Báo cáo thực tập chuyên ngành KINH DOANH QUỐC TẾ trường ĐH Công nghiệp TpHCM IUH tại CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI-DU LỊCH

BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI:
BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN
VÔ CỰC
GVHD:
SVTH:
MSSV:
CHUYÊN NGÀNH:
LỚP:
NIÊN KHÓA:

TP. Hồ Chí Minh, Ngày 02 Tháng 05 Năm 2014
1


2


BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI-DU LỊCH

BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI:
BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN
VÔ CỰC
GVHD:

SVTH:
MSSV:
CHUYÊN NGÀNH:
LỚP:
NIÊN KHÓA:

TP. Hồ Chí Minh, Ngày 02 Tháng 05 Năm 2014
3


4


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này ngoài dựa vào sự cố gắng tìm hiểu của
bản thân, em cũng như nhận được sự quan tâm và giúp đỡ của rất nhiều người.
Đầu tiên, em chân thành cám ơn đến Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố
Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện, cơ sở vật chất tốt nhất cùng với việc cung cấp các tài
liệu phong phú, đa dạng và hữu ích giúp em hoàn thành bài báo cáo này.
Ngoài ra, không thể không nhắc đến công sức truyền đạt kiến thức của các thầy
cô thuộc khoa thương mại-du lịch nói riêng cùng các thầy cô thuộc các khoa khác nói
chung trong suốt 4 năm theo học tại trường Đại học Công nghiệp TP. HCM vừa qua.
Đó là những kiến thức cơ bản và cần thiết, tạo bước đệm cho cá nhân em đáp ứng được
những yêu cầu của chuyên ngành sau này mà đặc biệt là hoàn thành bài báo cáo thực
tâp này. Những kiến thức đó và cả những kinh nghiệm có được sau khi hoàn thành bài
báo cáo chính là hành trang quý báu để em vững tin bước vào đời.
Bên cạnh đó, em chân thành gửi lời cám ơn đến ban giám đốc cùng toàn thể các
anh chị trong công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC đã tiếp nhận và tận tình chỉ dẫn cho
em trong thời gian thực tập tại quý công ty.
Và sau cùng em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy, người đã trực tiếp hướng

dẫn, đã tận tình chỉ bảo cho em trong suốt quá trình thực hiện báo cáo này.
Trong quá trình làm báo cáo vì kiến thức và thời gian còn nhiều hạn chế nên
không tránh khỏi những sai xót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quí thầy
cô cùng các bạn.
Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp giáo dục cao quý của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

5


MỤC LỤC

6


LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam hôm nay, đã đang và sẽ nổ lực hết mình để hòa nhập vào sự phát triển
ngày càng nhanh chóng của thế giới. Để làm được điều này đòi hỏi sự cố gắng, nổ lực
rất lớn của cơ quan nhà nước, các tổ chức doanh nghiệp cùng sự cố gắng nổ lực của
từng cá nhân trong xã hội tự hoàn thiện mình và phấn đấu cho mục tiêu phát triển nước
nhà.
Sự phát triển được thể hiện trên nhiều lĩnh vực trong đó có kinh tế, xã hội, y tế,
giáo dục… trong đó kinh tế là một trong những lĩnh vực quan trọng và cần được quân
tâm đặc biệt cho việc phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.
Kinh tế phát triển gắn liền với nền công nghiệp, nông nghiệp và dịch vụ… Nhà
nước ta không ngừng khuyến khích phát triển kinh tế đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ,
lĩnh vực mà nước nhà còn khá non nớt.
Có rất nhiều loại hình dịch vụ khá phát triển tại Việt Nam như nhà hàng, khách
sạn, du lịch, chăm sóc khách hàng, dịch vụ viễn thông… Logistics cũng là một trong

