kỹ năng giao tiếp nơi công
sở, kỹ năng ứng xử với đồng nghiệp, với cấp trên và cấp dưới.
Bên cạnh đó có thể kể đến một số tác phẩm của tác giả như GS.Trần Ngọc
Thêm, Trần Quốc Vượng với tác phẩm cơ sở văn hoá việt nam, GS.Phan Ngọc
với tác phẩm văn hoá Việt Nam và các tiếp cận mới…Ngoài ra còn có một số
công trình nghiên cứu khác trên một số trang tạp chí chuyên ngành như: Văn
hoá tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hoá công sở của tác giả Trần Thị
Thanh Thuỷ, đề tài văn hoá công sở của ban chỉ đạo cải cách hành chính của
Chính phủ(2006).
Theo nghiên cứu của Ts.Trần Mai ước (2003) trường Đại học Ngân hàng
TP Hồ Chí Minh với đề tài bàn luận về văn hoá cồng sở đã chỉ ra những quan
Vũ Hoa Hồng
2
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
điểm của chính tác giả về vai trò, thực trạng của văn hoá công sở và đưa ra các
giải pháp cơ bản để tiếp tục thực hiện quy chế văn hoá công sở hiệu quả, góp
phẩn thực hiện vào mục tiêu xây dựng được một nền hành chính phục vụ trong
sạch, minh bạch, vững mạnh chuyên nghiệp , hiện đại và hoạt động có hiệu quả.
Tác giả Nguyễn Hoàng Linh Chi (2014) với đề tài văn hoá công sở trong
các cơ quan hành chính nhà nước cũng đã chỉ ra được thực trạng văn hoá công
sở trong các cơ quan hành chính nhà nước ta hiện nay và cũng đã đưa ra được
những khuyến nghị, biện pháp cải thiện: Cần cải thiện cách ăn mặc của nhân
viên, cách giao tiếp và đặc biệt là phải biết quý trọng nhân dân. Những điều này
không chỉ nói ở miệng, nói cho nhau nghe mà phải được thực hiện dựa trên
những văn bản bắt buộc do nhà nước ban hành kèm theo sự khen thưởng, khen
ngợi, xử phạt đúng người.
Những nghiên cứu trên cũng đã phần nào chỉ ra được thực trạng cũng như
làm sáng tỏ một số vấn đề trong thực hiện văn hoá công sở. Tuy nhiên vấn đề
“Văn hoá công sở” vẫn luôn là một chủ đề muôn thuở mà chúng ta cần học hỏi,
rèn luyện và đi sâu vào nghiên cứu.
* Nguồn tài liệu tham khảo
Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/1007 của Thủ tướng Chính phủ
về ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND & UBND;
Giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở. Nxb Khoa học và kỹ thuật. Hà Nội,
2012;
Giáo trình quản trị văn phòng. Cơ sở văn hóa Việt Nam. Nghi thức nhà
nước…;
Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp của các khóa trước ví dụ như: Đề tài
Thực trạng văn hóa trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay….
Cổng thông tin điện tử quận Long Biên: longbien.gov.vn
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Xây dựng văn hóa công sở tại UBND
phường Giang Biên - quận Long Biên - thành phố Hà Nội”.
Vũ Hoa Hồng
3
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng việc xây dựng văn hóa công sở tại UBND phường Giang Biên
- quận Long Biên - thành phố Hà Nội.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu toàn bộ các yếu tố liên quan đến thực hiện quy chế văn hóa
công sở và chuẩn mực xử sự, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên
chức tại UBND phường Giang Biên - quận Long Biên - thành phố Hà Nội.
4. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về văn hóa công sở.
- Tìm hiểu thực trạng văn hóa công sở tại UBND phường Giang Biên
trong thời gian qua, phân tích những ưu điểm cũng như những hạn chế của văn
hóa công sở và tìm ra nguyên nhân.
- Đề xuất một số giải pháp để xây dựng văn hóa công sở chuẩn mực.
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước.
Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên
chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ CBCCVC
có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Văn hóa công sở có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt, nó thể hiện đến
chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc
khoa học của đội ngũ cán bộ, công chức nhằm góp phần vào quá trình cải cách
hành chính nhà nước.
Khơi dậy, phát huy được nhân lực, tạo được nét văn hóa riêng cho mỗi
công sở, có sự đồng thuận chung của các cá nhân trong từng tổ, nhóm riêng và
trong toàn tổ chức nói chung.
Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, tạo bầu không khí làm việc
khoa học, công minh, tránh để các thành viên trong tổ chức nghi kị, không phục
Vũ Hoa Hồng
4
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp trên, khiếu kiện.
Ngăn nắp trong công việc tạo môi trường làm việc sạch sẽ, tạo nhu cầu
cho các nhân viên, tập thể, cũng như các hoạt động giao lưu giữa các cá nhân,
tổ, nhóm với nhau với mục tiêu tăng cường sự hợp tác, trao đổi sáng kiến, kinh
nghiệm... để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Qua đó tạo ra cơ hội
để mỗi thành viên có thể khẳng định vị thế và thăng tiến trong tổ chức.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng:
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
như sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước, các tư liệu tham khảo, nguồn tin từ mạng Internet.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Là phương pháp được vận
dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo và cán
bộ công chức viên chức UBND phường Giang Biên. Với phương pháp này,
chúng ta có thể thu thập các số liệu và nhận xét đưa vào trong đề tài một cách
xác thực nhất, đồng thời có thể thu được những thông tin mà không thể tìm thấy
trong các nguồn tư liệu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng nền
văn hóa công sở hiện đại trong những năm tiếp theo.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ công tác tại cấp xã, phường, thị trấn và các cơ quan trực thuộc quận.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 phần:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.
Phần II. Thực trạng việc xây dựng văn hóa công sở tại UBND phường
Giang Biên - quận Long Biên - TP. Hà Nội.
Vũ Hoa Hồng
5
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III. Đánh giá chung và đưa ra những biện pháp nhằm xây dựng văn
hóa công sở tại UBND phường Giang Biên.
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG
1. Giới thiệu về UBND phường Giang Biên - quận Long Biên - thành
phố Hà Nội.
Giang Biên là tên chữ để chỉ vùng đất Vự Đàm ngày xưa. Giang là sông,
Biên là ven bờ, Giang Biên là vùng dân cư sống bên bờ sông Đuống. Giang Biên
có nhiều cụm di tích lịch sử văn hoá thờ các danh nhân của cả nước như Lý Bí,
Lý Chiêu Hoàng, Hộ Quốc Tướng quân Đinh Điền, tướng Nguyễn Nộn…
Giang Biên mảnh đất không chỉ rất nổi tiếng với nghề trồng rau, muối
dưa, bện thừng, đan võng mà còn nổi tiếng bởi truyền thống đấu tranh anh dũng
chống giặc ngoại xâm.
Trong kháng chiến chống thực dân Pháp, Giang Biên là một trong những
xã đầu tiên của Tỉnh Bắc Ninh thành lập Mặt trận Việt Minh. Ngày 19/8/1945,
cùng với nhân dân Thủ đô, nhân dân Giang Biên đã xông lên phá kho thóc, cướp
Phủ giành Chính quyền về tay nhân dân. Hoà bình lập lại, trong cuộc xây dựng
CNXH, Giang Biên đã dẫn đầu tỉnh Bắc Ninh, sau này là ngoại thành Hà Nội về
phong trào hợp tác hoá nông nghiệp.
Trong kháng chiến chống Mỹ cứu nước, Giang Biên lại vững vàng vừa
sản xuất, vừa chiến đấu, vừa chi viện sức người, sức của cho miền Nam và đã
trở thành một pháo đài thép bên sông. Kháng chiến chống Mỹ cứu nước thắng
lợi, non sông thu về một mối, Đảng bộ và nhân dân Giang Biên bắt tay vào khôi
phục và phát triển kinh tế.
Trong các thời kỳ kháng chiến, Giang Biên được Nhà nước trao tặng 2
huân chương lao động hạng ba, 1 huân chương kháng chiến hạng ba, 1 huân
chương chiến công hạng nhì và nhiều bằng khen, giấy khen. Phường có 109 liệt
sĩ, 37 thương binh, 4 Mẹ Việt Nam anh hùng, có 1398 người tham gia hoạt động
cách mạng. Giang Biên được Đảng và Nhà nước phong tặng đơn vị Anh hùng
Vũ Hoa Hồng
6
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lực lượng vũ trang nhân dân năm 1998.
