Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại CT CP y dược thăng long

Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống hằng ngày ,có mn vàn điều chúng ta biết và học
hỏi.Chính vì vậy thuật ngữ ‘ học hành’ dưới bất kỳ hình thức nào cũng ln
là bốn chữ gắn liền với mỗi một đời con người .Trong đó có thể nói học và
hành là những bước đệm quan trọng và cần thiết để có sự nghiệp tốt nếu
giữa hai mặt này được kết hợp với nhau một cách hài hòa.Ngay từ khi các
hình thức giáo dục đào tạo mới hình thành thì vấn đề học đi đơi với hành ,lý
luận liên hệ với thực tiễn đã được các nhà giáo dục quan tâm .Các nhà tư
tưởng và các nhà học giả cho rằng học đi đơi với hành thì lý thuyết mới
được khẳng định và bổ sung đầy đủ đồng thời công tác thực tiễn được thực
hiện một cách khoa học ,bài bản và kết quả ‘ học’ cũng như ‘hành’ mang lại
mới thật sự cao và sâu sắc.
Chủ Tịch Hồ Chí Minh đã nói ‘gắn nội dung giáo dục với thực tiễn
Việt Nam ,học đi đôi với hành ,lý luận phải liên hệ với thực tiễn ,học tập
phải liên hệ với lao động’ Trường Đại Học Thành Đô với mong muốn tạo
điều kiện cho sinh viên nâng cao tầm hiểu biết của mình và đưa những kiến
thức học được vào thực tế tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên năm
cuối nhằm giúp sinh viên tìm hiểu thực tế và vận dụng những lý thuyết đã
được học từ giảng đường vào thực tiễn.
Đợt thực tập của sinh viên đã được tổ chức .Trong thời gian thực tập
thông qua trao đổi với các cán bộ nhân viên ở Công Ty và thông qua khảo
sát thực tế cũng như kết hợp được những kiến thức học được ở nhà trường
tôi đã quyết định chọn đề tài ‘ Công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan đơn vị’ mà
cụ thể là Công Ty CP Y Dược Thăng Long
Để tôi có thể hồn thành bài báo cáo tốt nghiệp của mình một cách
hồn thiện và nhanh nhất .Tơi đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của
GVHDTT và các bạn sinh viên trong nhóm thực tập.

1.Mục đích, lý do chọn đề tài và ý nghĩa của đề tài.
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

1

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Trong hoạt động hằng ngày để thực hiện chức năng nhiệm vụ ,các cơ
quan phải ban hành văn bản cho các cơ quan đơn vị hoặc cá nhân đồng thời
do các cơ quan đơn vị tổ chức ,cá nhân khác gửi đến .Văn bản do cơ quan
ban hành được gọi là văn bản đi .Còn văn bản do cơ quan hoặc cá nhân
ngoài gửi tới được gọi là văn bản đến hoặc công văn đến .Và hầu hết các
hoạt động của cơ quan tài liệu đều được ghi lại trong các văn bản là bằng
chứng chứng minh cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan mình .Nó ln
chứa đựng những thơng tin ngun liệu cho mọi hoạt động mới.Mặt khác
khơng ít văn bản có nội dung chứa đựng những thơng tin thuộc bí mật Nhà
Nước hoặc bí mật cơ quan .Do đó cần được quản lý chặt chẽ.
Vận dụng kiến thức đã học để thực hành các kỹ năng nghiệp vụ ,rèn
luyện tay nghề tạo thuận lợi cho công tác sau này .Bên cạnh đó đề tài cịn
giúp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học trong sinh viên ,giúp họ có
phong cách học tập mới ,sáng tạo chủ động hài hòa.
Khi thực hiện đề tài này qua các bước tìm hiểu nghiên cứu sinh viên
có cái nhìn chun sâu hơn về lý luận công tác văn thư lưu trữ ,hướng cho
sinh viên tầm quan trọng của công tác này cũng như việc xác định tài liệu
cho hoạt động của Công Ty.Qua đây sinh viên nhìn nhận một cách sâu sắc

mục tiêu của đề tài ,phân tích được vị trí cơng tác của đề tài trong hệ thống
lý luận cần nghiên cứu về hoạt động ở một cơ quan.
Ý nghĩa về mặt thực tiễn: Hiện nay trong rất nhiều cơ quan tổ chức
nói chung và Cơng Ty nói riêng ,các văn bản sắp xếp cịn lộn xộn.Tình hình
này dẫn đến tình trạng tài liệu thì quản lý tốt khơng mất mát nhưng cán bộ
nhân viên vốn đã rất bận rộn nay vừa phải quản lý toàn bộ hồ sơ văn bản đi
đến của đơn vị vừa phải phục vụ các chuyên viên tìm sử dụng tài liệu khi
cần thiết .
Đề tài được thực hiện trên tình trạng chung của CT là một đơn vị cụ
thể .Vì vậy đề tài mang tính thực tiễn cao ,phản ánh và có những đóng góp

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

2

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

nhất định cho thực tiễn .Như vậy với mục đích đề tài này thực sự là một đề
tài vơ cùng bổ ích và cần thiết cho sinh viên.
2.Mục tiêu của đề tài.
Nhận thức được vai trị về cơng tác lưu trữ cũng như tầm quan trọng
của nó.Bằng kiến thức đã được học ở trường cùng với việc tìm hiểu nghiên
cứu và sự hướng dẫn tận tình của GV .Mục tiêu của đề tài sẽ hướng vào
những điểm chính sau:
Một là: Khảo sát thành phần ,nội dung hình thành cơng tác lưu trữ tại

