Bàn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp hiện nay

MỤC LỤC

1


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH: Bảo hiểm xã hội
BHYT: Bảo hiểm y tế
KPCĐ: Kinh phí công đoàn
BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp
NLĐ: Người lao động
DN: Doanh nghiệp
LĐTT: lao động trực tiếp
KH: kế hoạch

2


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Số sơ đồ, bảng biểu Tên sơ đồ, bảng biểu
Sơ đồ 3.1

Kế toán tổng hợp thanh toán với NLĐ

Sơ đồ 3.2

Kế toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

Sơ đồ 3.3

Kế toán tổng hợp chi trợ cấp mất việc làm

Sơ đồ 2.1

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái

Sơ đồ 2.2

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Sơ đồ 2.3

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 2.4

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế nước ta đã và đang trong quá trình hội nhập với khu vực và thế giới, nên
hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN cũng ngày càng phải phong phú, đa dạng.
Nhưng bất kỳ một DN nào muốn hoạt động cũng cần ba yếu tố: nhân công, tư liệu lao
3


động và đối tượng lao động, trong đó yếu tố nhân công là quan trọng hơn cả, phải có con
người tác động vào tư liệu lao động và đối tượng lao động mới tạo ra được sản phẩm. Để
cho quá trình tái sản xuất nói chung và quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh
nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên, liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái
sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì

đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Người lao động chỉ có thể phát huy
hết năng lực của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới dạng
tiền lương. Vì vậy việc hạch toán và phân bổ chính xác tiền lương vào giá thành sản phẩm
sẽ giúp cho các DN tạo sức cạnh tranh trên thị trường.
Nhận thấy vấn đề quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương được khá
nhiều DN đang quan tâm, em quyết định chọn đề tài “Bàn về kế toán tiền lương và các
khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp hiện nay”. Đề án gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chương 2: Chế độ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và thực tiễn vận
dụng kế toán tiến lương và các khoản trích theo lương.
Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương

4


CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1. Tiền lương
1.1.1. Khái niệm về tiền lương
Tiền lương là biều hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh
nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc và chất lượng lao
động mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.
1.1.2. Vai trò của tiền lương
Đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất,còn đối
với người lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu.
Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận, còn mục đích của người cung ứng lao động
là tiền lương. Với ý nghĩa này tiền lương không chỉ mang bản chất chi phí mà nó trở
thành phương tiện tạo ra giá trị mới, hay đúng hơn là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản
xuất, năng lực của người lao động trong quá trình sản xuất ra các giá trị gia tăng.

Đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực kích thích
năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Mặt khác khi năng suất lao động tăng
thì lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng. Do đó, nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà
người lao động nhận được cũng tăng lên, nó là tiền thưởng bổ sung thêm cho người lao
động. Khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả đáng nó sẽ
tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với mục tiêu và lợi ích doanh nghiệp,
xoá bỏ sự ngăn cách giữa người chủ doanh nghiệp và người cung ứng sức lao động, làm
cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp.
Các nhà kinh tế gọi đó là “phản ứng dây chuyền tích cực” của tiền lương.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp trả lương không hợp lý hoặc vì mục tiêu lợi nhuận
thuần tuý không chú ý đúng mức đến lợi ích của người lao động thì nguồn nhân công có

5


thể bị kiệt quệ về thể lực, giảm sút tinh thần, làm hạn chế các động cơ cung ứng sức lao
động.
Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn thành
và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức hạch toán lao
động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, thúc
đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu quả
công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối
theo lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp
quản lý tốt quỹ tiền lương, bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc,
đúng chế độ kích thích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời
cũng tạo được cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm chính
xác.
1.1.3. Ý nghĩa của tiền lương
Tiền lương là yếu tố cơ bản để quyêt định thu nhập tăng hay giảm của người lao

