Thực trạng công tác văn thư ở Văn phòng Huyện ủy Mường Ảng tỉnh Điện Biên

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HUYỆN ỦY MƯỜNG ẢNG.......3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Huyện ủy Mường Ảng............................................................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành................................................................................3
1.1.2.Chức năng.............................................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.......................................................................3
1.1.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................4
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Huyện ủy.....................................................................................6
1.2.1. Tình hình tổ chức.................................................................................6
1.2.2. Chức năng............................................................................................8
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.......................................................................8
1.2.4. Cơ cấu của Văn phòng Huyện ủy........................................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY MƯỜNG ẢNG TỈNH ĐIỆN BIÊN.............................................9
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................9
2.1.1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư..............................................................9
2.1.2 Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác Văn thư...........................11
2.1.3 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong
công tác Văn thư..........................................................................................11
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm Văn thư, quản
lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư............................12
SV: Phan Thị Dịu

1
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm quy
chế Công tác văn thư ..................................................................................14
2.1.6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư........................................14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................16
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản............................................16
2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi..............................................................22
2.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến......................................25
2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ......................29
2.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu ...............................................31
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG .......34
HUYỆN ỦY MƯỜNG ẢNG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ....................34
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................34
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Văn phòng
huyện ủy......................................................................................................36
3.2.1. Ưu điểm.............................................................................................36
3.2.2. Nhược diểm ......................................................................................39
3.3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu
trữ................................................................................................................40
C. KẾT LUẬN...................................................................................................43
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................45
PHỤ LỤC...........................................................................................................47

SV: Phan Thị Dịu

2
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
“ Văn thư - Lưu trữ là gì?” - một câu hỏi - một vấn đề mà trước đó em và
rất nhiều người còn đang thắc mắc. Với bốn từ tưởng chừng như nó quá phức
tạp nhưng thật ra nó cũng rất dễ hiểu nếu chúng ta quan tâm đến điều đó. Một
công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính Nhà nước thông qua các văn
bản tài liệu, một công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, công tác thường xuyên
của mỗi cơ quan trong lĩnh vực hành chính Nhà nước - đó là công tác Văn thư Lưu trữ. Để cung cấp thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác,
đảm bảo bí mật cho cơ quan, điều quan trọng chúng ta cần phải làm tốt công tác
Văn thư – lưu trữ,
Được học, được biết đến không chỉ dừng lại ở lý thuyết thô sơ khó hiểu
mà em còn được hiểu thêm khi đến với thực hành. Để tích lũy thêm nhiều kiến
thức thì việc học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn rất quan trọng đối
với mỗi người. Không ai khác, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hết sức tạo
điều kiện cho sinh viên lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ 13a được đi thực tập từ
ngày 15/5/2015 đến ngày 19/6/2015 nhằm nâng cao nghiệp vụ đồng thời cũng là
dịp cọ sát với thực tế từ đó rèn luyện đạo đưc, tác phong nghề nghiệp và chuyên
môn nghiệp vụ.
Được sự thừa nhận của trường cũng như sự tiếp nhận của Huyện ủy em
được về thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Mường Ảng, tỉnh Điện Biên. Một
vùng đất mà người dân vẫn thường hay gọi là “chó ăn đá gà ăn sỏi ”, sống đã
khó mà làm việc còn khó hơn. Là một người con ở nơi đây, em lại càng muốn
gắn bó làm việc và cống hiến hết khả năng những kiến thức đã học hỏi được ở
nhà trường, một công việc không thể thiếu đó là ngành Văn thư. Chính vì điều

đó đã thôi thúc em dành hai tháng để thực tập ngành Văn thư.
Khoảng thời gian kiến tập không phải là dài nhưng khoảng thời gian đó đã
đem lại cho em một cái nhìn cụ thể về công việc sau này. Đó là nguồn cổ vũ,
nguồn động viên tinh thần to lớn giúp em có thêm niềm tin, tình yêu ngành, yêu

SV: Phan Thị Dịu

1
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghề mà mình đã chọn. Đây là lần tập dượt bổ ích sau những giờ học trên giảng
đường và kiến thức qua sách vở.
Mặc dù những ngày đầu đi kiến tập em còn nhiều bỡ ngỡ và gặp rất nhiều
khó khăn trong việc làm quen với môi trường hoàn toàn xa lạ, thời gian thực tập
không nhiều nên quá trình làm quen với công việc còn hạn chế. Nhưng được sự
dìu dắt và giúp đỡ tận tình của cán bộ văn phòng, em đã học được phong cách
làm việc của một cán bộ Văn thư - Lưu trữ thực thụ. Một công việc đòi hỏi sự tỉ
mỉ, gọn gàng và khéo léo, một công việc đòi hỏi sự kín đáo, nhanh nhẹn và hoạt
bát trong việc giải quyết công việc hàng ngày. Từ đó em thấy được trách nhiệm
và nghĩa vụ của thế hệ trẻ như chúng em lớn đến từng nào.
Sau đây là bài báo cáo thu hoạch thực tập thể hiện kết quả của em sau hai
tháng thực tập tạiVăn phòng Huyện ủy Mường Ảng. Phần nội dung báo cáo
được chia làm ba chương chính:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Huyện ủy Mường Ảng tỉnh Điện Biên
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư ở Văn phòng Huyện ủy Mường
Ảng tỉnh Điện Biên
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Mường Ảng

