Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 5 ThS. Trương Quang Vinh

Chương V
Chức năng kế hoạch
I. Chức năng kế hoạch
II. Các loại kế hoạch
III.Các yếu tố ngẫu nhiên trong lập kế hoạch
IV. Công cụ của kế hoạch hóa
V. Những cơ sở để xây dựng kế hoạch (sứ mệnh,
mục tiêu)
VI. Tiến trình trình lập kế hoạch chiến lược


I. Chức năng kế hoạch
1. Khái niệm
plan
plan [plan] noun (plural plans)
1.
scheme for achieving objective: a
method of doing something that is worked out
usually in some detail before it is begun and that
may be written down in some form or simply
retained in memory
2.
intention: something that somebody
intends or has arranged to do (often used in the
plural)
3.
diagram of layout: a drawing or diagram
showing the layout, arrangement, or structure of
something

verb (past planned, past participle planned, present
participle plan·ning, 3rd person present singular
plans)
1.
intransitive and transitive verb

work out how to do something:
to work out in advance and in some
detail how something is to be done
or organized
2. transitive verb intend to do
something: to intend or to make
arrangements to do something


1. Khái niệm

 Hoạch định hay làm kế
hoạch chính là sự quyết định
trước xem phải làm gì, làm
như thế nào, khi nào làm và
ai làm cái đó.


Hoạch định cho ta sự hướng dẫn
giảm bớt những hậu quả của sự thay
đổi, giảm thiểu những lãng phí và đặt
ra những tiêu chuẩn để kiểm soát
được dễ dàng.
Hoạch định là quá trình chuẩn bị để

đối phó với sự thay đổi và tính không
chắc chắn bằng việc trù liệu những cách
thức hành động trong tương lai



 Về cơ bản, chức năng hoạch định bao
gồm những hoạt động quản trị nhằm

xác định các mục tiêu trong tương
lai và những phương tiện thích
hợp để đạt tới những mục tiêu đó
Kết quả của chức năng hoạch định là một
bản kế hoạch , một văn bản xác định
những phương hướng hành động mà tổ
chức sẽ thực hiện.


2. Mục đích của việc lập kế hoạch
Có 4 mục đích cơ bản :

 Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu : cần
định kỳ sửa đổi, phát triển kế hoạch để đạt mục
tiêu đã định.

 Ưùng phó với sự bất định và thay đổi :
tương lai rất ít khi chắc chắn (môi trường thay
đổi, nguồn lực nội bộ thay đổi…). Tương lai càng
xa, thì các kết quả dự kiến càng kém chắc chắn.
Lập kế hoạch cho một thời gian dài thì nhà quản

trị càng khó nắm chắc tương lai sẽ thay đổi ra
sao, nhưng vẫn phải lập kế hoạch.


Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế :
việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu chi phí vì nó
chú trọng vào cách hoạt động hiệu quả và
sự phù hợp. Kế hoạch thay thế cho sự
phán xét vội vàng bằng những quyết định
có cân nhắc kỹ lưỡng.
Làm cho việc kiểm tra dễ dàng :
nhà quản trị không thể kiểm tra các công
việc của cấp dưới nếu không có kế hoạch.


II. Các loại kế hoạch (các cấp lập kế hoạch)
Việc phân loại kế hoạch có thể dựa vào các
tiêu chí :
 Quy mô của kế hoạch
 Thời gian hiệu lực cuả kế hoạch
 Tính cụ thể của kế hoạch


1. Các loại kế hoạch theo quy mô (các cấp lập kế
hoạch)

Tiến trình hoạch định thường được bắt đầu
từ trên xuống hoặc từ dưới lên.
Trong một tổ chức thường có hai cấp hoạch
định : quản

trị gia cấp cao đảm
nhận vai trò hoạch định chiến
lược, quản trị gia cấp dưới tiến
hành hoạch định tác nghiệp


 Hoạch định chiến lược : các yếu tố thành
phần chủ yếu của tiến trình hoạch định chiến
lược là lựa chọn sứ mệnh, mục tiêu, các

chiến lược và sự phân bổ các nguồn
lực của tổ chức.
Khi lập kế hoạch chiến lược, các nhà quản trị áp
dụng phương pháp tiếp cận trên toàn bộ tổ chức.
Nhiệm vụ chung của hoạch định chiến lược và quản
trị là hướng toàn bộ mọi nỗ lực của công ty vào
khách hàng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu của
họ, qua đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của
công ty


Hoạch định tác nghiệp
Là quá trình ra những quyết định ngắn
hạn, xác định chi tiết nội dung công việc
cần tiến hành, người thực hiện và cách
thức tiến hành.
Các quản trị gia cấp trung gian, cấp cơ
sở và toàn thể nhân viên của tổ chức giữ
vai trò chủ chốt trong quá trình hoạch

định tác nghiệp


Quá trình nầy thường bao gồm các nhiệm vụ
sau:
Triển khai ngân sách hàng năm đối với
mỗi phòng ban, bộ phân và dự án…
Lựa chọn những phương tiện cụ thể để
thực hiện các chiến lược của tổ chức.
Ra quyết định dựa trên các chương trình
hành động nhằm cải tiến những hoạt động
hiện tại


Các đặc điểm của hoạch định chiến lược và tác nghiệp
Tiêu thức
•Các loại quyết đònh liên
quan

Hoạch đònh chiến lược
Các quyết đònh đổi mới
và thích nghi

Hoạch đònh tác nghiệp
Các quyết đinh hàng
ngày và thích nghi

•Bối cảnh và điều kiện ra Rủi ro ( xác suất chủ
Rủi ro (xác suất khách
quyết đònh

quan) và tính không chắc quan ) và sự chắc chắn
chắn
•Cấp triển khai chủ chốt

Các quản trò gia cấp cao

Nhân viên và các quản
trò gia cấp dưới

•Thời gian

Dài hạn (thường từ > 1
năm đến 10 năm)

