Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty cổ phần long thọ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.85 MB, 112 trang )
I HC HU
TRNG I HC KINH T
t
H
u
KHOA K TON TI CHNH
c
K
in
h
KHOẽA LUN TT NGHIP AI HOĩC
i
h
THặC TRANG CNG TAẽC KIỉM SOAẽT NĩI Bĩ CHU TRầNH
MUA HAèNG, TệN TRặẻ VAè TRA TIệN TAI CNG TY
Cỉ PHệN LONG THOĩ
Sinh viờn thc hin:
Giỏo viờn hng dn:
Thỏi Vn Ho
ThS. Hong Giang
Lp: K44A KTKT
Niờn khúa: 2010-2014
HU, 5/ 2014
i
Lời Cảm Ơn
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến
thời gian hoàn thành khóa luận tốt nghiệp cuối khóa này. Tôi đã nhận được rất
nhiều sự quan tâm giúp đỡ của quý Thầy, cô, gia đình, bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, lời đầu tiên cho Tôi xin gửi lời cảm ơn tới
Ban giám hiệu nhà trường và lãnh đạo Khoa Kế toán – Tài chính, Trường
Đại học kinh tế Huế đã tạo điều kiện cho Tôi được làm khóa luận tốt nghiệp
uế
cuối khóa này, đây là một cơ hội tốt để cho Tôi có thể mang những kiến thức
đã học từ trước đến nay áp dụng vào thực tiến, qua đó giúp ích rất lớn để Tôi có
tế
H
thể tự tin về bản thân mình hơn trong công việc sau này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thạc sĩ Hoàng Giang
h
trong suốt thời gian qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ cũng như hướng dẫn để
in
Tôi có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
K
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể cán bộ nhân viên Công ty Cổ phần
ọc
Long Thọ Huế, các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán, phòng vật tư…
ại
h
đặc biệt là bác Võ Hồng Khiên, người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và đã
công ty.
Đ
truyền đạt cho tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian thực tập tại
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia
đình những người đã luôn bên cạnh cổ vũ, động viên và ủng hộ Tôi trong suốt
thời gian qua.
Huế, ngày 10 tháng 05 năm 2014
Sinh Viên
Thái Văn Hòa
ii
CÁC KÝ HIỆU TRÊN LƯU ĐỒ
----------
Điểm bắt đầu, kết thúc
NCC
â
Lưu trữ thủ công theo ngày
A
a
Điểm nối trong cùng 1 trang (A, B,C…)
uế
N
Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) bằng giấy
ĐĐH
Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) nhiều liên
K
Dữ liệu đầu vào, đầu ra
Đ
Sổ chi
tiết
Xử lý thủ công
ại
h
Lập
ĐĐH
Xử lý bằng máy tính
ọc
Tính giá
HTK
in
h
tế
H
PYCVT
hhoashh
Nhập
liệu
Tập tin
vật tư
Nhập chứng từ vào máy tính (hoặc bằng tay)
Lưu trữ trong máy tính
iii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
---------Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BCKQHĐKD
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
BGĐ
Ban Giám Đốc
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
DN
Doanh nghiệp
ĐĐH
Đơn đặt hàng
ĐTTCNH, DH
Đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn
ĐVSX
Đơn vị sản xuất
HĐMH
Hóa đơn mua hàng
HĐKT
Hợp đồng kinh tế
HĐNT
Hội đồng nghiệm thu
HTK
Hàng tồn kho
KPTNH
Khoản phải thu ngắn hạn
KT&ĐHSX
Kỹ thuật và điều hành sản xuất
NCC
Nhà cung cấp
PĐG
Phiếu đơn giá
PNK
tế
H
h
in
K
ọc
Đ
PXK
Phiếu nhập hàng
ại
h
PNH
uế
BBKNVT
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
PYCMVT
Phiếu yêu cầu mua vật tư
PYCVT
Phiếu yêu cầu vật tư
NVL
Nguyên vật liệu
SXKD
Sản xuất kinh doanh
VLXD
Vật liệu xây dựng
TK
Tài khoản
TNDN
Thu nhập doanh nghiệp
TSCĐ
Tài sản cố định
TSNH
Tài sản ngắn hạn
TSDH
Tài sản dài hạn
iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ
---------Sơ đồ 1.1 Những giai đoạn chủ yếu của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền .......... 15
Sơ đồ 2.1 tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần long Thọ ............................... 33
Sơ đồ 2.2 Quy trình nung luyện Clinker và sản xuất xi măng ...................................... 36
Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Long Thọ ....................................... 37
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính ................... 40
Sơ đồ 2.5 Quy trình mua vật tư bằng đơn đặt hàng....................................................... 48
uế
Sơ đồ 2.6 Quy trình mua vật tư bằng hợp đồng kinh tế ................................................ 50
tế
H
Sơ đồ 2.7 Tổ chức Phòng Vật tư ................................................................................... 57
Sơ đồ 2.8 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động mua hàng ................................................ 60
Sơ đồ 2.9 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho chu trình ........................................ 62
h
Sơ đồ 2.10 Khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty ..................... 69
K
in
Sơ đồ 2.11 Quy trình đề nghị và xét duyệt mua hàng đối với các vật tư là nguyên vật
liệu chủ lực theo kế hoạch vật tư ................................................................................... 70
ọc
Sơ đồ 2.12 Quy trình đề nghị và xét duyệt mua hàng đối với các trường hợp đột xuất
và trong kho vật tư không có dự trữ .............................................................................. 73
Đ
ại
h
Sơ đồ 2.13 Quy trình đánh giá nhà cung ứng mới......................................................... 75
v
DANH MỤC BẢNG, LƯU ĐỒ
---------DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1 Danh mục chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng, trả tiền ................... 15
Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền ............ 21
Bảng 2.1 Biến động tài sản qua 3 năm 2011- 2013 ....................................................... 41
Bảng 2.2 Biến động nguồn vốn q ua 3 năm 2011 – 2013 ............................................. 44
Bảng 2.3 Biến động doanh thu, chi phí, LNTT qua 3 năm 2011-2013 ......................... 46
Bảng 2.4 Chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền ................... 54
tế
H
uế
Bảng 2.5 Quy định về nhiệm vụ trong việc xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp ............. 66
DANH MỤC CÁC LƯU ĐỒ
h
Lưu đồ 1.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền ...... 17
in
Lưu đồ 2.1 Đề nghị và xét duyệt mua hàng đối với các vật tư chủ lực theo ................ 72
K
kế hoạch vật tư ............................................................................................................... 72
ọc
Lưu đồ 2.2 Đề nghị và xét duyệt mua hàng đối với các trường hợp đột xuất và trong
kho vật tư không có dự trữ ............................................................................................ 74
ại
h
Lưu đồ 2.3 Xét duyệt, lựa chon nhà cung cấp ............................................................... 77
Lưu đồ 2.4 Mua hàng bằng đơn đặt hàng ...................................................................... 78
Đ
Lưu đồ 2.5 Mua hàng bằng Hợp đồng kinh tế............................................................... 79
Lưu đồ 2.6 Nhận hàng và nghiệm thu vật tư ................................................................. 82
Lưu đồ 2.7 Xuất chuyển kho vật tư phục vụ sản xuất ................................................... 83
Lưu đồ 2.8 Theo dõi nợ phải trả và trả tiền ................................................................... 84
vi
TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Đề tài nghiên cứu thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại
công ty Cổ phần Long Thọ đi từ cơ sở lý luận đến thực tiễn.
Về mặt lý luận, đề tài khái quát được các vấn đề cơ bản, các khái nhiện liên quan
đến HTKSNB, KSNB nói chung đến hoạt động mua hàng, tồn trữ và trả tiền nói riêng.