CT.
Hai là:Mơ tả cụ thể chi tiết quy trình cơng tác lưu trữ tại CT.
Ba là:giúp cho các cán bộ ,nhân viên của CT có tài liệu tốt ,cách sắp
xếp và làm việc khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác và sử dụng
sau này.
3.Nhiệm vụ nghiên cứu.
Được xây dựng qua khảo sát thực tế đề tài phải thể hiện được nhận
thức và cách nhìn nhận vấn đề của sinh viên về việc xác định thành phần tài
liệu một cách khoa học .Mặt khác phải nêu rõ và phân tích được thực trạng
nguyên nhân và thử vận dụng một số lý thuyết để xác định thành phần tài
liệu của CT.Từ đó thấy hợp lý hay khơng có mâu thuẫn với tình hình hoạt
động và dẫn đến tính thiết thực hay khơng trong việc xác định thành phần tài
liệu.
4.Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện được nhiệm vụ của đề tài này ,báo cáo dựa vào phương
pháp đọc,liệt kê,phân tích ,đánh giá cơng tác lưu trữ của CT.
Phương pháp nghiên cứu tình hình thực tế:Trong q trình làm báo
cáo tốt nghiệp tơi đã sử dụng phương pháp tìm hiểu tư liệu,tìm hiểu thực
tế,phân tích tổng hợp.
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

3

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

5.Bố cục bài báo cáo.
Phần 1.Mở đầu
Phần 2.Nội dung
Phần 3.Kết luận
Có thể hệ thống lại kết quả báo cáo ta chia đề cương như sau:
Chương I. Lý luận chung về công tác lưu trữ.
Chương II.Qúa trình phát triển Cơng Ty và thực trạng cơng tác lưu
trữ tại CT
Chương III.Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng
công tác lưu trữ tại CT
Để hồn thành đề tài bài báo cáo này tơi đã nhận được sự giúp đỡ tận
tình của GVHD,bên cạnh đó phải kể đến các cán bộ trong CT.Tôi xin chân
thành cảm ơn!
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do khả năng .kinh nghiệm bản
thân và thời gian còn hạn chế nên đề tài báo cáo này còn nhiều thiếu sót và
hạn chế ,tơi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cơ và các bạn .
Hà nội,ngày 15tháng 5 năm 2011
Sinh viên
Nguyễn Thị Phúc

PHẦN NỘI DUNG
Chương I.Lý luận chung về công tác lưu trữ .

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

4

ĐHLT-QTVP-K1

Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

1.1.Những vấn đề chung về công tác lưu trữ.
1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ là gì?
Lưu trữ là việc lựa chọn ,giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,tư
liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,cá
nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ.
Tài liệu cần giữ lại để tra cứu được tổ chức thành các đơn vị tài liệu
nhằm phục vụ cho bảo quản và khai thác một cách thuận tiện .Các đơn vị
này gọi là phông lưu trữ.
Phông lưu trữ là tồn bộ tài liệu hình thành trong q trình hoạt động
của một cơ quan Nhà Nước,một tổ chức chính trị-xã hội,một đơn vị vũ trang
…được đưa vào bảo quản trong một kho nhất định.
Văn bản tư liệu hình thành trong q trình hoạt động của các cơ quan
đồn thể,xí nghiệp …có khối lượng rất lớn đa dạng.Đó chính là đối tượng
của công tác lưu trữ nhưng không phải mọi tài liệu đều là tài liệu lưu trữ .
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan Nhà Nước các đơn vị vũ trang các tổ chức chính trị-xã hội-văn hóa
được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích
phục vụ xã hội con người.
1.1.2. Đặc điểm công tác lưu trữ.
Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trungthống nhất.Nguyên tắc này được thể hiện trên hai mặt:
-Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong
mạng lưới các phòng,kho lưu trữ từ Trung Ương đến địa phương dưới sự
quản lý thống nhất của Cục lưu trữ Nhà Nước.
-Cục lưu trữ Nhà Nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổ
chức cơ quan lưu trữ,pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

5

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Nguyên tắc tập trung-thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ là cơ
sở để tài liệu lưu trữ được sử dụng có hiệu quả và phát huy một cách tốt
nhất,tác dụng nhất.
Hiện nay,ở nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau,một số bộ phận
tài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu,bảo
tàng,thư viện ..ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn
chỉnh,các văn bản của Nhà Nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập
được hành lang pháp lý vững chắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quả cơng
tác lưu trữ.Việc thực hiện nguyên tắc tập trung-thống nhất trong quản lý
công tác lưu trữ đang đặt ra cho Nhà Nước và ngành lưu trữ nhiều vấn đề
cần được nghiên cứu và giải quyết.
Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và
sử dụng tài liệu lưu trữ đó là:Phân loại tài liệu lưu trữ,xác định giá trị tài
liệu,bổ sung tài liệu vào các phòng,kho lưu trữ,thống kê và kiểm tra tài
liệu,xây dựng các công cụ tra cứu khoa học,bảo quản tài liệu.
Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng
vào thực tiễn để áp dụng yêu cầu quản lý cơng tác lưu trữ.Do đó,cơng tác
nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan
trọng của công tác lưu trữ.

Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến địa
phương,có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp lưu trữ .Điều này địi hỏi phải có
những quy định chặt chẽ được thể chế hóa bằng một hệ thống các văn bản
luật,dưới luật.Các cơ quan lưu trữ có trách nhiệm nghiên cứu,ban hành hoặc
trình Nhà Nước ban hành những văn bản đó.
1.2 Tổ chức công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ là gi?
Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý
nhà nước và quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các phòng,ban triển
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

