Khóa luận quản trị văn phòng: Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin được gửi lời cảm ơn tới toàn thể
thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị những thức cần thiết để
em có thể thực hiện khóa luận này đồng thời em xin cảm ơn Ban lãnh đạo
công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội, Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thép
Mê Lin, Ban lãnh đạo Công ty TNHH xây dựng Xuân Tài đã giúp đỡ, tạo
điều kiện cho em trong quá trình tìm hiểu và khảo sát tư liệu phục vụ nghiên
cứu.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS. Nguyễn Thị Thu
Hường đã nhiệt tình hướng dẫm, chỉ bảo định hướng cho em trong suốt quá
trình hoàn thành khóa luận.
Do thời gian khảo sát thực tế và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế
nên khóa luận của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất
mong nhận được những nên khóa luận của em sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến nhận xét, đóng góp
của quý thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn./.
Hà Nội, ngày

tháng 8 năm 2015

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Cao Thị Thùy Linh

Cao Thị Thùy Linh

1 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài:.........................................................................6
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu.............................................................8
3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài:.....................................................................8
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................................9
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:..........................................................9
6. Phương pháp và thiết bị nghiên cứu:.....................................................10
7. Đóng góp mới của đề tài.......................................................................10
8. Cấu trúc của đề tài.................................................................................10
CHƯƠNG 1:..................................................................................................11
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN
PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ....................11
1.1 Văn phòng và chức năng nhiệm vụ của văn phòng............................11
1.1.1 Khái niệm.........................................................................................11
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ....................................................................12
1.1.2.1 Chức năng.....................................................................................12
- Chức năng thu thập và xử lý thông tin....................................................12
- Chức năng tham mưu..............................................................................13
- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan............................14
1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng...............................................................15
1.1.3 Vai trò của văn phòng......................................................................16
1.2.Văn hóa ứng xử và vai trò của văn hóa ứng xử..................................17
1.2.1 Khái niệm văn hóa ứng xử...............................................................17
Văn hóa ứng xử là một khái niệm mới được nghiên cứu trong một vài
thập kỷ qua, cách hiểu về khái niệm này còn rất khác nhau phản ánh sự
mới mẻ của thuật ngữ này. Văn hóa ứng xử là một từ ghép của hai từ văn
hóa và ứng xử............................................................................................17

Cao Thị Thùy Linh

2 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Thứ hai chúng ta cần phải hiểu ứng xử là gì?...........................................18
Vậy văn hóa ứng xử là gì?........................................................................19
1.2.2 Vai trò của Văn hóa ứng xử.............................................................20
1.3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử.............23
1.3.1.Thu thập và xử lý thông tin..............................................................23
1.3.2 Tham mưu, tổng hợp........................................................................24
1.3.3 Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác hậu cần.............................26
CHƯƠNG 2:..................................................................................................28
THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC..............28
XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP
VỪA VÀ NHỎ...............................................................................................28
2.1 Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ...................................................28
Khái niệm doanh nghiệp...........................................................................28
Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ.........................................................28
2.2Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tại một số doanh nghiệp.29
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Quảng cáo
TM Hà Nội................................................................................................29
- Sơ lược về sự hình thành phát triển của công ty.....................................29
- Giới thiệu chung về Công ty...................................................................30
- Chức năng:..............................................................................................30
- Nhiệm vụ.................................................................................................31
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Thép Mê Lin..................................................................................32
- Sơ lược về sự hình thành phát triển của công ty.....................................32
- Giới thiệu chung về Công ty...................................................................33
-Chức năng................................................................................................33
- Nhiệm vụ.................................................................................................33

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH xây dựng Xuân Tài........................................................................34

Cao Thị Thùy Linh

3 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


- Sơ lược về sự hình thành phát triển của công ty.....................................34
-Giới thiệu chung về Công ty....................................................................35
-Chức năng................................................................................................35
-Nhiệm vụ..................................................................................................35
2.3 Thực trạng trong việc thu thập thông tin để xây dựng văn hóa ứng xử.
...................................................................................................................36
2.3.1 Thông tin bên ngoài.........................................................................36
2.3.2 Thông tin bên trong..........................................................................37
2.4 Thực trạng trong việc tham mưu để xây dựng văn hóa ứng xử..........62
2.4.1. Trong việc xây dựng quy chế văn hóa ứng xử................................62
2.4.2. Trong việc tham mưu nâng cao ý thức nhân viên...........................63
2.5. Thực trạng trong việc giám sát và đảm bảo công tác hậu cần...........64
2.6. Một số nguyên nhân...........................................................................65
2.6.1. Khách quan......................................................................................65
2.6.2 Chủ quan..........................................................................................67
CHƯƠNG 3:..................................................................................................69
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN
PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ...............................................................69
3.1. Nhà nước ban hành đồng bộ văn bản về Quy chế văn hóa ứng xử nơi
công sở......................................................................................................69
3.2.Bồi dưỡng và nâng cao ý thứctạo tính chuyên nghiệp cho bộ phận văn

phòng.........................................................................................................70
3.3.Xây dựng quy chế tuyển dụng đáp ứng tối ưu yêu cầu công việc......71
3.4.Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp đặc biệt là tạo sự liên kết
chặt chẽ giữa nhân viên và lãnh đạo.........................................................71
3.5.Tham mưu cho lãnh đạo về việc thực hiện các chính sách phát triển
con người...................................................................................................78

