Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại: Công tác văn phòng huyện lục ngạn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.............................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.............................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................5
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN...............................................1
Phần I.....................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP............3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn3
1.1. Chức năng...............................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................3
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại Điều 24, 28
Mục 2 Chương II Luật Tổ chức chính quyền địa phương.............................3
Cụ thể:...........................................................................................................4
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn được quy định tại Điều 27
Luật Tổ chức chính quyền địa phương..........................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ
quan thực tập.................................................................................................5
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ.................................6
1.1. Chức năng...............................................................................................6
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................6
2. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ.............................................................8
3. Xây dựng bản mô tả công việc..................................................................9
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn........................................................16
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.................................................16
SV Bùi Quang Khoa
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.........................................16
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan.............................................................................................17
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của cơ quan..................................................................................................17
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan........................18
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.............19
1.5. Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của UBND huyện Lục Ngạn........................................................................20
1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng UBND huyện Lục Ngạn...................21
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................22
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan..................................................22
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan..........................................24
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trư............................24
PHẦN II...............................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN...25
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm..25
3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp cúa cơ quan....................38
4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược
điểm của mô hình văn phòng này................................................................40
5. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng. Nhận xét về ưu điểm và
nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng....................................42
Phần III................................................................................................................44
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN..................................................................44
I. Nhận xét, đánh giá chung về nhưng ưu điểm, nhược điểm trong công tác

hành chính văn phòng của UBND huyện....................................................44
SV Bùi Quang Khoa
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1. Ưu điểm................................................................................................44
1.2. Nhược điểm..........................................................................................46
II. Đề xuất nhưng giải pháp để phát huy nhưng ưu điểm, khắc phục nhưng
nhược điểm..................................................................................................47
KẾT LUẬN.........................................................................................................52
Phụ lục 05: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan................................................................................67
Phụ lục 07: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. . .69
.....................................................................................................................70
Sổ đăng ký văn bản đi.................................................................................70
.....................................................................................................................71
Phụ lục 09: Ảnh chụp kho lưu trư UBND huyện Lục Ngạn.......................72
.....................................................................................................................72

SV Bùi Quang Khoa
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Nội dung

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

CNH - HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa
HU

Huyện ủy

SV Bùi Quang Khoa
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề
nghiệp, tổ chức kinh tể, đơn vị vũ trang nhân dân) đều có công tác văn phòng.
Chính vì vậy văn phòng là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong
bộ máy tổ chức nhà nước.
Trong công cuộc đổi mới toàn diện của đât nước, với sự phát triển
CNH - HĐH và sự bùng nổ công nghệ thông tin thì xây dựng một văn phòng
hiện đại là một vấn đề rất cần thiết của cơ quan, tổ chức.

Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm 3 đi
thực tập tại các cơ quan, tổ chức. Thực tập là một trong nội dung quan trọng
trong chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội nhằm kết hợp giưa lý luận và thực hành. Thực tập tốt nghiệp được
xác định như môn học và là một trong nhưng điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp.
Thực tập giúp sinh viên vận dụng nhưng kiến thức đã được học để bước đầu tìm
hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng. Đây là cơ hội để sinh
viên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệm. Đây
là thời gian cần thiết để rèn luyện cho sinh viên khả năng giải quyết công việc
độc lập và dần trở thành người cán bộ văn phòng tốt.
Thực hiện kế hoạch thực tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điều
kiện, hướng dẫn của khoa Quản trị văn phòng cũng như sự đồng ý tiếp nhận của
Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn , em đã về thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Lục
Ngạn bắt đầu từ ngày 29/4/2016 đến hết ngày 29/4/2016.
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn, tuy
gặp rất nhiều khó khăn trong việc vận dụng kiến thức đã học vào công việc thực
tế. Nhưng với nhưng kiến thức đã học trong trường, sự cố gắng, phấn đấu của
bản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của Trưởng phòng Nội vụ, các anh chị
chuyên viên trong phòng Nội vụ thì em đã tiến bộ rất nhiều trong công việc thực
SV Bùi Quang Khoa
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tế, hiểu thêm rất nhiều điều về ngành mình đang học.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Lâm Thu Hằng - giảng
viên đã hướng dẫn em trong thời gian thực tập vừa qua, đồng thời em xin cảm
ơn tới cán bộ, chuyên viên UBND huyện Lục Ngạn, Phòng Nội vụ Huyện Lục

