Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRỊNH THỊ THU HƢƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
THUẾ TẠI ĐỊA PHƢƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ
CHI CỤC THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội, năm 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRỊNH THỊ THU HƢƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
THUẾ TẠI ĐỊA PHƢƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ
CHI CỤC THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60.32.24

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng

Hà Nội, năm 2015


MỤC LỤC
Nội dung

Trang

Mở đầu

1

Chƣơng 1: Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lƣu trữ ở các

10

Chi cục Thuế.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục

10

Thuế.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Chi cục Thuế.

10

1.1.2. Cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế.

11

1.2. Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lƣu trữ ở các Chi cục Thuế.
1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động

12
12

của các Chi cục Thuế.
1.2.2. Đặc điểm của tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế

17

1.2.3. Giá trị của tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế.

18

Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở

25

các Chi cục Thuế qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế TP. Hà Nội.
2.1. Những quy định của Nhà nƣớc về hoạt động tổ chức khai thác, sử

25

dụng tài liệu lƣu trữ
2.2. Những quy định của ngành tài chính nói chung và ngành thuế nói

30

riêng về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.

2.2.1. Thẩm quyền cho phép khai thác

32

2.2.2. Thủ tục khai thác

32

2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế qua

34

khảo sát ở một số Chi cục Thuế TP. Hà Nội.
2.3.1. Số lƣợng ngƣời và số lƣợng hồ sơ tài liệu đƣợc khai thác, sử

35

dụng
2.3.2. Đối tƣợng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ

41

2.3.3. Những nhóm tài liệu lƣu trữ chủ yếu đƣợc khai thác, sử dụng

45


2.3.4. Kết quả khảo sát về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại

46

các Chi cục Thuế
2.4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ

48

2.4.1. Hình thức cho mƣợn tài liệu

48

2.4.2. Hình thức chứng thực lƣu trữ; cấp bản sao

50

2.5. Hiệu quả của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ

51

2.5.1. Phục vụ việc kiểm tra, giám sát kê khai thuế

51

2.5.2. Phục vụ dự toán thu ngân sách của ngƣời nộp thuế và tổ chức

54

thực hiện dự toán thu đối với ngƣời nộp thuế
2.5.3. Phục vụ công tác quản lý nợ thuế và cƣỡng chế thuế

56

2.5.4. Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ, ngành

58

2.5.5. Phục vụ công tác thanh tra ngƣời nộp thuế trong việc chấp

58

hành pháp luật thuế
2.5.6. Phục vụ công tác hỗ trợ ngƣời nộp thuế

59

2.5.7. Phục vụ công tác của các cơ quan chức năng

60

2.6. Nhận xét

61

2.6.1. Ƣu điểm

61

2.6.2. Nhƣợc điểm

64

Chƣơng 3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ

81

chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế
3.1. Các giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động khai thác, sử dụng

81

tài liệu lƣu trữ
3.1.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho

81

việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
3.1.2. Mẫu hóa một số mẫu biểu để quản lý hoạt động tổ chức khai

84

thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
3.1.3. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

88


lƣu trữ theo hƣớng chủ động
3.2. Các giải pháp hỗ trợ cho hoạt động tổ chức, khai thác sử dụng tài

89

liệu lƣu trữ
3.2.1. Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên Chi cục Thuế về tầm

89

quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế

92

3.2.3. Đầu tƣ kinh phí để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai

93

thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
3.2.4. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ

97

Kết luận

102

Danh mục tài liệu tham khảo

104

Phụ lục hình ảnh chứng minh cho nội dung chƣơng 2

106

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lƣu trữ là một trong những di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của
mỗi dân tộc. Tài liệu lƣu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi đƣợc khai thác sử
dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy,
hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là nhiệm vụ quan trọng của
mọi cơ quan, tổ chức.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các
cơ quan lƣu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nƣớc, các tổ chức
chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài
liệu lƣu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi
ích chính đáng của công dân. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác tổ
chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nên Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản
quy phạm pháp luật về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhằm
giúp cho độc giả có thể khai thác, sử dụng có hiệu quả nhất tài liệu lƣu trữ quốc
gia và có thể đƣa tài liệu lƣu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu xã hội. Đây là
những cơ sở pháp lý vững chắc cho việc tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ nói
chung và nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng.
Mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng tốt
tài liệu lƣu trữ. Làm tốt nhiệm vụ này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao
vai trò của tài liệu lƣu trữ trong đời sống xã hội, biến những tài liệu lƣu trữ thành
những tài liệu sống phục vụ cho các hoạt động của xã hội. Ngày nay, do yêu cầu
của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu khai thác và sử dụng
thông tin nói chung và thông tin trong tài liệu lƣu trữ nói riêng có ý nghĩa rất lớn
đối với sự phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phƣơng.
Chi cục thuế là cơ quan quản lý thuế tại địa phƣơng trực thuộc Cục thuế,
chi cục thuế có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và
các khoản thu khác của ngân sách nhà nƣớc. Do vậy, tổ chức khai thác, sử dụng

