Xây dựng bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (318.02 KB, 60 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
MỤC LỤC
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Nguồn nhân lực là một nguồn lực đặc biệt, là yếu tố vận hành mọi nguồn lực
khác và đóng vai trò quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của mọi quốc gia,
tổ chức. Một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, nhưng con người
của tổ chức không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù hợp
với khả năng thì cũng khó thành công. Vì thế, công tác quản lý nguồn nhân lực đã,
đang và sẽ trở thành một hoạt động quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành công
hay thất bại của mọi tổ chức.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Cán bộ là gốc của mọi công việc”,
“Công việc muốn thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém”. Thực tế cái
tốt, kém của mọi người đều có thể tăng lên hoặc giảm đi tuỳ thuộc khá nhiều vào
cách thức và quá trình sử dụng họ. Cán bộ, công chức cấp cơ sở là nòng cốt của bộ
máy chính quyền địa phương. Để xây dựng hệ thống chính trị cơ sở vững mạnh,
hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức
cấp xã có chất lượng thì cũng cần quan tâm đến việc xây dựng và phát triển đội
ngũ những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã. Là một bộ phận quan
trọng trong hệ thống chính trị ở cơ sở, những người hoạt động không chuyên trách
ở cấp xã có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho cán bộ, công chức cấp xã trong hoạt
động quản lý, điều hành chính quyền cấp xã. Họ cũng chính là nguồn để bổ sung,
phát triển đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã trong bộ máy chính quyền cơ sở trong
tương lai.
Tuy nhiên, công tác quản lý những người hoạt động không chuyên trách hiện
nay vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: Hệ thống lương thiếu công bằng, chưa hợp
lý; Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, không khuyến
khích và thúc đẩy hiệu quả lao động; Định biên nhân sự vừa thừa, vừa thiếu…
Những hạn chế này có nguyên nhân từ nhiều phía và để giải quyết vấn đề trên cần
có hệ thống các giải pháp đồng bộ. Một trong những giải pháp đó là xây dựng bản
mô tả công việc cho những chức danh không chuyên trách cấp phường. Với bản
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
mô tả công việc, tất cả các chức danh không chuyên trách đều được mô tả một
cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, nhiệm vụ, mục tiêu thực hiện công việc
cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Đây chính là cơ sở để thực hiện
tuyển dụng, bố trí công việc, xác định giá trị công việc để xếp ngạch lương, đánh
giá chất lượng hoàn thành công việc cho các chức danh này. Do đó, nếu tổ chức
hành chính Nhà nước xây dựng được bản mô tả công việc tốt cho các chức danh
không chuyên trách cấp cơ sở thì việc quản lý, sử dụng những chức danh này sẽ
đạt được hiệu quả cao hơn, góp phần tạo nên sự vững mạnh và phát triển toàn diện
của cả hệ thống chính quyền.
Chính vì những yêu cầu cấp thiết trên, chúng tôi chọn vấn đề “Xây dựng bản
mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường” nghiên
cứu thực tế tại Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh làm đề tài khóa luận tốt nghiệp
của mình. Do đề tài là một lĩnh vực khá rộng nên chúng tôi chỉ xây dựng bản mô tả
công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường. Tác giả hy vọng khóa
luận sẽ đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ những người
hoạt động không chuyên trách nói riêng và bộ máy chính quyền cơ sở nói chung.
2. Tình hình nghiên cứu:
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công tác tổ
chức, quản lý, bố trí và sử dụng đội ngũ những người hoạt động không chuyên
trách cấp xã, những năm qua đã có một số công trình nghiên cứu khoa học liên
quan đến đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách như sau:
Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao chất lượng thực thi công vụ của đội ngũ cán
bộ, công chức cấp xã qua nghiên cứu thực tiễn của tỉnh Hải Dương” của tác giả
Lương Thị Quyên;
Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ,
công chức cấp xã ở thành phố Cần Thơ” của tác giả Võ Thị Thu Thủy;
Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ
không chuyên trách cấp phường từ thực tiễn tỉnh An Giang” của tác giả Phan Thị
Tuyết Minh.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Các đề tài trên là những tài liệu vô cùng quý giá đối với tác giả trong quá
trình nghiên cứu. Nội dung chủ yếu của các luận văn là nghiên cứu về chất lượng
thực thi công vụ của những người hoạt động không chuyên trách cấp xã. Tuy nhiên
chưa có đề tài nào nghiên cứu về bản mô tả công việc của đội ngũ này tại Thành
phố Hồ Chí Minh.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Trên cơ sở hệ thống những vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tài
chúng tôi xây dựng bản mô tả công việc cho 5 chức danh không chuyên trách cấp
phường và đề xuất một số giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc
của các chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh
trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu đội ngũ những người
hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh và bản mô
tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường như sau: Thủ quỹ Văn thư - Lưu trữ; Bình đẳng giới - Trẻ em; Văn hóa thông tin - Thể dục thể thao Gia đình; Cán bộ phụ trách Kinh tế; Lao động - Thương binh và Xã hội.
Phạm vi nghiên cứu: Khóa luận nghiên cứu tại Quận 11, Thành phố Hồ Chí
Minh từ năm 2009 đến nay.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép
nhật ký công vệc.
Phương pháp thống kê, so sánh, đánh giá, điều tra xã hội học.
Phương pháp phân tích - tổng hợp.
6. Những đóng góp khoa học và điểm mới của khóa luận:
Hệ thống hoá lý thuyết về những người hoạt động không chuyên trách cấp
phường và bản mô tả công việc.
Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để phân tích số lượng và chất lượng
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
của đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố
Hồ Chí Minh.
Áp dụng quy trình xây dựng bản mô tả công việc để hoàn thành 5 bản mô tả
công việc cho 5 chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
Đề xuất một số giải pháp phù hợp với thực tiễn tại Thành phố Hồ Chí
Minh để đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc của các chức danh không
chuyên trách, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của họ.
7. Kết cấu của khóa luận:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của
khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về những người hoạt động không chuyên
trách cấp phường và bản mô tả công việc.
Chương 2: Xây dựng bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyên
trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc
cho các chức danh không chuyên trách cấp phường.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
CHƯƠNG 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NHỮNG NGƯỜI HOẠT ĐỘNG KHÔNG
CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC.
1.1. Những người hoạt động không chuyên trách cấp phường:
1.1.1. Khái niệm.
“Những người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn (gọi
chung là cấp xã)” không phải là thuật ngữ mới, tuy nhiên chưa có một văn bản
pháp luật nào có một định nghĩa cụ thể về thuật ngữ này.
Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã bao gồm những người
làm việc tại các cơ quan Đảng, chính quyền, Đoàn thể không phải là cán bộ, công
chức cấp xã. Họ không hưởng lương từ ngân sách nhà nước chỉ hưởng phụ cấp
theo quy định. Vì vậy theo cách hiểu thống nhất trong khóa luận thì: “Những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã là công dân Việt Nam được tuyển
dụng, bầu cử vào làm việc tại Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã, không phải là cán bộ, công chức cấp xã,
không thuộc biên chế và không hưởng lương từ ngân sách nhà nước”. [10, tr.89]
Căn cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính
phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức ở
xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã và
Quyết định số 59/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hồ Chí Minh ngày 31 tháng 8
năm 2010 về số lượng, chức danh và chế độ, chính sách đối với cán bộ không
chuyên trách phường, xã, thị trấn thì những người hoạt động không chuyên trách
cấp phường bao gồm 21 chức danh, đó là:
1. Cán bộ Tổ chức; 2. Cán bộ Tuyên giáo; 3. Cán bộ Kiểm tra; 4. Cán bộ Văn
phòng Đảng ủy; 5. Thường trực Khối Dân vận; 6. Phó Chủ tịch Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc Việt nam; 7. Phó Bí thư Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; 8. Phó
Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; 9. Phó Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Việt
Nam; 10. Phó Chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam; 11. Chủ tịch Hội Người Cao tuổi;
12. Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ; 13. Phó trưởng Công an xã (bán chính quy); 14. Phó
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Chỉ huy trưởng Quân sự; 15. Lao động - Thương binh và Xã hội; 16. Cán bộ phụ
trách Kinh tế (công, nông, lâm, ngư nghiệp, kế hoạch, thương mại, dịch vụ); 17.
Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ; 18. Dân số - Kế hoạch hóa gia đình; 19. Văn hóa
thông tin - Thể dục thể thao - Gia đình; 20. Bình đẳng giới - Trẻ em; 21. Thống kê
Quân sự.
1.1.2. Số lượng.
Khoản 3b, Điều 19, Nghị định số 29/2013/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm
2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng
10 năm 2009 của Chính phủ quy định như sau: “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp quy định cụ thể số lượng và chức danh những người
hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố”. Do đó số lượng của
đội ngũ này không thống nhất trên phạm vi cả nước.
Theo Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH ngày 27 tháng 5
năm 2010 hướng dẫn thực hiện Nghị định 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm
2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên
trách ở cấp xã; số lượng cán bộ chuyên trách và không chuyên trách ở cấp xã,
phường, thị trấn như sau:
Số lượng những người
Phân loại xã,
Số lượng cán bộ chuyên
phường, thị trấn
trách
Loại I
Không quá 25 người
Không quá 22 người
Loại II
Không quá 23 người
Không quá 20 người
Loại III
Không quá 21 người
Không quá 19 người
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 7
hoạt động không chuyên
trách
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
1.1.3. Đặc trưng.
* Phần lớn những người hoạt động không chuyên trách giữ những vị trí
không nằm trong hệ thống cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
Theo khái niệm trên, những người hoạt động không chuyên trách không
thuộc hệ thống cơ quan quản lý hành chính Nhà nước là:
- Trưởng ban Tổ chức Đảng;
- Trưởng ban Tuyên giáo;
- Cán bộ Văn phòng Đảng ủy;
- Phó Trưởng Công an (Nơi chưa bố trí lực lượng công an chính quy);
- Phó chỉ huy Trưởng Quân sự;
- Phó Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc;
- Phó các đoàn thể cấp xã: Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Hội liên
hiệp phụ nữ; Hội nông dân; Hội cựu chiến binh; Chủ tịch Hội người cao tuổi; Chủ
tịch Hội chữ thập đỏ Việt Nam.
Như vậy trên phương diện chức danh, những người hoạt động không chuyên
trách không thuộc cơ quan hành chính nhà nước có 12 chức danh trên tổng số 21
chức danh.
* Đội ngũ này không được hưởng lương mà chỉ hưởng phụ cấp.
Những người hoạt động không chuyên trách không được hưởng lương mà chỉ
được hưởng phụ cấp. Căn cứ Điều 14, Nghị định số 92/2009/NĐ-CP thì phụ cấp và
khoán kinh phí đối với những người hoạt động không chuyên trách như sau:
Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã được hưởng chế độ phụ
cấp. Mức phụ cấp cụ thể của từng chức danh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy
định với mức không vượt quá hệ số 1,0 mức lương tối thiểu chung.
