Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn hoành sơn

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

tế
H

uế

-----  -----

in

h

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

cK

Đề Tài:

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

họ

BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

Tr

ườ

ng

Đ
ại

TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN HÀ TĨNH

Giáo viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

ThS. Phan Thị Hải Hà

Nguyễn Thị Thủy

Khóa học: 2009 – 2013
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

1


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Lời Cảm Ơn

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

tế
H

uế

Sau 4 năm học tập tại trường Đại học kinh tế Huế và qua
quá trình thực tập tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn em
đã tiếp thu được rất nhiều kinh nghiệm chuyên môn cũng như
kinh nghiệm thực tiễn từ phía quý thầy cô giáo và từ phía các
cán bộ, nhân viên tại đơn vị thực tập.
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám
hiệu nhà trường, quý thầy cô giáo trường Đại học kinh tế Huế

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em học tập trong 4 năm
qua, đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Th.S. Phan Thị Hải
Hà đã tận tình giúp đỡ, dành thời gian và công sức giúp em
hoàn thành tốt khóa luận này.
Đồng thời, em cũng xin chân thành cảm ơn đến các anh
chị phòng ban tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn đã tạo
điều kiện giúp em trong suốt thời gian thực tập tại công ty
cũng như trong quá trình thu thập số liệu thực hiện đề tài
nghiên cứu.
Lời cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình và bạn bè, những
người luôn ở bên cạnh, động viên, khích lệ, làm động lực lớn
giúp em vượt qua khó khăn và thực hiện tốt khóa luận tốt
nghiệp, dấu mốc chốt lại quãng đời sinh viên.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực bản thân
còn nhiều hạn chế, yếu kém nên đề tài nghiên cứu mà em thực
hiện không thể không tránh những sai sót. Vì vậy, kính mong
quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để em có thể hoàn
thiện khóa luận hơn nữa.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hà Tĩnh, ngày 1 tháng 5 nam 2013.
Sinh viên
Nguyễn Thị Thủy
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

MỤC LỤC
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ..................................................................................................1
I.1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................1
I.2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................1

uế

I.3. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................2
I.4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2

tế
H

I.5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2
I.5.1. Câu hỏi nghiên cứu ................................................................................................2
I.5.2. Thiết kế nghiên cứu................................................................................................2

h

I.5.2.1. Phương pháp lập luận trong nghiên cứu .............................................................2

in

I.5.2.2. Loại hình nghiên cứu...........................................................................................3
I.5.3. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3

cK

I.5.4. Giá trị của đề tài .....................................................................................................4

I.6. Kết cấu đề tài.............................................................................................................4

họ

PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..................................................6
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN................................................6

Đ
ại

1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................6
1.1.1. Khái niệm ..............................................................................................................6
1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................7

ng

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................................8
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................9

ườ

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát .........................................................................................9
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro..................................................................................................11

Tr

1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát .........................................................................................12
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông ................................................................................12
1.1.4.5. Giám sát............................................................................................................13

1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền .......13
1.2.1. Các khái niệm liên quan ......................................................................................13
1.2.2. Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền ....................................14
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.2.3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền................16
1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ...................................17
1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền .................................17
1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ..............17
1.2.4.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ................................20

uế

1.3. Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua.....................................................23
CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –.............................24

tế
H

THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN...........................24
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn ..............................................24
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ......................................................24
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ...................................................................25

h

2.1.3. Nguồn lực kinh doanh .........................................................................................26

in

2.1.3.1. Tình hình lao động của công ty ........................................................................26

cK

2.1.3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty.....................................................28
2.1.3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ......................................................30
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý ......................................................................................31

họ

2.1.5. Tổ chức công tác kế toán .....................................................................................34
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................34

Đ
ại

2.1.5.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.....................................................36
2.1.5.3. Tổ chức chế độ kế toán.....................................................................................36
2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

ng

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn .........................................................................................40

2.2.1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập

ườ

đoàn Hoành Sơn ............................................................................................................40
2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm hàng hóa của công ty...................................................40

