Dự án tăng cường năng lực cho vụ khoa học giáo dục tài nguyên và môi trường, bộ kế hoạch và đầu tư

Môn: Quản trị hành vi tổ chức
BÀI TẬP CÁ NHÂN

Dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi
trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư” do Cơ quan Phát triển Quốc tế của Đan Mạch
(DANIDA) tài trợ cho Bộ Kế hoạch và đầu tư. Văn phòng dự án được đặt tại
phòng 303, nhà A, số 65 Văn Miếu. Văn phòng Vụ Khoa học Giáo dục Tài
nguyên và Môi trường nằm trong trụ sở của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ở số 2
Hoàng Văn Thụ, khoảng cách giữa 2 văn phòng khoảng 3km. Dự án được phê
duyệt và bắt đầu thực hiện từ năm 2006 với cam kết hỗ trợ năng lực và công tác
lập kế hoạch cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường trong
khoảng thời gian 5 năm (2006-2011). Hiện tại, Vụ Khoa học Giáo dục Tài
nguyên và Môi trường và văn phòng dự án đang xây dựng giai đoạn II (20122017) nhằm tiếp tục nhận tài trợ và hỗ trợ năng lực chuyên môn cho các cán bộ
trong ngành lập kế hoạch sau khi giai đoạn thực hiện đầu tiên của dự án này kết
thúc.
Theo cam kết, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chỉ định 01 Giám đốc quốc gia và 01 điều
phối viên (kiêm nghiệm - 25% thời gian) để thay mặt Bộ chỉ đạo thực hiện dự
án. Trước năm 2010, Giám đốc dự án do ông Vụ trưởng Vụ Khoa học Giáo dục
Tài nguyên và Môi trường kiêm nghiệm. Cuối năm 2009, ông được Chính phủ
đề bạt giữ chức Thứ trưởng. Do vậy, đầu năm 2010, theo phân công, ông Phó vụ
trưởng mới nhậm chức, nhận chức Giám đốc dự án. Về phía quản lý của bộ 01
chuyên viên chính của Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường giữ vai
trò điều phối viên dự án. Hai vị trí này do chính phủ trả lương.

1


Tại Văn phòng dự án, có 3 nhân sự chuyên nhiệm được tuyển dụng theo phương
thức công khai ngay từ khi bắt đầu dự án. Đó là: Trợ lý giám đốc, Kế toán dự án
và Thư ký dự án. Ba người này có nhiệm vụ cụ thể và độc lập với nhau. Dự án
trả lương cho cả 3 vị trí này. Ngoài những vị trí cố định chuyên nhiệm, dự án ký

hợp đồng trực tiếp với các tư vấn để thực hiện các công việc chuyên môn cụ thể.
Hình sau mô tả mối quan hệ công việc giữa các vị trí

Mặc dù hiện tại đã sang năm thực hiện cuối cùng của dự án, nhưng dự án vẫn
tiếp tục nhận được các nhận xét “thực hiện không đúng kế hoạch”, “chậm tiến
độ” và “mức giải ngân thấp”. Nguyên tắc thực hiện dự án tuân thủ theo kế hoạch
đã định sẵn. Hàng năm, vào tháng 12 của năm, văn phòng dự án cùng Vụ Khoa
học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường xây dựng kế hoạch thực hiện của năm
sau. Kế hoạch thực hiện hang năm này cũng căn cứ theo khung kế hoạch đã
được thông qua tại thời điểm phê duyệt dự án. Bản kế hoạch năm là bản mô tả

2


chi tiết các hoạt động, phân công công việc và ngân sách phân bổ cho hoạt động.
Đây là khung để việc đánh giá thực hiện hàng năm căn cứ vào.
Trước khi đi vào phân tích tại sao sau hơn 4 năm hoạt động mà dự án vẫn chưa
khắc phục được những tồn tại cố hữu như “thực hiện không đúng kế hoạch”,
“chậm tiến độ” và “mức giải ngân thấp”, tôi xin nêu một ví dụ cụ thể về một
hoạt động mà tôi thấy đã phản ánh tương đối đầy đủ phương thức làm việc, khả
năng của mỗi cá nhân cũng như mối quan hệ công việc giữa các thành viên của
dự án.
Theo kế hoạch, dự án tổ chức 1 khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ lập kế hoạch
cho khoảng 120 cán bộ cấp vụ của các sở kế hoạch và đầu tư của toàn bộ 61 tỉnh
và thành phố. Hoạt động được dự kiến tổ chức tại thành phố Đà Nẵng trong vòng
5 ngày, từ ngày 26 đến ngày 30 tháng 8 năm 2010. Các công việc chuẩn bị được
khởi động trước đó 2 tháng. Tuy nhiên, hoạt động cho đến nay vẫn chưa được
tiến hành.