Cao Thị Thùy Linh

4 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


3.6. Thực hiện chuẩn hóa văn hóa ứng xử tạo tính chuyên nghiệp tại bộ
phận văn phòng.........................................................................................80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................78
PHỤ LỤC.......................................................................................................80

Cao Thị Thùy Linh

5 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài:
Ca dao có câu:
“Lời nói chẳng mất tiền mua
Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”
Đây là một bài học dạy ta về cách đối nhân xử thế. Như chúng ta đã
biết giữa con người với nhau luôn có những mối quan hệ, mỗi mối quan hệ

khác nhau thì có cách giao tiếp, ứng xử khác nhau. Và giao tiếp ứng xử có thể
coi là đặc trưng quan trọng nhất trong hành vi của con người.Trong cuộc
sống, trong giao tiếp hằng ngày, con người luôn phải ứng phó với rất nhiều
tình huống, có những tình huống rất phức tạp và khó xử. Xã hội ngày càng
văn minh, nhu cầu về văn hóa ứng xử ngày càng cao, ứng xử một cách thông
minh, khôn khéo, tế nhị đạt tới mức độ nghệ thuật lại càng là vấn đề khó, đây
cũng được coi như là một thành công trong công việc cũng như bí quyết trong
cuộc sống hàng ngày.
Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thì văn hóa ứng xử
cũng chính là bí quyết làm nên sự khác biệt của các doanh nghiệp, tạo uy tín,
danh tiếng và sức sống cho các doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp thành
công nhờ vào nguồn nội lực của chính mình.Và một trong những chính sách
hiệu quả để giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững đó là xây dựng một
nền văn hoá doanh nghiệp nói chung và nền văn hóa ứng xử nói riêng vừa
mang bản sắc riêng độc đáo của doanh nghiệp mình mà vẫn phù hợp với xu
hướng chung của thời đại và nhất là phù hợp với các giá trị văn hoá truyền
thống của quốc gia dân tộc. Văn hoá ứng xử chính là một phần quan trọng của
văn hoá doanh nghiệp và chưa bao giờ nó được cả xã hội nói chung và những
người hoạt động kinh doanh nói riêng quan tâm như trong thời kỳ hội nhập
hiện nay. Các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp được xây dựng, duy trì

Cao Thị Thùy Linh

6 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


và phát triển sẽ tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong toàn doanh nghiệp, đó cũng
chính là nguồn nội lực to lớn của mỗi công ty. Văn hoá ứng xử hơn lúc nào
hết đòi hỏi phải được thiết lập bền vững và người ta không thể phủ nhận vai
trò của bộ máy văn phòng trong việc xây dựng, duy trì và phát triển nền Văn

hóa ứng xử của các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, đa phần chỉ có các tập đoàn lớn, các công
ty xuyên quốc gia mới chú trọng quan tâm đến việc phát triển văn hóa ứng xử.
Họ đã ban hành các quy chế riêng về văn hóa ứng xử như tập đoàn Sonova đã
ban hành bộ quy tắc ứng xử và được dịch ra mười bốn thứ tiếng. Hay các
công ty của Nhật Bản cũng rất quan tâm đến văn hóa ứng xử, họ có đào tạo
văn hóa ứng xử theo phong cách Nhật Bản cho nhân viên trước khi chính thức
làm việc. Nhưng đến với Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do
quy mô không lớn, số lượng nhân viên không nhiều, hơn nữa môi trường cạnh
tranh khốc liệt nên họ chưa chú trọng đến việc phát triển văn hóa ứng xử tại
doanh nghiệp mà để văn hóa ứng xử hình thành và phát triển theo bản năng
vốn có của con người.
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và sự tâm đắc của
bản thân bởi những nét đặc biệt trong văn hoá ứng xử tại các doanh nghiệp
vừa và nhỏ, em đã chọn đề tài khoá luận mang tên “Vai trò của văn phòng
trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của các doanh nghiệp vừa và nhỏ”
nhằm mục đích đánh giá được tầm quan trọng của văn hóa ứng xử và vai trò
của bộ máy văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanh
nghiệp. Từ đó đưa ra những đề xuất kiến nghị để góp phần nâng cao vai trò
của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệpđể từ
đó xây dựng môi trường văn hóa lành mạnh, mang tính chuyên nghiệp trong
hoạt động tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cao Thị Thùy Linh

