Hoàn thiện hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại phòng kinh tế huyện bắc hà – lào cai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC
=====o0o=====

HOÀNG MAI LOAN

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ
VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG KINH TẾ
HUYỆN BẮC HÀ TỈNH LÀO CAI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Sơn La, năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC
=====o0o=====

HOÀNG MAI LOAN

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ
VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG KINH TẾ
HUYỆN BẮC HÀ TỈNH LÀO CAI

Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Ngƣời hƣớng dẫn: ThS. Vũ Thị Sen

Sơn La, năm 2015


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập của mỗi sinh viên thì việc thực tập tốt nghiệp là một
khâu không thể thiếu vì đó là quãng thời gian quan trọng giúp sinh viên vận dụng
những kiến thức đã học đƣợc trên ghế nhà trƣờng, làm quen với công việc thực tế.
Giúp sinh viên bổ sung thêm những kiến thức và kinh nghiệm làm việc thực tế vào bài
học cho chính bản thân mình. Thực tập là điều kiện thuận lợi nhất cho sinh viên phát
huy năng lực của mình, tự tìm tòi, nghiên cứu, sáng tạo. Thực tập cũng là cơ hội cho
sinh viên mở rộng các mối quan hệ xã hội, định hƣớng và tìm kiếm việc làm cho sinh
viên sau khi tốt nghiệp ra trƣờng.
Kế toán là việc tiếp nhận, thu thập, xử lý các thông tin kế toán, phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ sách, báo cáo nhằm cung cấp thông tin chính xác
cho những ngƣời quan tâm đặc biệt là lãnh đạo các cơ quan để có những chính sách,
kế hoạch cũng nhƣ chƣơng trình cụ thể cho đơn vị mình quản lý. Tìm hƣớng đi mới
đƣa đơn vị ngày một phát triển hơn.
Sau quá trình học tập dƣới mái trƣờng Đại học Tây Bắc, đƣợc sự phân công của
Khoa Kinh tế, sự đồng ý hƣớng dẫn của cô giáo Th.S Vũ Thị Sen và đƣợc sự cho phép
của ban lãnh đạo phòng Kinh tế huyện Bắc Hà em đã đƣợc làm quen và thực hành,
tiếp cận gần hơn với công việc kế toán trong khoảng thời gian em thực tập tại Phòng
Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác kế
toán, vai trò to lớn của nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành
chính sự nghiệp em đã thực hiện đề tài “ Hoàn thiện hạch toán kế toán nguồn kinh phí
và các khoản chi hoạt động tại Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai”.
Để hoàn thành khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã
tận tình hƣớng dẫn, giảng dạy trong xuất quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở
trƣờng Đại học Tây Bắc. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Vũ Thị Sen
đã chu đáo hƣớng dẫn, chỉ bảo em trong quá trình thực hiện khóa luận.
Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các cô, các chú trong Phòng Kinh tế huyện Bắc

Hà đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại đây.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn thiện nhất. Song
do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế với
công tác kế toán cũng nhƣ hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh
khỏi những sai sót nhất định mà bản thân chƣa thấy đƣợc. Em rất mong đƣợc sự góp ý
của Thầy, Cô giáo và các bạn để khóa luận đƣợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Hoàng Mai Loan


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài .........................................................................................................1
2. Mục địch, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu ..................................................................1
2.1. Mục đích ...................................................................................................................1
2.2. Yêu cầu .....................................................................................................................2
2.3. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................2
3. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................................3
3.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu ...................................................................................3
3.1.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: ...................................................................3
3.1.2. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: ..................................................................3
3.2. Phƣơng pháp xử lý dữ liệu .......................................................................................3
4. Cấu trúc chuyên đề ......................................................................................................4
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUỒN
KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
SỰ NGHIỆP ....................................................................................................................5
1.1. Những vấn đề chung về nguồn kinh phí hoạt động và các khoản chi hoạt động
trong đơn vị hành chính sự nghiệp ..................................................................................5
1.1.1. Các khái niệm và đặc điểm của nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại

các đơn vị hành chính sự nghiệp. ....................................................................................5
1.1.2. Phân loại nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động ..........................................7
1.1.3. Vai trò của nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động .......................................8
1.1.4. Nguyên tắc hạch toán và nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi
hoạt động .........................................................................................................................8
1.1.5. Lập dự toán chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.....................10
1.2. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động .........................................................................10
1.2.1. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng .............................................................10
1.2.2. Phƣơng pháp hạch toán và sổ kế toán nguồn kinh phí hoạt động .......................13
1.3. Kế toán các khoản chi hoạt động tại các đơn vị hành chính sự nghiệp..................17
1.3.1. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng .............................................................17
1.3.2. Phƣơng pháp hạch toán và sổ kế toán các khoản chi hoạt động .........................20
1.4. Quyết toán, lập báo cáo quyết toán và phân tích báo cáo quyết toán về nguồn kinh
phí và chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp ..............................................23
1.4.1. Quyết toán, lập báo cáo quyết toán .....................................................................23
1.4.2. Phân tích báo cáo quyết toán. ..............................................................................27

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUỒN KINH
PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG KINH TẾ HUYỆN
BẮC HÀ TỈNH LÀO CAI……………………………………………………..28
2.1. Vài nét tổng quan về phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai. .........................28
2.1.1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của phòng Kinh tế huyện Bắc Hà....28


2.1.2. Đặc điểm cơ bản về cơ cấu tổ chức, hoạt động và kết quả hoạt động của phòng
Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai...............................................................................29

2.1.3. Đặc điểm hạch toán kế toán tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.
............................................................................................................................. 35
2.1.4. Đặc điểm nguồn kinh phí và các khoản chi tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà. ...36

2.1.4.1. Đặc điểm chung ...............................................................................................36
2.1.4.2. Các nội dung về kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động .............37
2.1.4.3. Nguyên tắc quản lý các khoản chi hoạt động ...................................................39
2.1.4.4. Dự toán các khoản chi hoạt động .....................................................................41
2.2. Thực trạng hạch toán kế toán nguồn kinh phí tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh
Lào Cai ..........................................................................................................................43
2.2.1. Nguyên tắc hạch toán nguồn kinh phí hoạt động ................................................43
2.2.2. Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng ....................................................43
2.2.3. Phƣơng pháp hạch toán và ghi sổ kế toán. ..........................................................53
2.3. Thực trạng hạch toán kế toán các khoản chi hoạt động tại phòng Kinh tế huyện
Bắc Hà tỉnh Lào Cai ......................................................................................................57
2.3.1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán các khoản chi hoạt động ..............................57
2.3.2. Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng ....................................................58
2.4. Quyết toán, lập báo cáo quyết toán và phân tích báo cáo quyết toán tại phòng Kinh
tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai........................................................................................64
2.4.1. Quyết toán, lập báo cáo quyết toán. ....................................................................64
2.4.1. Phân tích báo cáo quyết toán ...............................................................................70

