Chương 3 4 TỔ CHỨC BỘ MÁY QTDA LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN

8/18/2016

Chương 3 & 4
TỔ CHỨC BỘ MÁY QTDA
LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

1

NỘI DUNG
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
2. Hình thức tổ chức quản lý dự án
3. Đội ngũ nhân sự
4. Lập kế hoạch dự án
5. Cơ cấu phân chia công việc
6. Ngân sách dự án
2

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

2

1


8/18/2016

1. Tổng quan về tổ chức QLDA

a. Khái niệm
b. Những quy luật thông thường của dự án
c. Lý do thất bại của dự án

3

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

3

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
a. Khái niệm
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch,
tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất
cả các phương diện cũng như các thành
phần tham dự trong dự án, nhằm đạt được
mục tiêu một cách chắc chắn trong những
tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất
lượng của dự án.
4

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

4

2

8/18/2016

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
a. Khái niệm
Dự án phải đạt được mục tiêu trong các
giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và
sự thỏa mãn của các thành phần liên quan,
gồm:
– Chủ đầu tư
– Nhà thầu
– Các nhà tư vấn
5

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

5

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
a. Khái niệm
– Chính phủ và lãnh đạo ở địa phương
– Các nhà tài trợ
– Dân chúng tại nơi thực hiện dự án
– Người thụ hưởng từ kết quả của dự án

6

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

6

3


8/18/2016

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
a. Khái niệm
 Đặc điểm của dự án là ln có tính chất duy
nhất và có ảnh hưởng rộng lớn
 Nguyên tắc của quản lý dự án là thường
xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ,
chi phí, chất lượng của từng giai đoạn
 Các dự án thường khó đảm bảo đúng thời
gian, trong mức ngân sách và với cùng một
đội ngũ mà đã bắt đầu nó
=> Dự án thường có tính biến động
7

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

7

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
b. Những quy luật thông thường của dự án
 Giai đoạn đầu và cuối của dự án thường
diễn ra rất chậm.
 Bản chất của dự án là rất phức tạp, vì vậy

thường phát sinh các lỗi. Người quản lý và
thi hành dự án luôn chú ý đến vấn đề này.

8

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

8

4


8/18/2016

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
b. Những quy luật thơng thường của dự án
 Một dự án thường có nhiều thay đổi so với
lúc thiết kế. Các dự án được thiết kế kỹ
lưỡng thì việc thay đổi sẽ giảm hơn.
 Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn cả bên
trong và bên ngoài.

9

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

9

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại
i. Dự án kinh doanh:
 Dự báo lạc quan về thị trường và mức
cầu của thị trường
 Sai lầm khi lựa chọn công nghệ
 Quản lý kém
 Đánh giá không đúng phản ứng của
các đối thủ cạnh tranh
 Rủi ro do các yếu tố khách quan
10

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

10

5


8/18/2016

1. Tổng quan về tổ chức QLDA
c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại
ii. Dự án cơng ích:
– Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án
– Hoạch định dự án không rõ ràng, không chính
xác, thiếu đồng bộ
– Quản lý kém
– Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ

– Thông tin không kịp thời
11

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

11

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
a. Tổ chức theo chức năng
b. Tổ chức theo dự án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
d. Hình thức tổ chức tham mưu
e. Hình thức tổ chức theo ma trận

12

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

12

6


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án

a. Tổ chức theo chức năng
Ban Lãnh Đạo

Phịng Kế hoạch

Phịng Tài chính

Phịng Nhân sự

Phòng Kỹ thuật

…….

DỰ ÁN

13

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

13

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
a. Tổ chức theo chức năng
Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ
phận theo chức năng chun mơn.
Ví dụ: phịng kế hoạch, phịng tài chính,
phịng nhân sự,... Các bộ phận chuyên môn
cùng tham gia theo dõi dự án.

14

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

14

7


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
a. Tổ chức theo chức năng
i. Ưu điểm
– Tập trung các chuyên gia giỏi trong các
lĩnh vực chun mơn khác nhau nên có
điều kiện trau dồi và nâng cao năng lực
cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình
thường của đơn vị.
15

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

15

2. Hình thức tổ chức quản lý dự

án
a. Tổ chức theo chức năng
i. Ưu điểm
– Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia
nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi
và phân phối nguồn lực cho các dự án.
– Bất kỳ bộ phận chun mơn nào cũng có
thể theo dõi và quản lý dự án khi được
yêu cầu.
16

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

16

8


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
a. Tổ chức theo chức năng
ii. Khuyết điểm
– Không
cho thấy chủ thể chịu trách
nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay
giám đốc dự án).
– Các bộ phận chức năng không tập

trung cho một dự án một cách hợp lý
khiến dự án bị coi nhẹ.
17

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

17

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
a. Tổ chức theo chức năng
ii. Khuyết điểm
– Không khuyến khích được sự đóng góp
tích cực của các thành viên tham gia (vì
dự án khơng được quản lý tập trung,
khơng có chủ nhiệm).