7 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


2. Tổng quan tình hình nghiên cứu.
Giao tiếp và ứng xử đã từng được nhiều nhà khoa học, nhiều tác giả

đề cập tới. V.I Lênin khi bàn về quan hệ giữa người với nhau lệ thuộc vào sự
phát triển của lực lượng sản xuất đã từng viết “quan hệ giữa người với nhau
trong việc sản xuất những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của con
người là do sự phát triển của lực lượng sản xuất quyết định. Và chính những
mối quan hệ ấy giải thích được tất cả những hiện tượng của đời sống xã hội ”,
theo ông quan hệ giao tiếp, ứng xử trong lĩnh vực sản xuất vật chất là quan
trọng nhất của con người.
Ở Việt Nam các tác phẩm, tài liệu nghiên cứu về ứng xử đã có từ
những năm 1960 – 1970. Đó là các sáng tác viết về cung cách ứng xử như:
“Tâm lý học ứng xử”, tác giả Lê Thị Bừng, NXB Giáo Dục, 2001; “Nghệ
thuật ứng xử và sự thành công của mỗi người” của Nguyễn Ngọc Nam,
Nguyễn Công Khanh, Nguyễn Hồng Ngọc, NXB Thanh niên, 1995; “Giao
tiếp - ứng xử trong hoạt động kinh doanh” do PGS.TS. Bùi Tiến Quý chủ
biên, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2001, “Giao tiếp trong kinh doanh” do PTS.
Vũ Thị Phượng – Dương Quang Huy chủ biên, NXB Thống kê, 1998…
Gần đây có thêm nhiều tác giả đề cập đến vấn đề văn hóa công ty, văn
hóa doanh nghiệp như “Văn hoá và kinh doanh”, do GS. Phạm Xuân Nam
chủ biên, NXB Khoa học xã hội, 1996; cuốn “Doanh nghiệp, doanh nhân và
văn hoá”, tác giả Trần Quốc Dân, NXB Chính trị quốc gia, 2008…Song đề tài
vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của các công ty
vừa và nhỏ thì ít ai nghiên cứu đến.
3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài:
- Hệ thống hóa lý luận về vai trò của văn phòng trong việc xây dựng
văn hóa ứng xử trong hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cao Thị Thùy Linh

8 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

- Tìm hiểu thực tế vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa
ứng xử tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao vai trò của văn phòng
trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tạicác doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến:
+Văn phòng
+ Văn hoá ứng xử
+ Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử.
- Nghiên cứu và khảo sát thực trạng văn hoá ứng xử và vai trò của văn
phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn hoá ứng xử
và nâng cao vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của
các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Vai trò của văn phòng trong việc xây
dựng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cụ thể ở bài khóa luận
này, em đã khảo sát thực tế về văn hóa ứng xử tại Công ty Cổ phần Quảng
cáo TM Hà Nội, Công ty TNHH Thép Mê Lin, Công ty TNHH Xây dựng
Xuân Tài. Em lựa chọn ba công ty này là vì mỗi công ty kinh doanh sản xuất
trên những phương diện, lĩnh vực khác nhau, quy mô khác nhau, người đứng
đầu có phong cách lãnh đạo khác nhau và quy mô bộ máy văn phòng khác
nhau. Từ đó em sẽ có cái nhìn khách quan hơn về văn hóa ứng xử cũng như
vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanh
nghiệp hiện nay.
Phạm vi nghiên cứu:
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em đã nghiên cứu lý luận dựa trên

Cao Thị Thùy Linh

9 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


một số tài liệu tham khảo và tiến hành khảo sát thực tế về văn hoá ứng xử tại
Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội, Công ty Trách nhiệm hữu hạn thép
Mê Lin, Công ty Trách nhiệm hữu hạn xây dựng Xuân Tài.
6. Phương pháp và thiết bị nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp so sánh
Phương pháp phân tích tổng hợp
7. Đóng góp mới của đề tài.
Đề tài vừa mang tính khoa học, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong việc
nghiên cứu các vấn đề liên quan đến văn phòng, vai trò của văn phòng và ở
đây cụ thể là vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hoá ứng xử trong
các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Qua đó khẳng định vị thế của văn phòng trong
sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy không trực tiếp mang lại lợi nhuận nhưng
đã góp phần tạo hình ảnh, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp mình ra
bên ngoài.
8. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung nghiên cứu chính của khoá
luận gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về văn phòng và vai trò của văn phòng
trong việc xây dựng văn hóa ứng xử.
Chương 2:Thực trạng vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn
hóa ứng xử tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chương 3:Một số giải pháp góp phần nâng cao vai trò của văn phòng
trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cao Thị Thùy Linh

10 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN
PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ.
1.1 Văn phòng và chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.1 Khái niệm.
“Văn phòng” đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với tất cả mọi
người, từ dân công sở đến các cơ quan hành chính nhà nước. Bất kỳ tổ chức
nào khi thành lập đều phải có bộ phận làm công tác hành chính, giúp lãnh đạo
quản lý, điều hành các hoạt động chung của cơ quan – đó chính là văn phòng.
Vậy văn phòng là gì? Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về văn phòng. Trong
từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, (Nhà xuất bản khoa học và xã hội,
Hà Nội, năm 1997, trang 847) cho rằng: “Văn phòng là bộ phận phụ trách
công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”. Trong Từ điển Tiếng Việt
do Hoàng Phê chủ biên cũng nêu khái niệm giống như vậy. Theo cách định
nghĩa này thì Văn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến
giấy tờ, văn bản và phụ trách những công việc đảm bảo thông tin giao tiếp
trong một cơ quan.
Vương Hoàng Tuấn lại chia khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng và
nghĩa hẹp: Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan. Theo
nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” (Theo cuốn Kỹ năng và
nghiệp vụ văn phòng của Nhà xuất bản Trẻ, thành phố Hồ Chí Minh, năm
2000, trang 13).
Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức mà hoạt động của
văn phòng cũng có những mức độ và phạm vi khác nhau. Ở các cơ quan,
doanh nghiệp lớn, bộ máy văn phòng thường gồm đầy đủ các ban các bộ phận
với số lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng một