và đề xuát, khuyến nghị
Để hoàn thành tốt đợt thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và
sâu sắc đến các thầy cô giáo đã tâm huyết cho em những kiến thức, bài học quý
báu. Đó là những hành trang vô cùng quan trọng, là đòn bẩy tạo tiền đề cho
công việc sau này của em. Và còn có sự góp sức của các bác, các cô chú trong
ban lãnh đạo, các anh chị trong Văn phòng Huyện ủy Mường Ảng, em cũng xin
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới mọi người đã hướng dẫn tận tình trong suốt quãng
thời gian qua.
Được va chạm, được tiếp xúc với công việc đó là cơ hội để em khẳng
định bản thân, học hỏi và đã cố gắng nhưng cũng không tránh khỏi những sai
sót. Vì vậy em rất mong quý thầy cô xem xét, đóng góp ý kiến để bài báo cáo
được hoàn thiện hơn.
SV: Phan Thị Dịu

2
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Em xin chân thành cảm ơn!

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HUYỆN ỦY MƯỜNG ẢNG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Huyện ủy Mường Ảng
1.1.1 Lịch sử hình thành
Theo nghị định số 135/NĐ-CP ngày 14/11/2006 của Thủ tướng Chính
phủ, huyện Mường Ảng - một huyện với gia tài gồm 9 xã nghèo và 1 thị trấn
được thành lập trên cơ sở chia tách từ huyện Tuần Giáo. Giữa hai đô thị là thị

trấn Tuần Giáo và thành phố Điện Biên Phủ, thị trấn huyện lụy Mường ảng cách
thành phố Điện Biên Phủ khoảng 40km theo quốc lộ 279.
∗ Hình ảnh Huyện Mường Ảng xem Phụ lục số 1
1.1.2.Chức năng
Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳ
Đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệ
thống chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp.
Huyện uỷ Mường Ảng là cơ quan lãnh đạo Đảng ở địa phưong chịu sự
quản lý về thực hiện các đường lối , chính sách, Nghị quyết của Đảng cũng như
của Tỉnh uỷ Điện Biên, đồng thời có trách nhiện phối hợp với Ban nghành, các
Đoàn thể tổ chức xây dựng và phát triển Đảng bộ Huyện về mọi mặt, chịu trách
nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dân trong huyện về lãnh đạo, chỉ
đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; các chỉ
thị, nghị quyết của Trung ương, của tỉnh và nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện,
đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của huyện với của tỉnh và cả nước; nghiêm chỉnh
chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với Nhà nước.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
SV: Phan Thị Dịu

3
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Huyện uỷ lãnh đạo bằng nghị quyết và chủ trương của các hội nghị
Huyện ủy thông qua hoạt động chỉ đạo của Ban thường vụ Huyện uỷ. Những
vấn đề phải đưa ra tập thể Huyện uỷ thảo luận và quyết định về:
- Huyện uỷ Mường Ảng phải thực hiện các Nghị quyết , Chỉ thị của tổ
chức cấp trên và các điều quy định tại chương IV. Điều lệ ĐCSVN đối với cơ

quan lãnh đạo của Đảng ở địa phương.
- Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế
xã hội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng hàng năm . từ đó đề xuất
với Tỉnh uỷ và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ xung, điều chỉnh và
sửa đổi bổ xung trong chủ trương đường lối chính sách .
- Quyết định, chỉ định hoặc đình chỉ đối với cán bộ, Đảng viên theo quy
định của Đảng.
- Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành và
Quyết định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan đơn vị, tổ chức trực thuộc
Đảng bộ Huyện .
- Lãnh đạo về công tác cán bộ.
- Chỉ đạo đại hội Đảng bộ cơ sở, chuẩn bị mọi mặt cho Đại hội Đảng bộ
Huyện.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp những quần chúng ưu tú vào hàng
ngũ của Đảng.
- Ngoài ra Huyện uỷ Mường Ảng còn thực hiện các nhiện vụ khác do cơ
quan cấp trên giao cho.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
∗ Cơ cấu tổ chức được thể hiện dưới sơ đồ xem Phụ lục số 02
Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Mường Ảng gồm có:
- Thường trực Thường vụ Huyện ủy: 1 Bí thư và 2 Phó Bí thư.
- Văn phòng giúp việc.
- 4 Ban của Đảng:
+ Ban Tổ chức Huyện ủy
SV: Phan Thị Dịu

