Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại: UBND quận tây hồ

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1, Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2, Mục đích nghiên cứu....................................................................................1
3, Đối tượng nghiên cứu...................................................................................1
4, Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu..........................................1
Phần 1...................................................................................................................1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ...................................................................................................1
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.
........................................................................................................................1
1. Quá trình hình thành và phát triển.................................................................1
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.
........................................................................................................................2
2.1 Chức năng..................................................................................................2
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ...........................................2
II. Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ...................................................6
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ............6
1.1 Chức năng..................................................................................................6
1.2 Nhiệm vụ...................................................................................................7
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ......................9
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ......................................................14
1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.......................................................14
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp14
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ:
(Phụ lục 3).....................................................................................................15
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Quận Tây Hồ: (Phụ lục
4)...................................................................................................................15

Sinh viên: Phạm Việt Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: ( Phụ
lục 5 )............................................................................................................15
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
văn hóa công sở của cơ quan..........................................................................16
1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực
tập.................................................................................................................17
2. Khảo sát về công tác văn thư......................................................................17
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu
điểm, nhược điểm).........................................................................................17
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan....................................................18
2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày................................................................19
2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản................................................................22
2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi.........................................................22
2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................................23
2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.............................................24
2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....24
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...................................25
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.................................................25
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu.........................................................................26
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................26
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................26
PHẦN II..............................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................28
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm..........28

1.1 Xây dựng bộ mẫu công tác tuần................................................................28
1.2 Xây dựng kế hoạch công tác tháng............................................................29
1.3 Kế hoạch công tác năm của UBND quận Tây Hồ......................................30
2.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản sau:..................................................33
Sinh viên: Phạm Việt Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


2.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính...........................................................33
2.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi:..................................................................33
2.3 Mẫu hóa 01 kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm....................35
2.4 Mẫu hóa 01 kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo..............................37
3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan...........................40
4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan UBND quận Tây Hồ.
Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này....................................40
5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận
Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng.42
PHẦN III............................................................................................................44
KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................................44
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính
văn phòng của cơ quan thực tập......................................................................44
1. Ưu điểm và nhược điểm.............................................................................44
2. Công tác văn phòng....................................................................................45
3. Công tác văn thư - lưu trữ...........................................................................46
II. Đề xuất những giải pháp............................................................................47
1. Về công tác văn phòng...............................................................................48
2. Về công tác văn thư - lưu trữ......................................................................48

Sinh viên: Phạm Việt Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


LỜI MỞ ĐẦU
1, Lý do chọn đề tài
Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp như hiện nay,
bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và
đạt hiệu cao hơn thì có một cách khá tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là hình
thành những thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử cùng hành vi văn
minh, lịch sự chốn công sở.
Hầu hết mọi người ai cũng hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng
mối quan hệ trong cuộc sống. Không có gia đình, bạn bè, cuộc sống của bạn
không những buồn tẻ mà còn gặp nhiều khó khăn vì bạn phải một mình đối mặt
với mọi việc. Trong công việc cũng vậy, không ai đi được một mình đến đỉnh
thành công, sẽ có những lúc bạn cần sự giúp đỡ và hỗ trợ từ đồng nghiệp để giải
quyết những vướng mắc trong công việc.
Trong đó việc thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong việc đào tạo
các chuyền ngành nói chung và ngành Quản trị văn phòng nói riêng. Với mục
đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khóa và nhà
trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế, qua đó cho sinh
viên có thể học hỏi được thêm kinh nghiệm, rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp, củng cố thêm kiến thức đã học trong nhà trường, đồng thời có thể nâng
cao được năng lực, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một nhà
Quản trị văn phòng
2, Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu về công tác văn phòng tại UBND quận Tây Hồ, qua đó đề xuất
một số nhận xét, đánh giá, biện pháp đẩy mạnh thực hiện công tác văn phòng
của cơ quan.
3, Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu việc thực hiện công tác văn phòng tại UBND
quận Tây Hồ.
4, Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc thực hiện công tác văn phòngtừ
năm 2016 tại Văn phòng UBND và HĐND quận Tây Hồ
Sinh viên: Phạm Việt Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


