Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần phát triển hạ tầng thăng long (INFRA – TL)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.2 MB, 104 trang )
NGUYỄN ĐÌNH CHINH
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
-------------------------------------
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN ĐÌNH CHINH
PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG THĂNG LONG (INFRA – TL)
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHOÁ 2011 - 2013
HÀ NỘI - 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
-------------------------------------
NGUYỄN ĐÌNH CHINH
PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG THĂNG LONG (INFRA – TL)
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐÀO THANH BÌNH
HÀ NỘI - 2014
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại lớp Cao học Quản trị kinh doanh khóa 2011-2013,
Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, tôi đã được đào tạo và tích lũy nhiều kiến thức
cho bản thân cũng như phục vụ công việc. Đặc biệt là khoảng thời gian thực hiện
đề tài: “Phân tích và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác Quản lý dự án tại
Công ty cổ phần phát triển hạ tầng Thăng Long (INFRA-TL)”.
Tôi xin bày tỏ lòng tri ân tới các Thầy, Cô Viện Kinh tế & Quản lý – Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội, Ban Giám Đốc cùng đồng nghiệp tại Công ty CP Phát
triển Hạ tầng Thăng Long đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong học tập,
nghiên cứu và làm luận văn.
Đặc biệt xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy giáo TS. Đào Thanh
Bình, đã dành nhiều thời gian và công sức hướng dẫn tôi thực hiện và hoàn thành
luận văn này.
Mặc dù bản thân cũng đã cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế và thời
gian có hạn, luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong
nhận được sự chỉ bảo của Quý Thầy, Cô, sự góp ý của bạn bè và đồng nghiệp nhằm
bổ sung hoàn thiện luận văn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 3 năm 2014
Học viên
Nguyễn Đình Chinh
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
MỤC LỤC
DANH SÁCH BẢNG
DANH SÁCH HÌNH
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU:………………………………………………………………………... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC MÔ
HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG ………………………………………. 7
1.1. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG LÀ GÌ?..................................................... 7
1.1.1 Khái niệm về dự án ……..………………………………………………... 7
1.1.2 Khái niệm về đầu tư dự án……………………………………………….
8
1.1.3 Khái niệm về quản lý dự án xây dựng …………………………………… 9
1.2. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG…………………………...
10
1.2.1. Quá trình quản lý dự án…………………………………………………...
10
1.2.2. Nội dung quản lý dự án xây dựng…………………………………………. 10
1.2.3. Nội dung chi tiết quản lý dự án giai đoạn đầu tư xây dựng……………….. 17
1.2.4. Ý nghĩa của quản lý dự án xây dựng……………………………………… 20
1.3. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN……………………... 20
1.3.1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án……………………………….. 20
1.3.2. Mô hình thuê tư vấn quản lý dự án………………………………………... 21
1.3.3. Mô hình chìa khóa trao tay (EPC)………………………………………… 22
1.3.4. Các cơ sở để lựa chọn mô hình quản lý dự án …………………………..... 23
TÓM TẮT CHƯƠNG 1………………………………………………………..
24
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HẠ TÂNG THĂNG LONG
(INFRA-TL)……………………………………………………………………... 25
2.1. SƠ LƯỢC VỀ INFRA-TL…………………………………………………. 25
2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của INFRA-TL………………... 25
2.1.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ cấu tổ chức của INFRATL…………………………………………………………………………………
27
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
INFRA-TL………………………………………………………………………. 29
2.2.1. Đặc điểm các hợp đồng quản lý dự án xây dựng tại INFRA-TL………….. 29
2.2.2. Công tác tổ chức quản lý dự án tại công ty INFRA-TL…………………… 29
2.2.2.1. Mối liên hệ và sơ đồ tổ chức dự án……………………………………… 29
2.2.2.2. Quy trình thực hiện QLDA……………………………………………… 30
2.2.2.3. Quá trình thực hiện QLDA ở INFRA-TL……………………………….. 45
2.2.3. Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý dự án của INFRA-TL… 50
2.2.4. Những khó khăn trong quá trình thực hiện trong công tác QLDA………... 50
2.2.5. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác QLDA ở INFRA-TL…………… 53
TÓM TẮT CHƯƠNG 2………………………...………………………………. 54
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG
TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI INFRA-TL……………………… 55
3.1. ĐỊNH HƯỚNG VỀ CÔNG TÁC QLDA CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN
TỚI……………………………………………………………………………….. 55
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QLDA XÂY
DỰNG Ở INFRA-TL…………………………………………………………… 55
3.2.1. Giải pháp1: Bổ xung, chuẩn hóa công tác văn phòng QLDA................. 55
3.2.1.1. Sơ đồ xử lý văn bản từ chủ đầu tư……………………………….............. 56
3.2.1.2. Sơ đồ xử lý văn bản từ tư vấn QLDA…………………………………… 57
3.2.1.3. Sơ đồ xử lý văn bản từ nhà thầu…………………………………………. 58
3.2.2. Giải pháp 2: Sơ đồ hóa công tác quản lý kế hoạch, tiến độ, chất lượng,
khối lượng và chi phí……………………………………………………………. 58
3.2.2.1. Công tác quản lý kế hoạch………………………………………………. 59
3.2.2.2. Công tác quản lý chất lượng……………………………………………... 61
3.2.2.3 Công tác quản lý khối lượng và chi phí…………………………………. 64
3.2.3. Giải pháp 3: Cụ thể và chi tiết công tác QLDA
65
3.2.3.1 Quản lý công tác Khảo sát, Thiết kế, Dự toán xây dựng công trình…….
65
3.2.3.2. Quản lý công tác thiết kế, dự toán công trình…………………………… 67
3.2.3.3. Quản lý xây dựng theo giấy phép xây dựng………................................... 69
3.2.3.4. Quản lý công tác lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng………...
70
3.2.3.5. Quản lý thi công xây dựng công trình…………………………………… 74
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
3.2.3.6. Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình…………………….... 85
3.2.3.7 Quản lý Hợp đồng trong hoạt động xây dựng…………………………..... 89
TÓM TẮT CHƯƠNG 3………………………………………………………..
