Nhung dac diem cua mot du toan tot

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT DỰ TOÁN TỐT
Trong bài viết lần này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những đặc điểm của một dự toán tốt hay có thể
nói là những cơ sở để có được một dự toán tốt. Bên cạnh những trích dẫn từ PMBOK, chúng ta sẽ
xem xét những tồn tại có liên quan và khả năng áp dụng những lưu ý này trong thực tế công việc.

Nhận dạng rõ các nhiệm vụ:
Người lập ước tính phải được cung cấp các mô tả, các quy tắc cơ bản, các giả định và các đặc
tính về kỹ thuật , sự thực hiện. Những ràng buộc và điều kiện đã ước lượng phải được nhận dạng
rõ ràng để bảo đảm cho việc chuẩn bị một tài liệu tiên lượng tốt.
Như đã trình bày trong lần trước, những thông tin đầu vào, mà đặc biệt là Mức chuẩn Phạm vi
Công việc (Scope Baseline), phải được cung cấp với đầy đủ thông tin cho người lập dự toán.
Người lập dự toán, với những kỹ năng và công cụ của mình, sẽ tham khảo các dữ liệu được cung
cấp cho các quá trình tiếp theo. Nhờ đó quá trình lập ước tính sẽ được rút ngắn hơn nhiều thay vì
người lập dự toán phải tự tìm kiếm thông tin. Do đó, cần có sự phân công rõ ràng các cá nhân hay
bộ phận nào sẽ đảm nhân việc xác lập Scope Baseline hoặc cung cấp các thông tin liên quan
khác. Thông thường người bảo trợ (Sponsor) hoặc Giám đốc Dự án (Project Manager) là người
hiểu rõ nhất về dự án và sẽ phân công các nhân sự để hổ trợ cung cấp thông tin cho quá trình ước
tính chi phí.
Việc nhận dạng rõ phạm vi công việc mà cụ thể là các hoạt động có liên quan là điều có tính sống
còn trong ước tính chi phí. Nếu nhận dạng công việc không đầy đủ sẽ gây ra thiếu dự trù kinh phí
cho công việc trong quá trình thực thi dự án. Hoặc nếu đã có thể hiện công việc nhưng lại xác định
sai đặc tính, yêu cầu, biện pháp thực hiện thì cũng dẫn đến việc ước tính sai chi phí. Như đã nêu,
các họat động hay công việc phải được nhận dạng đủ và đúng.
Độ gần đúng của các kết quả của quá trình ước tính chi phí còn phần nào bị ảnh hưởng từ các
ràng buộc và điều kiện cho trước. Các ràng buộc và điều kiện có thề là địa chất, tình hình thời tiết,
mặt bằng thi công, năng lực thiết bị, các quy định của pháp luật, giá cả vật tư …Một khi các điều
kiện hoặc ràng buộc thay đổi sẽ dẫn đến kết quả ước tính phần nào không còn phù hợp nữa. Còn
nếu các điều kiện hoặc ràng buộc khi lập dự toán càng gần giống với những gì sẽ xảy ra trong
thực tế thì dự toán sẽ càng gần với giá trị đúng và do đó sẽ có tính khả thi cao.
Do vậy, trong quá trình thu thập dữ liệu và tính toán, người lập dự toán phải áp dụng những điều
kiện hoặc ràng buộc càng có khả năng xảy ra cao thì càng tốt. Để đội ngũ quản lý dự án, thi công

nắm bắt và lưu ý đến các điều kiện và ràng buộc này, người lập dự toán phải trình bày chúng đầy
đủ và rõ ràng trong Cơ sở lập dự toán (Basic of Estimate) kèm theo.

Tham gia rộng rãi trong việc chuẩn bị dự toán:
Tất cả các bên liên quan nên được can dự trong việc quyết định các nhu cầu công việc và việc
định rõ những tham số cũng như các đặc tính khác. Các dữ liệu nên được thẩm tra một cách độc
lập về mức độ chính xác, sự đầy đủ và độ tin cậy.
Việc tham gia rộng rãi của nhiều người là một cách để khai thác tối đa các thông tin có thể có, tạo
điều kiện kiểm tra lẫn nhau, tránh những ý kiến thiên lệch hoặc thiếu tin cậy. Nếu được phân công,


