Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty TNHH bia huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (917.38 KB, 89 trang )
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
MỤC LỤC
PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của Đề tài..............................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu của Đề tài..................................................................................2
U
Ế
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...............................................................................2
-H
3.1. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................................2
3.2. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................2
TẾ
4. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................2
5. Tính mới của đề tài ......................................................................................................3
H
6. Nội dung nghiên cứu của đề tài ...................................................................................3
IN
PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU........................................................................4
K
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
C
TẠI DOANH NGHIỆP .................................................................................................4
Ọ
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ...........................................4
IH
1.1.1. Khái niệm ..............................................................................................................4
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (Ths. Đoàn Văn Hoạt 2004) .....5
Ạ
1.1.3. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.......................6
Đ
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro.....................................................................................................8
G
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát ...........................................................................................8
N
1.1.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông....................................................................9
Ư
Ờ
1.1.3.5. Hệ thống giám sát và thẩm định .........................................................................9
1.2. CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH
TR
NGHIỆP SẢN XUẤT ...................................................................................................10
1.2.1. Những vấn đề cơ bản trong hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất......................10
1.2.1.1. Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh ............................................................10
1.2.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất ...........................................11
1.2.2.1. Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất...............................................................11
1.2.2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý ........................................12
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.2.2. Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất .....................................................12
1.2.2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp......................................................12
1.2.2.1.1. Kiểm soát vật chất .........................................................................................12
1.2.2.1.2. Kiểm soát quá trình ghi chép.........................................................................15
1.2.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp..............................................................16
Ế
1.2.2.2.1. Kiểm soát vật chất .........................................................................................16
U
1.2.2.2.2. Kiểm soát quá trình ghi chép.........................................................................18
-H
1.2.2.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung.....................................................................18
1.2.2.3.1. Kiểm soát vật chất .........................................................................................18
TẾ
1.2.2.3.1. Kiếm soát quá trình ghi chép.........................................................................20
H
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
IN
CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ........................................21
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH BIA HUẾ .............................21
K
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Bia Huế ............................21
C
2.1.1.1. Lịch sử hình thành ............................................................................................21
Ọ
2.1.1.2. Quá trình phát triển...........................................................................................21
IH
2.1.2. Nguồn lực ............................................................................................................23
Ạ
2.1.2.1. Tình hình lao động............................................................................................23
Đ
2.1.2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn ........................................................................25
G
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý ......................................................................................26
N
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán .....................................................................................28
Ư
Ờ
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................28
2.1.4.2. Chế độ kế toán, chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng...................30
TR
2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ..............................................................31
2.1.6. Tổ chức hoạt động kinh doanh ............................................................................33
2.1.7. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm..............................................................34
2.2. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty
TNHH Bia Huế..............................................................................................................37
2.2.1. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty............................................37
2.2.1.1. Môi trường kiểm soát ......................................................................................37
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
2.2.1.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý .................................................................................37
2.2.1.1.2. Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ ............................................................37
2.2.1.1.3. Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo...........38
2.2.1.1.4. Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án SXKD.................................38
2.2.1.1.5. Các nhân tố bên ngoài ...................................................................................38
Ế
2.2.1.2. Đánh giá rủi ro..................................................................................................39
U
2.2.1.2.1. Rủi ro hoạt động ............................................................................................39
-H
2.2.1.2.2. Rủi ro xử lý thông tin ....................................................................................40
2.2.1.2.3. Rủi ro nguồn lực hệ thống .............................................................................41
TẾ
2.2.1.3. Thủ tục kiểm soát .............................................................................................41