Tr

2.2.1.2. Các phương thức tiêu thụ tại công ty ...............................................................40
2.2.1.3. Các phương thức thanh toán tại công ty...........................................................40
2.2.1.4. Các bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần tập đoàn Hoành Sơn .........................................................................................40
2.2.2. Nội dung công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập
đoàn Hoành Sơn ............................................................................................................41
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.2.2.1. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần
tập đoàn Hoành Sơn ......................................................................................................41
2.2.2.2. KSNB nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn..............42
2.2.2.3. KSNB đối với khoản phải thu khách hàng .......................................................54
2.2.2.4. KSNB nghiệp vụ thu tiền .................................................................................58

uế

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

tế
H

HOÀNH SƠN................................................................................................................68
1. Đánh giá.....................................................................................................................68
1.1.Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................................68
1.1.1. Ưu điểm ...............................................................................................................68

h

1.1.2. Nhược điểm .........................................................................................................69

in

1.2. Đánh giá về chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn....... 69

cK

1.2.1. Ưu điểm ...............................................................................................................69
1.2.2. Nhược điểm .........................................................................................................70
1.2.3. Nguyên nhân........................................................................................................70

họ

2. Đề xuất giải pháp.......................................................................................................70

PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .....................................................................72

Đ
ại

III.1. Kết luận.................................................................................................................72
III.2. Kiến nghị ..............................................................................................................72

Tr

ườ

ng

TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................74

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối
với nghiệp vụ bán hàng .................................................................................................20
Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối

uế

với nghiệp vụ thu tiền. ...................................................................................................22
Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012...............................26

tế
H

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011-2012 ............28

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011-2012 ................30

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý .....................................................................31
Sơ đồ 2.2- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán......................................................................34

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

tế

H

uế

Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán máy ....................................39

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Báo cáo tài chính

BTC

Bộ tài chính

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

CCDC

Công cụ dụng cụ

DN

Doanh nghiệp

ĐVT

Đơn vị tính

GĐ

Giám đốc

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐQT

Hội đồng quản trị

HTKSNB
KSNB

NVL

h

in

Lợi nhuận
Nguyên vật liệu
Phiếu xuất kho

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

TSNH

Tài sản ngắn hạn

TSDH

Tài sản dài hạn

VND

Việt nam đồng

ườ
Tr

Kiểm soát nội bộ
Khách hàng

ng

PXK

Hệ thống kiểm soát nội bộ

Đ
ại

KH
LN

cK

Hàng tồn kho

họ

HTK

tế
H

BCTC

uế

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
I.1. Tính cấp thiết của đề tài
Hòa chung với tiến trình phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt
Nam cũng đang vươn mình trỗi dậy một cách mạnh mẽ và vững chắc với sự quản lý cả

uế

về phương diện vi mô lẫn vĩ mô theo định hướng XHCN. Đặc biệt, việc Việt Nam gia
nhập WTO vào tháng 11/ 2007 đã tạo ra nhiều thuận lợi đối với sự phát triển của các

tế
H

doanh nghiệp. Bên cạnh những thuận lợi đem lại thì cũng tạo ra những thách thức lớn
đối với các DN trong nước, trong cơ chế mới sự cạnh tranh khắc nghiệp luôn là mối đe
dọa cho những doanh nghiệp yếu kém. Vì vậy, các doanh nghiệp đã và đang không
ngừng chú trọng vào hoạt động quản lý nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh cho công ty.

h

Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt động

in

bán hàng – thu tiền, đảm bảo cho DN đạt được doanh thu đã đặt ra và hạn chế các rủi

cK

ro không đáng có nhằm hướng tới mục tiêu chung của DN. Chính vì vậy, việc hoàn
thiện và đẩy mạnh kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền là một trong những
vấn đề hết sức cần thiết đối với các DN.

họ

Để tăng khả năng cạnh tranh giúp cho DN có thể đứng vững và phát triển trên
thị trường, bên cạnh việc định hướng các chiến lược, chính sách phát triển cũng như

Đ
ại

những mục tiêu đúng đắn thì ban lãnh đạo của công ty cần phải xây dựng được một
quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng – thu tiền hiệu quả. Có như vậy mới hạn chế

được các thất thoát và đảm bảo hoạt động phân phối của đơn vị diễn ra theo đúng kế

ng

hoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đem lại lợi ích cho công ty. Vì vậy, em
chọn thực hiện đề tài “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

ườ

phần tập đoàn Hoành Sơn” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền hiện có tại đơn vị này.

