Báo cáo thực tập BCVT

Báo cáo tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang bước vào thế kỷ 21, thế kỷ của nền thông tin - tin học. Đất nước
chúng ta cũng đang tiến hành xây dựng nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Vì vậy, việc
ứng dụng các công nghệ thông tin vào trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước là
điều vô cùng cần thiết và quan trọng. Mà “công cụ” phục vụ đắc lực cho công cuộc đó
không thể nói đến ngành bưu chính và công nghệ thông tin. Trải qua hơn 64 năm xây
dựng và phát triển, ngành bưu chính viễn thông đã góp phần không nhỏ vào công cuộc
điều hành, chỉ đạo và truyền đạt các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước ta. Và
hôm nay khi chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của nền văn minh
thông tin thì thực sự ngành bưu chính viễn thông đã trở thành một trong những ngành
kinh tế kỹ thuật mũi nhọn, đầy tiềm năng thúc đẩy và phát triển kinh tế xã hội của đất
nước.
Và chính vì để đáp ứng được xu thế của thời đại, tạo ra thế và lực mới mà Đảng và
Nhà nước ta đã cho phép thành lập Tập đoàn bưu chính - viễn thông Việt Nam vào tháng
1/2006 và đến 1/2008 đã chia tách thành Tổng công ty bưu chính và Tổng công ty viễn
thông đây cũng là hành trang và nội lực để chúng ta chủ động hội nhập nền kinh tế quốc
tế.
Là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam được thành lập theo
Quyết định số 538/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Tập đoàn Bưu chính viễn
thông Việt Nam, tuy mới thành lập sau khi chia tách Bưu chính - Viễn thông từ tháng
1/2008 nhưng Bưu điện Thành phố Đà Nẵng đã có bề dày lịch sử trong lĩnh vực bưu
chính trong thời gian kháng chiến chống Mỹ cứu nước đến những năm hòa bình thống
nhất và cho đến nay. Nhận thức được cơ hội cũng như thách thức trong giai đoạn mới,
với nội lực sẵn có Bưu điện Đà Nẵng đã sẵn sàng thích ứng với mô hình sản xuất mới và
từng bước hoàn thành mô hình tổ chức, quản lý nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị
trường đồng thời tạo đà để phát triển ổn định và bền vững, nhằm đáp ứng nhu cầu và
nhiệm vụ mới trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước theo con đường công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Với mục tiêu đảm bảo thông tin bưu chính - viễn
thông mọi lúc mọi nơi và trong mọi tình huống, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo của Đảng

của Nhà nước, phục vụ các cấp cho các ngành và nhân dân, đa dạng hóa các loại hình,
mở rộng dịch vụ và nâng cao chất lượng mạng lưới, chất lượng dịch vụ bưu chính viễn
thông. Bưu điện Đà Nẵng đã tạo ra cho mình những yếu tố quyết định nhằm nâng cao vị
thế và năng lực cạnh tranh trước mắt cũng như lâu dài.
Hệ thống bưu chính - viễn thông Thành phố Đà Nẵng là một trong 3 Trung tâm lớn
về bưu chính viễn thông của cả nước, với mạng lưới trải rộng đều khắp trên toàn Thành
phố, trên đường cáp quang Quốc tế nằm trên địa bàn Hòa Hải Quận Ngũ Hành Sơn. Hệ
thống bưu chính viễn thông Đà Nẵng đủ khả năng đáp ứng một cách đầy đủ nhất các yêu
cầu của mọi tổ chức cá nhân trên địa bàn Thành phố và khu vực miền Trung Tây
Nguyên.
Với những kiến thức được thầy cô truyền đạt ở trong nhà trường cùng với một số
kinh nghiệm được rút ra qua quá trình thực tập tại đơn vị cơ sở Bưu điện Đà Nẵng IV.
Tôi đã tập hợp và thu nhập được một số kiến thức trên lý thuyết cũng như một số kinh
nghiệm thực tiễn, trên cơ sở đó tôi thực hiện báo thực tập, tốt nghiệp với nội dung:
“Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính viễn thông”