4
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Chức năng: cơ quan tham mưu giúp Ban chấp hành và Ban Thường
vụ, Thường trực Huyện ủy nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, hướng dẫn, kiểm
tra và tổng kết việc thực hiện công tác xây dựng Đảng về tổ chức, cán bộ…
* Nhiệm vụ:
- Công tác tổ chức.
- Công tác đảng viên.
- Công tác cán bộ, bảo vệ nội bộ.
+ Ban Tuyên giáo Huyện ủy
* Chức năng: Ban Tuyên giáo Huyện uỷ là cơ quan tham mưu của Huyện
uỷ, giúp Huyện uỷ chỉ đạo, triển khai, kiểm tra, tổng kết việc thực hiện nhiệm vụ
về công tác tuyên giáo trên địa bàn Huyện.
* Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, đề xuất với Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường
trực Huyện ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác tuyên giáo trên địa bàn huyện Tân Phú.
- Kiểm tra nắm tình hình tổ chức quán triệt và thực hiện các nghị quyết,
chỉ thị của Trung ương, Tỉnh ủy, Huyện ủy về công tác tuyên giáo.
+ Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy
* Chức năng: Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy là cơ quan kiểm tra, giám sát
của Ban chấp hành Đảng bộ huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn do Điều lệ
Đảng quy định và các quy định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng
* Nhiệm vụ:
- Kiểm tra đảng viên, cấp ủy viên cùng cấp khi có dấu hiệu vi phạm tiêu
chuẩn đảng viên, tiêu chuẩn cấp ủy viên và việc thực hiện nhiệm vụ đảng viên.
- Kiểm tra Tổ chức Đảng cấp dưới khi có dấu hiệu vi phạm trong việc
chấp hành cương lĩnh chính trị, điều lệ Đảng, nghị quyết, chỉ thị của Đảng.
+ Ban Dân vận Huyện ủy
* Chức năng: là cơ quan tham mưu cho Ban Chấp hành Đảng bộ huyện
mà trực tiếp là Ban Thường vụ Huyện ủy về công tác vận động quần chúng của

Đảng; có trách nhiệm giúp Ban Thường vụ Huyện ủy chỉ đạo.
SV: Phan Thị Dịu

5
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nhiệm vụ:
- Phối hợp với chính quyền, Mặt trận và các đoàn thể từ huyện đến cơ sở
nắm bắt tình hình diễn biến trong các đối tượng quần chúng.
- Hàng năm tổ chức, hướng dẫn nội dung, bồi dưỡng nghiệp vụ và phương
pháp công tác dân vận cho cấp ủy các Chi, Đảng và các tổ chức quần chúng.
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Huyện ủy

Văn thư cơ quan
1.2.1. Tình hình tổ chức
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản;
lập hồ sơ hiện hành và quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Mô hình tập trung là hình thức tổ chức văn thư của Huyện ủy Mường Ảng,
huyện có duy nhất một văn thư, các đơn vị phòng ban trong huyện không tổ chức

SV: Phan Thị Dịu

6
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư riêng. Với số lượng công việc lớn mà huyện đã bố trí hai cán bộ, một cán
bộ làm công tác văn thư và một cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
Phòng làm việc của cán bộ văn thư rất khang trang sạch sẽ được đặt tại tầng
một, ngay sảnh ra vào, thuận lợi cho việc giao dịch giữa bộ phận văn thư và các bộ
phận khác. Được cung cấp đầy đủ các thiết bị máy móc hiện đại như: máy tính,
máy in lazer, máy scan, máy fax, …dễ dàng hơn khi giải quyết công việc.
Hiện nay, văn phòng Huyện ủy Mường Ảng đã có hai cán bộ văn thư có
trình độ chuyên môn cao chính vì vậy việc thực hiện các khâu nghiệp vụ được
tiến hành nhanh chóng chính xác.
Không chỉ có trình độ chuyên môn mà phẩm chất chính trị, tinh thần trách
nhiệm với công việc cao. Được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ về Văn thư - Lưu
trữ nên không chỉ làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ mà còn làm tốt các công
việc được giao như: đón tiếp khách, lễ tân, …
* Ưu điểm của tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư huyện Mường Ảng
- Văn thư thực hiện đúng với chức năng, nhiệm vụ của mình giúp giải
quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
- Tất cả các văn bản giấy tờ đều phải thông qua bộ phận Văn thư do đó
việc quản lý, tra tìm văn bản dễ dàng, thuận tiện.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, sử dụng văn bản khi có yêu cầu.
- Đảm bảo các văn bản được đăng ký đầy đủ.
- Phòng văn thư được bố trí cạnh phòng làm việc của văn phòng nên công
tác phối hợp trong việc giải quyết văn bản đến, đi được nhịp nhàng, không ùn tắc.
* Nhược điểm của tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư huyện
Mường Ảng
- Văn bản gửi đến cho các đơn vị, cá nhân chưa được chuyển giao kịp thời
- Chuyển nhầm văn bản.