H
2.2.1.4. Hệ thống thông tin – truyền thông....................................................................41
IN
2.2.1.5. Giám sát............................................................................................................42
2.2.2. Thực tế công tác kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Bia Huế..........................42
K
2.2.2.1. Thiết kế và sử dụng chứng từ, sổ sách đối với chi phí sản xuất.......................42
C
2.2.2.1.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Ọ
về chi phí SXKD............................................................................................................42
IH
2.2.2.1.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán ....................................................................44
Ạ
2.2.2.2. Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp ......................................................................44
Đ
2.2.2.2.1. Kiểm soát vật chất .........................................................................................45
G
2.2.2.2.2. Kiểm soát quá trình ghi chép.........................................................................52
N
2.2.2.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp..............................................................53
Ư
Ờ
2.2.2.3.1. Kiểm soát vật chất .........................................................................................53
2.2.2.3.2. Kiểm soát ghi chép ........................................................................................58
TR
2.2.2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung.....................................................................59
2.2.2.4.1. Kiểm soát vật chất .........................................................................................59
2.2.2.4.2. Kiểm soát quá trình ghi chép.........................................................................63
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT
TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ..............................................................................65
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
3.1 NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT
TẠI CÔNG TY BIA HUẾ.............................................................................................65
3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................65
3.1.2. Hạn chế ................................................................................................................68
3.2. MỘT SỐ GÓP Ý NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Ế
NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ .......................70
U
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................70
-H
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất.....................................................71
3.2.2.1. Hoàn thiên hệ thống kế toán CPSX..................................................................71
TẾ
3.2.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................71
H
3.2.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp..........................76
IN
3.2.2.4. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung.................................77
3.2.3. Hoàn thiện việc giám sát .....................................................................................78
K
PHẦN 3: KẾT LUẬN..................................................................................................80
C
1. Kết luận......................................................................................................................80
Ọ
2. Kiến nghị ...................................................................................................................81
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................82
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Bảo hiểm xã hội
BHYT
:
Bảo hiểm y tế
KPCĐ
:
Chi phí công đoàn
BHTN
:
Bảo hiểm thất nghiệp
GTGT
:
Giá trị gia tăng
KSNB
:
Kiểm soát nội bộ
NVLTT
:
Nguyên vật liệu trực tiếp
SXKD
:
Sản xuất kinh doanh
TSCĐ
:
Tài sản cố định
CBCNV
:
Cán bộ công nhân viên
CCDC
:
Công cụ dụng cụ
TSDH
:
Tài sản dài hạn
TSNH
:
TẾ
H
IN
K
C
Ọ
IH
Chi phí sản xuất chung
CPNCTT
:
Chi phí nhân công trực tiếp
CPBH
:
Chi phí bán hàng
CPQLDN
:
Chi phí quản lý doanh nghiệp
TNDNHH
:
Thu nhập doanh nghiệp hiện hành
TNDNHL
:
Thu nhập doanh nghiệp hoãn lại
Đ
G
N
TR
Ư
Ờ
Tài sản ngắn hạn
:
Ạ
CPSXC
U
:
-H
BHXH
Ế
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Bia Huế năm 2012 ..........................26
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Bia Huế .....................................29
Sơ đồ 2.3: Qui trình công nghệ sản xuất bia .................................................................36
Ế
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ chu trình mua hàng ............................................................................45
TẾ
DANH MỤC LƯU ĐỒ
-H
U
Sơ đồ 2.5: Dòng luân chuyển chứng từ CP SXC ..........................................................59
Lưu đồ 1: Quy trình luân chuyển chứng từ: Mua vào nguyên vật liệu .........................47
H
Lưu đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ: Nhập kho nguyên vật liệu........................49
IN
Lưu đồ 3: Quy trình luân chuyển chứng từ: Xuất kho NVL cho sản xuất ....................51
K
Lưu đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ CPNCTT - Ghi nhận chi phí tiền lương
NCTT.............................................................................................................................56
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
Lưu đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ CPNCTT - Chi trả lương ..........................57
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Bảng các yếu tố cấu thành HTKSNB (Ths. Đoàn Văn Hoạt 2004) ...............5
Bảng 2.1: Bảng lao động tại công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2009-2011...............23
Bảng 2.2: Tình hình biến động tài sản, nguồn vốn từ 2009 – 2011 ..............................25
Ế
Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Bia Huế qua 3
U
năm 2009 – 2011 ...........................................................................................................31
-H
Bảng 2.4: Chủng loại sản phẩm của công ty TNHH Bia Huế.......................................33
Bảng 2.5: Bảng rủi ro hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất.........................................39
TẾ
Bảng 2.6: Bảng tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán CPNVLTT .......................52
Bảng 2.7: Bảng tài khoản sử dụng hạch toán CPNCTT................................................58
IN
H
Bảng 2.8: Bảng tài khoản dùng hạch toán CPSXC .......................................................63
Bảng 2.9: Bảng tập hợp CPSXC thực tế cho sản phẩm Bia Huda can 24 tháng 12/2011
K
.......................................................................................................................................64
C
Bảng 3.1: Bảng so sánh chi phí NVL trực tiếp..............................................................72
Ọ
Bảng 3.2: Bảng so sánh chi phí nhân công trực tiếp .....................................................76
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Bảng 3.3: Bảng so sánh chi phí SXC ............................................................................78
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của Đề tài
Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển, bước đầu hội nhập sâu vào nền kinh
Ế
tế thế giới và các tổ chức kinh tế khu vực. Đây là cơ hội và cũng là thách thức vì
U
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tự khẳng định được vị trí, chỗ đứng vững
-H
chắc của mình trên thị trường.