Về mặt thực tiến, đề tài đã nghiên cứu khái quát được những thông tin về đơn vị
thực tập như lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức
bộ máy kế toán, các đặc điểm hoạt động, các nguồn lực, tình hình tài chính tại công ty
uế
Cổ phần Long Thọ.
tế
H
Đối với việc tìm hiểu thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
tại công ty Cổ phần Long Thọ, đề tài bước đầu đã tìm hiểu được những quy định,
chính sách đang áp dụng tại công ty đối với khâu mua hàng, tồn trữ và trả tiền, đồng
h
thời đề tài cũng đề cập đến các thủ tục kiểm soát đang sử dụng trong các giai đoạn của
in
chu trình này tai công ty.
K
Vấn đề KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền ở công ty Cổ phần Long
ọc
Thọ được thực hiện khá chặt chẽ với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng
ại
h
ban, cá nhân với việc phân công, phân nhiệm một cách rõ ràng. Có sự tách bạch giữa
các chức năng: yêu cầu mua hàng; phê duyệt mua hàng; phê duyệt lựa chon nhà cung
Đ
cấp; lập đơn đặt hàng; nhận hàng; ghi chép hàng mua, nợ phải trả và trả tiền với các
quy định cụ thể cho từng chức năng.
Cuối cùng từ cơ sở lý luận và những thực trạng đã nghiên cứu được tai công ty,
đề tài đã đưa ra một số nhận xét về ưu nhược điểm và đề xuât một số giải pháp góp
phần nâng cao hơn nữa hiệu quả cho hoạt động KSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và
trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ trong thời gian tới.
vii
MỤC LỤC
PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................................. 1
1.Lý do chọn đề tài .......................................................................................................... 1
2.Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................... 2
3.Đối tượng và phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 2
4.Phạm vi nghiên cứu ...................................................................................................... 2
5.Tính mới của đề tài. ...................................................................................................... 3
6.Kết cấu của đề tài.......................................................................................................... 4
uế
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
tế
H
CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP . 6
1.1 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp........................................................................ 6
h
1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ ................................................................................... 6
in
1.1.2 Các mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................................... 7
K
1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................. 8
1.2 Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong doanh nghiệp ................... 14
ọc
1.2.1 Đặc điểm và tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình. .......................... 14
ại
h
1.2.2 Mục tiêu kiểm soát, những sai phạm có thể xảy ra và các thủ tục kiểm soát chủ
yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền ....................................................... 19
Đ
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ ......... 31
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Long Thọ ................................................................ 31
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Long Thọ ..................... 31
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty ........................................................................ 32
2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty.................................................................. 33
2.1.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. ............................................................ 35
2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 36
2.1.6 Chế độ kế, các chính sách và hình thức kế toán đang áp dụng ............................ 38
2.1.7 Tình hình tài chính của công ty qua 3 năm 2011-2013 ........................................ 40
viii
2.2 Giới thiệu khái quát về chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty. ................... 47
2.2.1 Đặc điểm của hàng mua vào. ................................................................................ 47
2.2.2 Quy trình, phương thức và phân cấp thực hiện mua hàng ................................... 48
2.2.3 Phương thức và hình thức thanh toán tiền hàng ................................................... 50
2.2.4 Các bộ phận liên quan trực tiếp đến chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền. ...... 50
2.2.5 Các chứng từ ban đầu, luân chuyển chứng từ trong quy trình mua hàng, tồn trữ
và trả tiền. ...................................................................................................................... 54
2.3 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại
công ty cổ phần Long Thọ ............................................................................................. 55
uế
2.3.1 Kiểm soát chung: .................................................................................................. 55
