Báo cáo thực tập thư ký tại HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

1
Nguyễn Thị Trang

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Người xưa có câu “Học đi đôi với hành” điều này có nghĩa là học lý thuyết phải
gắn liền với thực tế. Học lý thuyết là quan trọng và cơ bản nhưng những lý thuyết đó
vận dụng vào thực tế cuộc sống lại càng quan trọng hơn. Vì thế, thực tập ngành nghề
có một vai trò rất quan trọng trong quá trình học tập của mỗi sinh viên.
Nhận thấy được ý nghĩa của đợt thực tập cuối khóa, Khoa Quản trị văn phòng –
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực tập ngành nghề cho sinh viên cuối khóa
trước khi ra trường.
Được sự đồng ý của Khoa, Trường và Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây
Hồ, tôi đã thực tập từ ngày 29/2/2016 đến ngày 29/4/2016. Trong thời gian thực tập thì
tại Văn phòng HĐND & UBND đã tạo cho tôi nhiều cơ hội để áp dụng những kiến
thức đã học cũng như nâng cao kiến thức thực tế.
Dựa trên những yêu cầu của Trường, Khoa đề ra cùng sự chỉ dẫn của các thầy,
cô giảng viên trong Khoa và các tài liệu cũng như trải nghiệm thực tế, tôi đã tổng kết
lại thành báo cáo này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giảng viên trong Khoa và các cô,

chú, anh, chị tại Văn phòng HĐND & UBND Quận đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn
thành tốt đợt thực tập, cũng như bài báo cáo thực tập ngành nghề này.
Trong thời gian thực tập, tôi đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thập thông tin, tài
liệu nhưng do sự giới hạn về thời gian và sự hiểu biết về lý luận thực tiễn còn hạn chế
nên không thể tránh khỏi những thiếu xót,, vì thế tôi rất mong nhận được sự đóng góp
ý kiến của các thầy, cô giảng viên trong Khoa và các bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Tây Hồ, ngày 05 tháng 05 năm 2016

Nguyễn Thị Trang

2

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
I.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND quận Tây Hồ.
1.Giới thiệu chung về Ủy ban Quận tây Hồ
1.1.

Vị trí địa lý, dân số, diện tích.

Quận Tây hồ là một Quận nằm ở phía Tây Bắc của thủ đô Hà Nội, có vị trí địa
lý tương đối thuận lợi; phía Bắc giáp huyện Đông Anh, phía nam giáp quận Ba Đình,
phía Đông giáp quận Long Biện, phía tây giáp quận Từ Liêm và Cầu Giấy. Quận có
địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều thấp dần từ Bắc xuống Nam.
Quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên là 24,1 ha và có trên 110.000 người cư trú
trên địa bàn 08 phường.Dân số của quận là 145,7 nghìn người ( tính đến năm 2012).
Nằm trong địa giới quận là Hồ Tây – một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả
nước. Quận được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hóa, là vùng
bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Hà Nội.
UBND Quận là một đơn vị hành chính được thành lập theo Nghị định số
69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nọi giao nhiệm
vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày 01/01/1996.

Nguyễn Thị Trang

3

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHÍNH PHỦ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: 69/CP

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 1995
(Trích)
NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ

VỀ VIỆC THÀNH LẬP QUẬN TÂY HỒ THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 09 năm 1992
Xét đề nghị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Bộ trưởng,
Trưởng ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
NGHỊ ĐỊNH
Điều 1. Nay thành lập quận Tây Hồ và các phường thuộc quận Tây Hồ thuộc
thành phố Hà Nội như sau:
1.Thành lập quận Tây Hồ trên cơ sở các phường: Bưở, Thụy Khuê, Yên Phụ
của quận Ba Đình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng
của huyện Từ Liêm.
2.Thành lập các phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng
thuộc quận Tây Hồ trên cở sở các xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân LA, Phú
Thượng cũ.
Điều 2. Nghị định này có hiệu lực từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với
Nghị định này đều bị bãi bỏ.
Điều 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội và Bộ trưởng, Trưởng
ban ban tổ chức – cán bộ Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.
TM. CHÍNH PHỦ
Thủ Tướng
Võ Văn Kiệt
(Đã ký)

Nguyễn Thị Trang

4

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.2.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thành tựu về mặt kinh tế, xã hội và mục tiêu phát triển

1.2.1 Thành tựu đạt được
Sau 20 năm xây dựng và trưởng thành, quận Tây Hồ đã ngày một lớn mạnh.
Trong 5 năm 2001-2005 kinh tế trên địa bàn quận đạt tốc độ phát triển khá cao giá trị
sản xuất tăng bình quân 14,8 %, trong đó: Kinh tế Nhà nước tăng 13,4 %/năm, kinh tế
có vốn đầu tư nước ngoài tăng18,7% /năm, kinh tế ngoài quốc doanh tăng16,9%/năm
vượt chỉ tiêu Nghị quyết đại hội II đề ra.
Cơ cấu giá trị sản xuất các ngành kinh tế phát triển theo đúng định hướng: Dịch
vụ - du kịch- công nghiệp – nông nghiệp. Tỷ trọng giá trị sản xuất của các ngành: dịch
vụ 51,8 %, Công nghiệp 43,2 %, công nghiệp 5%
Trải qua 20 năm, từ địa bàn ven đô, mang nhiều dáng dấp làng xã khi mới thành
lập, quận Tây Hồ đã phát triển mạnh mẽ về hạ tầng đô thị, tạo nên bộ mặt đô thị nagfy
càng khang trang, hiện đại. Đến nay, đã có 4,232 doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn,
tăng 100 lần so với khi thành lập. Thu ngân sách quận 2015 đạt 1.039 tỷ đồng, tăng 81
lần so với thu ngân sách năm 1996.
Cùng với những thành tựu về phát triển kinh tế, đô thị, sự nghiệp văn hóa – xã
hội của quận cũng đã đạt được những thành tựu quan trọng và là nơi khởi xướng nhiều