Một doanh nghiệp muốn đạt được lợi nhuận cao thì yêu cầu đặt ra đối với nhà
TẾ
quản lý là phải tiết kiệm chi phí. Đăc biệt, trong doanh nghiệp sản xuất để được thành
phẩm thì phải tiến hành chế biến qua nhiều giai đoạn khác nhau. Vì vậy, việc kiểm
IN
H
soát chi phí sản xuất là rất cần thiết nhằm tránh được lãng phí, khống chế chi phí bất
hợp lý, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, từ đó mới nâng cao được khả năng cạnh
K
tranh của mình so với đối thủ cùng ngành cũng như gia tăng lợi nhuận. Và để thực
C
hiện được điều này thì xây dựng được một hệ thống KSNB chặt chẽ, hiệu quả là một
Ọ
trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống KSNB về
IH
chi phí. Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho
Ạ
các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để
Đ
điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà
quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết
N
G
định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo và
Ư
Ờ
tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp.
Nhận thức được tầm quan trọng này, và với kiến thức học được kết hợp với thời
TR
gian thực tập tại Công ty TNHH Bia Huế, em xin chọn đề tài “Một số giải pháp góp
phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Bia
Huế” làm khóa luận tốt nghiệp cho mình.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 1
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
2. Mục đích nghiên cứu của Đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nhằm ba mục đích:
Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội
bộ trong doanh nghiệp.
Ế
Thứ hai, tìm hiểu quy trình kiểm soát nội bộ Công ty TNHH Bia Huế.
U
Thứ ba, từ kiến thức đã tìm hiểu đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải
-H
pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
TẾ
3.1. Đối tượng nghiên cứu
H
Đề tài này nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty
IN
TNHH Bia Huế.
K
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Địa điểm: Phòng Kế toán – Tài chính tại trụ sở chính của công ty ở 243 Nguyễn
Ọ
C
Sinh Cung, TP Huế.
năm từ 2010-2012
IH
Thời gian: Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ công ty TNHH bia Huế trong 3
Ạ
Phạm vi: Công ty TNHH Bia Huế là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh rất
Đ
nhiều loại sản phẩm. Để có thể chuyên sâu nghiên cứu, đề tài này giới hạn phạm vi
G
nghiên cứu đối với sản phẩm bia được sản xuất ở nhà máy bia Phú Thượng – Thừa
N
Thiên Huế (không bao gồm chi phí tài chính và chi phí khác)
Ư
Ờ
4. Phương pháp nghiên cứu
TR
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu,
tổng hợp những lý luận lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế.
- Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, tôi đã quan sát, phỏng vấn
những nhân viên của công ty để tìm hiểu công việc cụ thể của họ.
- Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành phân
tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ các chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được để đánh
giá quy trình kiểm soát nội bộ chu trình sản xuất của công ty.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 2
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
5. Tính mới của đề tài
Qua tìm hiểu em thấy đây là đề tài có tính thực tiễn rất cao vì qua đó có thể giúp
doanh nghiệp đánh giá lại công tác quản lí để nâng cao hiệu quả trong quản lí chi phí
trong thời gian tới. Tuy nhiên có ít nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất ở
trường Đại học Kinh tế Huế.
Ế
Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất khóa trước có đề tài:
-H
U
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên
Huế” của sinh viên Hà Trần Vân Anh K41 Kế toán – Kiểm toán. Đề tài này nghiên
TẾ
cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong một đơn vị xây lắp và các giải
pháp đưa ra còn chưa cụ thể, rõ ràng. Hướng đề tài của em là sẽ đi sâu hơn trong việc
H
nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại như công ty TNHH Bia Huế, từ đó
IN
đưa ra các giải pháp cụ thể hơn.
K
6. Nội dung nghiên cứu của đề tài
C
Khoá luận gồm 3 phần:
Ọ
Phần I: Đặt vấn đề
IH
Phần II: Nội dung nghiên cứu.
Ạ
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Đ
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Bia Huế.
G
Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về
N
chi phí sản xuất tại Công ty Bia Huế.
TR
Ư
Ờ
Phần III: Kết luận và kiến nghị
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 3
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TẠI DOANH NGHIỆP
U
Ế
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
-H
1.1.1. Khái niệm
Hiện nay, trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống kiểm soát
TẾ
nội bộ theo COSO (Committee of Sponsoring organization) thuộc Hội đồng quốc gia
Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992, đó là:
H
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
IN
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm
C
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
K
thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Ọ
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
IH
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
Ạ
Ở Việt Nam, theo quyết định 36/2006/QĐ-NHNN ban hành ngày 01/08/2006 có
Đ
đưa ra khái niệm về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ như sau: “ Hệ thống kiểm tra,
G
kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu
N
tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật
Ư
Ờ
hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp
TR
thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra”.
Một điểm khác biệt trong định nghĩa về kiểm soát nội bộ của Việt Nam với định
nghĩa của COSO đó là sự nhấn mạnh thêm về mục tiêu ngăn ngừa và phát hiện gian
lận và sai sót. Tuy vậy, nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ được định là một hệ
thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 4
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (Ths. Đoàn Văn Hoạt 2004)
Theo COSO 1992 thì việc xác định đúng đắn các thành tố của hệ thống kiểm
soát nội bộ là rất quan trọng để góp phần nâng cao chất lượng kiểm soát. Tùy thuộc
vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ
được thiết kế khác nhau. Tuy nhiên, theo COSO 1992 một hệ thống kiểm soát nội bộ
Ế
gồm năm thành phần cơ bản đó là: (1) môi trường kiểm soát, (2) đánh giá rủi ro, (3)
-H
U
hoạt động kiểm soát, (4) thông tin và truyền thông, (5) giám sát.
Bộ phận
TẾ
Bảng 1.1: Bảng các yếu tố cấu thành HTKSNB (Ths. Đoàn Văn Hoạt 2004)
Nội dung chủ yếu
Các nhân tố
H
cấu thành
IN
Tạo ra sắc thái của một tổ chức, + Tính chính trực và giá trị đạo đức
K
chi phối đến ý thức của mọi
+ Đảm bảo về năng lực
C
người trong tổ chức, là nền tảng
IH
Môi trường
soát nội bộ
Ọ
cho tất cả các bộ phận của kiểm
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
kiểm soát
+ Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm
toán
+ Triết lí quản lí và phong cách điều
hành
+ Cơ cấu tổ chức, phân định quyền
hạn trách nhiệm
+ Chính sách về nhân sự
Đơn vị phải nhận biết và đối phó + Xác định mục tiêu của đơn vị
với các rủi ro bằng cách thiết lập
Đánh giá
mục tiêu của tổ chức và hình
rủi ro
thành một cơ chế để nhận dạng,
+ Nhận dạng rủi ro
+ Phân tích và đánh giá rủi ro
phân tích và đánh giá rủi ro liên
quan
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 5
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Các chính sách và thủ tục để bảo + Phân chia trách nhiệm đầy đủ
đảm những chỉ thị của nhà quản
Hoạt động
lí được thực hiện và có các hành
kiểm soát
động cần thiết đối với rủi ro
+ Kiểm soát quá trình xử lí thông tin
+ Kiểm soát vật chất
nhằm thực hiện các mục tiêu của + Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Ế
đơn vị
-H
U
+ Phân tích soát xét việc thực hiện
Hệ thống này đươc thiết lập để + Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ
Thông tin
TẾ
mọi thành viên trong đơn vị có thống kế toán phải bảo đảm chất
khả năng nắm bắt và trao đổi lượng thông tin.
