Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần hồng đức

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

tế
H
uế

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Đ

ại
họ
cK
in
h

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC

Sinh viên thực hiện:

Giáo viên hướng dẫn:

Nguyễn Thị Ngọc Giàu

NGƯT. Phan Đình Ngân

Lớp: K44B KTKT
Niên khóa: 2010 - 2014

Huế, tháng 5 năm 2014


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

Lời Cảm Ơn

Đ

ại
họ
cK
in
h

tế
H
uế

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, bên cạnh
sự nổ lực của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ
của nhiều cá nhân và tổ chức. Với tình cảm chân thành
nhất, cho phép em được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
đến:
Toàn thể quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế
Huế đã tận tình truyền đạt những kiến thức và kinh
nghiệm quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại

trường.
NGƯT Phan Đình Ngân, người đã trực tiếp hướng
dẫn và tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực
tập, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này.
Ban Giám đốc, các anh chị phòng Kế toán- Tài
chính của Công ty Cổ phần Hồng Đức đã tạo điều kiện
hết mức cho em được nghiên cứu, tìm hiểu thông tin,
quan sát thực tế tại Công ty.
Trong thời gian tìm hiểu đơn vị, mặc dù đã cố gắng
trong việc hoàn thiện bài báo cáo nhưng do kinh
nghiệm tiếp xúc với thực tế chuyên môn cộng với vốn
kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh những thiếu
sót nhất định. Rất mong sự đóng góp ý kiến, nhận xét
của các thầy cô để đề tài của em được hoàn chỉnh hơn.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

Huế, tháng 5 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Ngọc Giàu

ii


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

MỤC LỤC
Trang

Trang phụ bìa .............................................................................................................................. i
Lời cảm ơn .................................................................................................................................ii
Mục lục .....................................................................................................................................iii
Danh mục các chữ viết tắt và kí hiệu ......................................................................................vi
Danh mục bảng........................................................................................................................vii
Danh mục sơ đồ..................................................................................................................... viii
Danh mục biểu mẫu .................................................................................................................ix

tế
H
uế

PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................1

ại
họ
cK
in
h

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu ..............................................................................................2
4. Phạm vi nghiên cứu..................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài ....................................................................................................2
PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .................................... 3
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ............... 3

Đ

1.1. Khái niệm..............................................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................3
1.3. Mục tiêu của hệ thống KSNB ...............................................................................4
1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB ..................................................................5
1.4.1. Môi trường kiểm soát .........................................................................................5
1.4.2. Hệ thống kế toán.................................................................................................7
1.4.3. Các thủ tục kiểm soát .........................................................................................8
1.4.4. Kiểm toán nội bộ ..............................................................................................11
1.5. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB .......................................................12
1.6. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu.......................................................12
1.6.1. KSNB đối với vốn bằng tiền ............................................................................12
1.6.1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền .................................................................................12
1.6.1.2. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền .............................................................13
1.6.1.3. Yêu cầu cơ bản đối với kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền ...............................13
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

iii


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

1.6.1.4. Thủ tục kiểm soát đối với vốn bằng tiền .......................................................14
1.6.2. KSNB đối với khoản phải thu ..........................................................................17
1.6.2.1. Đặc điểm của khoản phải thu ........................................................................17
1.6.2.2. Nguyên tắc hạch toán đối với khoản phải thu ...............................................18
1.6.2.3. Thủ tục kiểm soát đối với khoản phải thu .....................................................18
1.7. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa kế toán ........................................20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC ...................................................................................................... 23
2.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Hồng Đức ................................................23
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Hồng Đức ...............23

tế
H
uế

2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh .......................................................................23
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lí tại Công ty ...................................................................25
2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy .................................................................................................25
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ .................................................................................25

Đ

ại
họ
cK
in
h

2.1.4. Nguồn lực hoạt động ........................................................................................26
2.1.4.1. Tình hình sử dụng lao động tại Công ty trong 3 năm (2011-2013) ..............26
2.1.4.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty trong 3 năm (2011-2013) ......27
2.1.4.3. Tình hình sản xuất kinh doanh trong 3 năm (2011-2013) .............................30
2.2. Tình hình hoạt động của hệ thống KSNB...........................................................32
2.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................32
2.2.1.1. Quan điểm, phong cách điều hành của ban lãnh đạo ....................................32
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................32