những dịch vụ rất quan trọng ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của các ngành có liên
quan nói chung và ngành xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam nói riêng.
Cùng với sự vận động phát triển của thế giới ngành logictis cũng không ngừng
được cải tiến, hoàn thiện cho phù hợp và hoạt động hiệu quả nhất.
Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế gắn liền với sự phát triển của mỗi
quốc gia. Trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới và khu vực, cùng với sự tác động
của quá trình toàn cầu hoá, tự do hoá trong kinh doanh, việc phát triển các hoạt động
thương mại quốc tế có một ý nghĩa hết sức quan trọng.
Việc nghiên cứu một cách có hệ thống các vấn đề liên quan đến giao vận tải
hàng hoá quốc tế đang là một yêu cầu cấp thiết đối với những cán bộ làm công tác giao
nhận vận tải, xuất nhập khẩu hàng hoá cũng như các bộ ngành liên quan.

7


Chính vì tầm quan trọng của giao nhận vận tải XNK rất quan trọng và thiết yếu
cùng với việc thích hợp với ngành học nên em đã lựa chọn thực tập tại công ty TNHH
TIẾP VẬN VÔ CỰC_một công ty giao nhận, vận tải của nước ta.
Thực tập tại công ty là bước đầu quan trọng để cho em bổ sung những kiến
thức đã học trên ghế nhà trường.
Trong quá trình thực tập do kiến thức và thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ
không tránh khỏi những thiếu sót trong khi hoàn thành bài báo cáo này. Vì vậy em rất
mong được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến, chỉnh sữa của các thầy cô, các bạn cũng như
các anh chị trong công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC, để em có thể hoàn thành báo
cáo một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn!

8


1. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu là các vấn đề về công ty thực tập công ty TNHH TIẾP
VẬN VÔ CỰC như về quá trình thành lập và hoạt động, tình hình nhân sự, cơ cấu tổ
chức công ty, tình hình tài chính…và các nhận xét, đánh giá cũng như những kinh
nghiệm có được khi đi thực tập.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài được tìm hiểu trên những tài liệu, số liệu của công ty cung cấp,thông tin
trên mạng internet và một số tài liệu sách báo khác…
2. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp tổng hợp.
 Phương pháp phân tích, suy luận.
 Phương pháp thống kê.
 Phương pháp thống kê phân tích.
3. Kết quả nghiên cứu

Thực tế về các mặt hoạt động của công ty, tình hình tài chính và định hướng
phát triển của công ty trong tương lai, một số ý kiến đề xuất cho công ty, cho bản thân
và nhà trường về vấn đề thực tập của sinh viên.
Kết cấu bài báo cáo theo trình tự như sau:
PHẦN 1: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TIẾP
VẬN VÔ CỰC (INFINITY LOGISTICS COMPANY LIMITED)
PHẦN 2 MỘT SỐ Ý KIẾN, ĐỀ XUẤT, ĐÁNH GIÁ VỚI CÔNG TY.
PHẦN 3: MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG QUÁ TRÌNH ĐI THỰC TẬP VÀ
MỘT SỐ Ý KIẾN, KIẾN NGHỊ
KẾT LUẬN

9


ĐỀ TÀI: BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC

( INFINITY LOGISTICS COMPANY LIMITTED)
PHẦN 1: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TIẾP
VẬN VÔ CỰC (INFINITY LOGISTICS COMPANY LIMITED)
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
1.1.1. Lịch sử hình thành
1.1.1.1 Tên công ty.

CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC (INFINITY LOGISTIC COMPANY
LIMITED)
 Văn phòng chính đặt tại: Lầu 6, số 100 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình

Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh.


Điện thoại: (+84)835.129.828



Fax: (+84)835.129.829



Website: www.infinitylog.com.vn



Email:



Mã số thuế: 0311160856

 Chi nhánh Hà Nội : 445 đường Lạc Long Quân, Quận Tây Hồ, Tp. Hà Nội.



Điện thoại : (+84)43.7588.754



Fax : (+84)43.7588.754



Email:
1.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty.