cách làm, mô hình sáng tạo, tiên phong của Thành phố như: Phong trào “Toàn dân
đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, mô hình “Phường văn hóa”, với 02 phường
Quảng An, Nhật Tân đã được công nhận. từ năm 1998 quận đã hoàn thành quy hoạch
mạng lưới trường học, làm cơ sở cho việc đầu rư xây dựng trường học đật chuẩn quốc
gia. Đến nay, 19/ trường công lập của quận đạt chuẩn quốc gia, đạt tỷ lệ 79% là một
trong những đơn vị dẫn đầu thành phố. Các cấp ủy, chính quyền luôn quan tâm bảo
đảm an sinh xã hội, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân trên địa bàn.
Công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị trong 20 năm qua được
quận quan tâm chăm lo, thực hiện tốt. Tròn đó, công tác cây dựng, chỉnh đốn Đảng
được quận ủy thường xuyên lãnh đạo thực hiện nghiêm túc, chủ động, sáng tạo, phù
hợp với từng giai đoạn, nhất là đối với công tác cán bộ - khâu then chốt của công tác
xây dựng Đảng.
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ
thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai, Tây Hồ
sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Với vụ trí đó, Tây Hồ có điều kiện đặc

Nguyễn Thị Trang

5

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực
và khao học – công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triền kinh tế - xã hội của quận nói
riêng và Hà Nội nói chung.

1.2.2 Mục tiêu phát triển giai đoạn 2011 – 2016
a) Mục tiêu
“Tiếp tục phát triển kinh tế theo cơ cấu Dịch vụ - Công nghiệp – Nông nghiệp;
quản lý, giữ gìn cảnh quan, nâng cao chất lượng môi trường, khai thác có hiệu quả Hồ
tây và các vùng phụ cận, từng bước xây dựng đồng bộ, hiện đại hạ tầng đô thị, bảo
đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện tốt nhiệm vụ quân sự, quốc
phòng địa phương; xây dựng hệ thống chính trị trong sạch, vững mạnh; nâng cao đời
sống vật chất và tinh thần của nhân dân; xây dựng quận Tây Hồ trở thành trung tâm
dịch vụ - du lịch văn háo của Thủ đô”.
b) Chỉ tiêu phấn đấu
* Kinh tế
- Tốc độ tăng giá trị sản xuất các ngành kinh tế do quận quản lý nình quân tăng
hàng năm: 16%
- Tốc độ tăng giá trị sản xuất ngành dịch vụ bình quân hàng năm: 18 – 20%
- Giá trị thương mại, dịch vụ, du lịch chiếm tỷ trọng trên 80%
- Giá tị sản phẩm trồng trọt trên 1ha đất canh tác theo giá thực tế bình quân đạt
trên 170 triệu đồng/năm
* Về văn hóa – xã hội:
- Phấn đấu đến năm 2015, toàn quận có 20 trường đạt chuẩn quốc gia
- Tham gia và giải quyết việc làm bình quân hàng năm trên 5.000 lao động
- Phấn đấu hàng năm giảm 50 hộ nghèo
- Đến năm 2015, tỷ lệ sinh đạt 16,5%
- Gia đình văn háo trên tổng số đạt: 85% trở lên
* Về an ninh, quốc phòng:
- Đảm bảo vững chắc an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn. Điều
tra khám phá trọng án đạt trên 80%, thường án đạt trên 70 %.
- Đảm bảo công tác quân sự, quốc phòng địa phương. Hàng năm hoàn thành
100% chỉ tiêu giao quân và động viên quốc phòng.
* Về công tác xây dựng Đảng

Nguyễn Thị Trang

6

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tiếp tục nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của các tổ chức cơ sở
Đảng
- Hàng năm tổ chức cơ sở Đảng đạt: “ Trong sạch, vững mạnh: trên 75%
- Hàng năm đảng viên đủ tư cách, hoàn thành tốt nhiệm vụ trên 80%
- Hàng năm kết nạp: trên 80 Đảng viên mới
2.Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân
dân Quận Tây Hồ.
2.1.

Chức năng

UBND Quận Tây Hồ với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước, dưới sự lãnh
đạo của Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Lệnh, Pháp lẹnh, Nghị
quyết của cơ quan Nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân quận trên tất cả các lĩnh
vực có chức năng cụ thể sau:
Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiêp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục,
y tế, dịch vụ.
Về thu chi ngân sách của địa phương.
Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.

Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân,
bảo về các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại.
2.2.

Nhiệm vụ, quyền hạn.

UBND Quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ
chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quản lý, hướng dẫn các phường, các đơn
vị trực thuộc quận trong hoạt dộng quản lý Nhà nước theo luật tổ chức HĐND &
UBND, UBND quận thảo luận tập thể và quyết định theo đa số vấn đề.
Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc
phòng dài hạn và hàng năm của quận.
Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận.
Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Kết luận những khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cá bộ chủ chốt do UBND
quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo.

