Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------

Lã Thị Hồng

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC
TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƢỚC

Chuyên ngành: Lƣu trữ học và tƣ liệu học.
Mã số: 51002

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS, TSKH: Nguyễn Văn Thâm

HÀ NỘI- NĂM 2004


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU

01
1. Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài
01
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
03
3. Phương pháp nghiên cứu

04
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tư liệu tham khảo
04
5. Bố cục của luận văn
09
CHƢƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU
HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƢỚC

1.1.

Các loại tổng công ty, tổ chức và hoạt động của các
tổng công ty 100% vốn nhà nước
11

1.2.

Thành phần tài liệu hành chính và tình hình công tác lưu trữ
tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước .
25

1.3. Ý nghĩa giá trị của tài liệu hành chính hình thành trong
hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước.
42
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƢỚC

Trang

2.1.
2.2.
2.3.

Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước
53
Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước
66
Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước
78

CHƢƠNG 3:

3.1.

TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU VÀ XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN
TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY
100% VỐN NHÀ NƢỚC CẦN NỘP VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ.

Tổ chức xác định giá trị tài liệu tại các tổng công ty nhà nước
85

3.2.

Nghiên cứu xây dựng Danh mục thành phần tài liệu hành chính

của các tổng công ty 100% vốn nhà nước cần nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử
91

3.3.

Bảng kê thành phần tài liệu hành chính của các tổng công ty
100% vốn nhà nước cần bảo quản vĩnh viễn
100

KẾT LUẬN

109
TÀI LIỆU THAM KHẢO

113


LỜI NÓI ĐẦU
1. Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài
Thực hiện đường lối chủ trương của Đảng về phát triển nền kinh tế
hàng hóa nhiều thành phần, theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà
nước, trong các loại hình doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động ở nước ta
hiện nay, vai trò của các tổng công ty 100% vốn nhà nước chiếm vị trí đặc
biệt quan trọng. Đó là các tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và
thành lập, “hoạt động trong các ngành, lĩnh vực then chốt, làm nòng cốt thúc
đẩy tăng trưởng kinh tế và đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước” [16, 30].
Trong quá trình hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, một
khối lượng khá lớn văn bản và tài liệu đã được hình thành để phục vụ cho
hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh. Những tài liệu đó là tài sản, là

phương tiện, là kho kinh nghiệm quý giá đối với các doanh nghiệp trong việc
đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, có sức thuyết phục cao cho hoạt
động kinh doanh. Đó cũng là nguồn tư liệu phong phú để phục dựng lại lịch
sử truyền thống của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, tài liệu lưu trữ của các tổng
công ty 100% vốn nhà nước còn có ý nghĩa trong việc phản ánh khách quan
đường lối đổi mới kinh tế của Đảng và những chính sách kinh tế của Nhà
nước, sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong những năm qua và trong
thời gian tới. Nói cách khác, những tài liệu đó mang ý nghĩa quốc gia và là
tài sản của dân tộc.
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã ghi rõ tại Điều 1: Tài liệu lưu
trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về các mặt, được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, trong đó có các tổ chức
kinh tế. Tuy nhiên, do mới được thành lập và đi vào hoạt động khoảng trên
dưới 10 năm trở lại đây, nên việc tổ chức công tác lưu trữ ở các tổng công ty
nhà nước còn mang tính tự phát, chưa có mô hình riêng. Việc quản lý, tổ chức
cũng như các khâu nghiệp vụ lưu trữ ở các doanh nghiệp này vẫn chưa được
chỉ đạo và thực hiện như với các cơ quan quản lý nhà nước khác. Đây là điều


bất cập và không thể kéo dài. Đặc biệt trong tình hình hiện nay, nhiều tổng
công ty nhà nước lớn đang được tiến hành cổ phần hoá từng phần, tiến tới
toàn bộ. Có nghĩa là các tổng công ty 100% vốn nhà nước đang từng bước
chuyển đổi mô hình tổ chức quản lý, cơ chế quản lý từ chủ sở hữu là Nhà
nước sang chủ sở hữu là tập thể, là cá nhân. Vấn đề quản lý phông tài liệu lưu
trữ từ đơn vị hình thành phông thuộc sở hữu nhà nước sang các hình thức sở
hữu khác đang được đặt ra rất cấp bách.
Với vai trò quan trọng của các tổng công ty 100% vốn nhà nước trong
nền kinh tế thị trường, đồng thời với những ý nghĩa giá trị về nhiều mặt của
tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, ngành lưu trữ cần phải có những chỉ đạo cụ thể
hơn để quản lý được tài liệu lưu trữ của những tổ chức kinh tế đặc biệt này.