tổ chức hợp lý, sự tham gia rộng rãi của các bên có thể giúp cho quá trình lập dự toán sẽ được
nhanh hơn, đáng tin cậy hơn khi khai thác được những thông tin sẳn có từ nhiều nguồn thay vì chỉ
từ một vài cá nhân hay nhóm người nào đó.
Yêu cầu này có vẻ rất bình thường nhưng trong thực tế lại không được thực hiện một cách hiệu
quả. Không phải lúc nào tất cả các cá nhân, chuyên gia, phòng ban, nhà thầu, nhà cung cấp…
cũng có thể tham gia vào quá trình ước tính chi phí. Từ đó dẫn đến khả năng nhiều thông tin, dữ
liệu quan trọng không được thu thập và xem xét để đưa vào quá trình lập dự toán.
Có một lý do thường được viện dẫn là không có thời gian để thu thập thông tin từ tất cả mọi người.
Để giải quyết khó khăn này, người lập dự toán nên đưa ra những yêu cầu chính yếu quan trọng để
những người liên quan hổ trợ cung cấp thông tin đầu vào. Trong mỗi tổ chức nên thiết lập những
phương thức thu thập thông tin và truyền thông hữu hiệu. Bên cạnh đó cũng nên đưa ra những quy
trình phối hợp để tạo điều kiện tốt nhất cho sự tham gia của các bên liên quan vào quá trình lập dự
toán.

Có sẳn các dữ liệu có căn cứ:
Dữ liệu phù hợp, xác đáng và có sẳn từ nhiều nguồn nên được sử dụng. Dữ liệu xác đáng trong
quá khứ của các dự án tương tự nên được cân nhắc so sánh với các chi phí mới của dự án.
Các dữ liệu có thể thu thập từ bên ngoài thông qua các thư chào giá, các trang web, thông báo của
các cơ quan nhà nước…. Đôi khi gặp phải những yêu cầu khác biệt về địa điểm, công nghệ, chất

lượng, nhãn hiệu…thì việc tìm được các thông tin liên quan sẽ gặp khó khăn hoặc cần thêm thời
gian. Nhưng trong hoàn cảnh nào, người lập dự toán cũng không nên sử dụng các dữ liệu không
phù hợp hoặc chưa được xác nhận, kiểm chứng. Các dữ liệu nên có sẳn một cách xác đáng thay
vì được suy đoán hoặc không chính thức. Nếu có nhiều nguồn thông tin, báo giá thì hiển nhiên
việc ước tính sẽ có độ tin cậy càng cao và sẽ tìm được khoảng dao động (range) của kết quả để
tiếp tục phân tích và quyết định.
Những dữ liệu về chi phí trong quá khứ của các dự án trước đó cũng nên được sử dụng để cân
nhắc, xem xét. Vì những chi phí trong quá khứ là những dữ liệu thật và đã được kiểm chứng nên
chúng sẽ là cơ sở tốt nhất để so sánh và đưa ra quyết định cuối cùng đối với những khoản chi phí
tương tự. Nếu có các phương pháp thống kê, phân tích và lưu trữ tốt, những phòng ban như phòng
Kế toán, cung ứng, đấu thầu, quản lý hợp đồng…có thể cung cấp các dữ liệu rất đáng tham khảo.

Cấu trúc dự toán được tiêu chuẩn hóa:
Một cấu trúc phân rã công việc tiêu chuẩn , bao gồm tất cả các chi tiết sẳn có , nên được sử dụng
và làm cho chi tiết khi việc ước tính đã sẳn sàng và phạm vi công việc trở nên chi tiết hơn. Cấu
trúc phân rã công việc bảo đảm không có thành phần nào của dự toán bị bỏ quên, dẫn đến việc so
sánh với các dự án tương tự sẽ dể dàng hơn.
Tùy theo phương pháp lập dự toán trong từng tổ chức mà sẽ có những cấu trúc dự toán đã được
tiêu chuẩn hóa. Việc có được một cấu trúc chuẩn sẽ giúp việc thiết lập dự toán trở nên nhanh
chóng và tránh bị bỏ sót thành phần công việc, ngay cả với những người chỉ mới tham gia. Với sự
hổ trợ của công cụ máy tính và các phầm mềm thì việc lưu trữ và sử dụng lại các cấu trúc chuẩn
này thực sự trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.


