Chương 78 KIỂM SOÁT DỰ ÁN QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN

8/18/2016

Chương 7&8
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

1

NỘI DUNG
1. Tổng quan về kiểm soát dự án
2. Quy trình kiểm soát dự án
3. Nội dung kiểm soát dự án
4. Rủi ro & quản trị rủi ro dự án
5. Hợp đồng & quản trị hợp đồng dự án

2

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

2

1


8/18/2016

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
a. Khái niệm
 Là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh

việc thực hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu,
kế hoạch của dự án được hoàn thành có
hiệu quả.
 Việc kiểm soát không chỉ phát hiện những
sai sót, ách tắc mà còn tìm kiếm những cơ
hội để đẩy nhanh dự án.
3

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

3

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
b. Hệ thống kiểm soát dự án

4

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

4

2


8/18/2016

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
c. Quá trình kiểm soát dự án
 Bao gồm 3 giai đoạn:
– Theo dõi: Thu thập và ghi chép các dữ

liệu thực tế để so sánh quá trình thực
hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch.
– Phân tích: đánh giá tình trạng của các
công việc và so sánh các kết quả đạt
được với kế hoạch, xác định các
nguyên nhân và hướng tác động.
5

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

5

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
c. Quá trình kiểm soát dự án
– Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện
các hoạt động, công việc phù hợp với
kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sai
lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ các
sai lệch tích cực.

6

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

6

3


8/18/2016

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
c. Quá trình kiểm soát dự án

7

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

7

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án

8

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

8

4


8/18/2016

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án
 Kiểm soát những thay đổi trong dự án.
 Kiểm soát các báo cáo tiến trình gồm các
báo cáo về công việc đã thực hiện, dự báo
kết quả hiện có.

9

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

9

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án
 Kiểm soát thay đổi nội dung, giám sát
những thay đổi về qui mô, phạm vi dự án
và nội dung các công việc dự án.
 Kiểm soát tiến độ
 Kiểm soát rủi ro

10

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

10

5


8/18/2016

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án
 Kiểm soát chi phí, theo dõi những thay đổi
ngân sách dự án.

 Kiểm soát chất lượng bằng cách theo dõi
các kết quả cụ thể của dự án để xác định
xem có phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra
hay không qua đó có các biện pháp khắc
phục hoặc ngăn ngừa, giảm thiểu vấn đề
không đạt chất lượng.
11

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

11

2. Quy trình kiểm soát dự án
a. Theo dõi các công việc dự án
 Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập
thông tin, thống kê, phân tích và lập báo
cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực
tế so sánh với kế hoạch.
 Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám
sát dự án.

12

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

12

6

8/18/2016

2. Quy trình kiểm soát dự án
a. Theo dõi các công việc dự án
i. Phương pháp theo dõi đơn giản 0 – 100
vì nó chỉ theo dõi thời điểm hoàn thành
các công việc. Phương pháp này chỉ có
2 mức là 0% và 100%.
ii. Phương pháp theo dõi chi tiết: đánh giá
chính xác hơn bằng các mức độ tỷ lệ %
như 50% hoặc 70%.
13

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

13

2. Quy trình kiểm soát dự án
a. Theo dõi các công việc dự án
iii. Phương pháp mốc thời gian được sử
dụng trong công việc có thời gian thực
hiện dài. Công việc được chia thành các
khoảng thời gian nhất định, mỗi mốc
thời gian hoàn thành công việc nhất
định như 20%, 40%, 70%....

14

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

14

7


8/18/2016

2. Quy trình kiểm soát dự án
b. Đo lường và phân tích kết quả
 Là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực
hiện các công việc dự án theo lịch trình đã
định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng,
chi phí.

15

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

15

2. Quy trình kiểm soát dự án
b. Đo lường và phân tích kết quả

Cần phân biệt 2 loại công việc:
– Các công việc có thể đo lường được là các công
việc có thể xác định mức độ hoàn thành ở các
mức khác nhau tương ứng với kết quả vật chất
cụ thể, phù hợp với biểu đồ thực hiện công việc.
– Các công việc không thể đo lường là các công
việc không thể phân chia thành các mức hoàn

thành hoặc mốc thời gian.