1


tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế có vai trò quan trọng tác động tới hiệu quả
hoạt động và chỉ tiêu thu thuế hàng năm của các Chi cục Thuế tại các địa
phƣơng, góp phần tích cực nâng cao hiệu quả phối, kết hợp giữa các Chi cục
Thuế và các cơ quan chức năng, đặc biệt là các cơ quan bảo vệ pháp luật trong
công tác đấu tranh chống tiêu cực trong hoạt động kinh tế ở các địa phƣơng.
Trong những năm trƣớc đây, mặc dù công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các Chi
cục Thuế bƣớc đầu đã đƣợc quan tâm nhƣng tình trạng tài liệu hành chính, tài
liệu nghiệp vụ tồn trữ tích đống chƣa đƣợc sắp xếp chỉnh lý và tổ chức lƣu trữ
khoa học và còn khá phổ biến tại các Chi cục Thuế ở các địa phƣơng. Điều này
khiến cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ chƣa thực sự hiệu quả
và phải mất nhiều công sức cho công việc này, ảnh hƣởng nhiều tới hoạt động
của các Chi cục Thuế và các đơn vị chức năng phối hợp.
Trƣớc thực trạng đó, những năm gần đây Tổng cục Thuế đã có nhiều quan
tâm chỉ đạo và đã đầu tƣ nhiều kinh phí để tổ chức chỉnh lý tài liệu lƣu trữ ngành
Thuế. Việc đầu tƣ kinh phí chỉnh lý không chỉ tập trung cho Văn phòng Cục
Thuế các tỉnh, mà ngay cả các Chi cục Thuế trực thuộc các Cục Thuế tỉnh cũng
đƣợc quan tâm đầu tƣ kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ tài liệu. Hiện tại công
việc này vẫn đang tiếp tục đƣợc triển khai trên phạm vi nhiều tỉnh, thành phố.
Tuy nhiên, lƣợng tài liệu tồn trữ, tích đống chƣa đƣợc sắp xếp khoa học còn rất
nhiều, tới thời điểm hiện nay còn có nhiều Chi cục Thuế chƣa thực hiện hoặc
thực hiện dở dang công tác chỉnh lý tài liệu (trong vòng 03 năm từ năm 2010 2012 thống kê toàn ngành thuế cho biết đã thu thập về kho lƣu trữ đƣợc 49.399
mét giá tài liệu, trong đó chỉnh lý đƣợc 37.604,9 mét giá tƣơng đƣơng với 75%
số lƣợng tài liệu thu về).
Bên cạnh đó, các Chi cục thuế hầu nhƣ chƣa có quy định cụ thể về hoạt
động tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lƣu trữ ngay cả khi đã chỉnh lý
tài liệu. Với những lý do đó, chúng tôi thấy cần thiết phải có một nghiên cứu
trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế để có

2


thể phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ. Là một cán bộ của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý - một đơn vị có chức năng đào tạo bồi
dƣỡng về công tác lƣu trữ, cơ quan tôi cũng có cơ hội đƣợc làm việc với một số
đơn vị thuế để tổ chức một số khóa đào tạo, bồi dƣỡng về nghiệp vụ văn thƣ lƣu
trữ. Đối tƣợng tham dự của những khóa đào tạo này là cán bộ làm công tác văn
thƣ lƣu trữ của Cục thuế và các Chi cục thuế trực thuộc nên thông qua những lớp
tập huấn nhƣ thế này tôi có cơ hội tìm hiểu nhiều về công tác văn thƣ lƣu trữ của
ngành thuế nói chung và của các Chi cục Thuế nói riêng từ đó thấy đƣợc những
ƣu điểm và những tồn tại trong công tác lƣu trữ của các Chi cục Thuế. Đó là lý
do tôi chọn đề tài: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục
Thuế phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương (qua khảo sát tại một số Chi
cục Thuế tại thành phố Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành
Lƣu trữ học và quản trị văn phòng.
2. Mục tiêu của đề tài.
Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết hai mục tiêu chính sau đây:
Thứ nhất, khảo sát, đánh giá hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lƣu trữ tại các Chi cục Thuế.
Thứ hai, nghiên cứu và đề xuất một số biện pháp để nâng cao hiệu quả
hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế nói
chung và các Chi cục Thuế Hà Nội nói riêng.
3. Nhiệm vụ của đề tài.
Để thực hiện mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm
vụ cơ bản sau:
- Một là nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về hoạt động tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- Hai là khảo sát, phân tích giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động
của các Chi cục Thuế.

