Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.82 MB, 108 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------
NGUYỄN VĂN TRÌU
XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA
HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ
VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV)
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Hà Nội, 2014
0
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------
NGUYỄN VĂN TRÌU
XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA
HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ
VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV)
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 62.32.03.01
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm
Hà Nội, 2014
1
MỤC LỤC
trang
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 5
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................................. 5
2. Mục tiêu, phạm vi, đối tượng nghiên cứu ....................................................................... 7
3. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................. 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................................................... 8
5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................................ 8
6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................................................................................... 10
7. Bố cục của đề tài ............................................................................................................ 10
CHƢƠNG I: CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU
XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG
CỦA HỆ THỐNG BIDV ................................................................................................. 12
1.1. Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và TLLT của hệ thống BIDV ......... 12
1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV .................................................................................. 12
1.1.2. Khái quát về khối lượng, thành phần và nội dung TLLT hình thành trong hoạt
động của hệ thống BIDV. .................................................................................................. 24
1.2. Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh
nghiệp............................................................................................................................. 29
1.2.1. Giá trị của TLLT doanh nghiệp trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. .......... 29
1.2.2.Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp .... 31
1.2.3. Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra doanh
nghiệp. ................................................................................................................................. 34
1.2.4. Quản lý TLLT góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp. .................................................................................................... 37
1.3. Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động
của hệ thống BIDV ............................................................................................................ 39
1.3.1.Quy trình quản lý TLLT và các nguyên tắc quản lý lưu trữ trong hệ thống BID .39
1.3.2. Áp dụng quy trình quản lý TLLT và hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống
BIDV. .................................................................................................................................. 40
1.3.3. Xây dựng quy trình quản lý TLLT và việc áp dụng ISO trong công tác lưu trữ
BIDV .............................................................................................................................. 42
1.3.4. Xây dựng quy trình quản lý TLLT để giải quyết những hạn chế trong công tác
lưu trữ BIDV. ...................................................................................................................... 43
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT TRONG HỆ
THỐNG BIDV.............................................................................................................. 46
2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ BIDV. ............................................ 46
2.1.1. Thực trạng tổ chức và cán bộ lưu trữ BIDV........................................................... 46
2.1.2. Thực trạng kho lưu trữ BIDV .............................................................................. 48
2.1.3. Công tác ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ BIDV............................. 50
2.2. Tình hình thực hiện nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV ....................... 52
2
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung TLLT ....................................................................... 52
2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ......................................................................................... 55
2.2.3. Công tác bảo quản TLLT ........................................................................................ 57
2.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT .......................................................................... 59
2.2.5. Công tác giao nộp TLLT vào các Lưu trữ lịch sử.................................................. 61
CHƢƠNG III: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ
HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV ...................................................................... 65
3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ trong hệ
thống BIDV............................................................................................................... 65
3.1.1. Văn bản về công tác lưu trữ của BIDV cần sửa đổi, bổ sung ............................... 66
3.1.2. Đề xuất xây dựng và ban hành một số văn quản lý về công tác lưu trữ BIDV ... 68
3.2. Xây dựng mô hình tổ chức nhân sự và tổ chức mạng lưới kho lưu trữ tại các đơn vị
thành viên trong hệ thống BIDV ....................................................................................... 71
3.2.1. Xây dựng mô hình tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ............................ 71
3.2.2. Tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ............................................................................... 76
3.3. Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV ................... 79
3.3.1.Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu ............................................................................ 79
3.3.2. Chỉnh lý tài liệu ........................................................................................................ 83
3.3.3. Tổ chức bảo quản TLLT .......................................................................................... 90
3.3.4. Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT .......................................................................... 94
3.3.5. Báo cáo thống kê công tác lưu trữ .......................................................................... 97
3.3.6. Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị ............................................................ 100
KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 104
PHỤ LỤC
3
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
BIDV: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam
TMCP: Thương mại cổ phần
TLLT: Tài liệu lưu trữ
4
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sự ra đời và phát triển của hệ thống các Ngân hàng tại Việt Nam là một
bước ngoặt của lịch sử đánh dấu sự phát triển chung của đất nước trong lĩnh vực
kinh tế, chính trị, xã hội. Hiện nay ở nước ta, sự phát triển của nền kinh tế kéo
theo đó là hoạt động của các ngân hàng cũng được mở rộng, nhiều ngân hàng lớn
đã xây dựng được một hệ thống các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc trên khắp
các tỉnh/thành phố trong cả nước và ở nước ngoài. Một trong những ngân hàng
lớn nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại ở Việt nam đó là Ngân hàng
Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) (sau đây
gọi là BIDV), được thành lập từ năm 1957 với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng
kiến thiết Việt Nam (1957-1980), sau đó là Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt
Nam (1981-1989), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (199026/04/2012), từ 27/04/2012 đến nay là Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP)
Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Lịch sử xây dựng, trưởng thành của BIDV là một
chặng đường đầy gian nan thử thách nhưng cũng rất đỗi tự hào gắn với từng thời
kỳ lịch sử đấu tranh chống kẻ thù xâm lược và xây dựng đất nước của dân tộc
Việt Nam.
Hiện nay, BIDV có khoảng 140 đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh,
các công ty trực thuộc, hiện diện tại nước ngoài (Lào, Campuchia, Myanmar, CH
Séc…), việc chỉ đạo điều hành bằng văn bản trong các hoạt động của hệ thống
BIDV là rất quan trọng và cần thiết, do đó khối lượng văn bản, tài liệu hình
thành hành năm tại BIDV và các đơn vị thành viên là rất lớn. Trong các kho lưu
trữ của BIDV và các đơn vị thành viên hiện có rất nhiều TLLT có giá trị bao
gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với nội dung đa dạng và phong phú được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Những TLLT này cần được tổ
chức quản lý, thu thập, phân loại, xác định giá trị, bảo quản và phục vụ công tác
khai thác và sử dụng của cán bộ trong hệ thống BIDV cũng như giao nộp vào các
Lưu trữ lịch sử. Nhưng trên thực tế, hiện nay công tác lưu trữ tại BIDV mới
bước đầu được quan tâm thực hiện và còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế và tồn tại.