- Việc sử dụng phần mềm quản lý, ban hành văn bản, sao, in văn bản còn
gặp nhiều khó khăn do tình trạng cắt điện thường xuyên.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu chưa được chặt chẽ.
SV: Phan Thị Dịu

7
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Do một cán bộ kiêm nhiệm nên công tác Lưu trữ không đạt hiệu quả cao.
1.2.2. Chức năng.
- Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng, có chức
năng tham mưu giúp Huyện ủy mà trực tiếp là Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện ủy tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Huyện ủy, phối hợp, điều hòa
hoạt động của các ban đảng phục vụ cho hoạt động chung của cấp ủy; tham mưu về
tổ chức thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày và các hội nghị của Ban chấp
hành, Ban Thường vụ và Thường trực cấp uỷ.
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Giúp Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện uỷ và Thường trực Huyện :
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác.
+ Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế.
+ Tổ chức quá trình chuẩn bị và ban hành các văn bản do Thường trực, Ban
Thường vụ, Ban chấp hành quyết nghị. Tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểm tra, đôn
đốc việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của cấp ủy cùng cấp và cấp ủy cấp trên.
+ Tổ chức phục vụ các kỳ họp, ghi biên bản, lập hồ sơ hội nghị Ban chấp
hành, Ban Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ.
tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp uỷ.

- Xử lý đơn thư giúp Thường trực Huyện uỷ.
- Tổ chức công tác cơ yếu, công tác bảo mật, quản lý dữ liệu Huyện uỷ; tổ
chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Đảng phục vụ sự
lãnh đạo của Huyện uỷ.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan Đảng và
đoàn thể chính trị-xã hội theo quy định hiện hành.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy.
- Quản lý tài chính, tài sản của Đảng hiệu quả và đúng pháp luật.
- Tổ chức bảo vệ an toàn trụ sở Huyện uỷ.
- Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho Văn phòng cấp uỷ cơ sở.
SV: Phan Thị Dịu

8
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức đón tiếp, phục vụ các đoàn khách đến làm việc với Huyện uỷ.
1.2.4. Cơ cấu của Văn phòng Huyện ủy
- 01 Chánh Văn phòng Huyện ủy.
- 02 Phó Chánh Văn phòng.
- Tổ nghiên cứu tổng hợp.
- Tổ Văn thư, Lưu trữ, công nghệ thông tin.
- Tổ hành chính - quản trị.
∗ Cơ cấu tổ chức được thể hiện dưới sơ đồ xem Phụ lục số 03
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY MƯỜNG ẢNG TỈNH ĐIỆN BIÊN
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, ngoài hoạt động nghiệp
vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như kim chỉ nam của

Công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nói
chung và ăn phòng Huyện ủy Mường Ảng nói riêng luôn quan tâm và chú trọng
hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế
của Ủy ban nhân dân huyện- cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác
văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của
lãnh đạo.
Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư của huyện ủy đã được quan tâm,
chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận Văn thư cơ quan được ví như cả bộ mặt
của cơ quan. Nếu làm tốt Công tác Văn thư thì các hoạt động của Huyện ủy mới
thực hiện tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và thực hiện luôn gắn với các Văn
bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về Công tác
Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như:
SV: Phan Thị Dịu

9
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất
trong các khâu nghiệp vụ, văn phòng huyện ủy đã chủ động xây dựng văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho các ban xây dựng Đảng,
Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc như:
- Hướng dẫn số 03-HD/VPHU ngày 22/10/2014 về nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ trong các tổ chức cơ sở Đảng
- Công văn số 04-CV/VPHU ngày 20/4/2014 về việc gửi danh mục hồ sơ
mẫu cho các ban xây dựng Đảng, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể chính trị xã hội
- Hướng dẫn số 03-HD/VPHU ngày 15/01/2015 về việc lập hồ sơ Đại hội
Đại biểu Đảng bộ huyện nhiệm kỳ 2015-2020
- Công văn số 23-CV/VPHU ngày 30/3/2015 về thể thức văn bản của Đảng
- Quyết định số 122-QĐ/HU ngày 18/12/2015 của huyện ủy Mường Ảng
về việc ban hành quy chế tiếp nhận, phát hành và quản lý văn bản của Huyện ủy
Mường Ảng
Để đảm bảo hoạt động Văn thư diễn ra được nhanh chóng, chính xác,
đúng quy định của Nhà nước, Văn phòng Huyện Mường Ảng đã coi các văn
bản, chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên cũng như các văn bản ban hành về công tác
văn thư là cơ sở pháp lý, là căn cứ chính xác để thực hiện các khâu nghiệp vụ
SV: Phan Thị Dịu

