Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các dự án y tế của văn phòng đại diện công ty ODELGA MED GES m b h tại việt nam

Lời mở đầu
1.

Tính cấp thiết của đề tài :
Cùng với đà phát triển của đất nước, điều kiện sinh hoạt của người dân Việt Nam
từng bước được nâng cao, qua đó yêu cầu về chất lượng cuộc sống cũng cao hơn trước,
đặc biệt là các dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe cộng đồng hiện nay đã trở thành một
trong những mối quan tâm hàng đầu của toàn xã hội. Vì thế, Nhà nước luôn chủ trương
đầu tư các dự án y tế để phục vụ cho đời sống nhân dân được tốt hơn từ nhiều nguồn đầu
tư trong và ngoài nước.
Công ty Odelga Med Ges.M.B.H hoạt động từ cách đây 140 năm, là công ty trực
thuộc Áo, hoạt động về lĩnh vực cung cấp các trang thiết bị hiện đại với công nghệ tiên
tiến của thế giới trong lĩnh vực y tế trên toàn cầu. Từ năm 2010, công ty chính thức đặt
một văn phòng đại diện tại Hà Nội, Việt Nam để thực hiện những dự án y tế ở Việt Nam
theo nguồn viện trợ ODA trực tiếp của Áo dành cho Việt Nam về lĩnh vực an sinh xã hội.
Văn phòng đại diện này chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi vấn đề và công việc liên quan
đến công ty tại Việt Nam, bao gồm những công việc giao dịch, đàm phán, làm mọi thủ
tục pháp lý và quản lý, thực hiện những dự án y tế mà công ty ký hợp đồng trên lãnh thổ
nước Việt Nam. Ngoài chức năng làm cầu nối cho công ty bên Áo với các đối tác Việt
Nam thì văn phòng đại diện còn chịu trách nhiệm thi công và quản lý tất cả các dự án trên
lãnh thổ Việt Nam. Cụ thể là nhận thầu, nhận và vận chuyển hàng chuyển về từ nước
ngoài bao gồm máy móc, trang thiết bị y tế cho bệnh viện theo list lên sẵn khi bắt đầu dự
án, tới tận bệnh viện;Lắp đặt và hướng dẫn sử dụng cho các y bác sĩ trong bệnh viện để
sử dụng thuần thục các thiết bị trên. Sau khi dự án hoàn thành thì chịu trách nhiệm sửa
chữa và bảo hành các thiết bị nếu có hỏng hóc cũng như gặp sự cố trong khi vận hành.
Bên cạnh những thành công trong việc thực hiện nhiều dự án y tế lớn tại Việt Nam
bằng nguồn vốn ODA của Áo thì Văn phòng đại diện công ty Odelga Med Ges.M.B.H
còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý các dự án như là do điều kiện múi giờ
khác nhau nên sự bàn bạc với công ty ở bên Áo luôn chậm hơn so với trong nước; Các dự
án thường ở nhiều nơi nên rất khó khăn trong việc đi lại để quản lý, sát sao các dự án, tốn
kém chi phí đi lại và vẫn tồn tại vấn đề ở chỗ người Việt Nam vẵn còn thái độ lề mề với

công việc, chưa chuyên nghiệp và công nghiệp, trình độ tiếp cận với các thiết bị hiện đại
của nước ngoài còn hạn chế nên nhiều dự án bị chậm tiến độ dẫn đến công việc còn chưa


đạt yêu cầu về thời gian và cả chất lượng công việc. Vì thế nếu các dự án diễn ra cùng
một lúc sẽ vô cùng vất vả trong công tác giám sát và quản lý.
Sau một thời gian làm việc và tìm hiểu kỹ về Văn phòng đại diện công ty Odelga
Med Ges.M.B.H, tôi quyết định chọn chủ đề ““Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý
các dự án y tế của văn phòng đại diện công ty ODELGA MED GES.M.B.H tại Việt
Nam ” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệm của mình.
2.
2.1.

Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu.
Đề tài đã chọn nhằm phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý các
dự án đã và đang, sắp thực hiện mà công ty Odelga được chỉ định thầu. Vì vậy, mục
tiêu nghiên cứu bao gồm :
 Hệ thống hóa các lý luận về quản lý dự án y tế
 Đánh giá thực trang quản lý các dự án y tế đã và đang được thực hiện dựa trên quy

trình và nội dung của quản lý dự án. Trên cơ sở đó chỉ ra những thành công, hạn
chế và những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án
 Đề xuất phương hướng giải quyết các tồn tại trong cách quản lý dự án hiện nay
của Văn phòng góp phần thực hiện thành công các dự án y tế trong thời gian tới.
2.2.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.2.1.Về đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu công tác quản lý các dự án y tế của Văn phòng đại diện công ty
Odelga tại Việt Nam trong thời gian vừa qua
2.2.2.Về phạm vi nghiên cứu
2.2.2.1.
Về thời gian

Nghiên cứu các dự án y tế mà công ty Odelga đã thực hiện từ năm 2010-2015
-

2.2.2.2.
Về không gian
Các dự án xây lắp bệnh viện trên toàn lãnh thổ Việt Nam : Bệnh viện đa khoa Ninh Bình
tại thành phố Ninh Bình, Bệnh viện đa khoa Đắc Lắc tại thành phố Buôn Mê Thuột, Bệnh
viện đa khoa Quảng Trị, và các dự án đang trong quá trình kêu gọi và kí hợp đồng dự án
như là dự án xây lắp Bệnh viện ở Vĩnh Long, và ở Xiêm Khoảng ( Lào ) trong thời gian
tới.


3.

Phương pháp nghiên cứu.
 Nghiên cứu và đánh giá công tác quản lý của Văn phòng đại diện công ty Odelga

tại Việt Nam qua các số liệu thứ cấp thu thập thông tin các báo cáo hàng năm, báo
cáo bàn giao dự án giữa công ty với các đối tác ở Việt Nam. Sau đó chuyên đề sẽ
sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh.

Kết cấu nghiên cứu
Ngoài phân mở đầu và các danh mục bảng biểu thì đề tài gồm có 3 chương
như sau:

Chương 1 : Sự cần thiết hoàn thiện công tác quản lý các dự án y tế
Chương 2 : Thực trạng công tác quản lý dự án của Văn phòng đại diện
công ty Odelga Med Ges.M.B.H tại Việt Nam
Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án y tế của Văn
phòng đại diện công ty Odelga Med Ges.M.B.H tại Việt Nam
4.

Chương 1 : Sự cần thiết hoàn thiện công tác quản lý các dự án y tế
1.1 Dự án và dự án y tế
1.1.1 Dự án
1.1.1.1
Khái niệm dự án :
Từ khi thuật ngữ dự án ra đời, người ta thường dùng nó để chỉ những hoạt
động, những quá trình rất khác nhau trong từng lĩnh vực cụ thể. Đã có rất nhiều nhà
khoa học đến nay cũng như những nhà quản lý kinh tế đã đưa ra các khái niệm rất
khác nhau về dự án. Mỗi một quan điểm nhấn mạnh về một số các khía cạnh của một
dự án cùng các đặc điểm quan trọng của nó trong từng hoàn cảnh cụ thể.