Trước thực tế như trên, chúng tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng
quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống Ngân
5
hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)” làm đề tài
luận văn cao học với những lý do chính sau:
Một là, công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn kinh
tế lớn, các tổng công ty và các ngân hàng thương mại hiện nay chưa thực sự
được quan tâm và tổ chức thực hiện. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới
công tác thanh tra, kiểm tra của Nhà nước nhằm phát hiện các sai phạm trong
quá trình quản lý và điều hành hoạt động của các đơn vị, từ đó kịp thời ngăn
chặn, xử lý, tránh gây thất thoát lớn cho Nhà nước.
Hai là, BIDV được thành lập từ năm 1957 và hiện nay là một trong những
ngân hàng có hệ thống các đơn vị thành viên lớn nhất ở nước ta. Trong quá trình
hoạt động và phát triển, BIDV đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn và có
giá trị. Tuy vậy, công tác lưu trữ tại BIDV cho đến hiện nay mới bước đầu được
quan tâm và trong quá trình thực hiện còn bộc lộ rất nhiều hạn chế. Cùng với đó,
các hoạt động nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và xây
dựng mô hình tổ chức, nhân sự phụ trách công tác lưu trữ không được thực hiện
hiệu quả. Đây là những nguyên nhân gây khó khăn trong việc thực hiện khoa
học, đồng bộ và thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV.
Ba là, trong thời gian gần đây cùng với việc thực hiện công tác cổ phần
hóa chuyển đổi từ Ngân hàng 100% vốn Nhà nước sang Ngân hàng thương mại
cổ phần, BIDV đã tiến hành xây dựng Kho lưu trữ với diện tích khá lớn và được
trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho việc bảo quản
TLLT có giá trị hình thành trong hoạt động Trụ sở chính và một số đơn vị thành
viên BIDV trên địa bàn lân cận. Điều này cho thấy, Ban lãnh đạo BIDV bước
đầu đã nhận thức được vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối
với hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy, một trong những vấn đề cấp bách hiện
nay đối với công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV là cần đẩy mạnh công tác
nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ, xây dựng
mô hình tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình quản lý
TLLT, nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác lưu trữ và phát
huy giá trị của TLLT của BIDV đối với hoạt động nghiên cứu và các hoạt động
nghiệp vụ khác.
6
2. Mục tiêu, phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu
*Mục tiêu nghiên cứu:
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được những mục tiêu cụ thể sau:
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt
động của hệ thống BIDV.
- Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến tồn tại và hạn chế trong công
tác quản lý TLLT BIDV.
- Xây dựng trình tự tiến hành đối với những công việc cụ thể cần thực
hiện nhằm quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt
động của hệ thống BIDV.
* Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác lưu trữ và quản lý TLLT tại
Trụ sở chính BIDV và một số đơn vị thành viên trên địa bàn lân cận.
* Đối tƣợng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu chính là công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ
liên quan đến công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các đơn vị
trong hệ thống BIDV.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
như sau:
+ Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác – Lenin. Sử dụng phương
pháp này để phân tích lý luận của chủ nghĩa Mác – Lenin với các nguyên tắc,
phương pháp của lưu trữ học.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin
từ nhiều nguồn khác nhau như TLLT, các công trình nghiên cứu khoa học, sách,
báo, tạp chí, internet….sau đó chọn lọc và phân loại những thông tin liên quan
đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin nhằm tìm ra những ưu điểm để kế
thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong
công tác quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV.
+ Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát công
tác lưu trữ trong hệ thống BIDV và các đơn vị trực thuộc để có cái nhìn tổng
quan về thực tiễn công tác quản lý và thực hiện công tác lưu trữ tại đây.
7
+ Phương pháp phỏng vấn: chúng tôi thực hiện phương pháp này đối với
các đơn vị và các cán bộ công nhân viên trong hệ thống của BIDV. Việc phỏng
vấn sẽ tạo điều kiện giúp chúng tôi có thể nắm bắt, trao đổi những vấn đề cụ thể
liên quan đến việc quản lý công tác lưu trữ của cơ quan và lấy ý kiến cho việc
xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của cơ quan một cách
có hiệu quả.
Bên cạnh những phương pháp trên, trong quá trình nghên cứu đề tài, tác
giả còn sử dụng một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh đối chiếu…
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
- Tìm hiểu lịch sử phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của
BIDV qua các văn bản quy định của Ngân hàng Nhà nước và điều lệ hoạt động
của BIDV.
- Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành
trong hoạt động của hệ thống BIDV.
- Nghiên cứu, đánh giá vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong
hoạt động của các doanh nghiệp và sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý
TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV.
- Khảo sát, đánh giá những thực trạng còn tồn tại trong công tác quản lý
TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV.
- Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng còn tồn tại trong
công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV.
- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV xây
dựng, đề xuất những công việc cần thực hiện nhằm quản lý hiệu quả TLLT hình
thành trong hệ thống BIDV và nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ BIDV.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong những năm vừa qua, ngành lưu trữ ở Việt Nam đã có rất nhiều
những công trình khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ được thực hiện một
cách công phu và có đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn
công tác lưu trữ. Đây là những đề tài nghiên cứu có thể coi như là kim chỉ nam
cho những cán bộ làm công tác lưu trữ vận dụng vào quá trình tổ chức và thực
hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức một cách có hiệu quả. Một số đề tài
8
lớn như: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do
PGS. Vương Đình Quyền là chủ trì, hay đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức công
quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ” do PGS.TS. Dương Văn Khảm
chủ trì. Ngoài ra còn có một số đề tài khác như Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ
thống tổ chức lưu trữ nhà nước” của Trần Thanh Tùng. Điều này cho thấy, hoạt
động nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm và thực
hiện mang tính chuyên sâu cao, phục vụ cho công tác lưu trữ được thực hiện có
hiệu quả.
Hiện nay đối với ngành lưu trữ ở Việt Nam, hoạt động quản lý công tác lưu
trữ tại các doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế, các ngân hàng thương mại đang là
một trong những vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu và thực hiện. Đối với
việc nghiên cứu hoạt động quản lý về công tác lưu trữ tại các Ngân hàng, đây
không phải là một hướng nghiên cứu hoàn toàn mới, tuy nhiên những đề tài
trước đây về vấn đề này chưa nhiều. Một số đề tài liên quan đến công tác lưu trữ
tại các ngân hàng như: Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ ở Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam, Thực trạng và giải pháp” của Phan Thị Thúy Hà; Luận văn
Thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu
trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam” của Nguyễn Thị Trang
Nhung. Những đề tài này mới chỉ thực hiện công tác khảo sát về thực trạng công
tác lưu trữ tại Ngân hàng Nhà nước và xây dựng văn bản phục vụ cho quá trình
thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Từ những nghiên cứu, khảo sát thực tế một số đề tài nghiên cứu khoa học
đã nêu ở phần trên chúng tôi nhận thấy các đề tài về công tác lưu trữ tại các
Ngân hàng được nghiên cứu trước đây chưa thực sự đi sâu vào nghiên cứu, xây
dựng các giải pháp quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các hệ thống
Ngân hàng thương mại để thực hiện một cách khoa học, tập trung và thống nhất
công tác lưu trữ trong toàn hệ thống của các Ngân hàng. Bên cạnh đó, các đề tài
trước đây về công tác lưu trữ tại Ngân hàng chủ yếu nghiên cứu về công tác lưu
trữ tại ngân hàng Nhà nước, đơn vị quản lý Nhà nước về ngành ngân hàng.
Trong khi đó BIDV là một ngân hàng thương mại lớn với chức năng chính là
trực tiếp kinh doanh và thực hiện các nghiệp vụ tài chính ngân hàng, có hệ thống
các chi nhánh và đơn vị trực thuộc trên tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước.
9
Chính vì vậy, đề tài của chúng tôi không trùng lặp với nội dung của các đề tài
nghiên cứu trước.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này chúng tôi dựa vào một số nguồn tài liệu sau:
- Các giáo trình, sách, tập bài giảng, các văn bản quy định, hướng dẫn của
Nhà nước về công tác lưu trữ.
- Các công trình nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo khoa học ngành lưu trữ và
ngành ngân hàng, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành về công tác lưu trữ.
- Những văn bản quy định, hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước về việc tổ
chức quản lý công tác lưu trữ, tài liệu tại các Ngân hàng và các văn bản quy
định, báo cáo của BIDV về công tác lưu trữ của cơ quan.
- Thông tin và tài liệu trên mạng internet và intranet như trang web
http://10.53.3.49/BIDV-vt/, />7. Bố cục của đề tài
Bố cục của đề tài như sau: Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ
lục, nội dung của Luận văn được chia làm 3 chương, bao gồm:
Chƣơng 1. Cơ sở khoa học và pháp lý của việc nghiên cứu xây dựng
quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV.
Nội dung chính bao gồm:
1.1. Tổng quan về hệ thống và TLLT hình thành từ hoạt động của BIDV
1.2. Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các
doanh nghiệp.
1.3. Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành
trong hoạt động của hệ thống BIDV
Chƣơng 2. Thực trạng công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV.
Nội dung chính bao gồm:
2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV
2.2. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT trong
hệ thống BIDV
Chƣơng 3. Xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động
của hệ thống BIDV.
Nội dung chính bao gồm:
10
3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ
trong hệ thống BIDV
3.2. Xây dựng mô hình tổ chức nhân sự và tổ chức mạng lưới kho lưu trữ
tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV
3.3. Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV
Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ
trong hệ thống BIDV, đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, được tổ
chức thực hiện một cách thống nhất và khoa học tại tất cả các đơn vị trong hệ
thống BIDV. Trong các giải pháp đó, việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện các
nghiệp vụ trong quy trình quản lý TLLT hình thành trong hệ thống BIDV có thể
coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Trong đề tài,
chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề xuất
những công viêc cụ thể và trình tự các bước thực hiện để có thể quản lý, kiểm
soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV,
chúng tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên
cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ quan tổ chức để
có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế tại cơ quan.
Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo tại
Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội và đặc biệt là PGS.TS. Dương Văn Khảm,
Nguyên Cục trưởng Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước – Chủ tịch Trung ương Hội
Văn thư Lưu trữ Việt Nam - Giảng viên hướng dẫn khoa học, cùng các đồng
nghiệp tại Văn phòng trụ sở chính BIDV đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thực
hiện luận văn này.