động, quyết định mức sống vật chất của người lao động làm công ăn lương trong doanh
nghiệp. Vì vậy để có thể trả lương một cách công bằng chính xác, đảm bảo quyền lợi cho
người lao động thì mới tạo ra sự kích thích, sự quan tâm đúng đắn của người lao động đến
kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Có thể nói hạch toán chính xác đúng đắn tiền lương
là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích các nhân tố tích cực trong mỗi con người,
phát huy tài năng, sáng kiến, tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình của người lao động tạo
thành động lực quan trọng của sự phát triển kinh tế.
Mặt khác, tiền lương là một trong những chi phí của doanh nghiệp hơn nữa lại là chi
phí chiếm tỉ lệ đáng kể. Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi
nhuận nhưng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi của người lao động. Do đó làm sao và
làm cách nào để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của
doanh nghiệp. Đó là vấn đề nan giải của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy hạch toán tiền lương
6


và các khoản trích theo lương không những có ý nghĩa phát huy tính tích cực, chủ động,
sáng tạo của người lao động mà còn có ý nghĩa giúp các nhà quản lý sử dụng quỹ tiền
lương có hiệu quả nhất tức là hợp lý hoá chi phí giúp doanh nghiệp làm ăn có lãi. Cung
cấp thông tin đầy đủ chính xác về tiền lương của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có
những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho những kì doanh thu tiếp theo.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính, thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái
sản xuất và mở rộng sức lao động, kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được
hạch toán hợp lý, công bằng chính xác.
1.1.4. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản tiền lương, tiền công và
các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương (tiền ăn giữa ca, tiền hỗ trợ phương tiện đi lại,
tiền quần áo đồng phục,...) mà doanh nghiệp trả cho các loại lao động thuộc doanh nghiệp
quản lý. Thành phần quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu sau:
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế (Tiền lương

theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương theo khoán, tiền lương theo doanh
thu).
- Tiền lương trả cho NLĐ sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy
định.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân
khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy
định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học.
- Tiền ăn trưa, ăn ca.
- Các loại phụ cấp thường xuyên (phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp
trách nhiệm, phụ cấp thâm niên,...)
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên
7


Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia
thành hai loại: Tiền lương chính và tiền lương phụ.
- Tiền lương chính là tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian
người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và phụ
cấp kèm theo như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thâm niên,...
- Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động
thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép,
nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất,... được hưởng theo chế độ.
Việc phân chia tiền lương thành lương chính, lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối
với công tác kế toán và phân tích kinh tế. Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản
xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí
sản xuất từng loại sản phẩm. Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn
với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm.
1.1.5. Các hình thức trả lương
1.1.5.1. Hình thức trả lương theo thời gian.
Hình thức trả lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho người lao động

theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật
chuyên môn của người lao động.
Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi nghành nghề cụ thể có một thang
lương riêng: lương của ngân viên cơ khí, công nhân, nhân viên văn phòng,… Trong mỗi
thang lương lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ chuyên môn mà lại chia thành
nhiều bậc lương, mỗi bậc lương lại có một mức tiền lương nhất định.
Nhìn chung hình thức trả lương theo thời gian có mặt hạn chế là mang tính bình
quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động. Vì vậy
chỉ những trường hợp nào chưa đủ điều kiện thực hiện hình thức trả lương sản phẩm mới
áp dụng hình thức trả lương theo thời gian.
8


1.1.5.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm.
Hình thức trả lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động
theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức
tiền lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt năng suất lao động
với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao
động góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Trong việc trả lương theo sản phẩm thì
điều kiện quan trọng nhất là phải xây dựng được các định mức kinh tế kỹ thuật để làm cơ
sở cho việc xây dựng đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, từng công việc một
cách hợp lý.
1.1.5.3. Hình thức trả lương lương khoán
Hình thức trả lương lương khoán là hình thức trả lương khi người lao động hoàn
thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao. Chế độ tiền lương này
thường được áp dụng cho những công việc mà nếu giao từng chi tiết, bộ phận sẽ không có
lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho người lao động trong một khoảng thời
gian nào đó phải hoàn thành mới có hiệu quả. Chế độ tiền lương này thường được áp
dụng trong các nghành như xây dựng cơ bản, nông nghiệp …Chế độ tiền lương này sẽ
khuyến khích mạnh mẽ người lao động hoàn thành công việc trước thời hạn.