Tôi xin tổng hợp các thông tin liên quan đến kế hoạch cũng như thực tế thực

hiện trong bảng sau:

3


Bảng 1: Kế hoạch và thực tế hoạt động đào tạo tại Đà Nẵng - tháng 8/2010
Nội dung công việc

Chịu trách

Thời hạn

Thực tế

nhiệm chính

thực hiện

thực hiện

Lên chương trình đào tạo, gửi GĐ Trợ lý GĐ

1/7

10/7

Lý do
Không kịp chuẩn bị do có việc khác

để góp ý

chưa hoàn thành

Góp ý của GĐ vào chương trình

GĐ

5/7

15/5

Hoàn thiện Chương trình đào tạo

Trợ lý GĐ

8/7

20/7

Mời giảng viên

Trợ lý GĐ

9/7

20/8

Không bố trí được thời gian
Quên không liên lạc cho đến khi có
yêu cầu chi tiết thông tin từ thư ký

Ký hợp đồng với giảng viên

GĐ

15/7

----

Lập danh sách học viên dự kiến

Thư ký

1/8

1/8

Ký hợp đồng địa điểm

Kế toán

1/8

1/8

Gửi thư mời

Thư ký

5/8

5/8

Nhận phúc đáp từ giảng viên

Thư ký

15/8

15/8

15 – 22/8

15- 22/8

20/8

20/8

26-30/8/2010

Chưa

Bố trí các công việc hậu cần (vé Kế toán

Chưa tìm được giảng viên

máy bay, chỗ ở)
Chuẩn bị tài liệu học (chương trình Thư ký
+ giáo trình)

Khóa học

thực Đang báo cáo Giám đốc về phương

4


hiện

án thay đổi lịch do chưa tìm được
giảng viên

5


Qua bảng thông tin, có thể thấy rằng, những nút thắt trong thực hiện kế
hoạch rơi vào một số các cá nhân chịu trách nhiệm chính (Giám đốc Dự án
và Trợ lý Giám đốc dự án). Qua nhiều năm thực hiện, chúng tôi đã thống kê
và đã đúc rút được rằng, chính yếu tố con người là điều cản trở thực hiện dự
án theo đúng kế hoạch.
Đối với ví dụ cụ thể như đã nêu, tôi nhận ra một số điểm yếu trong công tác
tổ chức nhân sự và hành vi của tổ chức của dự án như sau:
- Giám đốc dự án:
+ Là một nhân sự mới của dự án và của Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên
và Môi trường nên mọi kiến thức chuyên môn đều chưa quen
+ Chịu áp lực về việc phải chịu trách nhiệm cho mọi quyết định.
+ Chịu áp lực về việc phải phân công thời gian
+ Đang trong quá trình “vừa học làm ” nhưng đã phải đưa ra các quyết sách
nên mọi phản ứng đều rụt rè và cẩn trọng quá mức cần thiết khiến các hoạt
động bị đình trệ.

+ Chưa biết phân quyền và phân bổ nguồn nhân lực hiện có một cách hợp lý
- Điều phối viên dự án
+ Chưa là cầu nối giữa Văn phòng dự án và văn phòng vụ
+ Chưa thực hiện tốt vai trò giám sát thực hiện dự án
+ Chưa phát huy được vai trò tư vấn với giám đốc dự án
- Trợ lý Giám đốc dự án:
+ Chưa phát huy khả năng chuyên môn của mình (mặc dù được đánh giá là
có khả năng chuyên môn tốt khi phỏng vấn tuyển dụng

6


+ Chịu nhiều áp lực về gia đình và công việc: luôn luôn trong tình trạng quá
tải, mất tập trung, đánh mất ưu tiên trong thứ tự thực hiện công việc
+ Quá tham việc, ôm đồm, không biết phân bổ nguồn nhân lực sẵn có của dự
án để giảm tải công việc cho bản than mình
+ Thiếu kỹ năng điều phối
- Kế toán dự án:
+ Việc thực hiện các công việc của vị trí này bị động và phụ thuộc vào các
hoạt động, công việc do những vị trí khác đảm đương
+ Luôn chịu áp lực về các rủi ro (tổn thất tài chính do không thực hiện hợp
đồng), và áp lực về việc giải ngân.
- Thư ký dự án:
+ Chưa linh hoạt trong việc thực hiện các công việc, chỉ làm những việc đã
được lên kế hoạch trước.
+ Không chủ động, sang tạo trong công việc để đưa ra các giải pháp kịp thời.
+ Chưa thực hiện đầy đủ trách nhiệm là một nhân viên hỗ trợ hành chính của
một dự án.
Từ các nhận xét trên đây, tôi xin nêu ra một số đặc điểm, điểm yếu của ban
quản lý dự án như sau:

-

Thiếu sự kết nối trong công việc giữa các cá nhân.

-

Việc đánh giá và giám sát thực hiện dự án chưa được coi trọng.

-

Việc phân công tách bạch công việc của từng vị trí chính là một điểm
yếu trong phối hợp công việc.

-

Kỹ năng làm việc nhóm chưa tốt.

7


-

Kỹ năng kiểm tra chéo chưa có.

-

Một số cá nhân không kiểm soát được công việc mình làm.