Ngân sách trung ương hỗ trợ các địa phương theo mức bình quân bằng 2/3 so
với mức lương tối thiểu chung cho mỗi người hoạt động không chuyên trách.
Tại Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ Hướng dẫn số 1372 /HDLS-NV-TC về
số lượng, bố trí các chức danh cán bộ, công chức, những người hoạt động không
chuyên trách và chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên
trách phường, xã, thị trấn theo Nghị định số 92/2009/NĐ-CP quy định mức phụ
cấp hàng tháng tương đương hệ số 1,86 của mức lương tối thiểu chung và các
khoản hỗ trợ khác của trung ương và địa phương.
* Công việc của họ chưa được quy định cụ thể tại văn bản quy phạm pháp
luật nào.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Vì chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật nào nên công việc
của đội ngũ này khác nhau ở từng địa phương. Tuy nhiên, đặc điểm chung về công
việc của những người hoạt động không chuyên trách là được phân công đảm nhận
một hoặc một số công việc cụ thể tùy theo năng lực và chuyên môn được đào tạo.
Họ tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND phường trong lĩnh vực mà họ phụ trách, thực hiện những công việc mà cấp
trên yêu cầu.
1.1.4. Vai trò.
Theo thống kê của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, tính đến ngày 31
tháng 12 năm 2011 thì số lượng cán bộ, công chức là 12000 người, trong đó:
Những người hoạt động không chuyên trách có số lượng lớn là 5851 người, chiếm
48,7%. Đây được xem là một bộ phận có những góp quan trọng trong mọi lĩnh vực
đời sống kinh tế - xã hội ở địa phương.
Xuất phát từ vị trí và đặc trưng công việc của mình trong hệ thống hành
chính nhà nước, những người làm việc không chuyên trách có ba vai trò chính, cụ
thể là:
Thứ nhất, những người hoạt động không chuyên trách là lực lượng tham gia
trực tiếp, tích cực vào nhiệm vụ quản lý chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và an
ninh trật tự tại các UBND cấp phường.
Như đã nói ở trên, những người hoạt động không chuyên trách chiếm một tỷ
lệ lớn trong toàn bộ nền hành chính. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ mà họ đảm
nhận, mỗi chức danh này đều có những công việc cụ thể phải làm liên quan đến
công tác quản lý nhà nước trên địa bàn phường, xã và trực tiếp liên hệ với UBND
quận về các hoạt động chuyên môn liên quan đến vị trí công việc. Như vậy, cũng
như bất cứ một cán bộ, công chức nào, họ cũng có vai trò lớn đảm bảo hiệu quả
hoạt động quản lý Nhà nước ở cơ sở.
Thứ hai, những người làm việc không chuyên trách đóng vai trò quan trọng
trong việc tham mưu, giúp UBND phường chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND phường trong lĩnh vực mình phụ trách.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 9
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Bên cạnh việc thực hiện những nhiệm vụ riêng, những người hoạt động
không chuyên trách có khả năng thực hiện công tác tham mưu, giúp đỡ UBND
phường trong công tác quản lý hành chính Nhà nước. Thông qua quá trình làm việc
thực tế và kinh nghiệm hoạt động tại cấp cơ sở, những ý kiến tham mưu, tư vấn
của đội ngũ này chắc chắn sẽ có tác động tích cực giúp các UBND phường có
những quyết định đúng đắn và phù hợp nhất với tình hình địa phương.
Thứ ba, những người hoạt động không chuyên trách có những đóng góp tích
cực trong việc đưa những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước vào thực
tế.
Người làm việc không chuyên trách ở cơ sở là lực lượng gần dân nhất, là cầu
nối trực tiếp nhất giữa cơ quan hành chính Nhà nước và nhân dân. Họ là những
người trực tiếp giải quyết những công việc liên quan đến nhân dân địa phương,
giúp mọi người dân hiểu rõ những quy định của pháp luật có liên quan đến vấn đề
mà mình phụ trách. Nhờ những người này, những chủ trương, chính sách được
tuyên truyền rộng rãi, nâng cao ý thức của người dân trong việc tuân thủ quy định
của pháp luật. Có thể nói, những người hoạt động không chuyên trách cấp phường
chính là “cánh tay nối dài” của chính quyền cơ sở, góp phần củng cố niềm tin của
nhân dân vào hoạt động của chính quyền các cấp.
Tóm lại, mặc dù đội ngũ cán bộ không chuyên trách vẫn còn tồn tại nhiều
hạn chế về trình độ chuyên môn và năng lực thực thi công việc nhưng tầm quan
trọng của họ thời gian qua đối với Nhà nước và nhân dân là không thể phủ nhận.
Chính vì vậy, chúng ta cần phải đặc biệt quan tâm đến những chính sách, biện pháp
để nâng cao chất lượng, lòng nhiệt huyết, tinh thần cống hiến họ, vì sự phát triển
chung của cả hệ thống hành chính Nhà nước.
1.2. Bản mô tả công việc.
1.2.1. Khái niệm.
Theo giáo trình Quản trị nguồn nhân lực do ThS. Nguyễn Vân Điềm và
PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (chủ biên), NXB Lao động - xã hội, Hà Nội – 2004:
“Bản mô tả công việc là một văn bản viết, giải thích về những nhiệm vụ, trách
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 10
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến những vị trí công việc cụ
thể”.
Khoản 3, Điều 7, Luật cán bộ, công chức năm 2008 quy định: “Vị trí việc
làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác
định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”.
Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ quy
định vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập quy định: “Vị trí việc làm là
công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý
tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực
hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập”.
Trong quản lý nguồn nhân lực luôn có sự phân biệt giữa “chức danh công
việc” hay vị trí và “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc. Do đó, cách hiểu
thống nhất trong khóa luận này thì bản mô tả công việc là bản mô tả những thông
tin liên quan tới “chức danh công việc”.
Như vậy “Bản mô tả công việc” thực chất chính là một văn bản cụ thể hóa
những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến
một vị trí công việc cụ thể.
1.2.2. Nội dung.
Bản mô tả công việc không có tiêu chuẩn chung và chưa được quy định trong
văn bản pháp luật nào. Chính vì vậy có rất nhiều mẫu bản mô tả được đưa ra trên
thực tế, tuy nhiên trong khóa luận này chúng tôi đưa ra nội dung bản mô tả công
việc như sau:
- Nhận diện công việc: Tên công việc (chức danh); Phòng hoặc ban; Mã số
công việc; Cán bộ lãnh đạo; Địa điểm làm việc; Tình trạng công việc…
- Mục đích của vị trí công việc: Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục
đích của vị trí công việc, thực chất trả lời câu hỏi “Vị trí này tồn tại để làm gì cho
tổ chức?".
- Trách nhiệm và nhiệm vụ: Phần này tóm tắt một cách chính xác về trách
nhiệm và nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn
thành những hoạt động được phân công. Nhiệm vụ là những công việc mà một cá
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 11
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
nhân, một bộ phận trong tổ chức phải gánh vác, phải nhận lấy để thực hiện nhằm
hoàn thành trách nhiệm của mình.
- Các mối quan hệ trong công việc: Các mối quan hệ trong cơ quan và ngoài
cơ quan. Bao gồm cả mối quan hệ theo chiều dọc: Cấp trên, cấp dưới trực tiếp và
quan hệ theo chiều ngang: Cùng cấp.
- Điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện thời gian làm việc, cơ sở vật
chất, trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho quá trình làm việc; Bên cạnh đó là các điều
kiện về môi trường làm việc như: Điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, phương tiện
đi lại khi thực thi công việc.
1.2.3. Quy trình xây dựng.
Để xây dựng bản mô tả công việc, chúng ta cần tiến hành phân tích công
việc.
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có
hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý
nguồn nhân lực khác được thực hiện. Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là
yêu cầu mang tính chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân
lực trong mọi tổ chức.
Sau quá trình phân tích công việc, chúng ta sẽ có được 3 sản phẩm chính là
bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn kết quả
công việc.
Phân tích
công việc
Bản yêu cầu chuyên môn công việc
Bản mô tả công việc
Tuyển dụng, chọn lựa
Trả lương, khen thưởng
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 12
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Xác định giá trị công việc fcvvvvvvvvvvvviviệcvvvvvfvice654 việcviệc
Đánh giá nhân viên
Đào tạo, huấn luyện
Bản tiêu chuẩn kết quả công việc
Bản mô tả công việc là kết quả căn bản của tiến trình phân tích công việc, nó
mô tả một cách tóm tắt công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu
được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi
thực hiện công việc.
Bản yêu cầu chuyên môn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng
lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn
đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.
Bản tiêu chuẩn kết quả công việc là các thước đo dựa trên cơ sở những kỳ
vọng về kết quả công việc đối với một vị trí. Bản tiêu chuẩn kết quả công việc
được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc (mức độ kết quả) so với
những kỳ vọng đó. Nói cách khác, các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kết quả
mong muốn sẽ đạt được nếu như những người giữ công việc thực hiện tốt công
việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp chúng ta hiểu được tổ chức cần loại
nhân viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Đối với hầu hết các vị trí, bản tiêu chuẩn kết quả công việc bao gồm ba phạm
trù: Chất lượng; Số lượng hoặc năng suất lao động; Thời hạn.
Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn
kết quả công việc là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, chọn lựa, đào tạo, huấn luyện,
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 13
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc và trả lương khen thưởng một cách
chính xác.
Quy trình xây dựng bản mô tả công việc gồm 4 bước như sau:
Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc
Thu thập thông tin
Phác thảo bản mô tả công việc
Phê chuẩn bản mô tả công việc
Bước 1: Lập kế hoạch
Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc là cở sở đầu tiên để đảm bảo quá
trình thực hiện chính xác và hiệu quả. Đây được xem là bước xác định những nội
dung cụ thể liên quan đến quá trình xây dựng bản mô tả công việc, dự liệu những
tình huống có thể xảy ra để có biện pháp xử lý kịp thời.
Bước lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc cần làm rõ:
Mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc.
Chức danh cần xây dựng bản mô tả công việc.
Thời gian xây dựng bản mô tả công việc.
Địa điểm xây dựng bản mô tả công việc.
Nguồn nhân lực, tài chính đảm bảo tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và
công tác kiểm tra đánh giá? Công việc đó nhằm đạt được cái gì (Nhiệm vụ)?
Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào (Trách nhiệm)? Kết
quả công việc được đánh giá như thế nào (Kiểm tra)?
Bước 2: Thu thập thông tin.
Cần phải khai thác các thông tin có liên quan đến công việc như: Thông tin
về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc…; Thông tin về máy
móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…; Thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao
động.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 14
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
* Nguồn thông tin: Sơ đồ tổ chức, quy định phân công nhiệm vụ đối với từng
phòng chuyên môn của cơ quan; Các bản mô tả vị trí và tiêu chuẩn tại vị trí việc
làm hiện tại (nếu có); Danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan, đơn vị;
Phân công nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn; Các nhiệm vụ được giao thêm
theo kết luận, quyết định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Những người trực tiếp
liên quan đến công việc cần mô tả như: Nhà quản lý trực tiếp, người trực tiếp thực
thi công việc...