2.3.2 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty ....... 64
tế
H
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ ................ 86
h
3.1. Ưu điểm .................................................................................................................. 86
in
3.1.1. Kiểm soát chung .................................................................................................. 86
K
3.1.2. Thủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền ......................... 87
ọc
3.2 Nhược điểm ............................................................................................................. 93
3.2.1 Kiểm soát chung ................................................................................................... 93
ại
h
3.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng – trả tiền. ............................. 93
3.3 Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tồn trữ và
Đ
trả tiền tại công ty .......................................................................................................... 95
3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ......................................................................... 95
3.3.2 Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty.... 96
PHẦN 3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ........................................................................ 98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
ix
Khóa luận tốt nghiệp
1. Lý do chọn đề tài
GVHD: ThS. Hoàng Giang
PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt
động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con
người, tài sản, vốn…góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững
chắc phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
tế
H
uế
Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong một công ty là hết sức quan trọng,
đặc biệt là trong các công ty thương mại và sản xuất bởi vì sự hữu hiệu và hiệu quả
của chu trình này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và là một
mối quan tâm của các nhà quản lý. Do vậy việc xây dựng và vận hành tốt hệ thống
ại
họ
cK
in
h
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong các công ty luôn được chú trọng để làm sao
có thể mang lại tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động. Sự hữu hiệu và hiệu quả ở
đây là làm sao cho việc mua hàng được kịp thời để đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất
hay bán hàng với giá cả hợp lí, không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà
cung cấp…đặc biệt trong một công ty chuyên sản xuất như công ty Cổ phần Long Thọ
thì vấn đề này sẽ càng được quan tâm hơn. Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này
Đ
và tính cấp thiết cần phải nghiên cứu Tôi quyết định chọn đề tài “Thực trạng công tác
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long
Thọ” để tiến hành nghiên cứu và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp cuối khóa của
mình. Mặt khác, theo như Tôi được biết đề tài về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
tại công ty Cổ phần Long Thọ là một đề tài khá mới, chưa từng được đề cập trong các
khóa luận tốt nghiệp của các khóa trước không giống với các đề tài tương tự về kiểm
soát nội bộ như kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền, kiểm soát chi phí sản
xuất tại công ty đã từng được đề cập khá nhiều, do đó việc lựa chọn đề tài này Tôi hi
vọng sẽ hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp cuối khóa của mình.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và một số vấn đề cơ bản của kiểm soát nội
bộ đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong doanh nghiệp, từ đó tạo tiền
đề cho việc nghiên cứu thực trạng tại công ty Cổ phần Long Thọ.
- Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong
công ty Cổ phần Long Thọ, qua đó đưa ra đánh giá và đề xuất những giải pháp
nhằm hoàn thiện hơn công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ và trả
tiền tại công ty.
3.1 Đối tượng nghiên cứu
tế
H
uế
3. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình
ại
họ
cK
in
h
mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ gồm thực trạng việc thiết
kế các thủ tục, chính sách, chứng từ, sổ sách và việc vận hành trên thực tế chúng trong
chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền tại công ty.
3.2 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thực tế từ phòng kế toán và một số
phòng ban khác như phòng thị trường, vật tư, tham khảo những tài liệu có liên quan
đến đề tài nghiên cứu.
Đ
- Phương pháp phỏng vấn, quan sát: kế toán trưởng và một số nhân viên phòng vật
tư, kỹ thuật, đồng thời quan sát thực tế. Đây là phương pháp được sử dụng nhiều để
có thể tìm hiểu được thực trạng của vấn đề cần nghiên cứu.
- Phương pháp xử lý số liệu: Phương pháp so sánh, đối chiếu, tổng hợp số liệu, phân
tích trên cơ sở những số liệu đã thu thập được.
4. Phạm vi nghiên cứu
- Phân tích tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Long Thọ qua 3 năm 2011 –
2013
- Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền tại công ty Cổ phần Long Tho từ trước đến nay.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