6

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

khai,hướng dẫn theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ về quản lý
nghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền.
1.2.2. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
-Thơng báo về tài liệu lưu trữ:Việc thông báo về tài liệu lưu trữ cho
các cơ quan,đơn vị có nhu cầu thơng tin là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
mang tính tích cực và chủ động.Hình thức sử dụng tài liệu này giúp cho các
cơ quan đơn vị được thơng báo nắm được nội dung tài liệu.
-Tổ chức phịng đọc tài liệu lưu trữ:Đây là hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ mang tính truyền thống,được áp dụng rộng rãi.
-Triển lãm tài liệu lưu trữ:Đây là một hình thức sử dụng tài liệu lưu

trữ phục vụ công tác tuyên truyền văn hóa,giáo dục.
-Cấp phát các chứng nhận lưu trữ,các bản sao lục và trích lục tài liệu
lưu trữ.
-Viết bài đăng báo phát thanh và truyền hình:Đây là hình thức sinh
động,hấp dẫn có tính thuyết phục trong cơng tác tun truyền vận động.
-Công bố tài liệu lưu trữ:Nội dung công bố tài liệu lưu trữ bao
gồm:chọn đề tài,xác định thể loại và hình thức cơng bố,lựa chọn và truyền
đạt nội dung.
1.2.3 Những u cầu trong cơng tác lưu trữ.
1.2.3.1.Tính cơ mật.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật nhà nước.Kẻ thù dùng mọi thủ
đoạn để đánh cắp,đánh tráo..khai thác những tài liệu này nhằm chống phá
Nhà Nước ta về mọi mặt.Vì vậy bảo đảm an tồn tuyệt đối tài liệu lưu trữ
giữ gìn bí mật quốc gia là một nhiệm vụ quan trọng.Tính cơ mật địi hỏi
cơng tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc,chế độ chặt chẽ.
1.2.3.2. Tính khoa học.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

7

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thơng tin lớn,có giá trị đối
với đời sống chính trị và xã hội của Đất Nước.Để đảm bảo an tồn và tổ

chức sử dụng có hiệu quả lượng thơng tin ấy,địi hỏi các khâu nghiệp vụ như
phân loại,xác định giá trị tài liệu ..phải được tiến hành theo những phương
pháp khoa học có tính hệ thống với nhiều biện pháp tỉ mỉ.
1.2.3.3. Tính chất nghiệp vụ.
Cơng tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế,xã hội của từng ngành
cụ thể.

Chương II.Thực trạng tổ chức và hoạt động của công tác lưu trữ
tại CT CP Y Dược Thăng Long
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

8

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

2.1. giới thiệu khái quát về công tác lưu trữ tại CT CP Y Dược
Thăng Long
2.1.1. Lịch sử hình thành CT
Cơng Ty YD Thăng Long là CT tư nhân mới được thành lập năm
2007.Có địa chỉ Nhà B6-số 31-Dịch Vọng-Cầu giấy-Hà Nội.Là chi nhánh
của CT TNHHMTV Dược Sài Gịn nên quy mơ của CT ln được quan
tâm,với không gian làm việc thoải mái,rộng rãi và ngày càng được đầu tư
hiện đại.CT mới được thành lập nên vấn đề xâm nhập thị trường cịn gặp
nhiều khó khăn và đối tượng khách hành tin cậy.Nhưng cùng với sự cố gắng
cửa TCT và CT chi nhánh năm quan CT đã có những thành quả đáng kể.CT

Y Dược Thăng Long được thành lập và hoạt động dựa theo tôn chỉ lấy sản
phẩm dịch vụ và tiến độ làm kim chỉ nam cho công tác quản lý và điều hành
đảm bảo kinh doanh phát triển tăng thu nhập cao cho cán bộ nhân viên và
đóng góp vào ngân sách nhà nước ngày càng tăng.
Về vấn đề đội ngũ nhân viên,CT luôn coi trọng vấn đề con người
trong chiến lược phát triển của CT.Hiện nay với đội ngũ nhân viên trẻ giàu
kinh nghiệm,năng động nhiệt tình ham học hỏi các sản phẩm dịch vụ sẽ làm
hài lịng q khách.
Cơng ty Y CP Y Dược Thăng Long địa chỉ nhà B6-số 31-Dịch VọngCầu giấy-Hà Nội.ĐT/FAX:042285253.
Sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy của CT

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

9

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của công tác lưu trữ tại CT CP Y
Dược Thăng Long.
Công tác lưu trữ là một hoạt động xã hội có các chức năng chủ yếu
sau đây:
+Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ.
+Tổ chức sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội.
Hai tổ chức này có liên quan chặt chẽ với nhau.Thực hiện tốt chức
năng thứ nhất sẽ tạo điều kiện vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ

hai.Như vậy cơng tác lưu trữ của CT có những nhiệm vụ phải làm sau đây:
-Công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời,đầy đủ,chính xác những
thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động CT.
-Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp cho việc giải quyết cơng việc
của CT được nhanh chóng,chất lượng đúng đường lối chế độ.
+Phải tổ chức các tài liệu một cách khoa học,sáng tạo nhằm thuận lợi
cho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết.
2.2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của công tác lưu trữ tại CT.
2.2.1. Sự chỉ đạo của CT đối với công tác lưu trữ.
Ở vào thời kỳ ‘ bùng nổ thông tin’ các cơ quan kinh tế hay xã hội đều
rất quan tâm đến việc thu thập,phân tích và xử lý thơng tin để có thể đưa ra
được những quyết định sáng suốt kịp thời mang lại hiệu quả cao cho
CT.Hiện nay chúng ta biết rằng hoạt động văn phịng có vị trí đặc biệt trong
bất kỳ tổ chức nào.Tuy nhiên để tăng cường và phát huy vai trị của cơng tác
văn phịng địi hỏi lãnh đạo của các cơ quan đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác
này một cách khoa học.Nắm bắt được tầm quan trọng này CT ln có sự chỉ
đạo kịp thời nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ ngày càng khoa học hơn,linh
hoạt hơn,gọn nhẹ hơn.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

