Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại bộ tư pháp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.34 MB, 89 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
HOÀNG HẢI YẾN
NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP
LUẬN VĂN THẠC SỸ LƯU TRỮ
Hà Nội - 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
HOÀNG HẢI YẾN
NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
TS. Nguyễn Liên Hương
Hà Nội - 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết
quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố
trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo
từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng.
Tác giả
Hoàng Hải Yến
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................................2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài...........................................................2
3.1. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................... 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ...............................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................4
6. Tài liệu tham khảo .....................................................................................................5
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ..........................................................................................6
8. Đóng góp của đề tài ...................................................................................................7
9. Kết cấu của luận văn .................................................................................................7
CHƢƠNG 1 ..................................................................................................................10
KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ HOẠT
ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP ........................................................................................10
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tƣ pháp 10
1.1.1. Lịch sử hình thành ........................................................................................... 10
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp................................ 13
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu của Bộ Tƣ pháp .................................................18
1.2.1. Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp ............................................................... 18
1.2.2. Nội dung tài liệu của Bộ Tư pháp ................................................................... 24
1.2.3. Giá trị tài liệu của Bộ Tư pháp ........................................................................ 26
1.2.4. Đặc điểm tài liệu của Bộ Tư pháp ................................................................... 26
CHƢƠNG 2 ..................................................................................................................30
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP ................................ 30
2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp ..................30
2.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ ............................................................ 30
2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ ................................................................. 31
2.2. Hệ thống các quy định, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ.....................34
2.2.1. Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ .............................................................. 34
2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan............................................... 37
2.2.3. Một số văn bản khác ....................................................................................... 39
2.3. Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp .................................40
i
2.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .................................................................. 41
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ................................................................................ 43
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ........................................................................ 45
2.3.4. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ .................................................................... 46
2.3.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.................................................... 48
2.3.6. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu ............................................................... 49
2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................ 50
2.4. Hoạt động kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp .52
2.4.1. Hoạt động kiểm tra .......................................................................................... 52
2.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 53
2.4.3. Kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp. .................. 54
CHƢƠNG 3 ..................................................................................................................58
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ
TƢ PHÁP .....................................................................................................................58
3.1. Nâng cao nhận thức về công tác lƣu trữ tại Bộ .................................................58
3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lƣu trữ ..........59
3.3. Kiện toàn tổ chức, bộ máy làm công tác lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp ....................62
3.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác lƣu trữ .......................................64
3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ......................................65
3.6. Tổ chức áp dụng quy trình quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 ..67
3.7. Các giải pháp khác ...............................................................................................70
KẾT LUẬN ..................................................................................................................74
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................76
PHỤ LỤC .....................................................................................................................83
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
Giải nghĩa
1.
CNTT
Công nghệ thông tin
2.
TAND
Tòa án nhân dân
3.
TANDTC
Tòa án nhân dân tối cao
4.
UBND
Ủy ban nhân dân
5.
VBQPPL
Văn bản quy phạm pháp luật
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan
trọng, quý giá phản ánh toàn bộ quá trình lịch sử vận động và phát triển ở mỗi
cơ quan Nhà nước. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn và truyền bá
cho thế hệ mai sau những tấm gương, những bài học kinh nghiệm đã được đúc
kết qua nhiều thế hệ, từ đó, giúp cho thế hệ đương thời kế thừa và phát huy
những thành quả quý giá mà cha ông đã đạt được. Với ý nghĩa, vai trò to lớn của
mình, công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng
một nền hành chính hiện đại.
Không nằm ngoài xu thế đó, Bộ Tư pháp cũng luôn quan tâm đến công
tác lưu trữ của ngành. Điều này được thể hiện qua việc ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật, các quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn cụ thể… để
không ngừng cải tiến, hoàn thiện công tác lưu trữ. Có thể kể đến các văn bản đã
được ban hành như: Quy chế Văn thư Lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các quy trình về giải quyết công việc theo
tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, trong đó có quy trình về công tác lưu trữ tại cơ quan
Bộ và các cơ quan trực thuộc.
Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Văn
phòng Bộ, cùng với sự nỗ lực, cố gắng của cán bộ, chuyên viên phòng Lưu trữ
Văn phòng Bộ, công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp đã có những phát triển vượt bậc
cả về chất cũng như về lượng. Qua đó, góp phần không nhỏ vào những thành
công chung của ngành. Trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, cải
cách tư pháp theo chủ trương của Đảng và Nhà nước không thể không kể đến sự
đóng góp tích cực của công tác lưu trữ. Tuy nhiên bên cạnh những mặt mạnh,
mặt tích cực vẫn còn có những hạn chế, tồn tại cả trong công tác tổ chức, quản
lý cũng như trong thực thi chuyên môn, nghiệp vụ cần phải nhanh chóng có giải
pháp khắc phục.
1
Xuất phát từ đòi hỏi khách quan của thực tế công việc, tôi xin mạnh dạn
lựa chọn đề tài về: “NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP” cho Luận văn thạc sỹ chuyên
ngành Lưu trữ học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới hai mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất là, khảo sát và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan
Bộ Tư pháp;
Thứ hai là, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao c hất lượng công tác lưu
trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với mỗi ngành, lĩnh
vực, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý, điều hành
của từng cơ quan. Hiện nay, Đảng và Nhà nước đã đã ban hành nhiều văn bản
xác định rõ vai trò của công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước đối với hoạt
động quản lý hành chính. Bởi vậy, đề tài được thực hiện với việc tập trung
nghiên cứu 2 đối tượng cơ bản:
Thứ nhất là, thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của cơ quan Bộ Tư
pháp. Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và nhân sự làm
công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu
trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác tại cơ quan.
Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải
pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Kể từ khi Ủy Ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ngày 04/04/2001 [46], đến Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004
2
[15] của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ
Quốc gia và gần đây văn bản có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 [37] đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011. Luật cũng quy định cụ
thể: Cán bộ, người làm lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và giúp Chánh Văn
phòng thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu
trữ của cơ quan và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan. Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại
Bộ Tư pháp.
Do những hạn chế chủ quan và khách quan, trong quá trình thực hiện đề
tài, tác giả tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, nhằm làm rõ sự
khác biệt của lưu trữ tại Bộ Tư pháp so với các lưu trữ hiện hành của các bộ,
ngành khác. Qua đó nhận thức được những ưu thế, những bất cập, khiếm khuyết,
từ đó có thể xác định, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng
của công tác lưu trữ trong hoạt động của cơ quan và đơn vị, góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một
số nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Tư pháp, chức
năng, nhiệm vụ Bộ Tư pháp theo luật định;
- Nghiên cứu, tìm hiểu hình thức tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác
lưu trữ; tình hình ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ;
kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ;
- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, trên
cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ của
cơ quan.
3
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ ở một cơ quan
cấp bộ không phải là hướng đi hoàn toàn mới và đã có mô ̣t số công trình, đề tài
nghiên cứu về vấn đề này, có thể xếp theo các nhóm cụ thể như sau:
* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nƣớc
+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ” (Mã số 99-98-030) [34] do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài.
Nội dung đề tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành
lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành
lưu trữ Việt Nam,
+ Đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện
nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước
Trung ương” [38] do tác giả Nguyễn Thị Tâm làm chủ nhiệm đề tài,
+ Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản
lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước” [33] do tác giả Hà Văn Huề làm
chủ nhiệm đề tài…
* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp
chuyên ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học
+ Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” [45]
của tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003).
* Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội
thảo khoa học, sách chuyên khảo
+ Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” [24] của Cục Lưu trữ Nhà
nước do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002.
+ Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” [39] của
hai tác giả GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS. Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001.
4
+ Cuốn “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” [40] tác giả Nguyễn Văn Thâm –
Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc
gia Thành phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010.