Nguyễn Thị Trang

7

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Kiểm điểm, đánh giá công tác, chỉ đọa điều hành của tập thể và mỗi cá nhân,
thành viên UBND quận hàng năm.
Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND quận.
2.3.

Cơ cấu tổ chức của UBND quận.

Bộ máy của UBND quận hoạt động theo Quyết đinh số 07/2011/QĐ-UBND
ngày 05/7/2011 của UBND quận Tây Hồ về việc ban hành quy chế làm việc của
UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016.
UBND quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập
thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số. UBND phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã
hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu tiêu cực khác trong cơ
quan. Cán bộ, công nhân viên chức trong bộ máy chủ động sáng tạo trong thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Xây dựng và phát triển quận về nhiều mặt nhằm phục
vụ lợi ích của nhân dân.
Đứng đầu UBND quận Tây Hồ là Chủ tịch ủy bân nhân dân quận, là người phụ
trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận.
Giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch phụ trách lịnh vực: Kinh tế - Văn
hóa xã hội – Đất đai, trật tự xây dựng. Các Phó chủ tịch UBND quận phân công, chỉ
đạo công tác hoạt động trong lĩnh vực phụ trách, chỉ đạo điều hành hoạt động một số
phòng ban thuộc lĩnh vực quản lý.
Ủy ban nhân dân Quận gồm có 12 phòng, ban chuyên môn, các tổ chức chính
trị xã hội và các đoàn thể, các trung tâm trực thuộc và các đơn vị hiệp quản.
*Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động cua Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ
(Xem phụ lục 1)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác

hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng thường trực UBND quận Tây Hồ.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
a. Chức năng:
Theo Mục 1 Điều 1 của Quyết định số 28/2010/QQD-UBND ngày 26 tháng 10
năm 2010, quy định chức năng của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ như sau:

Nguyễn Thị Trang

8

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chức năng tham mưu tổng hợp:
Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có
hiệu quả. Chủ tịch UBND là người chỉ đạo chung trong mọi lĩnh vực. Song chủ tịch
không thể nắm chắc những đặc trưng, tính chất công việc và các hoạt động một cách
thường xuyên. Vì vậy, bộ phận tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng giúp đỡ sự lãnh
đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, Phó chủ tích.
Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình
làm việc cho UBND, chuẩn bị báo cáo về hoạt động của UBND, theo dõi đôn đốc các
phòng, ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án.
Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức văn bản trong quá trình soạn thảo, tổ
chức thống nhất về việc ban hành văn bản và tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ

của UBND quận.

•

Hành chính quản trị:
Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại để
phục vụ tốt hoạt động của UBND.
Giúp lãnh đạo, các phòng, ban thực hiện tốt công việc và hoàn thành những
nhiệm vụ được giao theo nguyên tắc và quy định của UBND quận.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Tại Mục 2, Điều 1 của Quyết định số28/2010/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10
năm 2010, quy định cụ thể về nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ. Dưới đây là một số nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản của Văn phòng
HĐND & UBND:

 Xây dựng chương trình làm việc, công tác tuần, tháng, năm của Thường trực HĐND

& UBND quận, chương trình các kỳ họp của HĐND & UBND quận. Phối hợp với các
đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND quận. Tổ chức phục vụ các
hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HDDNF Thành phố, HĐND quận.
 Thu thập và xử lý thông tin,phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND phường chuẩn

bị báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận theo quy định của
Pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và
theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND & UBND quận.
 Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên các văn bản, ý kiến chỉ
đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, ủy ban nhân dân các phường.
 Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn và tổ chức thực hiện

Nguyễn Thị Trang

9

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng chính phủ về việc ban
hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành
chính Nhà nước tại địa phương.
 Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nịa, tố cáo của tổ chức,
công dân… Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường
trực
HĐND & UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ văn bản…
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND & UBND quận giao.
1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
Văn phòng HĐND & UBND Quận có Chánh văn phòng và không quá 03 Phó
chánh văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của
pháp luật làm việc trong các bộ phận, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
•

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
(Xem phụ lục 02)
1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên
làm công tác tổng hợp.
Xây dựng bản mô tả công việc có vai trò rất lớn trong quá trình hoạt động của
cơ quan. Nó giúp cho nhà Quản trị có quyết định chính xác trong việc bố trí, sử dụng

lao động, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, từng cán bộ, tránh chồng
chéo, trùng lặp. Đây là một trong những yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao năng
lực, trách nhiệm nhân viên trong công việc.
a. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Họ và tên: Đỗ Anh Tuấn
Chức danh: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ.
Nơi làm việc: UBND quận Tây hồ.
1. Tóm tắt công việc: Chủ tịch UBND quận phụ trách chung toàn bộ hoạt động
và tất cả các lĩnh vực của UBND quận theo thẩm quyền. Trực tiếp phụ trách các lĩnh
vực an ninh quốc phòng địa phương, tài chính ngân sách, quản lý đất đai, xây dựng cơ
bản, công tác chính sách xã hội, dân số – kế hoạch hoá gia đình, công tác tư pháp hộ
tịch, cải cách hành chính, tiếp dân và giải quyết đơn thư của công dân.
Làm chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự quận, Trưởng ban chỉ đạo phòng
chống tệ nạn xã hội, Tổ trưởng Tổ giải phóng mặt bằng và Trưởng ban chỉ đạo những

Nguyễn Thị Trang

10

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lĩnh vực phụ trách.
Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của UBND quận.

3. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính.
Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công
tác của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận ủy và HĐND quận.
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:


Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, chương trình công tác của

UBND quận.
 Công tác đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, chương trình quân sự địa
phương. Công tác tổ chức bộ máy cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Công tác tư
pháp. Công tác đối ngoại.
 Chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân cấp, công tác lập
dự toán, phân bổ ngân sách cho các đơn vị trực thuộc UBND quận và UBND các
phường.
 Công tác quản lý đầu tư xây dựng. Chấp thuận địa điểm hoặc thống nhất chấp thuận
địa điểm đầu tư xây dựng các dự án trên địa bàn quận. Phê duyệt chủ trương đầu tư,
phê duyệt quyết định đầu tư dự án (hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật) theo thẩm quyền.
 Ký quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản


khác gắn liền với đất của công dân trên địa bàn quận.
Công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Chỉ đạo
chung về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm

quyền của UBND quận.
 Chỉ đạo chung về triển khai thực hiện Quyết định số 92/2009/QĐ-UBND ngày
19/8/2009 của UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định về quản lý Hồ Tây đối với
những nội dung công việc thuộc thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ.
 Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các ban Đảng Quận ủy,



Thường trực HĐND quận.
Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng, Chủ tịch Hội đồng
nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật,
Trưởng ban chỉ đạo phòng, chống tội phạm và xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an
ninh tổ quốc (viết tắt là Ban chỉ đạo 138), Trưởng ban chỉ đạo thi hành án dân sự quận.
Là chủ tịch các hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập theo chương trình,

kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
 Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách quận Tây Hồ.
Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, Thanh tra, phòng

Nguyễn Thị Trang

11

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tài chính – Ké hoạch, Công an quận, Ban chỉ huy Quân sự quận, UBND các phường:
Phú Thượng, Tứ Liên.
Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân
dân, Chi cục Thi hành dân sự, Phòng cảnh sat phòng cháy và chữa cháy số 6.
3. Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài đơn vị.
+ Mối quan hệ bên trong:

Là người trực tiếp kiểm tra các nội dung, công việc trong toàn bộ cơ quan.
Có thẩm quyền báo cáo lên UBND cấp thành phố.
+ Mối quan hệ bên ngoài: Là người đại diện cho cơ quan trong việc ký kết, giao
dịch với các đối tác đến liên hệ.
4. Quyền hạn:
- Quyết định các ngày họp trong tháng.
- Tuỳ theo công việc cụ thể, Chủ tịch chọn nội dung cụ thể của phiên họp.
- Làm chủ toạ phiên họp.
- Chủ tịch kết luận từng đề án, kế hoạch và lấy biểu quyết, đề án, kế hoạch
được thông qua khi có quá nửa số thành viên UBND quận biểu quyết tán thành.
Trường hợp những vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì Chủ tịch yêu cầu chuẩn
bị thêm để trình lại vào phiên họp khác.
5. Chỉ số đánh giá công việc.
Dựa vào mục tiêu và kế hoạch đề ra. Mức độ hoàn thành và giải quyết công
việc. Từ đó có những nhận định và đánh giá khách quan.
6. Các yêu cầu.
Tốt nghiệp cao đẳng chuyên nghiệp .
Có khả năng lãnh đạo và giao tiếp tốt.
Có phẩm chất đạo đức, sức khoẻ tốt.
Có kiến thức chuyên môn về các lĩnh vực mình quản lý.
b. Bản mô tả công việc của chuyên viên văn phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁN BỘ VĂN PHÒNG
Họ và tên: Lê Quang Hòa
Chức danh: Chuyên viên văn phòng.
Nơi làm việc: Phòng Chuyên viên UBND quận Tây Hồ.
1. Tóm tắt công việc:

Nguyễn Thị Trang

12

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện công tác tham mưu, giúp việc cho đồng chí
Chủ tịch UBND quận trên lĩnh vực công tác nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế - xã
hội, chương trình công tác của UBND quận. Tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo Văn
phòng xây dựng chương trình công tác trọng tâm tháng của UBND quận xong trước
ngày 25 hàng tháng.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị: Công an quận,
BCH quân sự quận, Thanh tra, Phòng Tư pháp, phòng Nội vụ, Chi cục Thi hành án
dân sự quận, Ban quản lý Hồ Tây, Phòng cảnh sát PCCC số 6, UBND phường Xuân
La, UBND phường Phú Thượng.
Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì mối quan hệ phối hợp với Viện Kiểm sát nhân
dân quận, tòa án quận.
2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính.
Tham mưu tổng hợp và hậu cần.
Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình
đó. Bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.
Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan. Đề xuất, kiến nghị các biện pháp
thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo.
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư

và tờ trình đó.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức
khác, cũng như với nhân dân nói chung.
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹ
thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động
và công tác của cơ quan.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khẻo; bảo vệ trật tự, an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách.
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng

Nguyễn Thị Trang

13

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ
văn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
3. Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài đơn vị.
+ Mối quan hệ bên trong: Chỉ đạo, phối hợp với các phòng, ban, ngành đoàn thể
của quận để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Có thẩm quyền báo cáo với Chủ tịch UBND quận.
+ Mối quan hệ bên ngoài: Là người phát ngôn của cơ quan.
4. Quyền hạn:

