phát triển hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ kế toán trong việc mua hàng

PHÁT TRIỂN HỆ
THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN LUÂN
CHUYỂN CHỨNG TỪ
MUA HÀNG CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ VÀ XÂY
DỰNG 579

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ
XÂY DỰNG 579

NHÓM 3

GVHD: NGUYỄN BÁ THẾ


NỘI DUNG CHÍNH
Giới thiệu
Công ty Cổ Phần
Đầu Tư và Xây
Dựng 579

Quy trình xử
lý
Hệ thống thông tin
Kế toán của công ty

Mô tả
Hệ thống thông
tin ở mức vật lý

Mục tiêu

Mô tả
Hệ thống thông
tin ở mức luận lý

Cơ sỡ dữ
liệu
Hệ thống thông
tin kế toán

Thiết kế
Bảng lưu trữ dữ
liệu vật lý
2


GIỚI THIỆU
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 579


CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 579
• Có trụ sở nằm tại Vinh Trung Plaza 255-257 Hùng Vương Tp Đà
Nẵng với vị trí địa lý nằm trong khu vực trọng yếu của khu vực
miền trung (Đà Nẵng, Huế, Quảng Nam) đó là một nền tảng phát
triển thuận lợi của công ty.
• Chức năng hoạt động chính trong việc sản xuất kinh doanh là
tham gia đấu thầu tổ chức xây lắp các công trình nhằm tạo ra cơ
sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân.

4


Sơ đồ tổ chức
Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát

Trợ lý TGĐ

Phó tổng giám đốc

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc

Công ty CP 579-STT trung tâm ĐT-DN

Phòng tổ chức nhân sự

Công ty CP 579EAD
Phòng đầu tư kĩ thuật
Phòng giao dịch bất động
sản

Phòng kế toán tài chính

Công ty CP 579 Tọng Tín

Phòng đầu tư tài chính

Ban quản lý dự án KĐT Phú Mỹ An
Công ty CP Việt thép Miền trung

Phòng quan hệ đối ngoại

Ban pháp chế kiểm soát nội bộ

Công ty CP Việt Thép
Ban chỉ huy công trình nhà B2


LÃNH ĐẠO CÔNG TY
Họ và tên
ĐÀM QUANG TUẤN

Chức vụ
Chủ tịch HĐQT
Tổng giám đốc công ty

Uỷ viên

:                                      

        1/: Ông TRẦN QUỐC HÙNG
        2/: Ông ĐÀM QUANG VIỆT
CTHĐQT - TGĐ Công ty

Phó Tổng Giám đốc   :
1/: Ông NGUYỄN LƯƠNG GIÁP
 

2/: Ông MAI VĂN THÁI
6


Công trình
• Công trình khảo sát và thiết kế:
Sách sạn Minh toàn, khu tái định cư
Hòa Minh 2,…

• Công trình thi công xây lắp:
Hội An Gold Sand Resort, bể bơi
thành tích cao thành phố Đà
Nẵng ,…
7


QUY TRÌNH
Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ
mua hàng của công ty


QUY TRÌNH XỬ LÝ

Đặt mua
hàng

Xử lý giao
dịch kho

Lập phiếu
chi

9


QUY TRÌNH XỬ LÝ
• Sau khi kiểm kê vật tư tại các phân xưởng bộ phận Kiểm kê lập Phiếu yêu cầu mua hàng, sau đó
Phiếu yêu cầu mua hàng được giao đến cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng lập Phiếu
yêu cầu báo giá và giao đến cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp căn cứ vào Phiếu yêu cầu lập Bảng
báo giá và gửi đến cho bộ phận Mua hàng. Bộ phận Mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu
đồng ý mua thì lập Đơn mua hàng thành 3 liên gửi đến cho Nhà cung cấp, bộ phận Kho và lưu.
• Nhà cung cấp nhận được Đơn mua hàng rồi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết gồm Phiếu
giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao hàng cho người mua. Nhà cung cấp mang hàng
cùng Phiếu giao hàng chuyển đến kho công ty. Đồng thời Nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán
hàng đến bộ phận Mua hàng, Bộ phận kho sau khi đối chiếu với Đơn mua hàng, nhận hàng thì
lập Phiếu nhập kho.
• Bộ phận Mua hàng căn cứ hóa đơn bán hàng của Nhà cung cấp thì lập Phiếu đề nghị thanh toán.
Bộ phận Mua hàng tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến mua hàng gửi về bộ phận Kế toán,
gồm có: Hóa đơn bán hàng, Đề nghị thanh toán. Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến bộ phận
Kế toán. Sau khi bộ phận Kế toán nhận đủ mọi chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả Nhà
cung cấp thì lập phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền và lưu ở mỗi bộ phận.
10


MÔ TẢ

Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ
mua hàng của công ty ở mức vật lý
(lưu đồ luân chuyển chứng từ mua hàng)


BỘ PHẬN KIỂM
KÊ

BỘ PHẬN MUA HÀNG

NHÀ CUNG CẤP

BỘ PHẬN KHO

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

Lập phiếu
yêu cầu mua
hàng

Lập yêu cầu báo
giá

phiếu yêu cầu mua
hàng

Lập báo giá

Lập phiếu nhập
kho

3

Bảng báo giá
Phiếu yêu cầu báo giá
Phiếu nhập kho

Lập phiếu chi

Đơn mua hàng
Phiếu chi

Lập đơn mua
hàng

Đơn mua
hàng

Sao chép
1
2
1

3

Hóa đơn bán
hàng

Lập phiếu đề nghị
thanh toán

Phiếu đề nghị thanh
toán

Lập phiếu giao hàng
và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán
hàng