2.2.1.3. Chính sách nhân sự........................................................................................32
2.2.1.4. Các yếu tố bên ngoài khác.............................................................................33
2.2.2. Hệ thống kế toán...............................................................................................33
2.2.2.1. Cơ cấu bộ máy kế toán ..................................................................................33
2.2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán .......................................33
2.2.2.3. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng ..........................................................34
2.2.3. Tình hình kiểm tra, kiểm soát với một số khoản mục trọng yếu ở Công ty Cổ
phần Hồng Đức ..........................................................................................................37
2.2.3.1. Các biện pháp, thủ tục kiểm soát...................................................................37
2.2.3.2. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát nội bộ với việc xây dựng các thủ tục kiểm
soát trong công ty .......................................................................................................37
2.2.3.3. Tình hình kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền ........................................38
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

iv


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

2.2.3.4. Tình hình kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu ......................................51
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHỦ YẾU GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC................................ 53
3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Hồng Đức...............53
3.1.1. Những kết quả đạt được trong công tác KSNB ................................................53
3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác KSNB ..............................................56
3.2. Nhận xét về hoạt động KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu ở Công ty
Cổ phần Hồng Đức.....................................................................................................57
3.2.1. Những kết quả đạt được ...................................................................................57

3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại .................................................................................58

tế
H
uế

3.3. Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống .........................................................58
3.3.1. Đối với môi trường kiểm soát ..........................................................................58
3.3.2. Đối với hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin .........................................59
3.3.3. Đối với thủ tục kiểm soát .................................................................................59

ại
họ
cK
in
h

3.3.4. Đối với kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền ...........................................................59
3.3.5. Đối với kiểm soát nội bộ các khoản phải thu ...................................................62
PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................ 63
1. Kết luận ..................................................................................................................63
2. Kiến nghị ................................................................................................................64
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 65

Đ

PHỤ LỤC

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

v


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

Kiểm soát nội bộ

DN

Doanh nghiệp

BGĐ

Ban giám đốc

GĐ

Giám đốc

TT-BTC

Thông tư- Bộ tài chính

QĐ

Quyết định

CNV

Công nhân viên

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

GVHB

Giá vốn hàng bán

CNTT

Công nghệ thông tin

KT-TC

Kế toán- Tài chính

KS-KT

Kiểm soát- Kế toán

BCTC

Báo cáo tài chính

TSNH

Tài sản ngắn hạn

TSDH

Tài sản dài hạn

NPT

Nợ phải trả

VCSH

Vốn chủ sở hữu

GTGT

Giá trị gia tăng

ại
họ
cK
in
h

tế
H
uế

KSNB

Đ

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÍ HIỆU

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

vi


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 - Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền............... 16
Bảng 1.2 - Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ chi tiền ............... 17
Bảng 1.3 - Mục tiêu, các quá trình KSNB đối với khoản phải thu ...................................... 20
Bảng 2.1 - Tình hình lao động qua 3 năm 2011-2013 .......................................................... 26
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản, nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2011-2013) .................. 28

Đ

ại

họ
cK
in
h

tế
H
uế

Bảng 2.3 - Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011-2013) ............... 31

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

vii


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Hồng Đức ................................... 25
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................. 33
Sơ đồ 2.3 - Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.............................................................. 35
Sơ đồ 2.4- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính ............................ 36
Sơ đồ 2.5 - Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ thu.................................................... 40

Đ

ại

họ
cK
in
h

tế
H
uế

Sơ đồ 2.6 - Thủ tục chi quĩ và luân chuyển chứng từ chi ..................................................... 43

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

viii


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC BIỂU MẪU
Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu tiền ................................................................................................. 41
Biểu mẫu 2.2 - Giấy nộp tiền.................................................................................................. 42
Biểu mẫu 2.3 - Sổ quỹ tiền mặt .............................................................................................. 46
Biểu mẫu 2.4 - Giấy đề nghị tạm ứng .................................................................................... 47
Biểu mẫu 2.5 - Phiếu chi tiền ................................................................................................. 47

tế
H
uế

Biểu mẫu 2.6 - Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt ..................................................................... 50
Biểu mẫu 2.7 - Sổ theo dõi chi tiết công nợ .......................................................................... 51

Đ

ại
họ
cK
in
h

Biểu mẫu 2.8 - Giấy đề nghị thanh toán ................................................................................ 52

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

ix


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua, Đảng và nhà nước ta đã đưa ra nhiều chủ trương chính
sách để phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa các hình thức sở
hữu, mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngoài. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên
thị trường và ngày càng phát triển thì doanh nghiệp đó không chỉ dừng lại ở việc có
chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề,… mà còn đòi

nói riêng cần được coi trọng.

tế
H
uế

hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát
KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của
các đơn vị và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn

ại
họ
cK
in
h

các nguồn lực kinh tế của đơn vị mình như: con người, tài sản, vốn;... góp phần hạn
chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
đơn vị xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng
và phát triển đi lên.