Ngạn nhất là anh Bùi Văn Hậu - chuyên viên phòng Nội vụ UBND huyện Lục
Ngạn đã giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua.
Đây là lần thứ 2 tiếp xúc với công việc thực tế, do trình độ năng
lực bản thân còn hạn chế, dù cố gắng rât nhiều nhưng bài báo cáo không thể
tránh khỏi nhưng thiếu sót. Em mong nhận được nhưng ý kiến đóng góp của các
Thầy, cô giáo và các anh chị trong cơ quan cùng toàn thể các bạn để bài báo cáo
của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV Bùi Quang Khoa
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN
Lục Ngạn là huyện miền núi phía Đông Bắc tỉnh Bắc Giang, có diện tích
tự nhiên 101,223,78 ha với 30 xã, thị trấn, trong đó có 12 xã vùng cao, 18 xã, thị
trấn miền núi. Dân số toàn huyện năm 2012 là 215.000 người, trong đó đồng
bào dân tộc thiểu số chiếm hơn 49%, với 08 dân tộc anh em (Kinh, Tày, Nùng,
Sán Chí, Sán Dìu, Hoa, Dao, Cao Lan) sinh sống đan xen ở 394 thôn bản, khu
phố, tạo nên sự giao thoa văn hoá đặc sắc mà ít nơi nào có được. Nhưng giá trị
văn hoá phi vật thể của các dân tộc vẫn còn được lưu giư gần như nguyên vẹn
như: trang phục, phong tục, các làn điệu dân ca Sloong hao, Sli, lượn, hát đối….
Là vùng đất được hình thành và phát triển từ rất sớm, vào năm 1975, ngành
khảo cổ đã phát hiện được ở Lục Ngạn di chỉ đồ đá cũ phân bố trên gò Non
Trúc, giáp suối Nghè Mưa, đã tìm thấy 27 di vật bằng đá cuội gồm các công cụ
có biên lưỡi theo chiều dọc, công cụ có biên lưỡi theo chiều ngang, công cụ có
biên lưỡi vát chư V, công cụ có biên lưỡi theo hình vòng cung cùng một số
mảnh tước, thạch đá thuộc thời đại đồ đá cũ. Điều đó chứng tỏ con người đã đến

sinh sống trên mảnh đất này từ rất sớm, nơi đây hội tụ nhưng giá trị lịch sử, văn
hóa đa dạng, tiêu biểu của văn hóa cộng đồng các dân tộc tỉnh Bắc Giang.
Vùng Lục Ngạn xưa có con đường chiến lược từ Đệ tứ chiến khu chạy
qua xã Quý Sơn đến Đồng Giao, sang Mịn Con rồi sang Sậy To, Hồ Sen xã
Thanh Hải, đi qua xã Kiên Lao và đến Đông Triều- Quảng Ninh và dòng sông
Lục Nam lịch sử, tạo điều kiện thuận tiện cho việc phát triển kinh tế, văn hóa
của cả vùng.
Huyện Lục Ngạn là nơi có bề dày về truyền thống lịch sử- văn hóa với 01
di tích lịch sử cấp quốc gia (Đền Hả, Di tích lịch sử, được công nhận theo QĐ số
154/QĐ ngày 25/1/1991, thuộc xã Hồng Giang, huyện Lục Ngạn); 40 di tích lịch
sử cấp tỉnh. Đây cũng là vùng đất có nhiều danh lam thắng cảnh có thể tạo nên
nhưng điểm tham quan du lịch hấp dẫn cho nhưng ai muốn tìm hiểu về ngọn
nguồn lịch sử. Đó là ải Nội Bàng, ải Xa Lý, với các di tích và danh lam thắng
cảnh đẹp như đền Từ Hả (đền Hả), đền Quan Quận, hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn
SV Bùi Quang Khoa