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 1


Báo cáo tốt nghiệp

Được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo, các anh chị tại đơn vị thực tập và sự
hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô ở trường, tôi đã hoàn thành được báo cáo của mình
trong một thời gian có hạn. Tuy nhiên với sự hạn hẹp về thời gian cũng như việc thu thập
và xử lý thông tin nên không tránh khỏi những thiết sót cần được bổ sung. Rất mong
được sự hỗ trợ giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy cô để báo cáo tốt nghiệp của tôi
được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 2


Báo cáo tốt nghiệp

PHẦN I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG
I/ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Là một trung tâm kinh tế - chính trị - văn hóa lớn của khu vực miền Trung và Tây
Nguyên, Đà Nẵng từ lâu được xem là một tỉnh thành quan trọng của đất nước, tương tự
như Hà Nội ở miền Bắc, Thành phố Hồ Chí Minh ở miền Đông Nam Bộ và Cần Thơ ở
Miền Tây Nam Bộ. Tuy nhiên, đến năm 1997, khi Chính phủ quyết định tách Đà Nẵng ra
khỏi Quảng Nam thì thành phố này mới thực sự có được cơ hội để vươn lên tìm kiếm
một hướng đi thích hợp cho sự giàu mạnh, tiến bộ và phát triển. Giờ đây, trước thềm thế
kỷ 21, chúng ta thử nhìn lại một cách hệ thống hơn những thế mạnh và tiềm năng to lớn
của vùng đất này, một vùng đất mà chẳng bao lâu nữa có thể giữ một vai trò quan trọng
trong tiến trình hội nhập đất nước vào khu vực Đông Nam Á, châu Á và quốc tế.
Trước hết, về mặt địa lý, phải thừa nhận rằng Đà Nẵng đã được thiên nhiên ưu đãi
một cách khá đặc biệt. Với diện tích hơn 15.942km 2, nằm ở trung độ cả nước, cách thủ
đô Hà Nội 759 km, cách thành phố Hồ Chí Minh 917km, Đà Nẵng là hình ảnh thu nhỏ
của đất nước Việt Nam với đầy đủ các loại địa hình rừng núi (Hòa Bắc, Hòa Phú ...),
trung du (Hòa Khương, Hòa Sơn ...) đồng bằng (các phường xã vùng ven) và hải đảo
(Hoàng Sa).
Với vị trí tự nhiên nằm ở tọa độ 1080 17’30” kinh tuyến Đông và 16017’30” vĩ tuyến
Bắc, Đà Nẵng lại có thêm một lợi thế về thời tiết, khí hậu. Ở đây mùa Đông không quá
lạnh, mùa hè không quá nóng, nhiệt độ trung bình 270 là một nhiệt độ tương đối dễ chịu
ở một xứ nhiệt đới. Thời tiết chia 2 mùa mưa nắng rõ rệt, mùa năng không quá khô hạn
và mùa mưa thường không kéo dài, không có những đợt mưa dầm dề từ ngày này sang

ngày khác làm cản trở giao thông, thương mại ... như ở nhiều nơi khác. Dãy Sơn Trà án
ngự mặt biển Đông, như một bức bình phong thiên nhiên giúp Thành phố tránh được sức
tàn phá nặng nề của những cơn bão lớn cũng là một thuận lợi để các nhà đầu tư yên tâm
xây dựng những công trình kiến trúc quy mô trong thế kỷ mới.
Một thế mạnh nổi bật khác của Đà Nẵng là hệ thống vận tải vô cùng thuận tiện với
các loại đường biển, đường sông, đường bộ, đường sắt và đường hàng không nằm ở ngay
trung độ của đất nước và khu vực.
Cộng tất cả những lợi thế về đường biển, đường sông, đường bộ, đường sắt và đường
hàng không. Đà Nẵng có một thế mạnh nổi bật về giao thông vận tải. Bước vào thế kỷ
21, khi các loại phương tiện giao thông như tàu thủy, xe hơi, xe lửa, máy bay ... được cải
tiến theo hướng hiện đại hóa những lợi thế này sẽ càng nổi rõ hơn.
Là đô thị lớn thứ hai của miền Nam, lớn thứ ba của cả nước (sau Hà Nội, TP Hồ Chí
Minh) Đà Nẵng có một hệ thống cơ sở hạ tầng rất phát triển với một mạng lưới dịch vụ
bưu chính viễn thông xếp vào loại hiện đại, một hệ thống ngân hàng đa dạng, một mạng
lưới điện, nước ổn định và nhiều cơ sở vật chất khác ngày càng hoàn thiện, đủ khả năng
đáp ứng mọi yêu cầu của kinh doanh, sản xuất và đời sống.
II/ GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG:
Bưu điện Thành phố Đà Nẵng là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Việt
Nam được thành lập theo Quyết định số 538/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tuy mới thành lập sau khi chia tách Bưu
chính - Viễn thông từ tháng 1/2008 nhưng Bưu điện Thành phố Đà Nẵng đã có bề dày