3


- Ba là khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất một số biện pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi
cục Thuế.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Nghiên cứu về công tác văn thƣ - lƣu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lƣu trữi đã đƣợc rất nhiều nhà khoa học, nhà lý luận, nhà hoạt động
thực tiễn quan tâm. Tại Việt Nam, cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu
về lĩnh vực này nhƣ các giáo trình về công tác văn thƣ lƣu trữ; các bài viết trên
báo, tạp chí; các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp,... có liên
quan đến đề tài lƣu trữ và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Dƣới đây là một số những công trình tiêu biểu của một số tác giả nghiên cứu về
vấn đề này:
- Một số sách, giáo trình về nghiệp vụ lưu trữ.
+ Cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, NguyễnVăn Thâm biên
soạn, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990.
+ Cuốn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ căn bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng
chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006.
+ Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” và “Giáo trình Văn thư” do Trƣờng Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ) xuất bản.
Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc một chƣơng nói về hoạt
động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- Một số luận văn thạc sỹ về hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ.
+ Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ văn Văn
phòng chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” của tác
giả Nguyễn Thị Lan Hƣơng, năm 2013.

4


+ Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế
trên địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của tác giả Ngô Thị Kiều Oanh,
năm 2013.
Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Lan Hƣơng mặc dù không đề cập đến
hoạt động của các Chi cục thuế nhƣng luận văn đề cập đến hoạt động tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của Văn phòng Chính phủ nên nội dung luận
văn rất gần với đề tài của tôi.
Luận văn của tác giả Ngô Thị Kiều Oanh mặc dù không đề cập đến hoạt
động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣng trong luận văn có đề cập
đến thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi
cục Thuế, phân tích thành phần tài liệu tại các Chi cục Thuế. Đây là những nội
dung mà tôi có thể tham khảo.
- Một số khóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ và nghiệp vụ
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Khóa luận “Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, năm 2011.
+ Khóa luận “Công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Thanh
Xuân - Khảo sát, đánh giá và kiến nghị” của tác giả Lê Thị Minh Hồng, năm
2010.
+ Khóa luận “Xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất
lượng theo TCVN 9001:2000 vào công tác văn thư tại Cục thuế TP. Hà Nội” của
tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến, năm 2009.
Khóa luận của tác giả Lê Thị Minh Hồng và Nguyễn Thị Kiều Yến đã
giúp cho tôi hiểu rõ hơn về công tác văn thƣ - lƣu trữ tại một số Chi cục Thuế tại
thành phố Hà Nội.
Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thảo “Tổng luận các công trình nghiên

cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ” đã giúp cho tôi giảm thiểu thời
gian tìm kiếm những tài liệu tham khảo liên quan đến luận văn của tôi.
5


- Một số bài viết trên các báo, tạp chí, kỷ yếu hội thảo khoa học.
+ Bài viết “Thông tin tài liệu lưu trữ trong hệ thống thông tin khoa học và
công nghệ quốc gia” của TS. Tạ Bá Hƣng trên kỷ yếu hội thảo khoa học Tổ
chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo
tinh thần pháp lệnh lƣu trữ quốc gia, năm 2004.
+ Bài viết “Mấy suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước
ta” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí VT-LTNN số 2, tr 13-17, năm 1990.
+ Bài viết “Một số kinh nghiệm của lưu trữ nước ngoài về tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ” của ThS. Tiết Hồng Nga - TS. Vũ Minh Hƣơng
trên kỷ yếu hội thảo khoa học Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ yêu cầu
chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần pháp lệnh lƣu trữ quốc gia, năm 2004.
Ngoài ra, còn có rất nhiều các công trình nghiên cứu, các bài viết về tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu và
các bài viết đó đề cập đến lý luận chung về khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
hoặc tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ của một đơn vị (không
phải Chi cục Thuế) hoặc các nghiệp vụ khác của công tác lƣu trữ tại Chi cục
Thuế nên đề tài của chúng tôi không trùng lặp với các công trình nghiên cứu
trƣớc đó.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là hoạt động tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hoạt động tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lƣu trữ trên cơ sở khảo sát thực tế tại một số Chi cục Thuế thuộc
thành phố Hà Nội..
6. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để thực hiện đƣợc nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, trên cơ sở phƣơng pháp luận
của chủ nghĩa Mác - Lê nin, chúng tôi đã sử dụng một số phƣơng pháp phổ biến
trong nghiên cứu khoa học, cụ thể nhƣ:
6


- Phương pháp nghiên cứu lý luận: dựa trên cơ sở lý luận của công tác
lƣu trữ để làm rõ hơn các vấn đề khoa học của hoạt động tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lƣu trữ.
- Phương pháp khảo sát: đƣợc áp dụng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ
và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế; tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế thuộc thành phố Hà Nội.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê: căn cứ vào các tài
liệu thu thập đƣợc và các kết quả khảo sát hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế để từ đó đánh giá thực trạng và đƣa ra giải
pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ một cách hiệu quả phục vụ các
nhu cầu khai thác.
- Phương pháp phỏng vấn: đƣợc áp dụng để tìm hiểu ý kiến của một số
cán bộ ở các Chi cục Thuế thuộc thành phố Hà Nội đối với hoạt động khai thác
sử dụng, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
7. Nguồn tài liệu tham khảo.
Để thực hiện đề tài này, ngoài các thông tin khảo sát từ thực tế chúng tôi
đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:
- Các văn bản của các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định về khai
thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ: Luật Lƣu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lƣu trữ; Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc
gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về
việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ…
- Các văn bản của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội quy