Một trong những hướng cần đi sâu nghiên cứu làm tiền đề cho tất cả các vần
đề nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp nhà nước là vấn đề
xác định giá trị tài liệu. Bởi lẽ liên quan đến vấn đề này là tất cả các khâu nghiệp vụ
khác như việc lập danh mục các doanh nghiệp nhà nước thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử các cấp, thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phát huy hiệu quả sử dụng tài
liệu lưu trữ của các doanh nghiệp như là thành phần quan trọng cuả Phông lưu trữ quốc
gia. Nhất là khi mà các tổng công ty 100% vốn nhà nước đang dần chuyển đổi, tổ chức
lại theo các mô hình quản lý mới, tài liệu hiện có của các doanh nghiệp nhà nước này
cần phải được xác định giá trị rõ ràng để khi chuyển đổi hình thức sở hữu có thể
chuyển giao những tài liệu có giá trị như là tài sản vào bảo quản nhà nước. Tài liệu lưu
trữ của các tổ chức nhà nước là tài sản công, thuộc sở hữu toàn dân, cần được Nhà
nước có những biện pháp quản lý kịp thời. Đồng thời, ngay cả khi doanh nghiệp nhà
nước đã chuyển đổi hình thức sở hữu, Nhà nước cũng cần có những hình thức quản lý
riêng đối với những tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử của các tổ chức kinh tế không phải
của Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Là một cán bộ nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, chúng
tôi thấy rằng vấn đề xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước,
mà trước hết là của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, là vấn đề còn mới,


mang tính cấp bách, và là cơ sở để đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm quản
lý, chỉ đạo công tác lưu trữ các doanh nghiệp nhà nước đạt hiệu quả cao hơn
trong thời gian tới. Vì vậy, chúng tôi chọn đề tài “Xác định giá trị tài liệu
hành chính hình thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà
nước” làm luận văn thạc sĩ khoa học của mình.
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được ba mục tiêu cơ bản sau
đây:
Một là, đưa ra được bức tranh khái quát công tác lưu trữ của các tổng
công ty 100% vốn nhà nước: thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu; vấn đề
xác định giá trị tài liệu; tình hình tổ chức, bảo quản, thống kê, khai thác sử

dụng tài liệu tại doanh nghiệp; ý nghĩa giá trị của tài liệu lưu trữ các doanh
nghiệp …
Hai là, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và thành phần, nội dung, ý
nghĩa giá trị của tài liệu tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nghiên cứu
những cơ sở khoa học để xác định giá trị tài liệu hành chính của loại hình
doanh nghiệp nhà nước này.
Ba là, đề xuất lựa chọn những nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu có giá trị của các
tổng công ty 100% vốn nhà nước để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ lịch sử.
Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có những đóng góp chính sau đây:
1. Góp phần làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về
lĩnh vực xác định giá trị tài liệu doanh nghiệp nhà nước, một mô hình tổ chức
kinh tế còn mới và đang thay đổi nhanh chóng về mô hình quản lý với những
thành phần tài liệu đa dạng và rất có giá trị.
2. Góp phần cung cấp các luận cứ khoa học cho các cơ quan quản lý
lưu trữ để hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các văn bản quản lý,
chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác bổ sung, xác định giá trị tài
liệu lưu trữ nói riêng ở các doanh nghiệp nhà nước .
3. Kết quả nghiên cứu góp phần cung cấp các cơ sở khoa học và thực
tiễn cho các tổng công ty 100% vốn nhà nước trong việc tổ chức khoa học tài


liệu lưu trữ ở các cơ quan doanh nghiệp và chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ lịch sử.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là vấn đề xác định giá trị tài liệu
hành chính tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nhằm lựa chọn những
nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu cần nộp lưu vào bảo quản nhà nước. Vì vậy
những vấn đề khác có liên quan đến đối tượng chính của đề tài như xác định
nguồn nộp lưu, xác định các nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm
thời, ở từng mức độ cũng sẽ được đề cập tới, song không phải nội dung chính