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là làm dịch vụ giao nhận,vận tải hàng hóa
xuất nhập khẩu cho các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước, làm đại lí hay là đại diện
cho phía công ty khách hàng nhận hàng hộ cho họ với một trong các dịch vụ hoặc toàn
bộ các dịch vụ dưới đây tùy vào khách hàng yêu cầu:
o
o
o

Khai báo hải quan.
Nhận hàng hóa.
Đóng gói hàng hóa.

10


o
o

Vận chuyển về địa điểm khách hàng yêu cầu.
Một số dịch vụ phát sinh do khách hàng yêu cầu.

Các ngành nghề giao nhận vận tải thế mạnh của công ty là:
o

Vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng: vận chuyển các mặt hàng với kích
thước quá khổ, quá cỡ như các ống bê tông công trình xây dựng, thép cuộn,

thang máy, máy móc các loại...
o Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
o Gửi hàng đi nước ngoài bằng đường hàng không.
o Chuyển hàng trong nước.
1.1.1.3 Vài nét về công ty
Công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC (tên tiếng Anh là Infinity Logistics
company limited) được thành lập theo Quyết định số 0311160856 do Sở Kế Hoạch và
Đầu Tư cấp, là một doanh nghiệp với sự góp vốn của các cổ đông trong ty. Là một tổ
chức giao nhận được thành lập ở Việt Nam và hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế
tự chủ tài chính và được cấp phép của nhà nước.
Công ty là tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa hợp pháp trong
và ngoài nước. Công ty chuyên về cung cấp các dịch vụ như : Làm thủ tục hải quan,
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng, vận tải các loại hàng hóa siêu
trường siêu trọng, nhận giao nhận hàng hóa theo đa dạng các loại hình đường biển,
đường hàng không, đường bộ…

Infinity Logistics là một công ty mới thành lập trong thời gian gần đây với nhiều
khó khăn và thách thức trong hoạt động kinh doanh cùng với những biến chuyển không
mấy thuận lợi của nền kinh tế Việt Nam cũng như thế giới, tuy vậy khả năng hoạt động
của công ty đã và đang được cải thiện với tốc độ nhanh và hứa hẹn sẽ trở thành một
công ty giao nhận có uy tín và chất lượng tốt trên thị trường trong và ngoài nước.
1.1.2

Quá trình phát triển.

11


Công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC được thành lập và đi vào hoạt động vào
ngày 15 tháng 10 năm 2011. Đây là một công ty mới trong ngành Logistics trên thị
trường hiện nay.
Thời gian đầu khi đi vào hoạt động công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc
tìm kiếm khách hàng, nhân sự chưa ổn định và kinh nghiệm chưa cao, cơ sở vật chất
còn hạn chế…Tuy vậy, qua thời gian 3 năm công ty đã vượt qua những khó khăn và đã
khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường hoạt động dịch vụ Logistics. Chính
vì vậy, hiện tại công ty đã có nhiều đơn hàng từ khách hàng tin tưởng giao cho. Trên
tinh thần tin phục vụ khách hàng một cách tận tâm, hiện nay công ty đã có các khách
hàng thân thuộc với số lượng hợp đồng dịch vụ giữa hai bên là khá lớn trong toàn bộ
doanh thu công ty như công ty Lê Hoàng, công ty Hóa Chất Anpha, BiCo, Metal
One…
Năm 2011 là năm công ty khởi điểm cho quá trình hoạt động kinh doanh của
mình, bước đầu với số vốn thấp, sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, cùng với
những bất ổn kinh tế trong và ngoài nước với lạm phát ở mức cao 18.13% làm cho
công ty không tránh khỏi những khó khăn lớn. Tuy nhiên, Infinity Logistics đã có
những chính sách kinh doanh hiệu quả và vượt qua những khó khăn bước đầu đó thể
hiện bằng việc công ty có lợi nhuận trong năm này.