Nếu xét về hình thức, dự án là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết
và có hệ thống một dự kiến đầu tư trong tương lai
Nếu xét về góc độ nội dung,dự án lại được hiểu là một ý đồ tiến hành một công
việc cụ thể nào đó nhằm đạt mục tiêu xác định trong khuôn khổ nguồn lực nhất định
và khoảng thời gian nhất định
Nếu xét về góc độ kế hoạch, dự án được hiểu là một kế hoạch chi tiết về đầu tư
phát triển, là đơn vị kế hoạch độc lập nhỏ nhất trong hệ thống kế hoạch hóa, làm cơ sở
cho việc ra quyết định về đầu tư phát triển
Nếu xét về giác độ quan sát các hoạt động cần thiết cho một dự án, lúc này dự
án lại được hiểu là hàng loạt các hoạt động cần thiết nhằm xác định mục tiêu, tiến
hành các nghiên cứu khả thi, dự đoán chi phí, hoàn thiện các thủ tục và thiết kế cuối

cùng, cũng như việc lắp đặt và hoàn thiện các điều kiện làm việc. Một dự án nhất định
sẽ bị giới hạn về thời gian, về con người cùng các nguồn lực khác để hoàn thành mục
tiêu đã được xác định
Như vậy, xét trên nhiều góc độ thì rút ra được :
Dự án là tổng thể các hoạt động ( quyết định và công việc ) phụ thuộc lẫn
nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảng thời gian xác
định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn.
Từ các định nghĩa khái quát về dự án như trên, đến nay dự án đã được dùng rất
rộng rãi và phổ biến cho tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Với mỗi một lĩnh
vực, dự án sẽ được cụ thể hóa một cách chi tiết hơn cho phù hợp với đặc điểm riêng
có của lĩnh vực đó. Tuy nhiên những tính chất chung vốn có của dự án thì vẵn tồn tại
và được thể hiện rất rõ nét ở tất cả các lĩnh vực.
1.1.1.2

Đặc điểm của dự án

 Dự án có tính thống nhất : Dự án là một thực thể độc lập trong một môi trường

xác định với các giới hạn nhất định vè quyền hạn và trách nhiệm
 Dự án có tính xác định : Dự án được xác định rõ ràng về mục tiêu phải đạt được,
thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc cũng như nguồn lực cần có với một số lượng,
cơ cấu, chất lượng và thời điểm giao nhận
 Dự án có tính logic : Tính logic của dự án được thể hiện ở mối quan hệ biện
chứng giữa các bộ phận cấu thành dự án. Một dự án thường có 4 bộ phận sau :
•

Mục tiêu của dự án : Một dự án thường có 2 cấp mục tiêu


-

Mục tiêu phát triển : Là mục tiêu mà dự án góp phần thực hiện.

-

Mục tiêu phát triển được xác định trong kế hoạch, chương trình phát
triển kinh tế xã hội của đất nước, của vùng.
Mục tiêu trực tiếp : Là mục tiêu cụ thể mà dự án phải đạt được
trong khuôn khổ nguồn lực nhất định và trong khoảng thời gian
nhất định

•

•

•

Kết quả của dự án : Là những đầu ra cụ thể của dự án được tạo ra từ
các hoạt động của dự án. Kết quả là điều kiện cần thiết để đạt được
mục tiêu trực tiếp của dự án
Các hoạt động của dự án : Là những công việc do dự án tiến hành
nhằm chuyển hóa các nguồn lực thành các kết quả của dự án. Mỗi
hoạt động của dự án đều đem lại kết quả tương ứng.
Nguồn lực cho dự án : Là các đầu vào về vật chất, tài chính, sức lao
động cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án. Nguồn lực là tiền
đề tạo nên các hoạt động của dự án.

Bốn bộ phận trên của dự án có quan hệ logic, chặt chẽ với nhau : Nguồn lực
của dự án được sử dụng tạo nên các hoạt động của dự án. Các hoạt động tạo nên các
kết quả. Các kết quả là điều kiện cần thiết để đạt được mục tiêu trực tiếp của dự án.

Đạt được mục tiêu trực tiếp là tiền đề góp phần đạt được mục tiêu phát triển.

1.1.1.3

Chu kỳ dự án

Chu kỳ thực hiện dự án là các công việc, các giai đoạn mà một dự án phải
trải qua kể từ khi hình thành ý đồ cho đến khi kết thúc dự án.
Có nhiều góc độ tiếp cận vấn đề chu kỳ dự án khác nhau. Nếu tiếp cận từ
góc độ đầu tư, người ta xem chu kỳ dự án như là các giai đoạn đầu tư mà một
dự án phải trải qua : đó là giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư
và giai đoạn vận hành kết quả đầu tư
Nếu tiếp cận từ góc độ các công việc mà một dự án phải trải qua thì chu
kỳ dự án bao gồm các công việc sau :
a.

Giai đoạn chuẩn bị dự án


Chuẩn bị dự án là quá trình tìm hiểu các cơ hội đầu tư nhiều hứa hẹn, mà
các cơ hội đó được hướng tới để giải quyết được các vấn đề cản trở việc đạt các
mục tiêu phát triển mong muốn, hoặc hướng tới việc khai thác một tiềm năng
phát triển đang có. Công việc này cần được tiến hành trong khuôn khổ chung về
phân tích lĩnh vực và phân tích không gian.
b.

Giai đoạn xây dựng dự án

Xây dựng dự án là một giai đoạn trong chu kỳ dự án. Đối với các dự án
lớn, xây dựng dự án được tiến hành theo 2 bước :

Nghiên cứu tiền khả thi : Giúp cho chủ đầu tư thấy rõ các điều kiện
cơ bản của đầu tư để quyết định hoặc là tiếp tục nghiên cứu dự án,
hoặc là từ bỏ dự án hoặc là đặt vấn đề xác định lại dự án. Nghiên
cứu tiền khả thi phải giải quyết được các vấn đề : Cầu của thị
trường trong tương lai và sự thiếu hụt của nó ; Xác định được khả
năng cung cấp các yếu tố đầu vào ; Dự án lựa chọn địa điểm bố
trí dự án ; Sơ bộ hình dung được toàn bộ hoạt động của dự án ;
Dự tính chi phí và lợi ích của dự án.
• Nghiên cứu khả thi : Là giai đoạn mà trong đó dự án được nghiên
cứu toàn diện, đầy đủ, sâu sắc trên tất cả các khía cạnh thị trường,
công nghệ, tài chính, kinh tế, môi trường, quản trị…với nhiều
phương án khách nhau.
c. Thẩm định và ra quyết định đầu tư
Thẩm định dự án là giai đoạn đánh giá và lựa chọn dự án có khả thi sinh
lời cao nhất cho chủ đầu tư, đồng thời trước hết phải xác định được ảnh hưởng
của dự án đến nền kinh tế quốc dân nhằm góp phần đạt được mục tiêu của kế
hoạch định hướng vĩ mô. Thẩm định dự án ảnh hưởng rất lớn đến việc ra quyết
định đầu tư.
 Nếu dự án được chấp nhận , cơ quan thẩm định sẽ gửi dự án lên cơ
quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định đầu tư và cấp giấy
phép hoạt động.
•


Nếu dự án được phê duyệt, thì công việc tiếp theo là vạch ra các kế
hoạch tài trợ. Trong điều kiện hiện nay, kế hoạch tài trợ sẽ hướng
tới khai thác các nguồn tài chính sao cho phù hợp nhất với dự án.
d. Triển khai thực hiện dự án
Giai đoạn này chiếm phần lớn thời gian của vòng đời dự án. Giai đoạn
này thực hiện 2 công việc chính :

- Thực hiện đầu tư
- Đưa dự án vào khai thác và kinh doanh


Chất lượng và tiến độ thực hiện đầu tư phụ thuộc rất nhiều vào giai đoạn
xây dựng dự án. Vì vậy, nâng cao chất lượng dự án là tiền đề triển khai thực
hiện đầu tư. Đến lượt mình, việc thực hiện đầu tư đúng tiến độ, đảm bảo chất
lượng sẽ là tiền đề khai thác có hiệu quả dự án nhằm đạt được mục tiêu của dự
án đề ra.
Đánh giá kết thúc dự án
Khi kết thúc thời gian hoạt động dự án, cần phải tiến hành đánh giá dự án
trên các nét cơ bản sau :
• Dự án có đạt được mục tiêu trực tiếp đề ra hay không?
• Dự án có góp phần vào tăng trưởng và phát triển nền kinh tế quốc
dân hay không? Mức đóng góp là bao nhiêu?
• Hiệu quả của việc đạt được mục tiêu đó ra sao
• Những bài học cần rút ra khi thực hiện dự án
1.1.2 Dự án y tế
1.1.2.1
Khái niệm về dự án y tế
e.