* Phương pháp thu thập thông tin: Có thể sử dụng các phương pháp như:
Quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi, nhật ký ngày làm việc và kết hợp các phương
pháp lại với nhau.
Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hành
quan sát một người hoặc một nhóm người thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các
thông tin như người đó thực hiện như thế nào, ở đâu… Phương pháp này không
nên áp dụng cho các công việc khó quan sát như liên quan đến hoạt động trí óc và
kết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan của người quan sát
và người được quan sát.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người
nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm
việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và
phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công
việc. Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạt
trong thực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau. Tuy nhiên sử dụng
phương pháp này khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựng
các hành vi trung bình để thực hiện công việc. Phương pháp này rất thích hợp cho
việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao động
tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện được công việc. Ưu điểm
phương pháp này là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế. Tuy nhiên nhược
điểm là phương pháp này có độ chính xác không cao do bản thân người lao động
cũng có thể không biết họ làm những gì để có thể thực hiện được công việc. Ngoài
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 15
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
ra các thông tin thường bị gián đoạn vì người lao động còn phải làm việc nên sao
nhãng việc ghi chép và các thông tin thường không nhất quán.
Phương pháp sử dụng bản hỏi: Được thực hiện khi người lao động nhận được
một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó.
Trong bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở. Phương pháp này hiện đang
được áp dụng phổ biến nhất khi tìm hiểu thông tin từ một số lượng lớn người và nó
được thực hiện khá dễ dàng. Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và
dễ trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời.
Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó
quan sát hoặc không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này. Các
thông tin sẽ được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng
vẫn theo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác
nhau khi cùng làm một công việc. Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp này
đòi hỏi khá nhiều thời gian.
Hội thảo chuyên gia: Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyên
gia sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm
hiểu. Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết. Các chuyên gia
có thể là người am hiểu về công việc, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, giảng viên
các trường đại học, bản thân những người hoạt động không chuyên trách. Phương
pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích phân tích
công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công việc. Tuy nhiên phương pháp
này khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những công việc có
chức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được sử dụng
đến.
* Tiến hành thu thập thông tin:
Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộ
phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin. Quá trình thu thập nên được dự
tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao.
Vấn đề đặt ra đối với người thu thập thông tin là làm thế nào để có thể thu
thập được những thông tin chính xác nhất và liên quan nhất đến công việc cần
phân tích trong hệ thống thông tin khổng lồ có thể tiếp cận được.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 16
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc
Thông tin sau khi được thu thập cần được xử lý, xác thực, loại bỏ những
thông tin không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại.
* Thẩm định thông tin thu thập được:
Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn
thiếu, điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực
hiện công việc về những thông tin và kết luận của phân tích.
* Tiến hành viết bản mô tả công việc.
Bản mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dung:
- Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số công
việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp.
- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Là phần
tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc
công việc.
- Các điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời
gian làm việc, phương tiện đi lại.
Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc
Sau khi xây dựng bản mô tả công việc, người thực hiện cần lấy ý kiến góp ý
từ phía những người có liên quan đến công việc (bao gồm nhà quản lý và người
đảm nhận vị trí công việc).
Ý kiến góp ý được xem xét và sử dụng để chỉnh sửa bản mô tả công việc cho
phù hợp nhất, đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan và tuân thủ quy định
của pháp luật.
Sau khi hoàn thiện, bản mô tả công việc cần có sự phê duyệt của người có
thẩm quyền mới có thể đưa vào áp dụng trên thực tế.
1.2.4. Yêu cầu.
Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong quản lý nguồn nhân lực,
là cơ sở để thực hiện các công việc liên quan đến nguồn nhân lực như tuyển dụng,
giao việc, đãi ngộ, đánh giá thành tích, đào tạo, bồi dưỡng...
* Xây dựng một bản mô tả công việc tốt là rất quan trọng và theo chúng
tôi cần đảm bảo những yêu cầu sau:
Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi
hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 17
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Sử dụng cách diễn đạt nhiệm vụ cơ bản ở đầu và kết thúc với câu thực hiện
các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu, không liệt kê tất cả các nhiệm vụ.
Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn, không sử
dụng ngôn ngữ chuyên môn.
Đề cập đến chức danh, vị trí chứ không phải là từng người cụ thể.
Đảm bảo sự khách quan và chính xác khi mô tả công việc, phải mô tả theo
cách nó phải được thực hiện trên thực tế.
Sử dụng các từ có tính hành động, nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận
công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình áp dụng.
Mô tả một cách đơn giản và ngắn gọn, không làm cho bản mô tả công việc
quá rườm rà, sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng
của công việc.
Bản mô tả công việc không phải cố định mà cần được cập nhật thường
xuyên.
* Một số lỗi cần tránh trong xây dựng bản mô tả công việc:
Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu. Với bản mô tả công việc như vậy khi
tiến hành tuyển dụng, người lao động sẽ không hình dung được công việc. Do đó,
tổ chức có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp. Điều này dẫn đến lãng phí
thời gian và tiền bạc mà không tuyển được người như mong muốn.