Năm 2012 kinh tế Việt Nam có bước khởi sắc hơn tuy không lớn cùng với tình
hình chính trị khá ổn định giúp cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ổn
định hơn. Những yếu tố trên tạo bước đà trong việc mở rộng tìm kiếm khách hàng tạo
doanh thu ổn định hơn so với năm đầu của công ty.
Năm 2013 lạm phát được kiềm chế và hạ xuống tới mức 6.04% cùng với việc hạ
lãi suất huy động giảm từ 17-18% xuống còn 7-10%/năm, lãi suất cho vay cũng giảm
theo mặt bằng lãi suất cho vay giảm còn 9%-12%/năm, hiện lãi suất cho vay khoảng
9%-11,5% (các lĩnh vực ưu tiên là 7%-9%), đã tạo điều kiện cho công ty tiếp cận được
với nguồn vốn từ ngân hàng. Bội chi ngân sách, nợ chính phủ, nợ công, nợ nước ngoài
12


của quốc gia theo cách đánh giá của Việt Nam vẫn trong giới hạn kiểm soát. Nguồn
vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) vẫn có xu hướng tăng lên. Với tình hình được
cải thiện hơn trong năm 2013 thì công ty cũng đã nắm bắt đón đầu thị trường tạo thêm
uy tín của mình với khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện cơ sở vật chất
và nhân lực tạo thế mạnh tăng trưởng doanh thu trong năm này.
Năm 2014, cùng khí thế khôi phục kinh tế nước nhà công ty đã và đang nổ lực
để có một năm hoạt động hiệu quả.
Từ khi thành lập đến nay công ty luôn hoạt động kinh doanh chủ yếu dựa vào
tinh thần hợp tác cao giữa các doanh nghiệp và sự đoàn kết giữa các nhân viên trong
công ty.
Trong lĩnh vực kinh doanh những năm gần đây nhiều đối thủ cạnh tranh xuất
hiện như các công ty giao nhận mới được thành lập cùng với các công ty lâu đời trên
thị trường kinh doanh làm cho việc tìm kiếm và giữ các khách hàng quen thuộc là một
vấn đề hết sức quan trọng. Chính vì thế công ty đã chủ động vạch ra những kế hoạch
kinh doanh hợp lý và hiệu quả nhằm nâng cao sự cạnh tranh của công ty và nhằm tăng
doanh thu, lợi nhuận của mình.
Qua những năm đầu kinh doanh công ty cũng đã đạt được những thành tựu đáng
kể trong doanh thu cũng như gia tăng các khách hàng thân thuộc, giữ vững vị trí cũng

như uy tín trong tâm trí khách hàng, có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh trong
nước cũng như trên tường quốc tế. Hứa hẹn sẽ trở thành một công ty giao nhận lớn và
có tên tuổi trên thị trường Logistics hiện nay.
1.2

Loại hình doanh nghiệp

Công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC là một công ty TNHH có tư cách pháp
nhân được pháp luật thừa nhận. Chủ sở hữu công ty và công ty là hai thực thể pháp lý
riêng biệt. Trước pháp luật, công ty là pháp nhân, chủ sở hữu công ty là thể nhân với
các quyền và nghĩa vụ tương ứng với quyền sở hữu công ty.

13


Công ty có các thành viên cùng góp vốn thành lập vàchỉ chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và các nghĩa vụ tài chính khác trong phạm vi nghĩa vụ tài sản của công ty.
Theo hình thức doanh nghiệp này thì cơ cấu tổ chức của công ty gồm ban quản
trị cùng với các nhân viên công ty. Ban quản trị có quyền và trách nhiệm điều hành
mọi hoạt động trong công ty, quản lí ra quyết định cho các nhân viên thực hiện tốt các
nhiệm vụ của mình.
Công ty TNHH là một trong các loại hình doanh nghiệp kinh doanh khá được
ưa chuộng hiện nay do tính chất sở hữu và giới hạn áp lực trả nợ vay của nó. Chính vì
vậy hình thức này là một trong những khía cạnh được chọn để hình thành nên công ty
TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC hôm nay.
1.3