Hơn 10 năm qua, dưới sự lãnh đạo của Quận uỷ, HĐND, UBND quận
Long Biên, Đảng, Chính quyền và các tầng lớp nhân dân phường Giang Biên đã
chủ động nắm bắt các nguồn lực tiềm năng của địa phương, vận dụng sáng tạo
các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước vào điều kiện thực tế của địa
phương, khơi dậy sức dân tập trung phát triển kinh tế, xây dựng hệ thống chính
trị trong sạch vững mạnh, giữ vững an ninh trật tự an toàn xã hội.
Quận Long Biên được thành lập, Giang Biên trở thành Phường và chính
thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2004 trên cơ sở giữ nguyên diện tích đất tự
nhiên và dân số của xã Giang Biên.
Về địa giới hành chính, Giang Biên là phường nằm ở khu vực Nam
Đuống, cách trung tâm Hà Nội 12 km. Phía Đông và phía Bắc giáp huyện Gia
Lâm; phía Tây giáp phường Đức Giang, Việt Hưng; phía Nam giáp phường
Phúc Lợi.
(Xem Phụ lục 04)
Chạy qua địa bàn phường là đê sông Đuống, chia địa hình của phường
thành vùng trong đồng và vùng ngoài bãi.
Phường có tổng diện tích đất tự nhiên năm 2014 là 434,63 ha, trong đó đất
nông nghiệp là 179,68 ha; đất phi nông nghệp là 254,95 ha; đất chưa sử dụng là 0
ha.
Về dân số và lao động: Toàn phường có 20 tổ dân phố thuộc cụm dân cư
Quán Tình, Tình Quang, khu Tái định cư và 13 tổ dân phố thuộc khu Đô thị mới
Việt Hưng. Toàn phường với tổng số 4.986 hộ, 18074 khẩu. Trong đó số hộ có
ruộng sản xuất nông nghiệp là 1.016 hộ (chiếm 20,37%) và 3.160 khẩu nông
nghiệp (chiếm 17,48%); số lao động trực tiếp sản xuất nông nghiệp là 1.764 lao
động. Những lao động sản xuất nông nghiệp này tập trung chủ yếu trên địa bàn 7 tổ
dân phố, từ TDP số 01 đến TDP số 07. Năm 2014, phường thành lập thêm 02 Tổ
dân phố thuộc khu Tái định cư và khu CT 21, lấy tên là TDP số 18 và TDP số 19.
Năm 2015, tổ dân phố số 20 thuộc khu tái định cư tiếp tục được thành lập.
UBND phường có chức năng quản lý hành chính nhà nước, nghĩa là thực
Vũ Hoa Hồng
7
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện hoạt động chấp hành và điều hành. Hoạt động chấp hành và điều hành là
hoạt động được tiến hành trên cơ sở Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và để thực hiện
pháp luật.
UBND phường là cơ quan hành chính nhà nước hoạt động mang tính
quyền lực nhà nước, được tổ chức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân
chủ, nhân danh nhà nước khi tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiện
các quyền và nghĩa vụ pháp lý.
UBND phường có cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn do pháp luật quy định.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
phường Giang Biên - quận Long Biên - TP. Hà Nội
2.1. Chức năng của UBND phường Giang Biên
Điều 8 Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 quy định:
UBND phường do HĐND phường bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa
phương, HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở
Có mối liên hệ mật thiết với nhân dân, với các cấp uỷ đảng và nhà nước
cấp trên, là cơ quan tổ chức và thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của
cấp trên với nhân dân. UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập chung dân
chủ, tập thể làm việc, cá nhân phụ trách.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Giang Biên
Nhiệm vụ quyền hạn của UBND đã được quy định tại Điều 59 Luật tổ
chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 và trong Pháp lệnh về nhiệm vụ,
Vũ Hoa Hồng
8
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyền hạn cụ thể của HĐND và UBND các cấp năm 1996 của Uỷ ban thường
vụ Quốc hội), trong đó quy định:
Trong lĩnh vực thực hiện quản lý nhà nước: UBND thống nhất quản lý
nhà nước trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh quốc phòng… ở
địa phương.
Trong lĩnh vực pháp luật: UBND tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến
pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và HĐND
cùng cấp.
Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền nhà nước ở địa phương: UBND
chịu trách nhiệm chính trong tổ chức chỉ đạo thực hiện việc bầu cử đại biểu
Quốc hội và HĐND ở địa phương.
Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát: UBND giám sát việc thi hành hiến
pháp, luật các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và thực hiện nghị
quyết của HĐND trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực
lượng vũ trang nhân dân ở địa phương.