Mô tả những việc không làm trong thực tế. Sẽ làm sai lệch giá trị của công
việc, dẫn đến thiếu chính xác và công bằng trong trả lương. Do vậy khi soạn thảo,
cần đảm bảo mô tả đúng với thực tế, không đưa vào những việc mà họ không còn
làm ở hiện tại cũng như những việc mà trong tương lai mới thực hiện.
Mô tả quá chi tiết hoặc có quá nhiều thông tin. Bản mô tả công việc sẽ không
thay thế cho mọi hướng dẫn, nội quy, quy định, cam kết…vì sẽ không bao giờ là
đủ. Bản mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy định
thường xuyên thay đổi. Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm cho
người lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì.
Đối với các nhiệm vụ chủ yếu, người xây dựng bản mô tả công việc nên viết
ra từ 5 đến 7 các nhiệm vụ lớn. Các câu không nên quá dài và nên bắt đầu bằng
một động từ.
Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu đặc biệt là về các lĩnh vực chuyên
ngành sẽ gây khó khăn cho người đọc để hiểu những gì muốn truyền đạt. Trong
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 18
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
mọi trường hợp có thể, người xây dựng bản mô tả công việc nên diễn giải, cụ thể
những thuật ngữ này bằng những từ ngữ trong sáng, dễ hiểu hơn.
Bản mô tả công việc không phải là bất biến. Nội dung công việc của từng vị
trí thay đổi theo sự thay đổi của tổ chức và bản mô tả công việc cần phải phản ánh
được những sự thay đổi này.
Xây dựng xong bản mô tả công việc mà không sử dụng. Là một hiện tượng
không hiếm gặp trong thực tế. Trong khi đó, để xây dựng được một hệ thống bản
mô tả công việc là rất tốn kém, mất nhiều thời gian và chi phí. Do đó, tổ chức cần
phải trả lời được câu hỏi “Mục đích xây dựng để làm gì” và khi đã xây dựng, hãy
ứng dụng vào thực tế, tránh lãng phí.
Mô tả với mục đích xếp công việc vào các bậc lương mong muốn. Qua đó sẽ
tạo ra sự không công bằng trong mối quan hệ tiền lương. Vì vậy, khi xây dựng,
người viết cần phải công tâm, khách quan, mô tả chính xác, không cao hơn hoặc
thấp hơn với thực tế công việc mà mỗi vị trí đang thực hiện.
Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí dẫn đến sự phân chia
trách nhiệm giữa các vị trí không rõ ràng và có sự đùn đẩy trong công việc. Đây là
một lỗi rất thường gặp trong quá trình xây dựng do người viết không có sự đối
chiếu, tham khảo một cách có hệ thống với các bản mô tả công việc khác.
1.3. Nguyên tắc và căn cứ xây dựng bản mô tả công việc cho các chức
danh không chuyên trách.
* Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc:
- Phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
từng cơ quan, tổ chức, đơn vị;
- Bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp với
điều kiện thực tiễn;
- Mỗi bản mô tả công việc luôn gắn với một chức danh không chuyên trách
nhất định;
- Phải tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý đội ngũ những người hoạt
động không chuyên trách.
* Căn cứ xây dựng bản mô tả công việc:
- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ
quan, tổ chức, đơn vị được cấp có thẩm quyền ban hành;
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 19
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
- Tính chất, đặc điểm, yêu cầu công việc của từng chức danh;
- Mức độ phức tạp, quy mô công việc; phạm vi và đối tượng phục vụ, quản
lý; Quy trình, thủ tục quản lý hoặc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ theo
quy định của pháp luật;
- Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng
dụng công nghệ thông tin;
- Vị trí địa lý; Tính chất, quy mô, cơ cấu dân số; Tốc độ phát triển kinh tế và
đô thị hóa; Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội; Tình hình an ninh - trật tự;
- Thực trạng bố trí, sử dụng đội ngũ không chuyên trách của cơ quan, tổ
chức, đơn vị.
1.4. Sự cần thiết phải xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh
không chuyên trách cấp phường.
- Đối với bản thân những người hoạt động không chuyên trách.
Bản mô tả công việc giúp họ biết được trách nhiệm, nhiệm vụ của họ là gì, họ
cần hợp tác với những bộ phận trong và ngoài tổ chức như thế nào để hoàn thành
công việc tốt nhất, họ làm việc trong môi trường ra sao và được cung cấp những
phương tiện gì để làm việc.
Bên cạnh đó, bản mô tả công việc là cơ sở để những người hoạt động không
chuyên trách biết được đâu là nhiệm vụ của họ, đâu là những công việc do cấp trên
đưa xuống mà không phải là nhiệm vụ của họ. Từ đó họ sẽ kiến nghị mức phụ cấp
cho những công việc mà họ đảm nhận thêm.
Đảm bảo sự công bằng giữa những người làm việc trong tổ chức, hạn chế
được sự cào bằng về lương, thưởng, phúc lợi cũng như trách nhiệm và nhiệm vụ
của đội ngũ này.
- Đối với nhà quản lý:
Thứ nhất, bản mô tả công việc giúp công tác tuyển dụng, bố trí, sử dụng
những người hoạt động không chuyên trách hiệu quả hơn. Bản mô tả công việc tốt
giúp chính quyền cấp xã có cơ sở để tìm được những người phù hợp với công việc
đó trong hiện tại, bố trí họ để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất, đồng
thời giúp cho người lao động tự hoàn thiện bản thân vì sự phát triển của tổ chức.