Học viên
(ký và ghi rõ họ tên)
Nguyễn Văn Trìu
11
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY
DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ
HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV
1.1. Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và TLLT của hệ
thống BIDV
1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV
1.1.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển BIDV
Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam
(BIDV) mà tiền thân là Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam là một trong những
ngân hàng được thành lập sớm nhất ở Việt Nam (24/06/1957). Từ khi thành lập
cho đến hiện nay, BIDV đã trải qua nhiều lần thay đổi về tên gọi cũng như cơ
cấu tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức để phù hợp với
thực tiễn xã hội cụ thể như sau:
- Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26 tháng 4 năm 1957
- Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24 tháng 6 năm 1981
- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14 tháng 11 năm 1990
- Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày
27 tháng 04 năm 2012
Đến nay, sau một quá trình dài hơn 57 năm xây dựng và trưởng thành,
BIDV đã phát triển và trở thành một trong những ngân hàng lớn nhất ở Việt
Nam với mạng lưới hệ thống các đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh, các
Văn phòng đại diện và các công ty liên doanh góp vốn rộng lớn phân bổ trên
khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước và trên một số nước lân cận như: Lào,
Campuchia, Myanmar và hiện nay có cả các đơn vị có trụ sở tại Châu Âu như
Nga và Cộng Hòa Séc. Nhìn lại chặng đường xây dựng và phát triển, có thể thấy
được quá trình phát triển của hệ thống BIDV qua các giai đoạn của lịch sử quan
trọng của nước ta. Và cũng qua đó chúng ta nhận thấy sự đóng góp của hệ thống
12
BIDV vào quá trình xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị và xã hội của đất
nước là vô cùng to lớn.
a. Thời kỳ Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (1957 – 1981)
BIDV được thành lập ngày 26 tháng 04 năm 1957 với tên gọi Ngân hàng
Kiến thiết Việt Nam, đây là ngân hàng thứ hai ra đời trong hệ thống ngân hàng
của Nhà nước Việt Nam, nhưng cũng là ngân hàng chuyên doanh đầu tiên được
thành lập sau Ngân hàng Quốc Gia Việt Nam (thành lập năm 1951).
Sự ra đời của Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam chính là do nhu cầu phát
triển của cách mạng Việt Nam sau khi hoàn thành, thắng lợi cuộc kháng chiến
thần thánh chống cuộc xâm lược trở lại của thực dân Pháp trên một nửa đất nước
được hoàn toàn giải phóng đã đặt ra một mục tiêu chiến lược lâu dài. Đó là mục
tiêu xây dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa làm hậu thuẫn cho việc tiếp tục hoàn
thành mục tiêu giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước diễn ra gần hai thập
kỷ (1957 – 1975) và công cuộc xây dựng Tổ quốc Việt Nam thống nhất mở ra từ
năm 1976 đến nay và trong tương lai.
Tự thân tên gọi Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam đã nói lên mục tiêu trên.
Sau chín năm kháng chiến và hai năm khôi phục kinh tế, yêu cầu xây dựng một
nền kinh tế phát triển và cải tạo kinh tế (1958 – 1960) Ngân hàng Kiến Thiết
Việt Nam ra đời trước hết để đáp ứng yêu cầu lịch sử đó và được thể hiện chủ
yếu và chức năng “Cần thiết phải thành lập các cơ quan cấp phát kiến thiết cơ
bản, để đảm bảo việc kiến thiết cơ bản được nhanh chóng và tiết kiệm” trích lời
kết luận của Bộ trưởng Bộ Tài chính Lê Văn Hiến khi chuẩn bị cho sự ra đời của
Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam. Và “tấm giấy khai sinh” đã được ban hành vào
ngày 26 tháng 4 năm 1957 dưới hình thức là Nghị định số 117/TTg của Thủ
tướng Chính Phủ.
Ngay từ khi ra đời, Ngân hàng Kiến thiết có nhiệm vụ là cơ quan chuyên
trách việc cấp phát kịp thời vốn kiến thiết theo kế hoạch và dự toán của Nhà
nước; kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vốn và hoạt động công tác nghiệp vụ
kiến thiết cơ bản; kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vốn và hoạt động công tác
nghiệp vụ kiến thiết…với chức năng, nhiệm vụ quan trọng đó, sự ra đời của
13
Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam được kỳ vọng là sẽ góp phần to lớn vào công
cuộc kiến thiết, xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và chi viện kịp thời, hiệu
quả cho cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước của nhân dân ta ở miền Nam.
Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cùng với
các ngành kinh tế khác, Ngân hàng Kiến thiết có nhiệm vụ to lớn là tham gia
đánh giá tài sản, tiếp quản các cơ sở kinh tế của các tỉnh miền Nam; mở rộng
mạng lưới của Ngân hàng trên phạm vi toàn quốc; đổi mới tổ chức và phương
thức hoạt động, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ đáo ứng yêu cầu tình hình
mới.
b. Thời kỳ Ngân hàng Đầu tƣ và Xây dựng Việt Nam (1981 – 1990)
Để thực hiện chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước sau khi đất nước
được hoàn toàn độc lập và đảm bảo sự phù hợp với giai đoạn mới và phát triển
kinh tế đất nước, Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam đã trải qua những thay đổi to
lớn, có tính bước ngoặt như việc chuyển Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ trực
thuộc Bộ tài chính sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và đổi tên
thành Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981). Theo đó, Ngân hàng
Đầu tư và Xây dựng Việt Nam là ngân hàng chuyên doanh, hoạt động về cấp
phát, tín dụng, thanh toán và dịch vụ trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, có
tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp phát vốn hoạt động ban đầu, hạch
toán kinh doanh từ cơ sở và toàn hệ thống.
Sau khi chuyển sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, nhiệm vụ
chủ yếu của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam vẫn là tổ chức cung ứng
vốn cho lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển
kinh tế theo các kế hoạch 5 năm và hàng năm. Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng
Việt Nam mở rộng hơn về nguồn vốn, phương thức và đối tượng. Nhờ những
thay đổi to lớn đó, trong giai đoạn 1981 – 1990, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng
Việt Nam đã tổ chức được một mạng lưới rộng khắp trong cả nước, hoạt động
trong lĩnh vực cấp phát vốn; kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ, chính sách
của Nhà nước về xây dựng cơ bản. Vai trò của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng
Việt Nam thời kỳ này rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế đất nước.
14
Việc ra đời Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam có ý nghĩa quan
trọng trong việc cải tiến các phương pháp cung ứng và quản lý vốn đầu tư cơ
bản, nâng cao vai trò tín dụng phù hợp với khối lượng vốn đầu tư cơ bản tăng lên
và nhu cầu xây dựng phát triển rộng rãi. Chỉ sau một thời gian ngắn, Ngân hàng
Đầu tư và Xây dựng đã nhanh chóng ổn định công tác tổ chức từ trung ương đến
cơ sở, đảm bảo các hoạt động cấp phát và tín dụng đầu tư cơ bản không bị ách
tắc. Các quan hệ tín dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản được mở rộng, vai trò
tín dụng được nâng cao. Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng đảm bảo cung ứng vốn
lưu động cho các tổ chức xây lắp, khuyến khích các đơn vị xây lắp đẩy nhanh
tiến độ xây dựng, cải tiến kỹ thuật, mở rộng năng lực sản xuất, tăng cường chế
độ hạch toán kinh tế.
Trong khoảng từ 1981- 1990, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam đã
từng bước vượt qua khó khăn, hoàn thiện các cơ chế nghiệp vụ, tiếp tục khẳng
định để đứng vững và phát triển. Đây cũng là thời kỳ ngân hàng đã có bước
chuyển mình theo định hướng của sự nghiệp đổi mới của cả nước nói chung và
ngành ngân hàng nói riêng, từng bước trở thành một trong các ngân hàng chuyên
doanh hàng đầu trong nền kinh tế. Những đóng góp của Ngân hàng Đầu tư và
Xây dựng Việt Nam thời kỳ này lớn hơn trước gấp bội cả về tổng nguồn vốn cấp
phát, tổng nguồn vốn cho vay và tổng số tài sản cố định đã hình thành trong nền
kinh tế .
Thời kỳ này đã hình thành và đưa vào hoạt động hàng loạt những công
trình to lớn có “ý nghĩa thế kỷ” của đất nước, cả trong lĩnh vực sản xuất lẫn trong
lĩnh vực sự nghiệp và phúc lợi như: công trình thủy điện Sông Đà, cầu Thăng
Long, cầu Chương Dương, cảng Chùa Vẽ, nhà máy xi măng Hoàng Thạch, nhà
máy xi măng Bỉm Sơn, nhà máy đóng tàu Hạ Long,...
c. Thời kỳ Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (1990 - 2012)
Từ năm 1990 đến 26 tháng 04 năm 2012, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng
Việt Nam bước sang một giai đoạn mới, vươn lên đổi mới mạnh mẽ, nhất là từ
khi Nhà nước ban hành hai Pháp lệnh về Ngân hàng, đó là: Pháp lệnh Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam và Pháp lệnh ngân hàng, hợp tác xã tín dụng và công ty tài
15
chính. Hai Pháp lệnh này là cơ sở pháp lý quan trọng mở đường cho sự chuyển
đổi mạnh mẽ của hệ thống Ngân hàng nói chung và của Ngân hàng Đầu tư và
Xây dựng Việt Nam nói riêng.
Đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới, ngày 14 tháng 11 năm 1990, chủ tịch
Hội đồng Bộ trưởng ra Quyết định về việc chuyển Ngân hàng Đầu tư và Xây
dựng Việt Nam thành Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Từ đây, Ngân
hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trở thành một pháp nhân hạch toán độc lập,
được tự chủ về tài chính, được xác định là một doanh nghiệp nhà nước có quyền
huy động vốn trong nước và ngoài nước, được quan hệ với khách hàng thuộc
mọi thành phần kinh tế.
Từ năm 1990, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã thược hiện
thành công thử nghiệm quan trọng của nhà nước ta đó là xóa bỏ bao cấp trong
đầu tư xây dựng cơ bản, thực hiện cơ chế cho vay có thu hồi vốn đối với các
công trình, dự án sản xuất, kinh doanh, đồng thời áp dụng thành công nhiều hình
thức huy động vốn mới trong dân cư để cho vay lại đối với nền kinh tế. Đặc biệt,
từ năm 1995, sau khi chuyển giao nhiệm vụ cấp phát vốn sang Tổng cục Đầu tư
phát triển trực thuộc Bộ Tài chính để bước vào hoạt động thương mại thực sự,
Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã trở thành ngân hàng đi tiên phong
trong việc chuẩn hóa và hướng dần hoạt động theo thông lệ, xây dựng hệ thống
quản lý chất lượng, hệ thống xếp hạng tín nhiệm tín dụng nội bộ và hệ thống
công nghệ thông tin theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Ngân hàng Đầu tư và
Phát triển Việt Nam cũng là ngân hàng đi đầu trong việc thực hiện liên doanh,
liên kết và đầu tư ra nước ngoài, thực hiện nhiệm vụ kết nối với các nền kinh tế,
trong đó ưu tiên hai thị trường Lào và Campuchia, vừa thúc đẩy nền kinh tế các
nước trong khu vực cùng phát triển, vừa góp phần thắt chặt mối quan hệ đoàn
kết hữu nghị truyền thống với các nước láng giềng.
Tiếp tục thực hiện nội dung Đề án Hỗ trợ kỹ thuật do Ngân hàng thế giới
tài trợ nhằm chuyển đổi mô hình tổ chức hoạt động giai đoạn 2007 – 2010, năm
2008, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã thực hiện cơ cấu lại toàn
diện, sâu sắc trên tất cả các mặt hoạt động của khối ngân hàng. Từ tháng 9/2008,
16
BIDV đã chính thức vận hành mô hình tổ chức mới tại Trụ sở chính và từ tháng
10/2008 bắt đầu triển khai tại chi nhánh. Theo đó, Trụ sở chính được phân tách
theo 7 khối chức năng: Khối ngân hàng bán buôn; Khối ngân hàng bán lẻ và
mạng lưới; Khối vốn và kinh doanh vốn; Khối quản lý rủi ro; Khối tác nghiệp;
Khối Tài chính kế toán và Khối hỗ trợ. Tại các chi nhánh được sắp xếp thành 5
khối: Khối quan hệ khách hàng; Khối quản lý rủi ro; Khối tác nghiệp; Khối quản
lý nội bộ và Khối trực thuộc. Mô hình tổ chức mới được vận hành tốt là nền tảng
quan trọng để BIDV tiến tới trở thành một ngân hàng bán lẻ hiện đại.
Từ một Ngân hàng nhỏ bé với 11 chi nhánh và 200 cán bộ, chỉ làm nhiệm
vụ cấp phát và giám đốc vốn đơn thuần khi mới thành lập, trải qua nhiều giai
đoạn phát triển thăng trầm, cho đến năm 2012 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển
Việt Nam đã xây dựng được một hệ thống mạng lưới các chi nhánh ở tất cả các
tỉnh, thành phố trong cả nước. Một trong những thành công có tính quyết định
đến hoạt động hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trong giai
đoạn này là: củng cố và phát triển mô hình tổ chức của hệ thống, hình thành và
phân định rõ khối ngân hàng, khối công ty trực thuộc, khối đơn vị sự nghiệp,
khối liên doanh, làm tiền đề quan trọng cho việc xây dựng đề án cổ phần hoá.
d. Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (Từ 27/04/2012
đến nay)
Cùng với quá trình cơ cấu lại mô hình tổ chức, công tác quản lý hệ thống
cũng đã liên tục được củng cố, tăng cường, phù hợp với mô hình tổ chức và yêu
cầu phát triển mới. Ngân hàng Đầu tư và Phát triển đã xây dựng và hoàn thiện kế
hoạch phát triển thể chế, ban hành cơ bản đầy đủ hệ thống văn bản nghiệp vụ,
tạo dựng khung pháp lý đồng bộ cho hoạt động ngân hàng theo luật pháp, phù
hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Tính đến 26 tháng 4 năm 2012, Ngân
hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, tiền thân là Ngân hàng Kiến thiết Việt
Nam, tròn 55 năm xây dựng và phát triển. Đây cũng là thời điểm đánh dấu mốc
quan trọng đó là thực hiện thành công cổ phần hóa (IPO), Ngân hàng Đầu tư và
Phát triển Việt Nam chính thức đổi tên thành Ngân hàng Thương mại cổ phần
Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh tế trong
nước và trên thế giới đang trong tình trạng khủng hoảng trầm trọng, đứng trước
17
những khó khăn như vậy Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam vẫn
đang từng bước xây dựng và củng cố thương hiệu ở trong và ngoài nước. Hiện
nay, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực sự đã trở thành một
ngân hàng thương mại lớn nhất ở Việt Nam với mạng lưới gồm 127 chi nhánh và
trên 551 điểm mạng lưới, 1.300 ATM/POS tại 63 tỉnh/thành phố trên toàn quốc.
Mạng lưới phi ngân hàng với một số đơn vị thành viên như: Công ty cổ phần
chứng khoán BIDV (BSC), Công ty Cho thuê tài chính BIDV, Tổng công ty bảo
hiểm BIDV (BIC) với 20 chi nhánh trong nước và 2 đơn vị liên doanh với nước
ngoài tại lào và Campuchia…; Hiện diện thương mại tại nước ngoài: Lào,
Campuchia, Myanmar, Nga, Séc...; Các đơn vị liên doanh với nước ngoài: Ngân
hàng Liên doanh VID-Public (đối tác Malaysia), Ngân hàng Liên doanh Lào Việt (với đối tác Lào) Ngân hàng Liên doanh Việt Nga - VRB (với đối tác Nga),
Công ty Liên doanh Tháp BIDV (đối tác Singapore), Liên doanh quản lý đầu tư
BIDV - Việt Nam Partners (đối tác Mỹ).
1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
a. Chức năng, nhiệm vụ
BIDV là một ngân hàng lớn, với mạng lưới các chi nhánh và các đơn vị
liên doanh, góp vốn rộng khắp trong cả nước và ở nước ngoài. Chính vì vậy, các
hoạt động của BIDV rất đa dạng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong
đời sống kinh tế xã hội. Ngoài những hoạt động chính liên quan đến lĩnh vực tài
chính Ngân hàng, hoạt động của hệ thống của BIDV còn liên quan đến các lĩnh
vực khác như bảo hiểm, cho thuê tài chính, đầu tư vào các công trình trọng điểm
ở trong nước và một số nước trong khu vực như Myanmar, Campuchia, Lào…
Căn cứ Điều lệ Ngân hàng BIDV ban hành ngày 26/04/2013, có thể khái quát
một số hoạt động kinh doanh chính thuộc chức năng và nhiệm vụ hoạt động của
Ngân hàng BIDV và các đơn vị thành viên hiện nay như sau:
* Hoạt động huy động vốn
- BIDV huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng
đồng Việt Nam, ngoại tệ và các công cụ tài chính khách theo quy định của Pháp
luật dưới các hình thức sau:
18
+ Nhận tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm cá
nhân và các loại tiền gửi khác;
+ Phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu và các loại
giấy tờ các giá khác để huy động vốn trong nước và nước ngoài;
+ Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn;
+ Các hình thức huy động vốn khác không trái quy định của Pháp luật.