Dự án y tế là tổng thể các hoạt động ( quyết định và công việc ) phụ
thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra những sản phẩm về y tế, chăm sóc sức khỏe con
người hay những cơ sở vật chất và thiết bị hiện đại phục vụ trong công tác
chữa trị bệnh cho người dân.
“Dự án y tế” còn là thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ bản báo cáo
khả thi trong các dự án xây dựng và lắp đặt các thiết bị y tế cho các cơ sở chăm
sóc sức khỏe con người. Theo nghĩa này thì dự án y tế được hiểu theo hướng là
tổng thể các đề xuất có liên quan đến lĩnh vực y tế, những đề xuất này nhằm

mục đích phát triển, duy trì và nâng cao chất lượng cuộc sống của con người.

1.1.2.2. Đặc điểm của dự án y tế


Dự án y tế bản chất cũng là một dự án nên nó mang toàn bộ đặc
điểm của một dự án và thêm vào đó là sự đặc thù của ngành y tế
 Tính mục tiêu
Mục tiêu của các dự án y tế luôn hướng đến nhu cầu chăm sóc sức khỏe
của con người như là chủ động phòng chống một số bệnh xã hội, các dịch bệnh
nguy hiểm có tính lây lan trong cộng đồng. Phát hiện dịch bệnh sớm và có
phương phán dập tắt các mầm bệnh kịp thời, không để dịch lớn xảy ra. Giảm tỷ
lệ mặc và tử vong do một số bệnh xã hội, góp phần thực hiện công bằng xã hội
trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe con người, nâng cao chất lượng cuộc sống.
Hình thành hệ thống chăm sóc sức khỏe của nhân dân, đáp ứng yêu cầu công
nghiệp hóa, hiện đại hóa và tiến bộ xã hội trong giai đoạn phát triển của Đất
nước.
 Tính chi phí thực hiện dự án y tế
Chi phí để thực hiện dự án y tế được tính vào chi phí bắt buộc của Nhà
nước mỗi năm nhằm đảm bảo cho hầu hết người dân ở mọi miền đất nước có
điều kiện thuận lợi nhất được khám và chữa bệnh, được tư vấn và chăm sóc
sức khỏe cần thiết để đảm bảo chất lượng cuộc sống. Ngoài ra, Nhà nước còn
nhận được rất nhiều những khoản viện trợ về lĩnh vực an sinh xã hội từ các
nước mạnh và phát triển trên thế giới như là nguồn vốn ODA, FDI,.v.v…
 Tính thời gian và địa điểm thực hiện dự án y tế
Nhà nước ưu tiên đầu tư vào các dự án y tế ở vùng sâu vùng xa, nơi
đồng bào đang khó khăn tạo điều kiện cho mọi người có cơ hội được sống tốt
hơn. Thời gian thực hiện những dự án y tế phụ thuộc vào quy mô dự án như là
nếu mở trung tâm y tế thì thời gian sẽ ngắn hơn là mở một bệnh viên đa khoa
cho mỗi tỉnh phục vụ sự kịp thời cho người dân khi chưa chuyển được lên

tuyết TW.
1.1.2.2

Vai trò của các dự án y tế

Cùng với đà phát triển của đất nước, điều kiện sinh hoạt của người dân
Việt Nam từng bước được nâng cao, qua đó yêu cầu về chất lượng cuộc sống
cũng cao hơn trước, đặc biệt là các dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe cộng đồng
hiện nay đã trở thành một trong những mối quan tâm hàng đầu của toàn xã hội.
Vì thế, Nhà nước luôn chủ trương đầu tư các dự án y tế để phục vụ cho đời
sống nhân dân được tốt hơn từ nhiều nguồn đầu tư trong và ngoài nước.
1.2

Quản lý dự án
1.2.1 Khái niệm quản lý dự án


Quản lý dự án được bắt đầu từ khi ý tưởng dự án được hình thành đến
khi dự án kết thúc. Một trong những phần quan trọng và cần huy động nhiều
nguồn lực trong quá trình quản lý dự án đó là quản lý quá trình thực hiện
dựa án. Quản lý quá trình thực hiện dự án bắt đầu từ khi dự án đã được phê
duyệt và đi vào thực hiện đến khi dự án được hoàn thành và bàn giao dự án.
Trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý cần phải tiến hành quản lý
quá trình đầu thầu dự án, quản lý công việc thi công dự án và quản lý quá
trình bàn giao dự án và giải tán dự án.
Nói cách cụ thể, Quản lý dự án là nghệ thuật phối hợp và sử dụng các
nguồn lực của dự án để đạt được mục tiêu của dự án trong một thời hạn nhất
định. Các nguồn lực chủ yếu của dự án là con người, tiền vốn, và thời hạn
của dự án. Một nhà quản lý dự án thành đạt là người biết cách phối hợp và
sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả nhất.

Tùy thuộc theo các loại dự án khác nhau thì việc thực hiện dự án được
tổ chức một cách rất khác nhau. Dựa trên giác độ tổ chức của dự án người ta
có thể xác định 3 bước chung nhất để thực hiện một dự án là :
o Tổ chức các hoạt động và huy động nguồn lực cho dự án
o Giám sát và theo dõi, điều hành các hoạt động của dự án
o Giải tán/ bàn giao kết quả dự án
1.2.2 Vai trò của quản lý dự án
Trong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, các tổ chức thường xuyên phải thay
đổi, cải tổ, sát nhập, thay đổi cấu trúc, đổi mới sản phẩm. Tuy nhiên, các quá trình
triển khai ấy thường gặp phải các khó khăn do thiếu phương pháp quản lý có hệ
thống, dẫn đến sự thay đổi đột ngột, phát sinh các rủi ro không lường trước và tạo
hiệu ứng ngược lại, kéo tổ chức tụt hậu so với trước đó, thậm chí có tổ chức còn bị
phá sản chính vì sự thay đổi không phù hợp này. Vậy làm thế nào để có một giải
pháp đối phó với tình huống như vậy? Chúng tôi đề xuất một góc nhìn về “vai trò
của quản lý dự án ” giúp các tổ chức hệ thống hóa lại các phương pháp quản lý,
đưa ra các bước triển khai chiến lược trong thực tế, giải quyết được phần nào các
bế tắc thường gặp trong việc quản lý tổ chức.
Vì thế, quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý chiến lược
toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo, đội ngũ điều
hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án nhằm thực hiện
các mục tiêu, sự cải tiến, và sự thay đổi trong tổ chức. Bất kỳ một mục tiêu, thay


đổi, cải tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu
vai trò của quản lý dự án.
1.2.3

Nội dung của quản lý dự án

Quản lý dự án được tiến hành ở tất cả các giai đoạn của chu trình dự án.