2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Giang Biên
Cơ cấu tổ chức của UBND được quy định trong Luật tổ chức chính quyền
địa phương năm 2015. Theo đó UBND do HĐND cùng bầu tại kỳ họp thứ nhất
của khoá gồm có 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và các thành viên UBND.
* Chủ tịch UBND: Là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của
mình và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp
trên và HĐND cùng cấp.
Chủ tịch UBND phường có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và
quyền hạn theo Hiến pháp, pháp luật và Luật Tổ chức chính quyền địa phương;
lãnh đạo công tác của UBND phường, các thành viên UBND phường, các cán
bộ, công chức UBND phường.
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có
tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND phường.
Vũ Hoa Hồng
9
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có trách nhiệm, quyền hạn giải quyết các công việc và quyết định những
vấn đề được quy định tại Điều 36, Điều 64, Điều 121 Luật Tổ chức chính quyền
địa phương và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
Chủ tịch.
* Các Phó Chủ tịch:
Là người giúp Chủ tịch, được phân công phụ trách thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều 122 Luật Tổ chức chính quyền địa
phương. Phó Chủ tịch có trách nhiệm:
Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND
phường tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà
nước; các nghị quyết của Đảng ủy, HĐND phường; các Quyết định, C hỉ thị,
Kế hoạch, của UBND phường; các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch; các vấn
đề quản lý khác trong lĩnh vực được Chủ tịch phân công; phát hiện và báo cáo
đề xuất Chủ tịch những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung;
Chủ trì xử lý những vấn đề cần phối hợp liên ngành và xem xét, xử lý
những kiến nghị của các đơn vị, bộ phận chuyên môn thuộc thẩm quyền của
Chủ tịch trong phạm vi được phân công;
Thường xuyên theo dõi và xử lý các vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực, đơn vị,
địa bàn được phân công phụ trách. Giải quyết những vấn đề phát sinh hằng ngày
thuộc phạm vi phụ trách. Định kỳ hoặc đột xuất, Phó Chủ tịch làm việc, kiểm tra
các mặt công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị, bộ phận
chuyên môn.
Chỉ đạo các đơn vị, bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường xây dựng kế
hoạch, phương án, văn bản để ban hành theo thẩm quyền hoặc trình UBND
phường, Chủ tịch;
Các Phó Chủ tịch tham gia tố tụng trong các vụ án hành chính theo ủy quyền
của Chủ tịch và thực hiện các công việc, nhiệm vụ đột xuất khác theo sự phân công
của Chủ tịch.
Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm về chất lượng nội dung, tiến độ xây dựng
và tổ chức thực hiện các kế hoạch, phương án, các chính sách pháp luật của nhà
Vũ Hoa Hồng
10
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nước và các văn bản của cấp trên đối với các lĩnh vực, đơn vị phụ trách;
Chấp hành và thực hiện những công việc khác do Chủ tịch UBND
phường giao.
* Các thành viên của UBND:
Được Chủ tịch phân công phụ trách quản lý những ngành, lĩnh vực
chuyên môn nhất định hoặc theo sự phân công hoặc ủy quyền của UBNd
phường, Chủ tịch. Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành,
lĩnh vực được phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu
trách nhiệm về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà nước hữu quan.
Tham gia giải quyết các công việc chung của tập thể UBND phường;
cùng tập thể UBND phường quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền và trách
nhiệm của UBND phường; nghiên cứu, đề xuất với UBND phường, Chủ tịch
các chủ trương, giải pháp cần thiết thuộc thẩm quyền của UBND phường trong
và ngoài lĩnh vực mình phụ trách; chủ động báo cáo trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ
tịch về các công việc của
Thành viên UBND phường chủ động tham mưu, đề xuất xây dựng các Kế
hoạch, phương án, văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực phụ trách.
Tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND và trả lời kịp thời, đầy đủ các
Phiếu lấy ý kiến Thành viên UBND phường.
Thực hiện kế hoạch tiếp dân, đối thoại với nhân dân về các vấn đề thuộc
phạm vi phụ trách, thuộc phạm vi của UBND phường nếu được phân công;
thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn việc thi hành chính sách, pháp luật, việc thực
hiện kế hoạch và các quyết định của UBND phường, Chủ tịch về lĩnh vực phụ
trách; nắm chắc tình hình thực tế để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác.
