BÀI tập mẫu kỹ NĂNG GIAO TIẾP

BÀI TẬP MẪU KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Dạng 1: Tặng hoa, quà và tổ chức liên hoan họp mặt.
Do một số tranh chấp xảy ra ở công ty A mà hội đồng quản trị quyết định thay thế
tổng giám đốc mới do tổng giám đốc cũ bị cách chức vì nhận hối lộ. Theo phép xã
giao, các bộ phận trong tổng công ty sẽ tiến hành tổ chức chúc mừng tân tổng giám
đốc. Phòng kế toán đưa ra 3 phương án tặng quà như sau:
- PA1: Gửi Hoa và thiếp
- PA2: quà và thiếp
- PA3: hoa và quà
Sau khi chúc mừng sẽ tổ chức tiệc liên hoan. Số lượng người khoảng 40. Do chị
Bình phụ trách chuẩn bị.
1. Nên chọn phương án tặng quà nào? Vì sao?
2. Chị Bình nên sắp xếp buổi tiệc như thế nào để nó thạt vui vẻ, thân mật và
trang trọng.
Bài làm
1. Phòng kế toán nên chọn phương án 1 là gửi hoa và thiếp. Bởi vì giám đốc cũ
đã bị cách chức do nhận hối lộ, nếu tặng quà sẽ dễ gây hiểu lầm.
2. Chị Bình nên bố trí :
- Chọn một hội trường có sức chứa khoảng 50 – 60 người.
- Chọn loại bàn tròn có đường kính từ 1m – 1,2m, kê các bàn cách nhau 1m –
1,2m
Vì bàn tròn là loại bàn thể hiện sự thân mật, thoải mái, khoảng cách 1m – 1,2m
là khoảng cách cá nhân, phù hợp với quan hệ đồng nghiệp.
- Trang trí thêm phòng cho phù hợp (tự nghĩ)
Dạng 2: Viết thư
Kính gửi ông A – Giám đốc công ty ABC…..
Thưa ông, cám ơn ông đã kịp thời thông báo bằng email cho chúng tôi về việc có
liên quan đến lô hàng áo khoác mùa đông loại cao cấp giao không đúng yêu cầu
trong đơn hàng 15/6.
Tôi đã cho nhân viên kiểm tra lại lô hàng đó và thấy rằng mã hàng ông gửi cho
chúng tôi là mã của loại áo khác, còn loại áo khoác mà ông muốn mua lại có mã là

DT123. Có lẽ do hai loại áo này kiểu dáng khá giống nhau nên ông đã có sự nhầm
lẫn khi gửi mã hàng cho chúng tôi.
Đào Hồng Vân
Giám đốc CTTNHH Hồng Vân
Nêu ưu nhược điểm. Căn cứ vào bức thư này viết thư khiếu nại.
1

1


Bài làm
Ưu điểm:
Đã có lời cảm ơn kịp thời nêu vấn đề.
Đã giải thích được nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn
Nhược điểm:
Chưa khẳng định được vấn đề khiếu nại đang được giải quyết khẩn trương.
(Nên viết thêm: chúng tôi sẽ cố gắng đổi lại đúng lô hàng theo yêu cầu của ông
trong thời gian sớm nhất.)
- Thiếu lời chào cuối thư
(Viết: “Trân trọng” rồi mới kí tên)
• Viết thư khiếu nại
Kính gửi bà Đào Hồng Vân – GĐ CTTNHH Hồng Vân.
Thưa bà, ngày 15/5 tôi đã đặt một lô hàng áo khoác mùa đông có mã là DT471
và đã nhận được hàng vào ngày 15/6. Nhưng khi cho kiểm tra hàng tôi thấy
kiểu dáng áo này không đúng theo mẫu mà tôi đã đặt, laoij áo này có chất mỏng
hơn. Tôi nghĩ đây chỉ là một sơ suất nhỏ trong quá trình xuất hàng của công ty.
Tôi hy vọng công ty bà sẽ đổi lại đúng loại hàng mà tôi yêu cầu trong thời gian
sớm nhất.
Trân trọng
Nguyễn văn A