CHƢƠNG 3: HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ
VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG KINH TẾ HUYỆN BẮC
HÀ TỈNH LÀO CAI……………………………………………………………72
3.1. Một số đánh giá nhận xét chung về hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản
chi hoạt động tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai. .......................................72
3.1.1. Ƣu điểm ...............................................................................................................72
3.1.2. Hạn chế ................................................................................................................74
3.2. Sự cần thiết hoàn thiện hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt
động tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai .....................................................76
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản
chi hoạt động tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà. ............................................................77
3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản

chi hoạt động tai phòng Kinh tế huyện Bắc Hà .............................................................80
PHẦN KẾT LUẬN .......................................................................................................82
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC


DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU
Sơ đồ 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Kinh tế huyện Bắc Hà .....................................29
Biểu 01: Dự toán chi hoạt động Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà năm 2014 ....................42
Biểu 02: Giấy thông báo dự toán năm 2014 lần 1 .........................................................43
Biểu 03: Giấy thông báo bổ sung dự toán năm 2014 ....................................................44
Biểu số 04: Bảng chấm công tháng 03 ..........................................................................46
Biểu 05: Bảng thanh toán tiền lƣơng QLNN .................................................................47
Biểu 06: Giấy rút dự toán chuyển khoản .......................................................................50
Biểu số 07: Phiếu thu .....................................................................................................51
Biểu số 08: Giấy rút dự toán tiền mặt............................................................................52
Biểu 09: Sổ theo dõi dự toán nguồn kinh phí số 01 ......................................................51
Biểu 10: Sổ theo dõi dự toán nguồn kinh phí số 02 ......................................................52
Đơn vị: Phòng Kinh tế ...................................................................................................52
Biểu 11: Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí số 01 ....................................................53
Biểu 12: Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí số 02 ....................................................54
Biểu 13: Sổ cái tài khoản 46121 ....................................................................................55
Biểu 14: Sổ cái tài khoản 46122 khoản 463 ..................................................................56
Biểu số 15: Phiếu chi số 01 ...........................................................................................58
Biểu số 16: Hóa đơn tiền điện .......................................................................................59
Biểu số 17: Phiếu chi số 02 ...........................................................................................59
Biểu số 18: Hóa đơn mua hàng .....................................................................................60
Biểu số 19: Sổ chi tiết hoạt động nguồn ngân sách Huyện tự chủ ................................62
Biểu số 20: Sổ cái tài khoản 66121 ...............................................................................63

Biểu số 21: Sổ tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng ..........65
Biểu 22: Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động ................................................................68


DANH MỤC VIẾT TẮT
KÝ HIỆU
BHTN
BTC
BHXH
BHYT
CP
HCSN
KHCN
KTXH
KPCĐ
MS
NSNN
KP
QH
TC
TK
TT
TSCĐ
UBND
XDCB

Ý NGHĨA
Bảo hiểm thất nghiệp
Bộ tài chính
Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm y tế
Chính phủ
Hành chính sự nghiệp
Khoa học công nghệ
Kinh tế xã hỗi
Kinh phí công đoàn
Mã số
Ngân sách nhà nƣớc
Kinh phí
Quốc hội
Tài chính
Tài khoản
Thông tƣ
Tài sản cố định
Ủy ban nhân dân
Xây dụng cơ bản


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nhƣ chúng ta đã biết nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí do nhà nƣớc
cấp, do cá nhân, tổ chức trong và ngoài nƣớc tài trợ, viện trợ hoặc từ các khoản thu
phí, lệ phí,... nhằm thực hiện các chƣơng trình mục tiêu, thực hiện nhiệm vụ kinh tế chính trị - xã hội, không vì mục tiêu lợi nhuận. Do vậy, việc sử dụng nguồn kinh phí
hoạt động phải đúng dự toán đƣợc duyệt và phải quyết toán với cơ quan cấp kinh phí.
Chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các khoản chi hoạt
động thƣờng xuyên và chi hoạt động không thƣờng xuyên theo dự toán ngân sách đã
đƣợc phê duyệt nhƣ chi công tác hoạt động chuyên môn, chi quản lý bộ máy hoạt động
của các cơ quan nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, các hội,... góp
phần quan trọng vào việc duy trì hoạt động đơn vị này.
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải có trách nhiệm

chấp hành quy định của luật ngân sách nhà nƣớc, các tiêu chuẩn định mức, các quy
định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do nhà nƣớc ban hành. Cụ thể là đáp ứng
yêu cầu về quản lý kinh tế - chính trị, tăng cƣờng quản lý kiểm soát chi ngân sách nhà
nƣớc, quản lý tài sản công. Vì thế hạch toán kế toán trong đơn vị hành chính sự ngiệp
phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị mình. Đảm
bảo sự thống nhất về nội dung, phƣơng pháp của kế toán với chế độ kế toán hiện hành,
đảm bảo sự phù hợp đặc thù của đơn vị.
Thông qua những thông tin do kê toán cung cấp, Nhà nƣớc điều hành và kiểm
tra tình hình sử dụng các nguồn kinh phí, tình hình chi tiêu các loại quỹ, nắm chắc
thực trạng tiền vốn tài sản của mình. Để đạt đƣợc hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong
tƣơng lai công tác kế toán là khâu vô cùng quan trọng để đánh giá xem xét và hoạch
định chính sách một cách rõ ràng cụ thể là điều kiện kiên quyết và tất yếu đối với bất
cứ một đơn vị hành chính sự nghiệp nào. Ngoài ra, thông tin kế toán giúp cho các nhà
quản lý nắm chắc tình hình hoạt động của đơn vị để từ đó có kế hoạch ngắn hạn và dài
hạn để quản lý có hiệu quả nguồn vốn của Nhà nƣớc.
Phòng kinh tế huyện Bắc Hà cũng là một đơn vị hành chính sự nghiệp với chức
năng tham mƣu, giúp đỡ UBND huyện quản lý về kinh tế. Với việc hạch toán nguồn
kinh phí và các khoản chi hoạt động sẽ giúp đơn vị hoàn thành chức năng và đạt hiệu
quả cao hơn trong công việc.
Nắm bắt đƣợc tầm quan trọng của cán bộ kế toán, của hạch toán kế toán nguồn
kinh phí và các khoản chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và tại
phòng kinh tế huyện Bắc Hà nói riêng em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán kế toán
nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà – Lào Cai”.
2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Mục đích
Về lí luận: Nghiên cứu rõ hơn công tác kế toán nói chung và hệ thống hóa cơ sở
lí luận các tồn tại và hạn chế trong công tác kế toán quản lý, điều hành nguồn kinh phí,