1
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thần và núi Am Vãi- nơi in dấu bàn chân Phật. Nơi đây cũng đã sản sinh ra
nhưng vị anh hùng dân tộc, đóng góp một phần không nhỏ trong các cuộc kháng
chiến chống kẻ thù xâm lược từ ngàn xưa. Cũng từ truyền thống anh dũng bất
khuất chống giặc ngoại xâm ấy, người dân các dân tộc sinh sống trên vùng đất
Lục Ngạn đã lập nên các ngôi đình, đền, miếu để tưởng nhớ tới các chiến công
của nhưng người anh hùng dân tộc đã chiến đấu vì độc lập tự do cho đất nước,
từ Cao Sơn- Quý Minh- nhưng vị tướng tài giỏi thời các vua Hùng, đến Thân
Cảnh Phúc, Vi Hùng Thắng, Trần Hưng Đạo, Yết kiêu, Dã Tượng...Đó là các

cụm di tích đền, chùa Hả Hộ xã Hồng Giang, đền Tam Giang xã Mỹ An, đền
Chể xã Phượng Sơn, đình Hạ Long xã Giáp Sơn, đình Trại Cống xã Kiên Lao,
đình Cống Luộc xã Đèo Gia, đền Khánh Vân thị trấn Chũ....Các di tích đều đã
được xếp hạng, đặc biệt đền Từ Hả xã Hồng Giang được công nhận là di tích
lịch sử cấp quốc gia. Gắn liền với các di tích là lễ hội. Hội đền Hả được tổ chức
vào ngày mồng 6 đến 8 tháng giêng hàng năm, hội chùa Khánh Vân từ 18 đến
20 tháng 2, hội đền Tam Giang, hội đền Chể....đặc biệt là hội hát của người dân
các dân tộc thiểu số trong dịp đầu xuân.

SV Bùi Quang Khoa

2
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của cơ quan thực tập
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban
nhân dân Huyện Lục Ngạn
1.1. Chức năng
Chức năng của UBND huyện được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung; Nghị quyết số
51/2001/QHX ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10;
Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015.
UBND do HĐND huyện Lục Ngạn bầu ra là cơ quan chấp hành của
HĐND huyện, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm

chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản chỉ đạo của các cơ quan Nhà nước cấp
trên và Nghị quyết của HĐND huyện.
UBND huyện Lục Ngạn trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do luật định, ra
quyết định, chỉ thị, lãnh đạo điều hành các công tác của địa phương và kiểm tra việc
thi hành nhưng văn bản đó ở địa phương. UBND huyện Lục Ngạn lãnh đạo công tác
của các ngành thuộc quyền mình và chỉ đạo hoạt động của UBND các cấp dưới trực
tiếp.
Khi quyết định nhưng vấn đề quan trọng của địa phương, UBND huyện
phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. UBND huyện Lục Ngạn chịu
trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND và trước UBND tỉnh Bắc Giang,
chịu sự lãnh đạo thống nhất của UBND tỉnh Bắc Giang. Mỗi thành viên chịu
trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng
với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước
HĐND.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại Điều 24, 28
SV Bùi Quang Khoa

3
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mục 2 Chương II Luật Tổ chức chính quyền địa phương.
Cụ thể:
Điều 24. Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện
1. Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn
huyện.
2. Quyết định nhưng vấn đề của huyện trong phạm vi được phân quyền,

phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên
quan.
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên ủy quyền.
4. Kiểm tra, giám sát tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương
cấp xã.
5. Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp tỉnh về kết quả
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện.
6. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền
làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển
kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện.
Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy
định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này
và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng
điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên
nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
SV Bùi Quang Khoa

4
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,
khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn được quy định tại Điều 27
Luật Tổ chức chính quyền địa phương.
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn bao gồm: Chủ tịch, ba Phó
Chủ tịch và các Ủy viên.
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBND huyện chỉ đạo chung
công việc của UBND chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND tỉnh, ban chấp
hành Đảng bộ huyện và HĐND huyện.
Phó Chủ tịch UBND huyện là người giúp việc Chủ tịch UBND huyện
trong các lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khi được chủ tịch UBND
huyện ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn được phân công.
01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Xây dựng cơ bản
01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Kinh tế - tổng hợp
01 phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lục Ngạn gồm 13 phòng
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Lục Ngạn
( Phụ lục 01 )
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