định về công tác lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu
lƣu trữ nói riêng nhƣ: Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ Tài
chính về việc ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ thuộc Bộ Tài
7


chính; Quyết định số 62 - QĐ/BTC ngày 10/01/2005 của Bộ Tài chính về việc
ban hành quy chế công tác lƣu trữ của Bộ Tài chính; Quyết định 367TCT/QĐVP ngày 26/5/2005 của Tổng cục Thuế về việc ban hành quy chế về công tác lƣu
trữ của Tổng cục Thuế; Quyết định số 31358/QĐ-CT-HCLT ngày 25/6/2014 ban
hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội
- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các
Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế các tỉnh, thành phố: Quyết định số 503/QĐTCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trƣởng Tổng cục Thuế quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế
- Một số giáo trình về công tác văn thƣ lƣu trữ mà tiêu biểu là cuốn giáo
trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc,
Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm.
- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lƣu trữ và
Quản trị Văn phòng - Trƣờng ĐHKHXHNV có những nội dung liên quan đến đề tài.
- Các bài viết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ trên báo, tạp chí
nhƣ: Tạp chí VT-LTNN; Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí nghiên cứu lịch sử,...
- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ: Kỷ
yếu hội thảo khoa học về “tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chia sẻ
nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Quốc gia”; kỷ yếu hội thảo khoa học
về “sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quá trình xây dựng và bảo về tổ quốc”.
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1. Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lƣu trữ ở các
Chi cục Thuế.
Trong chƣơng này chúng tôi tập trung giới thiệu khái quát nội dung và
thành phần của các các loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi

cục Thuế và giá trị của nó đối với công tác quản lý thuế tại địa phƣơng.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở
các Chi cục Thuế qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế TP. Hà Nội.
8


Trong chƣơng này, luận văn hệ thống những quy định hiện hành của nhà
nƣớc, của Bộ Tài chính nói chung và những quy định của ngành thuế nói riêng
về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Trên cơ sở đó khảo sát,
đánh giá thực trạng công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại một số
Chi cục Thuế tại Thành phố Hà Nội.
Chƣơng 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế
Qua khảo sát thực trạng công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại một số
Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội, luận văn đƣa ra nhận xét những ƣu điểm và tồn
tại, phân tích nguyên nhân dẫn đến tồn tại và đề xuất những giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tôi đã nhận đƣợc sƣ giúp đỡ tận tình
của PGS.TS.Vũ Thị Phụng và các cán bộ, chuyên viên của các Chi cục Thuế nơi
tôi đến khảo sát. Do trình độ bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi
những thiếu sót nhất định. Tôi mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các thầy cô,
bạn bè để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày

tháng
Tác giả

năm 2015

Trịnh Thị Thu Hƣơng

9


Chƣơng 1:
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ
Ở CÁC CHI CỤC THUẾ
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi
cục Thuế.
Ngày 10/9/1945, Bộ trƣởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã thay mặt Chủ
tịch Chính phủ lâm thời ký sắc lệnh số 27 về việc “lập ra một Sở Thuế quan và
thuế gián thu” để thực hiện các công việc: “thu các quan thuế nhập cảng và xuất
cảng; thu các loại thuế gián thu...”, đặt nền móng cho sự ra đời, trƣởng thành và
phát triển của ngành Thuế Việt Nam.
Ngày 21/8/1990 Bộ Tài chính có Quyết định số 315/TC-QĐ-TCCB thành
lập Chi cục Thuế Nhà nƣớc trên cơ sở sát nhập Phòng thuế Công thƣơng nghiệp,
bộ phận quản lý thu thuế Nông nghiệp và thu thuế Quốc doanh thuộc Ban tài
chính giá cả. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục
Thuế kể từ khi thành lập cho đến nay có những thay đổi nhất định. Năm 2003,
đƣợc thực hiện theo Quyết định số 1682QĐ/TCT-TCCB ngày 14/11/2003. Sau 4
năm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế lại
đƣợc thay đổi theo Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18/6/2007. Hiện nay, thực
hiện theo Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 24/3/2010 chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế nhƣ sau:
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Chi cục Thuế.
* Vị trí, chức năng.
Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ƣơng (sau đây gọi là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc
Cục thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các
khoản thu khác của ngân sách nhà nƣớc (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm

vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
10


Chi cục Thuế có tƣ cách pháp nhân, con dấu riêng, đƣợc mở tài khoản tại
Kho bạc Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ và quyền hạn.
Các Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm theo quy
định của Luật Quản lý thuế, các luật thuế, các quy định của pháp luật khác có
liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản sau:
- Tổ chức triển khai thực hiện quy định của pháp luật về thuế, các quy
trình nghiệp vụ để quản lý thuế trên địa bàn thuộc phạm vi mình quản lý; tổ chức
thu thuế hàng năm; quản lý thông tin về ngƣời nộp thuế.
- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế;
lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ
đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, của Ủy ban nhân dân đồng cấp và các cơ
quan có liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi
cục Thuế.
- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống thuế theo mục tiêu nâng cao chất
lƣợng hoạt động, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin và
phƣơng pháp quản lý hiện đại để tạo thuận lợi phục vụ cho ngƣời nộp thuế thực
hiện chính sách, pháp luật về thuế. Quản lý bộ máy, biên chế, quản lý kinh phí,
tài sản đƣợc giao, lƣu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật
và của ngành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trƣởng Cục thuế giao.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế.
* Đối với Chi cục Thuế thực hiện thu thuế hàng năm từ 300 tỷ đồng trở
lên trừ thu từ dầu thô và tiền thu về đất, hoặc quản lý thuế trên 1000 doanh
nghiệp thì cơ cấu bộ máy gồm Ban Lãnh đạo (gồm Chi cục trƣởng và các Phó
Chi cục trƣởng) và 11 Đội nhƣ sau:

- Đội Tuyên truyền Hỗ trợ ngƣời nộp thuế;
- Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học;
11


- Đội Thanh tra thuế;
- Một số Đội Kiểm tra thuế;
- Đội Quản lý nợ và cƣỡng chế nợ thuế;
- Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán;
- Đội Quản lý thuế thu nhập cá nhân;
- Đội Kiểm tra nội bộ;
- Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ;
- Đội trƣớc bạ và thu khác;
- Một số Đội thuế liên xã phƣờng.
* Đối với Chi cục Thuế thực hiện thu thuế hàng năm dƣới 300 tỷ đồng trừ
thu từ dầu thô và tiền thu về đất, cơ cấu bộ máy đƣợc tổ chức tƣơng tự nhƣ trên.
Tuy nhiên do sự phân công nhiệm vụ phải đảm nhiệm ít hơn nên cơ cấu, tổ chức
bộ máy cũng tinh giảm hơn và rút gọn còn 09 Đội (Không có các Đội: Đội
Thanh tra thuế và Đội Kiểm tra nội bộ).
* Đối với các Chi cục Thuế có quy mô số thu từ 1000 tỷ đồng/năm trở lên,
quản lý từ 5000 doanh nghiệp trở lên, Cục trƣởng Cục thuế xem xét, quyết định
cho phù hợp với thực tế quản lý. Có thể tách Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin
học thành Đội Kê khai - Kế toán thuế và Đội Tin học; tách Đội Tổng hợp Nghiệp vụ - Dự toán thành Đội Pháp chế và Đội Nghiệp vụ - Dự toán; tách Đội
Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thành Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ
và Đội Quản lý Ấn chỉ.
1.2. Thành phần nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ ở các Chi
cục Thuế.
1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của
các Chi cục Thuế.
Nhìn từ góc độ vật mang tin thì thành phần tài liệu hình thành trong hoạt

động của các Chi cục Thuế chủ yếu là tài liệu giấy.

12


Nhìn từ góc độ quản lý, với nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác quản lý
thuế, phí, lệ phí, các khoản thu của ngân sách nhà nƣớc thì thành phần tài liệu
chủ yếu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế gồm hồ sơ, tài liệu
hành chính và hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
* Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu hành chính.
Tài liệu hành chính đƣợc tập trung chủ yếu tại Bộ phận Văn thƣ của các
Chi cục Thuế và đƣợc theo dõi qua hệ thống Sổ quản lý văn bản đi và văn bản
đến. Nội dung chủ yếu bao gồm các nhóm tài liệu sau:
- Nhóm tài liệu hành chính - quản trị chung:
+ Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của Chính phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục
Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội về công tác hành chính - quản trị chung.
+ Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác, tổng kết các mặt
hoạt động của các Chi cục Thuế.
+ Các tập lƣu văn bản của Chi cục Thuế; sổ đăng ký văn bản đi, văn bản
đến của Chi cục Thuế.
…
- Nhóm tài liệu về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương.
+ Các văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Cục
thuế TP.Hà Nội về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lƣơng
+ Hồ sơ về công tác TCCB hàng năm
+ Hồ sơ về thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch
+ Công văn trao đổi về công tác TCCB, lao động tiền lƣơng
…
Ví dụ: Hồ sơ chuyển ngạch công chức của Chi cục Thuế quận Ba Đình
(gồm các tài liệu: Đơn đề nghị chuyển ngạch công chức; Danh sách đề nghị đổi

ngạch công chức của Chi cục Thuế quận Ba Đình).
- Nhóm tài liệu kế hoạch, thống kê