Cao Thị Thùy Linh

11 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


cách độc lập. Đối với các cơ quan doanh nghiệp có quy mô nhỏ và mang tính
chất thuần nhất đơn lẻ, bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu
đồng thời còn kiêm nhiệm thêm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài
chính… Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất như địa điểm hoạt động, giao
dịch, cơ sở hạ tầng cũng phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lý, vào quy mô
hoạt động của công tác văn phòng.
Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm những yếu tố vật
chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người… có trong văn
phòng cơ quan, đơn vị để thực hiện mục tiêu của cơ quan doanh nghiệp.
Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá
trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị.
Như vậy, tổng quát lại ta có thể hiểu: Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý
công văn giấy tờ nhằm mục đích phục vụ cho các hoạt động lãnh đạo, quản lý
có hiệu quả.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.
1.1.2.1 Chức năng
Trong thực tế có rất nhiều các quan niệm, cách nhìn khác nhau về văn
phòng, văn phòng cũng mang rất nhiều tên gọi khác nhau. Tuy nhiên, bất kỳ
một văn phòng của cơ quan nào cũng có chức năng thu thập và xử lý thông
tin, chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần
cho cơ quan.
- Chức năng thu thập và xử lý thông tin.
Chức năng đầu tiên cần nhắc tới là chức năng thu thập và xử lý thông
tin. Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơ

quan doanh nghiệp được tiến hành trôi chảy. Trong thời đại bùng nổ thông tin
như hiện nay, chức năng xử lý thông tin của văn phòng càng được chú trọng.
Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận, sàng lọc, xử lý và chuyển tới

Cao Thị Thùy Linh

12 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của sự cạnh tranh. Muốn được như
vậy, các văn phòng phải hiện đại hóa, tổ chức mạng lưới thông tin theo dạng
mạng ma trận, có sự đan xen và bổ sung cho nhau bằng hệ thống vi tính nối
mạng. Các thông tin phản hồi cùng nhanh chóng đưa về các trung tâm xử lý
dữ liệu để tránh sự chậm trễ, sai lệch. Ngoài ra, các cán bộ của văn phòng
cũng phải hiểu rõ công việc của mình trong cả chu trình xử lý thông tin, có sự
phối hợp giữa các cá nhân để đạt hiệu quả cao nhất.
- Chức năng tham mưu
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, Nhà xuất bản từ điển Bách khoa,
2005:
Tham mưu là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo;
Tổng hợp là thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề.
Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức
năng tham mưu của các phòng chuyên môn trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào
từng lĩnh vực cụ thể như công tác kinh doanh, công tác tài chính, công tác xây
dựng cơ bản… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức
điều hành công việc trong cơ quan. Điều đó được thể hiện thông qua những
công việc mà văn phòng đảm nhận sau đây:
- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ
quan, doanh nghiệp;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; sắp xếp
lịch làm việc hàng tuần của cơ quan.
- Thu thập xử lý phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời việc ra
quyết định quản lý. Thông tin văn phòng có thể thu thập qua kênh xử lý văn
bản; qua dư luận; qua hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân;
qua các phương tiện thông tin đại chúng… Những thông tin sau khi thu thập

Cao Thị Thùy Linh

13 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


được phải xử lý nhanh chóng, chính xác theo quan điểm tổng hợp, toàn diện,
khách quan và cung cấp kịp thời cho lãnh đạo.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch,
lịch làm việc và các quyết định quản lý.
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn
phòng được giao soạn thảo. Nếu là văn bản do các phòng ban chuyên môn
soạn thảo thì chỉ kiểm tra về hình thức và pháp chế văn bản. Nếu văn bản do
văn phòng soạn thảo thì ngoài thẩm định hình thức và pháp chế của văn bản,
văn phòng phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình ký lãnh đạo.
Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp là thống kê, phân tích, xử lý
thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan để
cung cấp tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý. Chức năng tham
mưu và chức năng tổng hợp luôn đi liền và hỗ trợ cho nhau. Hoạt động tổng
hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu và như vậy chức năng tham
mưu chỉ đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy
đủ và kịp thời.
- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, Nhà xuất bản từ điển Bách khoa,

2005:
“ Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế,
môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan tổ
chức.
Các cơ sở vật kỹ thuật chất như nhà cửa, phương tiện, các trang thiết bị,
công cụ, tài chính, bảo quản tài liệu công văn giấy tờ, tổ chức các cuộc họp, in
ấn tài liệu phục vụ hội nghị… rất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan
doanh nghiệp. Văn phòng chính là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời những yếu tố
đó cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi bởi công việc của văn phòng bao gồm:

Cao Thị Thùy Linh

14 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan doanh nghiệp;
- Đảm bảo sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại. Xây dựng và củng
cố mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, với các cơ quan, tổ chức bên
ngoài;
- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo;
- Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết văn bản;
- Đánh máy văn bản, in ấn văn bản, phát hành văn bản đi;
- Quản lý tài sản vật tư;
- Phục vụ y tế;
- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc của cơ quan;
- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan;
- Chăm lo đời sống cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Như vậy làm tốt công tác hậu cần sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp được trơn tru hơn, đảm bảo hơn.

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và công tác đảm bảo hậu
cần thì văn phòng trong các cơ quan nói chung đều phải thực hiện một số
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng.
- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan.
- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan.
- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ
quan.
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ của cơ quan.
- Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do cơ quan ban
hành.