của đề tài. Các loại hình tài liệu khác như bản vẽ kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh,
ghi âm, tài liệu điện tử... đều không thuộc phạm vi đề tài.
Cũng do các tổng công ty 100% vốn nhà nước hiện nay rất đa dạng về
quy mô, lĩnh vực ngành nghề, nên với điều kiện có hạn, tác giả chỉ tập trung
khảo sát tại 5 tổng công ty là: Điện lực, Bưu chính Viễn thông, Xăng dầu,
Lâm nghiệp, Thuốc lá. Đây là 5 tổng công ty 90- 91 mà Nhà nước quyết định đầu
tư và thành lập, đại diện cho các ngành, lĩnh vực quan trọng đối với nền kinh tế nước ta.
Việc khảo sát, nghiên cứu thành phần tài liệu hành chính của các doanh nghiệp cũng chỉ
tập trung ở cơ quan tổng công ty, không mở rộng đến các doanh nghiệp trực thuộc.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài trước
hết là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên
cứu quá trình hình thành và phát triển của các loại doanh nghiệp nhà nước,
những đặc điểm về tổ chức và hoạt động của chúng liên quan đến thành phần
và giá trị tài liệu. Đồng thời, đề tài được thực hiện dựa trên cơ sở phương
pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị,
nguyên tắc toàn diện và tổng hợp để đánh giá, xác định giá trị tài liệu của
doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp khác cũng


được áp dụng như: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng,
phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp thông tin trong
việc nghiên cứu xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính cần bảo
quản nhà nước. Đặc biệt, trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, phương
pháp điều tra, khảo sát rất được chú ý coi trọng nhằm đưa ra những nhận xét,
kết luận trên cơ sở thực tiễn.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tƣ liệu tham khảo

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu nên
tới nay đã có nhiều tư liệu ở trong và ngoài nước đề cập về lĩnh vực này.

Những kết quả đạt được không chỉ ở góc độ nghiên cứu, mà cả bằng những
văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nghiên cứu các tư liệu của nước ngoài cho thấy Liên Xô (nay là nước
Nga) đã đi được khá xa trong vấn đề xác định giá trị tài liệu. Các nhà lưu trữ
xô viết đã xây dựng được một hệ thống các bảng kê tài liệu liên quan chặt chẽ
với nhau để làm công cụ cho việc xác định giá trị và lựa chọn tài liệu vào bảo
quản nhà nước. Các loại bảng kê tài liệu được xây dựng và áp dụng trong thực
tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô có thể được chia thành 2 nhóm: nhóm các
bảng kê tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ nhà nước và nhóm các bảng kê tài
liệu có kèm theo thời hạn bảo quản. Việc nghiên cứu các bảng kê này giúp
chúng ta có cái nhìn tổng thể về hệ thống các loại công cụ xác định giá trị tài
liệu, đặc biệt giúp chúng ta phương pháp xây dựng từng loại bảng kê. Ví dụ:
“Bảng kê tài liệu văn kiện chủ yếu cần thu nộp vào các Viện Lưu trữ nhà nước
Liên Xô” năm 1973 có cấu tạo gồm 5 phần sau: Quyền lực nhà nước; 2. Quản
lý nhà nước; 3. Tư pháp; 4. Kinh tế quốc dân; 5. Văn hoá xã hội. Cách phân
chia như vậy cho phép áp dụng được vào từng cơ quan cụ thể. Liên quan đến
vấn đề xác định giá trị tài liệu các doanh nghiệp có thể tham khảo được ở các
nhóm tài liệu về quản lý nhà nước và nhóm tài liệu về kinh tế quốc dân.
Nhóm tài liệu về quản lý nhà nước bao gồm các vấn đề liên quan đến quản lý


hành chính mà cơ quan nào cũng có như: 1. Lãnh đạo chung; 2. Tổ chức; 3.
Kiểm tra; 4. Kế hoạch- Thống kê; 5. Ngân sách Tài chính; 6. Tiền tệ; 7. Cán
bộ và lao động; 8. Văn thư- Lưu trữ. Nhóm tài liệu về kinh tế quốc dân gồm
các vấn đề về Công nghiệp, Nông nghiệp, Giao thông, Bưu điện, Xây dựng…
là những ngành kinh tế- kỹ thuật đang có nhiều doanh nghiệp nhà nước hoạt
động ở nước ta.
Ở Trung Quốc năm 1987 cũng đã ban hành “Bản quy định phạm vi nộp
lưu và không nộp lưu tài liệu của cơ quan”, trong đó hồ sơ tài liệu thuộc diện
nộp lưu được chia thành các nhóm theo xuất sứ tài liệu là: 1. Tài liệu của cơ