13


+ Văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn về công tác kế hoạch, thống kê (Quyết định,
biểu mẫu thống kê, báo cáo)
+ Hồ sơ tổ chức thực hiện thu ngân sách nhà nƣớc hàng năm của Chi cục
Thuế tháng, quý, năm.
…
Ví dụ: Hồ sơ thực hiện thu ngân sách nhà nƣớc của Chi cục Thuế quận
Ba Đình năm 2012 (gồm các tài liệu: Kế hoạch thu ngân sách của Chi cục
Thuế quận Ba Đình; Báo cáo thực hiện kế hoạch thu ngân sách của Chi cục
Thuế quận Ba Đình; Tập báo cáo tình hình thực hiện dự toán thu ngân sách
của Chi cục Thuế quận Ba Đình; Báo cáo kết quả thu ngân sách của Chi cục
Thuế quận Ba Đình).
- Nhóm tài liệu về thi đua, khen thưởng
+ Văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn về thi đua, khen thƣởng.
+ Hồ sơ xét duyệt thi đua.
+ Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thƣởng.
…
- Nhóm tài liệu về quản lý tài chính
+ Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác quản lý tài chính
+ Báo cáo, số sách kế toán, chứng từ thu - chi của Chi cuc thuế
…
- Nhóm tài liệu về công tác hành chính, quản trị khác
+ Kế hoạch, báo cáo về công tác quản trị văn phòng.
+ Hồ sơ xây dựng cơ bản trụ sở nhà làm việc (Do đặc thù của ngành thuế,
toàn bộ các công trình xây dựng trụ sở nhà làm việc của các Chi cục Thuế đều do

Cục thuế TP. Hà Nội làm chủ đầu tƣ, các Chi cục Thuế là đơn vị tiếp nhận công
trình và sử dụng nên Hồ sơ xây dựng trụ sở nhà làm việc của các Chi cục Thuế
đƣợc lƣu giữ tại Chi cục Thuế gồm: Biên bản bàn giao trụ sở nhà làm việc giữa

14


Cục thuế TP. Hà Nội và Chi cục Thuế; bản vẽ thiết kế công trình trụ sở nhà làm
việc của Chi cục Thuế).
+ Hồ sơ mua sắm trang thiết bị; hồ sơ về sửa chữa, bảo dƣỡng, thanh lý
trang thiết bị.
…
- Nhóm tài liệu về hoạt động của các tổ chức: Đảng, Công đoàn, Đoàn
thanh niên
+ Chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng năm của Đảng ủy Văn phòng
+ Báo cáo triển khai thực hiện các Nghị quyết, các cuộc vận động của tổ
chức Đảng đối với ngành thuế
+ Hồ sơ đại hội nhiệm kỳ Đoàn thanh niên của Chi cục Thuế.
…
* Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của Chi cục Thuế đã hình thành nên một khối lƣợng lớn tài liệu chuyên môn
nghiệp vụ phản ánh các mặt hoạt động của Chi cục Thuế, bao gồm:
- Nhóm tài liệu quản lý thuế doanh nghiệp, gồm các loại tài liệu như:
+ Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (gồm giấy phép kinh doanh hoặc quyết
định thành lập, đăng ký mã số thuế, giấy chứng nhận ƣu đãi đầu tƣ nếu có và các
tài liệu khác có liên quan)
+ Báo cáo quyết toán thuế của doanh nghiệp
+ Tờ khai thuế hàng tháng của doanh nghiệp
+ Hồ sơ quyết toán thuế; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; hồ sơ

kiểm tra sau hoàn thuế
+ Hồ sơ doanh nghiệp bỏ trốn; hồ sơ doanh nghiệp giải thể.
…
- Nhóm tài liệu quản lý thuế kinh doanh của các hộ cá thể, gồm các loại
tài liệu như:
15


+ Hồ sơ cấp mã số thuế
+ Báo cáo nộp thuế; sổ bộ thuế hộ kinh doanh
+ Tờ khai nộp thuế hàng tháng của các hộ kinh doanh
+ Hồ sơ xin điều chỉnh mức thuế; Hồ sơ miễn giảm thuế (miễn giảm thuế
hộ nghỉ kinh doanh, miễn giảm thuế hộ thu nhập thấp)
+ Quyết toán thuế các hộ kinh doanh
…
- Nhóm tài liệu quản lý thuế đất, gồm các loại tài liệu như:
+ Hồ sơ quản lý thuế thuê đất (gồm hồ sơ đấu thầu cho thuê đất; hồ sơ
định giá đất; hồ sơ các đơn vị thuê đất trên địa bàn; hồ sơ các hộ gia đình thuê
đất trên địa bàn; báo cáo tình hình thuê đất và sổ thu thuế đất)
+ Hồ sơ quản lý thuế trƣớc bạ nhà đất (gồm hồ sơ nộp lệ phí trƣớc bạ nhà
đất; tờ khai nộp thuế sử dụng đất; thông báo nộp thuế đất; báo cáo thu thuế cấp
đất; chứng từ thu thuế cấp đất)
+ Hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất; hồ sơ khai thuế sử dụng đất nông
nghiệp; hồ sơ miễn giảm thuế sử dụng đất nông nghiệp cho các hộ chính sách
trên địa bàn; hồ sơ duyệt đối tƣợng miễn giảm thuế do thiên tai;
+ Sổ thuế đất các loại; báo cáo thuế đất hàng năm.
…
- Nhóm tài liệu quản lý thuế trước bạ, gồm các loại tài liệu như:
+ Hồ sơ thu lệ phí trƣớc bạ ô tô, xe máy
+ Hồ sơ thu lệ phí trƣớc bạ tàu thuyền, súng săn,…