10

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Bên cạnh những mặt đang có và đang đạt được CT khơng ngừng cải
thiện cơng tác văn thư lưu trữ.BGĐ luôn quan tâm đến công tác lưu trữ xem
đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của CT.BGĐ
đã chỉ đạo tăng cường các trang thiết bị hiện đại cho bộ phận công tác lưu
trữ nhằm đưa lại hiệu quả làm việc một cách nhanh nhất.Cụ thể là trong năm
qua CT đã mua sắm thêm 05 máy vi tính với loại máy tính hiện đại,gọn nhẹ.
Với mục đích bộ phận cơng tác lưu trữ luôn được cập nhật thông tin
một cách nhanh nhất,chính xác,kịp thời nhất.BGĐ đã kết nối internet cho
cơng tác lưu trữ nhằm hoàn thiện và đưa lại phong cách làm việc hiện
đại,khoa học đem lại kết quả làm việc cho công tác lưu trữ.
Với phương châm đưa CT ngày càng phát triển BGĐ ln quan tâm
đến trình độ chun môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư lưu trữ tạo điều kiện
cho các nhân viên không ngừng học tập.Nhân viên văn phịng ln được
giúp đỡ tạo mọi điều kiện để đi học các khóa đào tạo nâng cao chuyên mơn
của mình với các lớp dài hạn và ngắn hạn.
Cung cấp các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại khoa học BGĐ khơng
ngừng địi hỏi các cán bộ nhân viên lưu trữ phải có tác phong làm việc hiện
đại.Cán bộ nhân viên phải luôn đổi mới tư duy làm việc khoa học hơn,hiệu
quả nhất,cập nhật thơng tin nhanh nhất chính xác.
Vì vậy với sự chỉ đạo của BGĐ cán bộ nhân viên lưu trữ ln làm trịn
nhiệm vụ được giao và khơng ngừng trau dồi đạo đức,trình độ chun mơn
để ngày càng làm tốt cơng việc hơn,góp một phần nhỏ sức lực của mình để
CT ngày càng phát triển.
2.2.2Tình hình nghiệp vụ công tác lưu trữ tại CT CP Y Dược
Thăng Long.
2.2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

11

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa
vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và
sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm
cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia,tài liệu trong từng kho lưu trữ và
các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của cơ quan đồn thể xí
nghiệp,cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu và sử
dụng bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ.Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như:xác
định giá trị bổ sung,thống kê tài liệu..Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ
việc xác định giá trị tài liệu.Ngược lại xác định chuẩn xác giá trị tài liệu,bổ
sung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có việc phân loại tài liệu.
Với CT CP YD Thăng Long là một đơn vị chuyên về y dược nên việc
phân loại tài liệu lưu trữ chủ yếu dựa vào nghành hoạt động.Nó phản ánh
được q trình hoạt động cũng như kết quả của CT trong thời gian CT hoạt
động.Việc phân loại trong các phơng lưu trữ có ý nghĩa thực tế rất lớn đối
với việc tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng,kho lưu trữ tạo điều kiện
thuận lợi trong việc tra tìm và tổ chức tốt trong việc sử dụng tài liệu.CT CP
YD Thăng Long đã chọn phương án phân loại theo nghành hoạt động-thời
gian để phù hợp với đặc trưng kinh doanh của CT.Chọn phông theo phương
án trên trở thành một hệ thống,có mối liên hệ chặt chẽ với nhau đồng thời

phản ánh chính xác hoạt động của CT.
Như vậy phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học,đúng đắn
thể hiện được mối liên lịch sử và logic của tài liệu trong phông.
2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần
đảm bảo cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

12

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phịng.Thơng qua việc
đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi
phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phơng lưu trữ.
Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời
hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu,loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã
hết giá trị.Việc xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được
những tài liệu có giá trị đồng thời loại bổ những tài liệu hết giá trị giảm bớt
chi phí bảo quản tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu khi thực
hiện công tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng.
Việc xác định giá trị tài liệu của CT chủ yếu dựa vào kết quả hoạt
động của CT.Những giá trị tài liệu này phản ánh q trình hoạt động của CT
bên cạnh đó dựa vào giá trị của tài liệu để đánh giá mức độ phát triển của

cơng ty theo từng năm.Nhìn chung cán bộ lưu trữ của CT đã làm tốt công
việc của mình tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sử dụng tài liệu.Tuy
nhiên trong q trình hoạt động có nhiều yếu tố phát sinh cán bộ văn thư
chưa làm tốt cơng việc của mình như đang cịn chậm trong việc bổ sung thu
thập tài liệu vào kho lưu trữ.Một số tài liệu lâu năm đã hết thời gian sử dụng
hay khơng có giá trị với CT nữa thì cán bộ văn thư nên hủy và sắp xếp lại tài
liệu lưu trữ một cách khoa học nhưng cán bộ văn thư đã không chú ý đến
vấn đề này mà vẫn để lại trong phòng lưu trữ những tài liệu đã rất lâu dẫn
đến việc tra tìm tài liệu khi cần thiết mất nhiều thời gian và phơng lưu trữ
mất tính khoa học.
Công Ty lĩnh vực kinh doanh là dược nên các giấy tờ,cơng văn…có
sự ln chuyển đến nhiều nơi và nhiều lần cùng với một nội dung có thể có
những tài liệu hình thành trên cơ sở sử dụng các thơng tin có những tài liệu
khác do đó xuất hiện các tài liệu có thơng tin lặp lại.Vì vậy trong q trình
việc áp dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thơng tin để xác định giá trị,lựa chọn tài
liệu bảo quản việc làm rất có ý nghĩa,đảm bảo chất lượng,khối lượng tài liệu
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

13

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

lưu trữ.Trong quá trình lựa chọn tài liệu có thơng tin lặp lại để đưa vào bảo
quản trong các kho lưu trữ,mỗi loại tài liệu trên đều phải xem xét cụ thể và
loại bỏ hợp lý.Tránh sự sai sót khơng đáng có trong q trình giải quyết

cơng việc.

