TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CẤP SỐ TIẾP NHẬN PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG CẤP SỐ TIẾP NHẬN
PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM
DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Hà Nội, 04/2015


MỤC LỤC
MỤC LỤC ............................................................................................................................. 2
1.

GIỚI THIỆU .................................................................................................................. 3

2.

TỔNG QUAN ............................................................................................................... 3

3.

GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG................................................................................ 4

4.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG .......................................................... 5
4.1

Doanh nghiệp đăng ký và quản lý thông tin tài khoản ........................................... 5

4.1.1.

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản ..................................................................... 5

4.1.2.

Đăng nhập hệ thống ......................................................................................... 8

4.1.3.

Quản lý thông tin cá nhân của tài khoản doanh nghiệp ................................. 10

4.2

Các chức năng thao tác hồ sơ................................................................................ 12

4.2.1.

Chức năng thêm mới hồ sơ ............................................................................ 12

4.2.2.

Danh sách hố sơ ............................................................................................. 21

4.2.3.

Chức năng sửa hồ sơ ...................................................................................... 22

4.2.4.

Chức năng tìm kiếm hồ sơ ............................................................................. 23

4.2.1.

Chức năng xem chi tiết hồ sơ ........................................................................ 23

4.2.2.

Chức năng sao chép hố sơ ............................................................................. 25

4.2.3.

Chức năng xóa hồ sơ ..................................................................................... 26

4.2.1.

Chức năng ký CA – ký số hồ sơ .................................................................... 26

4.2.2.

Chức năng nộp hồ sơ ..................................................................................... 28

4.2.3.

Chức năng nộp tiền ........................................................................................ 29

4.3

Nhận kết quả xử lý hồ sơ ...................................................................................... 34

4.4

Chức năng sửa đổi bổ sung hồ sơ ......................................................................... 34

4.4.1. Sửa đổi bổ sung hồ sơ ....................................................................................... 34
4.5

Quản lý hồ sơ dùng chung .................................................................................... 38

4.5.1

Thêm mới hồ sơ dùng chung ......................................................................... 39

4.5.2

Tìm kiếm hồ sơ dùng chung .......................................................................... 40

4.5.3

Chức năng sửa hồ sơ dùng chung .................................................................. 41

4.5.4

Chức năng xóa hồ sơ dùng chung.................................................................. 41

4.6

Nhóm chức năng tiện ích cho doanh nghiệp ......................................................... 42

4.6.1. Chức năng xem phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận.................................. 42
4.6.2. Chức năng xem công văn từ chối ...................................................................... 42
4.7

Quản lý Danh mục CA (Certificate Authority)..................................................... 43

PHỤ LỤC ............................................................................................................................ 47
1.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng ...................................................................................... 47

2.

Thông tin hỗ trợ, góp ý ............................................................................................. 47

2


1. GIỚI THIỆU
Mục đích, ý nghĩa tài liệu:
Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được
phần mềm hệ thống: “Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm”.
Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp.
Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm các phần:






Giới thiệu
Tổng quan
Giới thiệu các chức năng
Hướng dẫn sử dụng các chức năng
Phụ lục

2. TỔNG QUAN
Tài liệu hướng dẫn đối tượng Doanh nghiệp sử dụng các chức năng hệ thống:
 Đăng ký tài khoản
 Đăng nhập,
 Quản lý thông tin tài khoản.
 Nhóm các chức năng thao tác hồ sơ
 Thêm mới hồ sơ,
 Danh sách hồ sơ,
 Sửa hồ sơ,
 Tìm kiếm hồ sơ,
 Xem chi tiết hồ sơ,
 Sao chép hồ sơ,
 Xóa hồ sơ,
 Ký số hồ sơ,
 Nộp hồ sơ,
 Nộp lệ phí.
 Nhận kết quả.
 Chức năng sửa đổi bổ sung hồ sơ.
 Quản lý hồ sơ dùng chung.
 Nhóm chức năng tiện ích cho doanh nghiệp.
 Chức năng quản lý danh mục CA.

3

3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG
STT
Chức năng

1

Đăng nhập, đăng
ký tài khoản

Mô tả

- Đăng ký tài khoản doanh nghiệp,
- Đăng nhập hệ thống,
- Quản lý thông tin tài khoản.

2

Thêm mới hồ sơ

- Tạo mới hồ sơ,
- Tải lên tệp đính kèm,
- Tải xuống và khai báo hồ sơ theo biểu mẫu excel.