Sự khác biệt chế độ tiền lương này là người ta không kiểm soát thời gian làm việc
của người lao động mà miễn sao họ hoàn thành công việc theo đúng hạn định là được. Và
khi hoàn thành khối lượng khoán người lao động không nhất thiết phải làm thêm.
1.1.5.4. Lương/thưởng theo doanh thu
Lương/thưởng theo doanh thu là hình thức trả lương/thưởng mà thu nhập người lao
động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách
lương/thưởng doanh số của công ty.
Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng,…hưởng lương theo
doanh thu.

9


Các khoản trích theo lương
1.1.6. Bảo hiểm xã hội
BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong
các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, con ốm, thai sản, tai nạn lao
động, hưu trí, mất sức,…
Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ
lệ 26% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động phải nộp 18% trên
tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh, còn 8% trên tổng quỹ lương thì
do người lao động trực tiếp đóng góp. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại
doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao động, nữ công nhân viên
nghỉ đẻ hoặc thai sản….được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ
(có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng
BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bản thanh toán
BHXH để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
Các doanh nghiệp phải nộp BHXH trích được trong kỳ vào quỹ tập trung do quỹ
BHXH quản lý (qua tài khoản của họ ở kho bạc).
1.1.7. Kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn, chi trả lương cán bộ
chuyên trách, chi phụ cấp trách nhiệm cán bộ công đoàn, chi thăm hỏi, giúp đỡ đoàn viên
công đoàn, chi công tác xã hội do công đoàn tổ chức, chi khen thưởng cho tập thể, cá
nhân có thành tích xây dựng công đoàn. Theo chế độ tài chính hiện hành, kinh phí công
đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và
doanh nghiệp phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh).
Thông thường, khi trích được kinh phí công đoàn thì một nửa doanh nghiệp phải
nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi cho hoạt động công đoàn tại
đơn vị.

10


1.1.8. Bảo hiểm y tế
BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ
trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành các doanh nghiệp phải thực
hiện trích quỹ BHYT bằng 4,5% tổng quỹ lương, trong đó doanh nghiệp phải chịu 3%
(tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh) còn người lao động trực tiếp nộp 1,5% (trừ vào
thu nhập của họ). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất và trợ cấp cho người lao
động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy, khi trích BHYT, các doanh nghiệp phải nộp cho
BHYT (qua tài khoản của họ ở kho bạc).
1.1.9. Bảo hiểm thất nghiệp
BHTN là quỹ được sử dụng để chi cho các mục đích sau: chi trả trợ cấp thất nghiệp,
chi hỗ trợ học nghề, chi hỗ trợ tìm việc làm, chi đóng bảo hiểm y tế cho người lao động
đang hưởng trợ cấp thất nghiệp. Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp phải thực hiện trích
2% quỹ tiền lương, tiền công của người lao động tham gia đóng BHTN, trong đó doanh
nghiệp trích 1% vào chi phí sản xuất - kinh doanh, người lao động nộp 1% (trừ vào tiền
lương, tiền công của người lao động). Doanh nghiệp thực hiện nộp 2% đã trích cho cơ
quan quản lý quỹ BHTN. Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện thống nhất việc thu, chi,
quản lý quỹ BHTN.