- Phương pháp nghiên cứu: Tra cứu tài liệu, tìm kiếm thông tin thông qua
mạng Internet. Qua đó, em đã phân chia thành các vấn đề nhỏ để dễ dàng nghiên
cứu và có hướng đi rõ ràng, mạch lac, cụ thể bài chuyên đề của em được chia
thành 3 phần như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND quận Tây Hồ
Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của cơ quan
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Sau hai tháng thực tập tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, em
đã hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này nhờ vào sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt
tình của giáo viên hướng dẫn cô giáo Th.S Lâm Thu Hằng cùng các cô, chú,
anh, chị trong UBND quận Tây Hồ. Em xin gửi được gửi lời cảm ơn, lời chúc
sức khỏe đến thầy giáo và các cán bộ Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ.
Do hạn chế về mặt thời gian thực tập và còn thiếu về kinh nghiệm nên bài viết
còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được những nhận xét, đánh giá và đóng
góp ý kiến của thầy để bài chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2016
Sinh viên
Phạm Việt Anh

Sinh viên: Phạm Việt Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


Phần 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN TÂY HỒ
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ.
1. Quá trình hình thành và phát triển
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội
tụ của dân cư đất việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực
rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội.
Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập
theo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷ
ban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa
bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996.
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp
Quận Long Biên phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ ĐôngBắc xuống Đông Nam
dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tây
giáp Huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên
đẹp của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội. Trải qua 19 năm
xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển mạnh với những

thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm Dịch vụ - Du
lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội.
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai
Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ
có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài
chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển
Sinh viên: Phạm Việt Anh

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ.
2.1 Chức năng.
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết
của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An
ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,
giáo dục. dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,….
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp;

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức
và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của Quận;
- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ viên chức của Quận.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,
Sinh viên: Phạm Việt Anh

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp

thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch,
03 Phó chủ tịch và 12 phòng,6 ban chuyên môn. Mỗi thành viên của Uỷ ban
nhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; cùng
các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân
Quận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận
uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 1)
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 12 phòng, 6 ban tham mưu giúp việc.
Chủ tịch UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn
Sinh viên: Phạm Việt Anh

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài
Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng
Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến
Các phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danh
dựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành Quy chế
làm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016.
• Chủ tịch UBND quận
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều
hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dân
Quận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ và Hội đồng nhân dân
Quận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân
quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện các
nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; Chỉ đạo chung công tác
lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân các
Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;
+ Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh Quốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại,
công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trình
công tác của Uỷ ban nhân dân Quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết
khiếu nại - tố cáo của công dân;
+ Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân Quận với Quận
uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Quận;
+ Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ
tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự... Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập
theo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
+ Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh

tra Quận, Công an Quận, Ban chỉ huy Quân sự Quận, Cơ quan thi hành án;
+ Phụ trách các Phường Xuân La, Phú Thượng;
+ Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân
Quận, Chi cục thi hành án, phòng Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Bắc thăng long;
+ Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách Quận Tây Hồ.
• Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của UBND
Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung của UBND quận khi
Sinh viên: Phạm Việt Anh

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


chủ tịch UBND quận đi vắng hoặc được chủ tịch uỷ quyền. Thay mặt chủ tịch
điều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch khi chủ
tịch đi vắng hoặc được uỷ quyền.
Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Kinh
tế, Văn phòng HĐND&UBNDQuận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quảnlý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc,
Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y. phường Tứ Liên, Nhật Tân,
• Phó chủ tịch phụ trách Văn xã của UBND
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Uỷ ban nhân dân quận, Hội
đồng nhân dân Quận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáo
dục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương binh
và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ nạn
xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin,
Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội,
Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ; phường

Thụy Khuê, phường Bưởi.
• Phó chủ tịch phụ tráchĐất đai của UBND
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên
môi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóng
mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận ( trừ các dự
án do UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh
Hồ Tây, Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng cấp, cải
tạo đường Lạc Long Quân), Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại - tố cáo có
liên quan đến các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phường Phú Thượng, Yên Phụ,
Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự án quận.Thanh
tra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng.
• Các Uỷ viên UBND
Giúp việc cho đồng chí Chủ tịch còn có 05 uỷ viên Uỷ ban nhân dân gồm:
- Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Uỷ viên UBND quận phụ trách Công an;
- Đ/c Nguyễn Văn Kha – Uỷ viên UBND quận phụ trách Quân sự;
- Đ/c Lê Trung Đức – Uỷ viên UBND quận phụ trách Văn phòng
Sinh viên: Phạm Việt Anh

