Báo cáo thực tập thư ký tại Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (281.64 KB, 44 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
BÁO CÁO THỰC TẬP
Thời gian: từ 29/02/2016 đến 29/04/2016
Sinh viên thực tập:
Họ và tên : Trương Thúy Hồng Ngọc. Mã sinh viên: 1311TKVA025
Lớp: CĐ.TKVP 13A.Khóa học: 2013 – 2016
Ngành: Thư Ký Văn Phòng.
Giáo viên hưỡng dẫn:
Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Hường.
Khoa: Quản Trị Văn Phòng.
Đơn vị thực tập:
Tên đơn vị: Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
Địa chỉ: 178 đường Trường Chinh, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: 04.8521545.562312
Fax: 04.8537169/069.562542
SV Trương Thị Thúy Hồng
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................1
PHẦN I....................................................................................................................................................2
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC............................2
1.Thông tin chung về doanh nghiệp................................................................................................2
2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty..........................................................................3
PHẦN II...................................................................................................................................................9
TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA...............................................................9
CƠ QUAN...............................................................................................................................................9
1.Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng hàng không ACC..............................................9
1.1Chức năng của công ty...............................................................................................................9
1.2Nhiệm vụ của công ty................................................................................................................9
2.Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty............................................................................................9
PHẦN III................................................................................................................................................12
THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH.......................................................................12
VĂN PHÒNG..........................................................................................................................................12
1.Thẩm quyền của cán bộ phụ trách văn phòng............................................................................12
2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận....................................................................12
3. Vị trí của người Thư ký văn phòng trong hoạt động quản lý.....................................................16
4.Những nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ chức....................................................17
PHẦN IV................................................................................................................................................27
HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI CƠ QUAN...................................................................................................27
1, Các hoạt động giao tiếp tại cơ quan..........................................................................................27
2, Đối tượng giao tiếp:..................................................................................................................28
3, Những nội dung giao tiếp.........................................................................................................28
4, Cách giải quyết tình huống tại cơ quan.....................................................................................29
PHẦN V.................................................................................................................................................30
NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI....................................................................30
SV Trương Thị Thúy Hồng
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
CƠ QUAN..............................................................................................................................................30
1.Tổ chức, giải quyết văn bản đi....................................................................................................32
2 . Tổ chức, giải quyết văn bản đến...............................................................................................34
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................41
SV Trương Thị Thúy Hồng
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian quý báu được thực tập tại Tổng Công Ty Xây Dựng Công
Trình Hàng Không ACC em xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của
tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Đặc biệt là sự giúp đỡ của bác Đặng
Hùng - Tổng giám đốc công ty, bác Cao Kế - Phó tổng giám đốc, bác Ngọc Anh
– Chánh văn phòng, cô Hiền – Phòng văn thư lưu trữ đã giúp đỡ em trong quá
trình thực tập, và luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong suốt thời gian
thực tập tại Tổng Công Ty.
Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn trân thành đến các thầy cô giảng viên
tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản Trị Văn Phòng đã chỉ dạy,
truyền đạt những kiến thức quý báu cho em, những kinh nghiệm quan trọng để
có thể hoàn thành đợt thực tập này. Đặc biệt là cô Nguyễn Thị Thu Hường đã
giúp đỡ em rất nhiều để em có thể hoàn thành bài báo cáo này.
Tuy nhiên đây đầu là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và vốn
kiến thức hạn hẹp của bản thân nên không thể tránh được những thiếu sót khi
tìm hiểu, đánh giá và trình bày về Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng
Không ACC rất mong được sự thông cảm của Công ty và sự đóng góp giúp đỡ
của thầy cô.
Em xin trân thành cảm ơn.
SV Trương Thị Thúy Hồng
1
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC
1.Thông tin chung về doanh nghiệp
- Tên gọi doanh nghiệp: CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG
KHÔNG ACC
Trực thuộc: Quân trủng phòng không – không quân/ Bộ quốc phòng.
Tên giao dịch quốc tế: Airport Contruction Company.
Tên viết tắt: Công ty ACC.
Ngày thành lập: 06 tháng 11 năm 1990
- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà nước hạng I.