SV Bùi Quang Khoa

5
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức của văn phòng cơ quan thực tập
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội
vụ
1.1. Chức năng
- Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lục Ngạn. Phòng Nội vụ
chịu sự chỉ đạo trực tiếp toàn diện về tổ chức biên chế và công tác chuyên môn
của UBND huyện Lục Ngạn; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang.
- Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức
phi chính phủ; văn thư lưu trư nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
- Phòng Nội vụ huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở
tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị; Quy hoạch,
Kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch

sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy:
+Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của
Ủy ban nhân dân tỉnh;
-Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
SV Bùi Quang Khoa

6
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tham mưu giúp Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên
chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Giúp ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân
công của ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của ủy ban nhân dân tỉnh;
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
- Về cải cách hành chính:
+ Giúp ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách
hành chính ở địa phương;

- Về công tác văn thư, lưu trữ:
+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trư;
- Về công tác tôn giáo:
+ Giúp ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào
thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước
trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen
thưởng huyện;
- Nhiệm vụ, quyền hạn khác:
+Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân
SV Bùi Quang Khoa

7
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội
vụ trên địa bàn.
2. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ
Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn cụ thể như sau:
Đứng đầu là Trưởng phòng, phụ trách chung, làm chủ tài khoản của cơ
quan, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện về các hoạt động
của cơ quan; trực tiếp phụ trách công tác cải cách hành chính, tổ chức cán bộ,
công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện.

Giúp việc cho Trưởng phòng là 02 phó Trưởng phòng:
01 phó Trưởng phòng phụ trách công tác cán bộ, viên chức khối giáo dục,
thi đua, khen thưởng, lưu trư, tôn giáo,. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi
Trưởng phòng ủy quyền.
01 phó Trưởng phòng phụ trách về công tác: Cải cách hành chính, xây
dựng chính quyền cơ sở, địa giới hành chính, thực hiện quy chế dân chủ ở cơ
quan,phụ trách QLNN về tổ chức hội. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Trưởng
phòng ủy quyền.
Gồm có 06 chuyên viên thực hiện các mảng khác nhau:
01 Chuyên viên phụ trách về việc theo dõi cán bộ, viên chức khối giáo dục.
01 Chuyên viên phụ trách về theo dõi cán bộ, công chức xã, thị trấn, quản lý
nhà nước về thanh niên, các tổ chức hội, cải cách hành chính, một cửa liên thông.
01 Chuyên viên phụ trách theo dõi công chức, viên chức thuộc các cơ quan,
đơn vị thuộc UBND huyện.
01 Chuyên viên phụ trách theo dõi công tác văn thư lưu trư, công tác thi
đua khen thưởng, kiêm thủ quỹ cơ quan.
02 Viên chức quản lý Kho lưu trư, Tham mưu theo dõi, triển khai thực hiện
nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và tín ngưỡng; công tác Hội và tổ
chức phi chính phủ trên địa bàn huyện theo hướng dẫn của cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn
( phụ lục 02)
SV Bùi Quang Khoa

8
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Xây dựng bản mô tả công việc