1

tổ chức hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động trong đơn vị
hành chính sự nghiệp nói riêng.
Về thực trạng: Từ thực tiễn hạch toán kế toán các nghiệp vụ liên quan đến
nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tiến hành
xem xét, tìm hiểu đơn vị có thực hiện và quản lý tốt nguồn kinh phí hay chƣa. Việc
hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi của đơn vị có đúng chế độ, quy
định của nhà nƣớc không. Đồng thời phản ánh thực trạng hạch toán kế toán nguồn
kinh phí và các khoản chi hoạt động trong những năm gần đây cụ thể là năm 2012,
2013, 2014. Để thấy đƣợc các tồn tại và hạn chế trong hạch toán kế toán quản lý, điều
hành nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động để đƣa ra các nhận xét, đánh giá.
Để từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và tăng cƣờng hạch toán kế
toán nguồn kinh phí và các khoản chi ngân sách cho Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà.
2.2. Yêu cầu
Về hình thức: Chuyên đề trình bày khoa học, ngắn gọn, dễ hiểu, kết cấu chặt
chẽ, cân đối, tuân thủ đúng các quy định của khoa, của trƣờng.
Về nội dung: Nội dung của chuyên đề đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện
hành theo:
Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ
tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Thông tƣ 185/2009/TT-BTC về sử đổi bổ sung chế độ kế toán hành chính sự
nghiệp.
Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC của Bộ tài chính về ban hành hệ thống mục lục
ngân sách nhà nƣớc.
Thông tƣ 104/2014/TT-BTC quy định bổ sung hệ thống mục lục ngân sách
Ngân sách nhà nƣớc do Bộ trƣởng bộ Tài chính ban hành.
Chuyên đề phản ánh thực trạng kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt
động trong đơn vị hành chính sự nghiệp tại Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.
Lấy số liệu trong 03 năm là 2012, 2013, 2014. Các số liệu phải phản ánh trung
thực, đầy đủ, khách quan thực trạng đơn vị. Đƣa ra kết quả phân tích cho những dự

liệu đã thu thập đƣợc.
Tìm hiểu đặc thù huyện Bắc Hà, một huyện vùng cao còn gặp nhiều khó khăn
để làm cơ sở xem xét, đánh giá và đƣa ra giải pháp.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt
động tại Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.
2.3 .Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Xem xét công tác hạch toán nguồn kinh phí và các khoản chi tại
Phòng Kinh tế huyện Bắc Hà, huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.
Về thời gian: Thu thập số liệu trong 03 năm gần đây nhất là 2012, 2013, 2014
của Phòng kinh tế huyện Bắc Hà.
Về nội dung: Công tác hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi.

2


3. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
3.1.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phƣơng pháp quan sát: Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của
các nhân viên kế toán về hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động
tại phòng kế toán để thấy đƣợc những ƣu điểm, hạn chế của công tác kế toán tại đơn vị
và làm cơ sở dữ liệu cho chuyên đề.
Phƣơng pháp phỏng vấn: Hỏi trực tiếp cán bộ kế toán của đơn vị để biết các
phƣơng pháp, quy trình tổ chức hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi
hoạt động tại đơn vị.
Phƣơng pháp điều tra thăm dò: Tìm hiểu kỹ ngọn nguồn các thông tin số liệu
trong chứng từ, sổ sách để chắc chắn chúng thực sự phát sinh và đã đƣợc phản ánh đầy
đủ làm cơ sở đƣa vào chuyên đề thực tập.
3.1.2. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Phƣơng pháp thu thập tài liệu: Thu thập sổ sách, bảng biểu, chứng từ của phòng

kế toán trong các năm 2012, 2013, 2014 để phân tích tình hình hoạt động của đơn vị
và công tác kế toán về vấn đề hạch toán kế toán nguồn kinh phí hoạt động và các
khoản chi hoạt động tại đơn vị.
Phƣơng pháp chọn mẫu: Tiến hành chọn một số chứng từ, sổ sách liên quan
đến các nghiệp vụ điển hình của đơn vị nhƣ các khoản chi hoạt động thƣờng
xuyên với số tiền lớn,...
Ngoài ra, tự tìm hiểu thêm các thông tin khác bao gồm tài liệu văn bản nhƣ:
bảng cân đối tài khoản, tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng,
các bài viết trên tạp trí kinh tế liên quan đến nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt
động, trên internet,.. để có thêm cơ sở dữ liệu đƣa vào chuyên đề.
3.2. Phƣơng pháp xử lý dữ liệu
Phƣơng pháp đối chiếu trực tiếp: Đối chiếu giữa số cuối kỳ và số đầu kỳ, hoặc
giữa các kỳ kế toán của các khoản chi hoạt động thƣờng xuyên, chi hoạt động không
thƣờng xuyên, nguồn kinh phí hoạt động,.. để xem xét xu hƣớng biến động của các
mặt hoạt động tƣơng ứng với chỉ tiêu đó trên bảng cân đối kế toán.
Phƣơng pháp so sánh: Các số liệu thu thập sẽ đƣợc so sánh với số liệu năm
trƣớc đó và đối chiếu số liệu chung của toàn ngành cùng về nguồn kinh phí và các
khoản chi hoạt động để thấy đƣợc thực trạng, ƣu điểm và hạn chế của công tác kế toán
tại đơn vị.
Phƣơng pháp tổng hợp số liệu: Số liệu sau khi đƣợc so sánh, đối chiếu ta thấy
rằng chúng chính xác, phù hợp sẽ mang tổng hợp thành báo cáo và đƣa vào làm dữ
liệu cho chuyên đề thực tập.

3


4. Cấu trúc chuyên đề
Ngoài phần Mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề gồm có 03 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận chung về hạch toán kế toán nguồn kịn phí và các
khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp.

Chƣơng 2: Thực trạng hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt
động tại phòng Kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.
Chƣơng 3: Hoàn thiện hạch toán kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt
động tại phòng kinh tế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.

4


CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG
TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. Những vấn đề chung về nguồn kinh phí hoạt động và các khoản chi hoạt
động trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1. Các khái niệm và đặc điểm của nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại
các đơn vị hành chính sự nghiệp
 Các khái niệm
Đơn vị hành chính sự nghiệp: Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do cơ
quan nhà nƣớc có thẩm quyền cho phép thành lập, có tƣ cách pháp nhân, có tài khoản,
con dấu riêng, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ
công trong các ngành, lĩnh vực theo quy đinh của pháp luật phục vụ cho sự nghiệp
phát triển kinh tế, xã hội hoặc đảm bảo an ninh quốc phòng.
Nguồn kinh phí hoạt động: Là vốn của các đơn vị hành chính sự nghiệp hay
nguồn tài chính mà các đơn vị đƣợc quyền sử dụng phục vụ cho việc thực hiện nhiệm
vụ chính trị, chuyên môn có tính chất hành chính sự nghiệp.
Chi hoạt động: Chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất thƣờng xuyên và
không thƣờng xuyên theo dự toán chi đã đƣợc phê duyệt nhƣ: chi dùng cho công tác
nghiệp vụ chuyên môn, chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các
đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lƣợng vũ trang, các hội,
liên hiệp hội,... xét theo nội dung các khoản chi, chi hoạt động bao gồm các khoản chi
về tiền lƣơng, phụ cấp lƣơng, tiền làm thêm, làm ngoài giờ, chi nghiệp vụ chuyên