Nhận thức được tầm quan trọng, cùng với mong muốn được tiếp cận thực tế để
tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát đối với một số khoản mục trọng yếu của một DN cụ

Đ

thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường, so sánh với
thực tiễn nắm bắt, mở rộng hiểu biết, em đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ
thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Hồng Đức” làm khóa luận tốt nghiệp.

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và thủ tục KSNB đối với một
số khoản mục trọng yếu.
- Tìm hiểu được thực trạng về hoạt động KSNB tại Công ty Cổ phần Hồng Đức.
- Thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn, đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác KSNB của Công ty.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

1


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

3. Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống KSNB ở Công ty Cổ phần Hồng Đức.

4. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung: Tìm hiểu chính sách, thủ tục KSNB, kiểm soát Vốn bằng tiền
và Nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Hồng Đức.
- Phạm vi thời gian: Số liệu thu thập từ năm 2011 đến năm 2013.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Hồng Đức.

5. Phương pháp nghiên cứu

tế
H
uế

Để đạt được mục tiêu của đề tài, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc sách, tạp chí, khóa luận, Internet,…
nhằm bổ sung, tổng hợp lại kiến thức cơ bản về mặt cơ sở lý luận làm định hướng cho
đề tài nghiên cứu.

ại
họ
cK
in
h

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn và thu thập tài liệu: Trong suốt quá trình thực
tập tại Công ty Cổ phần Hồng Đức, phương pháp này được sử dụng để thu thập sổ sách,
chứng từ, báo cáo và tìm hiểu các thông tin liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích: Phương pháp này được sử dụng để xử lí,
tổng hợp, phân tích các thông tin hữu ích từ các tài liệu thu thập được có liên quan đến
đề tài nghiên cứu nhằm đánh giá và tìm ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hơn
công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty.

Đ

6. Cấu trúc của đề tài

Đề tài nghiên cứu Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần
Hồng Đức gồm có ba (3) phần:
Phần thứ nhất. Đặt vấn đề
Phần thứ hai. Nội dung và kết quả nghiên cứu
Chương 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Hồng Đức.

Chương 3. Giải pháp chủ yếu góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ
tại Công ty Cổ phần Hồng Đức.
Phần thứ ba. Kết luận và kiến nghị.
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

2


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1. Khái niệm
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng

tế
H
uế

nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;
nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát
nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

ại

họ
cK
in
h

Theo IAS 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ
tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt
chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài
sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế
độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.

Đ

Theo COSO: Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng
quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung
cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị, các
nhà quản lý mong muốn là:
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
- Tính chất đáng tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

3

GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó hoặc báo cáo với BGĐ, Hội
đồng quản trị.
+ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cân đối kế
toán, các tài sản phi vật chất nhưng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất
lượng hoạt động của DN cũng như bầu không khí làm việc và quan hệ với khách hàng,
các thủ tục, quy trình nghiệp vụ.
+ Nâng cao tính hiệu quả của hoạt động bao gồm việc sử dụng các nguồn lực
trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nâng cao chất lượng
hàng hóa, chất lượng dịch vụ) và lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế.
kinh tế, tài chính trước khi GĐ phê duyệt.

tế
H
uế

+ Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính thích đáng, phù hợp của các thông tin
+ Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động,
các bộ phận DN.

ại
họ
cK
in
h

Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt động tài
chính cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại, báo cáo các loại thông
tin này.

+ Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các chính sách,
thủ tục, luật pháp và quy định có ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động và báo cáo,
đồng thời xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế hay không.

Đ

+ Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.
+ Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạt
được sát mục tiêu và mục đích đã đề ra.

1.3. Mục tiêu của hệ thống KSNB
Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai
sót trong sổ sách. Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là:
a. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực). Hệ thống
KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những
nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

4


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

b. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh
làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn).
Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra
ngoài sổ sách.
d. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ
cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ.
e. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo
các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn.

tế
H
uế

f. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì). Nghiệp vụ
kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc phù hợp.
g. Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.