* Hoạt động tín dụng
- BIDV cấp tín dụng cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng đồng
Việt Nam, ngoại tệ theo quy định của Pháp luật dưới hình thức sau:
+ Cho vay;
+ Bảo lãnh ngân hàng;
+ Chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng và các giấy tờ có giá
khác;
+ Bao thanh toán trong nước, bao thanh toán quốc tế với các ngân hàng
được thực hiện thanh toán quốc tế;
+ Phát hành thẻ tín dụng;
+ Các hình thức cấp tín dụng khác sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp
thuận.
* Dịch vụ thanh toán và Ngân quỹ
- Mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước;
- Mở tài khoản thanh toán tại tổ chức tín dụng khác;
- Mở tài khoản tiền gửi và tài khoản thanh toán ở nước ngoài theo quy định
của pháp luật về ngoại hối;
- Mở tài khoản thanh toán cho khách hàng;
- Cung ứng các phương tiện thanh toán;
- Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước bao gồm séc, lệch chi, ủy
nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ ngân hàng trừ thẻ tín dụng;
- Thực hiện dịch vụ thu hộ và chi hộ;
- Thực hiện dịch vụ thanh toán quốc tế và các dịch vụ thanh toán khác khi
được ngân hàng Nhà nước chấp thuận;
19
- Tổ chức hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống thanh toán
trong nước và ngoài nước; tham gia các hệ thống thanh toán quốc tế khi được
Ngân hàng Nhà nước Chấp thuận.
* Các hoạt động kinh doanh và dịch vụ ngân hàng thương mại khác
- Tham gia thị trường tiền tệ: Đấu thầu tín phiếu kho bạc, mua bán công cụ
chuyển nhượng, trái phiếu chính phủ, tín phiếu kho Bạc, tín phiếu Ngân hàng
Nhà nước và các giấy tờ có giá khác trên thị trường tiều tệ;
- Kinh doanh, cung ứng dịch vụ ngoại hối và sản phẩm phái sinh về tỷ giá,
lãi suất, ngoại hối, tiền tệ và tài sản tài chính khác sau khi được Ngân hàng Nhà
nước chấp thuận bằng văn bản;
- Được quyền ủy thác, nhận ủy thác, làm đại lý trong các lĩnh vực liên quan
đến các hoạt động Ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm, quản lý tài sản theo quy
định của Ngân hàng Nhà nước;
- Cung ứng dịch vụ quản lý tiền mặt, tư vấn ngân hàng, tài chính; các dịch
vụ quản lý, bảo quản tài sản, cho thuê tủ, két an toàn;
- Cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp, tư vấn mua, bán, hợp
nhất, sáp nhập doanh nghiệp và tư vấn đầu tư;
- Mua, bán trái phiếu chính phủ, trái phiếu doanh nghiệp;
- Cung cấp các dịch vụ môi giới tiền tệ;
- Lưu ký chứng khoán, kinh doanh vàng và các hoạt động kinh doanh khác
liên quan đến hoạt động ngân hàng sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp
thuận;
- Các hoạt động khác theo quy định của Pháp Luật.
* Hoạt động kinh doanh bảo hiểm
- BIDV thực hiện cung ứng dịch vụ bảo hiểm sau đây dưới hình thức thành
lập công ty con, công ty liên kết hoặc làm đại lý cho các công ty bảo hiểm theo
quy định của Pháp luật:
+ Bảo hiểm nhân thọ;
+ Bảo hiểm phi nhân thọ;
+ Tái bảo hiểm;
20
+ Các dịch vụ bảo hiểm khác theo quy định của Pháp luật.
Bên cạnh những hoạt động chính liên quan đến tài chính, ngân hàng và
lĩnh vực bảo hiểm như đã nêu ở trên, BIDV còn thực hiện những hoạt động kinh
doanh khác theo quy định của pháp luật.
b. Cơ cấu tổ chức
BIDV là một ngân hàng có quy mô hệ thống mạng lưới khá lớn với chức
năng, nhiệm vụ khá đa dạng và phong phú. Chính vì vậy, bộ máy quản lý trong
hệ thống BIDV được tổ chức khá phức tạp với sự phân cấp giữa các đơn vị. Để
có thể hiểu rõ về cơ cấu tổ chức của hệ thống BIDV căn cứ theo Điều lệ Ngân
hàng BIDV ban hành ngày 26/04/2013 và Nghị quyết số 1211/NQ-HĐQT của
Hội đồng quản trị BIDV ban hành ngày 29/07/2013 về việc điều chỉnh mô hình,
chức năng nhiệm vụ của BIDV ta có thể phân chia ra các loại cơ cấu tổ chức
bao gồm: Cơ cấu tổ chức quản lý, Cơ cấu tổ chức trụ sở chính, cơ cấu tổ chức
các chi nhánh. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phụ lục 01)
- Cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm:
+ Đại hội đồng Cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của BIDV, bao
gồm tất cả các Cổ đông có quyền biểu quyết, hoạt động thông qua cuộc họp Đại
hội đồng Cổ đông thường niên, Đại hội cổ đông bất thường và thông qua việc
lấy ý kiến bằng văn bản.
+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị BIDV, có toàn quyền nhân danh
BIDV để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của BIDV không thuộc
thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông.