2.2.2.3. Qúa trình bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm,thu thập thêm làm phong phú và
hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan,các kho lưu trữ nhà nước ở
trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống
nhất.giải quyết tốt nhất vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng khơng
chỉ đối với nghành lưu trữ mà cịn đối với nhiều nghành khác.Tài liệu lưu trữ
ngồi những ý nghĩa chính trị..có tầm quốc gia cịn có giá trị thực tiễn cao
đối với từng nghành.Nếu để tài liệu mất mát,thất lạc khơng tổ chức được
việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo,khả
năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế.
Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải được tiến hành thường
xuyên,thiết thực và kịp thời.Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử
dụng chúng trong thực tế.Khi bổ sung tài liệu cũng cần chú ý đến khả năng
sử dụng chúng trong phạm vi rộng,trong điều kiện mở rộng việc tiện kỹ
thuật hiện đại.
Ở công ty YD Thăng Long nguồn bổ sung chủ yếu là những tài liệu
đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành đã được lập hồ sơ và lựa chọn
nộp vào lưu trữ ở cơ quan theo quy định của nhà nước.Ngoài ra cần tiến
hành thu thập ,bổ sung những tài liệu cũ còn lại các đơn vị tổ chức cá nhân
trong cơ quan đồng thời tiếp nhận những tài liệu có giá trị giao nộp hoặc
nhượng lại cho lưu trữ.
Trong quá trình hoạt động cán bộ lưu trữ đã kịp thời bổ sung những
quy định mới của pháp luật,những sửa đổi mới liên quan đến nghành
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

14

ĐHLT-QTVP-K1

Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

nghề.Luôn chủ động trong công tác bổ sung tài liệu,thực hiện tốt tuyên
truyền vận động cơ quan,cán bộ nhân viên giao nộp tài liệu lại cho lưu
trữ.Trong quá trình xử lý tài liệu một số tài liệu đã hết giá trị sử dụng thì cán
bộ nhân viên đã hủy bỏ và bổ sung những tài liệu cần thiết.
Trong văn bản của Nhà Nước về công tác lưu trữ đặc biệt là trong
pháp lệnh lưu trữ quốc gia có quy định trách nhiệm tổ chức cơng tác bổ sung
tài liệu.Theo đó cơng tác này được tiến hành ở các phòng,các kho lưu trữ
dưới sự chỉ đạo chung về nghiệp vụ của cục lưu trữ nhà nước.
Để tổ chức tốt công tác bổ sung cần lưu ý mấy điểm sau:
-Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ lập kế hoạch và tổ chức thực
hiện kế hoạch bổ sung tài liệu.
-Trong quá trình bổ sung tài liệu các tài liệu nhập vào các kho lưu trữ
phải kèm theo mục thống kê.Trên cơ sở đó các cán bộ nghiệp vụ tiến hành
kiểm tra số lượng tài liệu trên thực tế.
-Phải chủ động trong công tác bổ sung tài liệu.Thực hiện tốt việc
tuyên truyền,vận động cơ quan cán bộ nhân viên giao nộp tài liệu quý hiếm
cho Nhà Nước.
2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ ở CT.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là tồn bộ những cơng văn bảo đảm
giữ gìn ngun vẹn,an tồn,lâu bền tài liệu lưu trữ.Bảo quản tài liệu lưu trữ
là cơng việc có ý nghĩa rất quan trọng.Đây cũng là một công việc khó khăn
đặc biệt trong điều kiện lịch sử,địa lý,khí hậu ở nước ta nói chung và cơng ty
YD Thăng Long nói riêng.
Cơng ty ln cung cấp những trang thiết bị tốt nhất cho cơng việc lưu

trữ.Ngồi bảo quản tài liệu lưu trữ trong cặp bìa,hộp theo đúng tiêu chuẩn
cơng ty còn trang thiết bị thêm các tủ đựng gồm nhiều ngăn kéo rộng nhưng

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

15

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

không sâu.Chúng không những phải bảo vệ tài liệu về hình thức mà cịn phải
được chế tạo từ vật liệu bền về mặt hóa học mà không gây hại cho giấy.
Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học,quản lý việc xuất-nhập
tài liệu theo các quy định chặt chẽ.Trước khi đưa vào bảo quản trong kho tài
liệu phải được xếp trong cặp,trong hộp.Mỗi cặp,hộp đều được dán nhãn có
ghi đầy đủ thơng tin để thống kê và tra tìm.
Tài liệu của CT được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên
hộp của mỗi phông lưu trữ .Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải,từ trên
xuống dưới trong mỗi khoang giá theo hướng của người đứng xếp quay mặt
vào giá.
Khi đưa tài liệu ra phục vụ,khai thác,sử dụng phải kiểm tra chất lượng
và địa lý vật chất tài liệu.Tại phòng đọc phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy
bảo vệ an toàn tài liệu.
Hàng năm nhân viên lưu trữ kiểm tra lại chất lượng và số lượng tài
liệu .Kết quả kiểm tra được ghi thành văn bản trong đó ghi rõ số lượng đã có
theo thống kê,số lượng tài liệu mơi nhập thêm trong năm,số lượng tài liệu bị

hư hỏng,số lượng tài liệu còn thiếu.Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng cán
bộ lưu trữ phải đưa đi tu bổ,phục chế hoặc làm bản sao.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được cán bộ lưu trữ cịn có một
số hạn chế như:Đơi khi kiểm tra mang tính hình thức,đối phó.Sắp xếp tài
liệu cịn lộn xộn,chưa mang tính khoa học cao gây khó khăn cho q trình
tìm tài liệu khi cần thiết.Cán bộ lưu trữ cần phải chú ý hơn nữa về các trang
thiết bị bảo quản tài liệu,cần được lau chùi,kiểm tra thường xuyên và hàng
năm cần có kiến nghị lên BLĐ CT để được bổ sung thêm các trang thiết bị
nhằm đáp ứng nhu cầu công việc của mình ngày càng hiệu quả cao hơn.
2.2.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu trong các kho lưu trữ là tồn bộ cơng tác
nhằm bảo đảm cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

16

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị,kinh tế,văn hóa,xã hội,tun
truyền giáo dục các quyền lợi chính đáng của cơng dân.
Sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng,kho lưu trữ là một mặt hoạt
động thông tin khoa học.Mọi hoạt động của các phòng,các kho lưu trữ đều
hướng vào mục tiêu cuối cùng là tổ chức sử dụng tốt và có hiệu quả các tài
liệu lưu trữ.Việc sử dụng tài liệu lưu trữ phải dựa trên những nguyên tắc đã
được quy định nhằm đáp ứng công việc một cách nhanh nhất.