+ Các bài viết đã được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam…
Các công trình, đề tài, bài viết nêu trên chủ yếu đề cập đến các hướng
nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn; đánh giá tổng
quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống
lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ các cơ quan trung
ương…
Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả chưa thấy một công trình khoa học hay đề
tài luận văn, luận án nào đề cập đến vấn đề hoàn thiện công tác lưu trữ ở cơ
quan Bộ Tư pháp. Do vậy, đề tài của Luận văn này hoàn toàn không bị trùng
lặp, mặc dù tác giả có tham khảo, kế thừa một số kết quả nghiên cứu của các tác
giả đi trước.
6. Tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các
nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ.
- Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổ chức và
thực hiện công tác lưu trữ cấp trung ương.
- Hệ thống các sách giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng trên tạp
chí chuyên ngành về công tác lưu trữ.
- Hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học , luận văn thạc si ,̃ khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo khoa học có liên quan đến công tác lưu trữ trong Tư liệu khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại
Bộ Tư pháp như: các Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành
5
quy chế làm việc của cơ quan, quy chế công tác văn thư - lưu trữ; Báo cáo tình
hình thực hiện công tác lưu trữ hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu,
Mục lục hồ sơ lưu trong kho lưu trữ ...
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin, cụ thể là vận dụng các phương pháp của chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này
xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài. Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng
một số phương pháp nghiên cứu cụ thể khác như:
- Phương pháp luận của lưu trữ học: là cơ sở để tổng hợp toàn bộ lý luận
về công tác lưu trữ trên cơ sở các quy định có tính quy phạm pháp luật về hoạt
động của ngành lưu trữ nói chung và của Bộ Tư pháp nói riêng;
- Phương pháp khảo sát thực tế: để khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế hoạt
động của công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp;
- Phương pháp phân tích chức năng: để phân loại và đánh giá kết quả hoạt
động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở kết
quả thu nhận đã phân tích, xác định những hoạt động đạt kết quả và những hạn
chế cần khắc phục;
- Phương pháp tổng hợp, hệ thống hoá: đây là phương pháp giúp kết nối
những kết quả nghiên cứu từ những hoạt động cụ thể trong công tác lưu trữ của
ngành tư pháp, kết quả hoạt động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn
vị trực thuộc nhằm dựng được toàn cảnh về thực trạng và từ đó tìm ra và xây
dựng giải pháp chung cho sự phát triển cho công tác lưu trữ của toàn ngành tư
pháp.
- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương
pháp phỏng vấn: trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, cán bộ phụ trách quản lý công tác
6
lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc, và một số cán bộ, công chức công tác cùng cơ
quan với tác giả.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài luận văn nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp quan trọng
về mặt thực tiễn, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với cơ quan Bộ Tư pháp: nắm được thực trạng công tác lưu
trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn
trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm
tra và hướng dẫn trong công tác lưu trữ.
Thứ hai, đối với Lưu trữ Bộ Tư pháp: từ kết quả nghiên cứu, khảo sát thực
tiễn công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó
đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại Bộ
Tư pháp.
Thứ ba, đối với bản thân tác giả: củng cố trau dồi thêm những kiến thức lý
luận, thực tiễn về lưu trữ, phục vụ cho công tác chuyên môn của mình.
9. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Luận văn gồm 03 chương:
Chương 1. Khái quát về Bộ Tư pháp và tài liệu hình thành từ hoạt động
của Bộ Tư pháp.
Trong chương này, chúng tôi trình bày khái quát lịch sử hình thành, chức
năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Thành phần, nội dung, giá trị và
đặc điểm tài liệu của khối tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý của Lưu trữ Bộ Tư pháp.
Đây là chương mang tính dẫn luận, mục đích là làm rõ đối tượng và phạm vi nghiên
cứu.
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp.
Chương này thể hiện kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế về công tác lưu
trữ tại Bộ Tư pháp. Nội dung chủ yếu trình bày về tổ chức bộ máy, nhân sự, hệ
7
thống văn bản và tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp, về
hoạt động và kết quả hoạt động kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Tư pháp cũng
như thực trạng các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của công tác lưu trữ... Trên
cơ sở đó phân tích sự cần thiết phải xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp.
Chương 3. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư
pháp.
Xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp đã được trình bày
và phân tích ở Chương 2, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ. Gồm các giải pháp chủ yếu, như: Nâng cao
nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong đội ngũ công chức ngành Tư
pháp; Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
chuyên ngành; Kiện toàn tổ chức bộ máy; Tổ chức nghiên cứu khoa học về lưu
trữ; Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo ISO, ứng dụng công
nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ tài liệu từ khâu văn thư khi tài liệu được
giao nộp vào Lưu trữ Bộ.
Hoàn thành được Luận văn này, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến tất cả các Thầy, các Cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội),
những người đã truyền đạt cho tôi kiến thức, kinh nghiệm và sự tự tin, giúp cho
tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương đã tận tình hướng
dẫn cho tôi trong thời gian thực hiện Luận văn.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo Văn phòng Bộ Tư
pháp, các bạn đồng nghiệp đang công tác ở Văn phòng Bộ Tư pháp cùng toàn thể
các cán bộ làm công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc Bộ đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo
điều kiện, chia sẻ với tôi trong quá trình thực hiện luận văn.
8
Sau cùng, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến gia đình và bạn bè, những
người đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học cũng như thực
hiện Luận văn.
Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do thời gian nghiên cứu có hạn và kinh
nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên Luận văn của tôi không tránh khỏi
những khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và bạn bè
đồng nghiệp nhằm hoàn thiện kết quả nghiên cứu của mình. Tôi xin chân thành
cảm ơn.
9
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ
HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ
Tƣ pháp
1.1.1. Lịch sử hình thành
1.1.1.1. Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1960
Năm 1945, ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày
28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra Tuyên cáo thành
lập Nội các Thống nhất Quốc gia gồm 12 Bộ, trong đó có Bộ Tư pháp do ông
Vũ Trọng Khánh làm Bộ trưởng. Đến nay, ngày 28 tháng 8 trở thành “Ngày
Truyền thống của Ngành Tư pháp Việt Nam” (Theo Quyết định số 715/TTg
ngày 7/11/1995 của Thủ tướng Chính phủ [50]).
Sau cuộc Tổng tuyển cử đầu tiên tháng 01/1946, Nghị viện (Quốc hội) đã
bầu ra Bộ trưởng Bộ Tư pháp là Ông Vũ Đình Hoè. Chức năng, nhiệm vụ và tổ
chức của Bộ Tư pháp thời kỳ này được quy định tại Nghị định số 37 ngày
01/12/1945 về tổ chức Bộ Tư pháp [11], theo đó, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm
soạn thảo và tổ chức thi hành các đạo luật về quyền tự do, dân chủ của cá nhân,
về dân sự, thương sự, hình sự và thủ tục tố tụng, tổ chức và quản trị các toà án,
việc truy tố tội phạm, tư pháp công an, thi hành các án phạt, quản trị các nhà lao
và giáo dục tù nhân, quản lý các viên chức toà án, viên chức ngạch tư pháp, luật
sư, đại tụng viên, thừa phát lại, hỗ giá viên, phụ trách công việc quốc tịch, thực
hiện các hiệp định tương trợ tư pháp và uỷ thác tư pháp với nước ngoài.
Năm 1958, theo Nghị quyết của kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá I, Toà án
nhân dân tối cao và Viện Công tố Trung ương trực thuộc Chính phủ được thành
lập, tách khỏi Bộ Tư pháp. Sau đó, trên cơ sở Hiến pháp 1959, hệ thống Toà án
nhân dân và hệ thống Viện kiểm sát nhân dân độc lập với Chính phủ đã được
hình thành. Từ năm 1960, theo Luật Tổ chức Chính phủ, trong thành phần Chính
10
phủ không có Bộ Tư pháp. Các nhiệm vụ của Bộ Tư pháp về quản lý tổ chức và
hoạt động của các cơ quan điều tra (tư pháp công an), truy tố (viện công tố), xét
xử (toà án), thi hành án được chuyển giao cho Bộ Công an, Viện Kiểm sát nhân
dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao và một phần cho chính quyền địa phương.