+ Ban kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, thay mặt
các Cổ đông để kiểm soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan và trung thực
mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành BIDV, thực trạng tài chính của
BIDV và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng Cổ đông trong thực hiện nhiệm vụ
được giao.
+ Tổng Giám đốc: Là người điều hành hoạt động hàng ngày của BIDV, do
Hội động quản trị bổ nhiệm trong số các thành viên của Hội đồng quản trị và
chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản
trị, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động hàng ngày của BIDV và về việc
21
thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Tổng giám đốc không được đồng
thời là Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Cơ cấu tổ chức các đơn vị của hệ thống BIDV bao gồm:
- Cơ cấu tổ chức Trụ sở chính:
* Các đơn vị trực thuộc Hội đồng Quản trị:
- Các Ủy ban giúp việc Hội đồng quản trị
- Ban Kiểm tra và giám sát
- Ban Thư ký Hội đồng quản trị
- Trung tâm Nghiên cứu.
* Các đơn vị trực thuộc Ban điều hành
+ Khối Ngân hàng bán buôn:
- Ban Định chế tài chính
- Ban Khách hàng doanh nghiệp
- Ban Phát triển sản phẩm bán buôn.
+ Khối Ngân hàng bán lẻ:
- Ban Phát triển ngân hàng bán lẻ
- Trung tâm Chăm sóc khách hàng
- Trung tâm Thẻ.
+ Khối Kinh doanh vốn và tiền tệ:
- Ban Kinh doanh vốn và tiền tệ.
+ Khối Quản lý rủi ro:
- Ban Quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp
- Ban Quản lý rủi ro tín dụng
- Ban Quản lý tín dụng.
+ Khối Tài chính kế toán:
- Ban Kế toán
- Ban Tài chính
- Ban Thông tin quản lý và Hỗ trợ ALCO.
+ Khối Tác nghiệp:
- Trung tâm Dịch vụ khách hàng
- Trung tâm Quản lý và dịch vụ kho quỹ
- Trung tâm Tác nghiệp tài trợ thương mại
22
- Trung tâm Thanh toán.
+ Khối Đầu tƣ:
- Ban Quản lý đầu tư.
+ Khối Hỗ trợ:
- Ban Công nghệ
- Ban Kế hoạch chiến lược
- Ban Pháp chế
- Ban Quản lý dự án khu vực phía Bắc
- Ban Quản lý dự án khu vực phía Nam
- Ban Quản lý tài sản nội ngành
- Ban Thương hiệu và quan hệ công chúng
- Ban Tổ chức cán bộ
- Văn phòng
- Văn phòng Công đoàn
- Văn phòng Đảng ủy.
- Cơ cấu tổ chức các chi nhánh
+ Khối Quản lý khách hàng:
- Các Phòng Khách hàng doanh nghiệp, trong đó bao gồm Tổ Tài trợ
thương mại trực thuộc Phòng Khách hàng doanh nghiệp.
- Các Phòng Khách hàng cá nhân.
+ Khối Quản lý rủi ro:
- Các Phòng Quản lý rủi ro.
+ Khối Tác nghiệp:
- Phòng Quản trị tín dụng, trong đó bao gồm Tổ Quản lý thông tin khách
hàng trực thuộc Phòng Quản trị tín dụng.
- Các Phòng Giao dịch khách hàng doanh nghiệp
- Các Phòng Giao dịch khách hàng cá nhân
- Phòng/Tổ Quản lý và dịch vụ kho quỹ.
+ Khối Quản lý nội bộ:
- Phòng Kế hoạch - Tổng hợp
- Tổ Điện toán
23
- Phòng Tài chính - Kế toán
- Phòng Tổ chức - Nhân sự
- Văn phòng.
+ Khối trực thuộc:
- Các Phòng Giao dịch
- Các Quỹ Tiết kiệm.
1.1.2. Khái quát về khối lƣợng, thành phần và nội dung TLLT hình
thành trong hoạt động của hệ thống BIDV.
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) là một ngân
hàng lớn trong hệ thống ngân hàng thương mại ở Việt Nam, với bề dày lịch sử
cũng như hoạt động, BIDV đã xây dựng lên một hệ thống mạng lưới các chi
nhánh và các đơn vị thành viên với các hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành,
đa lĩnh vực trên quy mô toàn quốc. Do vậy tài liệu sản sinh trong hoạt động của
Ngân hàng không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung.
Cụ thể như sau:
1.1.2.1. Khối lượng tài liệu:
Theo khảo sát của Trung tâm lưu trữ quốc gia III năm 2011, tại kho lưu trữ
Trụ sở chính BIDV hiện có khối lượng khoảng hơn 1000 m giá tài liệu. Đây là
khối lượng tài liệu hình thành từ quá trình hoạt động của Ngân hàng từ khi thành
lập (năm 1957) tới thời điểm khảo sát. Bên cạnh đó, hiện có một khối lượng tài
liệu khá lớn đang được lưu trữ tại các Ban, trung tâm nghiệp vụ trực thuộc trụ sở
chính và các đơn vị thành viên ở trong nước và ở nước ngoài. Những tài liệu này
phần lớn không được phân loại, chỉnh lý và được đóng gói trong các thùng bằng
tôn để thực hiện bảo quản.
1.1.2.2. Thành phần tài liệu:
Là một Ngân hàng có hoạt động đa dạng liên quan tới nhiều lĩnh vực trong
đời sống xã hội như: tín dụng, bảo hiểm, xây dựng cơ bản, đầu tư tài
chính...Chính vì vậy TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV cũng
có thành phần khá đa dạng và phong phú với nhiều thành tài liệu khác bao gồm:
24