Chương III. Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất
lượng công tác lưu trữ tại CT CP Y Dược Thăng Long.
3.1. Phương hướng nhiệm vụ của CT trong thời gian tới.
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

17

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Trong quá trình hoạt động CT luôn phấn đấu để CT ngày càng phát
triển để khẳng tên tuổi của mình.Một trong những vấn đề quan tâm của lãnh
đạo CT đó là sự phát triển đồng đều bộ máy cơ cấu CT trong đó khơng thể
thiếu sự đổi mới của bộ phận công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một bộ phận gần gũi và có quan hệ mật thiết với
lãnh đạo,quản lý đơn vị trong mọi hoạt động.Do văn phòng trợ giúp cho nhà
quản trị công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ thân mật và thường
xuyên.Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin,phần
khác do việc cung cấp các điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho quá trình
quản lý điều hành tổ chức.
Là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong
quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức.Đây là
hoạt động diễn ra rất phong phú nên trong thời gian tới nhà lãnh đạo khơng
chỉ cho văn phịng làm nhiệm vụ tiếp nhận,sắp đặt các mối quan hệ mà có
nhiều người đứng đầu có tổ chức ủy nhiệm cho văn phịng trực tiếp xem xét

giải quyết theo yêu cầu quản lý.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên liên tục trong
tổ chức.Khác với các bộ phận khác,văn phịng khơng chỉ đảm nhận việc thu
thập,xử lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định điều
hành tổ chức mà còn cung cấp các điều kiện vật chất,phương tiện kỹ thuật
cho quá trình quản lý nên bộ phận văn phịng ln được trang thiết bị them
các kỹ thuật hiện đại nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan tổ chức.
Như vậy với những chức năng trên,văn phòng sẽ ngày càng được
quan tâm đặc biệt hơn các trang thiết bị hiện đại,cơ sở vật chất được cải
thiện hơn.CT có những chính sách ưu đãi các cán bộ văn phòng nhằm taọ ra
sự thúc đẩy để nhân viên làm việc đem lại hiệu quả tốt hơn.Bên cạnh đó CT
mở thêm các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư tạo điều kiện cho nhân viên
học hỏi kinh nghiệm để đưa chất lượng cũng như hiệu quả của công việc
ngày càng cao.
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

18

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Bên cạnh những mặt đã đạt được CT sẽ khắc phục những yếu kém
hạn chế khơng đáng có mà CT đang gặp phải.Với những gì đang đặt được
CT sẽ cố gắng hơn nữa để ngày càng đem lại hiệu quả cho công việc.
3.2. Một số giải pháp,kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công
tác lưu trữ tại CT

3.2.1.Đổi mới tư duy nhận thức về vị trí,vai trị,chức năng,nhiệm
vụ của cơng tác lưu trữ.
Có thể nói nghành công tác lưu trữ trong thời gian qua chưa được
quan tâm vẫn còn mờ nhạt so với ngành khác.Một trong những ngun nhân
dẫn đến tình trạng đó là:
-Các cơ quan tổ chức không chú ý đến bộ phận văn phịng.
-Ngành cơng tác văn thư lưu trữ chưa được đào tạo chuyên sâu về
nghiệp vụ nên các cán bộ nhân viên làm việc văn phòng chỉ hiểu sơ qua và
làm việc theo sự học hỏi nhìn nhau mà làm nhưng khơng hiểu sâu về cơng
việc mình làm.
-Với cơ chế và làm việc như hiện nay,ngành văn phịng rất ít người
theo học vì vậy cần phải có tổ chức và quản lý tốt hệ thống thơng tin.Phải
nói rằng mọi hoạt động quản lý đều liên quan đến việc thu nhận,phân tích,xử
lý thông tin,truyền đạt thông tin.Nhân viên cán bộ văn thư nói chung và
ngành lưu trữ nói riêng cần đổi mới về tư duy nhận thức về vị trí,vai trị,chức
năng nhiệm vụ của công tác lưu trữ.
Phải xem công tác lưu trữ là một trong bộ phận khơng thể thiếu cơng
CT.
Nhìn nhận công tác lưu trữ là một hoạt động phải đi vào hoạt động
nghiên cứu chuyên sâu.Cán bộ công tác lưu trữ phải được đào tạo chuyên
sâu và không ngừng nâng cao tay nghề,trình độ của mình.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

19

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Ở văn phòng các cơ quan đơn vị hàng ngày có rất nhiều văn bản đến
đồng thời để điều hành lãnh đạo cơ quan đơn vị và các mối quan hệ quản
lý.Các cơ quan đơn vị đều phải soạn thảo và ban hành rất nhiều loại văn bản.
3.2.2. Tăng cường mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa công tác
lưu trữ với CT.
Tất cả những ai làm việc trong văn phòng đều nhận định được rằng
hoạt động của bất kỳ cơ quan,tổ chức nào đó muốn duy trì hoạt động và phát
triển,các đơn vị phịng ban phải ln có mối quan hệ cơng tác,tác động qua
lại lẫn nhau.Trong hoạt động của CT sự tác động đó được thể hiện một phần
qua quan hệ cơng tác giữa văn phịng với các phịng ban khác.Có sự kết hợp
giữa lãnh đạo kiểm tra và quan hệ phối hợp.
-Quan hệ các phòng ban và các đơn vị trực thuộc.
+Văn phịng có trách nhiệm thơng tin,liên lạc giữa các phịng ban,các
đơn vị với ban lãnh đạo CT trong việc bố trí sắp xếp lịch làm việc và thơng
báo các kết luận,tổng kết những vấn đề có liên quan đến từng chun mơn
của các phịng ban và cơng việc của từng đơn vị trực thuộc.
+giữa văn phịng với các ban có quan hệ phối hợp thống nhất chỉ đạo
trong triển khai công việc,hướng dẫn biện pháp tổ chức thực hiện đối với các
đơn vị trực thuộc.
-Quan hệ với GĐ và Ban lãnh đạo CT.
+Văn phòng giúp GĐ và Ban lãnh đạo CT sơ kết,tổng kết,đánh giá kết
quả hoạt động,tình hình và kết quả thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh
doanh của các đơn vị phòng ban.
+giúp GĐ và Ban lãnh đạo CT theo dõi tập hợp kết quả bình xét thi
đua tập thể,cá nhân hàng tháng,quý năm.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