16

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

16

8


8/18/2016

2. Quy trình kiểm soát dự án
b. Đo lường và phân tích kết quả
 Lập báo cáo tiến độ: là việc thu thập và
trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế
về tình hình thực hiện dự án.
 Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên
bởi những nhà quản trị cấp dưới để báo
cáo nhà quản trị cấp cao hơn.

17

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

17

2. Quy trình kiểm soát dự án
b. Đo lường và phân tích kết quả


Phân tích kết quả: Là so sánh kết quả đạt được so
với kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, phân
tích xu hướng các sai lệch để có phản ứng kịp thời
nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu tác hại của chúng.

Nội dung: phân tích về tiến độ thời gian, chi phí,
chất lượng và các thay đổi trong thiết kế… làm căn
cứ đưa ra các điều chỉnh trong quá trình giám sát
dự án.

18

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

18

9


8/18/2016

2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Sau khi xác định các sai biệt, nhà quản trị
dự án cần phải đưa ra các giải pháp điều
chỉnh tương ứng, kịp thời.

19

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

19

2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
Các phương án hành động nhằm điều
chỉnh dự án khi có sai biệt:
 Tìm cơ hội giải quyết bằng cách xem xét
khả năng liên quan đến việc nâng cao hiệu
quả công việc nhờ công nghệ mới hoặc các
quyết định mang tính tổ chức.

20

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

20

10


8/18/2016

2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Xem xét lại chi phí: đây là phương pháp
được thực hiện khi cần phải tăng khối
lượng công việc và điều phối thêm nguồn
lực để đảm bảo tiến độ về thời gian.

 Xem xét lại thời hạn: là phương pháp đồng
nghĩa với việc thời hạn hoàn thành công
việc bị đẩy lùi trong trường hợp có những
hạn chế về chi phí.
21

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

21

2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc
dự án: được thực hiện khi quy mô dự án có
thể thay đổi theo hướng thu nhỏ và chỉ một
phần trong các kết quả đã hoạch định sẽ
được hoàn thành. Vấn đề này không liên
quan tới chất lượng của dự án.

22

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

22

11


8/18/2016

2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Dừng dự án: là quyết định khó khăn nhưng
cũng phải đưa ra trong những hoàn cảnh
chi phí vượt quá giới hạn hoặc không đạt
được các tiêu chí về kỹ thuật và mục tiêu
ban đầu.

23

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

23

3. Nội dung kiểm soát dự án
a. Kiểm soát tiến độ thời gian
 Để kiểm soát tiến độ thời gian, cần cập
nhật các thông tin thực tế để lập những
biểu đồ thể hiện tiến độ dự án qua đó có
thể đánh giá được tình hình thực hiện công
việc gồm thời điểm khởi công, thời điểm
hoàn thành, thời gian thực hiện, thời gian
còn lại…
24

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

24

12

8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
a. Kiểm soát tiến độ thời gian
 Đó là cơ sở để điều chỉnh, xáo trộn kế
hoạch để dẫn đến sự thay đổi trong ngày
tháng của công việc theo kế hoạch lúc bắt
đầu với mục tiêu sao cho đạt kết quả tốt
nhất trong điều kiện thực tế (kế hoạch lúc
đầu đặt ra trong điều kiện giả định).
 Người ta xây dựng biểu đồ để theo dõi kế
hoạch và tiến độ thực hiện của công việc.
25

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

25

3. Nội dung kiểm soát dự án
a. Kiểm soát tiến độ thời gian
Nét nhỏ thể hiện kế
hoạch ban đầu
Nét đậm là thực tế thực
hiện
Nét đậm đứt là công
việc đang thực hiện.
Số liệu trong ngoặc () là
cho biết thời gian bắt

đầu/kết thúc sớm hay
trễ so với dự kiến ban
đầu.