10
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong công tác văn thư. Vì vậy, Văn phòng Huyện ủy đã thực hiện tương đối tốt
các văn bản, chỉ đạo của cấp trên.
2.1.2 Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác Văn thư
Trong quá trình hoạt động, nhận thấy tầm quan trọng cũng như vai trò của
công tác Văn thư thì Văn phòng Huyện ủy Mường Ảng đã ban hành ra các văn
bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác Văn thư. Đặc biệt là các văn
bản chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cho cán bộ chuyên trách trong lĩnh
vực này.
Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trong công tác văn thư cần có văn bản quy
phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác. Hệ thống những văn
bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo nên một hành lang pháp lý cho
việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước
về việc quản lý và phát triển ngành văn thư- lưu trữ, đồng thời hệ thống văn bản
quản lý đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ văn thư trong phạm
vi toàn quốc. Đặc biệt đối với Huyện ủy Mường Ảng có khối tài liệu sản sinh ra
nhiều, chính vì vậy để công tác văn thư của Huyện được quản lý tốt, chặt chẽ và
đi vào nề nếp thì trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo
của tỉnh, ủy ban nhân dân huyện Mường Ảng cũng đã tổ chức, triển khai thực
hiện và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo; văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. Các văn bản đều thống nhất, cụ thể và
không bị chồng chéo giữa các nghiệp vụ văn thư với nhau. Chính vì vậy, việc
thực hiện được dễ dàng và hiệu quả hơn.
2.1.3 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác Văn thư
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ
thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và
nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ
Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học

công nghệ trong hoạt động lưu trữ cũng là một việc cần thiết. Làm tốt công tác
SV: Phan Thị Dịu

11
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư – Lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan mới ổn định được. Văn phòng
Huyện ủy đã tham mưu cho Huyện ủy chỉ đạo triển khai và ứng dụng tin học
vào công tác văn thư, lưu trữ trong việc xử lý công văn đến, phát hành công văn
đi, gửi nhận văn bản trên mạng nội bộ của Đảng cơ bản đáp ứng yêu cầuPhần
mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ : Trong
các nghiệp vụ của công tác văn thư quản lý văn bản là một trong những khâu
nghiệp vụ quan trọng của Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục. Quản lý
văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ
công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký
văn bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt,
nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản
nói riêng là một yêu cầu cấp thiết.
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm Văn thư,
quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư
Hiện tại, công tác Văn thư Lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy bố trí hai cán
bộ làm công tác văn thư- lưu trữ được bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư- lưu trữ;
một đồng hí trình độ Đại hoc( Tài chính – Kế toán), một đồng chí đang theo học
lớp Đại học Hành chính- Văn phòng. Cả hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành
Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên nắm vững các khâu
nghiệp vụ cơ bản của Công tác Văn thư – Lưu trữ. đạo Văn phòng Huyện ủy

cũng luôn quan tâm đến việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp Tỉnh.
Gần đây nhất là từ ngày 16 tháng 3 năm 2016 đến ngày 20 tháng 4 năm 2016,
một đồng chí đã có đợt tập huấn về nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư.
Nhằm nâng cao năng lực cán bộ thì vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng đã
thường tổ chức hội nghị tổng kết về công tác văn thư đề ra phương hướng nhiệm
vụ năm mới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề
nếp và hiệu quả.

SV: Phan Thị Dịu

12
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong quá trình làm việc, hai cán bộ trẻ luôn nhiệt tình, có ý thức tự học
tự hỏi, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, luôn bổ sung các
văn bản mới hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy định của
Nhà nước. Hằng năm, Trung tâm cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan.
Được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ về Văn thư - Lưu trữ nên không chỉ
làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ mà còn làm tốt các công việc được giao như:
đón tiếp khách, lễ tân, …

SV: Phan Thị Dịu

13
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm
quy chế Công tác văn thư
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn phòng
huyện ủy Mường Ảng, hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra đến kiểm tra tình
hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư, Lưu trữ của văn phòng. Qua mỗi lần
kiểm tra, các cán bộ Văn thư, lưu trữ cũng đã rút ra được bài học và có nhiều
kinh nghiệm hơn trong công việc. Với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác
văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu của Huyện ủy
Mường Ảng - cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác Văn thư - Lưu
trữ ở văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh
đạo. Ngoài việc luôn bám sát công việc của nhân viên, lãnh đạo còn rất quan
tâm đến nhân viên của mình, luôn động viên, hỏi thăm và điều đó tạo cảm giác
thoải mái khi bắt đầu nhiệm vụ mới. Tuy nhiên công tác văn thư cơ quan được
vận hành tốt hơn nữa thì cần có sự kiểm tra, chỉ đạo và đôn đốc về nghiệp vụ
cho cán bộ văn thư nhiều hơn.
2.1.6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư
Thực hiện theo chương trình, kế hoạch đã đề ra, trong nhiệm kỳ qua
huyện ủy đã lãnh đạo, chỉ đạo việc tổ chức sơ kết, tổng kết các nghị quyết
chuyên đề liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ như: báo cáo kết quả . Qua
sơ kết, tổng kết đã giúp Huyện ủy đánh giá được những ưu điểm, khuyết điểm
trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, thực hiện từ đó rút ra nguyên nhân và bài học kinh
nghiệm, đề ra những biện pháp khắ phục thiếu sót, khuyết điểm, xây dựng các
giải pháp để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư của Huyện ủy
trong thời gian sắp tới. Ngoài ra, hàng năm định kỳ (quý, 6 tháng, cuối năm) và
giữa nhiệm kỳ, huyện ủy đã nghiêm túc kiểm điểm vai trò lãnh đạo trong công
tác văn thư.
* Nhận xét: Ưu điểm