5. Tính mới của đề tài.
Qua những kiến thức đã được học từ trước đến nay và quá trình tìm hiểu thực tế nghiên
cứu các đề tài là các khóa luận tốt nghiệp về kế toán, kiểm toán. Tôi nhận thấy đề tài liên
quan đến tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những đề tài quan trọng và được
nhiều sinh viên tại Trường Đại học kinh tế Huế chọn làm đề tài tốt nghiệp cuối khóa. Các
đề tài từ trước đến nay tìm hiểu nhiều vấn đề liên quan đến KSNB về các yếu tố, các chu
trình trong các tổ chức, doanh nghiệp khác nhau, từ tìm hiểu HTKSNB chu trình doanh
thu, bán hàng – thu tiền, kiểm soát chi phí sản xuất…trong các doanh nghiệp đến tìm hiểu
HTKSNB trong các tổ chức tín dụng, ngân hàng…
tế
H
uế
Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế, tôi cũng nhận thấy từ trước đến nay tại trường Đại
học kinh tế Huế chưa có một đề tài nào “thực thụ” đi sâu vào nghiên cứu vấn đề
KSNB đối với chu trình mua hàng và trả tiền. Trước đây chỉ có một số đề tài liên quan
đến “tổ chức công tác kế toán mua hàng” có đề cập đến một số vấn đề liên quan đến
ại
họ
cK
in
h
KSNB trong công tác mua hàng nhưng chưa đi sâu tìm hiểu một cách có hệ thống, có
cơ sở khoa học một cách đầy đủ nhất. Đề tài “Thực trạng và một số biện pháp cải
thiện công tác tổ chức kế toán mua hàng tại công công ty CP Thạch Cao Xi Măng”
của thầy Nguyễn Hoàng – K39B Kế toán là một đề tài về chu trình mua hàng tại một
công ty đã đề cập đến kiểm soát nội bộ đối với chu trình này như sau:
- Về lý luận: đề tài chỉ nêu được khái niệm cơ bản về KSNB mà chưa đi sâu phân
Đ
tích khái niệm cũng như nêu bật được các bộ phận cấu thành, mục tiêu của KSNB là
gì. Về KSNB đối với chu trình mua hàng, trả tiền đề tài cũng chỉ mới đề cập được một
số sai phạm và thủ tục kiểm soát cơ bản tương ứng mà chưa đi sâu tìm hiểu được đầy
đủ nhất toàn chu trình.
- Về thực trạng: do giới hạn về mặt lý luận ở trên nên đề tài cũng chỉ tìm hiểu đến
các vấn đề đã nêu ở phần lý luận được áp dụng tại công ty như thế nào, do vậy cũng
chưa đánh giá một cách toàn diện HTKSNB đối với chu trình này tại một công ty.
Do vậy qua việc thực hiện đề tài “Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ”, tôi muốn bước đầu đi
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
vào nghiên cứu một cách có hệ thống các vấn đề có liên quan đến KSNB chu trình này
thông qua:
- Đưa ra một cơ sở lý luận đầy đủ nhất liên quan đến KSNB và KSNB đối với chu
trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền làm cơ sở vững chắc cho việc nghiên cứu.
- Tìm hiểu thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tai một doanh
nghiệp thực tế là như thế nào qua các nội dung: khái quát chu trình tại công ty, các
quy định, thủ tục kiểm soát đang áp dụng tai công ty, từ đó đưa ra một số nhận xét,
biện pháp từ việc nghiên cứu.
Do đề tài lần đầu được thực thực hiện nên sẽ không tránh khỏi những sai sót, yếu kém
tế
H
uế
trong khâu tiếp cận vấn đề nghiên cứu, do vậy mong nhân được sự đóng góp ý kiến
của Quý thầy, cô giáo và các bạn đọc để đề tài có thể ngày càng hoàn thiện hơn.
6. Kết cấu của đề tài
ại
họ
cK
in
h
Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 chương như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và những vấn đề cơ bản trong kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong doanh nghiệp.
Chương này khái những cơ sở khoa học về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ
trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền làm cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng
tại công ty.
Đ
Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ.
Chương này tập trung mô tả thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình đang
nghiên cứu tại công ty Cổ phần Long Thọ mà trọng tâm là khái quát chu trình, mô
tả những quy định, thủ tục kiểm soát đang áp dụng đối với chu trình mua hàng, tồn
trữ và trả tiền.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Dựa vào những kết quả nghiên cứu ở chương 2. Chương này sẽ đưa ra một số nhận
xét về thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại
công ty và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả, hữu hiệu cho chu
Đ
ại
họ
cK
in
h
tế
H
uế
trình này.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ
TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến hình thành các
tế
H
uế
định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Tuy nhiên đến nay
định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
COSO (Committeee of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng
quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on
ại
họ
cK
in
h
Financial reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission). COSO được thành
lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng
khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp đơn vị có thể xây dựng một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ
hợp nhất (Internal Control – Intergrated Famework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ
Đ
như sau:
“ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”
Để hiểu rõ hơn nội dung của định nghĩa nêu trên của COSO về kiểm soát nội bộ
ta phân tích như sau:
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Kiểm soát nội bộ là một quá trình.
Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các
hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là nội
dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là
một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của
tổ chức.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị,
ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là một cung cụ
tế
H
uế
được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Nói cách khác, nó
được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ.
Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng.
ại
họ
cK
in
h
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.
Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận
hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các
quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của các nhà quản lý có
thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ…Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi
phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình
Đ
kiểm soát đó.
1.1.2 Các mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:
- Đối với báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài
chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
-
Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp
hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối
với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chinh sách các quy định
nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả: của các hoạt động kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao
uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên
mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn và phát triển của đơn vị.
1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
tế
H
uế
Theo quan điểm phổ biến hiện nay (do COSO đưa ra vào năm 1992 và được thừa
nhận bởi nhiều tổ chức nghề nghiệp trên thế giới như IFAC, AICPA…), kiểm soát nội
bộ bao gồm các bộ phận sau:
(1) Môi trường kiểm soát
ại
họ
cK
in
h
(2) Đánh giá rủi ro
(3) Hoạt động kiểm soát
(4) Thông tin và truyền thông
(5) Giám sát
(1) Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của mỗi đơn vị, tác động đến ý thức
của mọi người trong đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mỗi thành viên trong đơn
Đ
vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát
có các nhân tố sau:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Các nhà quản lý cấp cao thông qua xây dựng
những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản
không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy thì
nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ
biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu
biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
hiện nhiệm vụ được giao không hiệu quả và hữu hiệu. Do đó nhà quản lý nên tuyển
dụng các nhân viên có kiến thức và có kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao,
phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Đây là Ủy ban gồm một số thành viên
ttrong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị.
Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục
tiêu của đơn vị, thông qua sự giám sát sự tuân thủ pháp luật, lập báo cáo tài chính, giữ
sự độc lập của kiểm toán nội bộ.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể
tế
H
uế
hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện
qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất
quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt
mức kế hoạch. Một số nhà quản lý khác lại rất thận trọng và quá bảo thủ với rủi ro.
ại
họ
cK
in
h
- Cơ cấu tổ chức: về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa
các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Cơ
cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được
các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: đây là phần mở rộng của cơ cấu
tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt
động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và
mục tiêu.
Đ
từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành
- Chính sách nhân sự: là các chính sách và các thủ tục của nhà quản lý về việc
tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát
thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo
năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức.
Tóm lại, Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
9
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
(2) Đánh giá rủi ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Đánh
giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt
được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Các bước đánh giá rủi ro bao gồm:
- Xác định mục tiêu: Để đánh giá rủi ro, trước hết phải xác định được mục tiêu.
Xác định mục tiêu không phải là một nhân tố của kiểm soát nội bộ, nhưng nó là một
điếu kiện tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được. Có 2 mức độ mục tiêu,
đó là : mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị và mức độ từng bộ phận (phòng, ban..)
tế
H
uế
Ở mức độ toàn đơn vị: mục tiêu thường được trình bày thông qua sứ mạng của tổ
chức và các cam kết về giá trị của tổ chức đối với xã hội
Ở mức độ từng bộ phận (phòng, ban…): những mục tiêu cụ thể phải xuất phát từ
chiến lược chung của đơn vị và phải được kết nối, hòa nhập và nhất quán với mục tiêu
ại
họ
cK
in
h
chung. Các mục tiêu này được thiết lập cho những hoạt động khác nhau trong tổ chức
như: mua hàng, bán hàng, sản xuất và thiết kế…
- Nhận dạng rủi ro: Dựa trên các mục tiêu đã thiết lập, người quản lý cần nhận
dạng và phân tích rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp để quản trị chúng.
Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: những rủi ro ở mức độ toàn đơn vị có thể phát sinh do
những nhân tố bên ngoài và bên trong như: sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách
Đ
hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính
sách của Nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng hoặc thay đổi cán bộ quản lý..
Rủi ro ở mức độ từng hoạt động: như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể
phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây
chuyền đến toàn đơn vị.
Phân tích và đánh giá rủi ro: vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc
khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên mỗi quy trình đều gồm
các bước sau: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục
tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biên pháp có thể sử dụng để
đối phó với rủi ro.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
10
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
(3) Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị
của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những
hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang và có thể
gặp phải.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện và dưới đây là
những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ
tế
H
uế
Phân chia trách nhiệm đầy đủ là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Do đó đòi hỏi cần
phải tách biệt giữa các chưc năng sau: chức năng bảo quản với chức năng kế toán;
chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản; chức năng thực hiện
ại
họ
cK
in
h
nghiệp vụ với chức năng kế toán.
Mục đích là nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra thì
sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ bao gồm:
Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách: cần lưu ý những vấn đề sau:
Đ
+ Chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng.
+ Chứng từ cần lập ngay khi nghiệp vụ vừa mới xảy ra hoặc càng sớm càng tốt
+ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng
khác nhau.
+ Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi
qua các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển
cho bộ phận tiếp theo.
+ Nếu ghi chép thủ công, sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy
định nguyên tắc ghi chép, có chữ kí xét duyệt của người kiểm soát…
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
11
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: cần đảm bảo là tất cả các
nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong
phạm vi quyền hạn cho phép. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê
chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể:
+ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt
các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
+ Phê chuẩn cụ thể: Là các trường hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng
- Kiểm soát vật chất:
tế
H
uế
nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung.
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ
đã đánh số thứ tự trước nhưng chứa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các
với thực tế.
ại
họ
cK
in
h
chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Đối chiếu thường xuyên sổ sách kế toán
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
Là việc kiểm tra được thực hiện bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân
(hoặc bộ phận) đang thực hiện. Nhu cầu kiểm tra độc lập việc thực hiện xuất phát từ hệ
thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một
-
Đ
cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.
Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện.
Đây là việc so sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các
thông tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để nhà
quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Soát xét lại việc thực hiện giúp nhà quản
lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị
một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không.
(4) Thông tin và truyền thông.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
12
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và
nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung
cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng thu thập và trao đổi với tổ chức dưới các hình
thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được
các nhiệm vụ của mình. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều
hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau.
Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa tổ chức với các đối tượng bên
(5) Giám sát
tế
H
uế
ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ quan quản lý…
Giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát.
Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng
như thiết kế hay không và có cần phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn
ại
họ
cK
in
h
phát triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những
hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên: đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của
khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến
động bất thường.
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm
Đ
toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽ với nhau. Các nhà
quản lý cần đánh giá các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu. Hoạt
động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý nhằm
xử lý rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần
phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn
bộ tổ chức.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
13
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Hoàng Giang
1.2 Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Đặc điểm và tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình.
1.2.1.1 Đặc điểm
Mua hàng tồn trữ và trả tiền là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh
nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và hiệu quả của
chu trình này (ví dụ như mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản,
chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp… sẽ có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động của
đơn vị và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.
tế
H
uế
Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những
đặc điểm sau khiến đơn vị cần phải quan tâm:
- Chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết
các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho,
ại
họ
cK
in
h
tiền…nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh
doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.
- Hàng tồn kho thường là tài sản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị
Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập
xuất liên tục, được tồn trũ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác
nhau như hoạt động sản xuất, bán hàng…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì
Đ
việc mua hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra.
Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại doanh nghiệp bao gồm có 4 hoạt động
chính: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hay dịch vụ từ các bộ phận hay hệ thống có nhu
cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng, (2) Nhận hàng từ người cung cấp,
(3) ghi nhận Nợ phải trả và (4) thanh toán với người bán. Trên thực tế thường có thể
chia thành các giai đoạn sau: (Sơ đồ 1.1)
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
14
Khóa luận tốt nghiệp
tế
H
uế
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Sơ đồ 1.1 Những giai đoạn chủ yếu của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Theo đó, các bộ phận mua hàng liên quan đến chu trình này bao gồm:
ại
họ
cK
in
h
- Bộ phận yêu cầu mua hàng. Bộ phận lập đơn đăt hàng.
- Bộ phận nhận hàng. Bộ phận kho.
- Kế toán phải trả, kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp.
1.2.1.2Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình.
a, Tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ cho chu trình
- Danh mục các chứng từ mua hàng thể hiện ở bảng sau:
Đ
Bảng 1.1 Danh mục chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng, trả tiền
Chứng từ
1. Phiếu yêu cầu
mua hàng
Bộ phận lập
Nơi duyệt
Bộ phận yêu
Thủ trưởng, trưởng
cầu hàng (kho,
bộ phận yêu cầu
Mục đích sử dụng
Căn cứ để lập đơn dặt hàng
Kỹ thuật)
2. Đơn đặt hàng
Bộ phận mua
Thủ trưởng, kế
hàng
toán trưởng, trưởng lập biên bản kiểm nghiệm,
bộ phận mua hàng
Cơ sở tiến hành mua hàng,
biên bản nhận hàng, ghi sổ
Nhật ký mua hàng
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
15
Khóa luận tốt nghiệp
3. Biên bản kiểm
nghiệm
4. Biên bản giao
nhận
5. Phiếu nhập kho
6. Ủy nhiệm chi
( phiếu chi)
GVHD: ThS. Hoàng Giang
Bộ phận mua
Trưởng bộ phận
hàng
mua hàng
Bộ phận nhận
Trưởng bộ phận
hàng
nhận hàng
Bộ phận kho
Kế toán kho, thủ
Căn cứ nhập hàng và ghi sổ
kho
hàng tồn kho
Kế toán ngân
Thủ trưởng, kế
Chứng minh đã trả tiền, căn
hàng, thanh
toán trưởng
cứ ghi sổ chi tiết NPT,
- Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Căn cứ để nhập hàng hóa
TGNH, tiền mặt
tế
H
uế
toán, tiền mặt..
Căn cứ để nhận hàng
Để thấy được quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng một cách trực quan, đầy đủ
và khái quát nhất ta sử dụng lưu đồ luân chuyển chứng từ để mô tả:
ại
họ
cK
in
h
Theo lưu đồ 1.1 ta có thể mô tả như sau:
Nghiệp vụ mua hàng.
Khi có yêu cầu mua hàng, BP kho gửi phiếu yêu cầu mua hàng cho Bp mua hàng
để lập ĐĐH gồm 4 liên: Liên 1 lưu, liên 2 gửi tới BP kho, liên 3 gửi kế toán nợ phải
trả, liên 4 giao cho nhà cung cấp. Nếu đồng ý với ĐĐH, nhà cung cấp sẽ gửi thông báo
xác nhận là đồng ý bán để hai bên lập hợp đồng kinh tế thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản.
Đ
Khi nhận hàng, BP kho tiến hành kiểm hàng, căn cứ vào ĐĐH liên 2 và PĐG từ
nhà cung cấp, đồng thời lập BBKN gồm 2 liên làm cơ sở để nhập kho hàng mua. Liên
1 BBKN được lưu cùng liên 1 PNH, liên 2 BBKN gửi cho kế toán phải trả, liên 2 PNH
chuyển cho kế toán HTK.
Kế toán nợ phải trả tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ, Nhật ký mua hàng trên cơ sở
đối chiếu ĐĐH, HĐKT, BBKN và HĐ do nhà cung cấp gửi đến. Các chứng từ được
lưu vào hồ sơ chưa thanh toán để làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp sau này.
SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán
16