-

Chưa xây dựng được “sự tin tưởng” về chuyên môn đối với các nhân
sự.

-

Không có sự đánh giá lại sau một thời gian công tác nên không có
những điều chỉnh hợp lý và hiệu quả.

Với việc nhận ra những điểm yếu như trên, tôi xin đề xuất một số giải pháp
nhằm tăng cường năng lực điều phối, thực hiện của cả văn phòng dự án lẫn
văn phòng Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường như sau:
Các giải pháp được phân chia thành 5 nhóm chính bao gồm: Kiếm soát áp
lực, Quản trị những thay đổi của tổ chức, Văn hóa tổ chức, Hành vi cá nhân
và Cấu trúc và thiết kế của tổ chức.

Để hiện thực hóa các nhóm giải pháp như đã nêu, tôi đề xuất lập một kế
hoạch hành động cụ thể, với các hoạt động, kết quả mong đợi và sự tham gia
của các cá nhân có liên quan như sau:

Bảng 2. Kế hoạch cải cách dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học,
Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư”

8


Công việc cần thực hiện

Mục tiêu

Người tham

Thời gian thực

gia chính

hiện

Kiếm soát áp lực
Xác định các công việc ưu tiên

Đưa ra được danh mục các ưu tiên Giám đốc

Định kỳ hang tuần

giữa các đầu việc và làm những Trợ lý giám
việc có mức độ ưu tiên cao trước
đốc
Loại bỏ các áp lực bằng việc phân Giải quyết sự quá tải bằng việc Giám đốc
quyền

1 tháng

phân công, chia sẻ công việc giữa Điều phối viên
các cá nhân tham gia
Trợ lý giám
đốc

Quản trị những thay đổi của tổ chức
Tăng cường vai trò của điều phối viên

Có thể tham gia sâu vào công việc Điều phối viên 1 tháng
chuyên môn, giám sát thực hiện

Giao quyền cho những vị trí chủ chốt

Điều phối viên có thể quyết định Giám đốc

1 tháng

những vấn đề về công tác điều Điều phối viên
phối của dự án
Trợ lý giám
đốc

9


Chấp nhận sự thay đổi

Nhanh chóng làm quen và kiểm Giám đốc

1 tháng

soát những thay đổi về cơ cấu tổ Trợ lý Giám
chức của dự án
đốc
Văn hóa tổ chức
Tạo điều kiện để các cá nhân chia sẻ Sự thông cảm sẽ giúp giải quyết Toàn bộ nhân Định kỳ 1 tháng 1
thông tin

và tìm ra giải pháp thay đổi

sự

lần

Xây dựng thói quen phê bình và tự phê Giúp các cá nhân phát hiện các Toàn bộ nhân Định kỳ 1 tháng 1
bình

nhược điểm để khắc phục

sự

lần

Hành vi cá nhân
Tự đặt ưu tiên cho công việc trên các Không để các công việc cá nhân Trợ lý GĐ

Ngay lập tức

mối quan tâm của cá nhân trong 8 tiếng làm sao nhãng và sử dụng thời
công sở

gian của công sở để giải quyết
việc cá nhân

Xây dựng tính cách cởi mở, giúp đỡ

Sẵn sang gánh vác công việc nếu Trợ lý GĐ
cần thiết

Ngay lập tức

Kế toán
Thư ký

Cấu trúc và thiết kế của tổ chức

10


Điều chỉnh cơ cấu nhân sự phù hợp Trợ lý giám đốc chuyển sang làm Giám đốc
(tuyển mới, điều chỉnh nội bộ)

cố vấn chuyên môn.

3 tháng

Trợ lý giám

Tuyển mới trợ lý giám đốc có kinh đốc
nghiệm điều phối công việc
Họp định kỳ để thông báo tốc độ triển Các cá nhân kiểm tra chéo và kịp Toàn bộ dự án 1 tuần/ lần
khai công việc

thời phát hiện các “khoảng trống”

11

Mặc dù dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài
nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư” là một dự án ‘phi lợi
nhuận’, nhưng việc áp dụng các kiến thức về quản trị hành vi tổ chức của
khóa học quản trị doanh nghiệp đã giúp tôi có những tư duy mạch lạc hơn về
cơ cấu tổ chức, vai trò của các cá nhân, nhận ra và tìm được cách giải quyết
các tồn tại hiện có trong tổ chức của mình.
Dự án đã bước sang năm thực hiện cuối cùng, nhưng tôi tin tưởng rằng
những giải pháp này, nếu được áp dụng, sẽ vẫn phát huy tác dụng tích cực
không chỉ cho giai đoạn còn lại mà còn góp phần hữu ích cho việc phán
đoán được các rủi ro trong tương lai. Do đó, hy vọng rằng, việc xây dựng
giai đoạn 2 của dự án sẽ loại bỏ các tồn tại ‘cố hữu’ của giai đoạn trước và
là cơ sở vững chắc để giai đoạn 2 được thực hiện một cách hiệu quả.

12