Phiếu giao hàng

Phiếu nhập
kho

THỦ QUỸ


MÔ TẢ
Hệ thống thông luân chuyển chứng từ mua
hàng của công ty ở mức luận lý


Sơ đồ chức năng
Hệ thống quy trình mua hàng

Đặt mua hàng

Xử lý giao dịch kho

Nhập hàng

Kiểm tra đối chiếu

Lập phiếu chi


Sơ đồ ngữ cảnh

0
Bộ phận kiểm kê

Phiếu yêu cầu mua hàng

Hệ thống quy
trình mua
hàng
Hóa đơn bán hàng

Báo giá

Nhà cung cấp

Phiếu chi

Thủ quỹ


Sơ đồ mức 0
Phiếu giao hàng

Nhà cung cấp

Bộ phân yêu
cầu

D1

Phiếu yêu cầu
mua hàng

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn mua hàng

Báo giá

1.0

D3

Phiếu nhập kho
D4

3.0

2.0

Xử lý đơn
hàng

Xử lý kho

D2

Phiếu chí

Phiếu nhập kho

Đơn mua hàng

Hóa đơn hàng nhận
Phiếu đề nghị thanh toán

Lập phiếu
chi

Phiếu chi

Thủ quỹ


Sơ đồ mức 1
Nhà cung cấp

D3

Phiếu giao hàng

Phiếu nhập kho

2.2

2.1

Xuất hàng

Đơn mua hàng

1.0

Xử lý đơn
hàng

Kiểm tra đối
chiếu

3.0

D2

Đơn mua hàng

Lập phiếu
chi


MÔ HÌNH DỮ
LIỆU LOGIC
Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ

trong mua hàng


Bảng quyết định
Để lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp cho công ty thì công ty đã
đưa ra các chỉ số sau để xét mức độ ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp:
•Ncc đáp ứng đúng chất lượng mà công ty cần thì ưu tiên 10% , nếu
không chỉ ưu tiên 5%.
•Nhà cung cấp đáp ứng được trên 85% số lượng thép thì mức độ ưu
tiên là 30% còn không thì mức độ ưu tiên là 10%.
•Thời gian giao hàng trong vòng 2 tuần trở lại thì ưu tiên 15% còn 2
tuần trở lên thì 5%.


Bảng quyết định
Chất lượng vật tư

Đạt yêu cầu

Số lượng ( %)
Thời gian (tuần)

> 85
<2

Không đạt yêu cầu

<= 85
>=2

<2

> 85

>=2

<2

<= 85
>=2

<2

>=2

Mức độ ưu tiên
(%)
20%

X

25%

X

30%

X

35%

X

40%

X

45%

X

50%
55%

X
X


Xác định
thực thể và
thuộc tính
Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ
trong mua hàng


NHÀ CC

PHIẾU NHẬP

Mã NCC #

Mã phiếu nhập #

Tên NCC

Mã NCC

Mã phiếu giao hàng #

Địa chỉ NCC

Mã loại hàng

Mã hàng hóa

Ngày nhập

Số lượng

SĐT NCC
Mã tk NCC

KHO
Mã kho #
Tên kho
Địa chỉ kho

PHIẾU GIAO HÀNG

Đơn giá

HÀNG HÓA
LOẠI HÀNG

Mã hàng hóa #

Mã loại hàng #

Tên hàng hóa

Tên loại hàng

Mã loại hàng

Mã kho

Nước sản xuất


Có liên quan

NHÀ CUNG CẤP

<

PHIẾU NHẬP
n

/
Có

KHO

<

LOẠI HÀNG

về

<

<

1

th

c
uộ

HÀNG HÓA

<
PHIẾU GIAO HÀNG


• Thực thể:
• HÀNG HÓA( mã hàng #, tên hàng, nước sản xuất, mã loại hàng)
• Hai mối liên hệ ĐẶT và GiAO được chuyển thành hai quan hệ:
• ĐƠN HÀNG( mã khách#, mã hàng *, số đơn đặt, ngày đặt, số

lượng đặt *)
• PHIẾU GIAO( mã khách #, mã hàng *, số phếu, nơi giao, ngày
giao, số lượng giao*, đơn giá giao*)

24


• Thực thể KHÁCH HÀNG đã ở dạng chuẩn
• Hai quan hệ ĐƠN HÀNG và PHIẾU GIAO chưa ở dạng chuẩn do có các thuộc
tính lặp. Dùng quy tắc chuẩn hóa ta tách các quan hệ này thành các quan hệ
sau:
• ĐƠN HÀNG được tách thành hai quan hệ :
- ĐƠN ĐẶT( số đơn đặt# , mã khách, ngày đặt)
- HÀNG ĐẶT( mã hàng # , số đơn đặt # , sô lượng đặt)
• PHIẾU GIAO được tách thành hai quan hệ:
- PHIẾU GIAO( sô phiếu #, mã khách, nơi giao, ngày giao)
- HÀNG GIAO( mã hàng#, số phiếu, số lượng giao, đơn giá giao)
25