môn, chi quản lý hành chính: công tác phí, phụ cấp lƣu trú, vật tƣ văn phòng, chi sửa
chữa mua sắm TSCĐ, v.v...
 Đặc điểm
Đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp:
Đơn vị hành chính sự nghiệp gồm nhiều loại hình hoạt động trong nhiều lĩnh
vực với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động ngƣời
ta chia các đơn vị hành chính sự nghiệp thành các đơn vị sự nghiệp y tế, đơn vị sự
nghiệp giáo dục, đơn vị sự nghiệp văn hóa, v.v...
Căn cứ quan hệ với chủ sở hữu ngƣời ta chia các đơn vị sự nghiệp thành các
đơn vị công lập và các đơn vị ngoài công lập. Các đơn vị sự nghiệp công lập là những
đơn vị thuộc sở hữu nhà nƣớc, đƣợc nhà nƣớc cấp kinh phí khi mới thành lập, các viên
chức lãnh đạo của các đơn vị này do cơ quan nhà nƣớc bổ nhiệm hoặc bãi miễn. Các
đơn vị sự nghiệp ngoài công lập là những đơn vị do các tổ chức hoặc cá nhân góp vốn
thành lập nhƣ các trƣờng dân lập, tƣ thục, các bệnh viện tƣ v.v...
Căn cứ khả năng tự trang trải chi phí hoạt động, có đơn vị sự nghiệp có thu và
có đơn vị sự nghiệp không có thu. Trong các đơn vị sự nghiệp có thu ngƣời ta lại chia
ra các đơn vị đảm bảo 100% kinh phí hoạt động thƣờng xuyên, các đơn vị đảm bảo
đƣợc một phần kinh phí hoạt động và các đơn vị không có nguồn thu, v.v...

5


Theo phân cấp quản lý ngân sách ngƣời ta chia các đơn vị sự nghiệp thành các
đơn vị dự toán cấp I là các đơn vị trực tiếp nhận và quyết toán kinh phí với cơ quan
quản lý ngân sách trung ƣơng nhƣ các Bộ, UNBD các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ƣơng, v.v... các đơn vị dự toán cấp I đƣợc giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và cấp phát
ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp II.
Các đơn vị dự toán cấp II là đơn vị cấp dƣới đơn vị dự toán cấp I, nhận và quyết
toán kinh phí đƣợc ngân sách cấp với các đơn vị dự toán cấp I và trực tiếp quản lý
ngân sách của các đơn vị dự toán cấp III.

Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp chi tiêu kinh phí cho hoạt động
của đơn vị và chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí đơn vị đã sử dụng.
Đơn vị cấp dƣới của đơn vị dự toán cấp III đƣợc nhận kinh phí để thực hiện
phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán
theo quy định. Đơn vị này chỉ đƣợc mở tài khoản giao dịch ở Ngân hàng hoặc
Kho bạc khi đƣợc cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Các đơn vị sự nghiệp đều có đặc điểm chung là hoạt động bằng kinh phí do
ngân sách nhà nƣớc cấp hoặc tự trang trải bằng nguồn thu sự nghiệp. Đặc điểm này có
ảnh hƣởng lớn đến công tác kế toán của các đơn vị trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp thể hiện trên các mặt:
Trƣớc hết, để phục vụ cho kiểm soát và thanh quyết toán với ngân sách, kế toán
các đơn vị sự nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Thứ hai, phục vụ cho tổng hợp số liệu về các khoản chi ngân sách, các khoản
chi trong các đơn vị HCSN phải đƣợc hạch toán chi tiết theo từng chƣơng, mục phù
hợp với mục lục ngân sách.
Đặc điểm nguồn kinh phí hoạt động: Nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu hình
thành từ các nguồn sau:
Ngân sách nhà nƣớc hoặc các cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán đƣợc
phê duyệt (gọi tắt là nguồn kinh phí nhà nƣớc).
Các khoản đóng góp hội phí, đóng góp của các hội viên, thành viên.
Thu sự nghiệp đƣợc sử dụng theo quy định và bổ sung từ kết quả của các hoạt
động có thu theo chế độ tài chính hiện hành.
Điều chuyển bổ sung từ các quĩ dự trữ tài chính nội bộ.
Các khoản tài trợ của các tổ chức trong và ngoài nƣớc,..
Vay nợ của chính phủ.
Các khoản kết dƣ ngân sách năm trƣớc.
Đặc điểm các khoản chi hoạt động:
Các khoản chi hoạt động sự nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết hoạt động theo từng
nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách.
Chi hoạt động của đơn vị bao gồm cả chi hoạt động thƣờng xuyên và chi hoạt

động không thƣờng xuyên.
Chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán, đảm bảo sự
khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán
với chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.
6


Đơn vị không đƣợc xét duyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động
từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách đƣợc để lại
chi nhƣng đơn vị chƣa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định.
Cuối kỳ, số chi hoạt động phải đƣợc quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động
sự nghiệp. Nếu chƣa đƣợc duyệt thì toàn bộ số chi trong năm đƣợc chuyển từ số chi
hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trƣớc.
1.1.2. Phân loại nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động
 Phân loại nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động thƣờng xuyên: Là nguồn kinh phí chuyên dùng để
chi cho các hoạt động diễn ra thƣờng xuyên tại đơn vị. Nguồn kinh phí hoạt động
thƣờng xuyên chiếm tỉ trọng nhỏ hơn trong tổng nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị
hành chính sự nghiệp.
Nguồn kinh phí hoạt động không thƣờng xuyên: Là nguồn kinh phí đƣợc dùng
để chi trả cho những hoạt động không thƣờng xuyên, sảy ra đột xuất tại đơn vị. Nguồn
kinh phí hoạt động không thƣờng xuyên chiếm tỉ trọng lớn hơn trong tổng nguồn kinh
phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
 Phân loại các khoản chi hoạt động
Chi hoạt động thƣờng xuyên: Là các khoản chi mang tính chất thƣờng xuyên diễn ra
tại đơn vị. Bao gồm các khoản nhƣ:
Chi cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng nhƣ chi tiền lƣơng, tiền công,
tiền thƣởng, phụ cấp lƣơng, phúc lợi tập thể, các loại trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ,
BHTN theo chế độ hiện hành.
Chi quản lý hành chính: chi điện nƣớc, xăng, dầu, chi vệ sinh môi trƣờng, mua

vật tƣ văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, thông tin liên lạc, tuyên truyền,
cƣớc phí điện thoại, fax,...
Chi nghiệp vụ chuyên môn trực tiếp cho hoạt động của đơn vị theo chức năng,
nhiệm vụ đƣợc giao.
Chi nghiên cứu các đề tài cấp cơ sở.
Chi mua sắm sử chữa thƣờng xuyên: chi mua sắm dụng cụ thay thế, sủa chữa
thƣờng xuyên tài sản cố định phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dƣỡng các
công trình cơ sở hạ tầng.
Chi đào tạo tấp huấn các công tác chuyên môn cho cán bộ đơn vị.
Chi thƣờng xuyên liên quan đến công tác thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành.
Chi hợp tác quốc tế: đoàn ra đoàn vào.
Chi khác: chi trả gốc và lãi vay, cho quyên góp từ thiện,....
Chi hoạt động không thƣờng xuyên: là các khoản chi mang tính chất đột xuất, bất
thƣờng diễn ra tại đơn vị. Bao gồm các khoản nhƣ:
Chi thực hiện tinh giảm biên chế theo quy định của nhà nƣớc.
Chi đầu tƣ phát triển: xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị,..