quan cấp trên; 2. Tài liệu của cơ quan đồng cấp; 3. Tài liệu của cơ quan cấp
dưới. Ngoài văn bản nói trên quy định cho phạm vi từng cơ quan, Trung Quốc
còn có “Bản quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hành chính”, trong đó thời
hạn bảo quản tài liệu hành chính có 3 loại: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Nhóm
tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động chức
năng chủ yếu và bộ mặt lịch sử của cơ quan, có giá trị sử dụng lâu dài trong
công tác xây dựng cơ quan, đất nước cũng như nghiên cứu lịch sử. Đó là
những văn kiện mang tính chất pháp quy, chính sách do cơ quan ban hành; tài
liệu hình thành trong việc xử lý những vấn đề trọng yếu; biểu báo cáo thống
kê tổng hợp; tài liệu về thay đổi cơ cấu tổ chức cơ quan, thay đổi lãnh đạo cơ
quan; những tài liệu quan trọng của cơ quan cấp trên ban hành thuộc nghiệp
vụ chủ yếu của cơ quan và phải quán triệt chấp hành. Các văn bản nói trên
của nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa đã xác định được những nhóm tài
liệu chủ yếu có giá trị của các cơ quan cần bảo quản ở lưu trữ nhà nước.
Khác với các nước trong khối xã hội chủ nghĩa trước đây, đa số các
nước theo chế độ tư bản chủ nghĩa thường chỉ tập trung xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản chung cho tài liệu quản lý hành chính áp dụng cho các cơ quan
công quyền. Ví dụ Bang New South Wales (Australia) đã ban hành năm 1984
“Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chung”, trong đó bao gồm những nhóm tài
liệu quản lý hành chính phổ biến ở các cơ quan như nhân sự, tài chính kế


toán, hành chính nội bộ. Còn các nhóm tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ
chuyên môn của các cơ quan phải do các cơ quan quy định cụ thể.
Về vấn đề lưu trữ doanh nghiệp ở nước ngoài, chúng tôi chỉ tham khảo
được một bài tổng thuật của Phạm Bích Hải dịch đăng trên tạp chí Lưu trữ
Việt Nam số 1 năm 2000: “Lưu trữ trong quá trình tư nhân hoá các doanh
nghiệp nhà nước”. Bài dịch không đề cập đến việc xác định giá trị tài liệu của
các doanh nghiệp nhà nước, mà chỉ nói đến khái niệm tài liệu công bao gồm
cả tài liệu kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước và cách quản lý tài liệu

của các nước khi doanh nghiệp được tư nhân hoá. Theo bài báo này thì các
nước đã có các cách giải quyết khác nhau đối với tài liệu khi doanh nghiệp
được tư nhân hoá. Cụ thể như: thu nhận tất cả tài liệu hiện hành và tài liệu
không hiện hành về lưu trữ công (Hungary, Bồ Đào Nha); giữ lại tài liệu hiện
hành ở doanh nghiệp trong khoảng 10- 20 năm (Áo, Canada, Thụy Điển…);
giữ lại hiện hành ở doanh nghiệp, khi hết hiện hành chuyển giao cho lưu trữ
công (Italia). Đối với tài liệu của doanh nghiệp tư nhân, có nước quy định
Nhà nước “chỉ giám sát tài liệu khi chúng có giá trị lịch sử” (Italia); hoặc “nếu doanh
nghiệp thực thi các chức năng mang tính chất toàn liên bang thì Lưu trữ nhà nước chịu
mọi phí tổn bảo đảm việc bảo quản, xác định giá trị, chỉnh lý và sử dụng tài liệu”; hoặc
“chuyển quyền quản lý tài liệu cho tư nhân, nhưng bảo hộ luật pháp đối với tài liệu có
giá trị” (Hungary, Bồ Đào Nha). Những quy định như vậy chứng tỏ ở nước ngoài cũng
rất quan tâm đến tài liệu có giá trị lịch sử của các doanh nghiệp nói chung; với tài liệu
doanh nghiệp nhà nước thì được coi là tài sản nhà nước cần được quản lý.
Ở Việt Nam, việc nghiên cứu xây dựng bảng kê những tài liệu cần thu
vào kho lưu trữ Bộ đã được các nhà lưu trữ Việt Nam đề cập đến từ những
năm 70, trong đó khẳng định rằng cấu trúc của các bảng kê có thể được chia
thành 2 phần chính: 1. Các nhóm tài liệu tiêu biểu phản ánh những lĩnh vực
hoạt động quản lý chung ở đa số các Bộ, ngành; 2. Các nhóm tài liệu phản
ánh những lĩnh vực hoạt động quản lý đặc thù của mỗi Bộ, ngành. Kết quả
của những nghiên cứu nói trên là việc ra đời Bảng thời hạn bảo quản tài liệu