Tùy theo chủ thể quản lý dự án mà quản lý dự án phân thành : quản lý vĩ mô dự án
và quản lý vi mô dự án.
o Đối với quản lý vĩ mô dự án
Quản lý vĩ mô hay là quản lý Nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các
biện pháp vĩ mô tác động đến các yêu tố của quá trình hình, thực hiện và kết thúc
dự án.
Trong quá trình triển khai dự án, Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản
lý Nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động
của dự án nhằm đảm bảo cho dự án có đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh
tế - xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án
bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính , tiền tê,
tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy
định về chế độ kế toán, bảo hiểm, tiền lương.
o Đối với quản lý vi mô dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó
bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,… các hoạt
động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi
phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro,quản lý hoạt động mua sắm,… Quá trình quản lý
được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành
các kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác
nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là :
thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.
1.2.3.1
Quy trình quản lý dự án
1.2.3.1.1 Khái niệm về quy trình quản lý dự án :
Quy trình thực hiện dự án được bắt đầu từ khi y tưởng dự án được hình
thành đến khi dự án kết thúc. Nói cách tổng quát, Quy trình quản lý dự án là trình
tự ( thứ tự, cách thức) thực hiện quản lý dự án đã được quy định, mang tính chất
bắt buộc, đáp ứng những mục đích cụ thể của việc quản lý dự án.
1.2.3.1.2

Quy trình quản lý dự án


Quy trình quản lý một dự án như định nghĩa là bao gồm quản lý từng quá
trình trong giai đoạn bắt đầu dự án cho đến khi kết thúc dự án và bàn giao. Vì thế,
quy trình quản lý dự án trải qua 5 giai đoạn khác nhau :
 Giai đoạn khởi động dự án
o Huy động nguồn lực cho dự án
Công việc đầu tiên trong quá trình quản lý thực hiện dự án là việc huy động
các nguồn lực cho dự án. Các nguồn lực của dự án cần được huy động là nhân lực,
kinh phí, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu
Bước đầu để huy động nguồn nhân lực cho dự án là xác định các thành viên
tham gia dự án ( nhóm dự án ) và tổ chức phân công trách nhiệm trong nhóm dự
án. Nhóm dự án thường bao gồm các thành viên như giám đốc dự án, nhân viên
văn phòng dự án, đội cộng tác dự án, và các nhà tư vấn dự án.
o Huy động các nguồn lực khác
Kinh phí là nguồn lực đầu tiên phải chuẩn bị sẵn sang để chi trả ngay từ khi
bắt đầu các công việc của dự án. Khi xây dựng dự án, chủ dự án đã có bản kế
hoạch tài chính ước tính các khoản chi cần thiết cho những nhiệm vụ cần thực hiện
của dự án.
Máy móc thiết bị và vật tư nguyên liệu được huy động bằng cách xác định
nguồn cung cấp, đánh giá những điều khoản có lợi nhất nếu mua sắm chúng. Sau
đó, giám đốc dự án tiến hành ký kết các hợp đồng với nhà cung ứng.
Tổ chức văn phòng quản lý dự án
Cùng với việc huy động các nguồn nhân lực, các nhà quản lý dự án cần
phải tiến hành tổ chức văn phòng dự án và sắp đặt các văn phòng tại hiện trường,
xây dựng mối quan hệ với cộng đồng sở tại và đảm bảo có đầy đủ mọi giấy phép
cần thiết của chính quyền, giải phòng mặt bằng và các hoạt động chuẩn bị khác.
- Thành lập văn phòng quản lý dự án : cần có đủ diện thích và địa điểm

thích hợp để đảm bảo giám đóc dự án và nhân viên dự án đều có thẻ đến
được văn phòng. Văn phòng cần có diện tích đủ để đáp ứng nhu cầu của
các nhân viên dự án sẽ làm việc tại đó.
- Xây dựng mối quan hệ và cộng tác với cộng đồng sở tại : Một nhiệm vụ
quan tròn của việc bố trí địa điểm dự án là việc hình thành các mối quan
hệ cộng tác với cộng đồng sở tại. Các nhân viên văn phòng dự án phải
có những cuộc đàm thoại với lãnh đạo của cộng đồng. Đây là những
người không những cần được thông báo về việc bắt đầu các hoạt động
của dự án, mà còn là những người có thể giúp văn phòng dự án giải
quyết vô số những vướng mắc trong quá trình điều hành dự án. Các
nhân viên văn phòng dự án nên tìm cách xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau
o


-

-

-

với cộng đồng sở tại càng sớm càng tốt để tránh sự hiểu lầm và thậm chí
còn khai thác tốt sự ủng hộ của cộng đồng.
Đảm bảo tất cả mọi giấy phéo cần thiết của chính quyền : Trong các
giấy phép chủ yếu của dự án, như giấy phép đầu tư và chứng nhận về
môi trườn, và những giấy phép khác cần được cấp sau khi quyết định
triển khai thực hiện dự án đã được đưa ra.
Giải phóng mặt bằng và các hoạt động chuẩn bị khác : Các hoạt động
nhằm huy động lực lượng bao gồm cả việc chuẩn bị khu vực làm việc
trong địa điểm dự án để tiến hành các hoạt động điều hành chính của dự
án. Đường xá đi lại phải được dọn dẹp, và việc dựng hàng rào bao

quanh để đảm bảo an ninh cho dự án.
Ban hành các tài liệu hướng dẫn các hệ thống và thủ tục : Thiết lập và
ban hành hệ thống các thủ tục hành chính, thủ tục văn phòng trong quản
lý dự án, đặc biệt là những thủ tục liên quan đến hạch toán tài chính,
quản lý nguồn cung ứng nguyên vật liệu và quản lý nhân sự. Những tài
liệu hướng dẫn hệ thống và thủ tục này chính là một trong các công cụ
quan trọng đối với công tác quản lý dự án.

 Giai đoạn lên kế hoạch :
o Kế hoạch tài chính : Chủ đầu tư phải có bản kế hoạch tài chính, ước

tính các khoản chi cần thiết cho những nhiệm vụ cần thực hiện của
dự án.
o Kế hoạch huy động máy móc, thiết bị và vật tư nguyên liệu : trong
kế hoạch công tác, giám đốc dự án cần phải nắm rõ là nên mua
nguyên vật liệu ở đâu thì hợp lý để bảo đảm chất lượng dự án trong
giới hạn nhất định của ngân quỹ. Đối với các thiết bị nặng thường
được mua ở những nơi xa địa điểm của dự án cần phải có kế hoạch
di chuyển các loại máy móc này đến địa điểm thực hiện dự án. Điều
kiện thời tiết cũng là một yếu tố quan trọng liên quan đến thời hạn
dành cho sự di chuyển này, nhất là khi địa điểm dự kiến không phải
lúc nào cũng đi lại được quanh năm
o Kế hoạch nhân sự : Phụ thuộc vào từng tính chất của dự án khác
nhau nên không phải quá trình huy động nguồn nhân lực đều tuân
theo một bộ khung nhất định. Nhưng quan trọng nhất trong dự án là
vai trò của giám đốc dự án. Vì thế, kế hoạch để tuyển chọn một
giám đốc dự án là rất quan trọng. Khi tuyển chọn giám đốc dự án,
người ta cần căn cứ vào một số tiêu thức nhất định. Kéo theo sau đó
là tùy thuộc vào tính chất của dự án để tuyền chọn những phó giám