Thứ hai, xây dựng bản mô tả công việc giúp công tác đào tạo và phát triển
những người hoạt động không chuyên trách thực hiện dễ dàng, đáp ứng yêu cầu
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 20
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
của một nền hành chính hiện đại. Căn cứ vào sản phẩm của phân tích công việc,
UBND cấp phường có thể nhận định xem liệu người lao động làm các công việc
đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những
yếu tố gì, từ đó xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không, nếu có thì nên được
tiến hành như thế nào, cho những ai, thời gian tiến hành ra sao. Cần sử dụng bản
mô tả công việc để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với từng người lao
động và với yêu cầu của tổ chức, dưới sự giúp đỡ của những người có trình độ
chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm. Như vậy bản mô tả công việc là cơ sở giúp
công tác đào tạo và phát triển những người hoạt động không chuyên trách được
thực hiện thành công.
Thứ ba, bản mô tả công việc là cơ sở để trả lương cho những người hoạt
động không chuyên trách phù hợp với năng lực, từ đó tạo động lực làm việc cho
họ. Theo lý thuyết việc trả lương trong tổ chức phải đảm bảo phù hợp với năng lực
và đảm bảo sự công bằng cho người lao động. Tuy nhiên, những người hoạt động
không chuyên trách cấp xã chỉ được hưởng phụ cấp chứ không phải là lương. Điều
này làm giảm động lực làm việc của những người hoạt động không chuyên trách.
Sau khi xây dựng chương trình phân tích công việc, bản mô tả công việc sẽ góp
phần xác định giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó so
với các công việc khác trong tổ chức. Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn kết quả
công việc giúp xác định những đặc tính liên quan và tính phức tạp của công việc.
Từ đó xây dựng cấu trúc tiền công, tiền lương tương ứng với những giá trị của
công việc đó. Điều này tránh được sự thắc mắc, nghi hoặc của người lao động vì
có sự trả công tương xứng với từng công việc.
Thứ tư, bản mô tả công việc giúp cải thiện quan hệ lao động trong cơ quan.
Hiện nay trong cơ quan hành chính nhà nước vấn đề về mối quan hệ giữa người
lãnh đạo, người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm. Các quy định
rõ ràng trong bản mô tả công việc sẽ giúp người lãnh đạo cải tiến các mối quan hệ,
cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện làm việc, kỷ luật
lao động, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 21
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Tóm lại, xuất phát từ những đóng góp tích cực của bản mô tả công việc trong
quản lý, sử dụng nguồn nhân lực nói chung, những người hoạt động không chuyên
trách cấp phường nói riêng và yêu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả của nền
hành chính, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống bản mô tả công việc đối với 21
chức danh không chuyên trách cấp phường là vô cùng cấp thiết. Chính vì vậy cần
có có sự đầu tư hơn nữa đến hoạt động phân tích công việc để có thể thu được
những sản phẩm tốt nhất của quá trình này.
* Tiểu kết chương 1:
Trong chương 1, tác giả đã trình bày những nội dung liên quan đến cơ sở lý
luận về những người hoạt động không chuyên trách cấp phường và bản mô tả công
việc.
Xây dựng bản mô tả công việc là một hoạt động tương đối phức tạp và cần có
sự đầu tư nghiên cứu thật sự. Trên cơ sở những vấn đề về lý luận, chúng ta sẽ có
thể thực hiện xây dựng bản mô tả công việc một cách chính xác và đáp ứng được
yêu cầu mà thực tiễn đặt ra. Đây chính là cơ sở để tiến hành công tác xây dựng bản
mô tả công việc một cách khoa học và hợp lý nhất.
CHƯƠNG 2:
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CÁC CHỨC DANH KHÔNG
CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Thực trạng về đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách
cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.1. Thực trạng:
* Đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại
Thành phố Hồ Chí Minh.
Về số lượng.
Thành phố Hồ Chí Minh có 24 quận, huyện với 322 phường, xã, thị trấn.
Trong đó: 230 đơn vị hành chính cấp phường loại 1; 91 đơn vị loại 2; 01 đơn vị
loại 3.
Về lý thuyết, căn cứ Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTCBLĐTBXH ngày 27 tháng 5 năm 2010 hướng dẫn thực hiện Nghị định 92/NĐ-CP
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 22
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
của Chính phủ, số lượng cán bộ chuyên trách và không chuyên trách ở cấp xã,
phường, thị trấn là:
Số lượng những người
Phân loại xã,
Số lượng cán bộ
phường, thị trấn
chuyên trách
Loại I
Không quá 25 người
Không quá 22 người
Loại II
Không quá 23 người
Không quá 20 người
Loại III
Không quá 21 người
Không quá 19 người
hoạt động không
chuyên trách
Như vậy, nếu theo định mức trên Thành phố Hồ Chí Minh được bố trí không
quá 7864 cán bộ, công chức và 6899 những người hoạt động không chuyên trách.
Tuy nhiên theo Quyết định số 59/2010/QĐ-UBND về số lượng, chức danh và
chế độ, chính sách đối với cán bộ không chuyên trách phường, xã, thị trấn: Đối với
phường, thị trấn có trên 30.000 dân, cứ thêm 3.000 dân bố trí thêm 01 người; Xã
có trên 20.000 dân, cứ thêm 2.000 dân bố trí thêm 01 người. Do đó tổng số những
người hoạt động không chuyên trách được bố trí theo quy định của Thành phố là
7103 người.
Trên thực tế, số lượng người hoạt động không chuyên trách ít hơn nhiều.
Theo thống kê của Sở Nội vụ tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2011 thì số lượng cán
bộ công chức là 12000 người, trong đó:
Cán bộ chuyên trách: 2903 người, chiếm 24,2%;
Công chức: 3246 người, chiếm 27,1%;
Những người hoạt động không chuyên trách: 5851 người, chiếm 48,7%.
