Du lieu dau vao cua viec lap Du toan (Phần 2)

CÁC DỮ LIỆU ĐẦU VÀO CỦA QUÁ TRÌNH ƯỚC TÍNH CHI PHÍ
Như đã giới thiệu trong phần trước, Mức chuẩn Phạm vi công việc (Scope Baseline) có thể xem là
dữ liệu đầu vào quan trọng và mang đến nhiều thông tin cần thiết cho quá trình ước tính chi phí.
Tuy nhiên để lập được một mức chuẩn về chi phí cho dự án, chúng ta cũng cần thêm một số
thông tin khác.

Tiến độ dự án
Thông qua tiến độ dự án, các hoạt động được cung cấp thêm đầy đủ các thông tin về nguồn lực
và các yếu tố liên quan về mặt thời gian như độ dài và các quan hệ trình tự thực hiện của chúng.
Trong quá trình ước tính chi phí, tiến độ dự án sẽ là cơ sở để tính chi phí của các hoạt động có
đơn giá theo thời gian như chi phí thuê chuyên gia, tư vấn hoặc các chi phí thuê nhà, xe, thiết bị
phụ trợ… Các thông tin này cũng cần thiết để ước tính chi phí khi trong dự án có các hợp đồng
thanh toán theo dạng đo đếm thời gian (Time & Material) , trong đó chấm công cho lực lượng công
nhân, hay theo dõi ca máy thi công là những thí dụ quen thuộc.
Ngoài ra việc ước tính chi phí của dự án cũng bị tác động từ tiến độ trong trường hợp ngân sách
dự án bao gồm các khoản chi phí liên quan đến tài chính như tiền lãi vay, chi phí dành cho trượt
giá…Nhờ có tiến độ đã phê duyệt, các khoản chi phí này sẽ được ước tính một cách cụ thể hơn.
Tiến độ dự án còn là thông tin đầu vào giúp xây dựng nên đường cong chữ S để thể hiện quan hệ
giữa chi phí và thời gian trong suốt vòng đời của dự án, sẽ được thực hiện tiếp theo trong quá
trình Xác định ngân sách dự án (Determine Budget).

Kế hoạch quản lý nhân sự
Kế hoạch nhân sự là tài liệu miêu tả sơ đồ tổ chức, các vai trò và trách nhiệm, các mối quan hệ
của đội ngũ quản lý dự án và một vài thông tin khác. Đây cũng là một thông tin đầu vào cần thiết
cho quá trình ước tính chi phí.
Kế hoạch quản lý nhân sự cung cấp các thông tin hữu ích như mức lương, tiền thưởng, phụ cấp
cho các hoạt động quản lý nhân sự. Ngoài ra cũng từ kế hoạch quản lý nhân sự sẽ ước tính được
các chi phí liên quan khác như chi phí dành cho đào tạo, huấn luyện.
Chi phí này có thể trở nên đáng kể và cần quan tâm đúng mức nếu trong hoạt động dự án có sự
tham gia của chuyên gia nước ngoài. Khi đó ngoài tiền lương còn phải kể thêm các chi phí về đi
lại, nhà ở, phương tiện liên lạc và cả thuế thu nhập…

Kết quả của quá trình phân tích rủi ro
Một dự án luôn chứa đựng những điều không chắc chắn nên lúc nào nó cũng tiềm ẩn các rủi ro.
Việc nhận dạng , đánh giá và đưa ra các chiến lược giải quyết rủi ro được tiến hành sau khi đã
hoàn tất việc lập kế hoạch cho các lãnh vực khác. Từ những chiến lược giải quyết các rủi ro đã
được xác định, chúng ta sẽ phải cập nhật lại kế hoạch bằng cách bổ sung thêm các phạm vi công