Làm chủ tài khoản của văn phòng.
Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị của cơ quan trong việc tổ chức và giải
quyết văn bản theo qui định của Nhà nước.
Đề nghị các phòng ban khác báo cáo hàng tháng về lĩnh vực mình quản lý.
5. Chỉ số đánh giá công việc.
Từ những chức năng, nhiệm vụ được giao để căn cứ và đánh giá mức độ và khả
năng làm việc của người cán bộ làm công tác văn phòng.
6. Yêu cầu.
Được đào tạo về lĩnh vực hành chính.
Có khả năng giao tiếp tốt trong công việc.
Nhiệt tình, sáng tạo trong công việc.
Có sức khoẻ, ngoại hình ưa nhìn.
1.4 Quy trình tuyển dụng nhân sự.
Như chúng ta đã biết, tuyển dụng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi
cơ quan, đơn vị, tổ chức. Nó có ảnh hưởng tới sự thành bại của cơ quan, tổ chức.
Tuyển dụng nhân sự giúp cho cơ quan bổ sung nhân lực còn thiếu, đảm nhận những
công việc chưa có người. Để nâng cao chất lượng công việc và con người làm việc thì
cần phải có sự chọn lựa kỹ càng. Mọi sự tuyển chọn đều phải thông qua quy trình
tuyển dụng. Sau đây là quy trình tuyển dụng mà mỗi cơ quan cần phải có khi tiến hành
tuyển chọn nhân sự.
a. Sơ đồ tuyển dụng nhân sự: (Xem phụ lục 03).
b. Phân công nhiệm vụ các nhân sự của UBND quận Tây Hồ:
1. Chủ tịch UBND quận: Ông Đỗ Anh Tuấn
Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công

Nguyễn Thị Trang

14

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận ủy và HĐND quận.
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:


Công tác quy hoạch, kế hoạch phất triển kinh tế - xã hội, chương trình công tác của



UBND quận.
Công tác đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, chương trình quân sự địa
phương. Công tác tổ chức bộ máy cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Công tác tư

pháp. Công tác đối ngoại.
 Chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân cấp, công tác lập
dự toán, phân bổ ngân sách cho các đơn vị trực thuộc UBND quận và UBND các
phường.
 Công tác quản lý đầu tư xây dựng. Chấp thuận địa điểm hoặc thống nhất chấp thuận
địa điểm đầu tư xây dựng các dự án trên địa bàn quận. Phê duyệt chủ trương đầu tư,
phê duyệt quyết định đầu tư dự án (hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật) theo thẩm quyền.
 Ký quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản


khác gắn liền với đất của công dân trên địa bàn quận.
Công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Chỉ đạo

chung về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm



quyền của UBND quận.
Chỉ đạo chung về triển khai thực hiện Quyết định số 92/2009/QĐ-UBND ngày
19/8/2009 của UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định về quản lý Hồ Tây đối với



những nội dung công việc thuộc thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ.
Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các ban Đảng Quận ủy,

Thường trực HĐND quận.
 Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng, Chủ tịch Hội đồng
nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật,
Trưởng ban chỉ đạo phòng, chống tội phạm và xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an
ninh tổ quốc (viết tắt là Ban chỉ đạo 138), Trưởng ban chỉ đạo thi hành án dân sự quận.
Là chủ tịch các hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập theo chương trình,
kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách quận Tây Hồ.
Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, Thanh tra, phòng
Tài chính – Ké hoạch, Công an quận, Ban chỉ huy Quân sự quận, UBND các phường:
Phú Thượng, Tứ Liên.
Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân
dân, Chi cục Thi hành dân sự, Phòng cảnh sat phòng cháy và chữa cháy số 6.

Nguyễn Thị Trang

15

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Phó chủ tịch UBND quận Nguyễn Lê Hoàng:
Được Chủ tịch ủy quyền điều hành công việc của UBND quận khi Chủ tịch
vắng mặt.
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau đây:


Công tác quản lý đô thị, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải, trật tự đô thị, vệ
sinh môi trường, chỉ đạo thực hiện dịch vụ công trong lĩnh vực duy tu hạ tầng kỹ thuật

đô thị và vệ sinh môi trường.
 Công tác quản lý đất đai và tài nguyên môi trường. Công tác địa giới hành chính.
 Công tác giải phóng mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn
quận (trừ các dự án thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội)
 Giúp Chủ tịch UBND quận điều hành công việc thường xuyên trong việc triển khai
thực hiện Quyết định số 92/2009/QĐ-UBND ngày 19/8/2009 của UBND Thành phố
Hà Nội ban hành quy định về quản lý Hồ Tây đối với các nội dung công việc thuộc
thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ.
 Công tác phòng, chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn.
 Thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh có
liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Trực tiếp làm nhiệm vụ: Trưởng Ban chỉ đạo 197, Trưởng Ban chỉ huy phòng

chống thiên tai, Trưởng Ban chỉ huy tìm kiếm cứu nạn, Trưởng BCĐ xử lý vi phạm
hành lang bảo vệ an toàn lưới điện cao áp, Chủ tịch Hội đồng bồi thường hỗ trợ và tái
định cư để GPMB, thực hiện các dự án trên địa bàn quận (trừ các dự án thuộc lĩnh vực
văn hóa – xã hội). Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập
theo chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ
trách,
Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Tài nguyên và môi trường, phòng Quản lý
đô thị, Ban quản lý dự án, Ban Quản lý Hồ Tây, Ban bồi thường – giải phóng mặt
bằng quận, UBND các phường: Yên Phụ, Xuân La.
Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Đội Thanh tra Xây dựng quận, Đội
Thanh tra giao thông vận tải, Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội – chi nhánh Tây Hồ,
Chi nhánh phát triển quỹ đất Tây Hồ, Công ty điện lực Tây Hồ