93
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ………………………………………………….
94
TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………….
95
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh……………………………. …………..
27
Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự quản lý dự án…………………….
50
DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Mục tiêu của công tác QLDA………………………………………
10
Hình 1.2: Mô hình quản lý dự án (Chủ đầu tư trực tiếp quản lý)………………
21
Hình 1.3: Mô hình quản lý dự án (Chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý)…………...
22
Hình 1.4: Mô hình chìa khóa trao tay………………………………………….
22
Hình 2.1: Chứng nhận Nhãn hiệu cạnh tranh Việt Nam……………………….
26
Hình 2.2: Biểu đồ tăng trưởng của Công ty……………………………………
27
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty…………………………………...
28
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức quản lý dự án……………………………………........
30
Hình 2.5: Quy trình lập, thẩm định phê duyệt DA đầu tư XD công trình……...
31
Hình 2.6: Quy trình thi tuyển kiến trúc……………………………....................
32
Hình 2.7: Quy trình quản lý đấu thầu…………………………………………..
33
Hình 2.8: Quy trình quản lý chất lượng khảo sát XD………………………….
34
Hình 2.9: Quy trình quản lý thiết kế……………………………………………
35
Hình 2.10: Quy trình quản lý thi công………………………………………….
37
Hình 2.11: Quy trình quản lý tổng mức đầu tư………………………………...
34
Hình 2.12: Quy trình quản lý dự toán xây dựng………………………………..
38
Hình 2.13: Quy trình quản lý định mức và giá XD…………………………….
39
Hình 2.14: Quy trình tạm ứng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư XD………...
40
Hình 2.15: Quy trình quản lý hợp đồng XD……………………………………
42
Hình 2.16: Quy trình quản lý rủi ro DA………………………………………..
43
Hình 2.17: Quy trình quản lý hiệu quả DA đầu tư……………………………..
44
Hình 3.1: Sơ đồ xử lý văn bản từ chủ đầu tư…………………………………...
56
Hình 3.2: Sơ đồ xử lý văn bản từ tư vấn QLDA……………………………….
57
Hình 3.3: Sơ đồ xử lý văn bản từ nhà thầu……………………………………..
58
Hình 3.4: Lập kế hoạch và điều chỉnh kê hoạch……………………………….
59
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
Hình 3.5: Sơ đồ kiểm tra kế hoạch……………………………………………..
60
Hinh 3.6: Sơ đồ, quy trình giám sát chất lương………………………………..
62
Hinh 3.7: Sơ đồ quản lý công tác nghiệm thu………………………………….
63
Hình 3.8: Sơ, đồ quy trình quản lý khối lượng…………………………………
64
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
1.
INFRA-TL
Công ty cổ phần phát triển hạ tầng Thăng Long
2.
QLDA:
Quản lý dự án
3.
TVQLDA:
Tư vấn quản lý dự án
4.
TVGS:
Tư vấn giám sát
5.
P.KT:
Phòng kỹ thuật
6.
P.TCKT:
Phòng tài chính kế toán
7.
PKH:
Phòng kế hoạch
8.
DA:
Dự án
9.
CL:
Chất lượng
10.
CDT:
Chủ đầu tư
11.
NT:
Nhà thầu
12.
KSXD:
Kỹ sư xây dựng
13.
KSTK:
Khảo sát thiết kế
14.
KSXD:
Khảo sát xây dựng
HV: Nguyễn Đình Chinh
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài :
Là một nền kinh tế mới nổi trong những năm gần đây. Việt nam đã có những
bước chuyển mình đang kể trong thời kỳ hội nhập vào thị trường thế giới, từ một
đất nước thuần túy nông nghiệp nay đã trở thành đất nước với nhiều ngành nghề
kinh tế. Khái niệm “ Dự án” đang ngày càng được biết đến và được sử dụng rộng
rãi¸việc hình thành “ Dự án” không chỉ đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà bên
cạnh đó còn tạo dựng các yếu tố phục vụ lợi ích cho xã hội.
Dự án đó là một tập hợp toàn bộ các hoạt động cần thiết để thiết lập, quản lý và
tác động trực tiếp vào các nhân tố hữu hạn nhằm đạt được một mục tiêu chung đó là
đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc thực hiện. “ Quản lý dự án” đã được rất
nhiều các nước trên thế giới tiến hành nghiên cứu và hình thành một bộ môn khoa
học về : “ Quản lý dự án” . Bản chất của công tác này đó chính là sự tổng hợp toàn
bộ các kinh nghiệm trong quá trình quản lý, áp dụng các thành tựu khoa học kỹ
thuật để điều phối toàn bộ các nguồn lực hữu hạn trong thực tế có tính hiệu quả nhất
trong một giới hạn nhất định về không gian cũng như thời gian nhằm đạt được một
mục tiêu mà tổ chức hay cá nhân đã đề ra trước đó để thực hiện dự án.
Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển nóng của các dự án bất động sản.
Khái niệm về “ Dự án đầu tư” đang thực sự gây được nhiều sự quan tâm của toàn xã
hội. Cũng như “ Dự án đầu tư” thì “ Dự án đầu tư xây dựng công trình” là một bộ
phận nhỏ trong hệ thống đó. Sự phát triển cũng như sụp đổ nhanh của bong bóng
bất động sản đã và đang tạo dựng lại hệ thong quản lý bất động sản trên cả nước và
khái niệm Dự án đầu tư xây dựng công trình đã và đang được rất nhiều các tổ chức
cũng như doanh nghiệp để tâm và nghiên cứu sâu sắc. Về bản chất “ Dự án đầu tư
xây dựng công trình “ cũng là việc tập hợp toàn bộ các hệ thống khoa học kỹ thuật,
kinh nghiệm và sự điều chỉnh phù hợp với thị trường để tập trung và tập hợp toàn
bộ các hoạt động có liên quan đến nhau, các nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp
tạo thành một thể thống nhất hoạt động nhịp nhàng, giúp giảm tối thiểu chi phí mà
HV: Nguyễn Đình Chinh
1
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
doanh nghiệp bỏ ra để thu được lợi nhuận kỳ vọng của doanh nghiệp. Hiện nay, với
chính sách khuyến khích đầu tư của Chính phủ
và các bộ ngành có liên quan, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đang có những
cơ hội và thách thức để thực hiện các dự án đầu tư có lợi ích cho doanh nghiệp cũng
như xã hội. Trong đó Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long cũng không nằm
ngoài xu hướng chung này.
Sự tăng trưởng của Doanh nghiệp trong những năm quan chủ yếu tập trung
trong công tác thi công thuần túy. Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển
của nền kinh tế trong và ngoài nước, Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long
đã có bước đi mới trong con đường phát triển doanh nghiệp của mình đó là chú
trọng vào công tác : Đầu tư xây dựng cơ bản. Tuy còn khá mới trong doanh nghiệp
nhưng với bề dầy kinh nghiệm đã hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Công ty CP
phát triển Hạ Tầng Thăng Long đã có những bước đầu thành công trong lĩnh vực
này. Từ việc hình thành đầu tư cho các dự án thương mại, Công ty đã chú trọng phát
triển đầu tư hệ thống dự án có mục đích xã hội rất cao như : Xây nhà cho công
nhân, người có thu nhập thấp… Do đó, việc quản lý dự án đầu tư trong lĩnh vực xây
dựng cơ bản không những có ý nghĩa vô cùng to lớn của doanh nghiệp mà còn tác
động đến nhiều mặt của đời sống xã hội. Bên cạnh đó với đặc thù là một công ty tư
vấn Infra-TL tập trung vào cung cấp dịch vụ tư vấn QLDA trên rất nhiều lĩnh vực.
-
Quản lý dự án các công trình xây dựng hạ tầng cấp thoát nước
-
Quản lý dự án các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp
-
Quản lý dự án các công trình cầu đường
-
Quản lý dự án các công trình đặc thù (Quốc phòng – An ninh)
-
V v v…….
Với tầm quan trọng của công tác quản lý dự án và sự cần thiết trong công tác
quản lý các dự án đầu tư nói chung Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long
chính là lý do cho tôi chọn đề tài nghiên cứu : “ Phân tích và đề xuất giải pháp
HV: Nguyễn Đình Chinh
2
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
hoàn thiện công tác Quản lý dự án tại Công ty cổ phần phát triển hạ tầng Thăng
Long (INFRA-TL)”
2. Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của luận văn là từ cơ sở lý thuyết về quản lý dự án đầu tư
và từ công tác phân tích thực trạng cũng như tình hình thực tế công tác quản lý các
dự án đầu tư tại Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long, từ đó đưa ra các giải
pháp cụ thể nhằm hoàn thiện những điểm chưa tốt còn tồn tại trong công tác quản lý
dự án đầu tư tại Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long đồng thời áp dụng cụ
thể cho các dự án thực hiện.Việc hoàn thiện công tác quản lý được luận văn nghiên
cứu, đề xuất giải pháp không chỉ ở công tác quản lý tại cơ quan Công ty, mà còn tại
các Ban quản lý dự án của Công ty đồng thời đề xuất phương hướng phát triển của
các Ban quản lý dự án sau khi hoàn thành công việc, đây cũng là một vấn đề cần
giải quyết đối với hầu hết các ban quản lý dự án hiện nay. Hầu hết các dự án sau khi
hoàn thành và bàn giao cho người sử dụng ( khách hàng) thì bộ máy quản lý dự án
thường rất cồng kềnh đặc biệt là các dự án lớn, việc bố trí lại công việc cho bộ máy
này thường là một vấn đề đáng được lưu tâm. Do đó, việc nghiên cứu phương án bố
trí lại công việc và tổ chức của các Ban quản lý dự án sau đầu tư cũng là một công
việc hết sức quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt trong Công
ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long . Việc nghiên cứu sẽ được tiến hành tại các
phòng ban công ty, Ban quản lý dự án.
3. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các dự án đầu tư tiêu biểu tại công ty và
được tập trung chủ yếu vào các năm từ năm 2009 đến nay, với tổng mức đầu tư từ
50 tỷ đến 100 tỷ đồng.
Về đối tượng chủ thể tham gia quản lý dự án đầu tư, luận văn tập trung vào
nghiên cứu bộ máy các phòng ban trực tiếp tham gia công tác quản lý dự án đầu tư
xây dựng cơ bản tại Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng Long Là những người
trực tiếp quản lý và tham mưu cho lãnh đạo công ty mà không tiến hành nghiên cứu
HV: Nguyễn Đình Chinh
3
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
cấp cao hơn. Luận văn cũng tập trung vào quản lý 01 ban quản lý cơ bản đó của
công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Việc phân tích sẽ được thực hiện dựa vào một số các phương pháp sau:
-
Phương pháp chuỗi thời gian :
+ Tiến hành phân tích các số liệu theo thời gian là các quý các năm để xác định
rõ xu hướng tăng hay giảm chung nhất của các dãy số liệu. ( Như yếu tố nhân lực,
yếu tố chi phí, yếu tố tiến độ thực hiện dự án, cũng như các yếu tố khác ảnh hưởng
đến quá trình thực hiện dự án)
+ Bên cạnh đó trong quá trình phân tích số liệu cũng cần quan tâm đến yếu tố
thay đổi chính sách của nhà nước. Với mỗi sự thay đổi về giá của nhà nước sẽ có sự
thay đổi rất lớn đến chi phí nguyên vật liệu, nhân công từ đó ảnh hưởng trực tiếp
đến tiến độ hoàn thành dự án.
-
Phương pháp phân tích theo sự kiện:
+ Phân tích số liệu cũng quan tâm đến sự phân tích theo các sự kiện nổi bật
hoặc bất thường. Ví du : thời tiết mưa nhiều, gây chậm tiến độ thực hiện dự án.
Nhân lực trên công trường bị giảm sút vào thời gian mùa màng của nông dân..vv.
-
Phương pháp phân tích theo cơ cấu :
+ Tiến hành phân tích theo các biểu đồ như : Cột, tròn, hình sao.v.v. Để chỉ
rõ các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý dự án.
Ngoài ra phương pháp phân tích số liệu chủ yếu được sử dụng trong đề tài là
phương pháp so sánh tương đối và so sánh tuyệt đối qua các Quý các Năm
Với toàn bộ các phương pháp để phân tích ở trên ta sẽ có một số liệu phương
pháp nghiên cứu cụ thể và từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của quản
lý trong Ban quản lý dự án.
5. Đóng góp của Luận văn vào thực tế:
HV: Nguyễn Đình Chinh
4
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
-
Với việc thực hiện luận văn này, Tôi đã cố gắng đưa đến cho người đọc thấy
được sự khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP phát triển
Hạ Tầng Thăng Long nói riêng và từ đó người đọc sẽ có cái nhìn khái quát về tình
hình đầu tư xây dựng hiện tại của các doanh nghiệp, thấy được thực trạng công tác
quản lý dự án đầu tư tại Công ty; thấy được những mặt tích cực và những mặt còn
hạn chế đã và đang tồn tại trong công tác quản lý dự án tại Doanh nghiệp. Tư
những phân tích đó người viết sẽ đưa ra các giải pháp để hoàn thiện những vấn đề
còn tồn tại tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thêm những phương án để hoàn
thiện công tác quản lý trong doanh nghiệp mình.
6. Kết cấu luận văn:
-
Để hoàn thiện được các nội dung cũng như mục đích của đề tài, bài luận văn
này được chia thành 03 Chương, với nội dung cụ thể như sau :
* CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC MÔ HÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Trình bày những khái niệm cơ bản về công tác đầu tư , dự án đầu tư; Nội
dung dự án đầu tư và nội dung của công tác quản lý dự án
* CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HẠ TÂNG THĂNG LONG (INFRATL)
Trình bày và giới thiệu khái quát về Công ty CP phát triển Hạ Tầng Thăng
Long, phân tích và đánh giá hiện trạng tình hình quản lý dự án tại Công ty từ khâu
lập dự án, chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, một số vấn đề chính còn tồn tại trong
công tác quản lý dự án đầu tư ở Công ty.
* CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI INFRA-TL
Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Công ty CP
phát triển Hạ Tầng Thăng Long
HV: Nguyễn Đình Chinh
5
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
Nhân dịp này, Tôi xin gửi đến thầy TS Đào Thanh Binh lời cảm ơn chân thành
và xâu sắc nhất, thầy đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình hoàn
thiện bản luận văn này. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn
bộ các thầy cô giáo giảng viên: Viện kinh tế và Quản lý cũng như Trường Đại học
Bách Khoa Hà Nội, đã cho tôi những kiến thức quý báu, các lãnh đạo, ; phòng ban,
các tầng lớp lão thành đi trước đã cung cấp những ý kiến đóng góp, nhưng số liệu
cụ thể để giúp cho tôi có thể hoàn thiện được bản luận văn này.
HV: Nguyễn Đình Chinh
6
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC MÔ HÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
1.1 . QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG LÀ GÌ?
1.1.1. Khái niệm về dự án.
* Dự án là một khái niệm rất cụ thể, vậy dự án là gì và các công tác quản lý cũng
như điều hành trong dự án là thế nào. Để có câu trả lời cụ thể và chính xác chúng ta
sẽ đưa ra khái niệm của dự án và xem xét cách triển khai một dự án.
* Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan đến với nhau,
được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời
gian, nguồn lực và ngân sách.
* Mỗi dự án có một số đặc điểm sau:
- Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường các mục
tiêu này sẽ được lượng hoá thành các chỉ tiêu cụ thể. Có thể trong giai đoạn đầu tồn
tại nhiều mục tiêu song nếu dự án chỉ được hoàn thành sau thời điểm dự kiến thì thì
có thể mục tiêu đó đã không còn hoặc giảm hiệu quả lợi ích. Bất kỳ sự trễ hạn nào
cũng kéo theo một chuỗi các bất lợi như bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ
cung cấp vật tư, nhân lực, không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời
điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu.
- Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có một kết quả
cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó
không được gọi là dự án.
- Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thông thường là <= 3 năm) nghĩa là
phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
- Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án
mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời gian nhất định để đạt
được các mục tiêu đã đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ
chức cho phù hợp với mục tiêu mới. Nghĩa là một dự án có một chu kỳ hoạt động.
Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều giai đoạn khách nhau :
HV: Nguyễn Đình Chinh
7
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
+ Khởi đầu dự án
+ Triển khai dự án
+ Kết thúc dự án.
- Mỗi dự án đều bị ràng buộc về nhân lực, tiền bạc, phương tiện, dụng cụ, thời
gian, trí tuệ. Các nguồn lực này gắn kết chặt chẽ với nhau tạo nên khuôn khổ của 1
dự án. Đồng thời, đó cũng là sự phản ánh chính xác mức độ thành công của một dự
án.
- Dự án luôn tồn tại trong một môi trường không chắc chắn. Tất cả các dự án dù
quy mô nhỏ hay quy mô lớn đều được triển khai trong một môi trường luôn biến
đổi. Do đó, mọi công tác điều hành dự án từ chi phí, tiến độ đến chất lượng của dự
án đều phải tính đến hiện tượng này để phân tích tính hiệu quả, ước lượng các rủi ro
gặp phải, lựa chọn các giải pháp phù hợp để giảm thiểu sự bất lợi gián tiếp cũng
như trực tiếp đến sự thành công của dự án.
- Dự án là một công việc không thường kỳ.
1.1.2. Khái niệm về đầu tư dự án
* Dự án đầu tư: Là tập hợp các đề xuất về việc bỏ vốn tạo mới, mở rộng hoặc cải
tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến
hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó, trong một khoảng thời
gian nhất định.
* Một dự án có thể xác định theo nhiều cách. Dự án có thể là do các bộ ngành
hữu quan đề xuất, có thể bắt nguồn từ quá trình xây dựng các kế hoạch kinh tế quốc
gia hay các doanh nghiệp tư nhân cũng như nhà nước cũng có các dự án đòi hỏi
chính phủ phải trợ giúp hoặc phê chuẩn trước khi thực hiện (như với các dự án loại
1 có tính quan trọng cũng như trọng điểm với quốc gia)
* Khi thực hiện một dự án bao giờ cũng có sự mâu thuẫn tiềm ẩn giữa về lợi ích
và các người thực hiện dự án và toàn xã hội. Lý do là lợi ích của dự án và các chương trình công cộng chỉ tập trung cho một bộ phận dân chúng. Chẳng hạn như một
hệ thống nước sạch chỉ giúp ích cho một xã hay một thôn nhỏ, thậm chí là một gia
đình. Nói cách khác dự án đầu tư này chỉ giúp ích cho một bộ phận nhỏ của cộng
HV: Nguyễn Đình Chinh
8
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
đồng mà thôi. Những đối tượng do nhận biết lợi ích do dự án mang lại cho mình
nên có xu hớng ủng hộ mạnh mẽ. Đồng thời nếu các chi phí của dự án được cung
cấp phần lớn bằng chi phí bằng tiền ngân sách của nhà nước của chính phủ đó là
kinh phí được phân bổ rộng rãi cho toàn xã hội, thì sẽ không có một nhóm người
hay một tổ chức nào thấy mình phải chịu phần lớn gánh nặng chi phí của dự án.Kết
quả có thể đoán trước được là những người được hởng lợi từ dự án có xu hướng tạo
thành một nhóm hay một tổ chức lên tiếng ủng hộ mãnh mẽ cho sự tồn tại của dự
án, trong khi đó phía nhóm người hay tổ chức thua thiệt (Là những người gánh chịu
chi phí của dự án) lại quá phân tán và những mất mát cá nhân trong số họ là quá
nhỏ, nên họ không thể trở thành đối trọng có hiệu quả để chống lại nhóm đối tượng
hưởng lợi mang tính tập trung cao.
* Nói cụ thể dự án có thể chi phí cao 100% trong khi mức lợi ích là 50% nếu xét
trên toàn xã hội, nhng nếu nhóm hởng lợi chỉ chịu 5% mức tổng chi phí của dự án,
họ sẽ thấy đây là một dự án vô cùng tốt và sẽ gây áp lực mạnh mẽ để dự án được
thực hiện. Chính vì vậy mà chúng ta nên có một hệ thống thẩm định dự án tốt nhằm
bảo vệ lợi ích của bên đầu tư và bên được hưởng lợi trực tiếp.