văn kiện mẫu được ban hành kèm theo công văn số 25- NV ngày 10-9-1975
của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
Những năm 80 được đánh dấu bởi một loạt các bài viết mang tính lý
luận về xác định giá trị tài liệu, trong đó không chỉ khẳng định vai trò của
phương pháp luận, mà còn trình bày một cách hệ thống các phương pháp
trong quá trình đánh giá tài liệu nói chung, cũng như việc xây dựng các loại
bảng kê nói riêng nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị vào bảo quản nhà

nước.
Từ cuối những năm 80 trở lại đây được ghi nhận bởi một loạt các đề tài
nghiên cứu khoa học về xác định giá trị tài liệu nói chung và xây dựng các
bảng kê nói riêng nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị vào bảo quản nhà nước.
Trên cơ sở các đề tài nghiên cứu, cuối những năm 90 Cục Lưu trữ Nhà nước
đã ban hành được một số các văn bản hướng dẫn về xác định thành phần tài
liệu nộp lưu như: “Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm lưu
trữ tỉnh” ban hành kèm theo công văn số 316/LTNN- NVĐP ngày 24-6-1999;
“Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước
trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia” ban hành
kèm theo công văn số 262/LTNN-NVTƯ ngày 12-6-2001. Các đề tài nghiên
cứu khoa học và các văn bản hướng dẫn nói trên đều thống nhất chung ở 2
điểm là:
1. Sự cần thiết và vai trò của việc biên soạn các bảng kê thành phần tài liệu tiêu
biểu dành cho các nhóm cơ quan thuộc diện nộp lưu vào bảo quản nhà nước;
2. Thành phần của bảng kê tài liệu bao gồm 2 nhóm lớn: thứ nhất là các nhóm
tài liệu chung phổ biến ở tất cả các cơ quan như tài liệu tổng hợp (hoặc lãnh đạo, chỉ
đạo chung), hành chính- văn thư- lưu trữ, thi đua- khen thưởng, tổ chức- cán bộ- lao
động- tiền lương, kế hoạch- thống kê, xây dựng cơ bản, tài chính- kế toán, hợp tác
quốc tế, khoa học- công nghệ, thanh tra; thứ hai là các tài liệu chuyên môn của ngành
(hoặc cơ quan) trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ chuyên môn cụ thể.


Những điểm thống nhất trên là cơ sở quan trọng, là kinh nghiệm quý
báu cho việc nghiên cứu xây dựng các bảng kê cụ thể hơn cho các nhóm cơ
quan như đối với các doanh nghiệp nhà nước nói chung, trong đó có các tổng
công ty 100% vốn nhà nước.

Tuy nhiên, việc đi sâu nghiên cứu vấn đề xác định giá trị tài liệu của các doanh
nghiệp nhà nước thì tư liệu hầu như chưa có. Về tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nói