1.1.1.2. Giai đoạn từ năm 1960 đến năm 1981
Kể từ sau khi Vụ Pháp chế Thủ tướng Phủ (Văn phòng Chính phủ sau
này) được thành lập theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 [42], công tác
pháp chế do đơn vị này đảm nhận có chức năng giúp Chính phủ xây dựng hệ
thống pháp luật về kinh tế và hành chính. Năm 1972, Uỷ ban Thường vụ Quốc
hội phê chuẩn việc thành lập Uỷ ban Pháp chế của Hội đồng Chính phủ. Uỷ ban
Pháp chế là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của Hội đồng Chính phủ, được
phân công phụ trách công tác pháp chế do Hội đồng Chính phủ đảm nhiệm trong
việc quản lý nhà nước. Uỷ ban Pháp chế được tổ chức và hoạt động theo Nghị
định số 190/CP ngày 09/10/1972 của Hội đồng Chính phủ với chức năng quản
lý thống nhất công tác pháp chế của Hội đồng Chính phủ [34]. Hoạt động của
Uỷ ban Pháp chế từ khi thành lập cho tới khi tái lập Bộ Tư pháp chủ yếu tập
trung vào:
- Xây dựng pháp luật, tuyên truyền, giáo dục pháp luật;
- Xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế ở các Bộ, Tổng cục, ở các tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương, quản lý một số tổ chức bổ trợ tư pháp và đào
tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật.
Tổ chức và hoạt động của cơ quan pháp chế ở các Bộ và Tổng cục, ở các
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thực hiện theo hướng dẫn của Uỷ
ban Pháp chế. Hai chức năng chủ yếu của các cơ quan pháp chế là: Thứ nhất,
quản lý thống nhất công tác xây dựng và ban hành pháp luật, hướng dẫn và theo
dõi thi hành pháp luật, xây dựng cơ quan pháp chế cấp dưới, bồi dưỡng cán bộ
pháp chế, quản lý hành chính tư pháp; Thứ hai, làm tư vấn pháp luật cho cơ
11
quan lãnh đạo (Bộ, Tổng cục, ủy ban hành chính) về các vấn đề có liên quan đến
pháp chế.
1.1.1.3. Giai đoạn từ năm 1981 đến nay
Bộ Tư pháp được tái thành lập theo Nghị định số 143/HĐBT ngày
22/11/1981 của Hội đồng Bộ trưởng [35] với chức năng giúp Hội đồng Bộ
trưởng thực hiện quản lý thống nhất các việc về tư pháp trong cả nước, bao gồm
xây dựng pháp luật, tuyên truyền, giáo dục pháp luật, quản lý về mặt tổ chức các
toà án nhân dân địa phương và quản lý nhà nước các công tác tư pháp khác (luật
sư, công chứng, giám định ...), đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật
trong cả nước (Bộ trưởng Bộ Tư pháp thời kỳ này là ông Phan Hiền. Trụ sở của
Bộ Tư pháp đặt tại số 5 Ông Ích Khiêm).
Năm 1992, Hiến pháp của thời kỳ đổi mới được Quốc hội thông qua. Năm
1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 38/CP ngày 4/6/1993 [15] quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Bộ Tư pháp trong thời kỳ đổi mới,
trong giai đoạn này, Bộ Tư pháp được tiếp tục giao thêm nhiều trọng trách mới:
quản lý công tác thi hành án dân sự; thẩm định các dự án luật, pháp lệnh, các dự
thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ; đào tạo, bồi dưỡng thẩm phán và các
chức danh tư pháp khác; quản lý nhà nước công tác trợ giúp pháp lý cho người
nghèo và đối tượng chính sách; công tác hoà giải; hoạt động bán đấu giá tài sản;
hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm; hoạt động hành nghề tư vấn pháp luật của
Tổ chức luật sư nước ngoài tại Việt Nam; tổ chức và hoạt động của các Trung
tâm Trọng tài kinh tế... (Bộ trưởng Bộ Tư pháp giai đoạn này là ông Nguyễn
Đình Lộc. Trụ sở của Bộ Tư pháp đặt tại số 25A phố Cát Linh – Hà Nội, sau đó
chuyển sang số 56-58-60 phố Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội).
