sáng kiến tập hợp, hệ thống hóa văn bản (văn bản điện tử) phục vụ cho việc nghiên cứu để tham mưu, đề xuất lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÃ VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO
TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN

- Tên sáng kiến: Tập hợp, hệ thống hóa văn bản (văn bản điện tử) phục vụ
cho việc nghiên cứu để tham mưu, đề xuất lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành và
giải quyết công việc.
- Tên cá nhân thực hiện: Trần Văn Hòa.
- Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ năm 2013.
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về việc ban
hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2013 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

1


Hiện nay, số lượng văn bản của các cơ quan có thẩm quyền ban hành trên
các lĩnh vực ngày càng nhiều và thường xuyên sửa đổi, bổ sung, ban hành mới để
thay thế những văn bản lỗi thời không còn phù hợp, đòi hỏi người tham mưu giúp
việc phải kịp thời nghiên cứu, nắm bắt thông tin, lưu trữ văn bản có hệ thống, dễ
tiếp cận nhằm phục vụ cho việc tham mưu, đề xuất lãnh đạo trong quá trình chỉ
đạo, điều hành và giải quyết công việc được kịp thời, chính xác, đúng quy định
của pháp luật.
Tuy nhiên, dù sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu tốt thế nào, khi cần tra cứu,

nghiên cứu cũng rất khó khăn, do phải tìm kiếm mất thời gian, công sức. Mặt
khác, nếu đi công tác xa cùng lãnh đạo phải mang theo các văn bản nguồn, tài
liệu có liên quan bằng giấy thì rất cồng kềnh; còn sử dụng internet để tra cứu thì
phải mất nhiều thời gian do tìm kiếm, nếu mạng kết nối không tốt sẽ không tra
cứu được. Do đó, việc tạo dữ liệu lưu trữ bằng văn bản điện tử và lưu trong USB
hoặc trong máy tính xách tay là vấn đề rất cần thiết, nhằm nâng chất lượng, hiệu
quả tham mưu, đề xuất và giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu cải cách hành
chính, cải cách chế độ công vụ, công chức của Đảng và Nhà nước đang đặt ra.
2. Phạm vi triển khai thực hiện: Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Mô tả sáng kiến:
Bước 1: Cập nhật các văn bản do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành, đặc
biệt là các văn bản có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực được phân công theo dõi,
2


phụ trách; văn bản do Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành lưu thành 03 thư mục văn bản điện tử.
- Thư mục 1: Bộ Luật, Luật và Pháp lệnh.
- Thư mục 2: Văn bản do Trung ương ban hành.
- Thư mục 3: Văn bản do địa phương ban hành.
Bước 2: Tạo các thư mục con của Thư mục 1, 2, 3:
- Tạo thư mục Bộ Luật, Luật và Pháp lệnh (mỗi năm có một thư mục riêng).
- Tạo thư mục văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, văn bản liên
tịch, Thông tư, Quyết định của Bộ trưởng. Khi tạo các thư mục con và lưu trữ các
văn bản điện tử phải đặt tên ngắn gọn gắn với năm ban hành để tiện cho việc tra
cứu.
- Tạo thư mục văn bản của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo từng năm.
Riêng văn bản do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hàng năm có số

lượng khá lớn, nên tạo thêm các thư mục con trong năm và phân ra các loại như:
công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, quyết định,... của từng tháng để dễ tìm
kiếm, tra cứu (chủ yếu lưu trữ những văn bản mang tính chất chỉ đạo, tổ chức
thực hiện lâu dài).
Bước 3: Hàng năm căn cứ vào các văn bản của Bộ, ngành Trung ương và
của tỉnh về việc công bố văn bản còn hiệu lực và hết hiệu lực thi hành hoặc các

3


văn bản ban hành mới sửa đổi, bổ sung, thay thế để cập nhật và lưu trữ kịp thời
phục vụ cho việc tra cứu.
Tùy theo lĩnh vực của người được phân công theo dõi, phụ trách có thể tạo
các thư mục chuyên ngành theo từng lĩnh vực, từng nhóm công việc để thuận tiện
trong việc tra cứu, tìm kiếm nhằm phục vục nhiệm vụ được giao.
4. Kết quả, hiệu quả mang lại:
- Nếu thực hiện theo sáng kiến này, sẽ giảm được thời gian, công sức tìm
kiếm, tra cứu văn bản giấy hoặc mang, vác văn bản cồng kềnh khi đi công tác
cùng với lãnh đạo (yêu cầu phải mang theo tài liệu nguồn và các văn bản có liên
quan đến nội dung của buổi làm việc, chuyến công tác).
- Nâng chất lượng, hiệu quả tham mưu, đề xuất và giải quyết công việc,
đặc biệt là tính kịp thời, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành chính, cải cách chế độ
công vụ, công chức của Đảng và Nhà nước đang hướng tới.
5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:
Việc thực hiện tập hợp, hệ thống hóa văn bản (văn bản điện tử) phục vụ
cho việc nghiên cứu để tham mưu, đề xuất lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành và
giải quyết công việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc.
Nếu tất cả công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị nói chung, Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh nói riêng đều tạo dữ liệu lưu trữ bằng văn bản điện
tử và lưu trong USB hoặc trong máy tính xách tay theo sáng kiến này, thì việc

4


nghiên cứu, tra cứu văn bản sẽ thuận tiện hơn và ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng tham mưu, đề xuất, cũng như hiệu quả chỉ đạo, điều hành và giải quyết
công việc của các cấp lãnh đạo.
6. Kiến nghị, đề xuất: Hội đồng công nhận sáng kiến cấp tỉnh xem xét,
chấp thuận./.

Ý kiến xác nhận

Ngày 17 tháng 3 năm 2014

của Thủ trưởng đơn vị

Người báo cáo

Trần Văn Hòa

5