thông tin cần thiết cho việc điều
thông
bảo các kênh thông tin bên trong và
IN
hành, quản trị và kiểm soát thông
+ Hệ thống truyền thông: phải đảm
H
và truyền
K
tin.
bên ngoài hoạt động hữu hiệu
Ọ
C
Toàn bộ quy trình hoạt động phải + Giám sát thường xuyên
IH
được giám sát và điều chỉnh khi
+ Giám sát định kì
cần thiết. Hệ thống phải có khả
Giám sát
Ạ
năng phản ứng linh động, thay
Đ
đổi theo môi trường bên trong và
G
bên ngoài.
Ư
Ờ
N
1.1.3. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp dù đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống
TR
kiểm soát nội bộ thì cũng không thể đảm bảo có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn
toàn hữu hiệu. Bởi lẽ chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất nhiều vào
năng lực và phẩm chất của đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, để đánh giá một hệ thống
kiểm soát nội bộ là hiệu quả thì hệ thống đó cần phải thực hiện được các công việc
sau:
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 6
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được đánh giá tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản chính thức các quy tắc, chuẩn
mực nhằm phòng ngừa ban lãnh đạo và nhân viên bị lâm vào tình thế xung đột quyền
lợi với doanh nghiệp, kể cả ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc
U
Ế
chuẩn mực này bị vi phạm.
nhân viên cam kết tuân thủ những nguyên tắc và chuẩn mực đó.
-H
- Doanh nghiệp đã phổ biến các quy tắc, chuẩn mực nêu trên và yêu cầu tất cả các
TẾ
- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc lãnh đạo là tấm gương
cho các nhân viên noi theo.
H
- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cho công tác quản lý được triển
IN
khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
K
- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo chuẩn mực kiểm toán
C
Nhà nước hay quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập và báo cáo trực tiếp cho
Ọ
cơ quan kiểm toán cấp trên hay lãnh đạo cao cấp của đơn vị.
IH
- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như những hướng dẫn cho
Ạ
hoạt động quản lý chung và các nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ: như quy định về xuất kho,
Đ
nhập kho, vận chuyển nội bộ…
G
- Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định việc tuyển dụng, đào
N
tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, tăng lương hay phụ cấp nhằm khuyến khích mọi người
Ư
Ờ
nỗ lực làm việc.
TR
- Doanh nghiệp đã thiết lập “Bảng mô tả công việc” cho nhân viên trong đơn vị.
- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, những tiêu chuẩn, hay công cụ kiểm
tra thích hợp với các chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận trong loại hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai
lệch do sử dụng các công cụ chuẩn mực kiểm toán không phù hợp.
- Doanh nghiệp không đặt ra các chuẩn mực, tiêu chí phi thực tế hoặc những danh
sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 7
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự, đặc biệt là những vị trí nhạy
cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu
vực có vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định.
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro
Ế
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
U
- Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh
-H
giá và phân tích tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Doanh nghiệp có đề ra các biện pháp,kế hoạch, quy trình hành động cụ thể
TẾ
nhằm giảm thiểu tác hịa rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp
đã có biện pháp để tất cả nhân viên có nhận thức rõ ràng về tác hại của các rủi ro cũng
H
như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
IN
- Doanh nghiệp đã đề ra các mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên
C
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
K
có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
Ọ
- Doanh nghiệp có tập hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu kết
IH
quả đó với định mức đã được thiết lập từ trước để điều chỉnh và bổ sung kịp thời.