- Trụ sở chính: Số 178 đường Trường Chinh – Quận Đống Đa- Thành
phố Hà Nội
- Điện thoại: 04.8521545.562312 – Fax: 04.8537169/069.562542
- Các chi nhánh:
+ Chi nhánh thành phố HCM:
Địa chỉ: số 46 đường Tiền Giang – Quận Tân Bình – Thành phố HCM
Điện thoại: 058.810784/958.693380 – Fax: 04.8456645
+ Chi nhánh tại thành phố Nha Trang:
Địa chỉ: số 4/86 đường Tân Phú – Thành phố Nha Trang – Tỉnh Khánh Hòa
Điện thoại: 058.810784/958.693380 – Fax: 058.810784
+ Chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng:
Địa chỉ: Sân bay Đà Nẵng – Quận Hải Châu -Thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0511 712324/096 772323 – Fax: 0511 712324
- Các đơn vị trực thuộc
Xí nghiệp xây dựng 243
Xí nghiệp xây dựng 244
Xí nghiệp xây dựng 245
Xí nghiệp xây dựng 23
Xí nghiệp xây dựng 24
Xí nghiệp xây dựng 25
Nhà máy xi măng quốc phòng 78
Xí nghiệp thi công cơ giới
Xí nghiệp đầu tư phát triển nhà
Trung tâm kiểm định chất lượng
Trung tập tư vấn khảo sát thiết kế và kiến trúc
Các cửa hàng, trung tâm dịch vụ
- Tài khoản: tại Ngân hàng đầu tư và phát triển thành phố Hà Nội
SV Trương Thị Thúy Hồng
2
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Số hiệu: 2111 000 00 00 593
Tại ngân hàng Thương mại cổ phần quân đội – CN Lê Trọng Tấn, Hà Nội
Số hiệu: 0541 100 007 00
- Ban lãnh đạo:
Giám đốc: Đại tá, kỹ sư Đặng Hùng
PGD bí thư ĐU: Đại tá Nguyễn Phúc Bình
PGĐ xây lắp: Đại tá, kỹ sư Phan Duy Lĩnh
PGĐ kế hoạch: Đại tá, kỹ sư Nguyễn Đức Lợi
PGĐ kinh doanh: Đại tá, kỹ sư Phạm Anh Vương
PGĐ công trình HK: Đại tá, kỹ sư Nguyễn Quang Trung
Kế toán trưởng: Thiếu tá, CN kinh tế Cao Văn Kế
2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tiền thân của công ty Xây dựng công trình hàng không-ACC là xí nghiệp
Khảo sát thiết kế và xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân.
Đại hội đại biểu toàn quốc lần VI của ĐCSVN đã đề ra đường lối đổi mới,
mở ra một thời kỳ phát triển mới của đất nước ta. Nghị quyết Đại hội tiếp tục
khẳng định hai nhiệm vụ chiến lược của cách mạng Viêt Nam trong giai đoạn
này là: Xây dựng và bảo vệ tổ quốc XHCN. Trước yêu cầu và nhiệm vụ mới của
cách mạng Việt Nam, trên cơ sở quán triệt quan điểm kết hợp quốc phòng với
kinh tế, Bộ quốc phòng đã chủ trương sắp xếp lại lực lượng, xây dựng lại chức
năng, nhiệm vụ của một số đơn vị, một số ngành chuyên môn cho phù hợp với
yêu cầu của tình hình mới.
Ngày 6/11/1990, Thượng tướng Đào Đình Luyện, Thứ trưởng Bộ quốc
phòng ký quyết định số 296/QĐ-QP thành lập xí nghiệp Khảo sát thiết kế và
Xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân.
Tháng 10/1992, xí nghiệp khảo sát thiết kế và xây dựng công trình hàng
không được tách thành 2 đơn vị là: Công ty xây dựng công trình hàng không–
ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng không-ADCC, nhằm
thực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành.
Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101/BTL về việc tách
lực lượng của xí nghiệp Khảo sát thiết kế và Xây dựng công trình Hàng không
thành hai doanh nghiệp độc lập với hai chức năng riêng rẽ: Công ty xây dựng công
trình hàng không–ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng
SV Trương Thị Thúy Hồng
3
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
không-ADCC. Nhưng do điếu kiện thực tế trong thời gian này xí nghiệp chưa thể
thực hiện quyết định của Bộ tổng tham mưu và quyết định của quân chủng ngay
được. Do đó, đến ngày 27/7/1993, Bộ quốc phòng ra quyết định số 359/QD- QP
thành lập lại công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC.
Tháng 5/1996, Công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC sát nhập
vào tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam và trở thành doanh nghiệp thành viên
hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam.
Ngày 09/9/2003, Bộ quốc phòng ra quyết định số 116/2003/QD-BQP tách
công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC khỏi công ty Bay dịch vụ Việt
Nam, sát nhập công ty Xây dựng 244 và Công ty xi măng 78 phòng không vào
công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những định hướng
đúng đắn, coi trọng Công ty vững mạnh toàn diện. Cũng cố hoàn chỉnh hệ thống
lãnh đạo, chỉ huy, quản lý với tinh thần gọn, mạnh, hiệu quả; tăng cường tạo
nguồn, đồng thời bồi dưỡng, đào tạo, phát huy nguồn nhân lực của công ty. Đến
nay đã có đội ngũ cán bộ chỉ huy, quản lý, kỹ thuật có kinh nghiệm, đội ngũ
nhân viên, công nhân kỹ thuật giỏi nghiệp vụ chuyên môn, thành thạo tay nghề.
Công ty chú trọng tăng cường đầu tư trang thiết bị mới hiện đại, công
nghệ cao nhằm nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất
lượng và sự phát triển của Công ty trong tình hình mới.
Tiếp thu những công nghệ tiên tiến trên thế giới trong lĩnh vực xây lắp
cùng với sự năng động, nhạy bén trong tìm kiếm thị trường, trong những năm
qua Công ty Xây dựng công trình Hàng không-ACC đã thi công hàng ngàn công
trình trên phạm vi cả nước, khẳng định vị thế là doanh nghiệp xây lắp hiệu quả,
uy tín, chất lượng cao.
Trong lĩnh vực giao thông vận tải:
- Cải tạo, nâng cấp sân bay Savanakhet ( CHNFD Lào)
- Các hợp đồng thuộc dự án cải tạo, nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường
hạ cất cánh sân bay Tân Sơn Nhất.
SV Trương Thị Thúy Hồng
4
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Đường hạ cất cánh, đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Vũng Tàu.
- Nâng cấp sân bay Nha Trang – Khánh Hòa.
- Đường hạ cất cánh, sân đỗ máy bay sân bay Phù Cát – Bình Định.
- Cải tạo, nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường hạ cánh sân bay Đà Nẵng.
- Nâng cấp 60 km quốc lộ 1A đoạn Đà Nẵng.
- Đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Phú Bài – Huế.
- Xây dựng mới đường hạ cất cánh, nâng cấp đường lăn sân bay Nội Bài.
- Nâng cấp đường lăn, sân đỗ sân bay Hòa Lạc- Hà Tây.
- Cải tạo nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường HCC sân bay Kiến An – Hải
phòng.
- Đường lăn, sân đỗ, đường CHC sân bay Vinh.
- Cải tạo, nâng cấp đường CHC, đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Côn
Sơn.
- Xây dựng bãi cất hạ cánh trực thăng Bãi cháy – Quãng Ninh.
- Cải tạo, mở rộng, nâng cấp đường CHC, đường lăn và sân đỗ máy bay
sân bay Liên Khương.
- Xây dựng hệ thống sân đường và thoát nước sân bay thuộc dự án: Cải
tạo nâng cấp sân bay Đồng Hới và XD, lắp đặt thiết bị cho hệ thông các công
trình Khu hàng không dân dụng và tuờng rào Sân bay Đồng Hới–tỉnh Quảng
Bình.
- Cải tạo nâng cấp Sân đỗ A3 thành sân đỗ nặng- Cảng hàng Không Nội
Bài.
- Xây lắp Sân đỗ máy bay A76 giai đoạn 2 – Cảng hàng không Nội Bài.
- Cải tạo nâng cấp quốc lộ 63- tỉnh Kiên Giang.
- Xây lắp đường hạ cất cánh –Cảng hàng không Cần Thơ.
- Dự án đường tuần tra biên giới Đồn 675 Dục Nông, tỉnh Kon Tom.
- Sửa chữa, mở rộng sân đỗ máy bay (giai đoạn 1)–cảng hàng không Đà
Nẵng.
- Xây dựng đường HCC, đường lăn và sân đỗ máy bay–Cảng HK Phú
SV Trương Thị Thúy Hồng
5
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Quốc.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Và hàng ngàn công trình vừa và nhỏ khác.
Trong lĩnh vực xây dựng dân dụng:
Cùng hàng trăm công trình hạ tầng, doanh trại, kho tàng… của các đơn vị
trong và quân đội như:
- Nhà ga hàng không quân sự sân bay Tân Sơn Nhất.
- Đoàn an dưỡng 298 Tổng cục Công nghiệp quốc phòng tại Vũng Tàu.
- Đoàn an dưỡng 198- Học viện lục quân Đà Lạt.
- Nhà ga Hàng không sân bay Vũng Tàu.
- Trụ sở tòa soạn báo Nhân dân – Hà Nội.
- Nhà máy nước Sân bay Đà Nẵng.
- Trường tiểu học bán trú Khương mai – Thanh Xuân – Hà Nội.
- Xây dựng hạ tầng kỹ thuật và nhà giảng đường học viên – Học viện
PKKQ.
- Trường mầm non thực hành trường CĐSPMG TW2 Nha trang – Khánh
Hòa.
- Nhà ga hàng không sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
- Khu liên hiệp thể thao Không Quân.
- Trụ sở nhà làm việc Bộ Tư Lệnh và Nhà trưng bày chính Bảo tàng
Quân chủng Phòng không Không quân.
- Cải tạo nâng cấp trường sỹ quan Không quân và Học viện hải quân.
- Xây dựng kho và thiết bị bảo tồn di sản hình ảnh động cho viện lưu trữ
điện ảnh và Trung tâm video Quốc gia Lào.
- Xây dựng nhà khách Vùng 4 – Quân chủng Hải Quân.
- Nhà nghỉ dưỡng SaPa và Nhà làm việc công an tỉnh Lào Cai.
- Nhà trung tâm giao dịch khai thác và làm việc Bưu điện tỉnh Đắc Nông.
- Tào cao ốc 11 tầng xí nghiệp Hải Âu, Tổng công ty bay dich vụ Việt
Nam.
- Nhà làm việc chính, hà tầng kỹ thuật ngoài nhà Khu đô thị mới Lào Cai.
SV Trương Thị Thúy Hồng
6
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Hệ thống điện chiếu sáng, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy các
xưởng, hangar, kho tàng, bãi biển…
Hàng trăm công trình Công ty đã và đang thi công là minh chứng cụ thể
cho sức lao động sáng tạo của tập thể cán bộ, công nhân viên Công ty.
Chất lượng công trình vừa là mục tiêu vừa là động lực cho công ty tồn tại
và phát triển. Công ty đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2000; tuân thủ nguyên tắc quản lý theo hệ thống, đồng bộ,
có tính ổn định lâu dài để bất cứ công trình nào cũng phải đạt chất lượng tốt. Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Công ty bao gồm:
Sổ tay chất lượng, 19 quy trình chất lượng, 179 biểu mẫu và hưỡng dẫn công
việc thuận tiệncho việc vận hành. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 đã được hai tổ chức công nhận phù hợp tiêu chuẩn: Quacert với
dấu công nhận của AJA- ANZ và tổ chức AJA Vương quốc Anh chứng nhận
ngày 25/9/2002.
Với phương châm, mục tiêu hoạt động là “Chất lượng – tiến bộ - hiệu
quả” và phương hướng phát triển đúng đắn, được sự chỉ đạo sát sao, kịp thời và
sự hỗ trợ của các cơ quan chủ quản, Công ty ACC đã đạt được những kết quả
nhất định, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty từng bước phát triển và
lớn mạnh, luôn luôn phấn đấu đạt được mục tiêu tăng trưởng năm sau cao hơn
năm trước.
Đánh giá cao những thành tích Công ty ACC đã đạt được trong những
năm vừa qua, Bộ xây dựng đã trao tặng 45 huy chương vàng chất lượng cao cho
45 công trình Công ty thi công; 13 năm liên tục (1995-2007) được tặng cờ Đơn
vị đạt sản phẩm xây dựng chất lượng cao; Huy chương vàng cho sản phẩm mặt
đường bê tông xi măng cường độ cao, Cúp vàng cho doanh nghiệp tiêu biểu
ngành xây dựng Việt Nam (2003); Cúp vàng ISO năm 2006 của Bộ khoa học
Công nghệ tặng cho đơn vị đã có thánh tích xuất sắc trong áp dụng các hệ thống
QLCL và quy định quốc tế vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh; Công trình
sân đỗ máy bay A75 sân bay Tân Sơn Nhất được Hội đồng chất lượng cấp Nhà
SV Trương Thị Thúy Hồng
7
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Nước xác nhận là 1 trong 15 công trình tiêu biểu của thập kỷ 90; Chủ tịch nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trao tặng: Huân chương lao động Hạng ba
( năm 1998), Hạng nhì (năm 2000), và Hạng nhất ( năm 2007).
Ngày 22 tháng 12 năm 2004 vinh dự, tự hào đối với công ty là được Chủ
tịch nước trao tặng sanh hiệu “ Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới”.
Đó là những phần thưởng cao quý thể hiện nỗ lực của lãnh đạo, chỉ huy
cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty.
Công ty xây dựng công trình Hàng không đã trở thành một doanh nghiệp
xây dựng mạnh của Bộ quốc phòng có đầy đủ năng lực thi công những công
trình quy mô lớn với Chất lượng – Tiêu chuẩn- Hiệu quả cao.
SV Trương Thị Thúy Hồng
8
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN II
TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CƠ QUAN
1.Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng hàng không ACC
1.1 Chức năng của công ty
Trải qua hơn 22 năm xây dựng trưởng thành, từ một Xí nghiệp chuyên
ngành thuộc Quân chủng Phòng không - Không quân (thành lập năm 1990), đến
nay ACC đã trở thành Tổng công ty Xây dựng công trình Hàng không hoạt động,
sản xuất kinh doanh đa ngành nghề có chức năng là xây dựng các công trình hàng
không, sân bay, các cảng hàng không, … những nhà ở dân dụng, trường học, các
khu đô thị, những công trình cầu đường. Bên cạnh việc thi công các công trình
sân đỗ máy bay, đường cất hạ cánh, cảng hàng không... Tổng công ty ACC đã
vươn ra thị trường nước ngoài, trong đó có việc cải tạo, nâng cấp sấn bay
Savanakhet, xây dựng Trung tâm lưu trữ tư liệu hình ảnh động và Trường Nghệ
thuật âm nhạc Quốc gia CHDCND Lào, đảm bảo chất lượng, tiến độ.