chung mới chỉ được đề cập đến trong một số bài viết như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ
doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên trên tạp chí Văn thưLưu trữ số 3/2000; “Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề
khoa học cần nghiên cứu” của Tiến sĩ Vũ Thị Phụng đăng trong Kỷ yếu hội thảo khoa học
“Lưu trữ học và Quản trị văn phòng” lần thứ 2 năm 2001, sau đó có chỉnh sửa để đăng ở
tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” số 3, tháng 6 năm 2003. Ngoài ra, Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng đã tổ chức nghiên cứu và đưa vào chương trình giảng dạy môn học “Công
tác văn thư- lưu trữ trong các doanh nghiệp” Hiện nay một số cán bộ trong Khoa đang
thực hiện đề tài “Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của các doanh
nghiệp”. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính của Học viện Hành chính quốc gia cũng
có một đề tài khoa học cấp bộ do Phó Giáo sư- Tiến sĩ hoa học Nguyễn Văn Thâm làm
chủ nhiệm là “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản và thủ tục điều hành của
các doanh nghiệp nhà nước”.
Tuy nhiên, những bài viết cũng như các công trình nghiên cứu nói trên về
doanh nghiệp nhà nước mới chỉ đi sâu về các thể loại, kỹ thuật và hình thức trình
bày các loại văn bản của doanh nghiệp nhà nước mà chưa đi sâu về nội dung, về
giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử của tài liệu. Các đề xuất đưa ra cũng mới chỉ
mang tính định hướng, chưa có các giải pháp cụ thể. Đó cũng chính là mục tiêu và
nội dung nghiên cứu chính của luận văn này.
Để nghiên cứu đề tài, luận văn được viết trên cơ sở những tư liệu
sau:
- Sách kinh điển, sách lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ và công
tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.


- Hệ thống văn bản pháp luật của Đảng, Nhà nước về doanh nghiệp nhà
nước như: Văn kiện Đại hội và các nghị quyết của Đảng; Luật Doanh nghiệp,
Luật Doanh nghiệp nhà nước; các văn bản của Nhà nước về việc thành lập,
quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của một số tổng công ty nhà
nước.
- Văn bản của Nhà nước, của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy

định về công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu nói
riêng.
- Văn bản của một số tổng công ty quy định cơ cấu tổ chức và chức
năng nhiệm vụ các phòng ban chức năng, lề lối làm việc, công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, sổ sách đăng ký công văn đi- đến, sổ mục lục thống kê tài
liệu đã chỉnh lý và thực tế tài liệu hình thành ở các doanh nghiệp nhà nước.
- Các bài viết, kết quả nghiên cứu khoa học về tài liệu lưu trữ nói
chung và tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước nói riêng
5. Bố cục của luận văn
Với mục đích và ý nghĩa nói trên, bố cục của luận văn ngoài Phần mở
đầu và Kết luận gồm 3 chương như sau:
Chƣơng 1. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hành chính hình
thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước.
1. Các loại hình tổng công ty, tổ chức và hoạt động của các tổng công
ty 100% vốn nhà nước.
2. Thành phần tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100%
vốn nhà nước.

3. Ý nghĩa giá trị của tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty
100% vốn nhà nước.
Chƣơng 2. Cơ sở khoa học xác định giá trị tài liệu hành chính hình
thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước.


1. Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các
tổng công ty 100% vốn nhà nước.
2. Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các
tổng công ty 100% vốn nhà nước.
3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các
tổng công ty 100% vốn nhà nước.
Chƣơng 3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và xây dựng Danh mục

thành phần tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà
nước cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
1. Tổ chức xác định giá trị tài liệu hình thành tại các tổng công ty
100% vốn nhà nước.
2. Xây dựng Danh mục thành phần tài liệu hành chính của các tổng
công ty 100% vốn nhà nước cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
****
Luận văn này được hòan thành ngòai sự cố gắng, nỗ lực của bản thân
còn có sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa
Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân
văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, tòan thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ
nhiệt tình và trách nhiệm của nguời hướng dẫn PGS- TSKH Nguyễn Văn
Thâm đã giúp đỡ tôi hòan thành luận văn này. Nhân dịp này, cho phép tôi
được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới mọi sự giúp đỡ quý báu đó.
Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ
mà khả năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh
khỏi những hạn chế. Tác giả luận văn mong nhận được sự thông cảm và góp ý
chân tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành kèm theo
công văn số 25-NV ngày 10-9-1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
[2]. Nguyễn Trọng Biên: Suy nghĩ về công tác lưu trữ doanh nghiệp
trong thời kỳ đổi mới, Văn thư Lưu trữ số 3/2000.
[3]. Nguyễn Thị Kim Bình: Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện
quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp, Văn thư Lưu trữ số 5/2004.
[4]. Các cơ quan Chính phủ và chương trình sắp xếp doanh nghiệp nhà
nước, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 2004.