Cao Thị Thùy Linh

15 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


- Tổ chức mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang
thiết bị làm việc cho cơ quan.
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan.
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Tổ chức công tác bảo vệ cho cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường làm việc của cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ
quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân khánh tiết.
- Đảm bảo giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Ngoài những nhiệm vụ trên, văn phòng mỗi cơ quan, mỗi doanh nghiệp
do tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì văn phòng còn có

các nhiệm vụ cụ thể khác phù hợp với cơ quan.
1.1.3 Vai trò của văn phòng.
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các
chức năng chính của cơ quan, đơn vị do các phòng, ban, bộ phận khác đảm
nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:
- Là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình
hoạt động của cơ quan đơn vị.
- Là cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện
chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
- Là trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường
nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…)
- Là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức
năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…
- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn
vị.

Cao Thị Thùy Linh

16 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


- Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng trong và
ngoài cơ quan.
1.2.Văn hóa ứng xử và vai trò của văn hóa ứng xử.
1.2.1 Khái niệm văn hóa ứng xử.
Văn hóa ứng xử là một khái niệm mới được nghiên cứu trong một vài
thập kỷ qua, cách hiểu về khái niệm này còn rất khác nhau phản ánh sự mới
mẻ của thuật ngữ này. Văn hóa ứng xử là một từ ghép của hai từ văn hóa và
ứng xử.
- Trước hết chúng ta cần phải tìm hiểu Văn hóa là gì?

VĂN HOÁ là một thuật ngữ rất quen thuộc trong cuộc sống của chúng
ta, nhưng một khái niệm thống nhất về văn hoá cho đến nay vẫn còn là một
vấn đề gây tranh cãi bởi có bao nhiêu nhà nghiên cứu là có bấy nhiêu định
nghĩa, bấy nhiêu quan niệm về văn hoá. Theo tiếng Việt gốc Hán, chữ “văn”
có nghĩa là chữ, là nét vẽ, là vẻ đẹp; chữ “hóa” có nghĩa là sự biến đổi, là sự
phát triển của những nét đẹp trở thành truyền thống, thành bản sắc riêng của
con người.
Dưới đây là một số định nghĩa tiêu biểu về văn hóa:
Định nghĩa văn hoá sớm nhất ở Châu Âu được nhà nhân chủng học E.B
Tylor đưa ra trong công trình “ Văn hóa nguyên thủy” xuất bản năm 1971 như
sau: “Văn hoá hay văn minh theo nghĩa rộng về tộc người học nói chung gồm
có tri thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, tập quán và một số
năng lực và thói quen khác được con người chiếm lĩnh với tư cách là một
thành viên xã hội”.
Ở Việt Nam, Theo GS.VS. TSKH Trần Ngọc Thêm trong cuốn Cơ sở
văn hoá Việt Nam thì “Văn hoá là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất
và tinh thần do con người sáng tạo và tích luỹ qua quá trình hoạt động thực
tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội”.

Cao Thị Thùy Linh

17 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Với các đặc trưng của nó là tính hệ thống, tính giá trị, tính nhân sinh và tính
lịch sử”.
Trong Hồ Chí Minh toàn tập in lần 2, NXB Chính trị quốc gia Hà Nội,
1991, tập 3 thì Chủ tịch Hồ Chí Minh đưa ra khái niệm về văn hóa: “Vì lẽ
sinh tồn cũng như vì mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát
minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học

nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các
phương tiện, phương thức. Sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó
tức là văn hoá. Văn hoá là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng
với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu
cầu đời sống và đòi hỏi của sự sinh tồn ” [9,431]
Như vậy, qua các định nghĩa trên có thể rút ra định nghĩa chung nhất
về văn hóa: “ Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần do con
người sáng tạo ra trong mối tương quan qua lại giữa con người với môi
trường tự nhiên và môi trường xã hội”
Thứ hai chúng ta cần phải hiểu ứng xử là gì?
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về ứng xử ở các góc độ khác
nhau như góc độ tâm lý học, góc độ sinh học hay góc độ văn hoá… Ứng xử
chính là cách đối xử, xử sự, cư xử…, là sự phản ứng chung của cả con người
lẫn thế giới động vật. Song con người là một loài động vật bậc cao, có suy
nghĩ, tư duy logic và chịu sự chi phối của các quan hệ xã hội, phong tục tập
quán, thói quen…, con người là tổng hoà của các mối quan hệ xã hội cho nên
nếu loài động vật chỉ sinh trưởng và phát triển theo quy luật của tự nhiên
không cảm nhận, không có ý niệm về thời gian thì con người lại ứng xử theo
cách ngược lại.
Trong cuốn Tâm lý học ứng xử của tác giả Lê Thị Bừng viết: “ Ứng
xử là sự phản ứng của con người đối với sự tác động của người khác đến