Để xây dựng được bản mô tả công việc phải dựa vào bản phân công
nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Phòng Nội vụ.
Bản phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Phòng
Nội vụ ( phụ lục 03)
Đứng đầu là Đ/c Bùi Văn Hiền - Trưởng phòng:
Phụ trách chung, làm chủ tài khoản của cơ quan, chịu trách nhiệm trước
UBND, Chủ tịch UBND huyện về các hoạt động của cơ quan; trực tiếp phụ
trách công tác cải cách hành chính, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức các cơ
quan, đơn vị thuộc UBND huyện.
Giúp việc cho Trưởng phòng là 02 phó Trưởng phòng:
Đ/c Giáp Thị Minh Trâm - Phó Trưởng phòng:
Phụ trách công tác cán bộ, viên chức khối giáo dục, thi đua, khen thưởng,
lưu trư. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng ủy quyền.
Đ/c Nguyễn Văn Khuông - Phó Trưởng phòng:
Phụ trách về công tác xây dựng chính quyền cơ sở, tôn giáo, tổ chức hội.
Thực hiện các nhiệm vụ khách khi Trưởng phòng ủy quyền.
Có 07chuyên viên thực hiện các mảng khác nhau:
Đ/c Bùi Văn Hậu: Chuyên viên phụ trách về việc theo dõi cán bộ, viên chức
khối giáo dục.
Đ/c Nguyễn Tân: Chuyên viên phụ trách về theo dõi cán bộ, công chức xã,
thị trấn, quản lý nhà nước về thanh niên, các tổ chức hội, cải cách hành chính, một
cửa liên thông.
Đ/c Thân Văn Thành: Chuyên viên phụ trách theo dõi công chức, viên chức
thuộc các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện.
Đ/c Phi thị Minh Trang: Chuyên viên phụ trách theo dõi công tác văn
thư lưu trư, công tác thi đua khen thưởng, kiêm thủ quỹ cơ quan.
Đ/c Nguyễn Thị Thùy Lan, Trần Thị Yến: Quản lý Kho lưu trư, Tham
mưu theo dõi, triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và
SV Bùi Quang Khoa

9
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tín ngưỡng; công tác Hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện theo hướng
dẫn của cấp trên.
Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Nội vụ Huyện Lục Ngạn
1.Trưởng phòng
Tên VTVL
Đơn vị công tác tác
Quản lý trực tiếp
Quản lý chức năng
Quan hệ công việc

Vị trí việc làm của Trưởng phòng
Phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn
Chủ tịch UBND huyện Lục Ngạn
Sở Nội Vụ
(Các vị trí công việc khác liên quan trực tiếp đến vị trí
này): VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội Vụ,
các phòng, ban chuyên môn của HU, UBND huyện,

Công việc liên quan

UBND các xã, thị trấn.
(Tên tài liệu, công việc liên quan đến vị trí này): Theo
chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
+ Chịu trách nhiệm trước HU - HĐND - UBND huyện và sở Nội vụ tỉnh Bắc
Giang về hoạt động của phòng Nội vụ huyện.
+ Chỉ đạo toàn diện hoạt động của phòng Nội vụ huyện.
+ Thực hiện công tác giáo dục, chính trị, tư tưởng, đạo đức, nghề nghiệp và lối sống
cho cán bộ, công chức phòng Nội vụ và phải chịu trách nhiệm trước HU, UBND huyện
về sự vi phạm của cán bộ, công chức dưới quyền.
+ Chịu trách nhiệm tham mưu và điều hành, chỉ đạo của UBND huyện, theo quy chế
làm việc và phân công nhiệm vụ của UBND huyện nhiệm kỳ 2011-2016 về các lĩnh vực
phát triển kinh tế - xã hội, an ninh chính trị, trật tự xã hội.
+ Là Chủ tài khoản của phòng Nội vụ.
+ Quan hệ và phối hợp công tác đối với các phòng chuyên môn của huyện Lục
Ngạn và các cơ quan đơn vị, MTTQ và các đoàn thể, các ban của Đảng thuộc huyện
ủy, UBND huyện để thực hiện các nhiệm vụ chính trị; Các cơ quan thuộc cấp Tỉnh
để giải quyết công việc.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện giao theo Luật định.

SV Bùi Quang Khoa

10
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Các nhiệm vụ chính

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tỷ trọng Tiêu chí đánh giá hoàn
thời gian

thành công việc

(%)
Đảm bảo thời gian, chất

Phụ trách chung và điều hành mọi hoạt
động của phòng

30 %

lượng công việc theo yêu

Chỉ đạo giải quyết nhưng vấn đề liên

cầu
Đảm bảo thời gian, chất

quan đến tổ chức cán bộ, các công việc

lượng công việc theo yêu

ngành Nội vụ có liên quan đến nhiều

30 %

cầu

ngành, nhiều lĩnh vực, đơn vị, địa
phương thuộc huyện
Chỉ đạo giải quyết, tham mưu cho

UBND huyện nhưng nội dung liên quan
đến việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại

Đảm bảo thời gian, chất
lượng công việc theo yêu
5%

biểu Hội đồng nhân dân theo nhiệm kỳ
Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban

cầu
Đảm bảo thời gian, chất

15 %

lượng công việc theo yêu
cầu

nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ
và các lĩnh vực công tác khác được giao
trên cơ sở quy định của pháp luật và theo
hướng dẫn của Sở Nội vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch
UBND huyện giao

20%

Đảm bảo thời gian, chất
lượng theo yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Đại học
Kinh nghiệm công tác: 05 năm
Thẩm quyền ra quyết định: Quyết định thuộc thầm quyền của trưởng phòng
Nội vụ
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 05
Thẩm quyền tài chính: Chủ tài khoản
Yêu cầu năng lực Năng lực cốt lõi: Phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, ý
thức trách nhiệm cao. Có khả năng lãnh đạo, điều hành và
SV Bùi Quang Khoa
11
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đoàn kết cán bộ.
Năng lực quản lý: Có năng lực tham mưu, đề xuất về các Đề
án, chương trình, kế hoạch thuộc lĩnh vực Nội vụ; Tổ chức,
sắp xếp công việc và quản lý hoạt động của Phòng có hiệu
quả.
Năng lực chuyên môn: Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của
phòng
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: 01 phòng làm việc riêng
Trang thiết bị: Theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị
Tên VTVL
Phó trưởng phòng

Đơn vị công tác tác
Phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn
Quản lý trực tiếp
Trưởng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn
Quản lý chức năng
VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội Vụ có liên quan
Quan hệ công việc
VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội Vụ, các phòng, ban
chuyên môn của HU, UBND huyện, UBND các xã, thị trấn.
Công việc liên quan
Theo chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ
và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
Các điều kiện khác (nếu có): Không
2. Phó trưởng phòng
Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo phòng khi Trưởng phòng đi vắng, chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiện các công việc thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách.
+ Xây dựng các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm
và hàng năm; các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện; các văn bản hướng
dẫn thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao phụ trách. Tổ chức triển khai
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê
duyệt; thực hiện việc thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao. Xây dựng báo cáo thường kỳ hoặc đột
xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Các nhiệm vụ chính
SV Bùi Quang Khoa

Tỷ trọng

Tiêu chí đánh giá hoàn

12
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thời gian

thành công việc

(%)
- Tham mưu việc quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ
quan chuyên môn cấp huyện theo hướng

Đảm bảo thời gian, chất lượng
5%

công việc theo yêu cầu

dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên
- Tham mưu xây dựng đề án về tổ chức
của các tổ chức sự nghiệp trình cấp có

Đảm bảo thời gian, chất lượng
10%

công việc theo yêu cầu

thẩm quyền quyết định
- Tham mưu việc quyết định thành lập,
sáp nhập, hợp nhất, giải thể các tổ chức
phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy

Đảm bảo thời gian, chất lượng
15%

công việc theo yêu cầu

định của pháp luật
- Tham mưu việc giao chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp hàng năm

25%

- Tham mưu việc hướng dẫn, kiểm tra
việc quản lý, sử dụng biên chế hành

Đảm bảo thời gian, chất lượng
công việc theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian, chất lượng

30%

công việc theo yêu cầu

chính, sự nghiệp

- Tổng hợp chung việc thực hiện các quy

Đảm bảo thời gian, chất lượng

định về chế độ tự chủ, tự chịu trách

công việc theo yêu cầu

nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn,

10%

tổ chức sự nghiệp cấp huyện và UBND
cấp xã
- Tham mưu việc hướng dẫn thành lập, sáp

Đảm bảo thời gian, chất lượng

nhập, hợp nhất, giải thể và tổng hợp báo cáo

công việc theo yêu cầu

về hoạt động của thôn, làng, bản, tổ dân phố
trên địa bàn huyện theo quy định; bồi

5%

dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Trưởng,
Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố
Trình độ chuyên môn: Đại học

Kinh nghiệm công tác: 03
SV Bùi Quang Khoa

13
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thẩm quyền ra quyết định: Không
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 7
Thẩm quyền tài chính: Không
Yêu cầu năngNăng lực cốt lõi:
lực

- Phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, ý thức trách nhiệm cao;
- Có khả năng điều hành theo mảng việc phụ trách
Năng lực quản lý:
- Có khả năng lãnh đạo, tập hợp;
- Phân công nhiệm vụ để hoàn thành các công việc chuyên môn,
nghiệp vụ theo mảng việc phụ trách
Năng lực chuyên môn:
Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của phòng
Có kiến thức về công tác Nội vụ, am hiểu đặc điểm, tình hình địa

phương.
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: 01 phòng làm việc chung.
Trang thiết bị: Theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị

và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
Các điều kiện khác (nếu có): Có sự phối hợp tốt của các phòng, ban, đơn vị
liên quan, sự chấp hành của các công chức dưới quyền khi được giao việc.
3. Phó Trưởng phòng
Tên VTVL
Đơn vị công tác tác
Quản lý trực tiếp
Quản lý chức năng

Phó Trưởng phòng
Phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn
Trưởng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn
VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội vụ có liên

Quan hệ công việc

quan
VTVL các phòng chuyên môn của sở Nội vụ, các
phòng, ban chuyên môn của HU, UBND huyện,

Công việc liên quan

UBND các xã, thị trấn.
Theo chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
SV Bùi Quang Khoa

14
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiện các
công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
+ Xây dựng các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và
hàng năm; các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện; các văn bản hướng dẫn thực
hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao phụ trách. Tổ chức triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thực
hiện việc thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giao dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý được giao. Xây dựng báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất về kết quả thực
hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Các nhiệm vụ chính

Tỷ trọng

Tiêu chí đánh giá

thời gian

hoàn thành công

(%)

việc

- Tham mưu xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn

Đảm bảo thời gian,
2%

huyện
Tham mưu về hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo
cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở

theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,
3%

30%

5%

20%

khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác

SV Bùi Quang Khoa

chất lượng công việc
theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,

Tham mưu về tổ chức các phong trào thi đua và

Tham mưu về thanh tra, kiểm tra, giải quyết các

chất lượng công việc
theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,

Tham mưu về công tác tôn giáo

triển khai thực hiện chính sách khen thưởng .

chất lượng công việc
theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,

Tham mưu về Công tác quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001 - 2008

chất lượng công việc
theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,

Tham mưu về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính

chất lượng công việc

30%

chất lượng công việc

2%

theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,
chất lượng công việc

15
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nội vụ theo thẩm quyền.
Tham mưu về công tác thanh niên

theo yêu cầu
Đảm bảo thời gian,
7%

chất lượng công việc
theo yêu cầu

Trình độ chuyên môn: Đại học
Kinh nghiệm công tác: 03
Thẩm quyền ra quyết định: Không
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 7
Thẩm quyền tài chính: Không
Yêu cầu
Năng lực cốt lõi:
năng lực
- Phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, ý thức trách nhiệm cao;
- Có khả năng điều hành theo mảng việc phụ trách

Năng lực quản lý:
- Có khả năng lãnh đạo, tập hợp;
- Phân công nhiệm vụ để hoàn thành các công việc chuyên môn,
nghiệp vụ theo mảng việc phụ trách
Năng lực chuyên môn:
Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của phòng
Có kiến thức về công tác Nội vụ, am hiểu đặc điểm, tình hình địa
phương.
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: 01 phòng làm việc chung
Trang thiết bị: Theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị
và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
Các điều kiện khác (nếu có): Có sự phối hợp tốt của các phòng, ban, đơn vị
liên quan, sự chấp hành của các công chức dưới quyền khi được giao việc.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động
công tác hành chính văn phòng Phòng Nội vụ huyện Lục
Ngạn
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần
SV Bùi Quang Khoa

16
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cho cơ quan.