Tr

I.2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng –
thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.
- Trên cơ sở lý luận và việc tìm hiểu thực tế tiến hành so sánh, đánh giá những
ưu và nhược điểm của hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
1
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và
nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.
I.3. Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

uế

phần tập đoàn Hoành Sơn.
I.4. Phạm vi nghiên cứu

tế
H

- Về thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong 2 năm
2011, 2012.

- Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi công ty, tập trung chủ
yếu vào phòng tài chính - kế toán.

h

- Về nội dung: đề tài tập trung vào hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình

I.5.1. Câu hỏi nghiên cứu

cK

I.5. Phương pháp nghiên cứu

in

bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

Câu hỏi nghiên cứu chính: Làm thế nào để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình

họ

bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?
Từ câu hỏi nghiên cứu chính đó, ta có thể có các câu hỏi phụ như sau:

Đ
ại

1. KSNB là gì? Chu trình bán hàng – thu tiền là gì? KSNB chu trình bán hàng
bao gồm những công việc gì?

2. Các cách thức để tìm hiểu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

ng

tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?
3. Điểm mạnh, điểm yếu trong KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

ườ

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn là gì?
4. Nguyên nhân nào dẫn đến các điểm yếu đang tồn tại trong hệ thống KSNB

Tr

chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty?
5. Các biện pháp nào có thể giúp công ty hoàn thiện hơn nữa hệ thống KSNB

chu trình bán hàng – thu tiền?
I.5.2. Thiết kế nghiên cứu
I.5.2.1. Phương pháp lập luận trong nghiên cứu
Một đề tài nghiên cứu có thể thực hiện theo phương pháp diễn dịch hoặc
phương pháp quy nạp, ta có thể định nghĩa ngắn gọn 2 phương pháp này như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Phương pháp diễn dịch: Là phương pháp đi từ cái chung đến cái riêng, từ cái
tổng thể đến cái chi tiết.
- Phương pháp quy nạp: Là phương pháp đi từ cái riêng tới cái chung, từ cái chi
tiết tới cái tổng thể.
Đề tài mà em nghiên cứu sử dụng phương pháp diễn dịch, đó là từ nhận thức về

uế

lý thuyết, cở sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền để tìm hiểu
thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn

tế

H

Hoành Sơn. Qua đó so sánh lý thuyết và thực tế, đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào
quy trình thực tế tại đơn vị, nhận định những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và

đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại
I.5.2.2. Loại hình nghiên cứu

h

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

in

Loại hình nghiên cứu khoa học sử dụng để nghiên cứu đề tài này là nghiên cứu

cK

triển khai – thực nghiệm.

- Nghiên cứu triển khai – thực nghiệm: sử dụng loại hình nghiên cứu này để

phần tập đoàn Hoành Sơn.

họ

khảo sát thực tế, tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

I.5.3. Phương pháp nghiên cứu

Đ
ại

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các chuẩn mực kế toán, chuẩn
mực kiểm toán Việt Nam, các giáo trình kiểm toán...để làm cơ sở hình thành phần cơ
sở lý luận về KSNB, chu trình bán hàng – thu tiền cũng như làm nền tảng tìm hiểu

ng

thực tế hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tiến hành phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân

ườ

viên tại phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, đặc biệt là những đối tượng cung
cấp thông tin và số liệu có liên quan đến đề tài. Việc phỏng vấn trực tiếp giúp giải đáp

Tr

được những thắc mắc trong quá trình tiếp cận thông tin tại đơn vị. Nhờ đó ta có được
cái nhìn tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, qua đó giúp thực hiện
được tốt đề tài.
- Phương pháp quan sát: thực hiện trong quá trình thực tập tại đơn vị bằng cách
quan sát những nhân viên phụ trách các mảng lĩnh vực trong đơn vị, từ đó tích lũy kiến
thức và kinh nghiệm.
- Phương pháp thu thập số liệu:
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

3

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ những nguồn có sẵn bên trong đơn vị như BCTC,
các sổ sách, chứng từ...; từ các phương tiện truyền thông như báo chí, tập san, internet,
website.
+ Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại đơn vị.
- Phương pháp xử lý, phân tích, so sánh số liệu: thực hiện xử lý những số liệu

uế

thô đã được đơn vị cung cấp, tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu giữa các năm, sự tăng
giảm các chỉ tiêu. Từ đó xác định được vị trí, tốc độ tăng giảm và rút ra được nhận xét

tế
H

về những sự thay đổi đó tại đơn vị.