Như vậy, theo lý thuyết số người hoạt động không chuyên trách là 7103
người nhưng trên thực tế là 5851 người, ít hơn so với lý thuyết 1252 người.
Về chức danh.
Có tất cả 21 chức danh những người hoạt động không chuyên trách ở
phường, xã, thị trấn thuộc thành phố Hồ Chí Minh theo Nghị định 92/NĐ-CP của
Chính phủ. Mỗi chức danh bố trí 01 người phụ trách, riêng các chức danh sau bố
trí số lượng theo yêu cầu công việc ở phường, xã, thị trấn:
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 23
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
- Phó Trưởng Công an bán chính quy: Bố trí từ 1 đến 2 người (theo Quyết
định số 12/2004/QĐ-UB ngày 03 tháng 02 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thành
phố về tổ chức bộ máy và chính sách, chế độ đối với Công an xã).
- Phó Chỉ huy trưởng Quân sự: Bố trí 02 người.
- Lao động - Thương binh và Xã hội: Bố trí 2 người, phụ trách quản lý người
tái hòa nhập cộng đồng và phòng chống HIV/AIDS; Lao động - Thương binh và
Xã hội hoặc công tác xóa đói giảm nghèo.
Việc quy định thế nào là những người hoạt động không chuyên trách và nó
bao gồm những chức danh gì đang là vấn đề bất cập hiện nay.
Về trình độ.
Theo Thống kê của Sở Nội Vụ năm 2011: Cán bộ, công chức 83,5% trình độ
trung cấp trở lên, trong đó 16% có trình độ đại học trở lên. Những người hoạt động
không chuyên trách 49,3% có trình độ trung cấp trở lên, trong đó 16% trình độ đại
học trở lên.
Về độ tuổi.
Năm 2011 có 23% cán bộ công chức và 45,6% những người hoạt động không
chuyên trách cấp phường dưới 30 tuổi.
* Về công tác tuyển dụng, sử dụng và chế độ, chính sách đối với những
người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
Liên quan đến việc bố trí và sử dụng đội ngũ những người hoạt động không
chuyên trách cấp phường, Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ và ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật sau:
Quyết định số 59/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2010 về số lượng,
chức danh và chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên
trách phường, xã, thị trấn;
Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2010 về chế độ đối với
cán bộ nghỉ hưu tham gia công tác, giữ các chức danh cán bộ và những người hoạt
động không chuyên trách ở phường, xã, thị trấn;
Hướng dẫn số 1372/HDLS-NV-TC ngày 20 tháng 9 năm 2010 về số lượng,
bố trí chức danh cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách và
chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên trách phường, xã,
thị trấn theo Nghị định số 92/NĐ-CP.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 24
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn
Theo đó, việc quản lý, sử dụng những người hoạt động không chuyên trách
cấ xã, phường của Thành phố có một số nội dung cơ bản sau:
Tuyển dụng những người hoạt động không chuyên trách.
Những người hoạt động không chuyên trách là đội ngũ dự bị của cán bộ và
công chức nên tuyển dụng cần tính đến độ tuổi, trình độ chuyên môn nghiệp vụ,
phẩm chất, năng lực. Ngoài trừ một số chức danh khối Đảng, đoàn thể cần có cán
bộ có năng lực, kinh nghiệp lãnh đạo, công tác vận động quần chúng hoặc công tác
tôn giáo, các chức danh còn lại phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp
trở lên, phù hợp với các lĩnh vực công tác của phường, xã, thị trấn.
Tiếp tục áp dụng hình thức hợp đồng lao động giữa Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường, xã, thị trấn với những người hoạt động không chuyên trách. Đối với
các chức danh làm nhiệm vụ chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân, trước khi ký hợp
đồng lao động, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn gửi công văn kèm
sơ yếu lý lịch và bằng cấp chuyên môn gửi Trưởng Phòng Nội vụ xem xét, có
thông báo thoả thuận nhân sự, làm cơ sở ký hợp đồng lao động với người được
tuyển dụng. Đối với các chức danh bầu cử hoặc bổ nhiệm (kể cả Phó Công an xã,
Phó Chỉ huy trưởng Quân sự), sau khi có quyết định phê chuẩn, chuẩn y, công
nhận kết quả bầu cử hoặc quyết định bổ nhiệm cán bộ của cơ quan thẩm quyền,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn ký hợp đồng lao động với cán bộ.
Trường hợp tuyển mới, thời gian đầu có thể áp dụng 3 tháng, sau đó nếu phù hợp
thì ký hợp đồng một năm hoặc dài hạn.
Sử dụng những người hoạt động không chuyên trách
Việc sử dụng những người hoạt động không chuyên trách do người đứng
đầu tổ chức (Đảng ủy, Mặt trận, đoàn thể) hoặc chính quyền (Chủ tịch Ủy ban
nhân dân) phường, xã, thị trấn chịu trách nhiệm phân công, quản lý, nhận xét đánh
giá hàng năm, làm cơ sở xem xét khen thưởng, bố trí cán bộ hoặc xem xét, xử lý
kỷ luật khi cần. Việc kỷ luật đối với những người hoạt động không chuyên trách
thực hiện theo quy định Điều lệ của tổ chức mà người đó là thành viên và theo Bộ
Luật Lao động. Nếu vi phạm đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì cơ quan
thẩm quyền quản lý cán bộ hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn đề
nghị cơ quan chức năng xử lý theo pháp luật.
SVTH: Nguyễn Văn Trà
Trang 25