Cao Thị Thùy Linh

18 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


mình trong một tình huống cụ thể nhất định. Nó thể hiện ở chỗ con người
không chủ động trong giao tiếp mà chủ động trong phản ứng có sự lựa chọn,
có tính toán, thể hiện qua thái độ, hành vi, cử chỉ, cách nói năng - tuỳ thuộc

vào tri thức, kinh nghiệm và nhân cách của mỗi người nhằm đạt kết quả giao
tiếp cao nhất ”. Ứng xử được thể hiện trong một tình huống giao tiếp cụ thể
song không phải mọi sự giao tiếp đều có sự ứng xử xảy ra.
Một ý kiến khác nhìn từ góc độ văn hoá của tác giả Trần Thuý Anh:
“Thế ứng xử, trước hết là sự thể hiện triết lý sống của một cộng đồng người,
và đã mặc nhiên trở thành quan niệm sống, quan niệm lý giải cuộc sống. Và
mặt khác cũng trở thành lối ứng xử, nếp sống, lối hành động của cả một cộng
đồng người. Thế ứng xử do đó quy định các mối quan hệ giữa con người với
con người, giữa con người với môi trường tự nhiên. Đó là tính xã hội nhân
văn của bản thân các quan hệ này”.
Như vậy, “ Ứng xử là những phản ứng hành vi của con người nảy sinh
trong quá trình giao tiếp, do những rung cảm cá nhân kích thích nhằm truyền
đạt, lĩnh hội những tri thức, kinh nghiệm và vốn sống của cá nhân, xã hội
trong những tình huống nhất định.”
Vậy văn hóa ứng xử là gì?
Từ khái niệm về văn hóa và ứng xử chúng ta cũng phần nào biết được
về văn hóa ứng xử.
Văn hóa ứng xử là: “Thế ứng xử, là sự thể hiện triết lý cuộc sống, các
lối sống, lối suy nghĩ, lối hành động của một cộng đồng người trong việc ứng
xử và giải quyết những mối quan hệ giữa con người với tự nhiên, với xã hội,
từ vi mô đến vĩ mô, từ gia đình đến toàn xã hội”. Văn hóa ứng xử là những
quy định thành văn và bất thành văn trong tất cả các xã hội.
Văn hóa ứng xử còn dùng để chỉ thái độ, hành vi của con người trong
giao tiếp đời sống với những người xung quanh. Văn hóa ứng xử còn bao

Cao Thị Thùy Linh

19 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

gồm cả cách ứng xử với thiên nhiên, với môi trường nhân văn xung quanh đời
sống con người.
Như vậy có thể tóm lại: Văn hóa ứng xử là sự phản ánh các nội dung
vấn đề có tính văn hóa một cách có ý thức bộc lộ tư duy của một đối tượng
chủ thể trao đổi tiếp xúc với một hoặc nhiều đối tượng liên quan, được thực
hiện bằng lời nói, thái độ, hành động, để đạt một mục đích nhất định.
1.2.2 Vai trò của Văn hóa ứng xử.
Văn hóa ứng xử có một vai trò quan trọng trong cuộc sống của mỗi
người, nhu cầu giao tiếp hay còn được coi là nhu cầu thể hiện mình đứng đầu
tiên trong tháp mô tả nhu cầu con người của Maslow.

Hình 1.1 Tháp nhu cầu của Maslow
Giao tiếp ứng xử giúp chúng ta xây dựng, duy trì những mối quan hệ
hữu ích, thành công trong công việc, xây dựng một hình ảnh cá nhân ấn
tượng, cũng như đạt được những mục đích trong cuộc sống. Tuy nhiên cái gì
cũng có mặt tiêu cực của nó, nếu không biết cách giao tiếp có thể tạo nên
những mâu thuẫn trong các mối quan hệ, dẫn đến nhiều bất lợi trong sự
nghiệp và cuộc sống. Trong hầu hết các tình huống giao tiếp, cách thức giao

Cao Thị Thùy Linh

20 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


tiếp, ứng xử luôn là yếu tố hàng đầu mở đường quyết định cho sự thành công
hay thất bại. Đối với các cơ quan hay doanh nghiệp thì tổ chức tính chuyên
nghiệp trong giao tiếp ứng xử của cả tập thể được xem là một phần văn hóa
của cơ quan.
Văn hóa giao tiếp ứng xử tại các doanh nghiệp được coi là nguồn nội
lực thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp. Vì vậy văn hóa ứng xử có

tầm quan trọng rất lớn được thể hiện như sau:
- Vai trò liên kết:
Trong cuộc sống, giao tiếp ứng xử giúp con người với con người gần
nhau hơn. Qua quá trình giao tiếp ứng xử, chúng ta có thể tạo ra một sợi dây
liên kết giữa các đối tượng tham gia giao tiếp. Những cách ứng xử chuẩn mực
sẽ tạo ra những mối quan hệ gắn bó, nhân văn và bền vững. Ngoài ra, văn hóa
ứng xử còn quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp trong việc tạo mối quan hệ với khách hàng, đối tác và các
cơ quan tổ chức khác, hay nói cách khác là tạo ra sự liên doanh, liên kết trong
quan hệ đối ngoại.
- Vai trò giải quyết mâu thuẫn và xung đột.
Trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp, không phải lúc nào các
hoạt động cũng được diễn ra một cách thuận lợi mà nhiều khi còn xảy ra mâu
thuẫn, xung đột từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Theo các chuyên gia tâm lý
học, xung đột giữa các cá nhân thường xảy ra giữa hai hay nhiều người hoặc
một nhóm người với nhau. Nguyên nhân là do sự khác biệt về văn hóa, tuổi
tác, tính cách, giao tiếp, ứng xử không hiệu quả do chênh lệch về kinh tế và
vai trò, vị trí trong một bộ máy. Cơ quan, doanh nghiệp chính là ngôi nhà
chung tập hợp nhiều cá nhân có những giá trị khác biệt nhưng với những
chuẩn mực trong văn hóa ứng xử đã được quy định và thống nhất thực hiện sẽ
là tiền đề hỗ trợ đắc lực cho việc giải quyết mọi mâu thuẫn và xung đột, giúp

Cao Thị Thùy Linh

21 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


các cá nhân có thể nhận thức được hành vi của mình một cách đúng đắn. Từ
đó có thể dung hòa được tất cả mối quan hệ trong cơ quan, doanh nghiệp theo
hướng tích cực.