[5]. Các văn bản pháp luật về quản lý doanh nghiệp, Nhà xuất bản
Chính trị Quốc gia, Hà Nội.1997.
[6]. Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ số 11/2004/CT -TTg ngày
30/3/2004 về việc đẩy mạnh sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước theo


tinh thần Nghị quyết TƯ 3, Nghị quyết TƯ 9 (khoá IX) và tổ chức triển khai
thực hiện Luật Doanh nghiệp nhà nước, Công báo số 3/2004.
[7]. Công văn của Cục Lưu trữ Nhà nước số 316/LTNN- NVĐP ngày
24-6-1999 v/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào Trung
tâm lưu trữ tỉnh.
[8]. Công văn của Cục Lưu trữ Nhà nước số 262/LTNN-NVTƯ ngày12-62001 v/v ban hành Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan
hành chính nhà nứơc trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm lưu
trữ Quốc gia.
[9]. Phạm Xuân Hằng: Về việc vận dụng sử liệu học vào đánh giá giá
trị tài liệu văn kiện chữ viết, Văn thư Lưu trữ số 4/1982.
[10]. Trần Hoàng: Phương pháp lập bản kê tài liệu cần thu vào kho lưu
trữ Bộ, Văn thư Lưu trữ số 1/1974.
[11]. Nguyễn Thị Huệ: Vài kinh nghiệm về xác định vị trí, giá trị của
hoá đơn chứng từ trong chỉnh lý tài liệu các doanh nghiệp sau Luật Thuế giá
trị gia tăng, Lưu trữ Việt Nam số 1/2000.
[12]. Dương Văn Khảm: Nghiên cứu cơ sở khoa học xác định giá trị tài
liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa, Đề tài
mã số 85- 98- 011 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
[13]. Lajos Kormendy: Lưu trữ trong quá trình tư nhân hoá các doanh
nghiệp nhà nước, Phạm Bích Hải dịch, Lưu trữ Việt Nam số 1/2000.
[14] Lệnh của Chủ tịch nước số 03/2001/L- CTN về việc ban hành
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
[15]. Luật Doanh nghiệp số 13/1999/QH10 ngày 12/6/1999 của Quốc
hội khoá 10, Công báo số 29/1999.

[16]. Luật Doanh nghiệp nhà nước số 14/2003/QH11 ngày 26/11/2003
của Quốc hội khoá 11, Công báo số 1/2004.
[17]. Mô hình tổ chức bộ máy cơ quan Tổng công ty (tài liệu lưu hành
nội bộ của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam ), H. 2000.
[18]. Mục lục hồ sơ Tổng công ty Bưu chínhViễn thôngViệt Nam. H.
2004
[19]. Mục lục hồ sơ- Quyển số 1, Tổng công ty Điện lực Việt Nam. H. 2003
[20]. Mục lục hồ sơ, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam. H. 2004
[21]. Mục lục hồ sơ, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. H. 2000
[22]. Nghị định của Chính phủ số 14/CP ngày 27-1-1995 về thành lập
Tổng công ty Điện lực Việt Nam và ban hành Điều lệ của Tổng công ty, Công
báo số 8/1995.


[23]. Nghị định của Chính phủ số 39/CP ngày 27-6-1995 v/v ban hành
Điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty nhà nước, Công báo
số 18/1995.
[24]. Nghị định của Chính phủ số 51-CP ngày 01/8/1995 phê chuẩn Điều lệ Tổ
chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công báo số
1/1996.
[25]. Nghị định của Chính phủ số 67/CP ngày 25/10/1995 v/v phê
chuẩn Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam,
Công báo số 4/1996.
[26]. Nghị định của Chính phủ số 105/2004/NĐ-CP về kiểm toán độc
lập, Công báo số 3/2004.
[27]. Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Công
báo số 9/2004.
[28]. Nghị định của Chính phủ số 153/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 về
tổ chức, quản lý tổng công ty nhà nước và chuyển đổi tổng công ty nhà nước,