7


1.1.3. Vai trò của nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động
 Vai trò nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động có vai trò to lớn đối với hoạt động của các đơn vị hành
chính sự nghiệp:
Cung cấp nguồn tài chính để đảm bảo chi tiêu, duy trì các hoạt động trong đơn vị.
Là yếu tố quyết định sự tới tồn tại, phát triển của đơn vị khi nguồn kinh phí
đƣợc đầu tƣ cho mua săm, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị các phòng ban của đơn vị.
Có ảnh hƣởng gián tiếp đến quyết định điều hành, quản lý của thủ trƣởng đơn vị.
Ảnh hƣởng trực tiếp đến việc chi tiêu trong nội bộ đơn vị.
 Vai trò các khoản chi hoạt động

Từ nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ra quyết
định chi với một số tiền nhất định. Việc chi tiền này có vai trò:
Thƣc hiện các kế hoạch, chƣơng trình mục tiêu đơn vị đã đề ra.
Đảm bảo thực hiện quyền lợi cho cán bộ, công nhân viên chức trong toàn đơn vị.
Giúp khuyến khích, động viên cán bộ làm việc có hiệu quả và trách nhiệm hơn .
Thực hiện nghĩa vụ đóng góp với ngân sách nhà nƣớc.
Sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất.
Nâng cao trình độ chuyên môn, tầm hiểu biết cho cán bộ.
1.1.4. Nguyên tắc hạch toán và nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi
hoạt động
 Nguyên tắc hạch toán nguồn kinh phí hoạt động
Đơn vị phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí theo mục đích sử
dụng và theo nguồn kinh phí.
Không đƣợc ghi tăng nguồn kinh phí trong các trƣờng hợp sau:
Các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách đƣợc để lại chi nhƣng chƣa có
chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
Các khoản tiền, hàng viện trợ đã nhận nhƣng chứ có chứng từ ghi thu, ghi chi
ngân sách.
Đơn vị không đƣợc quyết toán các khoản tiền, hàng viện trợ, các khoản thu
đƣợc để lại chi nhƣng chƣa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp
hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết, không đƣợc kết chuyển một cách
tùy tiện.
Đối với các khoản thu tại đơn vị đƣợc phép bổ xung nguồn kinh phí, khi phát
sinh đƣợc hạch toán vào tài khoản thu, sau đó đƣợc kết chuyển sang tài khoản kinh phí
liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Kinh phí phải đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt,
đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của nhà nƣớc.
Để theo dõi, quản lý số kinh phí hoạt động các đơn vị phải mở số chi tiết nguồn
kinh phí theo chƣơng, loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục quy định trong mục lục

ngân sách nhà nƣớc.

8


Cuối niên độ kế toán kinh phí không sử dụng hết phải hoàn trả Ngân sách
hoặc cấp trên, đơn vị chỉ đƣợc kết chuyển sang năm sau khi có sự cho phép của cơ
quan tài chính.
Cuối mỗi kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình
hình tiếp nhận và sử dụng theo từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ
quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chƣơng trình, dự án... thoe đúng quy định của chế
độ kế toán hiện hành.
 Nguyên tắc hạch toán các khoản chi hoạt động
Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo đúng nguồn kinh phí, theo niên
độ kế toán và theo mục lục ngấn sách nhà nƣớc quy định.
Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và
đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp.
Giữa sổ sách kế toán với chứng từ kế toàn và báo cáo tài chính.
Các khoản chi hoạt động phải thực hiện đúng các quy định hiện hành và đúng
quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Trong kỳ các đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc
tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức viên chức và tạm trích quỹ để sử dụng từ
số tăng thu, tiết kiệm chi thƣờng xuyên theo quy định của chế độ tài chính.
Hạch toán các khoản chi thuộc nguồn kinh phí hàng năm của đơn vị nhƣ tinh
giản biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm sửa chữa sớn tài sản cố
định....
Không hạch toán vào TK này các khoản chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, chi
phí đầu tƣ XDCB bằng nguồn kinh phí đầu tƣ XDCB, các khoản chi thuộc chƣơng
trình, đề tài, dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nƣớc theo giá hoặc khung giá của
Nhà nƣớc, chi phí trả trƣớc.
Đơn vị phải hạch toán theo mục lục ngân sách nhà nƣớc các khoản chi hoạt

động phát sinh từ các khoản tiền, hàng việc trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu
phải nộp ngân sách đƣợc để lại chi nhƣng đơn vị chƣa có chứng từ.
Đơn vị không đƣợc xét duyệt kế toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động
từ các khoản tiền hàng viện trợ, và từ số phí, lệ phí thu phải nộp ngân sách nhà nƣớc
đƣợc để lại nhƣng chƣa có chứng từ ghi thu, ghi chi. Các khoản hoạt động nhƣ trên
chƣa đƣợc xét duyệt quyết toán nhƣ đã nêu trên đƣợc phản ánh vào số dƣ bên nợ tài
khoản 661. Đơn vị chi đƣợc duyệt quyết toán khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi
thu, ghi chi ngân sách.
Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chƣa đƣợc duyệt thì toàn bộ số chi hoạt
động trong năm trƣớc đƣợc chuyển từ TK 6612 “ năm nay” sang TK 6611 : năm
trƣớc” để theo dõi đến khi quyết toán đƣợc duyệt. Riêng đối với số chi trƣớc cho đến
năm sau theo dõi ở TK 6613 “ năm sau” sang đầu năm đƣợc kết chuyển sang TK
6612 “ năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động năm nay.
 Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí hoạt động
Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động
của từng nguồn kinh phí của đơn vị.

9


Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn
vị. Đảm bảo sử dụng nguồn kinh phí đúng mục địch, hợp lý, hiệu quả.
Thƣờng xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị nhằm
phát huy hiệu quả của từng nguồn kinh phí.
 Nhiệm vụ của kế toán các khoản chi hoạt động
Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phia, theo
niên độ kế toán và theo mục lục Ngân sách nhà nƣớc. Riêng các đơn vị thuộc khối
Đảng, an ninh, quốc phòng kế toán theo mục lục của khối mình.
Phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chi, mua vật tƣ, tài sản, tình hình
nộp ngân sách.

Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo tính thống nhất với công tác lập dự toán và
đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế
toán với chứng từ kế toán và báo cáo tìa chính.
1.1.5. Lập dự toán chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
Khái niệm: Lập dự toán là khâu quan trọng không thể thiếu đƣợc của công tác
kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm đảm bảo tốt việc chi tiêu đúng mục
đích. Dự toán còn là căn cứ để các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt nội dung chi
thƣờng xuyên cho đơn vị, đảm bảo tốt chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.
Đối tƣợng lập dự toán chi hoạt động: tất cả các đơn vị có sử dụng kinh phí của
NSNN phục vụ cho các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; các tổ chức
đoàn thể có sử dụng kinh phí hàng năm; các đơn vị sự nghiệp có thu.
Các nghị định, văn bản hƣớng dẫn việc lập dự toán chi hoạt động trong đơn vị
hành chính sự nghiệp chính hiện nay gồm:
+ Luật Ngân sách Nhà nƣớc số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002.
+ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003.
+ Thông tƣ 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003.
Nội dung lập dự toán
Dự toán phải đƣợc các đơn vị lập theo tất cả các nội dung có liên quan đến
nhiệm vụ của đơn vị trong năm học dự toán bao gồm:
+ Các hoạt động thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
+ Các hoạt động không thƣờng xuyên dự kiến sẽ phát sinh trong năm dự toán.
Căn cứ xây dựng dự toán:
+ Định mức, tiêu chuẩn, chế độ của Nhà nƣớc quy định và trong Quy chế chi
tiêu nội bộ của Phòng.
+Nghiệp vụ phát sinh trong từng quý của đơn vị.
1.2. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động
1.2.1. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều sử dụng hệ thống chứng từ và tài
khoản sử dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của
Bộ tài chính.