1.1.3. Khái niệm quản lý dự án xây dựng
* Đó là việc vận dụng các tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào những hoạt
động DA để đạt được các yêu cầu đề ra của DA.
* Việc QLDA được thực hiện bằng cách áp dụng và tích hợp các quá trình
QLDA là khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc.
* Chủ nhiệm DA là người chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu của DA.
* Các yêu cầu cơ bản về quản lý dự án
- Xác định những yêu cầu của DA.
- Hiểu rõ phạm vi của DA.
- Đề ra các mục tiêu rõ ràng và khả thi.
- Cân nhắc giữa y/c tương khắc về CL/Công việc, Thời gian và Chi phí (tối ưu
hoá)
- Lập và thực hiện một kế hoạch quản lý rủi ro có hiệu quả.
HV: Nguyễn Đình Chinh
9
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
- Điều chỉnh các qui cách, kế hoạch và hướng tiếp cận sao cho phù hợp với
những ưu tư và nguyện vọng khác nhau của những người có liên quan.
Chất lượng
Quản lý chất lượng
công việc
Quản lý rủi ro
Điểm tối ưu
Quản lý
chi phí
Điểm cân bằng
Chi phí
quản lý tiến độ
Thời gian
Cá
á
án
Hình 1.1: Mục tiêu của công tác QLDA
1.2. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
1.2.1. Quá trình quản lý dự án
* Bước 1: Lập dự án đầu tư
* Bước 2: Chuẩn bị đầu tư
* Bước 3: Thẩm định dự án đầu tư
* Bước 4: Thực hiện đầu tư
* Bước 5: Lập kế hoạch
* Bước 6: Tổ chức thực hiện và kiểm soát
* Bước 7: Bàn giao
1.2.2. Nội dung quản lý dự án Xây dựng
1.2.2.1. Lập dự án đầu tư
* Giai đoạn lập dự án chính là giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng cơ bản
hay còn gọi là giai đoạn chuẩn bị đầu tư, gồm hai công việc chính, đó là:
HV: Nguyễn Đình Chinh
10
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
* Thứ nhất: Xây dựng ý tưởng dự án: là việc xác định bức tranh toàn cảnh về
mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý
tưởng dự án được bắt đầu ngay khi dự án bắt đầu hình thành, trên cơ sở các nguồn
lực của nhà đầu tư và mục tiêu đạt được cuối cùng của dự án.
* Thứ hai: Phát triển dự án: phát triển dự án là giai đoạn chi tiết xem dự án cần
được thực hiện như thế nào mà nội dung của nó tập trung vào công tác thiết kế và
lập kế hoạch. Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một
dự án. Nội dung của giai đoạn này bao gồm những công việc sau:
- Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án.
- Lập kế hoạch tổng quát
- Phân tích công việc của dự án.
- Lập kế hoạch ngân sách
- Thiết kế sản phẩm quy trình sản xuất
- Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết
- Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu chi
- Xin phê chuẩn thực hiện
* Đối với một dự án lớn, để thực hiện giai đoạn này một cách đầy đủ, đồng thời
để tránh những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hình thành dự án và tiết kiệm
nguồn lực, cần phải thực hiện các bước sau:
- Nghiên cứu và phát hiện cơ hội đầu tư (Lập Báo cáo nghiên cứu cơ hội đầu tư);
- Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả
thi);
- Nghiên cứu tính khả thi của dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi);
- Trong tất cả các giai đoạn từ khi chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đựa
dự án vào khai thác vận hành thì giai đoạn chuẩn bị đầu tư là quan trọng nhất, nó
tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở các giai đoạn sau, đặc biệt là
đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư.
HV: Nguyễn Đình Chinh
11
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
1.2.2.2. Chuẩn bị đầu tư
* Là giai đoạn quyết định hành động hay không hành động, triển khai hay không
triển khai dự án. Giai đoạn này mang tính chất nghiên cứu về mọi vấn đề kinh tế, kỹ
thuật liên quan đến hình thành dự án, thực hiện đầu tư xây dựng, vận hành dự án
sau khi đưa vào hoạt động. Chính vì vậy giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn lập
Luận chứng kinh tế kỹ thuật. Từ ý tưởng xuất hiện do một nhu cầu nào đó đến việc
luận chứng về mọi khía cạnh để biến ý tưởng thành thực tế, hay nói cách khác, giai
đoạn chuẩn bị đầu tư từ khi bắt đầu có ý đồ đầu tư cho đến khi được cấp phép đầu
tư. Đối với những dự án đầu tư lớn, giai đoạn này giữ vị trí then chốt. Nó đòi hỏi
một đội trong nhóm chuyên gia giỏi làm việc có trách nhiệm.
* Kết thúc giai đoạn này là đến giai đoạn thẩm định dự án đầu tư, thành công
của một dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế
hoạch trong giai đoạn này.
- Thẩm định dự án đầu tư:
+ Với mỗi một dự án đầu tư, để hoàn thiện cũng như khép kín công đoạn thủ tục
hồ sơ thì phải thực hiện một giai đoạn là thẩm định dự án. Chủ đầu tư sẽ đánh giá
lại toàn bộ các nội dung trong dự án đầu tư về kinh tế, kỹ thuật và quá trình thực
hiện trong đó có bao gồm về tổng mức dự toán của dự án để thông qua quyết định
đầu tư. Quá trình này cần có sự phân tích tổng thể để nhận định cũng như đánh giá
các phương án đầu tư có tính khả thi, xác định các chi phí ban đầu xác định các đặc
điểm riêng của từng dự án và kết hợp với kinh nghiệm của người quản lý để đưa ra
một kết luận cuối cùng.