Ạ
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt
Đ
các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập, rõ ràng.
G
- Doanh nghiệp có quy định rõ ràng về quyền hạn, hay ủy quyền khi phê duyệt
N
một hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Ư
Ờ
- Doanh nghiệp có lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản để tạo điều kiện phân
định rõ ràng trách nhiệm thực hiện và giám sát công việc. Khi có sai phạm xảy ra sẽ
TR
xác định được cá nhân hay bộ phận nào chịu trách nhiệm với sai phạm đó.
- Doanh nghiệp có chính sách bảo vệ, giám sát tài sản, vật tư, trang thiết bị khỏi
mất mát, hao hụt.
- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa lãnh đạo cấp cao sử dụng
kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào mục đích riêng.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 8
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.1.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Chất lượng của hệ thống thông tin và truyền thông được đánh giá tốt nếu:
- Ban giám đốc và những người có thẩm quyền thường xuyên được cập nhật
thông tin quan trọng về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Ế
- Doanh nghiệp đảm bảo cho mọi nhân viên ở các bộ phận và cấp độ đều biết và
U
nắm rõ nội quy, chuẩn mực của tổ chức. Thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác
-H
đến các cấp thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (ví dụ có ủy ban hay cá
TẾ
nhân có trách nhiệm tiếp cận thông tin phát giác, hoặc đặt hòm thư góp ý) để nhân
viên báo cáo về các hành vi gian lận có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị.
H
- Doanh nghiệp có xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai,
K
1.1.3.5. Hệ thống giám sát và thẩm định
IN
hiểm họa, hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu
C
Đây là hệ thống theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo
Ọ
công việc này được triển, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
IH
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ
Ạ
tiêu kế hoạch đã định. Khi phát hiện ra các sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các
Đ
biện pháp điều chỉnh thích hợp.
G
- Công việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có kinh nghiệm và
N
chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao
Ư
Ờ
hơn hoặc cho ban lãnh đạo.
- Những khiếm khuyết của hệ thống kiếm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm
TR
toán viên nội bộ hay độc lập đều được báo cáo kịp thời và trực tiếp với cấp phụ trách
cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
- Doanh nghiệp yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về
mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của
doanh nghiệp hay luật pháp có khả năng làm giảm uy tín của doanh nghiệp và gây
thiệt hại kinh tế đối với công ty.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 9
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đủ năm thành phần và tất cả các
nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này được đánh giá tốt và sẽ mang lại lợi
ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
1.2. CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
U
1.2.1. Những vấn đề cơ bản trong hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất
Ế
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
-H
1.2.1.1. Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh
Chi phí sản xuất là những biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí về lao
TẾ
động sống và lao động vật hoá cần thiết để sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp phải
chi ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm).
H
Chi phí sản xuất được xác định trên cơ sở khối lượng sản phẩm, hệ thống định
IN
mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của doanh nghiệp phù hợp với
C
1.2.1.2. Phân loại chi phí
K
những yếu tố khách quan của thị trường trong từng kỳ.
Ọ
Phân loại theo công dụng của chi phí
IH
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Là giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu
Ạ
chính, vật liệu phụ…tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực
Đ
hiện các lao vụ, dịch vụ
G
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương
N
của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Ư
Ờ
- Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng
như tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí công cụ, dụng cụ
TR
xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất, khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, các
chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác thuộc phạm vi phân xưởng
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 10
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Ngoài ra còn có thể phân loại theo các tiêu thức sau:
Phân loại theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí (Yếu tố chi phí) bao
gồm:
Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu
Ế
Yếu tố chi phí nhân công
U
Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ
-H
Yếu tố dịch vụ mua ngoài
TẾ
Yếu tố các chi phí khác bằng tiền
Phân loại theo mối tương quan giữa chi phí với đối tượng tập hợp chi phí
H
có: Chi phí cơ bản, chi phí quản lý phục vụ ...
IN
Phân loại theo mối tương quan giữa chi phí và khối lượng sản phẩm :
K
Chi phí cố đinh: Là những chi phí không thay đổi ( hoặc có thay đổi ít ) khi
C
khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành thay đổi .
IH
hoàn thành thay đổi.
Ọ
Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi khi khối lượng công việc, sản phẩm
1.2.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất
Đ
Ạ
1.2.2.1. Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất
G
Kiểm soát chi phí là việc thiết lập các định mức chi phí trước khi đi vào hoạt
N
động sản xuất kinh doanh. Khi hoạt động này xảy ra cần theo dõi tình hình thực hiện
Ư
Ờ
định mức chi phí thông qua các báo cáo kế toán. Sau đó tiếp tục sử dụng các phương
pháp thích hợp nhằm phân tích tình hình biến động của chi phí thực tế so với định mức
TR
đã đặt ra trước đó. Thông qua đó có thể xác định được các nhân tố ảnh hưởng, khả
năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi
phí. Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương án
hoạt động mới, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho những kỳ sau.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 11
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.2.2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý
Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong công việc quản lý,
điều quan trọng không phải là nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi
phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm
soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí
Ế
không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không
-H
U
mang lại hiệu quả làm tốn kém thời gian và công sức bỏ ra .
1.2.2. Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất
TẾ
1.2.2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
IN
a. Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu
H
1.2.2.1.1. Kiểm soát vật chất
K
Quá trình mua nguyên vật liệu nói riêng và mua hàng nói chung là tập hợp các
C
quyết định và các quy trình cần thiết cho sự tiếp nhận quyền sở hữu hàng hoá và dịch
Ọ
vụ từ nhà cung cấp. Quá trình này thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của doanh
IH
nghiệp đến nhà cung cấp và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng thành một khoản phải
Ạ
trả hoặc việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
Đ
Phân chia trách nhiệm
G
Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm
N
nhằm ngăn chặn sự gian lận. Chẳng hạn, nếu bố trí một người thực hiện cả hai chức
Ư
Ờ
năng mua hàng và nhận hàng có thể dẫn đến tình trạng mua hàng kém chất lượng.
TR
Hoặc nếu một người kiêm nhiệm cả hai chức năng nhận hàng và thủ kho có thể dẫn
đến tình trạng nhận hàng khống.
Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu
Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế và dung hoà
với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 12
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm
bảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác.
Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê
chuẩn để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu
U
-H
Cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
Ế
chuẩn, khối lượng. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu đến tài khoản trên Sổ
Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
TẾ
Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được giấy đề nghị mua
IN
H
hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
K
Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị
C
mua hàng, phòng đề nghị mua hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua,
Ọ
số lượng, giá cả, quy cách...
IH
Các liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán,
Ạ
phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó.
Đ
Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng
G
Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT để
N
đảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3
Ư
Ờ
liên nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế.
TR
Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng
một người có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời
gian dài để nảy sinh sự thông đồng.
Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua hàng về
công tác thu mua của bộ phận thu mua.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 13
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
b. Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thời
gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng.
Phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán.
Ế
Hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vào kho.
-H
U
Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng và
kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này thường sẽ được gửi cho bộ
TẾ
phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Nếu bộ phận nhận hàng được tổ
chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả nhân viên nhận
IN
H
hàng và thủ kho.
K
c. Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho
C
Cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất phẩm
Ọ
chất. Đặc biệt phải duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi vì nếu dự trữ không đủ sẽ gây gián
IH
đoạn trong sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu dự trữ thừa sẽ dẫn đến ứ đọng vốn.
Ạ
Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất vật tư phải
Đ
được sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức
G
vật tư. Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ. Phiếu xuất
N
vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài
Ư
Ờ
khoản chi phí nguyên vật liệu
TR
Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này bao gồm:
Hạn chế việc tiếp cận với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, và bán thành
phẩm đang trong giai đoạn chế biến tại phân xưởng.