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: từ những thông tin, số liệu thu thập được kết
hợp với quá trình quan sát hoạt động KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị để

h

đưa ra những nhận định, đánh giá những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và từ

in

đó đề xuất các giải pháp.

cK

I.5.4. Giá trị của đề tài

Đối với thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Trong quá trình tìm hiểu và

họ

tiếp cận thực tế người đọc có thể nhận thấy một số điểm khác biệt giữa các vấn đề lý
luận và các vấn đề thực tế, điều này được làm rõ trong các giải pháp mà đề tài đưa ra

Đ
ại

nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. Chính vì
vậy, đề tài mang tính thực tiễn cao, là nền tảng cho nghiên cứu các mảng đề tài khác
liên quan được thực hiện sau này.

ng

Đối với đơn vị: đề tài được thực hiện dựa trên các vấn đề cơ sở lý luận về
KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Trên cơ sở lý luận đó và việc tìm hiểu

ườ

thực tế về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn
Hoành Sơn tiến hành so sánh giữa lý luận và thực tiễn. Từ đó thấy được những điểm

Tr

mạnh và điểm yếu, tìm ra nguyên nhân và đề xuất được các giải pháp nhằm hoàn thiện
hơn nữa hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
I.6. Kết cấu đề tài
Bố cục của đề tài nghiên cứu gồm 3 phần:
- Phần I: Đặt vấn đề
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Gồm 3 chương:
+ Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng thu tiền
+ Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

uế

+ Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

tế
H

- Phần III: Kết luận và kiến nghị

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

uế

1.1.1. Khái niệm

KSNB là bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm vi đơn vị, phục vụ

tế
H

yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị, hệ thống KSNB chính là công cụ chủ yếu của KSNB.
Nói đến KSNB thì có rất nhiều định nghĩa khác nhau, có thể kể đến một vài định nghĩa
như sau:

h

Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám

in

Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt
động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản

cK

lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và

đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong

họ

muốn.”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị và
toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo.

Đ
ại

HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo
trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an
toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính

ng

xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau:

ườ

“KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo
lường được thừa nhận trong DN để bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù

Tr

hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và
khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “HTKSNB là các quy

định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm
đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

KSNB theo quan điểm của COSO: “KSNB là quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một
sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

uế

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế

tế
H

toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra như sau: “Hệ thống

kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị
của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị
đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao

h

gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát

in

hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp

cK

thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ
còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế
toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của

họ

hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ.”

Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau :

Đ
ại

“Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau
được thành lập bởi Ban quản lý nhằm:

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả.

ng

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị.
- Giữ an toàn tài sản.

ườ

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần

riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động

Tr

kiểm tra nội bộ.”
Như vậy, HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế

hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để
đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Thạc sĩ Lê Văn Luyện (2009), mục tiêu và nhiệm vụ của HTKSNB được
trình bày như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

a. Mục tiêu:
Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động
- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác.
- Hạn chế rủi ro.
- Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh
nghiệp để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán.

uế

- Tránh được các chi phí không đáng có hay việc đặt các lợi ích khác (của nhân

tế
H

viên, của khách hàng…) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.

Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính và
quản lý.

- Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định nội

h

bộ trong doanh nghiệp.
có đủ chất lượng và tính nhất quán.

in

- Thông tin gửi đến Ban GĐ, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan giám sát phải

cK

- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa
trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng.

họ

Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định. Đảm bảo mọi hoạt động
của doanh nghiệp đều tuân thủ.
- Các luật và quy định.

Đ
ại

- Các yêu cầu về giám sát.

- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
b. Nhiệm vụ:

ng

- Ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.
- Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

ườ

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.

Tr

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao

động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, người lao
động dễ vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của
toàn tổ chức, của người sử dụng lao động. Để biết được tổ chức đang phải đối mặt với
những rủi ro tiềm ẩn nào, đảm bảo việc phân công phân nhiệm, ủy quyền, giao việc
cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học thì đều dựa trên HTKSNB.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và các báo cáo tài chính của
công ty.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc
nhân viên của công ty gây ra.

uế

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây hại cho công ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa

tế
H

đầy đủ.