3

Danh sách hồ sơ

- Xem danh sách hồ sơ đã tạo,

- Các nút chức năng thao tác hồ sơ.

Sửa hồ sơ,
4

5
6
7
8
9
10
11

Sửa đổi bổ sung
hồ sơ
Ký số hồ sơ (Ký
CA)
Tìm kiếm hồ sơ

- Cho phép sửa thông tin hồ sơ đã khai báo,
- Sửa đổi bổ sung hồ sơ khi nhận được yêu cầu.
- Ký số hồ sơ.
- Cho phép doanh nghiệp tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu
chí ở danh sách hồ sơ.

Xem chi tiết hồ
sơ

- Hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ.

Sao chép hồ sơ

- Sao chép hồ sơ đã có từ danh sách,
- Chỉnh sửa thông tin hồ sơ sao chép.

Xóa hồ sơ
Nộp hồ sơ
Nộp tiền

- Xóa những hồ sơ đã tạo từ danh sách.
- Gửi hồ sơ đã tạo.
- Nộp lệ phí.

12

Quản lý hồ sơ
dùng chung

- Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ dùng chung.

13

Quản lý danh
mục CA

- Cho phép thêm, sửa, xóa tìm kiếm CA.

14

Nhóm chức năng

tiện ích cho
doanh nghiệp

- Xem phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận,
- Xem luồng thông tin xử lý hồ sơ.

4


4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
(Lưu ý: Các thao tác được thực hiện theo thứ tự đánh số từ nhỏ đến lớn ở các hình
ảnh minh họa).
4.1

Doanh nghiệp đăng ký và quản lý thông tin tài khoản

4.1.1. Doanh nghiệp đăng ký tài khoản
Doanh nghiệp muốn làm thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm thì cần đăng ký tài
khoản trên hệ thống .
Giao diện hệ thống như sau:

5


Đăng ký tài khoản là bước đầu tiên khi doanh nghiệp bắt đầu làm hồ sơ công bố
sản phẩm mỹ phẩm. Mỗi doanh nghiệp chỉ phải đăng ký một lần và chỉ có duy nhất
một tài khoản để đăng nhập hệ thống.
Bước 1: Tại màn hình trang chủ hệ thống chọn
Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin đăng ký tài khoản:

Bước 2: Tại màn hình đăng ký tài khoản, nhập các thông tin yêu cầu tài khoản
doanh nghiệp.
Lưu ý: Các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập.
Bước 3: Nhấn

để lưu thông tin đăng ký.

6


Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo
khai báo hợp lệ.
-

khi các thông tin được

Sau thời gian đăng ký nếu tài khoản doanh nghiệp được phê duyệt, doanh
nghiệp sẽ nhận được email thông báo tài khoản và mật khẩu đăng nhập.
Doanh nghiệp sử dụng thông tin này để đăng nhập hệ thống.

Lưu ý:
 Yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin đăng ký tài khoản
khớp thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh, các thông tin này là cơ sở để
Cục quản lý Dược phê duyệt các tài khoản đăng ký. Các thông tin đăng ký
không rõ ràng, không hợp lệ đều bị từ chối phê duyệt tài khoản.
 Thông tin người liên lạc, lưu ý nhập đúng địa chỉ “Email” đăng ký, tránh
trường hợp thất lạc email thông báo tài khoản khi được phê duyệt.
 Các thông tin đăng ký này, sẽ được hiển thị mặc định ở mục “Thông tin về
tổ chức cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường”, “Thông
tin về người đại diện theo pháp luật của công ty”, “Thông tin về công ty

nhập khẩu” ở tab chức năng “Hồ sơ” của chức năng thêm mới hồ sơ.
 Các doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã
được khai báo này.
7


4.1.2. Đăng nhập hệ thống
- Sau khi đăng ký tài khoản thành công, Quản trị hệ thống của Cục quản lý dược
vào xem xét và phê duyệt tài khoản doanh nghiệp.
- Nếu tài khoản được cấp thành công, sẽ có email thông báo đến cho doanh
nghiệp các thông tin bao gồm: Tên đăng nhập và mật khẩu truy cập vào hệ
thống. Doanh nghiệp sử dụng mật khẩu tài khoản được cấp đăng nhập vào hệ
thống.
Bước 1: Truy cập hệ thống theo đường link:
/>Tại màn hình trang chủ của hệ thống, chọn
, mở ra màn hình
điền thông tin đăng nhập vào hệ thống
Bước 2: Doanh nghiệp nhập tên đăng nhập (là mã số thuế của doanh nghiệp) và
mật khẩu được cấp. Nhấn “Đăng nhập”