Nhiệm vụ, chức năng của công ty
1.3.1 Nhiệm vụ

Nhiệm vụ thứ nhất và cũng rất quan trọng của công ty là xây dựng kế hoạch và
tổ chức thực hiện các dịch vụ giao kinh doanh xuất nhập khẩu, dịch vụ giao nhận, vận
tải hàng hóa của công ty theo mục đích chung mà công ty đưa ra từ đó tiến hành thực
hiện để đạt được doanh thu, lợi nhuận như mong đợi.
Thứ hai, công ty cần nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận để có
các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu
hút khách hàng, mở rộng thị trường cũng như nâng cao khả năng hoạt động linh động
cùng với kinh nghiệm trong nghề được nâng lên đáng kể.
Nhiệm vụ thứ ba của công ty là tối đa hóa nguồn lực. Sử dụng vốn có hiệu quả
và hợp lý để thu lợi nhuận tối đa, tăng lợi tức cho các cổ đông, tạo việc làm và thu
nhập ổn định cho nhân viên trong công ty. Để tối đa hóa lợi nhuận là rất cần thiết, tuy
nhiên đây cũng là nhiệm vụ khá khó khăn cần được công ty xem xét thực hiện sao cho
có hiệu quả nhất.

14


Thứ tư, công ty nên thông qua các liên kết, liên doanh trong và ngoài nước để
thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý,
an toàn và bảo đảm bảo quản hàng hóa tốt nhất trong phạm vi trách nhiệm của công ty.
Nhiệm vụ thứ năm là tuân thủ các chế độ chính sách quản lý kinh tế, quản lý
giao nhận vận tải XNK và quản lý ngoại hối của nhà nước. Thực hiện tốt các quy định,
chính sách luật pháp nhà nước trong công tác, hoạt động của công ty đảm bảo mang lại
lợi ích cho doanh nghiệp cũng như tăng thu nhập cho ngân sách nhà nước.
1.3.2 Chức năng
Phục vụ tốt nhu cầu vận chuyển, giao nhận hàng hóa tại các công ty có nhu cầu

xuất hay nhập khẩu hàng hóa, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ.
Tổ chức thực hiện các dịch vụ tư vấn về các vấn đề giao nhận, các thủ tục liên
quan đến giao nhận khác và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức,

cá nhân trong và ngoài nước.
Tổ chức phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở,
giao nhận hàng hóa XNK, hàng quá cảnh, hàng hội chợ, triển lãm....
Liên kết, liên doanh với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh
vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu...
Tham gia tốt trong công tác đóng góp xã hội, đóng thuế góp phần phát triển
kinh tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
Hoạt động kinh doanh hiệu quả theo đúng các chính sách, pháp luật nhà nước.
Hoạt động hiệu quả giải quyết được vấn đề việc làm cho công nhân viên công ty
nói chung và đóng góp vào việc tạo việc làm, giảm thất nghiệp cho người lao động
nước nhà.
Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban của công ty.
1.4.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC
Sơ đồ 1.1: Tổ chức quản lý của Công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC

1.4

15


Cơ cấu tổ chức của công ty như sơ đồ trên đứng đầu tổ chức là Giám đốc dưới
quyền giám đốc là các phòng ban (phòng sales và marketing, phòng chứng từ xuất
phập khẩu, phòng giao nhận, phòng kế toán, phòng nhân sự hành chính).
1.4.2

Chức năng các phòng ban.
1.4.2.1 Giám đốc

Giám đốc:
Là người lãnh đạo cao nhất của công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động và

có trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh. Giám đốc là người
giữ vai trò chỉ huy với chức trách quản lý, sử dụng toàn bộ vốn, nhân lực và các nguồn
lực của công ty.
1.4.2.2 Phòng Sales và marketing

Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng về
các dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu của công ty.
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
Khảo sát hành vi, thái độ cách tiếp cận thông tin của khách hàng tiềm năng từ
đó tìm ra được cách tiếp cận khách hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất.