10


 Chứng từ sử dụng
Giao dự toán:
Thông báo dự toán được cấp: Hàng năm, trong khi các đơn vị sử dụng nguồn
kinh phí chƣa gửi dự toán chi tiết cho đơn vị cấp kinh phí, đơn vị cấp kinh phí sẽ đƣa
ra thông báo dự toán đƣợc cấp trong năm lần I. Sau đó, căn cứ vào dự toán của đơn vị
sử dụng nguồn kinh phí, đơn vị cấp kinh phí sẽ đƣa ra thông báo dự toán năm theo các
lần II, III,... nhằm thông báo cho đơn vị sử dụng nguồn kinh phí số tiền đơn vị đƣợc
nhận và sử dụng trong năm tài chính.
Thông báo bổ sung dự toán: Trong năm, do đặc thù của từng đơn vị sẽ có
những khoản phát sinh cần chi với số tiền nhất định. Căn cứ vào đề nghị của các đơn
vị sử dụng nguồn kinh phí đó mà đơn vị cấp nguồn kinh phí sẽ đƣa ra thông báo bổ
sung dự toán nêu rõ số tiền cấp bổ sung cho đơn vị sử dụng.
Rút dự toán chi hoạt động, nhận kinh phí ngân sách cấp:
Giấy rút dự toán ngân sách: Mẫu số C2-02/ NS theo TT số 08/TT-BTC ngày
10/01/2013 của Bộ Tài chính. Trong giấy rút dự toán sẽ phẩn ánh đƣợc đầy đủ các nội
dung thanh toán, mã nguồn ngân sách, mã chƣơng, mã ngành kinh tế, mã nội dung
kinh tế và số tiền với từng nộng dung kinh tế.
Giấy rút dự toán ngân sách bố sung: Mẫu số C2-11/NS theo TT số
08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài Chính. Giấy rút dự toán đƣợc dùng
trong trƣờng hợp đơn vị có thông báo bổ sung dự toán. Trong giấy rút dự toán nêu rõ
mục đích bổ là nhằm cân đối ngân sách hay bổ sung có mục tiêu.
Phiếu thu: Mẫu C03-BB nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,... thực tế nhập
quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế
toán ghi sổ các khẩn thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ
đều phải có phiếu thu.
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Mẫu số C2 – 03/NS theo Thông tƣ

08/2013/TT-BTC ngày 10 tháng 01 năm 2013 của Bộ tài chính: trong giấy đề nghị tạm
ứng kế toán điền rõ nội dung là tạm ứng hay ứng trƣớc chƣa đủ điều kiện tạm ứng. Kế
toán cũng điền đầy đủ các thông tin liên quan đến đơn vị nhƣ tên đơn vi, mã quan hệ
ngân sách của đơn vị, tài khoản, mã số ngấn sách... kế toán chỉ ra căn cứ số dƣ tạm
ứng còn bao nhiêu để đề nghị ứng. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng chỉ ra nội dung
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mã nội dung kinh tế, mã chƣơng, mã nghành kinh tế, mã
nguồn ngân sách, số dƣ tạm ứng/ ứng trƣớc, số đề nghị thanh toán và số kho bạc nhà
nƣớc duyệt quyết toán. Bên cạnh đó trên giấy đề nghị thanh toán tạm ứng phần Kho
bạc nhà nƣớc phải ghi rõ đồng ý thanh toán số tiền tạm ứng/ ứng trƣớc chƣa đủ điều
kiện tạm ứng là bao nhiêu đã trở thành tạm ứng/ ứng trƣớc đủ điều kiện tạm ứng.
Bảng đối chiếu dự toán kinh phí NS tại kho bạc: Mẫu F02 – 3a/H.(Ban hành
kèm theo Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính) : dùng
để dối chiếu số dự toán đƣợc giao và dự toán rút với số dự toán còn lại. Trình tự lần
lƣợt kế toán đơn vị phải điền gồm: mã ngành ngân sách, mã ngành kinh tế, dự toán
năm trƣớc còn lại, dự toán giao năm nay, dự toán đƣợc sử dụng trong năm nay, dự

11


toán đã rút trong kỳ, dự toán đã rút lũy kế từ đầu năm, dự toán bị hủy, dự toán còn lại
ở ngân hàng.
Giấy nộp trả kinh phí: Mẫu số C 2-05/NS (TT số 08/2013/TT-BTC ngày
10/01/2013 chính sự nghiệp làm thủ tục hoàn trả lại đơn vị cấp kinh phí cấp trên bằng
cách điền các dữ liệu, hoàn thiện vào giấy nộp trả kinh phí và làm các thủ tục cần thiết
khác. Kế toán điền đầy đủ cac thông tin gồm: tên ngƣời nộp, mã quan hệ ngân sách,
mã tài khoản kho bạc, tài khoản nộp trả, số tiền...
Biên bản giao nhận tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận
việc giao nhận TSCĐ sau khi mua sắm, đƣợc cấp trên cấp, đƣợc tặng, biếu, viện trợ,...
đƣa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đƣơn vị bàn giao cho đơn vị khác. Biên
bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế

toán có liên quan.
 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 461 - Nguồn kinh phí hoạt động: Tài khoản này
đƣợc sử dụng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí
hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động nhƣ sau:
Bên Nợ:
Bên có:
+ Số kinh phí hoạt động nộp lại ngân sách
+ Số kinh phí hoạt động
nhà nước hoặc nộp lại cho cấp trên.
đã nhận của nhà nước hoặc cấp
+ Kết chuyển số chi hoạt động ( số chi
trên.
thường xuyên và số chi không thường xuyên ) đã
+ Số kinh phí hoạt động
được quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động.
do hội viên đóng góp, do biếu,
+ Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã
tặng, viện trợ, do bổ xung từ các
cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới
khoản thu sự nghiệp, thu hoạt
( đơn vị cấp trên ghi ).
động sản xuất kinh doanh, các
+ Kết chuyển số kinh phí hoạt động
khoản thu khác phát sinh tại đơn
thường xuyên còn lại ( phần kinh phí thường
vị.
xuyên tiết kiệm được ) sang TK 421 “ chênh lệch
thu chi chưa xử lý”