18

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

18

9


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
b. Tổ chức theo dự án
Ban Lãnh Đạo

Dự án A

19

Dự án B

Dự án C

……

Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ
nhiệm (hay giám đốc), dưới các chủ nhiệm dự
án lại có các bộ phận chun mơn như trong
các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small Business Units)

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
b. Tổ chức theo dự án
i. Ưu điểm
– Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho
chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án
có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy
dự án.
– Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng
kích thích tính tích cực của các thành

viên dự án
20

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

20

10


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
b. Tổ chức theo dự án
i. Ưu điểm
– Dễ dàng quản lý công việc từng người và
tiến độ thực hiện dự án.

21

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

21

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
b. Tổ chức theo dự án

ii. Nhược điểm
– Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc
trùng lắp ở các dự án). Cạnh tranh giữa
các dự án khi huy động nguồn lực của
đơn vị.
– Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung
của đơn vị.
22

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

22

11


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
Ban Lãnh Đạo

Phòng Kế hoạch

23

DỰ ÁN A

Phòng Nhân sự

DỰ ÁN B

…….

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

23

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
 Là hình thức dự án được thực hiện đan xen
với các bộ phận chức năng của tổ chức
 Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ
chức theo chức năng và theo dự án
 Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một
số vài dự án với quy mô không lớn
24

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

24

12

8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án

d. Hình thức tổ chức tham mưu
Ban Lãnh đạo

DỰ ÁN

Tài chính

25

Kế hoạch

Nhân sự

…..

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

25

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
d. Hình thức tổ chức tham mưu
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc
lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các

bộ phận chức năng của đơn vị.

26

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

26

13


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
d. Hình thức tổ chức tham mưu
Đặc điểm của hình thức này là:
– Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành
viên dự án với các bộ phận chức năng.
– Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ
chức hỗn hợp.
– Chỉ áp dụng khi cơng ty thực hiện một số ít
dự án nhưng quan trọng.
27

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

27

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
e. Hình thức ma trận
BAN LÃNH ĐẠO
Chủ nhiệm

Kế hoạch

Nhân sự

Kỹ thuật

….

Dự án A
Dự án B
….

28

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

28

14


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
e. Hình thức ma trận
Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ
chức thực hiện nhiều dự án khác nhau.
Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ
nhiệm dự án và sự tham gia của các
chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn.

29

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

29

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
e. Hình thức ma trận
 Ưu điểm:
– Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý
nguồn lực của đơn vị.
– Cùng lúc thực hiện nhiều cơng trình khác
nhau.

30

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

30

15


8/18/2016

2. Hình thức tổ chức quản lý dự
án
e. Hình thức ma trận
 Nhược điểm:
– Có sự chồng chéo và va chạm về quyền
lực của các chủ nhiệm dự án với trưởng
các bộ phận.
– Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ.

31

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

31

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
b. Đội ngũ dự án
c. Quản trị xung đột

32

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

32

16


8/18/2016

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
i. Giới thiệu
– Quản lý dự án một phần là quản lý con
người. Nhà quản trị dự án mất phần lớn
thời gian quan hệ và giải quyết với các
bên tham gia dự án => Vai trò của nhà
quản trị dự án trở nên quan trọng.
33

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

33

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
i. Giới thiệu
– Năng lực quản trị dự án, khả năng tổ

chức, điều hành cũng như kiến thức và
kinh nghiệm lãnh đạo có ảnh hưởng lớn
tới mục tiêu của dự án.
– Giám đốc dự án chính là người góp phần
vào sự thành/bại của dự án.
34

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

34

17


8/18/2016

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
ii. Vị trí của giám đốc dự án
– Giám đốc là trung tâm của dự án, là cầu
nối mấu chốt để phối hợp các bên liên
quan đến dự án.
– Giám đốc dự án là trung tâm điều tiết và
liên kết giữa các bên liên quan
35

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

35

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
iii. Trách nhiệm của giám đốc dự án
– Phục vụ khách hàng
– Trách nhiệm với tồn bộ q trình dự án