Mỗi Ủy viên UBND phường phải chủ động phối hợp chặt chẽ với Ủy ban
kiểm tra Đảng ủy; khối dân vận; Cán bộ tổ chức Đảng; Cán bộ tuyên giáo Đảng
ủy; Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc phường và các đoàn thể chính
trị - xã hội phường; thực hiện đầy đủ nhiệm vụ theo các Quy chế và quy định có
liên quan; nghiên cứu, giải quyết và chủ động báo cáo, đối thoại, trả lời các kiến
nghị chất vấn của đại biểu HĐND phường, kiến nghị của cử tri, kiến nghị của
Vũ Hoa Hồng
11
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội về những vấn đề thuộc
lĩnh vực phụ trách.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Giang Biên (xem phụ lục 01)
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng tại UBND phường Giang Biên
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
* Khái niệm văn phòng:
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Thường trực HĐND & UBND trong
công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan.
- Hầu hết các cơ quan đều có văn phòng, một số cơ quan văn phòng được
gọi là phòng Hành chính – Tổ chức hoặc Phòng Hành chính – Quản trị.
Tại phường Giang Biên, Văn phòng được gọi là Văn phòng HĐND &
UBND phường (gọi tắt là Văn phòng).
3.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Chức năng của văn phòng:
Là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, chức năng của văn
phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến để
lãnh đạo cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng
nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn
phòng vừa đề xuất ý kiến vừa thực hiện công việc khi có sự phê duyệt của lãnh
đạo. Tổ chức sử dụng, quản lý toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị của cơ
quan.
Hai chức năng có quan hệ chặt chẽ với nhau và đều đáp ứng nhu cầu công
tác của lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Giúp Chủ tịch UBND xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần,
tháng, quý cho lãnh đạo UBND.
Vũ Hoa Hồng
12
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thu thập thông tin, tổng hợp thông tin, xử lý và tham mưu, cung cấp
thông tin kịp thời cho lãnh đạo, phục vụ cho quá trình điều hành và quản lý.
+ Giúp UBND thống nhất quản lý việc ban hành văn bản, soạn thảo các
loại văn bản hành chính thông thường, tham gia vào soạn thảo văn bản quy
phạm pháp luật theo sự phân công.
+ Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ, hành chính của cơ quan.
+ Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra và đề xuất ý kiến, kiến giải quyết các
công việc hàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản.
+ Tổ chức truyền đạt các Nghị Quyết, Quyết định của UBND cho các
ngành, đơn vị và theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó.
+ Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ hành
chính ở cơ quan.
+ Là bộ phận chính, trực tiếp thực hiện và phối hợp cùng các đơn vị, bộ
phận tổ chức họp, hội nghị, Đại hội.
+ Quản lý và tổ chức sử dụng cơ sở vật chất cơ quan. Đảm bảo đầy đủ về
cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạt động của cơ quan.
+ Quản lý và tổ chức sử dụng hợp lý nguồn kinh phí thuộc tài khoản văn
phòng.
+ Quản lý, tổ chức biên chế về nhân sự thuộc văn phòng.
Với chức năng và nhiệm vụ quan trọng, văn phòng đã khẳng định vai trò
không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng
( Xem Phụ lục 02)
Dựa theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, văn phòng HĐND &
UBND phường Giang Biên được tổ chức như sau:
* Bộ phận Tổng hợp: Do 01 công chức Văn phòng – Thống kê và 03
HĐLĐ đảm nhiệm việc tham mưu - Tổng hợp.
+ Đ/c Nguyễn Thị Hoài - Công chức Văn phòng - Thống kê:
Được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân trước chủ tịch
Vũ Hoa Hồng
13
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND phường những nội dung công việc sau:
- Tham mưu tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND trong các
lĩnh vực: Văn phòng, Thống kê, Tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng, kỷ luật,
tín ngưỡng, tôn giáo trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng con dấu của UBND và HĐND theo đúng quy định
của pháp luật.
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND.
- Chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND,
UBND phường.
- Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân phường.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội; tổng hợp, thống kê báo cáo tình hình
phát triển kinh tế, xã hội trên địa bàn phường. Dự thảo các văn bản theo yêu cầu
của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân phường.
- Làm thư ký ghi chép tại các hội nghị, cuộc họp của UBND phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch UBND phường giao.
+ Đ/c Nguyễn Thị Phương - HĐLĐ:
- Tham mưu theo dõi công tác quản lý nhà nước về công tác Thi đua khen
thưởng; Tôn giáo; dân tộc và thanh niên trên địa bàn phường.
- Thực hiện công tác Thống kê theo Kế hoạch của Chi cục thống kê quận.
- Xây dựng Kế hoạch và tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm khối KT-ĐT.
- Tổng hợp kết quả tự kiểm tra công vụ; Thiết lập hồ sơ kiểm tra công vụ
theo quy định.
- Theo dõi và nhập hồ sơ vào phần mềm quản lý đối với cán bộ, công chức,
HĐLĐ cơ quan UBND phường theo quy định.
- Tổng hợp số liệu báo cáo thống kê các cuộc họp và đánh giá tổ chức các
cuộc họp hàng tháng theo quy định.
Vũ Hoa Hồng
14
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lập hồ sơ lưu trữ và sổ theo dõi thi đua khen thưởng tại phường.
+ Đ/c Nguyễn Lan Anh - HĐLĐ:
- Trực tiếp phụ trách công tác Hành chính quản trị. Chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch UBND phường, trưởng bộ phận về hoạt động của lực lượng bảo
vệ, phục vụ của cơ quan.
- Thực hiện việc soạn thảo các giấy mời họp, hội nghị theo lịch, chương
trình công tác của HĐND, UBND đúng nội dung, thời gian, thành phần, địa
điểm tổ chức và phát hành đảm bảo kịp thời; in sao các tài liệu của HĐND,
UBND phường.
- Chỉ đạo công tác lễ tân, cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị,
tiếp khách của HĐND, UBND phường.
- Thực hiện lập danh sách các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ khi có yêu cầu.
- Tiếp nhận và phân loại các loại báo chí, tài liệu, giấy mời được gửi đến
UBND phường. Nếu có giấy mời hay văn bản khẩn gửi trực tiếp đến Văn phòng
thông báo trực tiếp đến lãnh đạo, các bộ phận chuyên môn để xử lý kịp thời.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Chủ tịch UBND phường giao.
+ Đ/c Trần Thị Bẩy – Hợp đồng văn phòng:
- Chịu trách nhiệm là đầu mối thực hiện Chương trình ISO của quận, phường
và xây dựng lịch công tác tuần của UBND phường; lịch công tác tuần bộ phận
Văn phòng - Một cửa.
- Theo dõi và thực hiện công tác phổ cập giáo dục trên địa bàn.
- Tổng hợp kết quả đánh giá cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp
đồng và mở hồ sơ quản lý kết quả đánh giá theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch và tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm khối VH-XH.
- Tổng hợp Biểu nhiệm vụ và đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ
hàng tháng.
- Theo dõi, đôn đốc các cán bộ, công chức, hợp đồng lao động thực hiện
nội quy, quy chế làm việc của UBND phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND phường giao.
Vũ Hoa Hồng
15
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Bộ phận Một
cửa): Do 01 Công chức Văn phòng -Thống kê và 01 Công chức Địa chính - Xây
dựng đảm nhiệm việc tiếp nhận và giải quyết TTHC.
+ Đ/c Dương Phê Đô - Công chức Văn phòng – Thống kê:
- Tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực tư pháp, hồ sơ chứng thực theo Nghị định
23/2015/NĐ-CP (Cán bộ bàn số 2).
- Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các bộ phận chuyên môn;
đôn đốc các bộ phận chuyên môn trả kết quả thụ lý hồ sơ hành chính và hồ sơ
chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đúng thời gian quy định; Ký nhận
phiếu giao nhận phòng ban giữa bộ phận một cửa và bộ phận chuyên môn.
- Trả hồ sơ đã giải quyết cho tổ chức, công dân; Kích trả trên phần mềm
quản lý hồ sơ một cửa; Thu lại Phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ hành chính đã có ký
nhận của tổ chức, công dân; Hướng dẫn và thu phí, lệ phí của tổ chức, công dân
theo quy định.
- Nhiệm vụ cụ thể do bộ phận “Một cửa” phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Chủ tịch UBND phường giao.
+ Đ/c Nguyễn Hồng Nhung - Công chức Địa chính – Xây dựng:
- Tiếp nhận hồ sơ hành chính và lĩnh vực đất đai (Cán bộ bàn số 1 – Bộ
phận Một cửa).
- Nhiệm vụ cụ thể do bộ phận “Một cửa” phân công.