đốc dự án hay là giám đốc chuyên môn, và các nhân viên phục vụ
dự án .v.v…
o Kế hoạch giải tán và kết thục dự án : Kế hoạch giải tán cần được
chuẩn bị chu đáo, nhất là đối với những dự án có tác động mạnh mà
có thể gây tổn hại cho cộng đồng sở tại. Kế hoạch bàn giao cũng
cần phải được lập để đảm bảo việc chuyển giao trôi chảy và tính
phát triển bền vững của dự án.
 Giai đoạn thực hiện dự án
Trong giai đoạn thực hiện dự án, đội ngũ nhân sự có những trách nhiệm khác
nhau mà phải thực hiện thật tốt mới mong đem lại những kết quả tốt cho một dự án.
Tùy thuộc vào từng dự án để tuyển chọn những vị trí thích hợp nhất.
Các chức năng của từng vị trí điều hành dự án :
- Giám đốc dự án : Là người chịu trách nhiệm toàn bộ về việc quản lý và kết quả
hoạt động chuyên môn của dự án
- Phó giám đốc dự án : Là người sẽ đảm nhiệm chức năng của giám đốc dự án, khi
giám đốc dự án vắng mặt. Tùy theo kiến thức và trình độ kiểm soát các hoạt động
của những giám đốc bộ phận đã được chỉ định.
- Giám đốc chuyên môn dự án : Là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước giám đốc
dự án về chất lượng của hoạt động kỹ thuật trong toàn bộ dự án. Giám đốc chuyên
môn sẽ theo dõi việc kiểm tra chất lượng và giám sát hoạt động của giám đốc kỹ
thuật và giám đốc xây dựng. Giám đốc chuyên môn cũng có quyền được kiểm tra
chất lượng tất cả các chi tiết chuyên ngành trong mọi tài liệu bỏ thầu cung cấp
hàng hóa và dịch vụ
- Giám đốc kỹ thuật dự án : Có trách nhiệm quản lý và đảm bảo chất lượng công tác
thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị vận hành tại hiện trường. Giám đốc xây dựng
chịu trách nhiệm chuẩn bị và điều hành việc đưa dự án vào vận hành và chuyển
giao dự án cho những người sử dụng, đồng thời, phối hợp chặt chẽ với giám đốc
kỹ thuật dự án để thực hiện hoạt động chuyển giao dự án
- Tổng kiểm soát dự án : Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc dự án về các

chức năng kinh doanh và kiểm soát công tác quản lý dự án. Những chức năng bao
gồm việc phân tích chi phí của dự án; kiểm soát và đo lường kết quả hoạt động
mua sắm các trang thiết bị, vật tư cho các hoạt động của dự án; hạch toán chi phí
dự án và thực hiện chức năng hành chính của dự án.
Không phải dự án nào cũng có đầy đủ các vị trí cho cán bộ quản lý dự án
như trên. Trong một số dự án các chức năng quản lý trên được tập trung vào một
hoặc hai cán bộ quản lý dự án. Do đó, một số ví trí sẽ bị bỏ qua. Chính vì thế bao
giờ vai trò của giám đốc dự án là vô cùng quan trọng.
 Kiểm tra tiến độ dự án


Mỗi một dự án đều phải có thời hạn thực hiện nhất định. Để tiến hành theo dõi
và kiểm soát tiến độ của dự án các nhà quản lý thường dùng lịch trình dự án và xây
dựng bản kế hoạch thực hiện dự án. Bản kế hoạch này không phải là một văn bản
mang tính chất cố định và cứng nhắc mà nó cần được thường xuyên giám sát và cập
nhật. Đối với các giai đoạn chính của quá trình thực hiện dự án, lịch trình dự án là tài
liệu quan trọng nhất giúp cho giám đốc dự án giám sát và chỉ đạo các hoạt động hàng
ngày của toàn bộ dự án một cách hiệu quả nhất. Lịch trình giúp cho các giám đốc dự
án theo dõi việc chấp hành các dự án của toàn bộ nhân viên dự án, phân tích quá trình
hoàn thành các phần việc của dự án. Hơn nữa, lịch trình này là căn cứ vững chắc để
đưa ra những hành động điều chỉnh cần thiết trong từng giai đoạn thực hiện dự án.
Lịch trình dự án cũng chính là công cụ quan trọng để truyền đạt ý tưởng của kế hoạch
dự án và là cơ chế để thể hiện sự phân bổ thời gian và nguồn lực cho các công việc
của dự án. Lịch trình dự án thường bao gồm các yếu tố như danh mục các nhiệm vụ
cơ bản cần hoàn thành, thời gian của dự án phân bổ cho các nhiệm vụ đó cũng như
mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.
Việc giám sát tiến độ dự án được thể hiện trong chu kỳ vận hành dự án. Chu kỳ
vận hành dự án bao gồm các bước như phổ biến kế hoạch vận hành cho các đội công
tác có liên quan, thu thập số liệu từ báo cáo công việc, so sánh tiến độ thực tế với tiến
độ dự kiến, phân tích sai lệch về tiến độ, báo cáo kết quả phân tích cho giám đốc dự

án để xin chỉ thị, hoặc cập nhật kế hoạch vận hành dự án.
 Hoàn thành và kết thúc dự án

Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm việc thu hẹp dần việc thực hiện dự
án, sao cho tất cả các trách nhiệm của dự án đều được hoàn thành, kể cả việc làm sạch
môi trường. Đầu ra đã hoàn tất của dự án và các tài sản dự án khác phải được bàn giao
chính xác sang cho chủ dự án và/hoặc cơ quản vận hành dự án. Ở giai đoạn này, mức
độ huy động nguồn lực và cường độ các hoạt động của dự án sẽ giảm dần. Mục tiêu
của giai đoạn này là chấm dứt việc tổ chức các công việc theo dự án . Trong quá trình
chuyển tiếp từ việc thực hiện dự án sang vận hành dự án cần có những chú ý sau :
- Công tác chuẩn bị cho việc chuyển tiếp trôi chảy sang giai đoạn vận hành
nên được bắt đầu ngay từ trong quá trình thiết kế dự án.
- Luôn luôn giữ giai đoạn”vận hành” và các mục tiêu trong tầm chú ý của
những người quản lý ngay trong những hoạt động ban đầu của dự án. Đảm
bảo rằng, ngay từ khi lập kế hoạch dự án các nhà quản lý đã nhận thức
được tất cả các hoạt động của quá trình vận hành dự án, và khoảng thời
gian chậm nhất phải bắt đầu của các hoạt động này nhất là việc hỗ trợ kỹ
thuật , đào tạo, triển khai công tác hành chính và tổ chức của cơ quan điều
hành, để đảm bảo tính thực tế của dự án


-

-

-

-

Kiểm tra các giả định ban đầu của dự án liên quan đến các hoạt động vận

hành dự án và cần có những sự điều chỉnh khi môi trường hoặc thiết kế của
dự án thay đổi.
Không nên trì hoãn quá lâu việc triển khai các hoạt động đào tạo và vận
hành dự án thậm chí khi giai đoạn thi công dự án đã bị trì hoãn. Chi phí
kinh tế của việc để các cơ sở vật chất trống rỗng thường lớn hơn rất nhiều
so với việc phải trả thêm vài tháng lương cho người điều hành và duy trì
tính bền vững của dự án. Cần chú ý để lại một tỉ lệ dự phòng đáng kể trong
ngân sách cho hoạt động vận hành dự án.
Tạo điều kiện để các cán bộ vận hành dự án trong tương lai tiếp xúc được
với các hoạt động thiết kế xây dựng và thi công dự án để giúp họ làm quen
và thông hiểu hơn các cơ sở vật chất mà họ sẽ làm việc tại đó. Cố gắng giữ
lại một số cán bộ văn phòng dự án để tham gia vào các hoạt động điều hành
dự án sau này. Rà soát lại việc lập kế hoạch ngân sách của dự án để làm rõ
cơ chế phân bổ và quản lý chi phí, tạo lập và sử dụng các quỹ vận hành và
bảo dưỡng dự án nếu có.
Tài liệu hướng dẫn vận hành và các thủ tục vận hành máy móc thiết bị phải
được hoàn tất và chuyển giao cho những người sử dụng và vận hành dự án.
Phải xây dựng cơ chế mua sắm, dự trữ và sử dụng trong tương lai đối với
máy móc thiết bị,hàng tiêu dùng…
1.2.3.2
Hình thức quản lý dự án
a. Hình thức Văn phòng đại diện trực tiếp quản lý dự án

Theo hình thức này, Văn phòng đại diện được xem là chủ đầu tư trực
tiếp đảm nhiệm các công việc tuyển chọn, ký hợp đồng với nhà tư vấn, nhà
thầu. Công tác giám sát và quản lý quá trình thực hiện hợp đồng đảm bảo đúng
tiến độ do tổ chức tư vấn đã được lựa chọn đảm nhiệm. Cơ cấu tổ chức này có
dạng như sau :
Sơ đồ 1.1 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Chủ đầu tư

Các chủ thầu
Gói thầu 1
b.

Gói thầu 2

Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án

Gói thầu 3


Hình thức này chủ đầu tư thành lập một bộ phận thực hiện quản lý dự
án. Cơ quan này là chủ nhiệm điều hành dự án . Chủ nhiệm điều hành dự án là
một pháp nhân có năng lực và có đăng ký về đầu tư xây dựng , được giao đầy
đủ quyền hạn và chịu trách nhiệm về kết quả của dự án. Chủ đầu tư không trực
tiếp kí hợp đồng , giám sát các nhà thầu mà các công việc đó được giao cho
chủ dự án đảm nhiệm. Cơ cấu tổ chức có dạng như sơ đồ sau.
Sơ đồ 1.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Chủ đầu tư

Chủ nhiệm điều
hành dự án
Các chủ thầu
Gói thầu 1

Gói thầu 2

…

c. Hình thức quản lý dự án chìa khóa trao tay

Theo hình thức này, chủ đầu tư tổ chức đấu thầu để chọn ra một tổng
thầu để điều hành dự án
Sơ đồ 1.3 Hình thức quản lý dự án chìa khóa trao tay
Chủ đầu tư

Tổng thầu

Thầu phụ

Gói thầu phụ 1

Gói thầu phụ 2

…


Phương pháp quản lý dự án
1.2.3.3.1 Quản lý thời gian dự án
 Quản lý thời gian theo phương pháp GANTT : Sử dụng biểu đồ GANTT là cách
thể hiện bằng hình học về lịch trình dự án những thông tin tương tự dựa trên
những tỉ lệ thích hợp của thời gian. Biểu đồ GANTT sẽ thực sự là một công cụ
cho các nhà quản lý và điều hành dự án vì nó được dùng để xây dựng lịch trình dự
án ngay từ khi dự án được đề xướng. Trong quá trình quản lý thực hiện dự án, các
nhà quản lý chỉ việc so sánh lịch trình thực tế và lịch trình dự kiến để quản lý tiến
độ thực hiện dự án. Để thể hiện lịch trình dự án theo biểu đồ GANTT chúng ta
tiến hành các bước sau :
- Bước 1: Liệt kê các công việc của dự án một cách rõ ràng.
- Bước 2 : Sắp xếp trình tự các công việc một cách hợp lý theo đúng quy
trình công nghệ

- Bước 3 : Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một cách thích
hợp
- Bước 4 : Quyết định thời gian bắt đầu và kết thúc cho một công việc
- Bước 5 : Xây dựng bảng phân tích công việc bằng chữ cái Latinh theo mẫu
1.2.3.3

Bảng 1.1 Bảng phân tích công việc theo phương pháp GANTT

TT

Tên công việc

Ký hiệu

1
2
3
…

Công việc 1
Công việc 2
Công việc 3
…

A
B
C
…

-

Độ dài thời
gian( tháng)
2
3
1
…

Thời điểm bắt
đầu
Ngay
Sau A
Cùng lúc B
…

Bước 6 : Vẽ sơ đồ GANTT với trục tung thể hiện trình tự các công việc
của dự án. Trục hoành thể hiện thời gian, có thể là ngày, tháng, quý, năm …
thực hiện từng công việc. Độ dài thời gian để thực hiện từng công việc thể
hiện bằng các đường nằm ngang . Thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công
việc thường thể hiện bằng dấu mũi tên.
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ GANTT biểu diễn các công việc 1,2,3… ở bảng 1.1


Tháng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

CV

A
B
C
…
…
Sau khi thực hiện biểu đồ các nhà quản lý dự án sẽ dễ dàng nhận ra các nhiệm
vụ có thể được tiến hành đồng thời nhau để có kế hoạch phối hợp nguồn lực về con
người và nguyên vật liệu để đảm bảo tiến trình dự án. Khi theo dõi tiến độ dự án, các
nhà quản lý có thể dùng các ký hiệu khác nhau để thể hiện thời gian tiến hành các

nhiệm vụ dã thực hiện trên thực tế và các nhiệm vụ chưa thực hiện. Việc thể hiện tiên
độ dự án trên sơ đồ Gantt sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng phát hiện được những
sự trì hoãn dự án diễn ra ở đâu và có các biện pháp giải quyết kịp thời. Ngoài ra, biểu
này cũng có những mặt hạn chế nhất định như chỉ phù hợp với các dự án đơn giản,
không chỉ ra các mối quan hệ và sự tác động qua lại giữa các công việc cũng như thời
điểm căng thẳng nhất của dự án, do đó nếu chỉ dùng sơ đồ này trong quản lý thì vẵn
có những hạn chế nhất định trong việc phối hợp các nguồn lực và xác định mức độ
hoàn thành công việc.
 Quản lý thời gian theo phương pháp PERT : Biểu đồ Pert là một mạng hoạt động
rút ra từ việc xây dựng các mối quan hệ theo trình tự bắt đầu và kết thúc rẩ cả các
hoạt động của dự án theo một logic nhất định. Bên cạnh việc ký hiệu các hoạt
động để tiện nhận dạng, biểu đồ này còn cho biết số ngày cần hoàn thànhhoạt
động lên sơ đồ.Vì thế, biểu đồ Pert cho phép xác định được quãng thời gian tối
thiểu cần hoàn thành dự án. Trình tự này của các hoạt động dự án được gọi là
đường găng. Hay nói cách khác đường găng chính là quãng thời gian tổng thể
ngắn nhất cần thiết để hoàn thành dự án. Bất kỳ sự trì hoãn nào diễn ra trên đường
găng này đều sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong tiến độ chung của cả dự án. Trong việc
xây dựng sơ đồ Pert cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau :
- Quy tắc 1 : Sơ đồ phải lập từ trái sang phải
- Quy tắc 2 : Các công việc sau bắt đầu khi công việc đó kết thúc.
- Quy tắc 3 : Chiều dài của mũi tên không cần theo đúng chiều thời gian của
công việc
- Quy tắc 4 : Số thứ tự các sự kiện không được trùng lặp và theo một trật tự
tương đối hợp lý từ trái sang phải.