20

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

+Tham mưu với lãnh đạo và phối hợp với cơng đồn chăm lo đời sống
tổ chức thăm hỏi cán bộ nhân viên.
-Quan hệ giữa văn phòng với các ngành và cơ quan trực thuộc.
+Văn phòng là đầu mối liên hệ thông tin giữa GĐ công ty,PGĐ và các
phòng ban cấp trên để triển khai các chủ trương,kế hoạch cấp trên,giúp các
phòng ban vận dụng,cụ thể hóa để tổ chức sản xuất kinh doanh và xây dựng
công ty ngày càng vững mạnh.
Như vậy quan hệ giữa văn phịng cơng ty với các phịng ban trong
cơng ty,với các phịng ban cơ quan tổ chức bên ngồi vừa có quan hệ lãnh
đạo kiểm tra vừa có quan hệ phối hợp làm việc.Điều này làm cho văn phòng
thực hiện chức năng của mình một cách hiệu quả.
3.2.3.Đầu tư và ứng dụng các trang thiết bị,phương tiện hiện đại
trong công tác lưu trữ văn phịng.
Nhằm nâng cao hiệu quả cơng việc và đem lại môi trường làm việc
cho mỗi cá nhân trong CT.Mỗi cá nhân với tư cách là một cá thể có các nhu
cầu và tâm sinh lý khác nhau.Để đáp ứng nhu cầu của nhân viên CT đã cố
gắng cung cấp các trang thiết bị góp phần tạo ra động cơ thúc đẩy mỗi cá
nhân nhằm tích cực phấn đấu cho mục tiêu chung của tập thể.
Với sự quyết tâm của CT và tồn thể cơng nhân viên,trong thời gian
qua CT đã đầu tư thêm các hệ thống máy tính hiện đại.CT đã chú ý đến nhu

cầu làm việc của nhân viên nên đã trang bị các dụng cụ làm việc phù hợp với
tâm sinh lý của mỗi con người cụ thể.Nhằm khuyến khích họ làm việc đưa
lại hiệu quả cao.
Bộ phận văn thư lưu trữ của văn phịng thường xử lý luồng thơng tin
đầu vào qua sổ công văn đến và luồng thông tin đầu ra qua sổ cơng văn
đi.Cịn trong nội bộ đơn vị,cơ quan doanh nghiệp,qua công văn được sao
nhân ra thành nhiều bản để gửi tới các phòng ban cơ quan đơn vị.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

21

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Bộ phận lưu trữ sẽ phân loại và lưu trữ những văn bản phù hợp với
phơng lưu trữ của cơ quan doanh nghiệp mình.
Hiện nay nhờ máy vi tính và việc nối mạng để xử lý nguồn thông tin
đầu vào trong nội bộ ‘LAN’ và với mạng rộng bên ngồi ‘WAN’ để xử lý
luồng thơng tin đầu ra.Tất cả các công văn giấy tờ thông tin phần lớn được
xử lý và truyền trên mạng với hệ thống mạng.Để nhanh chóng xử lý thơng
tin đầu vào,đầu ra trong CT,BGĐ đã đầu tư nối các máy tính thành mạng để
tiện liên hệ làm việc với nhau.Tất nhiên khi nối mạng mỗi máy tính đều có
khóa mật khẩu để bảo vệ thơng tin của mình.
Là một doanh nghiệp có rất nhiều cơng văn nên CT đã trang bị tủ
đựng hồ sơ với các ngăn rõ ràng,gọn nhẹ khoa học đảm bảo dễ dàng trong

lúc tìm tài liệu.
Như vậy bước đầu CT đã nỗ lực hết mình để tạo tiền đề cho hoạt động
của CT phát triển với những hệ thống trang thiết bị hiện đại nhất.
3.2.4. Nâng cao phẩm chất chính trị,trình độ chun mơn cho cán
bộ cơng tác văn phịng.
Với mục tiêu phát triển CT tồn diện,BGĐ ln quan tâm đến trình độ
chun mơn và khơng ngừng nâng cao phẩm chất cho cán bộ nhân viên.
Công ty mở tạo các lớp học ngoại khóa,sinh hoạt tập thể đồng thời
luôn quan tâm giúp đỡ nhau trong cuộc sống hằng ngày không chỉ đảm bảo
tốt về công việc mà còn đảm bảo các vấn đề khác như:Đạo đức nghề nghiệp
Trong công tác BGĐ luôn chú ý đến yêu cầu nguyện vọng của cán bộ
nhân viên,tổ chức các hoạt động từ thiện trong đó bộ phận văn phịng đóng
vai trị rất quan trọng trong việc tổ chức hoạt động,thực hiện và đưa lại kết
quả và chất lượng hiệu quả cao.Bên cạnh đó khơng ngừng trau dồi kiến thức
nghiệp vụ của mình bộ phận thực sự trở thành một chuyên gia có trình độ
năng lực hiểu biết rộng rãi và phải có các kỹ năng,kỹ xảo thực hành làm trợ
thủ đắc lực cho hoạt động quản lý,lãnh đạo.
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