SV: Phan Thị Dịu

14
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng Huyện ủy đã dựa vào văn bản của nhà nước và kịp thời ban
hành hàng loạt văn bản mới để làm căn cứ thực hiện nghiệp vụ trong công tác
văn thư của huyện.
Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường
và chặt chẽ, hệ thống các văn bản quản lý về văn thư lưu trữ luôn được cập nhật,
ban hành để phù hợp với tình hình mới
Công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được lãnh đạo quan tâm
triển khai thực hiện có hiệu quả; công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp
vụ công tác văn thư lưu trữ được tăng cường góp phần thúc đẩy công tác văn thư
lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định. Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ được tập trung mở rộng với nhiều hình thức
phong phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
được tăng cường đã tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác
văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ văn thư đã góp phần
tích cực nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước;
đảm bảo thông tin thông suốt chính xác, kịp thời, tiết kiệm được thời gian và
tiền của.
Hạn chế:
Các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành chưa đồng bộ, có

những văn bản đã lâu chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với tình hình mới nên
khi thi hành còn nhiều bất cập.
Lãnh đạo chưa thực sự hòa đồng với nhân viên và chưa nghiêm túc xử
phạt những nhân viên thực hiện không đúng với quy định
Nhân sự làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ mặc dù được tăng cường
nhưng vẫn còn thiếu về số lượng,chính sách đãi ngộ đối với người làm công tác
văn thư, lưu trữ chưa phù hợp, từ đó tâm lý không ổn định, thường xuyên biến
động nên tổ chức bộ máy và nhân sự chưa ổn định
SV: Phan Thị Dịu

15
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Qua thời gian kiến tập ở Văn phòng Huyện Mường Ảng thì nhìn chung
việc thực hiện Công tác Văn thư rất đầy đủ và đúng theo quy định, bao gồm
những công tác sau:
-Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
-Công tác quản lý văn bản đi.
-Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
-Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
-Một số nhiệm vụ khác.
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Để đề ra đường lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, đưa
nước ta vào thời kỳ phát triển mới, thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hoá, Hiện đại
hoá đất nước, hội nhập quốc tế và khu vực, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về
tăng cường quản lý nhà nước đối với xã hội, vai trò của công tác xây dựng và

ban hành văn bản trong các cơ quan nhà nước ngày càng giữ vị trí quan trọng,
đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở Trung ương. Văn bản vừa là công cụ, vừa là
phương tiện để các cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình
.Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm
vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện
thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Những chủ
trương, chính sách, kế hoạch, báo cáo, hay đến những ý kiến đề đạt, trao đổi
công việc đều được trình bày qua văn bản nói cách khác là văn bản hóa.
* Thẩm quyền và các loại văn bản do cơ quan ban hành.
Dựa theo quyết định số 31/QĐ - TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Ban
chấp hành trung ương về việc ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban
hành và thể thức ban hành văn bản của Đảng và Quyết định số 91-QĐ/TW của
Ban Bí thư (khóa IX) 16-02-2004 bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản và thể
thức văn bản trong Đảng thì Huyện ủy Mường Ảng có quyền ban hành các loại

SV: Phan Thị Dịu

16
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản như là: Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri, Tờ trình, Công văn,
Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo…
Ngoài ra, tùy theo tình hình thực tế Huyện ủy còn ban hành các văn bản
khác như: Công điện, đề án, biên bản, giấy mời, giấy đi đường… Tuy nhiên các
loại văn bản này đều thuộc trong phạm vi thẩm quyền của Huyện ủy mà luật ban
hành văn bản đã quy định.
Trong những năm gần đây, số lượng văn bản ngày càng được ban hành ra

nhiều. Thông qua bảng thống kê số lượng ban hành văn bản giai đoạn 20132015 có thể thấy rõ số lượng văn bản có xu hướng tăng
STT

Tên loại văn bản

Năm
2013

2014

2015

1

Báo cáo

55

140

186

2

Chương trình

21

37

42

3

Chỉ thị

9

13

17

4

Công văn

119

188

219

5

Kế hoạch

29

38

51

6

Quyết định

97

123

187

7

Thông báo

55

162

201

8

Văn bản khác

27

43

52

Tổng số

412

744

955

Qua số liệu bảng trên ta thấy rõ lượng văn bản được phát hàng ngày càng
nhiều đặc biệt là báo cáo, công văn, quyết định, thông báo. Những văn bản đó