+ Thông thường công tác thẩm định dự án đầu tư do một cơ quan chuyên môn
của chủ đầu tư hay một đơn vị thẩm định độc lập được chủ đầu tư chỉ định thẩm
định dự án. Ngoài ra theo quy định của Luật đầu tư năm 2005 đối với các dự án vay
vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước phải được tổ chức cho vay thẩm định
và chấp thuận phương án tài chính, phương án trả nợ vốn vay trước khi quyết định
đầu tư.
HV: Nguyễn Đình Chinh
12
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
+ Theo Điều 39 Luật Xây dựng 2003, dự án đầu tư xây dựng công trình trước
khi quyết định đầu tư phải được thẩm định theo quy định của Chính phủ.Tổ chức,
cá nhân thẩm định dự án đầu tư xây dựng công trình phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về kết quả thẩm định của mình. Người quyết định đầu tư xây dựng công
trình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định của mình.
+ Nội dung thẩm định dự án đầu tư thực hiện theo Nghị định số 112/2006/NĐCP của Chính phủ và Thông tư số: 02/2007/TT-BXD ngày 14 tháng 02 năm 2007
của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung về: lập, thẩm định, phê duyệt dự án
đầu tư xây dựng công trình.
- Văn bản số: 2200/BXD-KSTK ngày 27 tháng 10 năm 2005 của Bộ Xây dựng
V/v: Hướng dẫn thẩm định thiết kế cơ sở thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình.
1.2.2.3.Thực hiện đầu tư
* Tổ chức quản lý dự án đầu tư ở giai đoan sau khi hoàn thành thủ tục đầu tư là
yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Một dự án có thành công hay
không thì yếu tố quản lý dự án sẽ quyết định phần lớn. Trước hết cần tìm hiểu thế
nào là quản lý dự án đầu tư.
* Quản lý dự án đầu tư là một quá trình lập kế hoạch rõ rang từng các mục tiêu
công việc, chi tiết công việc, từ đó tiến hành điều phối thời gian cũng như nhân lực
chi phí cho từng mục công việc đó. Tiến hành giám sát chặt chẽ các quá trình thực
hiện nhằm đẩy nhanh tiến độ dự án, giúp cho dự án hoàn thành đúng tiến độ đã đặt
ra, giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí phát sinh nhằm đạt được đúng cũng như gần
đúng phạm vi ngân sách đã được duyệt của dự án. Đồng thời quá trình quản lý dự
án đầu tư sẽ giúp cho dự án đạt được các yêu cầu về kỹ thuật, mỹ thuật chất lượng
và các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng bằng những phương pháp và điều kiện tốt
nhất cho phép. Mục tiêu của quản lý dự án đượcmô tả về mặt toán học theo công
thức C = f(P, T, S). Trong đó, C là chi phí, P là mức độ hoàn thành công việc, T là
thời gian thực hiện, S là phạm vi dự án.
-
Nhìn vào công thức trên ta thấy ngay các yếu tố làm ảnh hưởng đến chi phí
thực hiện dự án. Một dự án có tính hiệu quả cáo khi dự án đó biết điều phối các yếu
HV: Nguyễn Đình Chinh
13
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
tố ảnh hưởng đến chi phí của nó. Mức độ hoàn thành công việc là yếu tố quan trọng
nhất ảnh hưởng đến chi phí dự án. Với mức hoàn thành công việc được đảm bảo
theo đúng kế hoạch thì chi phí luôn giảm thiểu ở mức thấp nhất, song song với nó là
tiến độ thực hiện công việc. Mức độ hoàn thành công việc phụ thuộc rất nhiều vào
tiến độ thực hiện công việc, đôi khi tiến độ thực hiện công việc là một trong những
yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án. Tiến độ thực hiện kéo
dài sẽ kéo thêm rất nhiều các yếu tố phát sinh thêm như chi phí cho nhân công gia
tăng, chi phí chi nguyên vật liệu bị thay đổi và đặc biệt sự mất uy tín của doanh
nghiệp với khách hàng. Yếu tố cuối cùng là phạm vi dự án cũng không phải là yếu
tố không quan trọng, một dự án được đánh giá là lớn hay nhỏ là phụ thuộc vào yếu
tố này, phạm vi dự án càng rộng thì dự án sẽ càng có tính phức tạp về thời gian thực
hiện, về công việc thực hiện và về chi phí thực hiện.
* Quản lý dự án là một dạng đặt biệt trong hoạt động quản lý. Giữa các hoạt
động sản xuất liên tục trong các doanh nghiệp và quản lý dự án có nhiều điểm giống
nhau vì đều dựa trên những nguyên tắc quan trọng và các phương pháp của khoa
học quản lý (như: phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp quản lý theo mục
tiêu, phương pháp quản lý tối thiểu hoá chi phí phương pháp phân bố đều nguồn
lực). Tuy nhiên, có nhiều điểm khác nhau.
* Phương pháp quản lý dự án: theo mục tiêu cần đạt, thường ứng dụng trong
việc lập kế hoạch và giám sát dự án; Tối thiểu hóa chi phí được sử dụng để rút ngắn
thời gian thực hiện dự án; Phân bố đều nguồn lực trong một thời kỳ sao cho chi phí
là tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo thời gian hoàn thành.