1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

ại
họ
cK
in
h

1.4.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị, có tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát:

 Đặc thù phong cách điều hành của ban quản trị
Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điều
hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm và đường lối chính trị ảnh hưởng lớn

Đ

đến hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB. Có nhiều xu hướng khác nhau trong hành
vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hướng đối lập nhau đó là cách quản lý táo bạo và
cách quản lý rụt rè. Nếu Ban quản trị là những người táo bạo trong việc ra quyết định
thì thường dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn. Còn nếu Ban quản trị là những người quá rụt
rè thì thường có những ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh phân quyền.

 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ góp phần tạo ra môi trường
kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống hoạt động xuyên suốt từ
trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng
như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong DN.
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

5


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

Nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hướng khác
nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều
kiện cho công tác phân công phân nhiệm, tránh được những chồng chéo đồng thời
giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kết trách nhiệm.
 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự nói đến việc sử dụng và bồi dưỡng cán bộ và quá trình sử
dụng, bồi dưỡng cán bộ có mang tính liên tục và liên tiếp hay không. Xây dựng được
đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố gia tăng hiệu quả lao động.
Để xây dựng được một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có chính sách tuyển dụng, đề

 Kế hoạch và chiến lược

tế
H
uế

bạt và khen thưởng công bằng.
Một hệ thống KSNB được đánh giá là có hiệu quả khi DN có một chiến lược
trước mắt và lâu dài. Kế hoạch và chiến lược hoạt động là căn cứ để xem xét DN có

ại
họ
cK
in
h

định hướng phát triển lâu dài.

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy

trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch,
theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất
thường và xử lý, điều chỉnh.

 Ủy ban kiểm soát

Đ

Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của DN như những
thành viên chính thức của Hội đồng quản trị, những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực
kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Giám sát quá trình báo cáo tài chính của công ty;
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;
- Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ;
- Dung hòa các bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với Kiểm toán viên bên ngoài.

 Các nhân tố bên ngoài
Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như luật
pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, con
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

6


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

nợ, đặc biệt là đường lối phát triển của đất nước và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô.
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh

hưởng rất lớn đến thái độ phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế
và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB.
Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng
đến quá trình thiết kế, vận hành, xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB của DN, trong đó
nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều
hành của các nhà quản lý DN.

1.4.2. Hệ thống kế toán

tế
H
uế

Hệ thống thông tin kế toán trong DN là nhân tố quan trọng quyết định sự thành
công của hoạt động kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho
các nhà quản lý. Hệ thống thông tin kế toán trong DN bao gồm: Hệ thống kế toán,
mạng lưới máy vi tính, phần mềm kế toán áp dụng.

ại
họ
cK
in
h

Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống
có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong DN. Hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát lấy để loại
trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình.
Hệ thống kế toán bao gồm: Chứng từ, sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài
chính và báo cáo nội bộ.

Đ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo được các mục tiêu tổng quát sau đây:
- Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi
chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị.
- Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải đảm bảo rằng chúng
đã được phê chuẩn hợp lý.
- Tính toán chính xác các số liệu trong công tác kế toán.
- Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát
sinh nào.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

7


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

- Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị.
- Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối
chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận kho quỹ.
Để kiểm soát hữu hiệu với chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cần
lưu ý các vấn đề sau đây:
+ Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ
dàng truy cập khi cần thiết.
+ Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc

ngay sau đó càng sớm càng tốt, ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu.

tế
H
uế

+ Việc lập chứng từ trên máy vi tính phải được áp dụng theo chế độ quy định
riêng cho loại chứng từ giao dịch trên máy tính. Chứng từ tham gia mạng máy tính
phải đảm bảo tính bảo mật, có ký hiệu mật mã truyền tin và ký hiệu mật chuyển tiền.

ại
họ
cK
in
h

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để một
liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt
trong ghi chép.

+ Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của nhà nước và có
tính năng kiểm soát. Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định
nguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt.
+ Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các

Đ

loại sổ sách kế toán tại đơn vị, quy định trách nhiệm lập và kiểm tra BCTC.
+ Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an
toàn, bảo mật và phương tiện truy cập.

1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, có
thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát : Kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.

 Kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh
giá các yếu tố dẫn liệu trong BCTC. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản:
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

8


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

Kiểm soát quản lí: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên
độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có
hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận.
Kiểm soát xử lí: Là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch,
tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại,
ghi chép, tính toán, tổng hợp, báo cáo.
Kiểm soát để bảo vệ tài sản: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo
đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm:
o Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản.

tế
H
uế

o Hệ thống an toàn và vật chắn.
o Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba.

Sau đây là một số biện pháp quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp:
- Kiểm soát để bảo đảm chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng

ại
họ
cK
in
h

đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác.

+ Chứng từ: Trong toàn đơn vị và các đơn vị bên ngoài, chứng từ là đủ để cung
cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các
nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác.

+ Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm các hệ
thống tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại
đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận

Đ

và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo.

+ Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân
chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự kiểm soát
đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những

chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều
kiện kiểm tra tương hỗ giữa những người, những bộ phận có liên quan.
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:
Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề
phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa để bảo vệ tiền tệ
cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

9


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công
cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách.
Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp
kiểm soát quan trọng: Ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các
tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán…
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện:
Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm
soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng
thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát. Việc thực thi

tế
H
uế

các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan

trọng cho Kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB.
 Kiểm soát tổng quát

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công

ại
họ
cK
in
h

việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hóa, kiểm soát tổng quát thuộc về chức
năng kiểm soát của phòng điện toán.

Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất
khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, các loại kiểm soát nói trên
đều được xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau:
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều

Đ

người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để
không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ
đó mà tránh được gian lận, sai sót.
Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác động chuyên môn hóa và
giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá
phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết

định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó
các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

10


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai
phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một
biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập).
Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý:
o Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để
tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tùy tiện.
o Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: Một người thực hiện cả hai chức
năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ
ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư.

tế
H
uế

sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, người
o Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy
chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc.

ại
họ
cK
in
h

o Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được được một biện
pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể.
+ Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn.

Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà
nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu
quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt

Đ

động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn
bởi nhà quản lí hoặc người được ủy quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể
mua bán tài sản tùy tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc
mất mát nguồn lực. Tùy theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết
đinh thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau.

1.4.4. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ
đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ được xây dựng dựa trên những nguyên tắc sau:
- Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao nhất;
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

11


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

- Phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi;
- Hoạt động phải tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động
được kiểm tra;
- Phải tuyển chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn và đạo đức nghề
nghiệp phù hợp với quy định hiện hành.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về
toàn bộ hoạt động của DN, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các
chính sách thủ tục về KSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho DN có
được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong DN, chất lượng của
hợp và hiệu quả.

tế
H
uế

hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích

1.5. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB

Trong thực tế không có một hệ thống KSNB nào hoàn hảo, nghĩa là một hệ

ại
họ

cK
in
h

thống KSNB không thể ngăn ngừa được tất cả những hậu quả xấu có thể xảy ra.
Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế
khó có thể phát hiện được những sai phạm đột xuất hay bất thường.
- Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong xét
đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.

Đ

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài
hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.

1.6. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu
1.6.1. KSNB đối với vốn bằng tiền
1.6.1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quỹ.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

12

GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

- Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim
khí quí, đá quí của doanh nghiệp.
- Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp đã
nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân
hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác
nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng.
Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán
và là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động. Vốn bằng tiền còn là một khoản
mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trong khác như doanh

tế
H
uế

thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị. Tiền là tài sản được ưa
chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất. Do
đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để bảo vệ tài
sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn.

ại
họ
cK
in
h

1.6.1.2. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

Do đặc điểm của tiền, để quản lí tốt đối với tiền trên nhiều khía cạnh khác nhau
kế toán đối với tiền có những đặc điểm khác biệt. Trước hết điều này thể hiện ở các
nguyên tắc hạch toán được áp dụng đối với tiền đó là:
- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
được ghi chép theo một đồng tiền thống nhất được qui định là tiền Việt Nam
đồng(VND). Điều này có nghĩa là các nghiệp vụ có liên quan tới các ngoại tệ khác

Đ

nhau khi hạch toán phải qui đổi theo tiền Việt Nam đồng theo tỉ giá thực tế liên ngân
hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Nguyên tắc cập nhật thường xuyên: Các nghiệp vụ liên quan tới tiền đều
phải cập nhật, ghi chép thường xuyên. Nguyên tắc này cũng bao hàm cả việc ghi chép
hạch toán nghiệp vụ tiền phải đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
1.6.1.3. Yêu cầu cơ bản đối với kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền

Với khả năng sai phạm tiềm tàng đối với khoản mục tiền cao, cùng với nguyên
tắc trong quản lí và hạch toán tiền thì kiểm soát nội bộ đối với tiền chỉ hiệu quả trong
trường hợp kiểm soát nội bộ phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

13


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

- Thu đủ: Mọi khoản tiền đều được thu đủ, nộp vào quỹ trong khoảng thời
gian sớm nhất.
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt
và được ghi chép đúng đắn.
- Chu trình nghiệp vụ, xét duyệt, luân chuyển chứng từ được thực hiện đầy
đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý.
- Các dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy đủ,
chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định có chất lượng cao.
- Tiền mặt được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát và có dự phòng

tế
H
uế

rủi ro hợp lý.

- Tài liệu, hồ sơ, các tài sản có liên quan đến nghiệp vụ được đảm vảo an toàn.
1.6.1.4. Thủ tục kiểm soát đối với vốn bằng tiền

ại
họ
cK
in
h

Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau được áp dụng trong kiểm soát
vốn bằng tiền:

Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm của

từng người, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng như đưa ra các qui định
bảo vệ vốn bằng tiền.

Hai là: Thực thi các nguyên tắc quản lí:

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi

Đ

ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai phụ
trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc…phải được qui định rõ ràng,
cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền.
Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải được xét duyệt và chỉ
được kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu
cầu chi.
Ủy quyền: Ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể ủy quyền cho một hoặc
hai người để duyệt chi. Việc ủy quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi vắng,
cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhưng cũng không được ủy quyền quá

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

14


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

rộng rãi, có thể ủy quyền cho Phó GĐ tài chính hoặc kế toán trưởng hoặc cả hai có
phân cấp duyệt chi theo mức chi.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là vô
cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm:
o Cách li giữa thủ quĩ và kế toán;
o Cách li giữa người duyệt chi với người thực hiện các khoản chi, giữa người
được kí phát hành séc với người chi tiêu;
o Cách li giữa người ghi sổ với người kiểm soát thu, chi.
Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: Trang bị các két sắt an
kiểm soát để bảo vệ tiền mặt.
Bốn là: Đối với kế toán:

tế
H
uế

toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu…, trang bị các máy tính tiền cũng là một biện pháp

- Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quỹ phải ghi sổ

ại
họ
cK
in
h

các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau.
- Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quỹ;
- Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép;

- Phải đối chiếu thường xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh;
- Lập danh sách hóa đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền.

Năm là: Công tác quản lí:

- Hạn chế lượng tiền tại két;

Đ

- Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt;
- Hạn chế lưu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn cho
tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu;
- Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán;
- Đối chiếu thường xuyên và định kì với ngân hàng.
Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với sổ
sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời.
Bảy là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với Vốn bằng tiền.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

15


GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân

Khóa luận tốt nghiệp

Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn đến.
Nhà quản lí phải thường xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên. Đây là yếu tố
quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát.
Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho người nộp tiền hay yêu cầu
người nhận tiền phải xuất trình chứng minh thư và giầy ủy quyền nhận tiền nếu được
ủy quyền.

Bảng 1.1 - Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền

Tính có thực
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ
là số tiền đơn vị thực tế nhận được.
Phê chuẩn

Tính đầy đủ

Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến
tiền mặt nhận được đều được ghi sổ.
Sự đánh giá

- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với
ghi sổ.
- Kiểm soát độc lập với các nghiệp vụ thu.
- Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải
được tồn tại.
- Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền
mặt.

ại
họ
cK
in
h

Các khoản chiết khấu tiền mặt đã
được phê chuẩn

Quá trình KSNB chủ yếu

tế
H
uế

Mục tiêu KSNB

Đ

Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ
theo số tiền nhận được.

- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với
sổ sách.

- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng
kê trước tiền mặt.
- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với
sổ sách.
- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng
kê trước tiền mặt

Phân loại

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản.

Các khoản thu tiền mặt được phân
loại đúng đắn.

- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.

Đúng hạn

- Quy đinh thể thức ghi sổ các nghiệp vụ thu
tiền mặt hàng ngày.

Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ
theo căn cứ thời gian.
Chuyển sổ và tổng hợp chính xác
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ,
chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.

- Kiểm tra nội bộ.
- Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí
thu tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu.
- Đối chiếu công nợ.
-Kiểm tra nội bộ.

SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu

16