Theo dõi vật tư nhận về tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩm hoàn thành
và so sánh giữa vật tư tiêu hao thực tế với định mức sử dụng vật tư.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 14
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.2.2.1.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp
kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phương
pháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
Ế
Để áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị phải duy trì một hệ thống
-H
U
sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả số
lượng và giá trị. Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng hàng trong kho, bảo đảm
TẾ
thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với
sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho.
IN
H
Trong các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kiểm soát nội bộ thường
được kiểm toán viên đánh giá là không hữu hiệu vì bộ phận kế toán không thực hiện
K
được chức năng kiểm tra đối chiếu của mình đối với vật tư.
Ọ
C
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần phải tổ
IH
chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế
toán chi phí. Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn
Đ
Ạ
của các số liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính của
G
doanh nghiệp sản xuất, thông qua việc:
N
Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chi phí.
Ư
Ờ
Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí cho
TR
các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau (sản phẩm dở dang, thành phẩm).
Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số
liệu về giá thành thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước.
Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán trong chu trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ năng
lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 15
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sự
vận động của nguyên vật liệu trong sản xuất. Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí
phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí
Ế
nguyên vật liệu.
-H
U
1.2.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
1.2.2.2.1. Kiểm soát vật chất
TẾ
a. Chức năng theo dõi nhân sự:
Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, sự kiểm soát của bộ phận này như sau:
IN
H
Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận
K
nhân sự, và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về các
C
khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân...). Sau đó, một bộ hồ sơ
Ọ
(gồm quyết định phân công, mức lương và văn bản đồng ý cho khấu trừ) phải được gửi
IH
một bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động.
Ạ
Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phận nhân sự
Đ
phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động.
G
Khi có biến động về lương, xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phận nhân sự
TR
Ư
Ờ
N
cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và tính lương
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 16
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
b. Chức năng theo dõi lao động
Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày
công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả lương theo sản phẩm) để làm cơ sở
tính lương. Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tục
Ế
sau:
-H
U
Người quản lý bộ phận phải lập bảng chấm công, hay báo cáo sản lượng hoàn
thành.
TẾ
Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên.
Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và
IN
H
kết quả của máy ghi giờ; hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với phiếu nhập kho.
K
Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho
Ọ
c. Chức năng tính lương
C
bộ phận tính lương.
IH
Bộ phận tính lương phải bảo đảm rằng:
Ạ
Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đối
Đ
không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương.
G
Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận
Ư
Ờ
N
tính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm
lương, xoá tên...
TR
d. Chức năng phát lương
Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lâp với các bộ phận nhân
sự, theo dõi lao động và tính lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát
lương cho từng nhân viên. Hiện nay, hầu hết các công ty sử dụng dịch vụ của Ngân
hàng phát lương cho nhân viên. Đơn vị mở các tài khoản cá nhân cho nhân viên ở
ngân hàng và tiền lương sẽ được chuyển khoản trực tiếp vào các tài khoản này.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 17
Khoá luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.2.2.2.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
Sổ kế toán chi tiết: mở cho các tài khoản 334, 335, 338. Sổ này mở cho từng tài
khoản, mỗi tài khoản có thể mở một hoặc một số trang tuỳ theo đặc điểm của đơn vị
Bảng thanh toán tiền lương, thưởng. Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích
Ế
theo lương. Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theo mẫu
-H
U
quy định. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông số ghi
chép trên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự và thời
TẾ
gian do đơn vị quy định.
Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợp
của từng đơn vị.
K
1.2.2.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
IN
H
với quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
Ọ
C
1.2.2.3.1. Kiểm soát vật chất
IH
a. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Đ
phụ tùng thay thế.
Ạ
Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ,
G
Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí nguyên vật
N
liệu trực tiếp.
Ư
Ờ
b. Kiểm soát chi phí nhân công
TR
Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phân
xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất. Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày
trong mục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
SVTH: Nguyễn Thị Hoàn Mỹ
Trang 18