+ Các khoản được phép ghi giảm nguồn
kinh phí hoạt động.
Dƣ có: Số dư kinh phí được cấp trước cho năm sau.
Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán.
Tài khoản 461 có 03 TK cấp 02:
Tài khoản 4611_ Năm trƣớc: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đƣợc cấp
thuộc năm trƣớc đã sử dụng đang chờ quyết toán trong năm nay. Trong đó:
TK 46111: Nguồn kinh phí hoạt động thƣờng xuyên: phản ánh nguồn kinh phi
hoạt động đƣợc ngân sách cấp bổ sung cho chi thƣờng xuyên; nguồn kinh phi đƣợc để
lại đơn vị; chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm trƣớc đã
đƣợc sử dụng đang chờ xét duyệt trong năm nay.
12


TK 46112: Nguồn kinh phí hoạt động không thƣờng xuyên: phản ánh nguồn
kinh phí tinh giảm biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm trƣớc đã
sử dụng chờ xét duyệt trong năm nay.
Tài khoản 4612_ Năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động năm nay bao
gồm các khoản kinh phí năm trƣớc chuyển sang, các khoản kinh phí đƣợc nhận theo số
đƣợc cấp hay đã thu năm nay.
TK 46121: Nguồn kinh phí hoạt động thƣờng xuyên: phản ánh nguồn kinh phi
hoạt động đƣợc ngân sách cấp bổ sung cho chi thƣờng xuyên; nguồn kinh phi đƣợc để
lại đơn vị; chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm nay.
TK 46122: Nguồn kinh phí hoạt động không thƣờng xuyên: phản ánh nguồn
kinh phí tinh giảm biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm nay.
Tài khoản 4613_ Năm sau: Phản ánh những khoản kinh phí đã đƣợc cấp trƣớc
cho năm sau.
TK 46131: Nguồn kinh phí hoạt động thƣờng xuyên: phản ánh nguồn kinh phí
hoạt động đƣợc ngân sách cấp bổ sung cho chi thƣờng xuyên; nguồn kinh phí đƣợc để
lại đơn vị đƣợc cấp trƣớc cho năm sau.

TK 46132: Nguồn kinh phí hoạt động không thƣờng xuyên : phản ánh nguồn
kinh phí tinh giảm biên chế, kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp cho năm sau.
Tài khoản 008 - Dự toán chi hoạt động: Phản ánh số dự toán chi hoạt động sự
nghiệp đƣợc phân bổ và đƣợc cấp phát sử dụng theo quy định. Số dự toán chi hoạt
động đã đƣợc phân phối sử dụng không hết phải nộp lại kho bạc nhà nƣớc.
Kết cấu tài khoản 008:
Bên Nợ: Phản ánh dự toán chi sự nghiệp đƣợc giao.
Bên Có: Phản ánh số dự toán chi sự nghiệp rút đem ra sử dụng.
Số dƣ bên Nợ: Dự toán chi sự nghiệp hiện còn chƣa rút.
Tài khoản 008 đƣợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 sau:
Tài khoản 0081: Dự toán chi hoạt động thƣờng xuyên.
Tài khoản 0082: Dự toán chi hoạt động không thƣờng xuyên.
1.2.2. Phƣơng pháp hạch toán và sổ kế toán nguồn kinh phí hoạt động
 Phƣơng pháp hạch toán
(1) Nhận đƣợc thông báo giao dự toán, ghi:
Nợ TK 008
(2) Rút dự toán chi hoạt động, nhận kinh phí NSNN cấp, ghi:
BT1: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211,...
Nợ TK 6612
Có TK 4612, 4613
BT2: Có TK 008
(3) Nhận tài trợ, viện trợ không hoàn lại trong hoạt động sự nghiệp, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152,211…
Có TK 46121: khi nhận đƣợc đầy đủ chứng từ ghi thu – ghi chi
Có TK 521: khi chƣa nhận đƣợc chứng từ ghi thu – ghi chi

13


Khi nhận đƣợc đủ chứng từ ghi thu – ghi chi:

Nợ TK 521
Có TK 4612
(4) Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các nguồn khác, ghi:
Nợ TK 421, 5111, 5118, 431
Có TK 4612
(5) Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc sang năm nay, ghi:
Nợ TK 4611
Có TK 4612
(6) Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động năm sau cho năm nay, ghi:
Nợ TK 4613
Có TK 4612
(7) Cuối niên độ kế toán đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết khi nộp
lại, ghi:
Nợ TK 4612
Có TK 111, 112
(8) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn
vị hoạt động cấp dƣới, kết chuyển ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 4612
Có TK 341
(9) Cuối niên độ kế toán nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng nhƣng chƣa quyết
toán đƣợc kết chuyển từ năm nay sang năm trƣớc, ghi:
Nợ TK 4612
Có TK 4611
(10) Kết chuyển chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết
toán năm đƣợc duyệt, ghi:
Nợ TK 6611
Có TK 6612
Sang năm khi quyết toán năm trƣớc đƣợc duyệt thực hiện quyết toán ta hạch toán:
Nợ TK 4611
Có TK 6611

14


Sơ đồ khái quát phƣơng pháp hạch toán tài khoản 4612
TK 4612 – Nguồn kinh phí hoạt động năm nay
TK 111, 112- Tiền mặt, tiền gửi

TK 111, 112- Tiền mặt, tiền gửi

Nộp trả kinh phí cấp trên

Nhận kinh phí sự ngiệp
do Ngân sách NN cấp

TK 4611, 4613
TK 111, 112, 152, 153, 331
Kết chuyển NKP năm nay
thành năm trƣớc hoặc
năm sau

Rút dự toán mua vật
tƣ, thanh toán

TK 661- chi sự nghiệp

TK 111, 112- tiền mặt, tiền gửi

Báo cáo quyết toán đƣợc
duyệt

Thu sự nghiệp phát sinh
TK 211, 213- TSCĐ
Nhận kinh phí sự
nghiệp bằng TSCĐ

TK 421: chênh lệch TC
Bổ xung KP từ chênh
lệch thu chi
TK 511: các khoản thu
Bổ xung KP từ thu
sự nghiệp
TK 661: chi hoạt động
Rút KP để chi hoạt động

15


 Hệ thống sổ kế toán sử dụng
Sổ theo dõi sử dụng kinh phí: Mẫu số S42_H ban hành theo QĐ số
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng BTC và sửa đổi, bổ sung theo
Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính. Sổ theo dõi cụ thể
trên các chỉ tiêu chƣơng, loại, khoản, nguồn kinh phí hoạt động và hạn mức cụ thể của
từng nguồn kinh phí đƣợc cấp. Sổ này là căn cứ để lập sổ tổng hợp sử dụng nguồn
kinh phí và lập báo cáo quyết toán. Căn cứ để lập sổ là chứng từ hoặc bảng tổng hợp
chứng từ phát sinh trong kỳ. Cách lập sổ:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: ghi số hiệu, ngày tháng chứng từ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột 1: Ghi số kinh phí chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang.