8


Giao diện sau khi đăng nhập như sau:

9


4.1.3. Quản lý thông tin cá nhân của tài khoản doanh nghiệp
Chức năng đổi mật khẩu và cập nhật thông tin tài khoản: chức năng cho phép

doanh nghiệp thực hiện cập nhật lại thông tin doanh nghiệp theo tình hình mới nhất
nhưng vẫn đảm bảo tính phù hợp pháp lý của tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống.
Ngoài ra, ở chức năng này cũng cho phép doanh nghiệp thực hiện đổi mật khẩu bất
cứ lúc nào mong muốn.
Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống công bố
mỹ phẩm. Click vào “Tên đăng nhập”.

Chọn chức năng “Thông tin cá nhân”. Màn hình hiển thị như sau:

-

Nếu muốn đổi mật khẩu thì nhập phần thông tin đổi mật khẩu. Sau đó click
.
10


Lưu ý: Hệ thống kiểm tra mật khẩu nhập vào của doanh nghiệp.
 Nếu mật khẩu nhập vào là mật khẩu mạnh (mật khẩu có ít nhất 8 ký tự bao gồm
ký tự chữ in hoa, ký tự chữ in thường, ký tự số, ký tự đặc biệt), hệ thống thông
báo: “Đổi mật khẩu thành công”.
 Nếu nhập mật khẩu mới không phải là mật khẩu mạnh thì hệ thống sẽ đưa ra
thông báo:

Nếu click OK. Tài khoản sẽ được đổi mật khẩu là mật khẩu mới.
 Mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu phải trùng nhau thì mới đổi mật khẩu thành
công.
 Nếu muốn cập nhật thông tin tài khoản thì nhập các thông tin muốn thay đổi, bổ
sung vào phần thông tin doanh nghiệp. Click
thông báo cập nhật thành công.

. Hệ thống

11


Các chức năng thao tác hồ sơ

4.2

Các chức năng thao tác trên hệ thống, thao tác hồ sơ bao gồm:
4.2.1.

Chức năng thêm mới hồ sơ,
Chức năng xem danh sách hồ sơ,
Chức năng sửa hồ sơ,
Chức năng tìm kiếm hồ sơ,
Chức năng xem chi tiết hồ sơ,
Chức năng sao chép hồ sơ,
Chức năng xóa hồ sơ,
Chức năng ký số hồ sơ – ký CA,
Chức năng nộp hồ sơ,
Chức năng nộp tiền lệ phí.
Chức năng thêm mới hồ sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp khai báo hồ sơ cho sản phẩm mỹ phẩm công
bố. Màn hình chức năng hiển thị đầy đủ các thông tin cần khai báo của một hồ sơ
mỹ phẩm thông thường giống như khi doanh nghiệp thực hiện khai báo hồ sơ giấy.
Với hệ thống “Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm”, chức năng
thêm mới hỗ trợ người dùng tối đa trong việc khai báo hồ sơ, giúp doanh nghiệp
không bỏ sót các mục thông tin cần khai báo, có hỗ trợ thông báo khi doanh nghiệp

nhập thiếu các thông tin cần thiết.
Màn hình giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian
nhiều hơn trong việc khai báo hồ sơ.
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp chọn tab Công bố mỹ phẩm (1) 
Thêm mới (2) :

Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới hồ sơ như sau:

12


13


14


Nhập thông tin tab “Hồ sơ”:
Cách 1: Thêm mới hồ sơ bằng cách nhập trực tiếp thông tin trên website.
Bước 1: Nhập đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu yêu cầu.
Lưu ý: các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập.
Khai báo thông tin hồ sơ: các trường thông tin yêu cầu nhập bao gồm các thông
tin:















Nhãn sản phẩm,
Tên sản phẩm,
Danh sách các dạng màu hoặc màu,
Dạng sản phẩm,
Mục đích sử dụng,
Dạng trình bày,
Thông tin về nhà sản xuất,
Thông tin về đơn vị đóng gói,
Thông tin về tổ chức cá nhân đưa sản phẩm ra thị trường ,
Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty,
Thông tin về công ty nhập khẩu,
Danh sách thành phần,
Thông tin ký hồ sơ (không bắt buộc).