26

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

26

13


8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
b. Kiểm soát chi phí
Là phương pháp để theo dõi những chi phí
trong quá trình thực hiện dự án bao gồm:
– Kiểm soát chi phí tích lũy
– Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

27

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

27

3. Nội dung kiểm soát dự án
b. Kiểm soát chi phí

 Kiểm soát chi phí tích lũy: là so sánh chi phí
thực tế với ngân sách kế hoạch. Khi phát
hiện chi phí đã vượt quá kế hoạch thì tìm
biện pháp khắc phục.
Khi lập dự án người ta thường cho một
biên độ để theo dõi và ngăn ngừa các
khoản vượt ngân sách hoặc chậm tiến độ.
28

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

28

14


8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
b. Kiểm soát chi phí
 Kiểm soát chi phí tích lũy

29

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

29

3. Nội dung kiểm soát dự án
b. Kiểm soát chi phí

 Kiểm soát chi phí theo thời kỳ: là ngân sách
được vẽ cho hoạt động dự án ở thời điểm
xác định.

30

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

30

15


8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
b. Kiểm soát chi phí
 Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

31

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

31

3. Nội dung kiểm soát dự án
c. Kiểm soát chất lượng và các thay đổi
thiết kế
Có nhiệm vụ phát hiện những sai sót so với
các chỉ tiêu kỹ thuật và các tiêu chuẩn đặt

ra trong vòng đời dự án từ đó đưa ra cách
giải quyết thích hợp.
Vấn đề cần quan tâm là chất lượng và
những thay đổi thiết kế.
32

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

32

16


8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
c. Kiểm soát chất lượng và các thay đổi
thiết kế
 Kiểm soát chất lượng đồng bộ là chìa khóa
quyết định thành công của dự án, được
thực hiện trong mối liên hệ chặt chẽ với
kiểm soát thiết kế.

33

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

33

3. Nội dung kiểm soát dự án

c.


34

Kiểm soát chất lượng và các thay đổi thiết kế
Kiểm soát thiết kế:
– Hỗ trợ cho nhà quản trị dự án trong việc đánh
giá và kiểm soát những thay đổi về công nghệ,
kỹ thuật được đề xuất.
– Đảm bảo sự toàn vẹn của bản thiết kế và các
công tác lập tài liệu kỹ thuật, hỗ trợ sản xuất,
hoạt động và bảo dưỡng cho hệ thống/sản
phẩm của dự án.

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

34

17


8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
d. Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi
phí, chất lượng, thay đổi)
 Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải đảm
bảo việc kiểm soát về thời gian, chi phí,
chất lượng và các thay đổi trong suốt vòng

đời của dự án.

35

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

35

3. Nội dung kiểm soát dự án
d. Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi
phí, chất lượng, thay đổi)
 Kết hợp kiểm soát thời gian và chi phí là
khối lượng hoàn thành, chi phí kế hoạch sẽ
được so sánh với chi phí thực tế để từ đó
xác định chi phí chênh lệch.

36

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

36

18


8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
d. Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi
phí, chất lượng, thay đổi)

 Kết hợp giữa kiểm soát thời gian/chi phí và
chất lượng đảm bảo rằng chỉ có các công
việc đã đảm bảo chất lượng mới được
công nhận là khối lượng hoàn thành và làm
căn cứ để thanh toán.

37

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

37

3. Nội dung kiểm soát dự án
d. Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi
phí, chất lượng, thay đổi)
 Kết hợp giữa kiểm soát chất lượng và kiểm
soát thay đổi đảm bảo hoạt động kiểm soát
chất lượng được dựa trên thiết kế mới nhất
bao gồm thiết kế cơ sở và thiết kế thay đổi
đã được phê duyệt.

38

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

38

19

8/18/2016

3. Nội dung kiểm soát dự án
d. Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi
phí, chất lượng, thay đổi)
 Kết hợp tất cả các khía cạnh trên cho nhà
quản trị dự án một bức tranh toàn cảnh về
hệ thống/sản phẩm dự án có chỉ rõ các yêu
cầu thay đổi kỹ thuật được đánh giá dựa
trên những ảnh hưởng của chúng đến chi
phí, tiến độ thời gian và kết quả thực hiện
cuối cùng.
39

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

39

3. Nội dung kiểm soát dự án
d. Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi
phí, chất lượng, thay đổi)
 Các hệ thống kiểm soát này hoạt động suốt
trong vòng đời của dự án nhằm phát hiện
những sai sót để kịp thời điều chỉnh.