11


CHƯƠNG II: CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
THEO LƯƠNG VÀ THỰC TIỄN VẬN DỤNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.1. Chế độ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.1.1. Chứng từ kế toán
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ chủ yếu sau:
1. Bảng chấm công

- Mẫu số 01a- LĐTL

2. Bảng chấm công làm thêm giờ

- Mẫu số 01b- LĐTL

3. Bảng thanh toán tiền lương

- Mẫu số 02- LĐTL

4. Bảng thanh toán tiền thưởng

- Mẫu số 03- LĐTL

5. Giấy đi đường

- Mẫu số 04- LĐTL

6. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

- Mẫu số 05- LĐTL

7. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

- Mẫu số 06- LĐTL

8. Bản thanh toán tiền thuê ngoài

- Mẫu số 07- LĐTL

9. Hợp đồng giao khoán

- Mẫu số 08- LĐTL

10. Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán

- Mẫu số 09- LĐTL

11. Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

- Mẫu số 10- LĐTL

12. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Mẫu số 11- LĐTL

2.1.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
2.1.2.1. Kế toán tiền lương

2.1.2.1.1. Tài khoản sử dụng

12


Tài khoản sử dụng để kế toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh
toán với người lao động là TK 334 “Phải trả người lao động”. Nội dung của TK này như
sau:
Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã
ứng trước cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động.
Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải
trả cho người lao động.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động.
Trường hợp cá biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã trả quá số
tiền phải trả cho người lao động.
TK 334 phải chi tiết theo 2 nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản
khác.
TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 3341 ”Phải trả công nhân viên” phản ánh các khoản phải trả và thanh toán các
khoản phải trả cho công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH
và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- TK 3348 “Phải trả người lao động khác” phản ánh các khoản phải trả và tình hình
thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh
nghiệp về tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công và các khoản khác thuộc về thu
nhập của người lao động.
2.1.2.1.2. Phương pháp hạch toán
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng (có tính chất
lương), kế toán phân loại tiền lương và lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào

13


chi phí sản xuất - kinh doanh. Khi phân bổ tiền lương và các khoản có tính chất lương vào
chi phí sản xuất - kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 622: Phải trả cho lao động trực tiếp
Nợ TK 627: Phải trả nhân viên phân xưởng
Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng
Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên QLDN
…………….
Có TK 334: Tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lương
mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
Với cách ghi chép vào TK như trên thì tiền lương và các khoản phải trả cho người
lao động trong kỳ nào được tính vào chi phí của kỳ đó. Theo nguyên tắc phù hợp giữa chi
phí sản xuất và kết quả sản xuất thì cách làm này chỉ thích ứng với những doanh nghiệp
có thể bố trí cho người lao động trực tiếp nghỉ phép tương đối đều đặn giữa các kỳ kế toán
hoặc không có tính thời vụ. Trường hợp những doanh nghiệp sản xuất không có điều kiện
để bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ kế toán hoặc có tính thời
vụ thì kế toán phải dự toán tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kế hoạch của
họ để tiến hành trích trước tính vào chi phí của các kỳ kế toán theo số dự toán. Mục đích
của việc làm này là không làm giá thành sản phẩm thay đổi đột ngột khi số lượng lao
động trực tiếp nghỉ phép nhiều ở một kỳ kế toán nào đó hoặc bù đắp tiền lương cho họ
trong thời gian ngừng sản xuất có kế hoạch. Cách tính khoản tiền lương nghỉ phép năm
của người lao động trực tiếp để trích trước vào chi phí sản xuất như sau:
Mức trích trước tiền lương của LĐTT theo KH = Tiền lương chính phải trả cho
LĐTT trong kỳ * Tỷ lệ trích trước.