Phòng Nội vụ có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND huyện
Lục Ngạn. Nhìn chung, các công tác hành chính văn phòng, tham mưu, giúp
việc, đảm bảo hậu cần tương đối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp.
Hằng năm phòng Nội vụ huyện đã tham mưu hàng trăm Quyết định, Kế
hoạch, Báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếm các phương án tối ưu
giúp cho lãnh đạo thực hiện tốt chức năng quản lý, chỉ đạo. Phòng đã tổng hợp,
xử lý thông tin về tình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất cho lãnh đạo
cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy văn phòng, xây
dựng các quy chế hoạt động của cơ quan… Tiêu biểu là việc xây dựng các quy
chế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBND huyện, Quy chế công
tác văn thư lưu trư, mỗi phòng ban đều có quy chế hoạt động của riêng mình,...
Quy chế văn thư, lưu trư
( phụ lục 04)
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương
trình công tác thường kỳ của cơ quan
Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các
mục tiêu và giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất định
nhằn sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn vị để
đạt được mục tiêu.
Đối với mỗi cơ quan, có rất nhiều loại chương trình kế hoạch hoạt động
khác nhau, các tên gọi khác nhau. Mỗi tên gọi khác nhau thường được dựa trên
các tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia theo các tiêu chí chỉ có tính chất
tương đối.
Lập chương trình, kế hoạch công tác là quá trình xác định nhưng mục tiêu
cần đạt được của đơn vị và lựa chọn nhưng phương án hoạt động cho toàn bộ
hoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được nhưng mục tiêu đó trong từng thời
gian nhất định.
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
SV Bùi Quang Khoa

17
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kỳ của cơ quan
( phụ lục 05 )
* Ưu điểm:
Chương trình công tác được phân công rõ rang, cụ thể các bước giúp
chuyên viên văn phòng dễ dàng xây dựng lịch công tác cụ thể.
Chương trình công tác được xây dựng theo đúng thời gian, quy định và
bám sát tình hình hoạt động thực tế của cơ quan.
Đảm bảo được sự thống nhất trong các công việc, các bước thực hiện
được sắp xếp hợp lý khoa học.
* Nhược điểm:
Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp.
Chương trình công tác vẫn có sự thay đổi trong quá trình thực hiện do một
số công việc đột xuất xảy ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ
quan
Tổ chức chuẩn bị trước hội nghị: Lên kế hoạch, chuẩn bị cơ sở vật chất,
trang thiết bị; chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị giấy mời, các văn bản, tài liệu phục vụ
hội nghị.
Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu (ghi
danh sách, phát tài liệu…); tổ chức hội nghị (giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý
do); làm công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội nghị
và thường trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị).
Sau hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần, quyết toán
kinh phí, hoàn tất hồ sơ hội nghị. Thông báo kết quả hội nghị(nếu có).

Trong thời gian diễn ra hội nghị thì văn phòng có trách nhiệm thường trực
ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội nghị diễn ra.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan( phụ lục 06 )
Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Hội nghị khen thưởng các đơn vị, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong tháng 3/2016
SV Bùi Quang Khoa

18
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Stt

1

Số, kí
hiệu văn
bản
123/QĐUBND

Ngày,
tháng văn
bản

Tác giả
văn bản

Tên loại và trích yếu

văn bản

/ 3 /2016

Chủ tịch QĐ về việc khen thưởng
UBND
những đơn vị, cá nhân
huyện
có thành tích xuất sắc
Lục Ngạn trong tháng 3 năm 2016

2

05/TTrUBND

/ 3 /2016

Văn
phòng

Tờ trình về việc xin tổ
chức Hội nghị công tác
thi đua khen thưởng
những đơn vị, cá nhân
có thành tích xuất sắc
trong tháng 3 /2016

3

50/KHUBND

/ 3 /2016

Văn
phòng

Kế hoạch về việc tổ
chức Hội nghị

/ 3 /2016

Phòng
Tài chính
– Kế
hoạch

Dự toán về việc tổ chức
Hội nghị

/ 3/2016

Văn
phòng

Danh sách khách mời
và đại biểu tham dự,
giấy mời

/3/2016

Văn
phòng

Bằng khen, giấy khen

Phòng
Tài chính
– Kế
hoạch

Quyết toán kinh phí sau
Hội nghị

4

5

12/GMUBND

6

7

Tờ
số

Ghi
chu

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác

cho lãnh đạo
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ cảu cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài
ngày, ngắn ngày tùy theo công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh
SV Bùi Quang Khoa
19
Lớp CĐ Quản trị Văn phòng 13A