SV: Phan Thị Dịu

17
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được gửi đi rất nhiều các cơ quan, đơn vị, các chi đảng bộ, các ban, ngành, khối
đoàn thể…
Đối với văn bản gửi lên cấp trên như ủy ban nhân dân Tỉnh, các Sở thì
Văn phòng chủ yếu gửi các báo cáo tình hình, chương trình kế hoạch. Các cơ
quan cấp dưới như các chi đảng bộ, xã, thị trấn chủ yếu là văn bản hướng dẫn,
chỉ đạo, kế hoạch, thông báo, giấy mời… Các cơ quan ngang cấp chủ yếu là báo
cáo, quyết định…
Chánh Văn phòng thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy ký các thông báo,
giấy mời họp và các văn bản khi được Thường trực Huyện ủy ủy quyền.

Phó Chánh Văn phòng Thừa uỷ nhiệm Chánh Văn phòng ký các giấy tờ
có liên quan đến nhiệm vụ được phân công.
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. do đó công tác này luôn được cơ quan chú trọng. Tại huyện ủy Mường
Ảng công tác soạn thảo được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn
bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức,
có hiệu ực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm
bảo đúng quy định của Nhà nước.
∗ Một số văn bản do Huyện ủy ban hành( xem Phụ lục số 04)
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Huyện ủy.
Thi hành theo điều 3 Quyết định của Ban chấp hành Trung ương số 31QĐ/TW ngày 01/10/1997 ban hành quy định “ về thể loại, thẩm quyền ban hành
và thể thức văn bản của Đảng” và Điều 3 Quyết định của Ban Bí thư số 91QĐ/TW ngày 16/02/2004 bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số
điều của “ Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đảng”. Hướng dẫn của Văn phòng Trung ươg Đảng số 11- HD/VPTW ngày
28/5/2004 hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng.
Dựa vào đó, một văn bản mà Huyện ủy ban hành bao giờ cũng đảm bảo
đúng thể thức, đầy đủ 09 thành phần, văn bản mật hoăc khẩn có đủ 10 thành
phần bao gồm:
SV: Phan Thị Dịu

18
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tiêu đề.
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản.
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chữ ký, thể thức đề ký.
- Dấu cơ quan ban hành.
- Nơi nhận văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn( nếu có).
* Quy trình soạn thảo văn bản.
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vai
trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Quy trình soạn
thảo văn bản dược thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức như Bí thư, Phó Bí thư, Chánh Văn
phòng Huyện ủy giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích?
tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản ?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa. Trích
yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.

SV: Phan Thị Dịu

19
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần được thu thập và
đầy đủ, xử lí chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự
định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của nhà nước.
- Viết bản thảo:
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định.
+ Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày,
mục đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội
dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham
khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên
cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản.
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo
- Bản thảo sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển
đến Chánh Văn phòng, thủ trưởng xem xét, kiểm tra
(Đối với những văn bản có nội dung phức tạp trước khi trình lãnh đạo cơ
quan duyệt, nhân viên soạn thảo phải đưa cho lãnh đạo đơn vị xem xét, góp ý
kiến và có thể xem đây là khâu sơ duyệt.. Nếu như văn bản chưa đạt yêu cầu thì
phải sửa chữa, bổ sung lại và trình lên lãnh đạo cơ quan)
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.

SV: Phan Thị Dịu

20
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi có ý kiến sửa chữa của lãnh đạo cơ quan thì văn bản được chuyển
cho nhân viên đánh máy hoặc cán bộ chuyên môn soạn thảo. Việc soạn thảo
phải đúng với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trình bày đúng tiêu chuẩn, kỹ
thuật sạch đẹp, cân đối. Sau đó sẽ được trình duyệt nội dung, thể thức lên Chánh
Văn phòng một lần nữa và trình ký cho người có thẩm quyền là Bí thư hoặc Phó
Bí thư ký và làm các thủ tục ban hành:
+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Đăng ký vào máy tính “ Đăng ký văn bản đi”
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu
tại đơn vị soạn thảo)./.
(Ký văn bản: Người có thẩm quyền chỉ ký ban hành văn bản khi văn bản
được thể hiện đúng hình thức, thể thức quy định. Bí thư huyện ủy ký tất cả các
văn bản do huyện ủy ban hành. Thủ trưởng các đơn vị có thẩm quyền ký các văn
bản thuộc đơn vị mình chẳng hạn như Chánh Văn phòng sẽ ký văn bản do văn
phòng huyện ban hành. Bí thư huyện và các thủ trưởng đơn vị có thể để cấp phó
của mình ký thay.
* Nhận xét: Công tác xây dựng và ban hành văn bản của Huyện ủy
Mường Ảng nhìn chung là tốt. Quá trình xây dựng và ban hành văn bản được

thực hiện đúng quy trình, có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo văn
bản. Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản ký
văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu tại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên quan
đến văn bản. Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, Văn phòng đã trang bị 3
máy tính và 1 máy in, 1 máy photo. Thể thức văn bản của Văn phòng Huyện ủy
Mường Ảng trình bày theo đúng thể thức văn bản do nhà nước quy định, văn
bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý. Đối với văn bản
SV: Phan Thị Dịu