* Đặc điểm của quản lý dự án: tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời,
được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn, quản lý rủi ro một
cách thường xuyên, quản lý nhiều sự thay đổi, quản lý nhân sự giữ vị trí quan trọng
trong quản lý dự án, Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ
trách nhiệm và quyền lực trong quản lý dự án, đảm bảo thực hiện thành công dự án.
HV: Nguyễn Đình Chinh
14
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
1.2.2.4. Lập kế hoạch
* Lập kế hoạch là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính
nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành
động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống
hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Lập kế hoạch dự án do
những người có liên quan trực tiếp đến dự án thực hiện, thường là chủ nhiệm dự án.
Chủ nhiệm dự án và những người cùng tham gia có thể đặt sự quan tâm của họ
nhiều vào tiến độ lập kế hoạch hơn là việc đồng nhất dự án đó vào hệ thống hoạt
động và guồng máy tổ chức của chủ đầu tư. Lập kế hoạch đòi hỏi một năng lực
khám phá, tiên đoán trước và là một nghệ thuật vì trong quá trình lập dự án, những
người thực hiện không thể. chỉ xem xét các vấn đề dự án trong một khuôn khổ kế
hoạch mà ở một mức độ tri thức hơn, họ không chỉ am tường thấu hiểu hết những ý
tưởng, hàm ý của dự án mà còn biểu lộ thiện chí trong mỗi bước đi của dự án. Để
thực hiện dự án trong bối cảnh kinh tế như hiện nay, việc lập kế hoạch một cách
“bài bản” thì chưa đủ. Lập kế hoạch đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt. Người chịu
trách nhiệm trong việc lập kế hoạch phải là nhà tổ chức giỏi, có khả năng khơi dậy
những tiềm năng sáng kiến của các thành viên trong đội lập kế hoạch. Một trong
những mục tiêu cụ thể là cuốn hút mọi thành viên từ các bên tham gia nghiên cứu
nhằm đạt được sự hiểu biết xem dự án đòi hỏi cái gìư Những đóng góp của họ sẽ
bao gồm một phương pháp nào đó được chấp nhận, sự phân bổ nguồn lực, các ước
tính về thời gian và chi phí. Phương pháp này sẽ tạo ra động cơ thực hiện cho tất cả
các bên có liên quan (chủ đầu tư, nhà tư vấn, nhà thầu), vì chính họ được tham gia
một cách tích cực vào giai đoạn lập kế hoạch hay chương trình dự án.
1.2.2.5.Thực hiện và tổ chức công việc
* Phân bổ thực hiện dự án là quá trình phân bổ nguồn lực bao gồm nguồn vốn,
nhân lực, thiết bị và đặc biệt quan trọng là phân bổ và quản lý tiến độ thời gian để
thực hiện dự án. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình từng công việc
và toàn bộ dự án, trên cơ sở đó bố trí vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Một trong
những công cụ chủ yếu để thực hiện đó là sử dụng sơ đồ ngang và sơ đồ mạng. Chủ
HV: Nguyễn Đình Chinh
15
QTKD 2011 - 2013
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
nhiệm dự án phải có sự ràng buộc cụ thể toàn bộ các thành viên trong ban quản lý
để họ có sự đóng góp nhất định đồng thời tận dụng tối đa mối quan hệ của các bản
thân thành viên trong quá trình phát triển dự án.
* Mục đích của công tác tổ chức có thể được xác định như sau:
-
Tạo lập được quan hệ hợp tác;
-
Phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ cho những người tham gia vào dự án;
-
Xác định trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện quyết định;
-
Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả;
-
Truyền đạt thông tin có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện đúng theo
tiến độ dự án. Chủ nhiệm dự án muốn truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả
phải đảm bảo việc lập thông tin rõ ràng, xác định và xây dựng các kênh truyền tin;
cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy cho đúng đối tượng và thời điểm, kiểm soát được
các luồng thông tin.
1.2.2.6. Kiểm soát công việc
* Kiểm soát được hiểu là một quá trình hoạt động và là một hệ thống. Kiểm soát
dự án bao gồm một loạt hành động và công việc được thực hiện theo một quy trình
nhất định, đồng bộ từ ý tưởng đầu tư, qua thực hiện cho đến khi dự án được vận
hành đi vào hoạt động. Việc lập báo cáo trong tiến trình thực hiện đối với dự án kéo
dài khoảng vài ba năm là hàng tuần hoặc 2 tuần một lần. Mục tiêu của báo cáo là
nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho chủ nhiệm dự án, nâng cao hiệu quả quản lý.
Nền tảng tổng thể của quá trình kiểm soát là sự so sánh tiến độ và chi phí giữa kế
hoạch và thực tế để khi cần sẽ tiến hành các hành động điều chỉnh, đảm bảo cho dự
án đi theo đúng quỹ đạo đã vạch sẵn để đạt được mục tiêu.
* Trong quá trình quản lý dự án đồng thời với công tác kiểm soát, công tác giám
sát cũng đóng vai trò rất quan trọng. Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến
trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp
giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện, nghiệm thu đưa dự án vào sử
dụng. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ
cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị cho giai đoạn sau.
HV: Nguyễn Đình Chinh
16
QTKD 2011 - 2013