Năm 2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày
06/6/2003 [16] quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Bộ Tư pháp để phù hợp với vị trí của Bộ trong tiến trình cải cách hành chính, cải
cách tư pháp, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc
tế. Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước
12
về công tác xây dựng pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến,
giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và
công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý nhà nước các
dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
Năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày
22/8/2008 [20] quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Bộ Tư pháp thay thế Nghị định số 62/2003/NĐ-CP. Năm 2013, Chính phủ ban
hành Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 [25] quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp thay thế Nghị định số:
93/2008/NĐ-CP, ngày 22/8/2008.
Như vậy, tính từ năm 1981 đến nay, Chính phủ đã ban hành 05 nghị định
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp nhằm phù hợp với sự
phát triển của đất nước qua từng thời kỳ tương ứng. Tuy nhiên, dù có những
thay đổi về phạm vi nhiệm vụ song đều có liên quan mật thiết đến cả ba nhóm
chức năng của bộ máy nhà nước (lập pháp, hành pháp và tư pháp). Mọi sự thay
đổi, cải cách trên từng lĩnh vực đều có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến chức
năng, nhiệm vụ của Bộ Tư pháp.
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư
pháp có các văn bản:
Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981 [37],
Nghị định số 38/CP ngày 4/6/1993 [15],
Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 [16],
Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 [20], và
13
Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 thay thế Nghị định số
93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức Bộ Tư pháp [25].
Việc ban hành các Nghị định nói trên đã dẫn đến sự thay đổi lớn về chức
năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp. Cụ thể như sau:
- Về chức năng, nhiệm vụ: từ năm 2013, Bộ Tư pháp được tăng cường
nhiệm vụ, từ 28 hoạt động (theo Điều 2, Nghị định số 93/2008/NĐ-CP [20]) lên
33 hoạt động (theo Điều 2, Nghị định số 22/2013/NĐ-CP [25]) - các hoạt động
mới là pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính,
phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải ở cơ sở…
- Về cơ cấu tổ chức: bộ máy của Bộ tăng từ 24 đơn vị lên 27 đơn vị trực
thuộc, trong đó có những điều chỉnh cụ thể: bỏ 01 vụ (Vụ Hành chính tư pháp)
và cơ quan đại diện; Tăng thêm 05 Cục (Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Cục
Hộ tịch - Quốc tịch - Chứng thực, Cục Con nuôi, Cục Đăng ký quốc gia giao
dịch bảo đảm, Cục bồi thường nhà nước, Cục Bổ trợ tư pháp, Cục Công tác phía
Nam).
Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 [25] quy định nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp kể từ ngày 01/5/2013, theo đó:
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm
pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý
nhà nước về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành chính tư pháp, bổ
trợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính và thi
hành án và các công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; quản lý công tác
thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước các dịch vụ
công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
14
Theo Điều 2, Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 [25], Bộ Tư
pháp thực hiện 33 nhiệm vụ cụ thể trên cơ sở quy định khung tại Nghị định
số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 [23] với các lĩnh vực chính sau đây:
1. Lập chương trình và theo dõi thi hành pháp luật
2. Hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp
3. Cung cấp các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý bồi thường
4. Thi hành án dân sự
1.1.2.2. Về cơ cấu tổ chức:
Các cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp ở trung ương:
-
Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật.
-
Vụ Pháp luật hình sự - hành chính.
-
Vụ Pháp luật dân sự - kinh tế.
-
Vụ Pháp luật quốc tế.
-
Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật.
-
Vụ Tổ chức cán bộ.
-
Vụ Hợp tác quốc tế.
-
Vụ Kế hoạch - Tài chính.
-
Vụ Thi đua - Khen thưởng.
-
Thanh tra.
-
Văn phòng…
Chính từ những thay đổi nói trên nên thành phần và nội dung tài liệu của
Bộ Tư pháp cũng có những thay đổi từ sau ngày 01/5/2013. Đây là thay đổi mới
nhất và lớn nhất của Bộ Tư pháp kể từ khi tái lập đến nay và sẽ ảnh hưởng nhiều
đến việc hình thành tài liệu trong quá trình hoạt động và tất yếu làm thay đổi
thành phần tài liệu thuộc Phòng Lưu trữ Bộ Tư pháp.