Sơ đồ 1.5 Sơ đồ Pert quản lý thời gian xây dựng một nhà máy

C( 2th)
2

Điểm bắt đầu dự án

4
Hoạt động giả

A(1th) 1

Điểm kết thúc dự án
6

B( 3th)
3
D( 3th)

5
E ( 4 th )

Pert có thể cung cấp thêm các thông tin mà biểu đồ Gantt không đưa ra được
như sự phụ thuộc lẫn nhau giữa hoạt động. Lợi thế của Pert còn được thể hiện trên các
mặt như cho phép cắt giảm thời gia hoặc chi phí của dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác phối hợp và lập kế hoạch, tiết kiệm thời gian ra quyết định thường ngày,
dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định khó khăn, tránh được thời gian nhàn rỗi
bằng cách xác định những hoạt động có thời gian nhàn rỗi, nhờ đó tạo thêm cơ hội để
rút bớt nguồn lực tập trung cho công việc khác.
Tuy nhiên việc sử dụng phương pháp này cũng có những nhược điểm nhất
định. Thứ nhất là việc xây dựng biểu đồ này mất nhiều thời gian và sức lực hơn là
việc xây dựng biểu đổ Gantt. Hai là việc sử dụng nó phức tạp hơn nếu muốn nắm
vững chúng như là một công cụ để đưa ra các chỉ thị về tiến độ cho các thành viên.
Hạn chế thứ ba là có thể tạo ra những cảm nhận sai lầm về việc kiểm soát hoạt động
quản lý và những kỳ vọng phi thực tế và có thể làm mất ý thức trách nhiệm và sáng

tạo của cấp quản lý dự án bên dưới hoặc của những hoạt động không nằm trên đường
găng.


 Quản lý thời gian theo cấu trúc phân chia công việc: Đây là một công cụ xác định

một dư án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho
việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.Thành phần cấu
trúc phân chia công việc có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ , gói công
việc hay một tổ hợp bất kì nào đó. Cơ cấu phân chia công việc cũng cung cấp
khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí cùng với
việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ. Cấu trúc phân
chia công việc là một bản phân cấp dự án thành các phân đoạn, hạng mục, gói
dịch vụ, gói công việc. Nó là một cấu trúc dạng cây, mà mỗi nhánh của nó thể
hiện những nỗ lực cần thiết để đạt được từng mục tiêu cụ thể. Mỗi cấp độ thấp
dần của cơ cấu phân chia công việc đại diện cho một mức độ gia tăng tính xác
định chi tiết của công việc dự án. Cấu trúc phân chia công việc giống như một bản
Mục lục của một cuốn sách, nhằm tạo điều kiện quản lý dự án dễ dàng như việc
tra cứu tìm đọc các chương mục bài vở của mỗi cuốn sách.Đặc trưng chính của
cấu trúc phân chia công việc có khuynh hướng trên xuống. Người quản lý dự án
bắt đầu với sản phẩm cuối cùng và chia nó ra thành nhiều yếu tố nhỏ hơn, các
công việc trung gian hay là các công việc con.
Sơ đồ 1.5 Cấu trúc phân chia công việc của dự án
Công việc của dự
án
Công việc con A

Công việc con
B.1

Công việc con B

Công việc con C

Công việc con
B.2

1.2.3.3.2 Quản lý chất lượng dự án
Trong các dự án phát triển, chất lượng của dự án được nhìn nhận rất nhiều khía
cạnh khác nhau như khả năng duy trì thiết bị và cơ sở vật chất, chất lượng của các
mối quan hệ xã hội, đặc điểm của các hoạt động giao tiếp xã hội, tinh thần làm việc
của nhân viên dự án…
Ta có thể hình dung mô hình quản lý chất lượng tổng thể như sau :


Sơ đồ 1.6 Sơ đồ về mô hình quản lý chất lượng dự án
Kế hoạch hóa chất lượng

Tổ chức quản lý chất lượng
Đào tạo

Phân tích

Giám sát vì chất lượng

Giải quyết vấn đề

Chỉ đạo

Điều hành vì chất lượng

a. Kế hoạch hóa chất lượng : Là quá trình của việc xác định các yêu cầu về chất
lượng và tiêu chuẩn cho dự án và các tài liệu hướng dẫn làm thế nào để dự án thực
hiện phù hợp. Đây là một bộ phận rất quan trọng của quá trình lập kế hoạch dự án,
sẽ được thực hiện thường xuyên và song hành với nhiều loại kế hoạch khác. Lập
kế hoạch chất lượng cho phép định hướng phát triển chất lượng chung trong doanh
nghiệp, khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, giảm chi phí liên quan… Tuy
nhiên, trong một số trường hợp, quản lý chất lượng chặt chẽ có thể phát sinh tăng
chi phí hoặc điều chỉnh lại kế hoạch tiến độ thời gian.Để lập kế hoạch chất lượng
dự án cần những yếu tố đầu vào sau:
• Chính sách chất lượng của doanh nghiệp
• Phạm vi dự án
• Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chất
lượng dự án
Kế hoạch chất lượng cho biết nhóm quản lý dự án sẽ thực hiện chính sách chất
lượng như thế nào. Nó cũng là cơ sở để lập các loại kế hoạch khác và chỉ rõ phương
thức kiểm soát, đmả bảo và cải tiến chất lượng dự án. Nội dung cơ bản của công tác
lập kế hoạch chất lượng dự án :
• Xây dựng chương trình, chiến lược, chính sách và kế hoạch hóa chất lượng
• Xác định những yêu cầu chất lượng phải đạt tới trong từng thời kỳ, từng giai
đoạn của quá trình thực hiện dự án
• Phân tích tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án, chỉ ra
phương hướng kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành
công kế hoạch chất lượng.


b. Kiểm soát chất lượng : Là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định
xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm các biện pháp để
loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện. Xây dựng hệ thống kiểm soát chất
lượng là rất cần thiết vì nó tạo ra một hệ thống chính thức trong cơ cấu dự án để

đảm bảo đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hành. Đối với nhà thầu, xây dựng hệ
thống kiểm soát chất lượng sẽ giúp tránh được những rủi ro kiện tụng, khiếu nại về
sơ suất chuyên môn, trên cơ sở đó có thể khẳng định mình đã đảm bảo đúng tiến
độ thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng theo yêu cầu. Đối với một số dự án
đòi hỏi kỹ thuật phức tạp thì hệ thống kiểm soát chất lượng là một yêu cầu tiên
quyết để có thể hoạt động trong những lĩnh vực này.
c. Đảm bảo chất lượng : Đảm bảo chất lượng dự án là tất cả các hoạt động có kế
hoạch và hệ thống được thực hiện trong phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm
bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng. Đảm bảo chất lượng
là việc đánh giá thường xuyên tình hình hoàn thiện để đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn
các tiêu chuẩn chất lượng đã định. Đảm bảo chất lượng dự án đòi hỏi dự án phải
được xây dựng theo những hướng dẫn quy định, tiến hành theo các quy trình được
duyệt, trên cơ sở những tính toán khoa học, theo lịch trình, tiến độ kế hoạch,…
d. Cải tiến chất lượng :
- Sự hài lòng của khách hàng : sự hiểu biết, đánh giá, xác định, kỳ vọng về
sản phẩm là những thứ khách hàng cần
- Giảm thiểu sự kiểm tra : phòng bệnh hơn chữa bệnh. Chi phí ngăn ngừa
những sai lầm thường ít hơn nhiều so với chi phí sửa chữa sai sót khi chúng
được tìm thấy qua sự kiểm tra
- Cải tiến liên tục : theo vòng tròn cải tiến của Deming, TQM, Six Sigma,…
sẽ cải thiện chất lượng quản lý dự án
- Trách nhiệm quản lý : thành công của dự án đòi hỏi sự tham gia của tất cả
các thành viên trong nhóm dự án , nhưng vẵn đòi hỏi trách nhiệm của việc
quản lý để cung cấp các nguồn lực cần thiết cho thành công.
1.2.3.3.3