Dự phòng cho những việc không chắc chắn
Những tình trạng không rõ ràng nên được nhận dạng và lập kế hoạch dự phòng để bù đắp tác
động về chi phí của những chi phí đã biết và những chi phí không được nhận biết.
Trong quá trình lập dự án, những rủi ro sẽ được nhận dạng, phân tích và đưa ra các giải pháp để
ngăn ngừa hoặc hạn chế chúng. Kèm theo với những giải pháp này là những khoản chi phí kèm
theo mà cách tính toán chúng đã được trình bày trong lần trước.

Mặc dù trong lý thuyết có đưa ra phương pháp để ước tính các chi phí dành cho rủi ro, nhưng việc
có đủ dữ liệu để áp dụng trong thực tế sẽ đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức. Bằng kinh
nghiệm và những phân tích của mình, người Giám đốc dự án sẽ chịu trách nhiệm để đưa ra những
khoản dự phòng cần thiết cho những việc không chắc chắn. Nếu những khoản dự phòng này là kết
quả của những quá trình phân tích định lượng thì chúng sẽ có độ khách quan cao hơn, còn nếu
không thì chúng sẽ bị ảnh hưởng nhiều từ các quyết định chủ quan của đội ngũ dự án.
Tuy nhiên, dù có thông qua tính toán hay không, nhưng không vì vậy mà dự toán sẽ không có
những khoản dự phòng vì bản chất của một dự án vốn luôn ẩn chứa những việc không chắc chắn.
Dù ít hay nhiều, người Giám đốc dự án phải nhận ra được những rủi ro quan trọng và xác định
những khoản dự phòng dành cho chúng.

Nhận ra sự lạm phát:
Người lập dự toán nên bảo đảm rằng những thay đổi về kinh tế , như lạm phát sẽ được phản ánh
đúng đắn và thực tế trong sự ước tính suốt vòng đời dự án.
Có nhiều dự án kéo dài trong nhiều năm và trong thời gian đó giá cả vật tư, nhân công, thiết bị có
thể sẽ tăng lên. Điều này đã từng xảy ra ở nước ta với mức độ ảnh hưởng khá lớn.
Sự lạm phát thường dẫn đến thực tế là những dự toán đã được lập trở nên không còn phù hợp nữa
và đến một lúc nào đó sẽ không còn tính khả thi. Khi đó nếu dự toán được lập không xem xét đến
yếu tố lạm phát hoặc không được phép điều chỉnh thì dự án sẽ không có đủ nguồn kinh phí để
thực hiện.
Chính vì vậy, người lập dự toán phải cân nhắc đến yếu tố lạm phát, đặc biệt là đối với các dự án
có thời gian kéo dài. Trong thực tế cũng có những dạng hợp đồng cho phép điều chỉnh chi phí theo
tình hình lạm phát.

Nhận ra các chi phí đã không được tính đến
Tất cả các chi phí đi liền với các giải pháp cần phải được bao gồm trong dự toán. Bất kỳ các chi
phí nào đã không được kể đến thì nên được làm rõ và đưa ra một cơ sở hợp lý.
Như đã đề cập trong bài viết trước, nếu chỉ căn cứ vào kết quả, sản phẩm công việc, đôi khi sẽ bỏ
sót nhiều khoản chi phí liên quan đến những việc cần thực hiện được xem như là các giải pháp có
tính trung gian, tạm thời. Thí dụ như để cẩu lắp một thiết bị có thể phải kèm theo việc cung cấp

một bộ khung thép truyền lực và bộ khung này sẽ trở thành phế thải chỉ sau một vài lần sử dụng.
Tuy nhiên nếu không có chi phí cho chi tiết này thì công việc không thể hoàn thành.
Có thể đưa ra nhiều thí dụ khác về các giải pháp trong xây dựng, từ quy mô nhỏ như bản thép để
lắp bu lông neo, bơm nước hố móng, khung định vị thép chịu lực trong cấu kiện bê tông, đục nhám
mặt bê tông, vận chuyển bê tông/vật liệu, hóa chất/phụ gia dành cho các liên kết… cho đến những
giải pháp lớn như đường tạm, hệ thống điện nước tạm, giàn dáo, cần cẩu, vận thăng…
Rõ ràng các giải pháp này sẽ kèm theo những chi phí đáng kể mà nếu không được bao gồm trong
dự toán thì sẽ là một thiếu sót tai hại. Việc không kể đến những chi phí dành cho các giải pháp nào
đó, nếu có, cần phải được phân tích và lý giải hợp lý.
Ở một khía cạnh khác, trong dự toán đôi khi sẽ không bao gồm một số chi phí nào đó. Những
trường hợp như vậy hầu hết nên xuất phát từ các yêu cầu của dự án. Và cũng như trong Bản
Tuyên bố Phạm vi Công việc, dự toán nên nêu rõ các chi phí là không bao gồm những hạng mục
công việc nào. Điều này sẽ làm rõ lại Phạm vi Công việc và tránh những hiểu lầm, tranh cãi về
sau.