Khi trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất có kế hoạch của người lao động
trực tiếp, kế toán ghi:
14

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335: Chi phí trả trước
Khi có lao động trực tiếp nghỉ phép, hoặc do ngừng sản xuất có kế hoạch, phản ánh
tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho họ, kế toán ghi:
Nợ TK 335: Chi phí trả trước
Có TK 334: Phải trả người lao động
Phản ánh khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp ốm
đau từ quỹ BHXH, tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng,…phải trả cho người lao
động, kế toán ghi:
Nợ TK 3531: Tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng
Nợ TK 3532: Tiền trợ cấp trích từ quỹ phúc lợi
Nợ TK 338(3383): Tiền trợ cấp từ quỹ BHXH
Có TK 334: Phải trả người lao động
Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng
thừa, BHXH, BHYT, BHTN mà người lao động phải nộp, thuế thu nhập cá nhân,…kế
toán ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 141: Tiền tạm ứng thừa
Có TK 138: Tiền phạt, tiền bồi thường phải thu
Có TK 338: Thu hộ các quỹ BHXH, BHYT, BHTN (Phần người lao động phải
đóng góp).
Có TK 3335: Thu hộ thuế thu nhập cá nhân cho Nhà nước.
…….
Khi thanh toán cho người lao động, kế toán ghi:
15


Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Có TK 111: Trả bằng tiền mặt
Có TK 112: Trả bằng chuyển khoản
Nếu trả lương bằng sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ
TK 111
334: Phải trả người lao động
TK 112,

TK 622

TK 334

Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho LĐTT

Có TK 512:
thu
báncho
hàng
ThanhDoanh
toán thu
nhập
NLĐnội bộ

TK 335

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Nếu doanh nghiệp đã chuẩn bị đủ tiền
thanh
toán

với
người
lao
TLNPđể
thực
tế phải
trả
Trích
chotrước
NLĐ
TLNP
củađộng
LLĐTTnhưng vì
TK 138

một lý do nào đó, người lao động chưa lĩnh thì kế toán lập danh sách để chuyển thành số
khấu trừ khoản phải thu khác

giữ hộ, kế toán ghi:

TK 627
Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho NVPX

Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có
TK TK
141 338 (3388)

khấu
trừtrên

khoản
tạm
ứng thừa
Khi thanh toán số
tiền
cho
người
LĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 338 (3388)
Có TK 111, 112.

TK 641
Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho NVBH

TK 338

Kế toán
hợpcơtiền
lương
vàhoặc
tình giữ
hìnhhộthanh
Thutổng
hộ cho
quan
khác
NLĐ toán với người lao động thể hiện qua sơ đồ 3.1
giữ hộ người lao động

TK 642
Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho NVQLDN
TK3335

Sơ
đồ TNCN
3.1: Kế toán tổng hợp thanh toán với NLĐ
Thuế

TK 353

Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho NLĐ

TK 3383

16
BHXH phải trả cho NLĐ


2.1.2.2. Kế toán các khoản trích theo lương
2.1.2.2.1. Tài khoản sử dụng
TK sử dụng để kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương là các TK cấp 2 sau đây:
TK 3382 “Kinh phí công đoàn”
Bên Nợ: Chỉ tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, hoặc nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên.
Bên Có: Trích KPCĐ tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh.
Số dư bên Có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi.
Số dư bên Nợ: KPCĐ vượt chi.
TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”
Bên Nợ: BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.

17


Bên Có: Trích BHXH vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động.
Số dư bên Có: BHXH chưa nộp
Số dư bên Nợ: BHXH chưa được cấp bù.
TK 3384 “Bảo hiểm y tế”
Bên Nợ: Nộp BHYT
Bên Có: Trích BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của
NLĐ
Số dư bên Có: BHYT chưa nộp.
- TK 3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”
TK này dùng để phản ánh tình hình trích và đóng BHTN cho NLĐ ở đơn vị theo quy
định của pháp luật về BHTN. DN phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi và quyết toán
riêng BHTN.
Kết cấu, nội dung phản ánh của TK 3389: BHTN
Bên Nợ: Số BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHTN.
Bên Có: + Trích BHTN vào chi phí sản xuất – kinh doanh.
+ Trích BHTN khấu trừ vào lương của công nhân viên.
Số dư bên Có: Số BHTN đã trích nhưng chưa nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHTN.
2.1.2.2.2. Phương pháp hạch toán
Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, kế toán ghi:
Nợ TK 622, 627, 641, 642,….Phần tính vào chi phí của doanh nghiệp
Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của người lao động
Có TK 338 (3382,3383,3384,3389)
Phản ánh phần BHXH trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp, kế toán ghi:

18

Nợ TK 338 (3383)
Có TK 334: Phải trả người lao động
Phản ánh chỉ tiêu KPCĐ tại đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3382)

TK 3382, 3383, 3384, 3389

Có TK 111, 112
Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3382,3383,3384,3389)
Có TK 111, 112
Trường hợp quỹ BHXH trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 338 (3383)
Kế toán tổng hợp về thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được thể hiện qua sơ
đồ 3.
Sơ đồ 3.2: Kế toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
TK 112, 111

TK 622
Trích theo TL của LĐTT
tính vào chi phí

Nộp cho cơ quan quản lý quỹ

TK 627
Trích theo TL của NVPX tính vào chi phí
TK 334
BHXH phải trả cho người lao động
TK 641

Trích theo TL của NVBH tính vào chiTK
phí642
TK 111, 112, 152

Trích theo TL của NVQLPX tính vào chi phí

19


Chi tiêu KPCĐ tại DN

TK 334
Trích theo TL của NLĐ trừ vào thu nhập

TK 111, 112

Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH

Chi trợ cấp mất việc làm cho người lao động tại doanh nghiệp: Khi thực hiện chi trợ
cấp mất việc làm, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111, 112.
Trường hợp số tiền chi trả trợ cấp mất việc làm trong năm phát sinh lớn, hạch toán
vào chi phí của doanh nghiệp mà phát sinh lỗ, doanh nghiệp được phân bổ dần vào chi phí
quản lý doanh nghiệp, thời gian phân bổ tối đa là 3 năm, sau khi chi trả ghi:
Nợ TK 142: Chi phí trả trước
Có TK 111, 112.
Khi phân bổ ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142: Chi phí trả trước

Kế toán tổng hợp chi trợ cấp mất việc làm được thể hiện qua sơ đồ 3.3
TK 642

TK 112, 111

Sơ đồ 3.3: Kế toán tổng hợp chi trợ cấp mất việc làm

Sơ đồ 3.3: hạchChi
toán
hợp
cấp mất việc làm
tiềntổng
trợ cấp
mấtquỹ
việc dự
làm phòng
cho NLĐtrợ
tại DN
TK 242

20 lớn
Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho NLĐ phát sinh

Phân bổ dần


2.1.2. Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương
Sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở
các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán có liên quan. Tổ chức sổ kế toán tốt sẽ đảm bảo

thực hiện rõ ràng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán để từ đó giúp kế toán
và các nhà quản lý trong doanh nghiệp giám sát, quản lý các đối tượng lao động thông
qua quy trình ghi sổ kế toán đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán trong
sổ sách. Tuỳ thuộc đặc điểm của mỗi doanh nghiệp về quy mô, khối lượng nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, lĩnh vực kinh doanh, trình độ kế toán mà doanh nghiệp có thể chọn một trong
bốn hình thức ghi sổ: nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ cho
phù hợp.
- Nhật ký sổ cái
Chứng từ gốc
Sổ quỹ

Nhật ký - Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái
21


- Nhật ký chung: Vào sổ nhật ký chung và sổ cái các TK 334, TK 338 và các TK
liên quan

Sổ quỹ

Nhật ký đặc biệt

Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ cái

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

22


- Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bảng phân bổ tiền lương và
BHXH, bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập các chứng từ ghi sổ. Sau đó vào sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái TK 334, TK 338 và các sổ cái các chứng từ liên quan
Sổ quỹ

Chứng từ gốc
Bảng kê TH chứng

Sổ đăng ký chứng từ

Chứng từ ghi sổ

từ
Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi

ghi sổ

tiết

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ

23


- Nhật ký chứng từ: Vào các bảng kê, Nhật ký chứng từ và các Sổ cái TK 334, TK
338 và các TK liên quan