việc hoặc các thay đổi về tiến độ, chất lượng…tương ứng. Những rủi ro còn tồn đọng sẽ được
giảm thiểu tác động hoặc khả năng xảy ra của chúng bằng các kế hoạch dự phòng kèm theo.
Kế hoạch dự phòng có thể là trang bị máy bơm tiêu thoát nước hố móng, hoặc mái che, hoặc thi
công đường tạm cho các phương tiện cơ giới trong mùa mưa. Đó cũng có thể là việc phải thuê
thêm máy phát điện, máy hàn dự phòng khi mất điện hoặc chi phí cho đội ngũ kỹ thuật thường
xuyên đi đến cơ sở sản xuất của Nhà thầu để kiểm tra đôn đốc nhằm giảm thiểu các rủi ro về chất
lượng và tiến độ. Hoặc cũng có thể là rủi ro xảy ra do các sai sót trong thiết kế hoặc do các yêu
cầu, phạm vi công việc không được xác định đầy đủ khi lập dự án..
Tất nhiên, để có thể thực hiện các kế hoạch dự phòng rủi ro thì cần phải có nguồn kinh phí cho
chúng. Tuy nhiên vì không phải lúc nào tất cả các rủi ro cũng xảy ra đồng thời nên chi phí dành
cho chúng sẽ được ước tính một cách tổng thể cho toàn dự án với những tỉ lệ hợp lý nào đó.
Trong bảng dưới đây trình bày một thí dụ tính chi phí dành cho rủi ro. Lưu ý là những khoản chi
phí dành cho các rủi ro tiêu cực, trong quản lý rủi ro gọi là Đe dọa (Threat) sẽ được cộng vào, còn
các chi phí của rủi ro tích cực, thường gọi là Cơ hội (Opportunities) sẽ được trừ ra.

Dữ kiện

Tính dự trữ chi phí
(VND)

Có 30% khả năng xảy ra việc chậm trễ nhận được các phụ tùng,
với một chi phí cho dự án là 9.000.000 đồng.

30% x 9 triệu = 2,7 triệu

Có 20% khả năng là các phụ tùng sẽ rẻ hơn 10.000.000 đồng so
với dự kiến.

20% x10 triệu = 2 triệu

Có 25% khả năng các phụ tùng sẽ không khớp với nhau khi được
lắp đặt, gây ra chi phí tăng thêm 3.500.000 đồng

25% x 3,5 triệu = 875.000

Có 30% khả năng xảy ra là việc sản xuất sẽ đơn giản hơn dự kiến,
giúp tiết kiệm 2.500.000

30% x 2,5 triệu

Có 5% khả năng có lỗi trong thiết kế, gây ra phải làm lại với chi
phí 5.000.000 đồng

5% x 5 triệu

Tổng cộng dự trữ cho rủi ro chi phí

Cộng 2,7 triệu

Trừ 2 triệu

Cộng 875.000

Trừ 750.000

Cộng 250.000
1.075.0000

Qua bảng tính trong thí dụ trên, chúng ta thấy rằng muốn tính được chi phí rủi ro của dự án thì
phải đưa ra được xác suất xảy ra và chi phí của từng rủi ro. Việc làm này có thể mất nhiều công
sức và độ chính xác của kết quả cuối cùng lệ thuộc rất nhiều vào quá trình phân tích, đánh giá các
rủi ro trước đó. Tuy nhiên không nên vì vậy mà bỏ qua các khoản chi phí dành cho rủi ro. Trong
một số trường hợp, khi dự án có quy mô lớn, phạm vi công việc không rõ ràng và các hợp đồng


được ký kết ở dạng khoán gọn (rủi ro thuộc về phía người bán) thì việc xác định và bổ sung chi phí
rủi ro là hết sức cần thiết và có tính quyết định đến thành bại của dự án.

Chi phí của chất lượng
Có thể có một vài ý kiến khác nhau về sự cần thiết chi phí cho chất lượng. Tuy nhiên theo quan
điểm của PMBOK thì Chi phí của Chất lượng bao gồm như sau:
Chi phí cho sự phù hợp (Cost of Conformance): bao gồm chi phí ngăn ngừa (Prevention) và chi
phí kiểm nghiệm (Appraisal) là các chi phí được bỏ ra nhằm tránh không để cho các hư hỏng của
sản phẩm xảy ra.
Chi phí ngăn ngừa dành cho các hoạt động được thực hiện để ngăn ngừa sự kém chất lượng của
sản phẩm trước khi chúng có thể xảy ra. Các hoạt động đó có thể là việc xem xét, phân tích các
quy trình sản xuất, thu thập các yêu cầu công việc, thành lập nhóm cải tiến chất lượng…
Trong khi đó Chi phí kiểm nghiệm nhằm tìm ra các lỗi về chất lượng, nếu có, để khắc phục chúng
khi sản phẩm vẫn chưa được chuyển giao. Đó là các chi phí liên quan dành cho các hoạt động
kiểm tra, thí nghiệm, nghiệm thu…
Chi phí của sự Không phù hợp (Cost of Non-Conformance) là chi phí mà dự án phải bỏ ra do các
hư hỏng đối với kết quả của dự án. Chúng có thể là các chi phí cho việc phải làm lại hoặc các phế