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt các
mục tiêu đặt ra.

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ

h

chức và các quy định của pháp luật.

in

- Giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD.

cK

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị doanh nghiệp
vững mạnh, điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà

họ

đầu tư thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Đ
ại

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu, quy mô của từng đơn vị mà HTKSNB
được sử dụng với mục đích khác nhau, nhưng thông thường thì để hoạt động hiệu quả
hệ thống này bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động
kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.

ng

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát

ườ

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại

Tr

hình KSNB.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ

chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và các yếu tố bên ngoài.
 Đặc thù quản lý
Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN
của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung
thực của BCTC và những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi
trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không vận hành một cách có
hiệu quả.
 Cơ cấu tổ chức

uế

Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần

tế
H

tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên

suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định
cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó. Đồng thời, cơ cấu tổ
chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài

in

nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

h

chính kế toán của DN. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các

cK

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN,
không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

sổ và bảo quản tài sản.

họ

- Thực hiện sự phân chia rành mạch các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

Đ
ại

 Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một HTKSNB nào cũng là con người. Sự
phát triển của DN luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một

ng

nhân tố quan trọng trong HTKSNB. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt
năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một

ườ

HTKSNB đúng đắn và chặt chẽ thì các gian lận và sai sót vẫn xảy ra. Ngược lại, nếu
đội ngũ này hoạt động tốt sẽ giúp DN giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB.

Tr

 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa

chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm các ước tính cân đối tình hình tài
chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng
trong quá trình kiểm soát.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

10


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

 Ủy ban kiểm soát
Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm
những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty. Ủy ban kiểm soát đảm
nhiệm chức năng và quyền hạn như sau:
- Giám sát việc chấp hành pháp luật của công ty.

uế

- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.

tế
H

- Dung hòa những bất đồng giữa Ban GĐ và các kiểm toán viên bên ngoài.
 Các yếu tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong ở trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng
của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh

h

hưởng của chủ nợ, khách hàng…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát

in

của ban quan lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB.

cK

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến
HTKSNB, trong đó nhân tố chủ yếu đóng vai trò quan trọng nhất là đặc thù về quản lý
của các nhà quản lý trong đơn vị.

họ

1.1.4.2. Đánh giá rủi ro

Rủi ro là khả năng DN không đạt mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình

Đ
ại

thực hiện mục tiêu. Các rủi ro phát sinh rất nhiều, nó có thể từ bên trong, cũng có thể
từ bên ngoài đơn vị. Nó cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc khách
quan. Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, trong thực tế không có biện pháp nào có thể loại

ng

bỏ hoàn toàn các rủi ro. Điều này có nghĩa, có những rủi ro chúng ta phải thừa nhận sự
tồn tại của nó và có biện pháp phù hợp để giảm thiểu tác động của chúng. Để thực hiện

ườ

điều này, các nhà quản lý của tổ chức cần tiến hành theo các bước sau:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu riêng

Tr

của từng hoạt động.
- Nhận diện và phân loại rủi ro, các yếu tố khiến mục tiêu không đạt được.
- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra.
- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục thích hợp đối với từng loại
rủi ro.
- Theo dõi, đánh giá và có sự điều chỉnh nếu cần thiết.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

11


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
Là các chính sách và các thủ tục do các nhà quản lý xây dựng để quản lý được
các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu theo đúng nội
dung và tiến độ mà tổ chức đã đặt ra. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:
- Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một hệ thống KSNB thì thông thường một

uế

cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những nhiệm vụ này cùng nằm trong
quy trình của một hoạt động cụ thể. Ví dụ người có quyền phê duyệt mua sắm tài sản

tế
H

thì không kiêm bảo quản hoặc sử dụng tài sản đó, hoặc cá nhân theo dõi ghi sổ tài sản
thì không giữ nhiệm vụ bảo quản tài sản... Đây là nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