15
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Tư pháp theo quy định tại Nghị định 22/2013/NĐ-CP
ngày 13/03/2013
16
Theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III [35],
có 11 Cục và Tổng cục, 05 tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ Tư pháp được qui định là
nguồn nộp lưu tài liệu trực tiếp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III mà không phải
nộp vào lưu trữ Bộ Tư pháp, bao gồm:
-
Tổng cục Thi hành án dân sự.
-
Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
-
Cục Kiểm soát thủ tục hành chính.
-
Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
-
Cục Con nuôi.
-
Cục Trợ giúp pháp lý.
-
Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.
-
Cục Bồi thường nhà nước.
-
Cục Bổ trợ tư pháp.
-
Cục Công nghệ thông tin.
-
Cục Công tác phía Nam.
-
Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.
-
Viện Khoa học pháp lý.
-
Học viện Tư pháp.
-
Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.
-
Báo Pháp luật Việt Nam.
Tuy không phải là các nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tư pháp,
song các cơ quan, đơn vị trên vẫn là những đối tượng chịu sự quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ của đơn vị có thẩm quyền thuộc Bộ Tư pháp.
17
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu của Bộ Tƣ pháp
1.2.1. Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp
Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp từ trước tới nay đã có nhiều thay đổi, phụ
thuộc vào sự sự biến động về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ được quy
định qua các Nghị định của Chính phủ các thời kỳ.
Theo cơ cấu tổ chức hiện tại của Bộ Tư pháp, các nhóm hồ sơ, tài liệu
được phân loại theo cơ cấu, tổ chức các hoạt động, vấn đề, có số thứ tự độc lập
và tên gọi cụ thể (được quy định tại Điều 2, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp), bao gồm:
1. Tài liệu tổng hợp;
2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
3. Tài liệu tổ chức, cán bộ, tiền lương, đào tạo;
4. Tài liệu tài chính, kế toán;
5. Tài liệu xây dựng cơ bản;
6. Tài liệu hành chính, quản trị công sở;
7. Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;
8. Tài liệu thi đua, khen thưởng;
9. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ;
10. Tài liệu của tổ chức Đảng và các đoàn thể.
Trong đó, nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ là nhóm tài liệu vô cùng quan
trọng, phản ánh rõ nét toàn bộ quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tư
pháp và có ý nghĩa đặc biệt đối với lịch sử hình thành, phát triển cũng như đối với hoạt
động hiện tại của cơ quan.
Nhóm tài liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm:
- Tài liệu hợp tác quốc tế và pháp luật quốc tế;
18
- Tài liệu xây dựng pháp luật và theo dõi thi hành pháp luật;
- Tài liệu kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản qui phạm;
- Tài liệu phổ biến, giáo dục pháp luật;
- Tài liệu thi hành án dân sự;
- Tài liệu hành chính tư pháp;
- Tài liệu bổ trợ tư pháp;
- Tài liệu lý lịch tư pháp;
- Tài liệu bồi thường nhà nước;
- Tài liệu trợ giúp pháp lý;
- Tài liệu đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm;
- Tài liệu con nuôi;
- Tài liệu xuất bản tư pháp;
- Tài liệu khoa học pháp lý…
Nhóm tài liệu chuyên ngành này hình thành chủ yếu tại các đơn vị chuyên môn
xây dựng pháp luật và bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp và là tài liệu do chính cơ
quan trực tiếp sản sinh ra trong quá trình hoạt động quản lý và điều hành. Tuy
nhiên, Lưu trữ cơ quan Bộ chỉ bảo quản những hồ sơ tài liệu thuộc thẩm quyền
quản lý của lãnh đạo Bộ và các đơn vị chức năng trực thuộc Bộ như:
+ Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan,
+ Hồ sơ, tài liệu hướng dẫn thi hành, thực hiện văn bản quy phạm pháp
luật,
+ Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ,
+ Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức,
+ Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị trực
thuộc,
19