- Vai trò tạo điều kiện phát huy tính dân chủ cho mọi nhân viên và
góp phần củng cố địa vị của cá các nhân trong cơ quan doanh nghiệp.
Văn hóa ứng xử sẽ giúp nối liền các khoảng cách của mỗi cá nhân
trong cùng tập thể, từ đó con người sẽ hiểu nhau hơn, sẽ đoàn kết hơn. Quan
hệ giữa các thành viên trong nội bộ, cơ quan, doanh nghiệp đoàn kết thì các
thành viên sẽ có nhiều cơ hội để chia sẻ các thông tin, kinh nghiệm hiệu quả
với nhau từ đó góp phần nâng cao trình độ của các nhân viên, giúp các thành
viên trong cơ quan, doanh nghiệp có các cơ hội tham gia vào việc quyết định
của nhiều vấn đề lớn trong cơ quan. Văn hóa ứng xử không chỉ giúp các cá
nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mà còn góp phần tạo dựng được lòng
tin đối với lãnh đạo và đồng nghiệp cơ quan, doanh nghiệp, từ đó tạo cơ hội
thăng tiến trong công việc.
- Vai trò củng cố và phát triển cơ quan, doanh nghiệp
Mỗi cơ quan doanh nghiệp là tập hợp của nhiều thành viên khác nhau,
kéo theo đó là những tính cách khác nhau, văn hóa vùng miền khác nhau,
quan điểm, nhận thức cuộc sống…khác nhau . Sự khác biệt trong tính cách
tạo nên sự khác biệt cho mỗi người nhưng không phải tính cách nào cũng tốt,
phong cách ửng xử nào cũng đẹp nhất là khi họ cùng nhau làm việc tại cùng
một cơ quan, doanh nghiệp. Nếu người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp
thống nhất được những hành vi ứng xử đấy thành một quy tắc chung, được
các thành viên còn lại chấp nhận, chia sẻ cùng với những giá trị khác của cơ
quan, doanh nghiệp dựa trên nền tảng văn hóa ứng xử truyền thống của dân
tộc thì sẽ có tác dụng chi phối hành vi của cơ quan doanh nghiệp đó theo một
hướng tích cực. Mà hơn hết văn hóa ứng xử được coi là nguồn nội lực thúc

Cao Thị Thùy Linh

22 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

đẩy sự phát triển của mỗi cơ quan doanh nghiệp, là dấu ấn riêng của mỗi cơ
quan, doanh nghiệp nên việc tạo dựng một nền văn hóa ứng xử đẹp là điều rất
cấp thiết.
Như vậy, văn hóa ứng xử trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có những
vai trò quan trọng, ảnh hưởng tới hình ảnh hay sự phát triển của cơ quan,
doanh nghiệp đó. Có vai trò liên kết con người, giải quyết các mâu thuẫn và
xung đột đồng thời tạo điều kiện phát huy tính dân chủ cho mọi nhân viên và
góp phần củng có địa vị cá nhân, củng cố và phát triển cơ quan, doanh nghiệp.
1.3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử.
1.3.1.Thu thập và xử lý thông tin.
Thu thập và xử lý thông tin là chức năng đầu tiên mà văn phòng cần
đảm nhiệm. Hiện nay, nguồn cung cấp thông tin rất đa dạng từ mạng internet,
báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng đến thông tin trực tiếp… tuy
nhiên không phải nguồn thông tin nào cũng có tính chính xác cao, không phải
thông tin nào cũng hữu ích. Nguồn thông tin chỉ thật sự được coi là hữu ích
khi nó có giá trị để đưa ra các quyết định quản lý. Và ở các cơ quan, doanh
nghiệp thì văn phòng chính là đầu mối thu thập và xử lý thông tin của toàn
đơn vị. Từ thông tin nội bộ đến các thông tin bên ngoài, văn phòng luôn nắm
bắt, phân tích, tổng hợp để có những thông tin chính xác và đầy đủ nhất báo
cáo lãnh đạo. Khác với các đơn vị chuyên môn, họ thu thập và xử lý những
thông tin chuyên môn thì văn phòng thu thập các thông tin chung, thu thập
các thông tin theo yêu cầu riêng của cơ quan doanh nghiệp, cập nhật những
quy định mới của Nhà nước trong các vấn đề mà cơ quan, doanh nghiệp mình
đang cần, trong các lĩnh vực mà cơ quan mình đang hoạt động. Tuy nhiên
việc thu thập thông tin phải dựa trên tinh thần trách nhiệm cũng như khả năng
chuyên môn của người thu thập. Tiếp nhận thông tin cần phải có thái độ
khách quan, không vì tư duy chủ quan mà lược bỏ hay cố tình làm sai lệch