22

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

Trong thời đại ngày nay,các chức năng của bộ phận văn phòng được
thành tựu khoa học và các hệ thống tiên tiến hỗ trợ.Tuy nhiên các công nghệ

kỹ thuật cao học hiện đại với những hệ thống tiên tiến bao nhiêu thì cũng
khơng thể thay thế được chức năng đặc biệt năng động,sáng tạo của bộ phận
văn phòng.Để đáp ứng được các nhu cầu của công việc BGĐ luôn tạo điều
cho nhân viên nâng cao trình độ chun mơn của mình như mở các lớp đạo
tạo chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn,đi học các lớp đào tạo chuyên sâu về
nghiệp vụ nghề vụ đảm bảo đưa lại kết quả.
Cùng với sự cố gắng của CT cán bộ văn phịng ln cố gắng để làm
tốt cơng việc của mình được giao.
3.2.5. Tăng cường đánh giá cơng tác kiểm tra hoạt động công tác
lưu trữ trong CT.
Hoạt động của tổ chức và người trong xã hội là hoạt động có ý
thức.Trước khi hành động các tổ chức và con người đều phải xác định rõ chủ
trương kế hoạch tiến hành và tổ chức hoạt động thăng lợi ý định chủ trương
kế hoạch ấy trong thực tiễn.Song thực tiễn luôn luôn vận động,phát triển
theo quy luật khách quan nên những dự kiến ban đầu được chuẩn bị nghiên
cứu kỹ vẫn có những thiếu sót sơ hở thậm chí sai lầm.Như vậy kiểm tra hoạt
động văn phịng chính là việc xem xét,đánh giá kết quả và quá trình vận
động của văn phịng nhằm làm cho các hoạt động đó ngày càng hoàn thiện
đạt hiệu quả cao hơn.
Kiểm tra là chức năng hoạt động của nhà quản trị văn phịng.Tính chất
quan trọng của kiểm tra hoạt động của văn phòng được thể hiện ở cả hai
mặt:Một kiểm tra là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý phát hiện ra những
thiếu sót sai lầm để khắc phục điều chỉnh kịp thời.Mặt khác thơng qua kiểm
tra các hoạt động văn phịng sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được nảy
sinh sai sót.Kiểm tra khơng chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt
động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý.Kiểm tra
cũng khơng phải là hoạt động đan xen là một quá trình liên tục về thời gian
SVTH:Nguyễn Thị Phúc

23

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

và bao quát về không gian.Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị ở mọi
nơi mọi lúc.
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong
quản lý.Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả
cao.Trong thực tế những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được như ý
muốn.Các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai
lầm.Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực của quản lý của những người lãnh
đạo tổ chức cơ quan,doanh nghiệp.Nhờ kiểm tra các nhà quản trị có thể kiểm
sốt được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức cơ quan
doanh nghiệp.Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm sốt có ý nghĩa là
nhà quản trị đã bị vơ hiệu hóa,hoạt động.Ngày nay với nhu cầu mở rộng dân
chủ trong các tổ chức cơ quan đơn vị,kiểm tra khuyến khích chế độ ủy
quyền,hợp tác mà khơng làm giảm khả năng kiểm soát của người lãnh đạo.
Kiểm tra giúp tổ chức doanh nghiệp đơn vị theo sát và đối phó với sự
thay đổi của mơi trường.Chức năng kiểm tra giúp nhà quản trị ln nắm
được bức tranh tồn cảnh về môi trường.Kiểm tra tạo điều kiện phối hợp
nhịp nhàng các hoạt động trong cơ quan,đơn vị tạo nên một hệ thống thường
xuyên liên tục.Đồng thời phát hiện những nhân tố làm ảnh hưởng đến hoạt
động của tổ chức.
3.2.6. Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ.
3.2.6.1 Đối với Cơng Ty.
Cơng tác lưu trữ cịn những vấn đề khắc phục kịp thời để đáp ứng nhu

cầu của công việc.Do vậy tôi xin đưa ra một vài kiến nghị mà trước hết tôi
đưa ra một vài nguyên nhân chính dẫn đến việc tồn tại những hạn chế trên:
Do cơ chế chung về công tác tổ chức,công tác cán bộ cịn bất cập chưa
bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách một cách tuyệt đối mà vẫn
còn làm kiêm nhiệm.Mặt khác cách tổ chức một doanh nghiệp kinh doanh

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

24

ĐHLT-QTVP-K1


Báo cáo thực tập

Khoa QTVP TTTV

có khác cơ quan hành chính nơi mà vấn đề hành chính,cơng tác văn thư,giấy
tờ được thực hiện một cách thấu đáo và để triệt để hơn.
Từ những nguyên nhân để đưa công tác lưu trữ tại CT đi vào nề nếp
có khoa học,đúng yêu cầu của pháp luật quy định,tôi xin đề xuất một số giải
pháp như sau:
+Cơng ty cần có những văn bản quy định chi tiết hơn nữa về công tác
lưu trữ,trong đó tốt nhất có các chế tài cụ thể kèm theo nhằm đưa các cán bộ
chuyên viên thực hiện công việc của mình một cách tự giác và nghiêm túc.
+Cập nhật và thực hiện chặt chẽ hơn nữa pháp luật về công tác lưu
trữ.
+Tuyên truyền phổ biến rộng rãi cho các cán bộ giúp cho việc nắm bắt
được các quy định đó,nâng cao tinh thần trách nhiệm,ý thức tự giác làm theo
quy định của công ty.

+Trong việc ban hành văn bản cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn nữa về
thể thức,thực hiện việc lưu văn bản một cách nhanh chóng tránh tình trạng
để dồn sau đó ngồi lưu ln một thể.
+Tăng cường cho cán bộ tham gia các khóa học ngắn hạn,dài hạn về
công tác lưu trữ.Hoạt động quản lý cần phải tiến hành đồng bộ,khẩn trương
và đạt hiệu quả cao.Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian.Cơng văn giấy
tờ là công việc quan trọng nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng
kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nếu khơng sẽ
gây tổn thất cho cơ quan.
Tránh tình trạng để văn bản thất lạc,mất mát hư hỏng và lộ bí
mật.Chính vì vậy quy định Nhà Nước đã ban hành và đảm bảo an tồn văn
bản,tài liệu.Những văn bản đó cần được tổ chức cụ thể hóa và thực hiện
nghiêm túc.
3.2.6.2.Đ ối với Nhà Nước.

SVTH:Nguyễn Thị Phúc

25

ĐHLT-QTVP-K1