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


HĐND-UBND quận;
- Đ/c Phan Tuấn Ngọc – Uỷ viên UBND quận phụ trách Thanh tra;
- Đ/c Nguyễn Thanh Tịnh – Uỷ viên UBND quận phụ trách Nội vụ
• Các phòng ban chuyên môn thuộc quận
Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có 12
phòng, 6 ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực hiện chức

năng nhiệm vụ theo quy hoạt động của Uỷ ban nhân dân. 12 phòng, 6 ban
chuyên môn của Uỷ ban nhân dân quận gồm:
- 12 phòng chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
 Văn phòng HĐND&UBND quận;
 Phòng Nội vụ;
 Phòng Thanh tra;
 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;
 Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao;
 Phòng Kinh tế;
 Phòng Giáo dục và Đào tạo;
 Phòng Quản lý đô thị;
 Phòng Tư pháp;
 Phòng Tài chính - Kế hoạch;
 Phòng Y tế;
 Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- 06 ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
+ Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây;
+ Ban quản lý dự án quận;
+ Ban quản lý chợ quận;
+ Ban quản lý Hồ Tây;
+ Ban BT-GPMB;
+ Ban chỉ huy quân sự quận.
II. Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ
1.1 Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị
chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thời
chịư sự chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội.

Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện
các chức năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức
năng hậu cần.
Sinh viên: Phạm Việt Anh

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


* Chức năng tham mưu tổng hợp: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham
mưu tổng hợp cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận điều hành công việc có hiệu
quả. Chức năng này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm
việc cho Uỷ ban nhân dân, Chuẩn bị báo cáo, đề án... Tham gia ý kiến về nội
dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản, Tổ chức thống nhất ban
hành văn bản của cơ quan, quản lý công tác văn thư - lưu trữ...
* Chức năng hậu cần: Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở
vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận, nhằm đạt
hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan.
1.2 Nhiệm vụ
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân Quận giúp Chủ tịch xây
dựng chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng, quý cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân.
Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, Uỷ ban nhân dân
các phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
Uỷ ban nhân dân quận. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất
theo sự chỉ đạo của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân quận.
Soạn thảo và ban hành các văn bản quản lý theo sự chỉ đạo của lãnh đạo,
theo dõi đôn đốc, kiểm tra văn bản chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân Quận.
Tham mưu cho về công tác dân vận trên địa bàn quận; Tổ chức việc tiếp
dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo của nhân dân gửi đến Uỷ ban nhân dân

quận;
Tổ chức, chuẩn bị cho các cuộc hội họp và các hoạt động khác của Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân;
Quản lý mọi mặt tổ chức cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ;
Quản lý chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân
dân;
Phốihợp với các phòng ban chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo xây dựng
các quy chế hoạt động của cơ quan;
Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàng
ngày cho lãnh đạo;
Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạt
động của cơ quan;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
Sinh viên: Phạm Việt Anh

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


nhân dân Quận giao.

Sinh viên: Phạm Việt Anh

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8

2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và
UBND Quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ
trưởng.
Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân
viên là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỷ lệ
36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ
12,2 %, số cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đại
học là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh
thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó
Văn phòng và các bộ phận chuyên môn.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 2)
Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh Văn
phòng và 1 Phó văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực nhất định trong hoạt
động của Văn phòng.
• Chánh văn phòng HĐND&UBND quận - Đ/c Võ Bích Thủy
- Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng
HĐND&UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh Văn phòng bao gồm:
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy cán bộ, tài chính,
tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: tham mưu - tổng hợp, Kế
toán - Thủ quỹ;
- Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tôt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường

trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận;
-Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
Sinh viên: Phạm Việt Anh

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


dân. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo Trường
trực HĐND và UBND quận;
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND Thành phố;
- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận;
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
• Phó văn phòng phụ trách công tác tổng hợp - Đ/c Dương Văn
Trường
- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, Cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tinvào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận;
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ
thông tin;
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề
xuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại

UBND quận;
- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điều
hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giao
nhiệm vụ của Chánh văn phòng;
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách;
- Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính tại
bộ phận “một cửa” của UBND quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt động của bộ
phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo đúng
quy định;
- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượng
chuyên viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục
hành chính, trung tâm công nghệ thông tin.
• Phó văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/c
Sinh viên: Phạm Việt Anh

10

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


Dương Văn Trường
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư-lưu trữ,
hành chính, quản trị;
- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Văn
thư - lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng
đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm
sóc vườn hoa, cây cảnh;
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND quận
theo quy định;

- Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, ban
thuộc UBND quận, Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan
HĐND,UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận, Đề xuất việc
thanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương
tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;
- Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương
tiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng
cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực hành tiết kiệm tại trụ sở cơ
quan HĐND, UBND quận;
- Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa
ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường;
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách, Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị,
họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.
• Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp
+ Văn phòng đã phối hợp theo dõi, đôn đốc các đơn vị phòng, ban, ngành
thuộc quận, UBND các phường tổ chức thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ,
chất lượng các nhiệm vụ được giao; đôn đốc các đơn vị liên quan chuẩn bị đầy
đủ tài liệu, nội dung phục vụ các cuộc họp của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận theo lịch công tác tuần và Chương trình công tác trọng tâm tháng
của UBND quận.
+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp
+ Phối hợp với MTTQ quận chuẩn bị đầy đủ cá nội dung phục vụ Hội
Sinh viên: Phạm Việt Anh

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8

nghị tiếp xúc giữa Đạibiểu Quốc hội Thành phố Hà Nội, đơn vị Bầu cử số 1, Đại
biểu HĐND Thành phố, đơn vị Bầu cử số 5 ứng cử tại quận với cử tri quận Tây
Hồ
+ Theo dõi đôn đốc các đơn vị phòng, ban, ngành, UBND các phường tổ
chức thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ chất lượng các nhiệm vụ được giao,
đặc biệt tập trung vào các lĩnh vực trọng tâm như công tác quản lý đất đai, quản
lý trật tự, GPMB, sủa chữa trường hợp, phát triển và ứng dụng CNTT, cải cách
hành chính,….
• Bộ phận tiếp nhận hồ sơ
- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức và
thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ; chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ đến các
phòng chuyên môn thụ lý giải quyết; Tiếp nhận kết quả giải quyết từ các phòng
chuyên môn và trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian quy định;
- Cá trách nhiệm đôn đốc các phòng, ban bên thụ lý, giải quyết hồ sơ,
đảm bảo đúng thời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý
hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa”;
- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hành
chính tại Bộ phận “một cửa” với lãnh đạo Văn phòng.
• Bộ phận công nghệ thông tin
- Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng trên lĩnh vực ứng dụng, phát triển
công nghệ thông tin vào các công việc hành chính, quản lý nhà nước tại UBND
quận;
- Quản trị mạng diện rộng WAN ADSL – VPN của quận, đảm bảo duy
trì mạng hoạt động thông suốt; thường xuyên kiểm tra, kịp thời xử lý khi có sự
cố xảy ra trên mạng;
- Phối hợp, hướng dẫn về chuyên môn CNTT cho các phòng, ban, đơn vị
trực thuộc quận và UBND các phường.
• Bộ phận tiếp dân

- Thường trực tiếp hướng dẫn cho công dân đến kiến nghị, khiếu nại, tố
cáo với UBND quận theo đúng quy định của Nhà nước;
- Tiếp nhận, phân loại các đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công
dânthuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận, báo cáo Phó Văn phòng phụ
trách, tham mưu cho UBND quận giao nhiệm vụ cho các phòng, ban chức năng
Sinh viên: Phạm Việt Anh