3. Phó Chủ tịch UBND quận Nguyễn Đình Khuyến:
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:


Công tác phát triển kinh tế, doanh nghiệp, ngân hàng, thương mại, công nghiệp, nông

Nguyễn Thị Trang

16

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, du lịch, khoa học công nghệ, quản lý thị trường, công
tác thú y.
 Giúp Chủ tịch UBND quận giải quyết các công việc thường xuyên trong công tác thu,


chi ngân sách địa phương theo phân cáp.
Công tác cải cách hành chính. Ký các giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính liên quan

đến lĩnh vực hộ tịch của công dân trên địa bàn quận.
 Quản lý đầu tư và công tác giải phóng mặt bằng thực hiện dự án Xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quanh Hồ Tây và các dự án thành phần do Ban Quản lý dự án xây dựng hạ
tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây thực hiện.
 Thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh
có liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Trực tiếp làm nhiệm vụ: Trưởng ban chỉ đạo Chống thất thu ngân sách, Ban chỉ
đạo chống buôn lậu, gian lận thương mại và hàng giả (viết tắt là Ban chỉ đạo 389), Ban
chỉ đạo thú y, Ban chỉ đạo ISO, Chương trình phát triển chợ, Chương trình Công nghệ
thông tin. Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập theo
chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Văn phòng HĐND & UBND, phòng Kinh tế, Ban
Quản lý dự án Xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban Quản lý chợ quận,
UBND các phường: Bưởi, Nhật Tân.
Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Chi cục thuế, Chi cục thống kê, Kho
bạc Nhà nước quận, đội quản lý thị trường số 11, trạm thú y.

4. Phó Chủ tịch quận Phạm Xuân Tài:
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau đây:


Công tác văn hóa và thông tin, thể dục thể thao, giáo dục – đào tạo, lao động, thương
binh và xã hội, đào tạo nghề, y tế, gia đình và trẻ em, dân số - kế hoạch hóa gia đình,

phòng chống các tệ nạn xã hội, công tác dân tộc, tôn giáo.
 Công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động của các Hội và Tổ chức phi
Chính phủ trên địa bàn quận.
 Công tác giải phóng mặt bằng để thực hiện dự án đầu tư xây dựng đối với các dự án
thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội.
 Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và
các đoàn thể chính trị - xã hội quận.
 Thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh có
liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND quận giao.

Nguyễn Thị Trang

17

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trực tiếp làm nhiệm vụ: Trưởng Ban chỉ đạo phong trào “Toàn dân đoàn kết
xây dựng đời sống văn hóa”, Ban chỉ đạo phòng, chống AIDS và phòng, chống tệ nạn
ma túy, mại dâm, Chủ tịch Hội đồng bồi thường hỗ trợ và tái định cư để GPMB thực
hiện các dự án thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội. Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các
Ban chỉ đạo được thành lập theo chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực

công tác được phân công phụ trách.
Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Văn hóa và Thông tin, phòng Giáo duc –
Đào tạo, phòng Lao động thương binh và xã hội, phòng Y tế, Trung tâm văn hóa,
Trung tâm thể dục thể thao, Trung tâm dạy nghề, Trung tâm dân số - KHHGĐ, UBND
các phường: Thụy Khuê, Quảng An.
Xử lý công việc có liên quan đến các đơn vị: Trung tâm Y tế, Trung tâm Giáo
dục thường xuyên, Bảo hiểm xã hội, Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội,
các Hội có tính chất đặc thù theo quy định của UBND Thành phố Hà Nội, các hội xã
hội, hội nghề nghiệp khác.

5. Ủy viên UBND quận Nguyễn Anh Tuấn, Trưởng Công an:
Tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên
địa bàn quận. Tham mưu với UBND quận và trực tiếp chỉ đạo công tác đấu tranh
phòng, chống tội phạm, tệ nạn xã hội, thực hiện phong trào “Toàn dân bảo vệ an ninh
Tổ quốc”, xây dựng thế trận an ninh nhân dân gắn với thế trận quốc phòng toàn dân.
Chỉ đạo Công an các phường làm nòng cốt tham mưu cho Đảng úy, UBND
phường đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường.
Phối hợp với Ban chỉ huy quân sự thực hiện tốt quy chế phối hợp thực hiện
nhiệm vụ bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn quận, xây dựng
lực lượng vũ trang bảo vệ Quận trong mọi tình huống.
Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền UBND quận với tư cách là
Thành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận.

6. Ủy viên UBND quận Nguyễn Văn Kha, Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy quân sự:
Tham mưu với UBND quận và tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, quân sự
địa phương, xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân, thế trận an ninh nhân dân
trên địa bàn quận. Chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác tuyển chọn, gọi công dân nhập
ngũ, động viên quân nhân dự bị, xây dựng lực lượng vũ trang vững mạnh rộng khắp,
đăng ký, quản lý nguồn dự bị động viên, phương tiện kỹ thuật của nền kinh tế quốc

Nguyễn Thị Trang

18

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dân, lực lượng dân quân tự vệ, xây dựng quận, phường thành khu vực phòng thủ vững
chắc.
Phối hợp với Công an quận thực hiện tốt quy chế phối hợp thực hiện nhiệm vụ
bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn quận.
Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền UBND quận với tư cách là
Thành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận.