Quản lý kinh phí dự án

Trong giai đoạn đầu của quá trình dự án , quản lý kinh phí là xác định số lượng
và nguồn kinh phí để thực hiện dự án. Giai đoạn này nguồn kinh phí sử dụng chiếm tỷ

lệ nhỏ so với hai giai đoạn sau nhưng tính chất của các hoạt động lại rất quan trọng
nên không cần phải quá hạn chế nguồn kinh phí trong giai đoạn này làm ảnh hưởng
đến chất lượng các hoạt động.
Trong giai đoạn thực hiện dự án, kinh phí được rót ra là rất lớn , chia làm nhiều
khâu, nhiều hạng mục. Quản lý kinh phí trong giai đoạn này cần đảm bảo sử dụng vốn
có hiệu quả , tránh thất thoát, tránh lãng phí, tránh tiêu cực chiếm dụng vốn. Bên cạnh


đó, quản lý chi phí trong giai đoạn này cũng cần đảm bảo giải ngân đúng tiến độ tránh
làm ảnh hưởng đến chất lượng tiến độ dự án
Giai đoạn khai thác và vận hành các kết quả của dự án. Kinh phí chủ yếu thể
hiện dưới dạng kinh phí vận hành dự án. Tùy từng ngành mà tỷ lệ khác nhau. Đối với
ngành sản xuất kinh doanh, quản lý kinh phí trong giai đoạn này là đảm bảo vốn lưu
động cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
a. Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp : Trên cơ sở chiến lược dài

hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ
liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc
sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cũng như chi phí
cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số này được chuyển
xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp hơn tiếp tục
tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí
được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất. Quá trình lập ngân sách từ trên xuống
được tóm tắt trong bảng 1.1 sau :
Bảng 1.1 Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống
Thứ tự
thực hiện

Cấp bậc quản lý

1

Các nhà quản lý
cấp cao

2

Các nhà quản lý
chức năng
Các nhà quản lý
dự án

3

Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của
tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng
buộc về nguồn lực
Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận
chức năng phụ trách
Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và
từng công việc cụ thể

b. Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên trên : Ngân sách được dự toán từ thấp đến

cao, từ các bộ phận theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết
sẵn có ở từng cấp quản lý, trước tiên tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng
công việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu
có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa
các nhà QLDA với quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm

vụ và công việc tạo thành ngân sách chung toàn bộ dự án. Quá trình lập ngân sách
từ dưới lên được trình bày trong bảng 1.2 dưới đây


Bảng 1.2 Quá trình lập ngân sách từ dưới lên

Các bước
thực hiện
1
2a
2b
3

Cấp bậc quản lý

Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp

Các nhà quản lý cấp
cao
Các nhà quản lý chức
năng
Các nhà quản lý dự án

Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu
và lựa chọn dự án
Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn
cho từng bộ phận chức năng phụ trách
Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng
công việc dự án gồm cả chi phí nhân công,
nguyên nhiên vật liệu,…

Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách
dài hạn

Các nhà quản lý cấp
cao

c. Ước tính tương tự : sử dụng các chi phí thực từ dự án tương tự trước đó làm cơ sở

cho việc ước tính chi phí của dự án hiện tại. Ước tính tương tự thường sử dụng để
ước tính tổn chi phí của dự án khi thông tin chi tiết về dự án khá hạn chế. Phương
pháp này ít tốn kém, nhưng lại không chính xác. Nó chỉ thực sự đáng tin cậy khi
các dự án trước đó thực sự tương tự, các cá nhân hay nhóm ước tính có chuyên
môn khá tốt.
d. Ước tính tham số : Kỹ thuật này ưu tiên cho các dự án công nghệ thông tin chưa
từng được thực hiện trước đây và các dự án công nghệ thông tin không có dữ liệu
lịch sử. Còn các dự án công nghệ thông tin tương tự như các dự án khác hoặc là sự
kết hợp của các dự án khác nhau không có dữ liệu lịch sử đúng ở mức độ nhiệm
vụ thì sao? Khi các tình huống chính xác có thể không phải đối mặt thì một ước
tính đúng vẵn có thể được xây dựng sử dụng kỹ thuật ước lượng theo tham số.
Ước lượng theo tham số lấy kiến thức thu được từ các dự án tương tự nhưng
không chính xác, đồng thời sử dụng các tham số như chi phí trên đơn vị để ước
tính thông tin lịch trình và chi phí.Ước tính tham số có thể được sử dụng cho các
dự án lớn bằng cách phân công chúng thành các đơn vị công việc nhỏ và đưa vào
một mô hình toán học. Phương pháp này đạt hiệu quả nhất khi dữ liệu lịch sử đúng
có sẵn ở mức độ nhiệm vụ thậm chí nếu sự sắp xếp thứ tự và sự kết hợp cụ thể các
nhiệm vụ chưa từng được nỗ lực trước đây. Ước lượng theo giai đoạn đòi hỏi phải
có 3 nguồn vào then chốt :
- Thông tin lịch sử bằng đơn vị công việc được sử dụng làm cơ sở tính toán
- Tập hợp các đặc tính, yêu cầu và kế hoạch chi tiết

Mô hình toán học được xây dựng cẩn thận được gọi là công thức theo tham
số trình bày mối quan hệ công việc liên quan
e. Ước tính bình quân : Phương pháp ước tính số liệu thống kê trong hai tháng cuối
của kỳ báo cáo thống kê sáu tháng và báo cáo năm lần một được xác định theo
công thức như sau:
-

Số liệu ước tính trong kỳ báo cáo

=
Tổng số của số liệu thống kê thực tế trong kỳ
Số tháng lấy số liệu của thống kê thực tế

x
Số tháng ước tính

Số liệu thống kê là yếu tố động, gắn với thực tiễn nên không thể đơn thuần xác
định bằng các công thức toán học mà còn phải dựa vào yếu tố thực tiễn đặc thù quản lý
nhà nước trong lĩnh vực thống kê được ước tính. Do đó, đơn vị báo cáo có thể vận dụng
phương pháp bình quân số học giản đơn để tính toán số liệu thống kê ước tính để đảm
bảo sát với thực tiễn.
Quản lý nguồn nhân lực
a. Khái niệm của quản lý nguồn nhân lực :
Quản trị nhân lực liên quan đến 2 vấn đề cơ bản “ quản trị” và “nhân lực” .
Quản trị là quá trình làm cho những hoạt động được hình thành với hiệu quả cao,
bằng và thông qua người khác. Vấn đề quản trị được phối hợp giữa tính khoa học và
nghệ thuật lãnh đạo. Nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá
nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định.
Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở

tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản :
Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính
hiệu quả của tổ chức
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên , tạo điều kiện cho nhân viên được
phát huy tối đa năng lực cá nhân, được kích thích và động viên nhiều nhất tại nơi làm
việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp
Từ đó, rút ra “Quản trị nguồn nhân lực” là tất cả các hoạt động , chính
sách và các quyết định quản lý liên quan, có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa
1.2.3.3.4

-