Cột 2: Ghi số kinh phí thực nhận kỳ này.
Cột 3: Ghi số kinh phí đƣợc sử dụng kỳ này.
Cợt 4: Ghi số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán.
Cột 5: Ghi số kinh phí giảm trong kỳ
Cột 6: Ghi số kinh phí cò lại chuyển năm sau.
Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí : Mẫu số S43_H ban hành theo quyết định
số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính ngày 30/03/2006.
Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí dùng để theo dõi việc sử dụng nguồn kinh phí
hoạt động theo chƣơng, loại và từng nguồn kinh phí. Sổ là căn cứ để lập báo cáo quyết
toán. Căn cứ để lập sổ là dựa vào sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí. Cách lập sổ:
Cột A, B: Ghi mã ngành kinh tế theo loại, khoản.
Cột D: Ghi nội dung kinh tế theo nhóm mục.
Cột 1: Ghi Ghi kinh phí chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang.
Cột 2: Ghi kinh phí thực nhận trong kỳ này.
Cột 3: Ghi kinh phí đƣợc sử dụng trong kỳ.
Cột 4: Ghi kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán.
Cột 5: Ghi kinh phí giảm trong kỳ.
Cột 6: Ghi kinh phí còn lại chuyển kỳ sau.
Sổ cái tài khoản 461: Mẫu số S02a-H ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính ngày 30/03/2006. Sổ Cái dùng để
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Mỗi tài
khoản đƣợc mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái để ghi chép trong một niên
độ kế toán. Số liệu trên Sổ Cái tài khoản 461 phản ánh nguồn kinh phí và tình hình sử
dụng nguồn kinh phí. Sổ cái đƣợc lập dựa vào các chứng từ ghi sổ, bao gồm:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
Cột 1, 2: Ghi số tiền Nợ, Có tƣơng ứng nghiệp vụ kinh tế.
Cột G: Ghi chú.
16

1.3. Kế toán các khoản chi hoạt động tại các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.3.1. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
 Chứng từ sử dụng:
Đối với một số nghiệp vụ cơ bản cần một số chứng từ nhƣ sau:
Chứng từ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu sử dụng cho chi hoạt động:
Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận một số lƣợng vật tƣ, công cụ, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hóa nhập kho phục vụ cho HĐ SN làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền
hàng, xác định trách nhiệm với ngƣời có liên quan và ghi sổ kế toán. Khi lập phiếu
nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên ngƣời giao
vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm,... hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa chỉ kho nhập.
Phiếu xuất kho: Nhằm theo dõi chặt chẽ số lƣợng vật tƣ, công cụ, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị HCSN, làm căn cứ để
hạch toán và kiểm kê việc sử dụng. Khi lập phiếu xuất kho pgair ghi rõ họ tên ngƣời
nhận hàng, tên, đơn vị, ngày, tháng, năm lập phiếu và lý do xuất.
Thẻ kho: Theo dõi số lƣợng nhập, xuất, tồn kho từng nguyên vật liệu, vật liệu,
công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lƣợng tồn
kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của
thủ kho.
Chứng từ liên quan đến lƣơng, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng
tính vào chi hoạt động:
Bảng chấm công: Bảng chấm công mẫu C01a- HD, dùng để theo dõi ngày công
thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH... của ngƣời lao động để có căn cứ
tính trả lƣơng, BHXH trả thay lƣơng, tiền thƣởng... cho từng ngƣời và quản lý lao
động trong doanh nghiệp. Cuối tháng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan
nhƣ phiếu nghỉ hƣởng BHXH... đƣợc chuyển về bộ phận kế toán để kiểm tra, đối
chiếu, quy ra công để tính lƣơng và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lƣơng căn cứ vào
các ký hiệu chấm công của từng ngƣời tính ra số ngày công theo từng loại tƣơng ứng
để ghi vào cột 32, 33, 34, 35, 36. Bảng chấm công đƣợc lƣu tại Phòng kế toán cùng

các chứng từ liên quan.
Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số C02a-HĐ ban hành theo QĐ số
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Bảng thanh toán tiền
lƣơng là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp cho ngƣời lao động, kiểm
tra việc thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động làm việc trong các đơn vị, đồng thời
là căn cứ để thống kê về lao động tiền lƣơng. Bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc lập
hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ nhóm... ) tƣơng ứng với bảng chấm
công. Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lƣơng là các chứng từ về lao động nhƣ : bảng
chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công
việc hoàn thành.
Bảng kê trích BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền
lƣơng, tiền công thực tế( gồm tiền lƣơng và các khoản phụ cấp), các khoản bảo hiểm y
tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn phải trích nộp theo
đung quy định.
17


Bảng thanh toán tiền thưởng: Bảng thanh toán tiền thƣởng là chứng từ xác nhận
số tiền thƣởng cho từng ngƣời lao động làm việc cho bộ phận hoạt động trong đơn vị,
làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi ngƣời lao động và ghi sổ kế toán.
Phiếu báo làm thêm giờ: Mẫu số C01c-HD, phiếu báo làm thêm giờ là chứng từ
xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm đƣợc hƣởng của từng công việc và
là cơ sở để tính trả lƣơng cho ngƣời lao động tính vào chi hoạt động. Phiếu này do
ngƣời báo làm thêm giờ lập và chuyển cho ngƣời có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt
chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu báo
làm thêm giờ đƣợc chuyển đến kế toán lao động tiền lƣơng để làm cơ sở tính lƣơng
tháng.
Chứng từ liên quan đến TSCĐ đƣợc sử dụng cho bộ phận hoạt động:
Hợp đồng kinh tế: Là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các
bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên

cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích cụ thể
với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế
hoạch của mình.
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: Là căn cứ xác nhận việc thực hiện
hợp đồng kinh tế đã sảy ra giữa các bên. Trong đó nêu rõ chất lƣợng, số lƣợng giao
nhận so với hợp đồng kinh tế ký kết ban đầu.
Hóa đơn bán hàng thông thường: Là giấy tờ chứng nhận sự trao đổi quyền sở
hữu hàng hóa giữa hai bên. Trong đó nêu rõ ngƣời bán, ngƣời mua, hàng hóa mua với
đơn giá và thành tiêng tƣơng ứng.
Biên bản bàn giao tài sản cố định: Mẫu số 01 – TSCĐ: Nhằm xác nhận việc
giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, đƣợc cấp trên cấp, đƣợc
tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài…đƣa vào sử dụng tại đơn vị
hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng
góp vốn,…(không sử dụng biên bản giao nhận TSCĐ trong trƣờng hợp nhƣợng bán,
thanh lý hoặc tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê). Biên bản giao nhận
TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ, sổ kế toán có liên
quan.
Biên bản bàn giao tài sản cố định sử chữa lớn hoàn thành: Mẫu số 03 –TSCĐ:
Xác nhận việc bàn giao TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có
TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện việc sửa chữa. Là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán
chi phí sửa chữa TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành lập thành
2 bản, đại diện đơn vị hai bên giao, nhận cùng ký và mỗi bên giữ một bản, sau đó
chuyển cho kế toán trƣởng của đơn vị có TSCĐ sửa chữa, soát xét xong lƣu tại Ban
Tài chính, Kế toán.
Chứng từ liên quan đến thanh toán tạm ứng:
Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số C32-HD ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng BTC. Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ
tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Trên giấy ngƣời đề nghị ghi rõ ngày, tháng,
năm đề nghị tạm ứng và cơ quan nhận đề nghị tạm ứng. Sau đó ghi rõ tên, bộ phận,
18