Chứng từ gốc và
bảng phân bổ
Bảng kê

Nhật ký - chứng từ

Sổ, thẻ chi tiết

Sổ cái tài khoản
tàithức

chínhnhật ký chứng từ
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổBáo
theocáo
hình
2.2. Thực tiễn vận dụng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1. Công tác tiền lương
2.2.1.1. Đặc điểm tiền lương hiện nay
Hiện nay một số bất cập về tiền lương đối với nhu cầu cuộc sống đã và đang sinh ra
nhiều nghịch lý. Các doanh nghiệp Nhà nước thường kinh doanh không hiệu quả nên tiền
lương của người lao động thấp, chính sách thưởng để khuyến khích người lao động nâng
cao năng suất lao động không cao. Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài làm ăn có
hiệu quả, tiền lương trả cho công nhân viên trong các doanh nghiệp này thường cao hơn
song thời gian và yêu cầu công việc cũng rất cao.
2.2.1.2. Công tác tiền lương ở các doanh nghiệp hiện nay

- Về chứng từ, sổ sách kế toán:
Các chỉ tiêu trong chứng từ sổ sách hach toán được quy định rõ ràng hợp lý và cụ
thể, chi tiết. Việc ghi chép các chỉ tiêu trong chứng từ, sổ sách đều được quy định và
hướng dẫn rõ ràng,cụ thể cả về trách nhiệm ghi chép của mỗi chỉ tiêu nhằm tránh sự
24


chồng chéo lại đảm bảo được khả năng giám sát lẫn nhau.
Trình tự luân chuyển các chứng từ cũng như việc ghi chép, lưu trữ và bảo vệ chứng
từ kế toán tiền lương được quy định cụ thể về thời gian, hướng luân chuyển chứng từ kế
toán.
Như vậy những quy định về chứng từ, sổ sách kế toán tiền lương như các mẫu sổ,
các chỉ tiêu trong sổ sách,chứng từ trách nhiệm ghi chép các chỉ tiêu, trách nhiệm xem xét
kí duyệt chứng từ sổ sách trrình tự luan chuyển chứng từ, lưu trữ và bảo vệ chứng từ…
đều rất cụ thể và rõ ràng. Vì vậy những lợi ích của người lao động được đảm bảo công

khai, đồng thời người lao động cũng thấy được trách nhiệm của họ đối với doanh nghiệp.

‘- Về hình thức trả lương.
Thông thường với tất cả các doanh nghiệp thì những nhân viên thuộc bộ máy quản
lý được hưởng lương theo thời gian (lương tháng), còn đối với công nhân sản xuất thì tuỳ
thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanh và quan điểm của nhà quản lý mà mỗi doanh
nghiệp có những hình thức trả lương khác nhau.
Những doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ hay sản xuất theo đơn đặt hàng thì
công nhân sản xuất thường được trả lương theo khoán sản phẩm hoàn thành. Nếu công
nhân hoàn thành vượt mức về thời gian và đảm bảo tốt về chất lượng sản phẩm thường sẽ
được doanh nghiệp thưởng thêm nhằm khuyến khích nỗ lực phấn đấu của người lao động.
Những doanh nghiệp này thường không bố trí cho công nhân nghỉ phép đều đặn nên kế
toán thường áp dụng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản
xuất đều đặn để tính giá thành sản phẩm.
Với những doanh nghiệp sản xuất liên tục thường có điều kiện bố trí cho lao động
nghỉ phép một cách đều đặn giữa các tháng trong năm. Do đó kế toán không cần thủ tục
trích trước tiền lương nghi phép. Tại những doanh nghiệp hay phân xưởng mà điều kiện
sản xuất chủ yếu bằng máy móc thiết bị hoặc khó có thể đánh giá được số lượng, chất
lượng sản phẩm công việc hoàn thành của mỗi công nhân thì doanh nghiệp thường áp
25