- Nhóm tài liệu kiểm tra thuế, gồm các loại tài liệu như:
+ Hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế
+ Hồ sơ xử lý vi phạm về quản lý thuế
+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo về thuế.
…
- Nhóm tài liệu quản lý ấn chỉ, gồm các loại tài liệu như:
16


+ Sổ theo dõi số liệu về ấn chỉ; sổ kế toán ấn chỉ; sổ quản lý ấn chỉ
+ Hồ sơ đăng ký mua sử dụng hóa đơn
+ Hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ thu phí, lệ phí
+ Hồ sơ về xử lý vi phạm về in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn,
chứng từ thu phí, lệ phí
+ Hồ sơ xử lý mất hóa đơn; hồ sơ xử lý hủy ấn chỉ
…
Tất cả các hồ sơ, tài liệu tại các Chi cục Thuế trên đây đã phản ánh đầy đủ
các mặt hoạt động của các đơn vị thuế trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình - quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách
nhà nƣớc trên địa bàn quản lý.
1.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế.
Trên cơ sở phân tích thành phần và nội dung tài liệu tại Mục 1.1.1 thì đặc
điểm của tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế đƣợc nhìn từ các góc độ sau:
- Xét về loại hình tài liệu: Ngoài các loại hình tài liệu là Công văn, Báo
cáo, Tờ trình, Quyết định,… giống nhƣ hầu hết các cơ quan, tổ chức khác thì tại
các Chi cục Thuế tài liệu lƣu trữ chủ yếu là các mẫu biểu, bảng biểu (VD: Tờ
khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT; Bảng kê hàng hóa bán ra theo mẫu số
01-1/GTGT; Bảng kê hàng hóa mua vào theo mẫu số 01-2/GTGT;…)
- Xét về nội dung tài liệu: Các Chi cục Thuế với chức năng tổ chức thực
hiện công tác thu thuế nên nội dung của tài liệu lƣu trữ đều liên quan đến công

tác thuế (VD: Thông báo nộp thuế; Quyết định phạt chậm nộp thuế; Tờ khai nộp
thuế; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ấn chỉ,…).
- Xét về vật mang tin: Tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế chủ yếu là tài
liệu giấy. Tuy nhiên từ năm 2011, ngành thuế khuyến khích áp dụng việc kê khai
thuế qua mạng nên tại các Chi cục Thuế ngoài tài liệu giấy còn hình thành nên
tài liệu lƣu trữ điện tử.

17


1.2.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế.
Nhƣ chúng ta đã biết tài liệu lƣu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao hợp
pháp hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
nên tài liệu lƣu trữ có tính chính xác cao. Do vậy, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào dù
lớn hay nhỏ đều cần đến tài liệu lƣu trữ bởi tài liệu lƣu trữ cung cấp những thông
tin phục vụ công tác quản lý, tài liệu lƣu trữ làm căn cứ kết quả quá trình giải
quyết công việc, tài liệu lƣu trữ còn đƣợc dùng để nghiên cứu lịch sử xây dựng
và phát triển của cơ quan, tổ chức. Đối với ngành thuế cũng vậy, tài liệu lƣu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuế có giá trị nhiều mặt.
1.2.2.1. Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ cho hoạt động quản
lý của các Chi cục Thuế.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế chứa
đựng nhiều thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của các Chi cục Thuế đƣợc
thể hiện ở một số nội dung sau:
- Cung cấp thông tin cho hoạt động tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích
chính sách thuế; hỗ trợ người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế .
Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp khi kê khai thuế đã áp dụng những
mức thuế suất chƣa phù hợp với doanh nghiệp mình bởi họ chƣa hiểu rõ những
chính sách thuế của nhà nƣớc vì vậy cán bộ quản lý thuế phải là ngƣời tuyên truyền,
hƣớng dẫn, giải thích chính sách thuế của nhà nƣớc cho ngƣời nộp thuế; hỗ trợ

ngƣời nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định.
Ví dụ: Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nƣớc phát triển, nhà
nƣớc đã có chính sách ƣu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho những
doanh nghiệp mới thành lập theo Thông tƣ 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003
của Bộ tài chính về việc hƣớng dẫn thi hành Nghị định 164/2003/NĐ-CP ngày
22/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế TNDN. Việc
miễn giảm trong thời gian bao lâu và với mức độ nhƣ thế nào tùy thuộc vào từng
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực nào, địa điểm ở đâu. Theo đó,
18


các doanh nghiệp phải làm thủ tục kê khai xác định xem doanh nghiệp của mình
thuộc vào diện ƣu đãi nào để áp dụng mức thuế suất cho phù hợp. Tuy nhiên, rất
nhiều doanh nghiệp do không xác định đƣợc doanh nghiệp của mình thuộc diện
nào nên dẫn đến việc áp dụng mức thuế suất chƣa phù hợp. Lúc này, ngƣời cán
bộ thuế thông qua những hồ sơ đăng ký thuế (gồm quyết định thành lập, giấy
phép đăng ký kinh doanh ghi rõ lĩnh vực hoạt động, địa điểm hoạt động của đơn
vị,…) để hƣớng dẫn ngƣời nộp thuế xác định đúng xem họ đang đƣợc hƣởng ở
mức ƣu đãi nào để áp dụng tránh trƣờng hợp thiệt thòi cho doanh nghiệp hoặc bị
thất thu thuế của nhà nƣớc.
- Cung cấp các căn cứ, cơ sở để các Chi cục Thuế kiến nghị những vướng
mắc cần sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về thuế.
Bên cạnh đó, trong quá trình tiếp xúc, hƣớng dẫn cho ngƣời nộp thuế
những chính sách thuế của nhà nƣớc thì ngƣời cán bộ thuế còn là ngƣời tiếp thu,
lắng nghe những ý kiến phản hồi của ngƣời nộp thuế về những chính sách thuế
của nhà nƣớc để từ đó có những đề nghị, kiến nghị với cơ quan cấp trên trong
việc điều chỉnh chính sách thuế cho phù hợp với tình hình thực tế hoặc có những
đề xuất miễn giảm thuế cho ngƣời nộp thuế.
Ví dụ: Cán bộ thuế căn cứ vào hồ sơ kê khai nộp thuế của các doanh nghiệp
có thể phân loại đƣợc doanh nghiệp vì sau này sẽ liên quan đến chính sách thuế.

Có nghĩa khi nhà nƣớc có chủ trƣơng hỗ trợ hoặc ƣu đãi cho doanh nghiệp thì
những doanh nghiệp đƣợc hỗ trợ hoặc ƣu đãi đó là những doanh nghiệp có đặc
điểm hoặc là khó khăn hoặc là hoạt động trong lĩnh vực cần đƣợc đẩy mạnh phát
triển thì những thông tin từ hồ sơ kê khai thuế mà cán bộ quản lý thuế cung cấp sẽ
là cơ sở để nhà nƣớc ban hành những chính sách thuế cho phù hợp.
1.2.2.2. Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ cho hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ của các Chi cục Thuế.

19


Tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế ngoài việc phục vụ cho hoạt động
quản lý của các Chi cục thuế còn phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
và đƣợc thể hiện ở một số nội dung sau:
- Góp phần tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước
Để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ trong công tác tạo nguồn thu cho
ngân sách nhà nƣớc, bởi “thuế là nguồn thu chủ yếu của ngân sách nhà nƣớc” thì
tài liệu lƣu trữ là quan trọng đối với các Chi cục Thuế, dựa vào tài liệu lƣu trữ là
những hồ sơ kê khai thuế, nộp thuế của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân mà
hàng năm Chi cục Thuế có thể xây dựng đƣợc dự toán thu thuế; tổng hợp, phân
tích, đánh giá công tác quản lý thuế để từ đó tham mƣu với cấp ủy, chính quyền
địa phƣơng về công tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nƣớc.
Ví dụ: Tại các Chi cục Thuế hình thành Đội Kê khai, Kế toán thuế và tin
học có nhiệm vụ quản lý thuế của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có hoạt động
kinh doanh trên địa bàn mình quản lý. Theo đó, hàng tháng các đơn vị này phải
nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế đồng thời phải nộp các khoản thuế phát sinh
trong tháng vào ngân sách nhà nƣớc. Thông qua tài liệu này, cán bộ quản lý thuế
có thể xác định đƣợc tình hình hoạt động của các đơn vị do mình quản lý để từ
đó xây dựng dự toán thu thuế cho các năm tiếp theo. Bên cạnh đó, cũng nhờ có
hồ sơ kê khai thuế này, cán bộ quản lý thuế cũng có thể theo dõi tình hình nộp

thuế của các đơn vị để kịp thời đôn đốc ngƣời nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp
thuế đầy đủ vào ngân sách nhà nƣớc.
- Góp phần thực hiện việc thanh tra, kiểm tra việc chấp hành chính sách,
pháp luật thuế đối với người nộp thuế
Cùng với việc đồng hành với ngƣời nộp thuế trong việc thực hiện các
chính sách thuế của nhà nƣớc thì cán bộ thuế còn giúp cho đơn vị, cho nhà nƣớc
trong việc thanh kiểm tra việc chấp hành các luật thuế của doanh nghiệp. Hàng
năm các cơ quan thuế thƣờng thành lập Đoàn Kiểm tra tới doanh nghiệp để tiến
hành quyết toán thuế của các doanh nghiệp. Trong quá trình kiểm tra các chứng
20