7. Ủy viên UBND quận Lê Trung Đức, Chánh văn phòng HĐND & UBND:
Tổ chức điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảo
công tác tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND quận. Tham mưu thực hiện các hoạt động đối ngoại của
UBND quận, công tác dân tộc.
Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiến chỉ đạo
của Chủ tích, các Phó chủ tịch UBND quận, các văn bản kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện Nghị quyết của HĐND, chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận.
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố, phát hành văn bản của UBNF và
Chủ tịch UBND quận. Quản lý, lưu trữ các loại văn bản, tài liệu của UBND quận theo
quy định.

Đảm bảo giữ mối quan hệ của UBND quận với các cơ quan báo chí, thông tin
tuyên truyền của Trung ương và địa phương, được Chủ tịch UBND quận ủy quyền là
người phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí.
Tổ chức điều hành hoạt động của bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính” và Ban tiếp công dân của quận theo đúng quy định của pháp
luật.
Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách của Văn phòng HĐND & UBND quận để
phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND , lãnh đạo UBND quận, đảm bảo hoạt
động của các đơn vị trực thuộc tài khoản Văn phòng.
Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền của UBND quận với tư cách là
Thành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận.

8. Ủy viên UBND quận Nguyễn Thanh Tịnh, Trưởng phòng Nội vụ:
Tổ chức nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm xây dựng hoàn thiện tổ chức
bộ máy và nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp quận, phường.

Nguyễn Thị Trang

19

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tham mưu thực hiện công tác quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp của
quận, phường bao gồm: Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức

và lao động hợp đồng theo đúng quy định.
Thống nhất với Phó chủ tịch UBND quận phụ trách khối, đề xuất với Chủ tịch
UBND quận, tập thể UBND quận về công tác tổ chức bộ máy và cán bộ trong phạm vi
trách nhiệm, quyền hạn của UBND quận. Phối hợp với Ban tổ chức Quận ủy tiến hành
quy trình về công tác cán bộ theo quy định.
Là Thường trực của chương trình cải cách hành chính Nhà nước của UBND
quận, Thường trực công tác thi đua – khen thưởng của quận.
Thực hiện công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính, văn thư, lưu trữ
nhà nước, tôn giáo, tổ chức và hoạt động của Hội và Tổ chức phi Chính phủ, công tác
thanh niên.
Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền của UBND quận với tư cách là
Thành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận.

9. Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc, Chánh Thanh tra:
Tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công
tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi quản lý nhà nước của UBND
quận. Kiểm tra đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND
các phường, các đơn vị thuộc quận.
Là thường trực thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng của UBND quận.
Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền của UBND quận với tư cách là
Thành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận.
*Nhận xét Văn phòng UBND quận Tây Hồ:
+ Ưu điểm:
- Văn phòng được bố trí đầy đủ các tiện nghi làm việc.
- Cách sắp xếp, bố trí trong phòng gọn gàng, ngăn nắp, có tính khoa học.
- Văn phòng được bố trí ở tầng 1 nên thuận tiện cho việc giao dịch.
- Văn phòng được xây dựng và thiết kế phù hợp với điều kiện khí hậu: Thông
thoáng, mát về mùa hè và ấm vào mùa đông.
+ Nhược điểm:
Xét về tổng thể thì văn phòng có diện tích hẹp, chưa được trang trí hài hoà đẹp

Nguyễn Thị Trang

20

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mắt vì căn phòng chỉ được quét bằng vôi màu trắng. Trong phòng chưa có bàn ghế tiếp
khách. Văn phòng chỉ có 01 tủ đựng tài liệu trong khi lượng giấy tờ văn bản nhiều.
+ Đề xuất:
UBND quận cần chuyển văn phòng sang một phòng khác có diện tích rộng hơn
hoặc xây mới căn phòng. Đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho văn phòng như: Tủ
đựng tài liệu, bàn ghế uống trà. Văn phòng cần được trang trí hài hoà, đẹp mắt hơn.
1.5 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của UBND quận và của các đơn vị khác.
Chương trình công tác là một phần không thể thiếu được trong mỗi cơ quan,
đơn vị, tổ chức. Bởi việc xây dựng chương trình công tác sẽ giúp cho cơ quan làm việc
khoa học. Đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,
tránh chống chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Đồng thời giúp cho cơ quan
chủ động công việc, không bỏ sót việc nhằm nâng cao hiệu suất công tác quản lý, sử
dụng hợp lý được quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc.
a. Sơ đồ hoá nội dung qui trình xây dựng chương trình công tác của UBND
quận. (Xem phụ lục 4).
b. Sơ đồ hóa nội dung chương trình công tác của các ban ngành thuộc
UBND quận. (Xem phụ lục 4).