Ngắn hạn (từ <1 năm)

•Mục tiêu đònh hướng

Đảm bảo cho sự tồn tại
và phát triển lâu dài của
tổ chức

Phương tiện thực hiện
các kế hoạch chiến lược


2. Các loại kế hoạch theo khuôn khổ thời gian ( giáo trình )

Kế hoạch đuợc phân chia thành :
 Kế hoạch dài hạn là những loại kế hoạch có tầm

thời gian ít nhất là 5 năm và chính vì vậy nhiều
nước vẫn thường sử dụng thuật ngữ kế hoạch 5
năm để chỉ loại kế hoạch nầy
 Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có tầm thời gian
dưới 1 năm hay còn gọi là kế hoạch năm, quý,
tháng.
 Kế hoạch trung hạn là kế hoạch trung gian giữa
hai kế hoạch trên. Trên thực tế ít quan tâm đến
loại kế hoạch nầy.


3. Các loại kế hoạch theo tính chất cụ thể của nó

Có thể phân thành 2 nhóm :

 Kế hoạch cụ thể là kế hoạch được xác
định rất cụ thể và không cần đòi hỏi một sự
giải thích nào thêm khi triển khai thực hiện
nó.
Kế hoạch cụ thể được xác định mục tiêu, tiêu
chí cụ thể và không đòi hỏi phải có những
dự đoán, dự báo. Mức độ rủi ro của các
vấn đề không có hoặc không thể xảy ra


 Kế hoạch định hướng là loại kế
hoạch chỉ nhằm đưa ra những đường
hướng chỉ đạo chung.
Kế hoạch nầy đưa ra những tiêu chí cần
tập trung, nhưng không đòi hỏi các

nhà quản lý phải đóng chặt các mục
tiêu trong những mục tiêu xác định cụ
thể.


4. Các loại kế hoạch phụ thuộc vào vào trạng thái
phát triển của tổ chức.
Trên thực tế, tùy từng giai đoạn phát triển khác nhau của tổ chức
mà chọn loại hình kế hoạch hợp lý.

 Một tổ chức vừa mới thành lập, dù đã có mục tiêu, mục
đích đã được xác định khi thành lập tổ chức, nhưng “độ
chín” của hệ thống các mục tiêu đó chưa đủ nên không
thể quan tâm ngay đến loại kế hoạch chiến lược hay kế
hoạch dài hạn nhiều năm.
Trong trường hợp nầy, từng bước hoàn thiện tổ chức
thông qua các kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch cụ thể, kế
hoạch ngắn hạn thì sẽ nhanh chóng giúp cho tổ chức đạt
đến độ chín cần thiết để có thể vạch ra các kế hoạch
chiến lược, dài hạn.


III.Các yếu tố ngẫu nhiên trong công tác kế
hoạch
Trong khi thực hiện chức năng kế hoạch, các nhà quản lý thường
chịu tác động của nhiều yếu tố mang tính ngẫu nhiên, không
chắc chắn. Đây là những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến việc tiên liệu
những cách thức để giải quyết vấn đề trong tương lai.

Các yếu tố ngẫu nhiên, không chắc chắn có thể chia thành

nhiều loại :
 Các yếu tố nằm ngay trong bản thân tổ chức
 Các yếu tố không chắc chắn nằm bên ngoài tổ chức,
trong môi trường mà tổ chức hoạt động là loại yếu tố
cần quan tâm nhất.
Cần xác định chúng để dự báo.


IV.Công cụ của kế hoạch hóa
Để giúp nhà quản lý thực hiện chức năng kế hoạch,
cần sử dụng nhiều công cụ kể cả công cụ tin học,
dự báo, phân tích, nhưng chúng ta cần quan tâm
một số vấn đề cơ bản sau :

 Công cụ chung, vĩ mô
 Các công cụ kế hoạch hóa mang
tính tác nghiệp cụ thể
 Các công cụ ngân sách, tài chính


1. Công cụ chung, vĩ mô
Là những công cụ cần thiết để giúp cho những nhà
quản lý khi thực hiện chức năng kế hoạch hiểu
rõ được môi trường trong đó tổ chức vận dộng
và phát triển.
Có thể sử dụng các công cụ sau :


1. 1- Dự báo theo kịch bản :

Kịch bản là sự mô tả bằng văn bản một tương
lai có thể xảy ra. Kỹ thuật nầy do Herman
Kahn và Anthony Weiner đề xướng vào
năm 1967.
Kịch bản phức tạp là sự mô tả bằng văn bản
về những viễn cảnh tương lai trái ngược
nhau. Các nhà lập kế hoạch sử dụng các
kịch bản nhằm vạch ra các câu hỏi như :


 Môi trường hoạt động của doanh nghiệp
trong tương lai có thể biến đổi như thế
nào ?
 Những trạng thái tiềm năng có thể xảy ra
đối với doanh nghiệp như thế nào?
 Doanh nghiệp có thể áp dụng những
chiến lược nào để ngăn ngừa, định hướng,
thúc đẩy hay giải quyết những trạng thái
tương lai đó.


Các kịch bản có chủ đích phục vụ cho 4 mục
tiêu lớn sau :

Cung cấp những khả năng rộng lớn
trái ngược nhau để đánh giá và lựa
chọn những chiến lược thích hợp.
Cung cấp một tầm nhìn rộng hơn về
khả năng (trường hợp) có thể chọn
lựa (thay thế nhau)