- Ủy quyền các nghiệp vụ và các hoạt động: khi mức độ hoạt động của một tổ
chức phát triển thì nhà quản lý không có đủ thời gian cũng như năng lực để quản lý và

h

kiểm soát toàn bộ mọi hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, nhà quản lý cần trao quyền

in

cho một hay nhiều người khác thực hiện một hoạt động hoặc một quyết định nào đó.

cK

- Bảo vệ tài sản: tài sản ở đây có thể là tài sản vật chất hoặc phi vật chất. Đối
với tài sản vật chất, các thủ tục kiểm soát thường bao gồm các phương pháp hạn chế
sự tiếp cận với tài sản bằng các chính sách và các thủ tục.

họ

- Kiểm tra độc lập: là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với
nghiệp vụ mà không phải do cá nhân đó thực hiện. Hay nói một cách khác, người kiểm

Đ
ại

tra và đối tượng được kiểm tra thuộc hai bộ phận khác nhau.
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
Tất cả các cấp quản lý và các bộ phận trong một tổ chức đều cần thông tin để có

ng

thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì sẽ có nhu cầu về
thông tin khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin là thu thập, nhận dạng, xử lý và

ườ

báo cáo các thông tin cần thiết cho người xử lý thông tin. Truyền thông là sự chuyển
giao và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin, bao gồm cả bên trong

Tr

lẫn bên ngoài tổ chức. Truyền thông sử dụng các hình thức như: các tài liệu kế toán,
các báo cáo kế toán (BCTC hay báo cáo quản trị). Thông tin và truyền thông đảm bảo
cho việc kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả và ngược lại, việc kiểm
soát tốt sẽ đảm bảo được sự trung thực của các thông tin. Trong các phân hệ của hệ
thống thông tin trong một tổ chức thì hệ thống thông tin kế toán chiếm một vai trò
quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được xây dựng tốt sẽ hạn chế được tối đa
các gian lận và sai sót có thể xảy ra.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

12


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.1.4.5. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện KSNB một cách liên tục,
giúp cho KSNB luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau.
Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát cũng thay đổi theo. Trong
điều kiện này, giám sát giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống KSNB cần thay đổi

uế

những gì, đánh giá các thiết kế và các hoạt động kiểm soát, đồng thời thực hiện các
điều chỉnh khi cần thiết. Giám sát bao gồm sự giám sát thường xuyên và sự đánh giá

tế
H

độc lập. Giám sát thường xảy ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và

các nhà quản lý thực hiện. Sự đánh giá độc lập có thể được thực hiện thông qua kiểm
toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ.

1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

in

1.2.1. Các khái niệm liên quan

h

– thu tiền

cK

- Chu trình bán hàng thu tiền: là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa
qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ. Nó

hóa thành tiền.

họ

bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng

- Chiết khấu thương mại: là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng

Đ
ại

mua hàng với khối lượng lớn.

- Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu
thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.

ng

- Các phương thức bán hàng:
+ Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp tại

ườ

kho, tại phân xưởng của DN và DN chuyển quyền sở hữu cho người mua.
+ Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến

Tr

địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người
mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
+ Phương thức bán hàng qua đại lý (ký gửi): DN sẽ chuyển hàng bán đến đại

lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ DN, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên
doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.

+ Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho
khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy định của DN.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.2.2. Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền có vai trò to lớn, là một bộ phận có liên quan đến
nhiều chỉ tiêu trên BCTC, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu
kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
- Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền gồm:

uế

a) Xử lý đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là

tế
H

yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua – bán hàng hóa, dịch

vụ...Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác
định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền.

tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.

in

b) Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

h

Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu

cK

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay
từ thỏa thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế

họ

như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua – bán trong hợp đồng. Việc
xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến

Đ
ại

khích người mua trả tiền nhanh theo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán.
Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh
toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.

ng

c) Chuyển giao hàng

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu

ườ

thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của quy trình nên thường
là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng

Tr

được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển. Đối với các công ty có
quy mô lớn có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận
chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế thường quy
định: khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa
đơn bán hàng được lập đồng thời với hóa đơn vận chuyển hoặc kiêm chức năng chứng
từ vận chuyển.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

14


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

d) Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ
Việc gửi hóa đơn tính tiền cho khách hàng là một phương tiện mà qua đó khách
hàng biết được thông tin về số tiền nợ của số hàng hóa nên nó phải được làm một cách
chính xác và đúng lúc. Khía cạnh quan trọng nhất của việc gửi hóa đơn tính tiền là