GĐ cty ABC
Dạng 3: Phong cách lãnh đạo
Anh Hùng mới được bầu làm trưởng phòng. Nhân viên trong phòng không đoàn
kết, chơi thành nhóm nhỏ, né tránh công việc được giao, không đạt tiến độ, ảnh
hưởng đến kết quả dự án. Hiện nay phòng phải thực hiện thẩm định 1 dự án mới,
chỉ còn 1 tuần mà mọi người vẫn đang tranh luận, không hợp tác với nhau, nhiều
việc chưa được giải quyết. Anh Hùng quyết định phân công công việc cho từng
người, yêu cầu báo cáo tiến độ công việc, mọi quyết định cuối cùng đều do a Hùng
đưa ra. Cuối cùng sau 1 tuần, công việc đã hoàn thành khá tốt.
1. Phong cách lãnh đạo của a Hùng là gì? Phân tích đặc điểm.
2. A Hùng nên làm gì để nhóm làm việc hiệu quả hơn trong thời gian tới.
Bài làm
1. A Hùng đã dung phong cách lãnh đạo chuyên quyền.
Đặc điểm của phong cách lãnh đạo chuyên quyền là: trưởng nhóm đưa ra mục đích
•
•
-

công việc, quyết định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ
2

2


yếu từ trên xuống. Phong cách này cả nhóm bị động theo dẫn dắt của trưởng nhóm,
các thành viên độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại trưởng nhóm.
Phong cách này dễ hay ra cá nhân chủ nghĩa, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có
ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả.
Anh Hùng nên:
Tìm cách làm cho mọi người trong nhóm gắn kết với nhau hơn: như tổ chức các

2.

-

buổi liên hoan, đi du lịch, vui chơi cho cả phòng. Qua những buổi giao lưu gặp gỡ
cùng vui chơi với nhau, mọi người sẽ nói chuyện với nhau nhiều hơn, hiểu nhau
-

hơn, hòa đồng và gắn kết với nhau. Tạo nên một tập thể đoàn kết.
Khuyến khích óc sáng tạo của mọi người: Khen ngợi những người có ý tưởng tốt,
khuyến khích, động viên mọi người thi đua nhau làm việc, có hình thức khen

-

thưởng hay kỉ luật phù hợp để gia tăng tinh thần trách nhiệm của mọi người.
Phân giao nhiệm vụ cho từng người: Mỗi người có trách nhiệm làm phần công việc
của mình, ai không hoàn thành phải chịu phạt. Như vậy, mọi người đều phải cố
gắng ít nhất là phải hoàn thành công việc của mình. Tiến độ công việc sẽ được đảm
bảo.
Dạng 4: Phong cách giao tiếp
Chị Thảo là trưởng nhóm một nhóm nghiên cứu. Ngay từ đầu, mọi công việc của
nhóm chị đều đưa ra bàn bạc với các nhân viên của mình rồi đưa ra quyết định cuối
cung dựa trên ý kiến của mọi người. Thời gian đầu, các nhân viên tỏ ra rất hào
hứng, tích cực, công việc luôn được tiến hành suôn sẻ và đạt kết quả tốt. Tuy
nhiên, thời gian gần đây, cắc nhân viên bắt đầu có thái độ coi thường, chống đối
chị Thảo vì trưởng nhóm quá phụ thuộc vào nhân viên, không có chính kiến của
mình.
1.
2.
1.

3

Xác định phong cách giao tiếp của chị Thảo. Phân tích ưu nhược điểm
Chị Thảo nên làm gì để giải quyết vấn đề và quản lí nhóm hiệu quả hơn.
Bài làm
Chị Thảo có phong cách giao tiếp dân chủ.
Ưu điểm:
3


+ Làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, yên tâm, tự tin, giúp họ
phát huy được tính độc lập, tự chủ sáng tạo.
+ Được nhiều người yêu quý, kính trọng, tin tưởng.
- Nhược điểm:
+ Dễ dẫn đến tính trạng xuề xòa, dân chủ quá trớn, làm mọi người coi

2.

thường.
+ Việc gì cũng bàn bạc sẽ gây mất thời gian.
Trong các cuộc họp, chị Thảo cần đưa ra quan điểm của mình, nghe ý kiến của
nhân viên, phân tích đúng sai của từng ý kiến. Tập hợp những ý kiến tốt, đưa ra
phương án tốt nhất cuối cùng để hoàn thành công việc

4

4