16


Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu của công ty một
cách vững chắc, đảm bảo uy tín, chất lượng nơi tâm trí khách hàng.
Phát triển các dịch vụ hoàn thiện và linh hoạt hơn với các thuộc tính mà thị
trường mong muốn.
Phòng sales và marketing cũng rất chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển,
mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu
và tham mưu cho Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu.
Nhân viên phòng marketing thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị
trường; thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm
đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường
nội địa và phát triển kinh doanh các dịch vụ xuất, nhập khẩu hàng hóa. Chủ động
giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơn chào hàng, trao đổi
thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quá trình giao dịch khi đi
đến ký kết hợp đồng kinh doanh của công ty.
Nhân viên phòng sales chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan
đến hoạt động kinh doanh của công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp

đồng kinh doanh đã được ký kết.
Tìm hiểu rõ các quy trình, dịch vụ làm hàng của công ty để tìm đối tác thích hợp
và thuyết phục khách hàng một cách tốt nhất.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộc quản lý
theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc thanh lý hợp
đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Giám đốc
Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và
quy định.
Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của
Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
1.4.2.3 Phòng chứng từ xuất, nhập khẩu
Nhân viên phòng chứng từ có các nhiệm vụ sau:
17


Làm chứng từ xuất nhập khẩu
Liên hệ với khách hàng nước ngoài, các cơ quan, hãng tàu,…bằng email, điện
thoại, fax…..
Báo cáo lên trưởng bộ phận chứng từ, Giám Đốc.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám Đốc.
Quản lý, điều hành hoạt động bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu.
Triển khai và giám sát quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu của bộ phận đảm bào
theo đúng quy trình nghiệp vụ của công ty.
Phối hợp các bộ phận có liên quan giải quyết kịp thời các phát sinh.
Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc về mọi hoạt động của phòng.
của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan
Nhận chứng từ trụ sở chính (Vận đơn, Manifest …), liên hệ với hãng tàu/ shipping
lines để nắm lịch tàu cập cảng.
Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ. Nếu cần thiết làm thủ tục tu chỉnh bổ sung

với khách hàng
Chuẩn bị bộ hồ sơ Lệnh giao hàng (D/O): Lệnh giao hàng, HB/L…
Nhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu/ shipping lines, theo dõi tiến trình công việc
với bộ phận đưa hàng vào kho và thông báo tiến trình làm hàng.
Theo dõi và báo cáo công việc giao D/O cho Khách hàng.- Giải quyết các vần đề
liên quan tới lô hàng phụ trách.
1.4.2.4 Phòng kế toán

Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế toán
trong toàn công ty.
Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo,
lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Ban Giám Đốc có những phương án tối
ưu nhất trong hoạt động.
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ
kế toán ban đầu theo quy định hiện hành.
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.

18


Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo
đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán ….
Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh.
Tham mưu cho GĐ về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng
thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu
hiệu.
Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Mội
trường và các hệ thống quản lý khác.
Tham mưu cho GĐ về công tác Tài chính Kế toán.

Tham mưu cho GĐ công ty trong công tác quản lý, sử dụng vốn (tài sản, nguyên
vật liệu, nguồn vốn, chi phí kinh doanh).
Phân tích, đánh giá tài chính của các hợp đồng dịch vụ từ khách hàng, trước khi
trình lãnh đạo công ty quyết định.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết
các hợp đồng với đối tác.
Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong Công ty.
Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thu hồi vốn nhanh chóng tránh tình trạng bị chủ đầu tư, khách hàng chiếm dụng
vốn.
Quản lý, theo dõi nguồn vốn của Công ty trong các hợp đồng dịch vụ đối với
khách hàng.
Giữ bí mật về số liệu kế toán - tài chính và bí mật kinh doanh của công ty
Tham mưu cho GĐ trong quá trình đề xuất các chế độ thi đua khen thưởng, kỷ
luật và nâng bậc lương đối với cán bộ, nhân viên của Công ty.
Thực hiện một số chức năng khác khi được GĐ giao.
19


1.4.2.5 Phòng nhân sự

Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển
của công ty.
Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoạch.
Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc.
Lập các hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động
Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…
Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty.
Duy trì và thực hiện nội quy trụ sở văn phòng công ty.

Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng và kỷ luật của công ty.
Chủ trì cuộc các họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật.
Thực hiện công tác về nhân sự, hợp đồng lao động, tiền lương quy định Nhà
nước và công ty. Lên kế hoạch và triển khai các công tác về tuyển dụng, đào tạo nhân
viên, điều chuyển nhân viên, sắp xếp kỳ nghỉ phép hàng năm.
Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của công ty.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Và một số công việc liên quan khác.
1.4.2.6 Phòng giao nhận
Các nhân viên phòng giao nhận có nhiệm vụ nhận các hợp đồng, chứng từ từ
phòng chứng từ và phòng sales. Sau đó có nhiệm vụ lên các tờ khai hải quan điện tử
gửi truyền dữ liệu đến hải quan cảng hàng xuất hay nhập để tờ khai được xác nhận và
phân luồng hàng.
Tiếp đến, các nhân viên giao nhận thu thập đầy đủ chứng từ và tờ khai thành bộ
hồ sơ rồi mang đến cảng nộp vào chờ thông quan tờ khai. Tuy nhiên trước khi nộp bộ
hồ sơ phải đi nộp thuế cho lô hàng qua ngân hàng hoặc tại phòng đóng thuế tại cảng.
Sau khi hồ sơ được thông quan thì nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai và đi làm
thủ tục nhận hàng đối với hàng thuộc luồng xanh và luồng vàng.
Riêng với hàng hóa bị phân luồng đỏ thì phải qua khâu kiểm tra hàng thực tế rồi
mới được phúc tập và rút tờ khai. Phần trăm hàng bị kiểm tra tùy thuộc vào quyết định

20


của hải quan cảng. Tại đây các nhân viên giao nhận cũng phải có mặt để xem xét hàng
hóa.
Sau khi được đóng dấu hải quan thông quan đi nhận hàng và đem hàng về giao
cho khách hàng.
Ngoài các công việc trên nhân viên giao nhận còn phải có mặt tại công ty, hãng
tàu, cảng, sân bay… để giải quyết một số tình huống khi gặp khó khăn trong nhận hay

xuất đi một lô hàng nào đó.
1.5

Tình hình nhân sự của công ty

Công ty tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh chỉ có văn phòng nhỏ với gần
mười nhân viên với các chức vụ và nhiệm vụ như sau:
Giám đốc với vai trò quản lí chính cho tất cả các hoạt động của công ty từ hoặch
định, tồ chức thực hiện đến theo dõi, giám xác việc thực hiện và đánh giá kết quả đạt
được.
Một nhân viên kế toán với vai trò ghi chép, thu chi, theo dõi tình hình tài chính của
doanh nghiệp, tình hình hoạt động của công ty, đưa ra các quyết định, tham mưu
cho GĐ trong các điều kiện về vốn, khả năng kinh doanh của công ty hiện tại và
trong tương lai.
Một nhân viên chứng từ với nhiệm vụ báo giá cho khách hàng, liên hệ với khách
hàng khi cần thiết, làm các chứng từ cần thiết cho lô hàng cũng như nhận các chứng từ
từ khách hàng phục vụ cho việc làm dịch vụ của công ty.
Ba nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm cầm chứng từ, lên tờ khai hải quan, đi
thông quan, nhận hàng và giao cho khách hàng theo đơn hàng mà công ty có, chủ
động, linh hoạt trong từng tình huống, từng đơn hàng nhất định.
Một nhân viên sales chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối
quan hệ lâu dài với khách hàng lâu năm, tìm hiểu rõ các vấn đề liên quan đến các dịch
vụ của công ty, tư vấn cho khách hàng về mọi mặt của dịch vụ logistics mà công ty