Chi tiết như hình dưới đây:

15


16


17

Một số lưu ý khi nhập thông tin ở tab hồ sơ bằng cách nhập trực tiếp trên web:
-

Đối với mục “Thông tin về nhà sản xuất”, “Thông tin về đơn vị đóng gói”,
“Danh sách thành phần đầy đủ” sau khi nhập thông tin ở mục chức năng này
phải nhấn nút “Thêm (Cập nhật)”, khi nhìn thấy thông tin nhập hiển thị ở danh
sách ngay phía dưới mục thông tin nhập vào lúc này màn hình chức năng mới
ghi nhận và lưu thông tin này.

Cách 2: Nhập thông tin hồ sơ từ Excel
Bước 1: Doanh nghiệp tải biểu mẫu file Excel từ hệ thống về:

18


Bước 2: Doanh nghiệp nhập và lưu lại thông tin hồ sơ theo biểu mẫu tải về.
Nhập đầy đủ thông tin vào file excel theo các tab hướng dẫn bao gồm:





(1): Thông tin về sản phẩm mỹ phẩm,
(2): Thông tin về nhà sản xuất,
(3): Thông tin về đơn vị đóng gói,
(4): Danh sách thành phần.

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin hồ sơ, doanh nghiệp nhấn nút

để tải lên hồ sơ đã khai báo theo biểu mẫu
Bước 4: Nhấn nút
để tiến hành import dữ liệu từ file Excel lên
hệ thống. Các dữ liệu trên file excel sẽ được tự động đổ vào các ô tương tứng
trên form hệ thống tại các tab tương ứng với các sheet trong file excel. Hệ thống
báo lỗi tương ứng nếu dữ liệu khai báo chưa đúng  Doanh nghiệp sửa trên file
và import lại hoặc sửa ngay trên form của hệ thống.
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin dữ liệu từ excel được nhập vào trên giao diện
web, có thể chỉnh sửa lại các thông tin này nếu cần cập nhật theo mong muốn.
Bước 6: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin.

19


Thông tin tab Tệp đính kèm
Bước 1: Ở tab tài liệu đính kèm, doanh nghiệp tải lên tài liệu đính kèm, hồ sơ
gốc:

Bước 2: Sau khi nhập thông tin hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nhấn
để lưu thông tin hồ sơ vừa khai báo.
Kết quả:

-

Hồ sơ lưu thành công, hệ thống hiển thị thông báo cho Doanh nghiệp biết
thông tin đã lưu thành công. Hoặc khi doanh nghiệp nhập thiếu thông tin khi
lưu hệ thống hiển thị thông báo cho doanh nghiệp biết để thực hiện chỉnh sửa
trước khi có thể lưu thành công hồ sơ.

-

Hồ sơ sau khi lưu thành công, sẽ hiển thị trên màn hình danh sách hồ sơ của
doanh nghiệp. Trạng thái hồ sơ là Mới tạo.

20


4.2.2. Danh sách hố sơ
Màn hình chức năng “Danh sách hồ sơ” hiện thị tất cả các hồ sơ của doanh
nghiệp đã khai báo. Danh sách hồ sơ hiển thị tất cả các trạng thái, danh sách hồ sơ
mặc định được hiển thị theo thời gian hồ sơ được tác động gần nhất. Doanh nghiệp
có thể thay đổi hiển thị bằng các nhấn nút Tìm kiếm và chọn kiểu hiển thị hồ sơ, để
tùy chọn việc hiển thị hồ sơ theo mong muốn.
Danh sách hồ sơ hiển thị chi tiết thông tin hồ sơ bao gồm Mã hồ sơ, Nhãn hiệu,
Tên sản phẩm, Ngày tạo, Trạng thái hồ sơ và các thao tác hồ sơ.
Các thao tác hồ sơ như: xem chi tiết hồ sơ, sửa, xóa, ký số, sao chép, xem công
văn từ chối, công văn SĐBS, phiếu công bố, xem phiếu báo thu đều hiển thị và thực
hiện bắt đầu ở màn hình danh sách hồ sơ này.
Các bước thực hiện: Vào chức năng Công bố mỹ phẩm  Danh sách.
Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ mà doanh nghiệp đã tạo:

21


4.2.3. Chức năng sửa hồ sơ
Chức năng sửa hồ sơ cho phép doanh nghiệp cập nhật lại hồ sơ khi hồ sơ công
bố cần cập nhật thông tin như: các thông tin về sản phẩm mỹ phẩm, thông tin về tệp
đính kèm của hồ sơ mà doanh nghiệp đã khai báo khi thêm mới. Tuy nhiên, hồ sơ
của doanh nghiệp chỉ có thể sửa khi ở trạng thái “Mới tạo”, “Văn thư yêu cầu
SĐBS”, “Đã thông báo SĐBS”.