21
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của các phòng ban, đơn vị khác, trong quá trình soạn thảo văn bản các phòng
ban không thông qua văn phòng kiểm tra về thể thức cho nên một số văn bản
ban hành ra trình bày không đúng theo thể thức quy định.
2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình các cơ quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ văn bản bởi văn bản là căn cứ
và bằng chứng để cơ quan giải quyết, chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề
thuọc chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi
được gọi là văn bản đi hay công văn đi. Không ít văn bản chứa đựng nội dung
thông tin bí mật của nhà nước hoặc cơ quan, chính vì vậy văn bản cần được
quản lý chặt chẽ.
Trong hoạt động hàng năm của Huyện ủy Mường Ảng, văn bản hình thành
với số lượng chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức
tương đối tôt, đúng quy định Nhà nước, được thực hiện tốt ở tất cả các khâu.

Trước khi văn bản được ký ban hành thì Văn thư kiểm tra lại thể thức, kỹ
thuật để sửa lại cho đúng rồi mới thực hiện các bước tiếp theo. Văn thư kiểm tra rất
kỹ lưỡng, tỉ mỉ, từ cách viết tên cơ quan chức danh đến chính tả, bố cục văn bản.
* Nhận xét: Việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật của văn bản được văn thư
cơ quan kiểm tra rất kỹ lưỡng. Tuy thư không thể kiểm tra hết các sai sót cho
nên một số văn bản khi ban hành vẫn bị mắc một số lỗi nhỏ.
- Ghi số, ngày, tháng văn bản: Sau khi kiểm tra xong, chính văn thư cơ
quan là người ghi số, ngày, tháng văn bản. Dựa vào số đã đăng ký trước đó mà
văn thư tiếp tục ghi số tiếp theo. Số được viết bằng chữ số la mã, bắt đầu từ số
01 cho đến hết. Đối với ngày, tháng văn bản chuyển đến thì ghi đúng ngày văn
thư được nhận văn bản đó.
* Nhận xét: Việc ghi số, ngày tháng văn bản rất rõ ràng, chính xác, việc
này do văn thư làm, tuy nhiên một số đơn vị không biết trước tự ghi ngày, tháng
văn bản. Nhiều khi quá nhiều văn bản mà văn thư bị ghi nhầm số…

SV: Phan Thị Dịu

22
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhân bản, đóng dấu: Việc nhân bản Văn thư phải tính toán một cách cẩn
thận, dựa vào nơi nhận mà tính cho đúng. Nhân đúng số lượng văn bản cần gửi
đi để tránh lãng phí giấy tờ. Về việc này cán bộ văn thư Huyện Mường Ảng làm
rất tốt. Nhân bản và ghim xong thì văn thư tiếp tục đóng dấu, dựa vào cơ quan
ban hành mà đóng dấu văn bản. Tùy theo mức độ quan trọng của văn bản mà
đóng dấu mât, khẩn. Ngoài việc giữ dấu của Ban thường vụ, văn phòng thì văn
thư giữ thêm dấu của của Ban Dân vận. Do việc đóng dấu thường xuyên nên văn

thư đóng dấu rất ngay ngắn, chính xác, đúng màu mức.
* Nhận xét: Tránh việc lãng phí giấy tờ cũng như mực thì văn thư tính
toán số lượng văn bản gửi đi rất chính xác, đóng dấu nhanh chóng ngay ngắn,
đúng con dấu.
- Đăng ký văn bản đi: Là việc ghi chép một số điều cần thiết về văn bản đi
như: soạn, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nôi dung văn bản vào sổ,
máy tính… Nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Ngoài
việc đăng ký văn bản đi bằng máy tính thì khi chuyển phát văn bản cho 4 ban
đảng thì văn thư còn đăng ký vào sổ giao nhận riêng để tránh việc nhầm lẫn giữa
hai bên.
Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đi như bảng sau:
Ngày,

Số

Nơi gửi

Số ký

Ngày

tháng

đến

công

hiệu

tháng

người trích yếu nội nhận

văn

công

công

nhận

văn

văn

đến

Nơi

Tên loại và

Ký

Ghi
chú

dung công
văn

Do cơ quan nắp đặt mạng cục bộ nên tất cả văn bản đi của Huyện ủy sau

khi đã có chữ ký và đóng dấu đều được đăng ký và đăng ký vào máy tính.
Số lượng văn bản đi trong cơ quan cũng khá nhiều nên được đăng ký theo
từng thể loại như quyết định, nghị quyết, thông báo, công văn, báo cáo… và
SV: Phan Thị Dịu

23
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A