12

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


giải quyết, xử lý đơn thư thuộc thẩm quyền;
- Chuẩn bị nội dung và báo cáo Phó Văn phòng phụ trách để bố trí lịch
cho đồng chí Chủ tịch, các đồng chí Phú Chủ tịch UBND quận tiếp công dân
theo quy định;
- Theo dõi, đôn đốc kết quả trả lời các đơn thư kiến nghị của công dân tại
các đơn vị phòng, ban, UBND các phường.
• Bộ phận văn thư-lưu trữ
+ Văn thư là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bố trí
theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư của UBND quận Tây
Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, phòng văn thư được bố trí nằm tách
biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được trang bị đầy
đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư của UBND
quận Tây Hồ có 2 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản đi, và một
nhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan.
+Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy mời
họp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;
- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là văn
bản khẩn, hoả tốc thì Văn thư phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng để xử

lý kịp thời. Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trực HĐND
huyện, lãnh đạo UBND quận thì văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơi nhận;
- Trình ký văn bản kịp thời và chính xác cho lãnh đạo;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Sắp xếp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúng
quy định;
- Là thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ
với cán bộ kế toán quản lý quỹ tiền mặt, chi trả các loại, kinh phí, chế độ kịp
thời, đúng quy định;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo
Văn phòng phân công.
• Bộ phận Hành chính – quản trị phục vụ
- Thực hiện công tác xử lý, chuyển, nhận văn bản, cập nhật lên mạng,
đảm bảo kịp thời việc theo dõi văn bản đi-đến chính xác, đảm bảo tìm kiếm, tra
cứu thuận tiện.
- Công tác thu-chi tài chính qua tài khoản Văn phòng được thực hiện
theo đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước.
Sinh viên: Phạm Việt Anh

13

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


- Đảm bảo phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ tốt các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND quận.
- Thực hiện kiểm kê tài sản được trang cấp cho các đơn vị thuộc quận và
tổ chức thanh lý số tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng. Mua mới và trang
cấp bổ sung thay thế kịp thời tài sản hư hỏng, thiếu tại các đơn vị.
- Duy trì hoạt động thông tin, liên lạc của cơ quan và đảm bảo vệ sinh

nội cụ sạch sẽ ngăn nắp.
- Xây dựng đề án, kế hoạch phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn, an
ninh trật tự tại trụ sở quận, săp xếp chấn chỉnh việc trông giữ các phương tiện
của cán bộ công chức.
• Bộ phận kế toán thủ quỹ
- Lập dự toán kinh phí ngân sách hàng năm của HĐND, UBND quận, các
phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng HĐND&UBND quận quản lý,
trình UBND quận, HĐND quận phê duyệt;
- Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết
toán theo quy định của Nhà nước. Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, hóa
đơn không hợp lệ trả lại các đơn vị;
- Hoàn trả chứng từ chi lương hàng tháng đúng quy định, đmả bảo cấp
lương qua tài khoản cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan vào ngày
10 hàng tháng;
- Thực hiện đối chiếu sổ sách và kiểm quỹ vào ngày 30 hàng tháng, có
biên bản kiểm quỹ theo đúng quy định;
Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;
- Báo cáo việc cấp phát kinh phí, thu, chi của Văn phòng cho Chánh Văn
phòng vào ngày 03 hàng tháng.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ
1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp
- Văn phòng HĐND-UBND về việc tham mưu tổng hợp giúp việc và đảm
bảo hậu cần cho cơ quan được văn phòng thực hiện tốt và luôn hoàn thành công
việc được giao
- Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong
Sinh viên: Phạm Việt Anh