1.2 Nhiệm vụ của công ty
Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC có nhiệm vụ quan
trọng trong vấn đề xây dựng và bảo đảm chất lượng các công trình hàng không,
dân dụng, càng hàng không, cầu đường, … mang lại hiệu quả cao trong nền kinh
tế của nước ta.
2.Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến trức
năng.
Đứng đầu là ban giám đốc bao gồm giám đốc và các phó giám đốc giúp
việc cho giám đốc.
Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng hoạt động theo chức năng
nhiệm vụ được giao, đều chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc mà người
đứng đầu là giám đốc công ty. Đồng thời bộ phận, phòng bạn lại có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh cũng như
SV Trương Thị Thúy Hồng
9
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
việc quản lý thống nhất toàn công ty.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Dưới các phòng ban chức là các chi nhánh, các cửa hàng, nhà máy, các
trung tâm và các xí nghiệp trực thuộc.
Điểm nổi bật của mô hình này là nhiệm vụ được phân định rõ ràng, mỗi
một phòng ban có một chức năng riêng, tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa
ngành nghề do đó sẽ phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ
theo từng chức năng. Từ đó góp phần tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ cho
ban lãnh đạo.
Ta có sơ đồ khái quát về cơ cấu tổ chức như sau:
SV Trương Thị Thúy Hồng
10
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
SV Trương Thị Thúy Hồng
Nhà máy xi
măng 78
P.QLCL
XNĐT &
PT nhà
P. kế
hoạch
Xí nghiệp
công trình
23
24
25
TP HCM
PGĐ
CRHK
245
244
KĐCL
KSTK-KT
Gas đốt
Cửa hàng
xăng dầu
P.TCL§
TL
PGĐ kế
hoạch
P. Dự Án
TT tư vấn
P.Chính
trị
Xí nghiêp
xây dựng
243
P.TCKT
PGĐ
chính trị
Đà Nẵng
CN. Nha
Trang
Văn
Phòng
PGĐ xây
lắp
P.KTVT
PGĐ kinh
doanh
GIÁM ĐỐC
Xí nghiệp
cơ giới
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
11
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN III
THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH
VĂN PHÒNG
1.Thẩm quyền của cán bộ phụ trách văn phòng
Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công
theo quy định
Thiết kế kỹ thuật phải được chủ đầu tư đóng dấu đã phê duyệt theo mẫu
của vào bản vẽ làm căn cứ để triển khai bước thiết kế bản vẽ thi công.
Thiết kế bản vẽ thi công phải được chủ đầu tư hoặc đại diện được uỷ
quyền của chủ đầu tư xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu đã phê duyệt theo mẫu
vào từng tờ bản vẽ trước khi đưa ra thi công.
2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận
a. Ban giám đốc
- Giám đốc:
Là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm với cấp trên và pháp
luật về điều hành Công ty, giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong doanh
nghiệp.
Xây dựng các chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của
doanh nghiệp, dự án đầu tư, phương án liên doanh, lập đề án tổ chức quản lý
doanh nghiệp, quy hoạch đào tạo các cán bộ nhân viên kỹ thuật.
Thực hiện điều động, phân bổ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân
viên theo quy định của quân đội và của nhà nước, sử dụng phát triểu và bảo toàn
vốn Công ty được quân đội và nhà nước giao
Quyết định chính sách chiến lược và mục tiêu chiến lược của Công ty
Quyết định phối hợp các nguồn lực để thực hiện các chính sách chiến
lược và mục tiêu chiến lược, đảm bảo hệ thống hoạt động có hiệu quả.
Phê duyệt và duy trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo định kỳ nhằm ổn
định và phát triển hệ thống
Phê duyệt kế hoạch, đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty theo định kỳ
SV Trương Thị Thúy Hồng
12
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
nhằm tạo sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001-2000 đang tồn tại doanh nghiệp.
Phê duyệt các phản ánh cải tiến và quyết định các việc xử lý những sản
phẩm không phù hợp, các đơn khiếu nại của khách hàng, hoạt động khắc phục,
hoạt động ngăn ngừa ở mức phức tạp
Phê duyệt chọn lựa nhà cung cấp trong việc mua hàng, ký hoặc ủy quyền
cho cấp phó ký các hợp đồng kinh tế.
Phê duyệt kế hoạch đào tạo hàng năm để nâng cao trình độ và nhận thức
cho toàn thể cán bộ, công nhân viên của toàn Công ty
Phê duyệt sổ tay chất lượng và các quy trình thuộc hệ thống chất lượng
theo ISO 9001-2000
- Phó giám đốc kế hoạch
Giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành thực hiện công tác tham mưu, tác chiến,
công tác kế hoạch công ty, là đại diện chất lượng của công ty trong lĩnh vực xây
dựng công trình hàng không.
Là người phụ trách nội bộ cơ quan công ty, trực tiếp phụ trách chỉ đạo
công tác phòng kế hoạch, phòng quản lý chất lượng và văn phòng công ty.
- Phó giám đốc xây lắp:
Giúp giám đốc theo dõi, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của các xí
nghiệp xây dựng, trung tâm tư vấn khảo sát thiết kế và kiến trúc, là đại diện chất
lượng của công ty trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp.
Đồng thời, PGĐ xây lắp là người là người kiêm nhiệm chức giám đốc xí nghiệp
244, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của xí nghiệp xây dựng 244.
- Phó giám đốc kinh doanh:
Giúp giám đốc theo dõi chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của cửa
hàng, các trung tâm dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt
động của nhà máy xi măng 78.
- Phó giám đốc công trình hàng không:
Là người giúp giám đốc theo dõi chỉ đạo các chi nhánh, xí nghiệp công
trình, xí nghiệp thi công cơ giới và trung tâm kiểm định chất lượng trong việc
tìm kiếm thị trường, đấu thầu và thi công xây dựng các công trình hàng không,
SV Trương Thị Thúy Hồng
13
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
công trình giao thông vận tải. PGĐ công trình hàng không trực tiếp chỉ đạo công
tác phòng kỹ thuật vật tư và phòng dự án.
- Phó giám đốc chính trị:
Là người chủ trì công tác Đảng, công tác chính trị trong công ty, phụ trách
về công tác nội bộ của công ty, trực tiếp phụ trách chỉ đạo công tác phòng chính
trị và phòng tổ chức lao động tiền lương.
b. Các phòng ban chức năng:
* Phòng tổ chức lao động tiền lương
Phòng tổ chức lao động tiền lương có chức năng tham mưu cho Đảng ủy,
giám đốc công ty trên các lĩnh vực: tổ chức – biên chế, quân số - chính sách, xây
dựngđơn giá tiền, tiền thưởng của công ty.
* Phòng kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tác chiến và lập
phương án tổ chức triển khai khi có lệnh của Quân chủng.
- Theo dõi, chỉ đạo, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà
máy, các chi nhánh, xí nghiệp và các của hàng.
*Phòng dự án
Phòng dự án có trách nhiệm tìm kiếm các dự án đầu tưxây dựng khả thi,
mua hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu để tham gia đấu thầu. Trên cơ sở hồ sơ
dự thầu đã trúng thầu, phối hợp với phòng kế hoạch và các phòng chức năng
khác tổ chức triển khai các nội dung sau trúng thầu.
*Phòng kỹ thuật vật tư
Phòng kỹ thuậtvật tư có nhiệm vụ xây dựng các quy chế, quy định về
công tácquản lý, đảm bảo kỹ thuật vật tư, tổng hợp nhu cầu vật tư thiết bị, lập kế
hoạchbảo đảm, đàm phán ký kết hợp đồng sửa chữa, cung ứng vật tư thiết bị.
*Phòng quản lý chất lượng
Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm thường xuyên nghiên cứu, cập
nhật hệ thống văn bản tài liệu pháp quy có liên quan đến việc vận hành hệ thống
quản lý chất lượng để đề xuất triển khai áp dụng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty.
SV Trương Thị Thúy Hồng
14
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
*Phòng tài chính kế toán
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tham mưu giúp việc cho giám đốc, triển khai thực hiện công tác tài chính
kế toán theo đúng quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
Tổ chức hoạt động kế toán thống nhất, mở sổ, lưu trữ các chứng từ kế
toán theo quy định.
Lập kế hoạch, phương án huy động và sử dụng vốn có hiệu quả đảm bảo
phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: kế hoạch vay vốn ngắn
hạn, kế hoạch thu hồi vốn công nợ, kế hoạch sử dụng vốn…
Thu thập tài liệu, kiểm tra, điều hành, đôn đốc công tác thu hồi công nợ
của các đơn vị khác.
Lập kế hoạch về việc phân phối lợi nhuận trong sử dụng các quỹ khen
thưởng năm tài chính.
*Phòng chính trị
Hướng dẫn, theo dõi chỉ đạo các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện kế
hoạch công tác Đảng-công tác chính trị thường xuyên và đột xuất , kế hoạch xây
dựng các cấp ủy, xây dựng các tổ chức quần chúng vững mạnh.
*Văn phòng
Tham mưu giúp việc cho ban giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các
chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên và các đơn vị liên quan.
Bảo đảm hậu cần, hành chính, lễ tân, văn thư bảo mật. Quản lý xe ô tô,
xăng dầu, bảo đảm xe đi công tác cho cán bộ theo kế hoạch.