đảm bảo rằng tất cả hàng hóa gửi đi đều được tính tiền, không có chuyến hàng gửi đi

uế

nào được tính hai lần và từng chuyến hàng gửi đi được tính chính xác. Việc tính đúng
số tiền phụ thuộc vào việc số lượng hàng hóa gửi đi với giá được phê chuẩn. Giá được

tế
H

phê chuẩn bao gồm những xem xét về cưới phí vận chuyển, bảo hiểm và phương thức
thanh toán. Quá trình ghi sổ đúng đắn doanh số vào sổ nhật ký bán hàng và sổ cái TK
phải thu cũng là một phần quan trọng của quá trình kế toán.
e) Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

h

Nếu như bốn chức năng nói trên có chức năng đưa hàng hóa đến tay người tiêu

in

dùng, tính tiền chính xác và phản ánh thông tin vào sổ sách kế toán thì đến giai đoạn

cK

này liên quan đến quá trình thu và ghi sổ tiền mặt cùng các phương tiện khác làm giảm
các khoản phải thu.

Trong quá trình xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền, vấn đề quan trọng nhất đó là

họ

khả năng bị mất cắp. Sự mất cắp có thể xảy ra trước hoặc sau khi các khoản phải thu
được ghi vào sổ. Vấn đề của việc quản lý các khoản thu tiền mặt là ở chổ tất cả các

Đ
ại

khoản tiền mặt phải được ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt, sổ phụ các khoản phải thu
và ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng thời điểm.
f) Xử lý hàng bán bị trả lại

ng

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thõa mãn về hàng
hóa, khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá bán. Trường hợp này phải

ườ

lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các
khoản phải thu.

Tr

g) Xóa sổ nợ phải thu khó đòi
Việc một số khách hàng mua hàng không thanh toán được hóa đơn đối với công

ty là điều bình thường xảy ra trong quá trình bán hàng thu tiền. Khi một công ty đã đi
đến kết luận là số tiền bán hàng không còn thu hồi được thì số tiền đó sẽ được xóa sổ.
Điều này thường xảy ra khi khách hàng đệ đơn xin phá sản hoặc tài khoản đó được

giao cho một người khác. Chính vì vậy đòi hỏi kế toán cần có một sự điều chỉnh đúng
đắn đối với các tài khoản không thu được này.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

15


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

h) Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà công
ty không thể thu hồi được trong tương lai. Đối với hầu hết các công ty thì dự phòng đại
diện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó đòi của
Ban quản trị.

uế

1.2.3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền
- Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của KH

tế
H

+ Không nhận được đơn đặt hàng của KH vì đơn đặt hàng do người không có
nhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào.

+ Đơn đặt hàng của KH không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
+ Bán hàng cho KH chưa được phê duyệt.

in

+ Đồng ý bán hàng nhưng không cung cấp.

h

+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.

cK

+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số
điều khoản bán hàng khác.

- Đối với việc xét duyệt bán chịu:

họ

+ Bán hàng cho KH có tình hình tài chính không tốt.
+ Bán hàng cho KH không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc

Đ
ại

thanh toán.

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh
doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.

ng

- Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa.
+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.

ườ

+ Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.
+ Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.

Tr

+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.
+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định

được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng.
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

16


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều
hóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển.

+ Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.
+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.

uế

+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có
thẩm quyền.

tế
H

- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại

+ Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ
phía khách hàng.
+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng.

h

1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

in

1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

cK

- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót.

- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệt
đúng đắn.

họ

- Hóa đơn được lập đúng quy định.

- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật, đúng theo các điều kiện ghi

Đ
ại

trong đơn đặt hàng.

- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn.
- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng.
- Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.

ng

1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –

ườ

thu tiền

Hệ thống kế toán:

Tr

Những chứng từ, sổ sách sử dụng chủ yếu trong quy trình bán hàng – thu tiền

bao gồm:
Đơn đặt hàng: là hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là

những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa DN và khách hàng về loại
hàng hóa, dịch vụ mà DN có khả năng cung cấp. Đồng thời đơn đặt hàng cũng là cơ sở
pháp lý ràng buộc giữa hai bên
- Khách hàng phát hành
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

17