Xem xét độc lập
Tiến hành một xem xét độc lập một dự toán có tính quyết định để củng cố sự tin cậy trong việc
ước tính; Người thẩm tra độc lập nên xác thực, sửa đổi và sửa sai một dự toán để bảo đảm tính
thực tế, sự đầy đủ và sự nhất quán.
Từ lâu việc kiểm tra đã là một quy trình bắt buộc trong khảo sát, thiết kế, lập dự toán. Điều này
xuất phát từ sự thật là các sai sót có thể xảy ra với bất cứ ai và bất cứ lúc nào. Trong thời đại hiện
nay khi mà việc lập dự toán được sự trơ giúp của các công cụ máy tính và các phần mềm tin học
thì việc sai sót vẫn xảy ra và khi xảy ra có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể.
Việc xem xét, kiểm tra độc lập nên được lập thành một quy trình bắt buộc và được thực hiện
nghiêm túc. Việc kiểm tra có thể mất thêm ít công sức, thời gian nhưng sẽ tránh được những sai
lầm đáng tiếc và những hậu quả kèm theo mà đôi khi không thể sửa chữa được.

Xem xét lại dự toán đối với những thay đổi quan trọng của dự án

Dự toán nên được cập nhật để phản ánh các thay đổi từ các yêu cầu thiết kế cho các giải pháp.
Những thay đổi lớn gây tác động đến chi phí có thể ảnh hưởng quan trọng đến các quyết định của
dự án.
Trong quá trình thực hiện dự án có thể sẽ xuất hiện những thay đổi quan trọng. Khi đó dự toán cần
phải được cập nhật lại. Đây là điều hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên điều cần lưu ý ở đây chính là việc
đội ngũ Quản lý dự án phải có trách nhiệm thông tin kịp thời, đầy đủ và phối hợp với người lập dự
toán để cập nhật lại dự toán được đúng nhất.
Lời kết:
Qua các bài viết vừa qua, chúng ta thấy rằng việc ước tính chi phí hay lập dự toán cho một dự án
là kết quả của một sự phối hợp xem xét nhiều lãnh vực khác nhau. Các phòng ban, bộ phận phải
cùng nhau cung cấp thông tin dữ liệu tốt nhất, thì bộ phận dự toán sẽ cho ra những dự toán tốt.


Tuy nhiên, dù có được thông tin chi tiết đến đâu thì bản thân dự toán cũng chứa đựng những sự
không chắc chắn nào đó. Vì vậy người lập dự toán cần phải đầu tư để hiểu biết những yêu cầu,
điều kiện, ràng buộc kèm theo của dự án và cùng với Giám đốc dự án đưa ra những quyết định
hợp lý nhất.
Những người nhận nhiệm vụ ước tính chi phí phải luôn tâm niệm rằng một dự toán tốt sẽ giúp cho
dự án có nhiều cơ hội thành công. Việc ước tính chi phí chỉ là sự bắt đầu của một dự án và kết quả
của quá trình này sẽ còn ảnh hưởng lâu dài cho đến khi dự án kết thúc. Những sai sót trong quá
trình ước tính chi phí dự án sẽ gây khó khăn và thậm chí làm cho những nổ lực trong quá trình
thực thi dự án trở nên vô nghĩa.
Cùng với những nền tảng về quy trình và cấu trúc sẳn có, cộng với những nổ lực không ngừng
nâng cao hiểu biết, sự chuyên nghiệp và tính trách nhiệm của mình, những người làm công tác dự
toán chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều tiến bộ trong công việc và góp phần cho sự phát triển chung
của công ty.
Thân chào và hẹn gặp lại.

NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP