Slide thuyết trình công tác tổ chức kho

BÁO CÁO TẬP SỰ ĐỢT 2
Người báo cáo: Lưu Chí Công
Người hướng dẫn: ThS. Đào Thiện Quốc – Giám Đốc
Nội dung báo cáo:
1. Công tác tổ chức kho
2. Công tác bạn đọc



Công tác khai thác hướng dẫn khai thác thông tin



Công tác phục vụ thông tin



Công tác dịch vụ thông tin

3. Đánh giá xu hướng khai thác dịch vụ thông tin.


I. Công tác tổ chức kho
1. Khái niệm tổ chức kho



Tổ chức kho sách là sắp xếp kho sách một cách khoa học nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu bạn đọc,
nâng cao chất lượng sử dụng nguồn tin, tổ chức kho sách hợp lý còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc
kiểm kê.

2. Mục đích chính của việc bảo quản và tổ chức kho.



Tạo ra một trật tự nhất định trong kho;



Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu;



Nâng cao sử dụng vốn tài liệu;



Bảo quản lâu dài và tránh mất mát, hư hỏng;



Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí.


3. Các hình thức tổ chức kho

-

Có rất nhiều cách tổ chức kho tài liệu: Theo dấu hiệu hình thức tài liệu; theo ngôn ngữ; theo hình
thức phục vụ; theo ý nghĩa sử dụng.

a. Tổ chức kho đóng



Là hình thức tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc

thông qua đối tượng trung gian là cán bộ thư viện.
Nguyên tắc tổ chức kho đóng là tài liệu được sắp xếp
theo dấu hiệu hình thức như: Khổ cỡ, ngôn ngữ, thời gian,
số đăng ký cá biệt.




-

Ưu điểm:

-

Cán bộ mất thời gian, tài liệu dễ bị phân tán…

Sách được sắp xếp theo ngôn ngữ, khổ cỡ;
Cán bộ dễ sắp xếp tài liệu theo các vị trí nhất định.
Được bảo quản, tránh mất mát, hư hỏng.
Thuận lợi cho công tác tìm kiếm, kiểm kê, hay có kế hoạch bổ sung.
Tài liệu đc sắp xếp theo thời gian xuất bản nên có thể phân biệt được rõ ràng.
Nhược điểm:
Người dùng tin không được tiếp xúc trực tiếp nên độ
chính sách tìm tài liệu hạn chế, mất thời gian tra cứu…

b. Tổ chức kho mở:



Là một hình thức tổ chức kho tài liệu của thư viện, hiện nay đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi.
Đây là hình thức người dùng tin được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, lấy ra tùy ý những thông tin mà
họ cần mà không cần phải mất thời gian hay công sức qua bất kỳ 1 khâu trung gian nào.



Có 2 hình thức tổ chức kho mở chính là:

-

Kho mở toàn phần: Áp dụng với kho có số lượng không
lớn như: Kho báo, tạp chí….

-

Kho mở một phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu
nhiều, đa dạng như: sách tham khảo, luận án, luận văn…



-

Ưu điểm:
Tạo điều kiện cho bạn đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu và khai thác tài liệu ngay tại kho vì thế tạo

ra sự tự do, hứng thú cho bạn đọc, đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.

-

Cán bộ thư viện không phải mất công tiếp nhận yêu cầu và vào kho lấy tài liệu cho bạn đọc;
Đơn giản hóa thủ tục tìm tin, tìm tài liệu vì thế bạn đọc tìm được thông tin nhanh hơn.
Có thể mượn tài liệu ngay cạnh đó mà không phải viết lại phiếu yêu cầu, không cần phiền hà tới thủ thư.




Nhược điểm:

-

Tốn nhiều diện tích kho vì phải giành chỗ cho sách mới phát
triển;

-

Các kệ giá phải có ngăn rộng giành cho sách khổ lớn. Sách sắp xếp không đẹp vì có khổ to nhỏ
khác nhau;

-

Vấn đề bảo quản và an toàn cho kho sách là vấn đề khó khăn và phức tạp, dễ mất mát tài liệu, dễ
bị hư hỏng;

-

Dễ gây ra lộn xộn khi bạn đọc tự sắp xếp tài liệu, ảnh hưởng tới việc kiểm kê và sắp xếp lại


c. Các phương pháp sắp xếp tài liệu kho mở.

 Nhiệm vụ và yêu cầu:
-

Đáp ứng nhanh, chính xác yêu cầu của bạn đọc;

-

Tiết kiệm được diện tích kho;

-

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê kho sách theo chuyên ngành;

-

Kho tài liệu có tính thẩm mỹ cao;

-

Sắp xếp theo khung phân loại;

-

Sắp xếp theo kí hiệu tác giả;

-

Ký hiệu xếp giá trong kho mở.


d. Các kho phục vụ tài liệu hiện có của thư viện.



Kho phục vụ đọc tại chỗ:

-

Phòng đọc sách Việt văn;
Phòng đọc sách Ngoại văn;
Phòn đọc báo, tạp chí;
Phòng luận văn, luận án;
Phòng đọc cán bộ giáo viên.


II. Công tác bạn đọc
Là một hoạt động của thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển và thỏa mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu
thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn và cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức. Công tác bạn đọc gồm
các hình thức tổ chức và phương pháp phục vụ người đọc trong và ngoài thư viện. Công tác bạn đọc luôn
được coi là quan trọng nhất của thư viện vì thông qua công tác này vốn tài liệu quý giá của thư viện mới
được sử dụng hiệu quả.


 Công tác bạn đọc gồm những nội dung cụ thể sau:
• Nghiên cứu nhu cầu đọc và hứng thú đọc: nhằm thực hiện tốt nguyên tắc phục vụ có phân biệt, khi đó kết

quả của việc nghiên cứu sẽ góp phần đưa ra chiến lược bổ sung phát triển kho tư liệu, là điều kiện để phát
triển dịch vụ thông tin…

•

Hướng dẫn đọc: là sự tác động của cán bộ Thư viện lên thói quen đọc của bạn đọc theo hướng tích cực
thông qua các hình thức và phương pháp khác nhau.

•

Công tác tuyên truyền – giới thiệu sách báo và các sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện: nhằm quảng bá,
giới thiệu sản phẩm tới bạn đọc một cách rộng rãi, kịp thời, nó là một phần thu hút bạn đọc tới Thư viện


•

Tổ chức phục vụ bạn đọc: luôn được coi là công tác quan

trọng nhất của Thư viện, thông qua công tác này vốn tài liệu của
Thư viện được sử dụng một cách có hiệu quả.

a.

Công tác hướng dẫn khai thác thông tin.

.Hệ thống tra cứu hiện nay của TV:
•.

Tra cứu theo phương thức truyền thống:

.Tra cứu hệ thống tủ phích: Mục lục chữ cái sách tiếng việt,
còn với sách nước ngoài có thể tên sách hoặc tên tác giả được
sắp xếp theo thư mục chữ cái.


Thư mục tạp chí

-

Được soạn thảo tóm tắt từ các bài viết mới ở tạp chí chuyên đề, nói về một chuyên đề nào đó

-

Các bài được tập hợp thành danh mục, thông báo theo từng

quý.
Danh mục chuyên đề tốt nghiệp

-

Phân loại theo chuyên ngành. Danh mục chuyên đề cung

cấp đầy đủ các thông tin sau: Thông tin xếp giá, tên đề tài,giáo
viên hướng dẫn, sinh viên thực hiện.

-

Danh mục đề tài nghên cứu khoa học gồm: Thông tin xếp

giá, tên đề tài, tác giả.

• Tra cứu theo phương thức hiện đại:
 Tra cứu trên phần mềm hệ quản trị thư viện Libol 6.0
 Vào trình duyệt web, nhập địa chỉ:
Trên màn hình xuất hiện giao diện chính trang web
của Trung tâm Thông tin thư viện.

 Nhấn vào ô DỊCH VỤ/TÌM KIẾM NÂNG CAO màn hình xuất hiện giao diện tra cứu Libol 6.0
 Kích chọn thực đơn cần làm việc, tại đây bạn có thể lựa chọn CSDL trên menu như: Sách, bài trích,
luận án, báo, tạp chí….

 Trên giao diện này bạn đọc có thể tìm theo Nhan đề chính, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản hoặc
từ khóa

 Có thể tìm theo tùng từ hay cụm từ, khi tìm kiếm theo cụm từ thì cụm từ đó phải đặt trong cặp đấu
%%. Ví dụ: %kinh tế%


b. Công tác phục vụ thông tin

 Tạo cho bạn đọc khả năng sử dụng các tài liệu và các
nguồn thông tin khác tại phòng đọc, phòng mượn trong thư
viện .
Công tác phục vụ bạn đọc tại thư viện bao gồm 2 mặt chủ
yếu là: Tổ chức phục vụ bạn đọc trong thư viện và tổ chức
phục vụ bạn đọc ngoài thư viện
+ Tổ chức phục vụ bạn đọc trong thư viện: Là công tác phục vụ người đọc đang học tập và nghiên cứu
và làm việc tại trường .
+ Tổ chức phục vụ bạn đọc ngoài thư viện: Là công tác phục vụ cho đối tượng ngoài trường

-

Tổ chức phục vụ tại các phòng đọc: Là tổ chức việc cung cấp tài

liệu và các nguồn tin khác cho bạn đọc tại các phòng đọc.
Gồm các phòng đọc sau:

• Phòng đọc sách Tiếng Việt
• Phòng đọc sách ngoại văn
• Phòng đọc luận án luận văn
• Phòng đọc báo tạp chí
• Phòng đọc giáo viên
 Đặc điểm phòng đọc
Là nơi cung cấp dịch vụ đọc tài liệu mang tính truyền thống và
phổ biến nhất trong các thư viện


Ưu điểm:

 Phục vụ bạn đọc trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc nghiên cứu tài liệu
 Bạn đọc có thể mượn đọc phần lớn các tài liệu khác nhau của thư viện như: sách giáo khoa, sách tham
khảo, luận án, luận văn

 Cho phép bạn đọc mượn đọc tại chỗ nhiều cuốn sách trong cùng 1 ngày hoặc 1 buổi
 Phòng Abị đầy đủ các thiết bị: Bàn ghế, máy điều hòa, Athống ánh sáng, hệ thống quạt…..
 Không khí phòng đọc luôn trang nghiêm tạo mô trường học tập tốt cho bạn đọc
 Kho sách phòng đọc đầy đủ hơn so với phòng mượn

Nhược điểm:
Bạn đọc không được mượn về nhà và đây là điểm khó khăn cho
những người không có điều kiện đọc sách tại thư viện

 Phương thức phục vụ
 Bạn đọc tra cứu được mã của cuốn sách cũng như mã tài liệu mình cần. Có 3 hình thức tra cứu, đó là: Tra
cứu qua Libol; tra cứu qua thư mục thông báo sách mới; tự vào giá sách tìm hiểu

 Tự vào giá sách để lấy tài liệu
 Mỗi một lần bạn đọc có thể lấy 1 đến 2 cuốn để đọc tại chỗ.
 Đọc xong xếp sách lại đúng vị trí ban đầu.


-

Tổ chức phục vụ tại các phòng mượn:
Phòng mượn là một bộ phận phục vụ của thư viện, cho phép

người đọc mượn tài liệu mang về sử dụng trong một khoảng
thời gian nhất định.

 Đặc điểm
Người mượn có thời gian sử dụng tài liệu lâu. Hình thức này
rất phù hợp với người đọc không có thời gian đến thư viện.
Nhược điểm:

 Chỉ được mượn hạn chế tài liệu
 Các môn loại không đầy đủ như phòng đọc
 Vòng quay tài liệu chậm

 Phương thức phục vụ
 Bạn đọc tra cứu mã tài liệu (ĐKCB) trên phần mềm hệ quản trị thư viện libol 6.0 hoặc mục lục truyền
thống;

 Vào kho tự lấy tài liệu;
 Đưa tài liệu ra bàn thủ thư để thủ thư làm thủ tục cho mượn về;
 Bạn đọc được mượn tối đa 3 cuốn tài liệu và mượn trong 2 tuần;
 Bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng.


Phục vụ bạn đọc ngoài thư viện
Mục đích:

•
•

Sử dụng tốt nhất vốn sách của Thư viện
Phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc
Phương thức phục vụ:

•

Với bạn đọc ngoài thư viện khi đến thư viện phải làm thẻ bạn đọc theo quy định của thư viện như:
Thẻ ngày, thẻ tháng, thẻ năm

•

Với những bạn đọc không có thời gian đến thư viện thì Thư viện thực hiện dịch vụ cung cấp thông

tin theo yêu cầu của bạn đọc, tiết kiệm thời gian cho bạn đọc khi không có thời gian đến thư viện
nhưng vẫn có tài liệu để nghiên cứu học tập.


c. Công tác dịch vụ thông tin

-

Các dịch vụ thông tin cung cấp cho bạn đọc dựa trên các sản phẩm thông tin. Sản phẩm thông tin là 1 quá
trình xử lý thông tin( biên mục, phân loại, đánh chỉ số, làm tóm tắt,…)

- Các dịch vụ hiện thư viện đang cung cấp là:
 Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ:
 Bạn đọc có thể khai thác tài liệu ngay tại Thư viện
 Được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu và lựa chọn theo chuyên ngành cần thiết;
 Phòng đọc thoáng mát, đầy đủ tiện nghi hỗ trợ tốt cho việc nghiên cứu tài liệu tại chỗ.


 Dịch vụ cung cấp tài liệu mượn về nhà:
 Phòng mượn đang áp dụng phương thức phục vụ bán mở;
 Bạn đọc có thể mượn sách để về nhà nghiên cứu theo thời gian quy định.
 Dịch vụ sao in tài liệu gốc:
 Khi người dùng tin có yêu cầu để sử dụng cho mục đích có thể mang tài liệu về nhà ( áp dụng tài với tài
liệu không được mang về)

 Dịch vụ tra cứu trực tuyến:
 Bạn đọc có thể tra cứu tại nhà hoặc bất cứ chỗ nào có internet.
 Là một dịch vụ rất tiện lợi, hỗ trợ cho các bạn đọc ở xa.
 Dịch vụ trưng bày sách: Trưng bày, giới thiệu sách mới của Thư viện và các sách về chuyên ngành đào
tạo của trường.

III. Đánh giá xu hướng khai thác dịch vụ thông tin
Các thư viện đang có xu hướng phát triển theo hướng dịch vụ.
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền
thông quảng cáo mọi thư viện đều đang hướng theo sự phát triển
này để giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu
thông tin của người dùng tin.
Vì vậy bên cạnh các dịch vụ đang cung cấp thư viện cũng
đang tiến tới cung cấp các dịch vụ hiện đại hơn như ( tài liệu số,
dịch vụ trực tuyến…)
Người dùng tin luôn là mục tiêu để cho thư viện phát huy khả
năng cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Phát triển thêm
các sản phẩm gì ví dụ: sản phẩm phục vụ cho nghiên cứu chuyên
sâu..


a. Đánh giá chung về xu hướng khai thác dịch vụ thông tin hiện nay.
.Hầu hết thư viện vẫn còn theo phương thức truyền
thống, chủ yếu cung cấp các dịch vụ phổ biến như
mượn và gia hạn tài liệu, đọc tại chỗ, tra cứu, sao chụp
tài liệu.

.Dịch vụ hỏi đáp, tham khảo còn ở mức đơn giản;
.Số lượng loại hình tài liệu còn chưa phong phú ;
.Công tác quảng bá các dịch vụ chưa được chú
trọng.
Nguyên nhân: Do cơ sở vật chất còn thiếu, Nguồn
kinh phí hoạt động hạn hẹp nên việc đầu tư phát triển
các sản phẩm dịch vụ chưa cao.