• Các trung tâm: Tổ chức điều hành hoạt động của Trung tâm theo đúng
quy
định được giao. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện các công việc theo
chuyên
môn của từng trung tâm. Bên cạnh đó phối hợp với các phòng ban, trung
tâm, xí nghiệp khác để thực hiện tốt công việc của mình.
• Các chi nhánh: Tổ chức điều hành hoạt động của chi nhánh theo quy định và
hướng dẫn từ văn phòng công ty. Thực hiện sản xuất kinh doanh trong phạm
SV Trương Thị Thúy Hồng
15
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
vi mình quản lý và định kỳ báo cáo về công ty các hoạt động và kết quả đạt
được.
• Các xí nghiệp: Tổ chức xây dựng xí nghiệp vững mạnh, toàn diện cả về cơ
sở vật chất và nguồn lực con người, bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của toàn công ty đạt hiệu quả. Thực hiện tốt công việc sản xuất kinh
doanh theo từng lĩnh vực hoạt động của mình, đồng thời quan hệ phối hợp với
các đơn vị, xí nghiệp khác. Chấp hành nghiêm sự lãnh đạo của cấp ủy
cùng cấp, sự chỉ đạo kiểm tra và báo cáo đến các cơ quan theo từng nghành
chuyên môn.
3. Vị trí của người Thư ký văn phòng trong hoạt động quản lý.
Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc
của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành
Thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì
vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng
của ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ Thư ký văn phòng thì ta cần
hiểu rõ Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thử
trưởng trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng.
Vậy ta thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công
của công việc và là một người Thư ký văn phòng người được đảm nhận một
phần hoặc toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh
phạm vi hoạt động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người Thư ký văn
phòng rất quan trọng.
*Vị trí của thư ký
Thư ký là trợ lý, là người giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo cơ quan, là
đầu mối, là mắt xích nối liền quan hệ giữa giám đốc và cấp dưới. Thư ký là
người đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cơ quan và người
lãnh đạo giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Thư ký
phải giải phóng thủ trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới
có thời gian thực hiện những công việc quan trọng. Thư lý là người tham mưu,
SV Trương Thị Thúy Hồng
16
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
tư vấn cho lãnh đạo để lãnh đạo có được quyết định chính xác.
Người Thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệm của mình
bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mình
bấy nhiêu.
Những chức năng chính như:
- Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư
(còn gọi là công tác thông tin ).
- Chức năng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong
hoạt động văn bản.
4.Những nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ chức.
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo.
- Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản.
- Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản.
- Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc và
giao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Giúp các công việc về lễ tân
- Chuẩn bị và sắp xếp chuyến công tác của cơ quan, lãnh đạo.
- Tham gia vào hoạt động chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp.
- Sắp xếp lịch làm việc cơ quan, lãnh đạo.
- Hưỡng dẫn khách hàng các thụ tục hành chính và quy trình giải quyết
công việc.
- Tham gia giao tiếp đối nội, đối ngoại.
- Cung cấp thông tin hành chính phục vụ cho hoạt động người lãnh đạo và
các bộ phận trong cơ quan.
- Tham mưu tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề chức năng nhiệm vụ của
văn phòng.
- Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và
phương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo.
Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng:
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằm
SV Trương Thị Thúy Hồng
17
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu
thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì
vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp,
phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem
đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con
mắt của đối tác
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó
sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp
điện thoạt, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo nhưng ở bất cứ
hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng
nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.
*Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng:
Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực
kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay
mặt lãnh đạo để bước đầu giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn
tượng đầu tiên của khách là do người Thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn
luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người Thư
ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện
mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người
Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và được coi là lễ nghi giao tiếp không thể
thiếu đó là người Thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin
tưởng, bình tĩnh, không được hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào,
địa chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng. Khi khách
đã trình bày rõ rang thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người Thư
ký đưa ra phương án giải quyết.
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực
tiếp giải quyết, thì người Thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó
SV Trương Thị Thúy Hồng
18
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
thông báo lại với Thủ trưởng một cách ngắn gọt. Ngoài ra Thư ký còn phải biết
phân chia các cuộc gặp cho Thủ trưởng
Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký thì
Thư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủ
trưởng đồng ý. Thưởng thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải quyết
những phải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký.
*Khi thủ trưởng đi công tác vắng:
Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có ở cơ
quan. Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp
giải quyết yêu cầu của khách là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao
tiếp đó. Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong
trường hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết
công việc của một người Thư ký.
Trong trường hợp Thủ trưởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà
không thể tiếp khách được thì người Thư ký phải thanh minh một cách lịch sự,
và thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp sau.
Trong số khách hoặc sổ công tác phải ghi tên người, từ đầu đến, cần bàn
việc gì với Thủ trưởng. Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cứ người
đến thỏa thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì
người Thư ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đưa cho khách ký vào phiếu đó.
Mẫu phiếu xin hẹn:
Phiếu xin hẹn số:……….., ngày……..tháng…….năm…………
Họ tên:…………………………………………………………..
