Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV Mỹ Phục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
----***----

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Đề tài:
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ
KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH MTV MỸ PHỤC

Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trịnh Phú Cường
Sinh viên thực hiện
: Hoàng Thị Tỉnh

Hà Nội - 2015


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
----***----

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Đề tài:
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ
KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH MTV MỸ
PHỤC

Giảng viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã sinh viên
Lớp
Khóa

: ThS. Trịnh Phú Cường
: Hoàng Thị Tỉnh
: CQ533943
: Tin học Kinh tế A
: 53


Hà Nội - 2015


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................1
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH...........................................................................2
MỤC LỤC...............................................................................................................i
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................1
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH.......................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................4
CHƯƠNG 1...........................................................................................................6
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ
TÀI NGHIÊN CỨU......................................................................................................6
1.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN.......6
1.1.1.Những thông tin chung.........................................................................6
1.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................7
1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ ...........................................................................7
1.1.4.Cơ cấu tổ chức .....................................................................................7

1.1.5.Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty.........................................9
1.2.ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI......................................................10
1.2.1. Tình hình tin học hóa của công ty.....................................................10
1.2.2.Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu của công ty...........................11
1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu....................................................11
1.2.2.2. Quy trình nhập kho NVL............................................................12
1.2.2.3. Quy trình xuất kho NVL.............................................................12
1.2.3. Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu ..............13

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường

1.2.4. Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài...............................14
2.1.TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ......................15
2.1.1.Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý...........................................15
2.1.2.Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý................18
2.2.CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN...............21
2.2.1.Mô hình chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram)...............22
2.2.2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)...............22
2.2.4.Thiết kế cơ sở dữ liệu ........................................................................25
CHƯƠNG 3.........................................................................................................26
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
.....................................................................................................................................26
3.1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG........................................................................27

3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD)..............................................................28
3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD..................................................................30
3.3.1.Module chức năng của chương trình......................................................33
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ...........................................................................33
3.3.2.1. Xác định các tệp .............................................................................33
3.3.2.2.Chi tiết các tệp ................................................................................36
3.3.2.3.Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)..........................................................39
3.3.3. Một số giải thuật cơ bản........................................................................41
3.3.3.1. Giải thuật đăng nhập.......................................................................41
3.3.3.2. Giải thuật cập nhật.........................................................................42
3.3.3.3. Giải thuật in báo cáo......................................................................43
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường

3.3. 4. Đặc tả của chương trình........................................................................44
KẾT LUẬN..........................................................................................................52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................53

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
1 Trịnh Phú Cường

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
HTTT: Hệ thống thông tin quản lý
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TGĐ: Tổng giám đốc
QLSX: Quản lý sản xuất
CBSX: Cán bộ sản xuất
NVL: Nguyên vật liệu
CSDL: Cơ sở dữ liệu
IFD: Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Diagram)
BFD: Sơ đồ chức năng (Bussiness Funtion Diagram)
DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram)

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
2 Trịnh Phú Cường

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH
BẢNG
Bảng 3.1:

Vật tư (tblVatTu)...........................Error: Reference source not found

Bảng 3.2:

Nhà cung cấp (tblNhaCC).............Error: Reference source not found

Bảng 3.3:

Bộ phận sản xuất (tblBPSX)..........Error: Reference source not found

Bảng 3.4:

Danh mục loai vật tư (tblDMLVT)..........Error: Reference source not
found

Bảng 3.5:

Danh mục nhân viên (tbl)..............Error: Reference source not found

Bảng 3.6:

Danh mục kho (tblDMKho)..........Error: Reference source not found

Bảng 3.7:

Phiếu nhập kho (tblPhieuNK).......Error: Reference source not found

Bảng 3.8:

Chi tiết phiếu nhập (tblChiTietNhap)......Error: Reference source not

found

Bảng 3.9:

Phiếu xuất kho (tblPhieuXK)........Error: Reference source not found

Bảng 3.10:

Chi tiết phiếu xuất (tblChiTietXuat)........Error: Reference source not
found

HÌNH
MỤC LỤC...............................................................................................................i
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................1
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH.......................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................4
CHƯƠNG 1...........................................................................................................6
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ
TÀI NGHIÊN CỨU......................................................................................................6
1.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN.......6
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
3 Trịnh Phú Cường

1.1.1.Những thông tin chung.........................................................................6
1.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................7
1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ ...........................................................................7
1.1.4.Cơ cấu tổ chức .....................................................................................7
1.1.5.Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty.........................................9
1.2.ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI......................................................10
1.2.1. Tình hình tin học hóa của công ty.....................................................10
1.2.2.Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu của công ty...........................11
1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu....................................................11
1.2.2.2. Quy trình nhập kho NVL............................................................12
1.2.2.3. Quy trình xuất kho NVL.............................................................12
1.2.3. Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu ..............13
1.2.4. Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài...............................14
2.1.TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ......................15
2.1.1.Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý...........................................15
2.1.2.Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý................18
2.2.CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN...............21
2.2.1.Mô hình chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram)...............22
2.2.2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)...............22
2.2.4.Thiết kế cơ sở dữ liệu ........................................................................25
CHƯƠNG 3.........................................................................................................26
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
.....................................................................................................................................26
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
4 Trịnh Phú Cường

3.1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG........................................................................27
3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD)..............................................................28
3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD..................................................................30
3.3.1.Module chức năng của chương trình......................................................33
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ...........................................................................33
3.3.2.1. Xác định các tệp .............................................................................33
3.3.2.2.Chi tiết các tệp ................................................................................36
3.3.2.3.Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)..........................................................39
3.3.3. Một số giải thuật cơ bản........................................................................41
3.3.3.1. Giải thuật đăng nhập.......................................................................41
3.3.3.2. Giải thuật cập nhật.........................................................................42
3.3.3.3. Giải thuật in báo cáo......................................................................43
3.3. 4. Đặc tả của chương trình........................................................................44
KẾT LUẬN..........................................................................................................52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................53

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
4 Trịnh Phú Cường

LỜI NÓI ĐẦU

1.

Lý do lựa chọn đề tài

Trong thời buổi hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hòa theo xu hướng chung,
các doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng lớn lên cả về năng lực và quy mô,
kéo theo đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tăng cường khả
năng quản lý cũng tăng lên liên tục.Việc tin học hóa các hoạt động quản lý là điều
tất yếu trong xu hướng chung đó. Trong đó sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quả
trong việc xử lý một khối lượng thông tin lớn giúp đem đến sự tiện ích và nhanh
chóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm giảm
chi phí lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể
thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có
thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá vật tư,… từ
đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng
cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý kho trong các doanh nghiệp là
một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ
phức tạp. Quản lý kho vật liệu đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát
và có thêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Để phát
triển khả năng sản xuất, thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách
hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ.
Đề tài: “Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty
TNHH MTV Mỹ Phục” được xuất phát từ những thực trạng hiện nay và yêu cầu
công việc của Công ty.
2. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp mô hình hóa hệ thống để nghiên cứu. Trước hết
phải khảo sát tại công ty và sử dụng các phương pháp thu thập thông tin nghiên cứu
toàn bộ các quy trình liên quan đến nhân sự sau đó sẽ tiến hành mô hình hóa dưới

dạng các sơ đồ: sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ
liệu DFD để từ đó có được cái nhìn tổng quan nhất về các quy trình này và qua đó

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
5 Trịnh Phú Cường

đưa ra các thiết kế cho phần mềm trong tương lai.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản lý kho bao gồm về đề
nhập và xuất vật liệu, lưu kho, tồn kho.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quá trình xuất – nhập kho
4. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu quy trình quản lý kho nguyên vật vật liệu của công ty và yêu cầu tin
học hóa công tác quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.
Nghiên cứu lý thuyết tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý. Từ
đó phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty
TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân, giúp Công ty thấy rõ hệ thống quản lý mới này và
ứng dụng nó vào thực tiễn
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Lời nói Đầu, Kết Luận và các Phụ Lục chuyên đề thực tập gồm 3
chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân và đề tài nghiên cứu
Chương 2: Một số phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tin

Chương 3: Phân tích, thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu.
Xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trịnh Phú Cường đã hướng dẫn và giúp
đỡ trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn quý Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường
Xuân đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đề hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày…..tháng.….năm 2015
Sinh viên
Hoàng Thị Tỉnh

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
6 Trịnh Phú Cường

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ
TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN
1.1.1.

Những thông tin chung

• Năm thành lập: 2007
• Địa chỉ
- Trụ sở văn phòng làm việc : Số nhà 16 Ngõ 310 Phố Nghi Tàm- HN

- E mail : hoặc
- Tel

: 04.2919269/04.2700589 Hotline : 0904.080192

• Linh vực kinh doanh: Thời trang công sở nữ
• Tên thương hiệu: Eva de Eva
• Tầm nhìn
Bằng khát vọng và nỗ lực sáng tạo không ngừng, luôn cập nhật và mang
những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới để làm đẹp hơn cho phụ
nữ Việt Nam.
• Sứ mệnh
Tôn vinh vẻ đẹp của phụ nữ Việt Nam bằng những bộ trang phục công sở thực
sự: “Tinh tế & Đẳng cấp”
• Giá trị cốt lõi
1) Khác biệt: Mỗi mẫu thiết kế là một tác phẩm của sự lao động sáng tạo và
hoàn toàn khác biệt giúp khách hàng thể hiện tính cách riêng của mình.
2) Trung thực: Mỗi hoạt động, mỗi sản phẩm đều cam kết và thực hiện với
tinh thần trung thực cao nhất
3) Chuyên nghiệp: Mỗi nhân viên đều là một nhà tư vấn tin cậy cho khách hàng.
4) Sáng tạo: Coi tính sáng tạo là nền tảng của sự phát triển, cam kết trong mỗi
mẫu thiết kế đều là một tác phẩm của tính sáng tạo.
5) Khách hàng: Mỗi người phụ nữ đẹp hơn là sứ mệnh Công ty thành công
hơn, chúng tôi cam kết phấn đầu hết mình vì lợi ích của khách hàng.
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
7 Trịnh Phú Cường

6) Slogan: “Sự kết hợp hoàn hảo”.
• Sản phẩm, dịch vụ chính: Thời trang công sở cho phái nữ
1.1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2007, Thời trang Eva de Eva có mặt tại Hà Nội và ghi dấu ấn bởi sự đột
phá, mới lạ trong từng mẫu thiết kế. Với sự xuất hiện liên tục của các bộ sưu tập
đẳng cấp cùng những thiết kế đầy đam mê cảm xúc, Eva de Eva đã chinh phục được
rất nhiều khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.
Eva de Eva là một nhãn hiệu thời trang của Việt Nam với phong cách lãng
mạn, sang trọng, đậm chất Pháp.Từ một cửa hàng khiêm tốn trên phố Tràng Tiền
mở cửa từ năm 2007, giờ đây Eva de Eva đã có hệ thống mạng lưới lên tới hơn 40
cửa hàng trên cả nước.Eva de Eva liên tục cho ra mắt các bộ sưu tập lớn. Đó là một
thành tích đáng ngưỡng mộ của một nhãn hiệu thời trang Việt.
1.1.3.

Chức năng, nhiệm vụ

• Chức năng
Thiết kế, sản xuất ra các sản phẩm thời trang công sở nữ. Từ khâu mua nguyên
vật liệu đến khâu thành phẩm cuối cùng và bày bán trong nước và quốc tế
• Nhiệm vụ
Cập nhật và mang những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới
để làm đẹp hơn cho phụ nữ Việt Nam.
Giữ vững chỗ đứng trên thị trường thời trang công sở nữ Việt Nam thì nhất

định và giữ được vị trí vững chắc trong trái tim người phụ nữ Việt. Hiểu được điều
đó, Eva de Eva không ngừng đầu tư và chăm chút cho từng sản phẩm tạo ra. Giữ
vững tiêu chí tôn vinh vẻ đẹp riêng của từng người phụ nữ, đội ngũ thiết kế của Eva
de Eva luôn sáng tạo đa dạng các dòng sản phẩm phù hợp cho từng cỡ người, cho
nhiều dịp khác nhau. Mở rộng thêm một dòng sản phẩm mới.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
• Sơ đồ tổ chức

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
8 Trịnh Phú Cường

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức công ty
• Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
 Ban giám đốc
Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có:
- Xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty
- Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra Phát triển kinh doanh
- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức
nhân sự, lương, tài chính kế toán
- Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh.
Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có:
- Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất, giám đốc kinh doanh
 Khối kinh doanh

Chức năng nhiệm vụ
- Lập kế hoạch phát triển thị trường
- Giới thiệu sản phẩm
- Tổ chức các Show diễn giới thiệu bộ sưu tập, Marketing giới thiệu sản phẩm
- Quản lý các Showroom
Tổ chức và nhân sự
- Trưởng phòng kinh doanh: Quản lý bộ phận bán buôn, bán lẻ
- Trưởng phòng Marketing: quản lý bộ phận PR, chăm sóc khách hàng
- Các nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên PR, nhân viên chăm
sóc khách hàng

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
9 Trịnh Phú Cường

 Khối văn phòng
Chức năng nhiệm vụ
- Phòng tài chính kế toán: hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách,
báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, …
- Phòng hành chính nhân sự
- Hoạch định nhân sự
- Tuyển dụng
- Đào tạo và phát triển nhân cá nhân
- Trả lương, thưởng, Quan hệ nhân viênVăn thể, công đoàn, phong trào.

- Tổ chức hoạt động từ thiện và các hoạt động ngoài khác
- Quản lý Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế
Tổ chức nhân sự
- Phòng tài chính kế toán gồm: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán thuế, nhân
viên kế toán thanh toán, nhân viên kế toán nguyên vật liệu, nhân viên thủ quỹ
- Phòng hành chính nhân sự gồm: Trưởng phòng hành chính nhân sự,
chuyên viên nhân sự, chuyên viên hành chính
 Khối sản xuất
Chức năng
- Thiết kế, ra mẫu, may mẫu
- Sản xuất hàng loạt
- Hoàn thiện sản phẩm và đóng gói
Nhiệm vụ
- Quản lý/ theo dõi tiến trình chuẩn bị cho sản phẩm mới
- Quản lý đặt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm mới.
- Quản lý tồn kho
- Lập kế hoạch sản xuất hàng loạt
- Báo cáo tiến trình chuẩn bị và sản xuất sản phẩm mới
Tổ chức nhân sự
Nhân sự gồm: Giám đốc sản xuất, trợ lý sản xuất, trưởng phòng sản xuất, tổ
trưởng cắt, tổ trưởng xưởng sản xuất, và các nhân viên
1.1.5.

Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Quy trình sản xuất của công ty theo sơ đồ sau

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943

Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
10 Trịnh Phú Cường

Hình 1.1. Sơ đồ quy trình sản xuất
1.2.

ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI

1.2.1. Tình hình tin học hóa của công ty
Công nghệ thông tin ngày càng được đưa vào ứng dụng rộng rãi trong các
doanh nghiệp. Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân hoạt động trong lĩnh vực
hàng thời trang may mặc hiện đại, có thương hiệu trên thị trường trong nước cũng
như nước ngoài, chuyên sản xuất và bán các sản phẩm của mình. Là một công ty có
uy tín thì toàn bộ các khâu cũng cần phải chuyên nghiệp và hiệu quản. Chính vì
vậy công ty cũng đang dần thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý
tự động nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các quyết định
chính xác và kịp thời.
Hiện nay một số phòng ban đã đưọc trang bị máy tính, mạng, phần mềm…
Tuy nhiên mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, vẫn còn một
số phòng ban vẫn thực hiện thủ công. Cụ thể như sau
Khối văn phòng: các công tác quản lý nhân sự , các nghiệp vụ kế toán đều
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943

Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
11 Trịnh Phú Cường

được trang bị phần mềm chuyên dụng, nên việc quản lý đã được chặt chẽ, nhanh và
chính xác
Khối kinh doanh: đã được trang bị máy tính, máy in nối mạng nên đã thuận
tiên cho việc nghiên cứu thị trường cũng như tình hình của các doanh nghiệp và các
đối thủ cạnh tranh, từ đó nhanh chóng đưa ra cá chiến lược tiêu thụ sản phẩm để
đem lại doanh thu cao cho công ty. Việc quản lý bán hàng của công ty bằng phần
mềm bán hàng chuyên dụng. Điều đó làm giảm chi phí, thời gian.
Riêng trong khối sản xuất, công ty quản lý sản xuất từ khâu nguyên vật liệu
tới thành phẩm bằng Excel và thủ công. Nguyên vật liệu mua về được nhập thủ
công từ hóa đơn, việc in báo cáo chưa được tự động
Toàn bộ máy tính của công ty chưa được nối với nhau thành mạng cụ bộ nên
việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của công ty bị hạn chế và khó khăn
hơn. Công ty chưa được trang bị phần mềm tích hợp toàn diện. Các phòng ban cần
thông tin của các phòng ban khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của mình
mà phải làm văn bản gửi yêu cầu và phải đợi phản hồi. Điều đó dẫn đến việc chậm
chễ đáp ứng thông tin, gây khó khăn.
1.2.2. Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu của công ty
Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân là công ty chuyên sản xuất hàng may
mặc nên nguyên vật liệu để sản xuất là vải, khuy, chỉ, cúc…
1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu
−Quy trình mua nguyên vật liệu Thiết kế: Nguyên vật liệu tìm kiếm, thu mua
các chủng loại nguyên vật liệu phục vụ cho ra mẫu và dự trù trong kho phục vụ cho
việc thiết kế. Quá trình này được thực hiện trước khi ra mẫu dập
+Nguyên vật liệu thiết kế dự trù: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệu được
bộ phận nguyên vật liệu thu mua theo số lượng tiêu chuẩn trước khi thiết kế do

giám đốc sáng tạo hoặc trưởng bộ phận thiết kế lựa chọn.
+Nguyên vật liệu thiết kế phát sinh: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệu
được yêu cầu mua phục vụ cho 1 mã sản phẩm nhất định. Các chủng loại nguyên
vật liệu thu mua lần đầu sẽ do BP.Thiết kế; P.Sáng tạo tự mua mẫu, sau đó sẽ
chuyển mọi thông tin cho BP.Nguyên vật liệu thu mua dự trù.
−Quy trình mua nguyên vật liệu Sản xuất: Nguyên vật liệu thu mua

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
12 Trịnh Phú Cường

nguyên vật liệu đáp ứng đủ chủng loại, số lượng cho sản xuất sau khi mẫu thiết
kế được duyệt.
−Quá trình mua nguyên vật liệu định kỳ: được hiểu là quá trình BP.Nguyên
vật liệu thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho công việc hàng ngày của khối Sản
xuất. Quy trình này được thực hiện định kỳ 2 lần / tháng căn cứ theo đề xuất của các
trưởng bộ phận liên quan.
1.2.2.2. Quy trình nhập kho NVL
Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập NVL, phòng mua
hành lập một bản tiến độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòng
mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ
• Kiểm tra hàng hoá:
Khi NVL nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân
viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá

• Kiểm tra về qui cách và lập phiếu nhập
- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác
nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng. Nếu hàng không đạt hoặc một
phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc
với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.
- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu
nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng
bán hàng để làm căn cứ thanh toán. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.
• Nhập kho và sắp xếp
- NVL được sắp xếp và lưu vào kho
- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện
cho việc tìm kiếm.
- Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội
dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho
được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá
phải ghi một thẻ kho riêng.
1.2.2.3. Quy trình xuất kho NVL
Lập phiếu xuất kho dể theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu cho các đơn
sản xuất làm căn cứ hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra thực
hiện việc tiêu hao mua sắm, sử dụng theo ngân sách được phê duyệt

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
13 Trịnh Phú Cường

Quy trình luân chuyển
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sử dụng, lập giấy xin cấp nguyên vật liệu
Bước 2: chuyển giấy xin cấp cho phòng Kế hoạch – Tài chính và Ban giám
đốc ký duyệt.
Bước 3: Thủ kho và kế toán theo nguyên vật liệu căn cứ và đề nghị cấp đã
được duyệt đối chiếu với số dư tồn kho, tiến hành lập phiếu xuất kho (2 liên). Thủ
kho sẽ ghi vào thực xuất của phiếu xuất
Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào chứng từ
(phiếu nhập, phiếu xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại vật liệu).
Cuối tháng thủ kho lập báo cáo phát sinh nhập, xuất, tồn kho kèm theo hồ sơ
chứng từ cho kế toán theo dõi vật tư lập chứng từ ghi sổ.
1.2.3. Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu
Công ty đang ngày càng phát triển , mở rộng thêm nhiều dòng sản phẩm, sức
sản xuất và tiêu thụ nhiều. Hàng năm công ty sản xuất ra 1000 sản phẩm và đang
tăng thêm qua các năm sau. Công ty đang mở rông thêm hàng may mặc cho
trẻ..Nhà cung cấp nguyên vật liệu phong phú ở cả trong nước và nước ngoài, hơn.
Nguyên vật liệu ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót.
Số lượng dự trữ vật tư quá nhiều mà không biết được cụ thể tồn những gì và tồn
bao nhiêu, như vậy sẽ làm tồn đọng các nguồn tài nguyên có giá trị mà chưa được
mang ra sử dụng, khiến cho công ty hao hụt, thất thoát.
Trong khi đó công ty vẫn đang quản lý sản xuất, nguyên vật liệu bằng Exell
dẫn đến sảy ra rất nhiều khó khăn, cụ thể những tồn tại trong công tác quản lý kho
như sau:
- Việc cập nhật danh mục vật liệu, danh mục nhà cung cấp chưa thực hiện một
cách thường xuyên và liên tục.
- Việc báo cáo xuất, nhập tồn còn chậm chạp, chưa đáp ứng được một cách kịp
thời theo yêu cầu.
- Việc cung cấp thông tin các vật liệu thừa, tồn đọng kho lâu chưa đầy đủ dẫn
hao hụt cho công ty

- Khó khăn trong việc quản lý được những hao hụt, phế phẩm thừa, trả lai
- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó
khăn
- Tất cả các thông tin, dữ liệu chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Do vậy
khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý, nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
14 Trịnh Phú Cường

quan trọng
- Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh
hưởng đến tốc độ công việc
- Người quản lý cũng phải mất nhiều thời gian để thống kê, báo cáo chi tiết
- Khi nhập các vật liệu với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải
sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục.
1.2.4. Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài
Với những tồn tại của Công ty ở trên cùng với sự góp ý của giáo viên
hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn thì giải pháp tin học hóa hệ thống quản lý kho
nguyên vật liệu và xây dựng phần mềm quản lý kho. Cũng chính vì thế mà đề tài:
“Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH
Mỹ Nghệ Trường Xuân” được chọn để nghiên cứu
Việc quản lý mới này sẽ giúp cho công ty giải quyết các vấn đề đang tồn tại
và thu được những lợi ích như sau:
•

Tạo báo cáo nhanh.

•

Dễ nhìn thấy sự biến động hàng kho..

•

Theo dõi lượng vật liệu trong kho.

•

Quản lý số lượng không giới hạn các nhà cung cấp trong nước và quốc tế

•

Dễ dàng thấy được dư thừa và thiếu vật tư.

•

Quản lý lượng tồn chính xác

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
15 Trịnh Phú Cường

CHƯƠNG 2
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ
THỐNG THÔNG TIN
2.1.

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Có nhiều cách hiểu về hệ thống thông tin quản lý
Hiểu theo yếu tố cấu thành và chức năng

Hình 2.1: Hệ thống thông tin theo yếu tố cấu thành và chức năng
Chức năng: Thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin
HTTT quản lý là tổ hợp các yếu tố: Phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu
và viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp trong tổ chức.

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
16 Trịnh Phú Cường

Hiểu theo vai trò và vị trí trong tổ chức

Hình 2.2: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức
Theo cách hiểu này tổ chức được chia làm 3 khối:
Khối quản lý: Là hệ thống những nhà ra quyết định
Khối tác nghiệp: Là hệ thống tác nghiệp, nơi biến đầu vào của tổ chức thành
đầu ra của tổ chức.
Khối thông tin: Là hệ thống thu thâp dữ liệu từ hệ thống tác nghiệp lên, thu
nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài tổ chức, chịu trách nhiệm lưu trữ và xử
lý để cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo cách hiểu này hệ thống thông tin nằm ở giữa và có chức năng liên kết
các hoạt động của hệ thống quản lý và hệ thống tác nghiệp
Hiểu theo các chức năng xử lý thông tin
SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
17 Trịnh Phú Cường

Theo cách hiểu của những nhà thuần túy tin học thì HTTT có bốn yếu tố cấu
thành bên trong: Khối thu thập, Khối xử lý, Khối phân phát, Khối lưu trữ và Khối
phân phát thông tin; có hai yếu tố bên ngoài:Nguồn thông tin và Đích nhận tim.
Nguồn thông tin là một cơ quan hoặc một con người có tư cách pháp nhân liên
quan tới tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ thống.
Nguồn nhận tin là mộ cơ quan hay một con người có tư cách pháp nhân liên
quan tới tổ chức được nhận thông tin từ hệ thống. Có thể xem xét đích bên trong và

đích bên ngoài tổ chức
•

Đầu vào của HTTT

Đầu vào của HTTT quản lý có nguồn gốc cả từ bên trong và bên ngoài của tổ
chức. Nguồn dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với HTTT quan lý là các hệ thống xử lý
giao dịch. Một trong các hoạt động cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch là thu thập
và lưu trữ dữ liệu về các giao dịch đã hoàn thành. Khi mỗi giao dịch hoàn thành, các
hệ thống xử lý giao dịch khác nhau sẽ thực hiện việc thay đổi và cập nhật các
CSDL, nghiệp vụ của tổ chức
Hệ thống xử lý tồn sẽ giúp duy trì CSDL về lượng tồn nên người quản lý cí
thể biết được các vật tư có lượng tồn là bao nhiêu
Nguồn dữ liệu từ bên ngoài là các dữ liệu về nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh,
khách hàng. Các hệ thống này chưa được thu thập trong hệ thống xử lý giao dịch
HTTT quản lý sử dụng dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức và

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943


Chuyên đê thực tập

GVHD: Th.S
18 Trịnh Phú Cường

xử lý các dữ liệu này thành thông tin có giá rị sử dụng hơn cho người quản lý ở
dạng các báo cáo chuẩn.
•

Đầu ra của HTTT quản lý

Đầu ra của HTTT quản lý là các báo cáo được phân phối và truyền đạt tới
nhà quản lý. Các báo cáo bao gồm báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo
cáo đột xuất.
2.1.2.

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý

Phát triển hệ thống thông tin là để cung cấp cho các thành viên của tổ chức
những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc
phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành
cài đặt nó. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý như:
- Vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
- Sự thay đổi của công nghệ
- Sự thay đổi về sách lược chính trị
Công ty đang ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi, tăng thêm lượng hàng
và loại hàng mới dẫn tới khối lượng nguyên vật liệu lớn và phong phú cần xử lý và
quản lý tốt hơn, trong khi đó việc quản lý bằng thủ công không đáp ứng được. Đồng
thời sự phát triển và mở rộng trong tương lai đòi hỏi Công ty cần phải xây dựng một
HTTT mới để nhắm quản lý tốt hơn.
Công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển,ngày càng có những công cụ
để giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động của mình tốt hơn, dẫn đến các doanh
nghiệp đang dần tin học hóa việc quản lý của mình để hòa nhập với thị trường.
Ban giám đốc của Công ty muốn nhận thông tin nhanh, chính xác và đầy đủ
nhất về quá trình xuất, nhập và tồn .
Vì vậy những nguyên nhân này dẫn đến cần phải phát triển một Hệ thống
thông tin quản lý mới.

2.1.3. Mục đích xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Xây dựng HTTT mới để đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý và của người sử
dụng. HTTT mới được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chuẩn xác về
mặt kỹ thuật, tuân thủ các hạn định về tài chính và thời gian đã định.
- Giúp người quản lý bao quát được toàn bộ hoạt động xuất, nhập,tồn kho
nguyên vật liệu của công ty

SV: Hoàng Thị Tỉnh

MSV: CQ533943