21


làm, báo giá cho khách hàng, có thể gặp trực tiếp khách hàng để bàn bạc, thương lượng
về việc cung cấp dịch vụ của công ty.
Một nhân viên thiết kế, thi công chịu trách nhiệm trong công tác thiết kế công

trình, đưa ra các phương án khả quan nhất cho các công tác giao nhận của doanh
nghiệp.
Các nhân viên công ty đều là những người trẻ, rất năng động và linh hoạt trong
mọi công việc. Là những nhân viên có trình độ và kinh ngiệm khá vững trong lĩnh vực
giao nhận của công ty.
Không những vậy, lòng nhiệt huyết, yêu nghề của các nhân viên tạo được môi
trường làm việc gắng bó và khá thoải mái giữa mọi người trong công ty.
Sau đây là bảng thống kê về tình hình nhân sự của công ty TNHH TIẾP VẬN VÔ
CỰC.
Bảng 1.1:Bảng thống kê về tình hình nhân sự tại công ty.

22


1.1

Cơ sở vật chất của công ty TNHH Tiếp Vận Vô Cực.

Tại thành phố Hồ Chí Minh Infinity logistics có chi nhánh là một văn phòng tại
lầu 6 số 100 Nguyễn Xí phường 26 quận Bình Thạnh.
Văn phòng khang trang với các cơ sở vật chất khá đầy đủ phục vụ cho công việc
văn phòng của công ty.
Tài sản công ty bao gồm:
Mười máy tính bàn có kết nối internet phục vụ cho công việc của các nhân viên
trong công ty.
Một máy photocopy có kèm chức năng in tài liệu khá thuận lợi vả rất cần thiết
trong một doanh nghiệp nói chung và rất quan trọng trong Infinity Logistics về mặc in,
phô tô chứng từ, tài liệu…
23

Một máy in chuẩn phục vụ công tác in tờ khai, chứng từ, tài liệu…
Một máy scan giúp scan các chứng từ, hóa đơn gửi khách hàng , một số tài liệu,
hình ảnh, giấy tờ khác.
Một máy fax để gửi và nhận fax từ khách hàng, đối tác…
Một bộ bàn ghế salon với các đồ dùng cần thiết phục vụ cho việc tiếp đón khách
đến trực tiếp tại công ty.
Nhiều bàn làm việc cho giám đốc và các nhân viên.
Mười máy diện thoại bàn hỗ trợ cho từng thành viên công ty làm nhiệm vụ một
cách tốt nhất.
Máy lọc nước nóng lạnh phục vụ nước uống cho mọi người trong khi làm việc.
Hai máy lạnh tạo không khí, nhiệt độ phòng dễ chịu cho mọi người.
Tủ đựng tài liệu, vật dụng cần thiết của công ty.
Một số vật dụng văn phòng cần thiết khác.
Tình hình hoạt động chung của công ty trong thời gian qua
1.6.1 Tình hình kinh doanh của công ty
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2011đến

1.6

năm 2013:

24


Từ bảng số liệu trên ta có được biểu đồ về hoạt động kinh doanh của công ty
TNHH TIẾP VẬN VÔ CỰC như sau:
Biểu đồ 1.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tiếp Vận Vô Cực từ
năm 2011 đến năm 2013.

Nhận xét:
Infinity Logistics là một doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian gần đây với
quy mô chưa lớn và hoạt động mới bước đầu nên doanh thu chưa cao.
Theo các số liệu có được từ phòng kế toán ta thấy:
Năm 2011: Doanh thu đạt28421 triệu VND trong đó giá vốn hàng bán đạt
23173 triệu VND như vậy kết hợp với các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh
lợi nhuận thu được năm này là 4143 triệu VND. Đây là bước khởi điểm của công ty
cùng với tình hình kinh tế khá khó khăn của nước nhà trong năm này nên doanh thu
chưa cao tuy đã có được lợi nhuận bước đầu.

25