Nghề nghiệp:……………………………………………………
Vấn đề cần bạn bạc:…………………………………………….
…………………………………………………………………..
Ngày giờ:………………………………………………………..
Người cần gặp:………………………………………………….
Chữ ký của người hẹnChữ ký, con dấu của cơ quan
SV Trương Thị Thúy Hồng
19
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Ví dụ: Lúc 15h30’ ông A đến văn phòng công ty xin gặp Thủ trưởng.
Nhưng lúc đó Thủ trưởng đang bận không thể gặp được, ông A vẫn yêu cầu
được gặp Thủ trưởng.
Trong trường hợp này Thư ký phải mời ông A vào hỏi ông A từ đơn vị
nào đến gặp thủ trưởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Thư ký xem xét vấn đề
mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết được thì giúp Thủ trưởng
giải quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết được Thư ký hỏi ý
kiến Thủ trưởng và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, trách mất lòng
khách, thể hiện được sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm với khách
và hẹn gặp khách vào một ngày gần nhất.
Đãi khách
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan trọng
và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi khách hay không đãi
khách cũng như hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản. Một bộ phận
gắn liền vời quá trình lao động của những người cán bộ lãnh đạo là các hoạt
động xã hội mà những hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc mới, các
cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo… Những cuộc tiếp xúc xã hội
luôn là hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy, những cán bộ
lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành viên trong xã hội
mà trước hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng tận dụng nhiều
nhất những gì có thể tận dụng được trong những cuộc tiếp xúc đó. Những hình
thức của các cuộc tiếp xúc xã hội được sử dụng nhằm đạt đến mục đích với mức
độ cao nhất. Một trong những hình thức nói trên là việc đãi khách. Tùy thuộc
vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà người ta sử dụng các hình thức đãi khách
khác nhau.
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc hội họp, bàn
bạc trên nguyên tắc, người Lãnh đạo, Thủ trưởng và Thư ký cũng phải coi các
bựa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi… cũng là công việc. Kiến thức trong đãi
SV Trương Thị Thúy Hồng
20
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
khách không chỉ quan trọng đối với Thư ký mà còn đối với bất cứ ai tham gia
hoạt động đối ngoại trong hoạt động công sở. Đây có thể coi là một trong những
hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác nghiệp
vụ Văn phòng. Trên thực tế không ít trường hợp hiệu quả công việc đạt được
ngay trong hoặc sau bữa ăn. Ở công sở, bữa ăn không thể coi là lúc hưởng thụ
bên bàn tiệc, sau bữa ăn người với người đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ dễ
dàng nói chuyện với một người khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại một
chiếc bàn giấy.
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tùy theo mức độ hưởng ứng của
khách và điều kiện cụ thể cho phép, người Thư ký có thể bố trí một trong những
loại hình đãi khách như: Tiếp đãi khách nước giải khát, tiếp rượu, tiếp trà, cà
phê hoặc đãi tiếc…
Khi chuẩn bị đãi khách Thư ký phải lập danh sách khách mời và phải đảm
bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc.
Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng:
Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giời cũng gắn liền với chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt tình
hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế…
Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ trưởng phụ thuộc vào chức
năng quản lý Nhà nước, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của
Thủ trưởng, cũng như tiềm lực của cơ quan.
*Thư ký đi cùng Thủ trưởng
Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải
xác định được:
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ trưởng.
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn
liền vời một mục đích riêng.
- Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với
SV Trương Thị Thúy Hồng
21
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
các chuyến đi công tác của cơ quan.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công
việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Thư ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
- Mục đích chuyến đi công tác.
- Nội dung chuyến đi công tác.
- Thành phần chuyến đi công tác.
- Địa điểm chuyến đi công tác.
- Thời gian chuyến đi công tác.
- Tài liệu, tư liệu liên quan đến chuyến đi công tác.
- Kinh phí chuyến đi công tác.
- Phương tiện chuyến đi công tác.
Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện
thoại,
fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.
Ngoài những thông tin được cung cấp thì Thư ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ.
Ngày nay với xu thế phát triểu theo hướng cổ phần hóa, tư nhân hóa các
công ty cổ phẩn, tư nhân hoạt đông rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi công
tác Lãnh đạo có những nét khách biệt so với các công ty Nhà nước. Ngoài
những công việc chuẩn bị tùy theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ
trợ giúp lãnh đạo, Thư ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:
- Chuẩn bị quà tặng.
- Xây dựng nhật ký hành trình.
- Danh thiếp.
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Thư ký là người đảm bảo chỗ
ăn ở, sinh hoạt… cho Thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự kính
trọng với Thủ trưởng của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ
chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.
Khi Thư ký được đi công tác cùng Thủ trưởng thì đó vừa là cơ may vừa là
SV Trương Thị Thúy Hồng
22
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