Cao Thị Thùy Linh

23 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


thông tin. Cán bộ văn phòng là người thu thập, tìm tòi, chắt lọc các thông tin.
Nếu người thu thập thông tin quan tâm về văn hóa ứng xử, vai trò của văn hóa
ứng xử, thực trạng văn hóaứng xử tại các cơ quan, doanh nghiệp, tìm hiểu các
quy định của Nhà nước về văn hóa ứng xử thì văn hóa ứng xử tại cơ quan
doanh nghiệp đó sẽ được quan tâm và đầu tư đúng mức. Và ngược lại, nếu
người thu thập thông tin không quan tâm đến văn hóa ứng xử, coi nhẹ văn hóa
ứng xử tại cơ quan doanh nghiệp, có cái nhìn phiến diện về văn hóa ứng xử
thì khi tiếp nhận các thông tin về văn hóa ứng xử họ sẽ tự động sàng lọc, bỏ
qua vì thế mà văn hóa ứng xử không được quan tâm đúng mức. Người thu
thập và xử lý thông tin phải có cái nhìn khách quan về thông tin thu thập
được, không để tư duy cá nhân làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin, có
như vậy mới thu được nguồn thông tin chính xác khách quan và hiệu quả.
Làm được điều đó thì bộ phận thu thập thông tin sẽ nhận ra được tầm quan
trọng của văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp. Từ đó đánh giá lại tình hình văn
hóa ứng xử tại cơ quan, doanh nghiệp của mình để thấy được điểm mạnh
điểm yếu của mình. Thông qua đó sẽ đề xuất phương hướng hay giải pháp để
phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, để làm sao có thể hoàn thiện về
nội quy quy chế của cơ quan, doanh nghiệp góp phần thực hiện văn hóa công
sở được tốt hơn, làm đẹp nền văn hóa của doanh nghiệp nói chung và phát
huy hết khả năng vai trò của văn hóa ứng xử nói riêng. Việc thu thập và xử lý
thông tin chính xác, nhanh chóng sẽ càng làm tăng giá trị của thông tin từ đó
góp phần đưa ra các quyết định quản lý một cách nhanh và chính xác nhất.
1.3.2 Tham mưu, tổng hợp.
Qua việc phân tích các thông tin thu được từ nhiều kênh thông tin khác
nhau, Văn phòng sẽ đưa ra được những thông tin cần thiết nhất để cung cấp
cho lãnh đạo khi ra quyết định quản lý. Khi nhìn ra tầm quan trọng của Văn
hóa ứng xử, văn phòng sẽ nghiên cứu tìm tòi các quy định của Nhà nước về

Cao Thị Thùy Linh

24 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Văn hóa ứng xử để làm cơ sở tiền đề, làm dẫn chứng thuyết phục cho các ý
kiến tham mưu của mình như Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg của Thủ
tướng Chính phủ về việc: “Ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước”. Hay các Bộ, Sở, Ban ngành khác cũng có những quy
chế ứng xử riêng như Bộ Nội vụ đã ban hành quyết định số:03/QĐ-BNV về
việc: “Ban hành quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc
trong bộ máy chính quyền địa phương”. Hay ở một số các tập đoàn, doanh
nghiệp lớn đã xây dựng những bộ quy tắc ứng xử như tập đoàn Sonova
Holding AG – Nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp chăm sóc thính lực tiên
tiến và toàn diện nhất thế giới cũng đã ban hành bộ Quy tắc ứng xử với 12
điều cơ bản nhưng khá đầy đủ về nội dung và được viết và dịch trên mười bốn
ngôn ngữ khác nhau. Như vậy thông qua quá trình nghiên cứu Văn phòng có
thể nhận ra rằng Văn hóa ứng xử đang rất được quan tâm và đang là vấn đề
nóng cần được giải quyết. Nhận thức được điều này, văn phòng sẽ có những
động thái như đánh giá lại tình hình văn hóa ứng xử tại cơ quan doanh nghiệp
mình để từ đó đưa ra ưu nhược điểm. Từ đó sẽ có những kiến nghị, đề xuất
hợp lý với cấp trên. Có thể là tờ trình, báo cáo công tác nghiên cứu và những
buổi trao đổi trực tiếp để Ban lãnh đạo nhận ra được vai trò của văn hóa ứng
xử và tình hình văn hóa ứng xử thực tế. Việc Ban lãnh đạo quan tâm tới văn
hóa ứng xử hay không là do khả năng tham mưu của văn phòng. Hơn nữa văn
phòng chính là bộ phận xây dựng và soạn thảo ra những quy tắc ứng xử của
cơ quan doanh nghiệp trên cơ sở phân tích các quy định của Nhà nước về văn
hóa ứng xử, các quy chế văn hóa ứng xử của các cơ quan doanh nghiệp khác
và thực tế tại cơ quan đơn vị mình để tiến hành soạn thảo những quy chế văn

hóa ứng xử riêng, phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp mình.
Văn hóa ứng xử của cơ quan, doanh nghiệp mình có trở nên hài hòa,
đảm bảo thuần phong mỹ tục và phát huy được hết vai trò vốn có của nó hay

Cao Thị Thùy Linh

25 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A