40

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

40

20


8/18/2016

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
a. Khái niệm rủi ro
 Là những sự kiện bất ngờ, điều không chắc
chắn xảy ra ngoài dự kiến và có thể mang
lại những cơ hội hoặc những thiệt hại.
Rủi ro = Xác suất xuất hiện x Mức độ tác
động
 Trong phần này chúng ta xem xét những rủi
ro có thể mang lại những ảnh hưởng xấu
tới mục tiêu của dự án.
41

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

41

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Theo môi trường tác động
Môi trường bên trong:
– Môi trường hoạt động dự án
– Nhận thức của con người

42

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

42

21


8/18/2016

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Theo môi trường tác động
Môi trường bên ngoài:
– Môi trường thiên nhiên
– Môi trường văn hóa, xã hội
– Môi trường chính trị, luật pháp
– Môi trường kinh tế
– Môi trường công nghệ thông tin
43

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

43

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Phân loại theo đối tượng rủi ro
– Rủi ro về tài sản: tài sản hư hao, hao
mòn vô hình, hữu hình.

– Rủi ro về nhân lực
– Rủi ro về trách nhiệm pháp lý

44

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

44

22


8/18/2016

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Phân loại rủi ro theo lĩnh vực hoạt động
như sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời
sống. Rủi ro bao gồm rủi ro trong công
nghiệp, nông nghiệp, kinh doanh thương
mại, rủi ro trong hoạt động ngoại thương,
kinh doanh ngân hàng, du lịch, rủi ro trong
giao thông vận tải…
45

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

45

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án

b. Phân loại rủi ro
 Phân loại theo bản chất rủi ro
– Rủi ro thuần túy: như hỏa hoạn, mất cắp,
tai nạn lao động…
– Rủi ro suy tính: là rủi ro đầu cơ và khi nó
xảy ra có thể dẫn tới kết quả được mất,
do ảnh hưởng của những nguyên nhân
rất khó dự đoán.
46

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

46

23


8/18/2016

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Phân loại theo khả năng lượng hóa
– Rủi ro có thể tính toán được: là rủi ro có
thể tính được xác suất xảy ra và mức độ
tác động nhất định.
– Rủi ro không thể tính toán được: là rủi ro
mà xác suất và mức độ tác động quá bất
thường và rất khó dự đoán.
47

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

47

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Phân loại theo khả năng bảo hiểm
– Rủi ro có thể bảo hiểm: là loại rủi ro mà
người ta có thể giảm nhẹ bằng cách mua
bảo hiểm trước
– Rủi ro không thể bảo hiểm: là những rủi
ro về đầu cơ như những phương án đầu
tư vào thị trường chứng khoán hoặc bất
động sản.
48

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

48

24


8/18/2016

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Rủi ro hệ thống và rủi ro không hệ thống
– Rủi ro hệ thống: như khủng hoảng thị
trường, suy thoái kinh tế trong khu vực

xuất hiện gây ảnh hưởng đến mọi dự án
trong xã hội.
– Rủi ro không hệ thống: các rủi ro chỉ xảy
ra đối với mỗi dự án cụ thể, mang tính
cạnh tranh hoặc quản lý không hiệu quả.
49

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

49

4. Rủi ro và quản trị rủi ro dự án
b. Phân loại rủi ro
 Ngoài ra chúng ta có thể phân theo:
– Các bên liên quan của dự án: chủ đầu
tư, người thực hiện dự án,…
– Các giai đoạn dự án: giai đoạn chuẩn bị,
thực hiện, kết thúc dự án
– Đối tượng tác động: thời gian, chi phí,
chất lượng dự án….
50

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án

50

25