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


công tác lãnh đạo, quản lý điều hành. Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ
nhớ, bộ lọc của cơ quan, là nơi cung cấp thông tin chính xác cho cơ quan, đưa ra
những đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan.
- Hàng năm văn phòng ban hành ra hàng trăm văn bản như: Kế hoạch, báo
cáo, quyết định, thông báo, giấy mời … đây là những văn bản giúp cho lãnh đạo
cơ quan co thể quản lý công việc tốt hơn. Ngoài ra văn phòng còn tham mưu cho
lãnh đạo trong việc xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh
đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, tổng hợp thông tin
phục vụ lãnh đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức
của văn bản của cơ quan. Các hoạt động tiếp khách, chuẩn bị quà, đặt tiệc,
chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo, liên hệ trước nơi công tác khi
lãnh đạo đi công việc, phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp, cung cấp các trang
thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ vô cùng quan
trọng. Nhìn chung công tác hậu cần được văn phòng chú trọng và quan tâm,
luôn hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó. Qua
đố ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với cơ quan là
vô cùng quan trọng và khổng thể thiếu được trong mỗi cơ quan.
• Tình huống cụ thể:
- Tổ chức chương trình 26/3 chào mừng ngày kỉ niệm 85 năm ngày thành
lập Đoàn TNCS HCM. Văn phòng đã chuẩn bị đầy đủ về việc lên kế hoạch tổ
chức, giấy mời các đại biểu, phòng hội họp, ánh sáng, các tiết mục văn nghệ, lễ
tân, lên bảng dự trù kinh phí
=> Qua đó cho ta thấy bộ phận Văn phòng rất quan trọng, không thể thiếu
nếu không có bộ phận văn phòng thì cơ quan sẽ gặp nhiều vướng mắc và không
đạt được kết quả như mong đợi.

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ: (Phụ lục 3)
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Quận Tây Hồ: (Phụ
lục 4)
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: (
Phụ lục 5 )
Sinh viên: Phạm Việt Anh

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hóa công sở là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội, việc thực
hiện trang phục đảm bảo tính trang nghiêm, phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp
với nét văn hóa truyền thống ở Việt nam. Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng
một nề nếp khoa học, có kỉ cương và có dân chủ. Qua tìm hiểu thì quận chưa có
quyết định ban hành riêng về quy chế văn hóa công sở tại cơ quan…. Nhưng trên
thực tế việc thực hiện nề nếp văn minh nơi công sở, kỷ luật làm việc, thái độ ứng xử
với nhân dân, UBND quận Tây hồ đã duy trì thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở.
Kèm theo đó là triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở một cách
rõ nét như:
- Về trang phục cán bộ, công viên chức của Sở đã đảm bảo tính trang
trọng, lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của một cán bộ.
- Đối với giao tiếp:
+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minh
lịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ, hòa
nhã, bình tĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tục

hoặc có thái độ cục cằn... không cung cấp tùy tiện các thông tin của quận, của
cán bộ viên chức cho người khác biết.
+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ
uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gây mất đoàn kết nội bộ. Luôn có thái
độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, không suồng sã, nói tục trong
giao tiếp. Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nước
quy định.
- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học.
- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chức
của quận.
- Phòng làm việc có biển ghi rõ tênđơn vị, họ và tên, chức danh của cán
bộ, công chức, viên chức.
- Không vi phạm các hành vi cấm trong Quy chế văn hóa công sở của Thủ
tướng Chính phủ.
+ Văn hóa giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Cách sắp xếp bài trí văn
Sinh viên: Phạm Việt Anh

16

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


phòngngăn nắp, gọn gàng, khoa học, hợp lý. Phòng làm việc có thùng đựng rác và
bỏ rác vào đúng nơi quy định. Thực hành tốt việc tiết kiệm điện, tắt điện trước khi ra
về. Lau dọn bàn ghế, sắp xếp tài liệu và hồ sơ gọn gàng, thực hiện tốt công tác phòng
cháy chữa cháy.
1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan
thực tập
Mô hình văn phòng UBND và HĐND quận Tây Hồ được bố trí một cách

khoa học và hợp lí. Tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên và lãnh đạo có
thể hoạt động một cách nhanh chóng và thuận lợi cho các công việc trong nội bộ
trong mọi vấn đề. Bộ phận văn thư truyền những thông tin nội bộ trong cơ quan
cho các phòng, ban, ngành một các nhanh chóng và tiện lợi qua phần mềm
truyền nhận văn bản trong nội bộ cơ quan.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá
ưu điểm, nhược điểm)
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước và
ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Đây là một mắt xích quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Vì vậy công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức. Công tác văn
thư là một trong những nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộ
công việc liên quan đến ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản phục vụ cho sự hoạt động và trao
đổi thông tin giữa cơ quan và bên ngoài và phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước.
Phòng Văn thư của quận được bố trí ngay tại tầng 1 khu nhà 5 tầng, gần
cửa chính ra vào. Việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải quyết
công việc. Phòng có 01 cán bộ văn thư được bố trí theo chuyên môn và sự phân
công của lãnh đạo văn phòng.
Việc tổ chức bộ phận văn thư theo mô hình tập trung khép kín có một số
ưu nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
Sinh viên: Phạm Việt Anh