36

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

36

18


8/18/2016

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
iii. Trách nhiệm của giám đốc dự án
– Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án:
 Thực hiện hợp đồng dự án, đảm bảo mục
tiêu của dự án
 Lập kế hoạch thực hiện dự án và điều hành
tổng thể
 Xây dựng đội ngũ dự án
 Đưa ra quyết sách

37

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

37

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
iv. Yêu cầu về người giám đốc dự án
– Về kiến thức cần có:
 Có hiểu biết sâu rộng về kiến thức
chun mơn.
 Có hiểu biết sâu rộng về kiến thức
tổng hợp.
38

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

38

19


8/18/2016

3. Nhân sự
a. Giám đốc dự án
iv. Yêu cầu về người giám đốc dự án

– Về năng lực cần có:
 Năng lực quản lý/Năng lực lãnh đạo
 Năng lực ngoại giao
 Ra quyết định
– Về đạo đức thì phải có phẩm chất đạo
đức tốt.
39

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

39

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
i. Khái niệm
– Là tập thể cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện
các công việc của dự án.
– Đội ngũ này được thành lập trong thời gian tồn
tại dự án.
– Đội ngũ nhân sự của dự án cần phải có tinh
thần tập thể để tạo nên sức mạnh. Nếu thiếu
sự phối hợp sẽ là nguyên nhân của sự thất bại.
40

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

40

20


8/18/2016

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
ii. Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án
– Quyền lợi và trách nhiệm phải đi đơi.
– Cần khích lệ và ràng buộc để đảm bảo
đội ngũ hoạt động hiệu quả. Cần có
chính sách thưởng/phạt và hệ thống
đánh giá sự cống hiến.
41

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

41

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
ii. Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án
– Sự chỉ đạo và giúp đỡ của các chuyên
gia và lãnh đạo cấp trên sao cho đội ngũ
dự án luôn nhận được sự quan tâm, chỉ
đạo của cấp trên cả về chuyên môn và
tinh thần.
– Dung hòa các mối quan hệ bao gồm các
mối quan hệ với khách hàng, cơ quan

quản lý nhà nước.
42

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

42

21


8/18/2016

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
iii. Phát triển đội ngũ dự án
 Đào tạo và bồi dưỡng
 Đánh giá và khuyến khích

43

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

43

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án
Có thể thực hiện theo hình thức:

 Giám sát: Đây là hình thức cần thiết
nhưng nó thường làm cản trở việc
phát huy tài năng và sự hợp tác của
các thành viên.
44

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

44

22


8/18/2016

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án
 Tham gia: Là hình thức tương đối dân
chủ. Khi đề ra chính sách và kế hoạch
thường có sự tham gia và tiếp thu ý
kiến của các thành viên trong dự án.
Phương pháp này có ưu điểm là phát
huy các sáng kiến của mọi thành viên
nếu chúng ta tổ chức tốt.
45

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

45

3. Nhân sự
b. Đội ngũ dự án
iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án
 Đội ngũ: Giám đốc và tồn thể đội ngũ
cùng đưa ra chính sách, kế hoạch,
cùng giải quyết vấn đề, gánh vác trách
nhiệm của dự án.

46

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

46

23


8/18/2016

3. Nhân sự
c. Quản trị xung đột
– Bản chất của dự án là phát sinh nhiều
vấn đề, dẫn tới những xung đột cũng
thường xảy ra.
– Giải quyết xung đột trong đội ngũ dự án
là việc cần thực hiện sớm nhất có thể.

– Có hai phương pháp để giải quyết xung
đột là: phương pháp cơ cấu và phương
pháp cá nhân
47

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

47

3. Nhân sự
c. Quản trị xung đột
– Phương pháp cơ cấu dùng để phòng,
tránh và hạn chế các xung đột:
 Giải thích rõ u cầu đối với cơng việc
 Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt
động của các cá nhân ở những bộ
phận khác nhau.
 Xác lập mục tiêu chung cho cả đội
ngũ/tổ chức
 Áp dụng hệ thống thưởng/phạt
48

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

48

24

8/18/2016

3. Nhân sự

49

c. Quản trị xung đột
– Phương pháp cá nhân dùng trong trường
hợp xung đột đã nảy sinh. Để giải quyết
người ta có thể áp dụng:
 Xoa dịu
 Thỏa hiệp
 Hợp tác
 Bỏ qua
 Đối lập
Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

49

4. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là việc xác định những
công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một
trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và
thời gian làm những cơng việc đó nhằm hồn
thành mục tiêu xác định của dự án

50

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
Tổ chức bộ máy qtda

50

25