Những công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp thành công

NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP THÀNH CÔNG
Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như
sau:
+ Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.
+ Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt.
Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định
cụ thể.
+ Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có
báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ
phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực
tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng
lực quản trị tốt.
+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến
cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên
đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước
uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc
kiểm tra lại cho chu đáo.
+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành
ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên
người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế
đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị
cho chu đáo.
+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến
cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên
đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước
uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc
kiểm tra lại cho chu đáo.
+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành
ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên

người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế
đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị
cho chu đáo.
Theo kynang.edu.vn