1.6. Sơ đồ công tác tổ chức một hội nghị, cuộc họp của cơ quan.
Trong quá trình thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em được trực tiếp tham dự
một số Hội nghị và cuộc họp. Em nhận thấy quy trình tổ chức một hội nghị của UBND
quận được tiến hành cụ thể như sau:
(Sơ đồ xem phụ lục số 5).
1.7. Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo cơ quan của văn phòng.
Chuyến đi công tác của lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công việc cụ thể
hay thiết lập một mối quan hệ. Mỗi chuyến đi công tác đều nhằm thực hiện những
nhiệm vụ cụ thể. Do đó xác định chính xác mục đích sẽ giúp cho văn phòng chuẩn bị
các điều kiện cần thiết cũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo thành công cho chuyến
đi.
Ở UBND quận Tây Hồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công

Nguyễn Thị Trang

21

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác cho lãnh đạo của văn phòng bao gồm những thông tin sau:
(Sơ đồ qui trình nghiệp vụ xem ở phụ lục số 6).
Sau khi kế hoạch được lãnh đạo duyệt, văn phòng chuyển kế hoạch tới các đại
biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để tổ chức thực hiện chuyến đi

công tác.
2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ
Tại UBND quận Tây Hồ, văn thư được bố trí và sắp xếp cùng một phòng với
văn phòng của quận. Hàng ngày các văn bản đi cũng như văn bản đến của cơ quan
khác đều qua phòng văn thư để kiểm tra, đăng ký, lưu giữ và bảo quản.
Cơ quan có một cán bộ văn thư chuyên trách được đào tạo về trình độ chuyên
môn nên nội dung cũng như quy trình tổ chức công tác văn thư được thực hiện đúng.
Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mất mát và dễ tra cứu khi cần
thiết.
Với tính chất quan trọng trong công việc nên văn thư cơ quan luôn được lãnh
đạo, Đảng uỷ quan tâm, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để văn thư
hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Tuy nhiên mô hình tổ chức của văn thư cơ quan vẫn còn tồn tại những ưu và
nhược điểm sau:
*Ưu điểm: Mô hình tổ chức công tác văn thư nói chung ở UBND các phường
nhỏ nhưng được sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan nên công tác văn thư luôn duy trì
và đạt kết quả tốt trong công việc. Văn thư cơ quan được trang bị đầy đủ trang thiết bị
cũng như công cụ làm việc, được cử đi tập huấn nghiệp vụ do đó luôn thực hiện đúng
chức năng, nhiệm vụ của mình đã đáp ứng được yêu cầu công tác văn thư nhanh
chóng, chính xác, bí mật và hiên đại.
* Nhược điểm: Đôi khi tiến độ chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân
của Uỷ ban còn chậm. Có những văn bản không chuyển giao trong ngày mà để sang
ngày hôm sau mới chuyển.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một
nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Để văn bản đảm bảo chất
lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và biết vận dụng những kiến thức và kỹ

Nguyễn Thị Trang

22

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng như: Các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin,
xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các
loại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản…Ngoài ra phải tuân thủ các qui tắc do cơ
quan có thẩm quyền qui định đối với soạn thảo và ban hành văn bản như: thể thức văn
bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt ký, đóng dấu văn bản.
Tại cơ quan em thực tập các văn bản được soạn thảo nhìn chung là đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Căn cứ vào tính chất và nội dung của văn bản cần soạn thảo thì Chủ tịch giao
cho các đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm:
Xác định hình thức, nội dung và mức độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
Soạn thảo văn bản.
Trong trường hợp cần thiết cá nhân, đơn vị hoặc tổ chức được phân công
soạn thảo văn bản có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Về ban hành văn bản.

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
Người được giao trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan quản lý công tác văn thư
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục
ban hành văn bản.
Sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ, chính xác thì thủ trưởng cơ quan ký
vào văn bản để văn thư cơ quan đóng dấu, nhân bản, phân phối và chuyển giao văn
bản tới các đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
2.2.1. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận
Tây Hồ.
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận được tiến
hành cụ thể như sau:

Nguyễn Thị Trang

23

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Về kiểm tra các văn bản: Văn bản của cơ quan được cập nhật và kiểm tra
thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực pháp lý khi thi hành.
Các căn cứ để kiểm tra: Các văn bản Hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyển;
Công báo; Các thông tin truyền thông.
+ Về rà soát các văn bản: Sau khi có các văn bản, thông tin để đối chiếu, so
sánh thì tiến hành rà soát các văn bản hiện có xem có gì sai và lệch lạc không. Đối với

các văn bản không phù hợp, không đúng thể thức, văn bản trái với nội dung, qui định
của pháp luật thì phải thay thế, sửa đổi cho đúng.
+ Về hệ thống hóa văn bản:
Văn bản tại UBND quận được phân loại và sắp xếp theo tên loại.
Sau mỗi tháng các văn bản được sắp xếp gọn gàng theo từng loại văn bản. Do
đó khi cần sử dụng rất thuận tiện và dễ tìm.

Nguyễn Thị Trang

24

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về: Thẩm quyền ban hành văn bản;
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn
thảo văn bản.
a. Thẩm quyền ban hành văn bản.
UBND quận là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Có thẩm quyền ban
hành các văn bản hành chính như: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông
thường.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tại UBND quận văn bản được trình bày nhìn chung đúng thể thức theo Thông
tư liên tịch số 01, cụ thể:
Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4.
Định lề trang văn bản:

* Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm.
Lê dưới: cách mép dưới từ 20-25mm.
Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm.
Lề phải: cách mép phải từ 15- 20mm
*Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép từ trên 20-25mm.
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm.
Lề trái: cách mép trái từ 15-20mm.
Lề phải: cách mép phải từ 30-35mm.
Sử dụng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14.
Đối với các thành phần thể thức văn bản của UBND quận được trình bày
như sau:
a/ Quốc hiệu:
* Cách thể hiện:
Quốc hiệu được trình bày ở vị trí trên cùng góc bên phải của văn bản.
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa VIệt Nam’ được trình bày bằng chữ
in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng chữ dưới” “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14. kiểu chữ đứng đậm, chữ cái đầu của các từ được viết

Nguyễn Thị Trang

25

Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A