+ Đ/c Nguyễn Thị Lan Dung - CB trả kết quả HSHC bộ phận “ Một cửa”:
- Hướng dẫn cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch tại bộ phận một cửa
- Nhiệm vụ cụ thể do bộ phận “Một cửa” phân công.
* Bộ phận phụ trách văn thư: Do 01 văn thư bán chuyên trách , đảm
nhiệm, thực hiện công tác văn thư của cơ quan (Đ/c Nguyễn Thị Diệu)
- Tổ chức công tác lập hồ sơ, thiết lập hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác
lưu trữ của cơ quan. Quản lý kho lưu trữ của cơ quan.
- Phối hợp các bộ phận liên quan tổ chức hội nghị của HĐND&UBND phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi chủ tịch UBND phường giao.
* Bộ phận phụ trách điện, nước: Do cán bộ Quản lý đô thị kiêm nhiệm
Vũ Hoa Hồng
16
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
(Đ/c Nguyễn Xuân Quế).
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống điện,
nước cho cơ quan.
* Bộ phận Tạp vụ: Do 01 HĐLĐ (đ/c Vũ Thị Lan) có nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm nhận, chuyển công văn, giấy mời, báo chí của ĐU,
HĐND, UBND, UBMTTQ, các đoàn thể của phường.
- Chuẩn bị Hội trường, phòng họp, lau dọn sạch sẽ bên trong Hội trường,
phòng họp; phục vụ nước uống trước và trong khi tổ chức các hội nghị, cuộc
họp của Đảng ủy, HĐND&UBND phường. Phối hợp phục vụ các cuộc họp, hội
nghị của các đoàn thể chính trị xã hội phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi chủ tịch UBND phường giao.
* Bộ phận bảo vệ: (Đ/c Nguyễn Đức Hà, Cam Văn Hùng) Có nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm về ca trực. Bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản công khu
vực trung tâm UBND phường, trông giữ ô tô, xe máy, xe đạp, tài sản khác của
cán bộ, công chức, HĐLĐ UBND phường, của khách đến giao dịch và liên hệ
công tác tại UBND phường.
- Hướng dẫn, phân loại khách ra vào làm việc tại cơ quan theo nội quy quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi chủ tịch UBND phường giao.
3.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
- Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của chính phủ,
quy định tổ chức, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã
thuộc tỉnh;
- Căn cứ Quy chế số 01/QC-NV ngày 04/01 2016 của Phòng Nội vụ quy
định về chế độ làm việc của Phòng Nội vụ;
Vị trí việc làm của văn phòng HĐND & UBND phường Giang Biên
gồm 04 vị trí:
1. Vị trí việc làm của cán bộ Văn phòng tổng hợp
2. Vị trí việc làm của cán bộ CNTT
3. Vị trí việc làm của cán bộ bộ phận “ một cửa’’
4. Vị trí việc làm văn thư lưu trữ
Vũ Hoa Hồng
17
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Xây dựng bản mô tả công việc cho văn phòng HĐND & UBND
a. Bản mô tả vị trí việc làm của cán bộ Văn phòng Tổng hợp
UBND PHƯỜNG GIANG BIÊN
VĂN PHÒNG HĐND&UBND
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL)
(Ban hành kèm theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25 tháng 6 năm 2013
của Bộ Nội Vụ)
Tên VTVL: Tham mưu công tác tổng hợp
Mã VTVL:
Ngày bắt đầu thực hiện:
Đơn vị công tác
Văn phòng HĐND & UBND phường
Quản lý trực tiếp
Phó Chủ tịch UBND phụ trách Khối Văn hóa - Xã hội
Quản lý chức năng
UBND phường
- Trong phòng: Phụ trách chung
Quan hệ công việc
- Với các bộ phận chuyên môn: quan hệ phối hợp ngang
Công việc liên quan
cấp
Các văn bản liên quan đến ngành, lĩnh vực được giao nhiệm
vụ.
Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTCV):
Đảm bảo thực hiện hoàn thành nhiệm vụ do lãnh đạo UBND phường phân công.
Giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác tham mưu cho lãnh đạo phường tham mưu,
tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ đột xuất, chuyên đề. Phối hợp với bộ phận
chuyên môn thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được phân công.
Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính
thời
gian (%)
Vũ Hoa Hồng
Tiêu chí đánh giá hoàn
thành công việc
18
Lớp ĐHLT. QTVP K14A