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8

+ Ở mô hình tập trung khép kín sẽ tạo môi trường làm việc yên tĩnh thoải
mái, phát huy tinh thần làm việc tập thể, mang lại tinh thần làm việc tập trung
cao cho tập thể, giữ được bí mật về mặt pháp lí đối với những văn bản mật, khả
năng làm việc độc lập cũng sẽ có điều kiện để phát huy tối đa.
+ Cán bộ văn thư đều đã được bồi dưỡng đầy đủ các kiến thức chuyên
môn về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ.
+ Mỗi cán bộ văn thư đề có phẩm chất tốt, hoàn thành tốt các công việc,
phục vụ kịp thời cho mọi hoạt động văn thư của Sở.
+ Được trang bị các trang thiết bị đại để phục vụ tốt cho việc chuyển lưu,
cập nhật thông tin và bảo quản tài liệu, hồ sơ, con dấu tốt.
- Nhược điểm:
+ Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng làm việc, tốn diện
tích mà hiệu quả công việc không cao, khó cho công tác quản lý.
+ Việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh hưởng đến
quá trình giải quyết công việc cũng như mỹ quan phòng làm việc.
+ Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo
dõi và giải quyết văn bản………. chồng chéo, giải quyết công việc còn chậm
+ Việc đảm bảo thống nhất trong công tác chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ còn
rất nhiều khó khăn do mỗi đơn vị đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung công tác văn thư của UBND quận Tây hồ thực hiện tương đối
tốt. Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan thực hiện
nhiệm vụ công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ
công tác Văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo
Văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật
về công tác Văn thư.
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi
lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của quận. Lãnh đạo Văn phòng

chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy mà
công tác văn thư của quận đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao
năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo
công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan
Sinh viên: Phạm Việt Anh

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


liêu, giấy tờ; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, làm tốt công tác Văn
thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá, giải quyết công
việc một cách nhanh chóng, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ
cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và
phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước
về công tác Văn thư như:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư.
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác Văn thư.
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư.
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác Văn thư.

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư.
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư.
* Chánh Văn phòng trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với Lãnh đạo cơ quan những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã
hội một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực
tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo của cơ quan.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành.
- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực
hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây hồ được áp dụng
theo quy định hiện hành. Nhìn chung, các văn bản do UBND Quận Tây hồ đều
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV
Sinh viên: Phạm Việt Anh

19

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8


ngày 19/10/2011 của Bộ Nội Vụ.
Hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trên cơ sở
sửa đổi, bổ sung một số điều taị Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để các đơn vị biết, áp dụng thực hiện
trong việc soạn thảo ban hành văn bản.
* Nhận xét ưu, nhược điểm
- Ưu điểm

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với
quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. UBND quận
Tây hồ chủ yếu ban hành văn bản hành chính.
+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mang
tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định.
+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền
và hiệu lực pháp lý.
+ Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
+ Văn bản soạn thảo và ban hành phù hợp với từng lĩnh vực của đời sống
kinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,...
+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn.
+ Văn phòng mang đậm tính chất hành chính.
- Thể thức văn bản hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành
phần thể thức như sau:
• Quốc hiệu
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành
• Số, ký hiệu của văn bản.
• Địa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• Nội dung văn bản
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• Dấu của cơ quan, tổ chức
• Nơi nhận
- Nhược điểm
Tuy các văn bản do UBND quận Tây hồ ban hành đều đúng thể thức và
kỹ thuật trình bày nhưng tại các đơn vị, các phòng, ban soạn thảo văn bản cũng
không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.
+ Một số văn bản còn sai thể thức và kỹ thuật trình bày: Định lề trang văn
bản (đối với khổ giấy A4) chưa đúng với quy định.
+ Văn bản văn bản còn tối nghĩa về nội dung, khiến người thực hiện chưa

Sinh viên: Phạm Việt Anh

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8