Với các hồ sơ ở trạng thái “Mới tạo”, “Văn thư yêu cầu SĐBS”, “Đã thông
báo SĐBS” doanh nghiệp có thể chỉnh sửa thông tin hồ sơ bằng cách nhấn vào biểu
tượng ở cột sửa

trong danh sách hồ sơ tương ứng.

Kết quả:
Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa hồ sơ, các thông tin hiển thị là thông tin
mà doanh nghiệp đã nhập khi thêm mới, doanh nghiệp có thể sửa các thông tin này,
sau khi chỉnh sửa, cập nhật, nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin được thay đổi.

22


4.2.4. Chức năng tìm kiếm hồ sơ
Chức năng cho phép doanh nghiệp tìm kiếm hồ sơ trong danh sách hồ sơ đã tạo
một cách nhanh chóng hơn. Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm theo các thông
tin liên quan đến hồ sơ như:
- Tìm kiếm theo mã hồ sơ,
- Tìm kiếm theo trạng thái hồ sơ,
- Tìm kiếm theo ngày tạo: từ ngày, đến ngày.
- Tìm kiếm theo nhãn hàng,
- Tìm kiếm theo tên sản phẩm.
Để thực hiện tìm kiếm hồ sơ, Doanh nghiệp có thể chọn chức năng tìm kiếm hồ
sơ bằng cách nhấn nút
để tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí nhập vào:
Bước 1: Nhấn nút Tìm kiếm ở màn hình danh sách hồ sơ.
Bước 2: Nhập một hoặc nhiều trong các tiêu chí tìm kiếm theo: Mã hồ sơ, Trạng
thái hồ sơ, Ngày tạo từ ngày- đến ngày, Nhãn hiệu, Tên sản phẩm.
Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm.

Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách kết quả theo tiêu chí tìm kiếm tương ứng:

4.2.1. Chức năng xem chi tiết hồ sơ
Chức năng cho phép doanh nghiệp có thể xem lại chi tiết thông tin hồ sơ đã tạo,
các thông tin doanh nghiệp nhập vào được định dạng in đậm, giúp cho doanh
nghiệp có thể dễ dàng quan sát, nhận biết các thông tin, và kịp thời sửa các thông tin
nếu thấy có sai sót trong hồ sơ.
Chức năng không hỗ trợ người dùng thao tác như sửa hay xóa thông tin trực
tiếp ở màn hình này.
Để thực hiện thao tác này, từ màn hình danh sách hồ sơ, doanh nghiệp chọn một
hồ sơ muốn xem thông tin chi tiết:
23


Kết quả: Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết hồ sơ.
Màn hình chi tiết hồ sơ như hình dưới:

24


4.2.2. Chức năng sao chép hố sơ
Chức năng cho phép doanh nghiệp thực hiện sao chép một hồ sơ có sẵn, đối với
những hồ sơ có nhiều mục thông tin giống nhau, khi tạo mới không cần thay đổi
nhiều, doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng sao chép hồ sơ để sao chép thông tin
hồ sơ, tệp đính kèm đã có. Chức năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng thời gian
đáng kể trong việc khai báo hồ sơ.
Để thực hiện thức năng này, từ màn hình danh sách hồ sơ, doanh nghiệp nhấn
vào nút
của hồ sơ gốc muốn sao chép để thực hiện sao chép hồ sơ này.
Những thay đổi ở hồ sơ sao chép mới sẽ không ảnh hưởng đến các thông tin của hồ

sơ gốc được sao chép. Tất cả các hồ sơ ở danh sách hồ sơ đều có thể thực hiện thao
tác này.
Bước 1: Chọn hồ sơ gốc muốn sao chép.

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình sao chép hồ sơ, màn hình tương tự như màn
hình sửa hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện các bước tương tự như thêm mới/ sửa.
Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất việc sao chép hồ sơ.
Kết quả: Hồ sơ lưu thành công, hiển thị trên danh sách hồ sơ của doanh nghiệp.
Chức năng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khai báo với những hồ
sơ có nhiều mục thông tin giống nhau.

25