công ty nhà nước độc lập theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con, Công báo số
8/2004.
[29]. Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước Cộng hoà nhân dân
Trung Hoa (1980- 1990) (bản dịch của Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu
trữ năm 1997). Bắc Kinh, 1992
[30]. Nguyễn Thị Ngọc: Tìm hiểu một vài vấn đề nộp lưu hồ sơ tài liệu
của các đơn vị vào Phòng lưu trữ Bộ, Văn thư Lưu trữ số 3/1974.
[31]. Vũ Thị Phụng: Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam
và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Văn thư Lưu trữ số 3/2003.
[32]. Vũ Thị Phụng: Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh
doanh vào lưu trữ - Thực trạng và giải pháp, Văn thư Lưu trữ số 5/2004.
[33]. Quyết định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư số 62/2003/QĐ-BKH ngày
27/01/2003 v/v ban hành Chế độ báo cáo thống kê định kỳ doanh nghiệp nhà nước.
[34]. Quyết định của Bộ Lâm nghiệp số 758/TCLĐ ngày 28/10/1995
phê chuẩn và ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Lâm
sản Việt Nam.
[35]. Quyết định của Bộ Tài chính số 832 TC/QĐ/CĐKT ngày
28/10/1997 ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước.
[36]. Quyết định của Bộ Thương mại số 1232/2000/QĐ/BTM ngày
01/9/2000 v/v phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xăng
dầu Việt Nam.


[37]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 224-TTg ngày
17/4/1995 về việc thành lập Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, Công báo số
11/1995.
[38]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 249-TTg ngày
29/4/1995 về việc thành lập Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam,
Công báo số 12/1995.
[39]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 254-TTg ngày

29/4/1995 về việc thành lập Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, Công báo số
12/1995.
[40]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 58/2002/QĐ-TTg ngày
26/4/2002 về ban hành Tiêu chí, danh mục phân loại doanh nghiệp nhà nước
và tổng công ty nhà nước, Công báo số 25/2002.
[41]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 14/2003/QĐ-TTg ngày
20/01/2003 phê duyệt Phương án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà
nước trực thuộc Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam giai đoạn 2003- 2005. Công
báo số 10/2003.
[42]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 219/2003/QĐ-TTg ngày
28/10/2003 về việc phê duyệt Đề án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp
nhà nước thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam đến năm 2005, Công báo số
174/2003.
[43]. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 271/2003/QĐ-TTg ngày
31/12/2003 về việc ban hành Quy chế giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp nhà nước
[44]. Quyết định của Tổng Giám đốc Tổng công ty Điện lực Việt Nam
số 1576 EVN/TCCBLĐ ngày 23/10/1999 về việc ban hành Quy định chức
năng nhiệm vụ các Ban của Tổng công ty.
[45]. Quyết định của Tổng công ty Điện lực Việt Nam số 1904
ĐVN/VP ngày 25/12/1997 về việc ban hành Quy định một số vấn đề về công
tác lưu trữ của Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
[46]. Quyết định của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam số 1360
TCT/TCLĐ/QĐ ngày 12/8/1998 v/v Quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
và định biên của các phòng nghiệp vụ thuộc Tổng công ty.
[47]. Quyết định của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam số 16/TLVNQĐ-TC ngày 06/6/2001 v/v ban hành Quy chế hoạt động của Hội đồng quản
trị Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam.
[48]. Nguyễn Thị Tâm: Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu
biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan
quản lý trung ương, Cục Lưu trữ Nhà nước, 2000.

[49]. Nguyễn Văn Thâm, Orlốpva N.A.: Mấy vấn đề về phương pháp
đánh giá giá trị văn kiện trong lưu trữ học xô viết hiện đại, Văn thư Lưu trữ
số 3+4/1980.
[50]. Nguyễn Văn Thâm: Sử liệu học và lý luận đánh giá văn kiện
trong giai đoạn hiện nay Văn thư Lưu trữ số 3+4/1981.
[51]. Nguyễn Văn Thâm: Vấn đề đánh giá tài liệu lưu trữ ở Việt Nam
trong 20 năm qua và nhiệm vụ cấp thiết hiện nay, Văn thư Lưu trữ số
2+3/1982.
[52]. Nguyễn Văn Thâm: Các nguyên tắc phương pháp luận và phương
pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Văn thư Lưu trữ số 3+4/1985.
[53]. Nguyễn Văn Thâm và nhóm đề tài: Các giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống văn bản và thủ tục điều hành của các doanh nghiệp nhà nước, Học viện
Hành chính Quốc gia, 2002.
[54]. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chung, 1984 của Cơ quan quản
lý Văn thư- Lưu trữ Bang New South Wales (Australia). (bản tiếng Anh).
[55]. Bảng kê tài liệu văn kiện chủ yếu cần thu nộp vào Viện lưu trữ
nhà nước Liên Xô, M.1973 của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô. (bản tiếng Nga).