phẩm do hư hỏng hoặc thời gian lãng phí trong quá trình thực hiện dự án (Internal Failure). Chúng
cũng có thể là các chi phí cho những hư hỏng của sản phẩm/dịch vụ sau khi đã chuyển giao cho
khách hàng (External Failure) như chi phí hổ trợ khách hàng, bảo hành, các chi phí liên quan pháp
lý…
Trong một dự án, dù ít hay nhiều đều phải có chi phí dành cho chất lượng như chi phí kiểm
nghiệm chẳng hạn. Căn cứ vào những yêu cầu về chất lượng, người lập dự toán sẽ đưa ra những
giả định về chi phí cho chất lượng. Những giả định như thế sẽ được chuẩn bị để ước tính chi phí
của các hoạt động liên quan.

Các yếu tố môi trường kinh doanh
Các yếu tố môi trường kinh doanh bao gồm tình hình thị trường và các thông tin được công bố.
Tình hình về các sản phẩm, dịch vụ và các điều khoản liên quan hiện có trên thị trường là những
dữ liệu đầu vào không thể thiếu cho quá trình ước tính chi phí. Thông tin này đặc biệt có ý nghĩa
khi dự án triển khai ở những vùng, miền mà trước đây chúng ta chưa từng trải qua. Khi đó các
đơn giá vật liệu, nhân công, thiết bị có thể sẽ rất khác biệt hoặc phải tốn thêm nhiều chi phí khác
như chi phí vận chuyển chẳng hạn.
Trong quá trình lập ước tính chi phí, đội ngũ quản lý dự án thường thu thập các thông tin được
công bố. Chúng có thể là danh sách các Nhà cung cấp, nhà sản xuất, thầu phụ; các tài liệu giới
thiệu sản phẩm…Kèm theo đó là các thông tin về đơn giá của các loại nguồn lực (vật tư, nhân
công ,máy móc thiết bị) sẽ được sử dụng trong quá trình lập dự toán.


Tài sản của tổ chức
Thông thường các đơn vị, tổ chức đều có hồ sơ của các dự án trước, trong đó có nhiều thông tin
hữu ích cho quá trình ước tính chi phí. Có thể liệt kê một vài tài liệu tiêu biểu như các chính sách
về ước tính chi phí, các định dạng sẳn có, các thông tin trong quá khứ, các bài học kinh nghiệm…
Các thông tin trong các tài sản của tổ chức bao gồm những kinh nghiệm, chuẩn mực, nguyên
tắc… được đúc kết từ nhiều dự án, trong một thời gian dài. Vì vậy chúng chứa đựng rất nhiều
hướng dẫn hữu ích cho quản lý dự án, nói chung và lập dự toán, nói riêng. Việc khai thác các tài
sản sẳn có của tổ chức sẽ giúp cho việc lập ước tính chi phí được nhanh chóng, nhất quán và

tránh những sai sót đã xảy ra trước đó. Do đó, người lập dự toán phải biết cách tận dụng tốt các
thông tin này một cách hiệu quả thay vì mất thời gian để thực hiện lại những gì đã có hoặc tệ hại
hơn là mắc phải những sai lầm đã từng gặp phải trước đây.
Tuy nhiên việc sử dụng các thông tin này phải được thực hiện một cách thận trọng và có chọn lọc
cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

Lời kết
Qua bài viết này chúng ta thấy rằng việc ước tính chi phí cho một dự án đòi hỏi phải có một cái
nhìn vừa chi tiết cho từng hoạt động/công việc nhưng cũng phải vừa toàn diện cho toàn dự án.
Bên cạnh đó, việc thu thập đầy đủ thông tin của tất cả các thành phần chi phí sẽ giúp cho việc lập
ngân sách dự án được đầy đủ và chính xác.
Ngoài sự giúp sức của các công cụ máy tính và phần mềm, người lập dự toán phải trang bị cho
mình những hiểu biết đầy đủ và tuân thủ những nguyên tắc làm cơ sở cho một dự toán tốt.
Hẹn gặp lại các bạn về đề tài này trong bài viết lần tới.
Thân chào các bạn.

NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP