Ứng dụng phần mềm IlipMe V5 tạiTrung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội

Khóa luận Tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài, mặc dù đã rất cố gắng song khóa
luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận
được sự đóng góp chỉ bảo của các thầy cô, cán bộ thư viện và bạn bè để đề tài
được hoàn chỉnh hơn.
Qua đây tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô trong Khoa Thông tin Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia
Hà Nội; cảm ơn Ban Giám hiệu và các cán bộ tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện Trường Đại học Lao động Xã hội đã tạo điều kiện giúp tôi thực hiện khóa
luận.
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn tới ThS. Đồng Đức Hùng - giáo viên
hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài,
giúp tôi hoàn thành Khóa luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 10 tháng 03 năm 2014
Sinh viên
Nguyễn Văn Công
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận “Ứng dụng phần mềm IlipMe V5 tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội” là kết
quả nghiên cứu của riêng tôi. Nội dung khóa luận có tham khảo và sử dụng
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện


Khóa luận Tốt nghiệp
các tài liệu được đăng tải trên các công trình nghiên cứu, Các tạp chí và các
trang Web theo danh mục tài liệu tham khảo của Khóa luận.
Sinh viên
Nguyễn Văn Công

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện


Khóa luận Tốt nghiệp

Công nghệ thông tin

CNTT
CSDL

Cơ sở dữ liệu
Người dùng tin

NDT
TTTTTV

Trung tâm thông tin thư viện

TT-TV

Thông tin thư viện

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU...............................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.......................................................................................1
2. Mục đích, ý nghĩa của đề tài................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................2

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện


Khóa luận Tốt nghiệp
5. Bố cục đề tài.........................................................................................................3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM
THƯ VIỆN....................................................................................................................4
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.....................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm................................................................5
1.2.1 Chức năng.................................................................................................5
1.2.2 Nhiệm vụ...................................................................................................5
1.3 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của Trung tâm.................................................7
1.3.1 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................7
1.3.2 Đội ngũ cán bộ..........................................................................................9
1.4 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin.............................................................11
1.4.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị...................................................................11
1.4.2 Nguồn lực thông tin.................................................................................12
1.5.1 Công tác phát triển vốn tài liệu...............................................................13
1.5.2 Công tác xử lý tài liệu.............................................................................13
1.5.4 Công tác phục vụ người dùng tin............................................................14
1.6.1 Khái niệm phần mềm thư viện.................................................................15
1.6.2 Phân loại phần mềm thư viện..................................................................16
1.6.3 Các tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm........................................................16
1.6.4 Tính cấp thiết ứng dụng phần mềm.........................................................17
1.6.5 Một số phẩn mềm thư viện phổ biến hiện nay.........................................18

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện

Khóa luận Tốt nghiệp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ILIBME V5 TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI................21
2.1 Các tiêu chí lựa chọn phần mềm của Trung tâm.............................................21
2.1.1 Tiêu chí về chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện.......................................21
2.1.2 Tiêu chí về công nghệ thông tin và truyền thông.....................................22
2.1.3 Tiêu chí về Kinh tế...................................................................................22
2.2 Tổng quan về phần mềm IlipMe V5................................................................22
2.2.1 Sự hình thành và phát triển.....................................................................22
2.2.2 Các tính năng của phần mềm..................................................................23
2.2.3 Các phân hệ chính...................................................................................24
2.3 Thực trạng ứng dụng IlibMe V5 tại Trung tâm...............................................27
2.3.1 Ứng dụng phân hệ bổ sung......................................................................29
2.3.1.1 Quy trình bổ sung Xuất bản phẩm riêng biệt.....................................30
Tạo đơn nhận..........................................................................................................31
.................................................................................................................................31
Tra trùng.................................................................................................................32
Đăng kí cá biệt........................................................................................................33
.................................................................................................................................33
2.3.1.2 Quy trình bổ sung Xuất bản phẩm nhiều kỳ.......................................35
2.3.2 Phân hệ Biên mục....................................................................................36
2.3.2.1 Thiết lập các Worksheet nhập tin.......................................................37

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện


Khóa luận Tốt nghiệp
2.3.2.2 Biên mục tài liệu.................................................................................39
Tìm kiếm các biểu ghi đã biên mục.......................................................................41

.................................................................................................................................42
Sửa biểu ghi đã biên mục.......................................................................................42
Thông thường việc tìm kiếm biểu ghi biên mục. Các cán bộ tại đây thường sử
dụng các bước sau:..................................................................................................42
2.3.2.3 In phích và thư mục............................................................................43
2.3.3 Phân hệ Lưu thông..................................................................................44
2.3.3.1 Thiết lập tham số lưu thông................................................................44
2.3.3.2 Quản lý bạn đọc..................................................................................46
Tạo thẻ bạn đọc......................................................................................................46
2.3.3.3 Mượn tài liệu/Trả tài liệu....................................................................50
Trả tài liệu...............................................................................................................50
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ
DỤNG PHẦN MỀM ILIBME V5 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI...........................................................52
3.1 Một số nhận xét................................................................................................52
3.1.1 Ưu điểm...................................................................................................53
3.1.2 Nhược điểm.............................................................................................54
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng IlibMe V5 tại Trung tâm.........55
3.2.1 Tiếp tục hoàn thiện các hạn chế của phần mềm......................................55
3.2.2 Nghiên cứu và tiến tới sử dụng các phân hệ khác của phần mềm...........55

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện


Khóa luận Tốt nghiệp
3.2.3 Nâng cao trình độ cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn.......................56
3.2.4 Đào tạo người dùng tin...........................................................................56
3.2.5 Xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử................................................57
3.2.6 Phát triển phần mềm...............................................................................57
3.2.7 Phát triển cơ sở vật chất kĩ thuật.............................................................58

KẾT LUẬN.................................................................................................................58
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................59

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỷ 21, công nghệ thông tin (CNTT) và viễn thông đã chiếm một vị
trí quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội, trở thành động lực cơ bản
cho sự phát triển kinh tế xã hội. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông
tin và viễn thông với những thành tựu của nó như: Máy tính điện tử, liên lạc
viễn thông, các kĩ thuật ghi và lưu trữ thông tin đa phương tiện đã làm biến
đổi sâu sắc và toàn diện tới sự phát triển của hoạt động thông tin – thư viện.
Việc tin học hóa hoạt động thư viện đã làm thay đổi căn bản phương
thức hoạt động thư viện truyền thống từ xử lý, thu thập đến phục vụ người
đọc, đồng thời tạo ra các các sản phẩm, dịch vụ thông tin có giá trị đáp ứng
nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin.
Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của CNTT vai trò quản lý và cung cấp
thông tin của thư viện là vấn đề cần phải được xem xét một cách thấu đáo.
Vấn đề đặt ra là làm thế nào tự động hóa các khâu nghiệp vụ của các cơ quan
thông tin thư viện bởi mỗi thư viện có các cách xử lý khác nhau. Để đáp ứng
được những yêu cầu này các cơ quan thông tin và thư viện ở nước ta đang
nhanh chóng thúc đẩy quá trình tin học hóa.
Đáp ứng nhu cầu tin học hóa, các tổ chức, các công ty, các doanh
nghiệp… đã nghiên cứu và cho ra đời nhiều phần mềm quản trị thư viện các
phần mềm đó liên tục cập nhật và phát triển và có những thay đổi phù hợp với
nhu cầu thư viện hơn.
Trên thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều các phần mềm quản trị

thư viện. Mỗi phần mềm có tính năng riêng biệt phù hợp với điều kiện thực tế
của từng thư viện. Có những phần mềm phát triển chiếm lĩnh được một vị trí
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
nhất định trên thị trường, có những phần mềm có tính ứng dụng chưa cao và
có những phần mềm đã lỗi thời và đang dần được thay thế.
Việc tìm hiểu về các phần mềm và khả năng ứng dụng của nó là hết sức
cần thiết và đặc biệt quan trọng đối với thư viện Việt Nam. Bởi lẽ việc ứng
dụng từng phần mềm đối với từng thư viện có phù hợp hay không là điều vô
cùng quan trọng. Đây chính là lý do tôi nghiên cứu đề tài “Ứng dụng phần
mềm IlipMe V5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao
động Xã hội”.
2. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Khóa luận được nghiên cứu nhằm cung cấp về phần mềm thư viện
IlipMe V5 hiện đang được áp dụng tại một số cơ quan thông tin thư viện tại
Việt Nam, trong đó có Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao
động Xã hội. Đồng thời đánh giá những ưu, nhược điểm của phần mềm khi
đưa vào áp dụng thực tế, qua đó giúp thư viện nhà trường có những điều chỉnh
thích hợp khi sử dụng phần mềm này
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Khóa luận đi sâu tìm hiểu việc ứng dụng các
tính năng nổi bật và các module của phần mềm IlipMe V5 của công ty cổ phần
giải pháp phần mềm CMC.
Phạm vi nghiên cứu: Các nội dung liên quan tới hoạt động Ứng dụng
phần mềm IlipMe V5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường đại học Lao
động Xã hội từ năm 2006 đến nay
4. Phương pháp nghiên cứu
Thực hiện khảo sát ở Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường đại học

Lao động Xã hội với phương pháp nghiên cứu khoa học như:
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu
- Phương pháp thống kê số liệu
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp so sánh, đánh giá thông tin
5. Bố cục đề tài
Niên luận gồm 3 phần: Lời nói đầu, Nội dung, Kết luận. Trong đó nội
dung được chia thành 3 chương như sau:
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao
động Xã hội và Tổng quan về phần mềm Thư viện.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng IlibMe V5 tại Trung tâm Thông tin - Thư
viện Trường Đại học Lao động Xã hội.
Chương 3: Nhận xét và giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm
IlibMe V5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã
hội.

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ TỔNG QUAN
VỀ PHẦN MỀM THƯ VIỆN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội được thành lập năm 1961,
tiền thân là thư viện của trường Trung học Tiền lương với tên gọi Bộ phận
Thư viện trực thuộc Phòng Đào tạo.
Năm 1999 Thư viện được tách ra khỏi Phòng Đào tạo và đổi tên thành
Tổ Thư viện - Tư liệu trực thuộc Ban giám hiệu, theo Quyết định số 57/QĐ
ngày 11/03/2005 của Hiệu trưởng Trường Đại học Lao động – Xã hội thành
lập Trung tâm Thông tin – Thư viện. Khi mới thành lập, Thư viện gặp nhiều
khó khăn về cơ sở vật chất, kinh phí ít, Thư viện chỉ có một phòng đọc nhỏ,
trang thiết bị lạc hậu với những tủ sách nghèo nàn.
Tới nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã
hội (sau đây gọi tắt là Trung tâm) đã có nhiều đổi mới: Được đầu tư về cơ sở
vật chất trang thiết bị hiện đại, vốn tài liệu thông tin khá phong phú, đa dạng.
Hệ thống tra cứu điện tử phần mềm IlipMe V5. Đội ngũ cán bộ thông tin – thư
viện đã phát triển nhanh về số lượng và chất lượng cũng như nâng cao về

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, đáp ứng tốt cho công tác đào tạo
và nghiên cứu khoa học của nhà trường.
Hiện nay quy mô đào tạo của trường đã được mở rộng hơn và trường đã
có 2 cơ sở đào tạo mới ở Thị xã Sơn Tây (Hà Nội) và Thành phố Hồ Chí
Minh.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm
1.2.1 Chức năng
Trung tâm thực hiện chức năng tham mưu, giúp hiệu trưởng quản lý các
hoạt động thư viện của trường, đồng thời chịu trách nhiệm theo phân cấp quản
lý của hiệu trưởng.

Thư viện là trung tâm thông tin văn hóa, khoa học kỹ thuật có chức
năng tổ chức, xây dựng, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp thông tin, các tài
liệu khoa học chuyên ngành xã hội, chuyên ngành tự nhiên cho cán bộ và học
sinh, sinh viên tại trường.
Thư viện là Trung tâm văn hóa giải trí cung cấp kiến thức xã hội và
nâng tầm hiểu biết cho NDT.
1.2.2 Nhiệm vụ
Tham mưu giúp hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động
dài hạn và ngắn hạn của Trung tâm theo hướng hiện đại; tổ chức điều phối
toàn bộ hệ thống thông tin – thư viện trong trường.
Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài, đáp
ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công
nghệ của nhà trường; thu nhận các công trình nghiên cứu khoa học, luận án
tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh,

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng
và tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ
thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự
động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông
tin theo quy định của pháp luật.
Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu
quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin.
Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác thư viện.
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ,
ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm.
Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của
Thư viện; tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ
Văn hoá, Thể thao & Du lịch.
Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất
khi có yêu cầu của Bộ Giáo dục & Đào tạo, Bộ Văn hoá Thể thao & Du lịch
và các cơ quan, đơn vị có yêu cầu.
Xây dựng các quy định quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, tổng kết đánh giá các hoạt động liên
quan đến thông tin – thư viện.

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện tại 2 cơ sở của
Trường (Cơ sở II Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ sở Sơn Tây), chuyển giao
công nghệ, tài liệu chuyên môn và nghiệp vụ thư viện.
Tiếp nhận, hướng dẫn sinh viên thực tập chuyên ngành thông tin – thư
viện đến thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp về Thư viện Trường Đại học
Lao động – Xã hội.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do nhà trường giao.
1.3 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của Trung tâm
1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Gồm Ban Giám đốc và các phòng chức năng, cụ thể như sau:
a) Ban Giám đốc Trung tâm: gồm Giám đốc và phó giám đốc
Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về hoạt động
của Trung tâm và việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

Họ và tên: Đỗ Xuân Đán
Trình độ học vấn: Thạc sỹ
Chức vụ: Bí thư Chi bộ - Giám đốc Trung tâm
Điện thoại: (CQ) 04.35566230;
Email:
Phó giám đốc Trung tâm giúp Giám đốc trong công tác lãnh đạo thư
viện, phụ trách một số lĩnh vực công tác do Giám đốc phân công và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công việc được phân công.
Họ và tên: Lê Cao Đại
Trình độ học vấn: Thạc sỹ
Chức vụ: Phó Giám đốc Trung tâm
Điện thoại: (CQ) 04.35566230;
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Email:
b) Các phòng chức năng
* Phòng Bổ sung & nghiệp vụ có nhiệm vụ:
Xây dựng và bổ sung vốn tài liệu, thu nhận các tài liệu; đồng thời có
nhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu, xây dựng
các cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn
nghiệp vụ thư viện;
Xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin giới thiệu sách mới, thông tin
chuyên đề, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và tổ chức các hoạt
động thông tin khác;
Nhập dữ liệu sách việt, ngoại văn vào cơ sở dữ liệu; nghiên cứu và triển
khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện; quản trị mạng và
các phần mềm tiện ích; tham gia vào quá trình bảo trì, bảo dưỡng máy tính và
các thiết bị hiện đại khác; tham gia vào việc số hoá tài liệu và xuất bản.

* Phòng Phục vụ bạn đọc có các nhiệm vụ:
Phục vụ đọc tại chỗ và cho mượn về nhà các tài liệu giáo trình – bài
giảng, sách chuyên khảo, tham khảo, tài liệu nội sinh (Luận án, luận văn, đề
tài nghiên cứu khoa học…), báo – tạp chí;
Tổ chức kiểm kê kho sách theo quy định; bảo quản vốn tài liệu và tu
sửa, phục chế tài liệu bị hư hỏng rách nát trong quá trình sử dụng.
* Phòng Dịch vụ có các nhiệm vụ:
Bán và cho thuê giáo trình- bài giảng do Trường biên soạn và in ấn;
Hướng dẫn bạn đọc tra cứu tìm tin trên dữ liệu điện tử, trên thư mục,
giới thiệu thông báo sách mới, tủ mục lục;

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Hướng dẫn cho bạn đọc tìm tài liệu nhanh chóng và photo các tài liệu
có trong Thư viện khi bạn đọc yêu cầu;
Cung cấp các dịch vụ, đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong
hoặc ngoài thư viện thông qua việc trao đổi giữa các thư viện và hệ thống các
phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu, phòng đa phương tiện (khai thác
thông tin trên mạng Internet, khai thác các cơ sở dữ liệu online, cơ sở dữ liệu
CD-ROM và các tài liệu số hóa).

BAN LÃNH ĐẠO

Tổ xử lý nghiệp vụ

Tổ phục vụ bạn đọc

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

xử lý

cấp thẻ

đọc

mượn

bán và

nghiệp

và photo

lớn

sách

thuê

vụ và

tài liệu

thông tin

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm

sách

1.3.2 Đội ngũ cán bộ
Số lượng đội ngũ cán bộ gồm 14 người, trong đó:
Giám đốc (01): Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu
trưởng về toàn bộ công tác Thông tin – thư viện. Trực tiếp lãnh đạo một số
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
công việc cụ thể, xây dựng chủ trương, kế hoạch công tác, tổ chức, thực hiện,
phân công kiểm tra, đánh giá cán bộ.
Phó giám đốc (01): Là người thay mặt giám đốc khi được ủy quyền,
được phân công đảm nhiệm một số công tác trong trung tâm. Ngoài ra phó
giám đốc còn là người xây dựng, thực hiện kế hoạch công tác đã được giám
đốc duyệt và thực hiện nhiệm vụ khác được giao, quản lý lao động trong tổ, là
thành viên ban thi đua của Trung tâm.
Tổ xử lý nghiệp vụ (02): Tiến hành các công tác xử lý kĩ thuật nghiệp
vụ thư viện như: Tiếp cận đầy đủ nguồn tài liệu nhập vào thư viện gồm có
sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo bổ sung từ nguồn mua, các công
trình nghiên cứu khoa học. Đồng thời ứng dụng phần mềm để tự động hóa tất
cả các công đoạn của quá trình xử lý thông tin. Xuất bản ấn phẩm thông tin
thư mục, quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu, tiếp nhận và phô tô tài liệu theo nhu

cầu của người dùng tin, làm thẻ và cấp lại thẻ thư viện cho sinh viên, tìm kiếm
và trao đổi thông tin với các cơ sở thông tin-thư viện bên ngoài phạm vi cho
phép.
Tổ phục vụ bạn đọc (07): Họ làm việc tại các phòng: Phòng đọc lớn,
phòng mượn, phòng bán và phòng cho thuê sách . Cán bộ tại các phòng này
có nhiệm vụ tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện như phục vụ đọc tại chổ ,
mượn về nhà, tra cứu thông tin bán và cho thuê các loại giáo trình, bài giảng
do trường biên soạn. Đồng thời cán bộ thư viện phải tiếp nhận, bảo quản trang
thiết bị tài sản , nắm bắt nhu cầu tin của các đối tượng người dùng tin để đề
xuất với lảnh đạo Trung tâm.
Trình độ đội ngũ cán bộ của Trung tâm.
- 05 cán bộ có trình độ Thạc sỹ
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
- 06 cán bộ có trình độ cử nhân
- 03 cán bộ có trình độ cao đẳng
1.4 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin
1.4.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Thư viện được bố trí tại tầng 6, 7 nhà E với tổng diện tích gần 1.000m 2.
Tất cả các phòng đều được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá sách, hệ thống ánh
sáng, điều hòa.
01 Phòng đọc tổng hợp với diện tích gần 400m 2, phục vụ cùng lúc
khoảng 300 bạn đọc. Đây được coi là phòng đọc tổng hợp vì nó bao gồm cả
đọc giáo trình, tài liệu tham khảo và báo – tạp chí.
01 phòng mượn: Diện tích 150m2, được trang bị hệ thống giá mới bằng
sắt với sức chứa trên 100.000 bản sách.
01 phòng kho: Diện tích 80m2 , đây là kho chứa toàn bộ giáo trình – bài
giảng do trường in ấn.

01 phòng xử lý nghiệp vụ: Diện tích 60m2.
01 phòng tra cứu: Diện tích 20m 2 được trang bị 02 máy tính phục vụ
hiệu quả tìm kiếm tài liệu.
Ngoài ra trung tâm còn có phòng bán tài liệu nằm tách biệt với Trung
tâm, vị trí rất thuận tiện cho việc trưng bày , giới thiệu và bán tài liệu với diện
tích 70m2.
Các phòng phục vụ và phòng đọc được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt
độ , quạt trần,bàn ghế, ánh sáng , giá kệ hiện đại và khang trang.
Hệ thống mạng nội bộ ( LAN ), được xây dựng năm 2005 với tổng máy
tính hiện có là 06 máy. Trong đó có 4 máy phục vụ cho quá trình xử lý thông
tin và 02 máy phục vụ cho quá trình tra cứu . Năm 2006 Trung tâm đã được
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
nối mạng internet với nhà trường . Ngoài ra Trung tâm còn được trang bị thêm
một số thiết bị khác như : 01 máy in laser, 01 máy photocopy.
4/2004 Nhà trường trang bị cho Trung tâm phần mềm “Hệ thống quản
trị thư viện tích hợp – Smilib V4” do công ty CMC cung cấp, nhờ hệ thống
cơ sở vật chất khá hiện đại đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất
lượng phục vụ tại Trung tâm.
Hiện nay phần mềm đã được nâng cấp lên phiên bản IlibMe V5. Phần
mềm IlipMe được ứng dụng có hiệu quả, các chức năng cơ bản của hoạt động
thông tin – thư viện được tự động hóa như: công tác bổ sung tài liệu, biên
mục, tra cứu trực tuyến.
1.4.2 Nguồn lực thông tin
Hiện tại, thư viện đang có vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú phục vụ
cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường.
* Tài liệu truyền thống (sách, báo và tạp chí)
Thư viện có trên 100 loại báo – tạp chí, trong đó trên 50 loại báo - tạp

chí là chuyên ngành đào tạo của trường;
Trên 10.000 đầu sách tương đương 150.000 bản sách bao gồm các loại
giáo trình – bài giảng do trường in ấn và biên soạn, sách chuyên khảo và tham
khảo;
Trên 3.000 bản luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên
cứu khoa học các cấp, báo và tạp chí đóng lưu.
* Tài liệu điện tử:
Từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu
sau: cơ sở dữ liệu sách, cơ sở dữ liệu báo-tạp chí, cơ sở dữ liệu luận án-luận
văn với trên 10.000 biểu ghi đáp ứng tốt cho quá trình tra cứu của bạn đọc;
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Trên 150 đĩa CD-ROM là các chuyên đề, chuyên ngành đào tạo của
trường.
1.5 Hoạt động của Trung tâm
1.5.1 Công tác phát triển vốn tài liệu
Thư viện thường xuyên bổ sung vốn tài liệu theo từng quý nhằm đáp ứng nhu
cầu người dùng tin một cách tối đa. Hàng năm Trung tâm được dành khoảng
200-300 triệu đồng cho công tác bổ sung.
Tài liệu bổ sung gồm: Sách, giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham
khảo, tài liệu tra cứu liên quan tới các ngành đào tạo của trường như: Công tác
xã hội, Quản lý lao động, Kế toán, Bảo hiểm. Các đầu sách này chiếm tới
khoảng 90%. Giáo trình, bài giảng do nhà trường biên soạn khoảng 120.000
cuốn, các sách tham khảo như Văn học, Lịch sử, Văn hóa, Tin học, Ngoại
ngữ…cũng đã được quan tâm, đầu tư đúng mức nhằm phục vụ kịp thời quá
trình học tập và nghiên cứu của sinh viên, giảng viên trong trường.
1.5.2 Công tác xử lý tài liệu
Do phòng nghiệp vụ đảm nhiệm, có nhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu

trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống
tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.
Hiện tại thư viện đang áp dụng biên mục mô tả theo chuẩn ISBD. Khi
mới thành lập Trung tâm sử dụng khung phân loại 19 lớp, từ năm 2012 đã
chuyển sang dùng khung phân loại DDC 14. Tuy nhiên do số lượng tài liệu là
khá lớn, nguồn nhân lực còn hạn chế nên việc chuyển đổi khung phân loại trên
tất cả các đầu sách là chưa thể thực hiện được. Vậy nên hiện tại vẫn còn tồn
tại hai hệ thống ký hiệu phân loại là ký hiệu của khung 19 lớp và DDC.
1.5.3 Công tác tổ chức và quản lý kho tài liệu

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Trung tâm có một kho sách tương đối lớn (trên 150.000 bản) với đầy đủ môn
loại tri thức phục vụ các nội dung và chương trình đào tạo của trường.
Có thể phân chia nguồn tài liệu trong kho của Trung tâm theo hai hình
thức là kho đóng và kho mở. Kho đóng bao gồm các tài liệu như Sách (giáo
trình, bài giảng, sách tham khảo), các loại luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu,
báo cáo nghiên cứu khoa học. Các tài liệu này được phân bố tại các phòng như
phòng mượn và cho thuê giáo trình, phòng đọc lớn. Kho mở gồm các tài liệu
như Báo, Tạp chí với khoảng gần 150 loại… Các tài liệu này được phân bố
chủ yếu tại phòng đọc báo, tạp chí.
Trung tâm cũng thường xuyên tổ chức kiểm kê kho sách theo quy định;
bảo quản vốn tài liệu và tu sửa, phục chế tài liệu bị hỏng, rách nát trong quá
trình sử dụng.
1.5.4 Công tác phục vụ người dùng tin
Phục vụ đọc tại chỗ và cho mượn về nhà các tài liệu giáo trình – bài giảng,
sách chuyên khảo, tham khảo, tài liệu nội sinh (Luận án, luận văn, đề tài
nghiên cứu khoa học…), báo – tạp chí.

Dịch vụ đọc tại chỗ: Là hình thức phục vụ tài liệu gốc cho người dùng
tin tại Trung tâm. Đối với những tài liệu quý hiếm, độc bản, bạn đọc không
được mượn về mà được bố trí tại phòng đọc để đọc tại chỗ. Phòng đọc lưu giữ
đầy đủ tên sách, các loại báo – tạp chí , tài liệu tra cứu, luận văn, luận án…đều
được bố trí tại đây. Tạo điều kiện cho bạn đọc sử dụng tại chỗ. Hiện Trung
tâm giới hạn mỗi sinh viên chỉ được mượn tối đa 4 tài liệu trong mỗi buổi làm
việc, mỗi lần mượn 1 tài liệu, đọc xong, trả lại và tiếp tục mượn tài liệu khác.
Dịch vụ mượn về nhà: được triển khai duy nhất tại phòng mượn và bạn
đọc chỉ được phép mượn hai loại tài liệu: Giáo trình và Tài liệu tham khảo.

Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Trung tâm có quy định bắt buộc với bạn đọc mượn tài liệu về như đối tượng
được phép mượn, thời gian mượn và trả tài liệu… Thời gian mượn và số
lượng tài liệu được mượn phụ thuộc vào loại hình tài liệu, có những loại tài
liệu không được phép mượn như các tài liệu quý hiếm, tài liệu độc bản. Nếu
bạn đọc mượn các loại giáo trình của các môn học cơ bản như: Triết học Mac
– Lenin, Kinh tế chính trị, Lịch sử Đảng, Tư tưởng Hồ Chí Minh… thì thời
gian được mượn là một học kỳ. Đối với các tài liệu tham khảo liên quan tới
môn học trong quá trình giảng dạy và các tài liệu như truyện, tiểu thuyết… thì
thời gian chỉ được mượn trong một tuần. Số lượng tài liệu mỗi sinh viên được
phép mượn là 5 đầu sách trở lại.
1.6 Tổng quan về phần mềm thư viện
1.6.1 Khái niệm phần mềm thư viện
Phần mềm thư viện là phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các
chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: Theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên
mục tự động, tìm tin tại chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài
liệu , quản lý kho , trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác…

Các phân hệ chủ yếu của phần mềm thư viện thường bao gồm:
- Bổ sung
- Biên mục
- Tra cứu trực tuyến OPAC
- Lưu thông
- Ấn phẩm định kỳ
- Quản lý kho
- Mượn liên thư viện
- Quản trị hệ thống
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
1.6.2 Phân loại phần mềm thư viện
Trong hoạt động thông tin thư viện có các loại phần mềm chuyên dụng :
- Phần mềm tư liệu
- Phần mềm tích hợp quản trị thư viện
- Phần mềm thư viện số
Phần mềm tư liệu được dùng trong giai đoạn đầu ứng dụng tin học trong
thư viện để xây dựng CSDL thư mục , quản lý vốn tài liệu của thư viện.
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện được sử dụng trong giai đoạn tiếp
theo, khi mở rộng ứng dụng tin học trong tất cả các khâu hoạt động của thư
viện.
Phần mềm thư viện số hình thành và phát triển khi quá trình ứng dụng
CNTT và sự phát triển của khoa học kĩ thuật với việc tài liệu trong thư viện
không ngừng được số hóa và có sự liên thông, trao đổi giữa các thư viện với
nhau. Hay nói cách khác phần mềm thư viện số hình thành khi nguồn tin điện
tử phát triển và ngày càng hoàn thiện.
1.6.3 Các tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm
a. Là giải pháp tổng thể quản lý thư viện hiện đại

Phần mềm là một hệ tích hợp bao gồm nhiều phân hệ chức năng
(Module) đáp ứng yêu cầu tự động hóa các nghiệp vụ chuẩn của thư viện
b. Tuân theo các chuẩn quốc tế về hoạt động thông tin – thư viện như
- Khổ mẫu trao đỗi dữ iệu thư mục ISO 2709
- Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21
- Chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50
- Hổ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác
nhau như ISBD , AACR2…
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
- Hỗ trợ khung phân loại khác nhau như khung phân loại thập phân của Dewey
(DDC), khung phân loại thập phân bách khoa (UDC), khung đề mục chủ đề.
c. Có khả năng tích hợp dữ liệu số
Có khả năng thu thập, bổ sung, tổ chức và khai thác các ấn phẩm và các
loại tư liệu đa phương tiện và các dữ liệu số hóa ( văn bản toàn văn, âm thanh,
hình ảnh, bản đồ..)
d.Hỗ trợ tiếng việt và đa ngôn ngữ
Giải quyết triệt để các vấn đề Tiếng việt. Hỗ trợ tiếng việt và đa ngôn
ngữ ( Anh, Pháp, Nga Trung…) trong giao diện và sử dụng. Đối với tiếng
việt, sử dụng chính thức bảng mã UNICODE TCVN 6909, ngoài ra có thể sử
dụng TCVN 5712.
e. Hỗ trợ mã vạch
- Hỗ trợ mã vạch để quản lý bạn đọc và tài liệu
f. Có khả năng lưu trữ thông tin lớn
- CSDL thư mục có khả năng lưu trữ trên 1 triệu biểu ghi
- CSDL toàn văn có khả năng lưu trữ dữ liệu đa phương tiện
g. Tuân thủ các chuẩn công nghệ thông tin hiện đại
- Hỗ trợ chuẩn định dạng XML

- Làm việc với giao thức truyền thông Internet TCP/IP
- Giao diện WEB đối với người sử dụng
- Phần mềm chạy trên mạng theo các chuẩn công nghệ về truyền thông của môi
trường Internet/ Intranet theo mô hình Client/ Server
1.6.4 Tính cấp thiết ứng dụng phần mềm
Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) và truyền
thông hiện nay đã tạo ra một sự thay đổi sâu sắc trong toàn bộ đời sống xã hội
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
không chỉ của một quốc gia mà của toàn thế giới. Một quốc gia được coi là
mạnh khi họ có nền kinh tế phát triển, sự ổn định về chính trị, an ninh quốc
phòng, nền giáo dục hiện đại tiên tiến. Như chúng ta thấy trong các yếu tố trên
đều có sự xuất hiện của CNTT. CNTT ngày càng thể hiện rõ chức năng và vai
trò không thể thiếu của nó trong đời sống xã hội.
Một trường đại học danh tiếng thường có đầy đủ các thành phần như
đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất, chương trình đào tạo. Bên cạnh đó không thể
không kể đến thư viện – môi trường để cho giảng viên, sinh viên có điều kiện
nghiên cứu, học tập và tìm kiếm tài liệu. Trước đây khi nói đến thư viện chúng
ta hay hình dung ra một nơi chứa đựng những quyển sách cũ kỹ, máy móc lạc
hậu, đội ngũ cán bộ thiếu chuyên nghiệp dẫn đến quá trình phục vụ bạn đọc vô
cùng khó khăn...Tuy nhiên ngày nay các trường đại học, viện nghiên cứu đã ý
thức được vai trò quan trọng của thư viện, thư viện không chỉ còn là nơi
mượn/trả sách mà còn là một trong các yếu tố quan trọng để đánh giá về chất
lượng đào tạo của một trường đại học. Thư viện hiện nay với nguồn tài
nguyên đa dạng, cập nhật, với hệ thống máy tính đồng bộ, hiện đại đáp ứng tất
cả các nhu cầu tra cứu tài liệu của bạn đọc, đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp có
trình độ cao.
Để xây dựng một xã hội hiện đại, một nền giáo dục tiên tiến chúng ta

không thể không đề cập tới vai trò của thư viện nói chung và vai trò của phần
mềm nói riêng. Phần mềm đã đang và sẽ trở thành công cụ đắc lực và không
thể thiếu trong qui trình thực hiện các nghiệp vụ cũng như qúa trình phục vụ
bạn đọc.
1.6.5 Một số phẩn mềm thư viện phổ biến hiện nay
a. Phần mềm Quản lý Thư viện iLib.Me
Nguyễn Văn Công K55 Thông tin Thư viện