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 3


Báo cáo tốt nghiệp

lịch sử trong lĩnh vực Bưu chính trong thời gian kháng chiến chống Mỹ cứu nước đến

những năm hòa bình thống nhất.
Về bưu chính viễn thông, Đà Nẵng hiện được xem là một trong ba trung tâm bưu
điện lớn nhất nước với tất cả các loại hình phục vụ hiện đại và tiện lợi, như điện thoại cố
định, điện thoại di động, điện thoại thẻ, máy nhắn tin, Internet ... (viễn thông), chuyển
tiền nhanh, chuyển phát nhanh điện hoa ... (bưu chính). Mạng lưới viễn thông của Thành
phố hiện nay gồm 2 tổng đài chính và 12 tổng đài vệ tinh với dung lượng hơn 40.000 số.
Chất lượng và số lượng các dịch vụ viễn thông ngày càng được nâng cao nhờ vào khai
thác, sử dụng những công nghệ hàng đầu thế giới như mạng Viba số PDH-140Mb/s,
mạng cáp quang SDH-2,5 bb/s, Tổng đài Toll AXE-10 ... các tuyến cáp quang biển quốc
tế, khu vực và quốc gia, đặc biệt là tuyến cáp quang biển SMW3 đã và sẽ đưa vào khai
thác sử dụng cho phép Bưu điện Đà Nẵng nâng cao hiệu quả kinh doanh, phục vụ lên
ngang tầm với các nước tiên tiến có nền kỹ thuật viễn thông phát triển.
Với gần 1000 cán bộ nhân viên (trong đó có 24% trình độ đại học và trên đại học)
làm việc tại hàng chục trung tâm khoa học kỹ thuật và 61 bưu cục (bình quân 11.000
dân/1 bưu cục). Bưu điện Đà Nẵng có khả năng đáp ứng tất cả mọi nhu cầu của khách
hàng trong và ngoài nước. Trong tương lai, các mạng Internet, mạng thông tin di dộng đã
truy nhập CDMA ... sẽ giúp cho các nhà đầu tư nắm được những thông tin kinh tế toàn
cầu mới nhất chỉ sau vài giây đồng hồ.
SƠ ĐỒ BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG I
Phó
Giám đốc

Các
phòng ban
chức năng

Bưu điện
Đà Nẵng
I

Hệ thống
các đại lý

Giám đốc
BĐ ĐN

Bưu điện
Đà Nẵng
II

Phó
Giám đốc

Bưu điện
Đà Nẵng
III

Bưu điện
Đà Nẵng
IV

Bưu
điện hệ
I

Hệ thống
các bưu
cục

Bưu điện Đà Nẵng IV là đơn vị trực thuộc Bưu điện Thành phố Đà Nẵng. Ngoài việc

đảm nhiệm khai thác các dịch vụ về bưu chính - viễn thông nhằm phục vụ nhu cầu về
thông tin cho các cấp ủy Đảng. Chính quyền và các tổ chức đoàn thể, các ban ngành, các
đơn vị kinh tế và nhân dân trên địa bàn. Bưu điện Đà Nẵng IV còn chú trọng đến việc xây
dựng kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh ổn định theo hướng chủ động khai thác mọi

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 4


Báo cáo tốt nghiệp

tiềm năng, nguồn lực về cơ sở vật chất, lao động, nhu cầu thị trường nhằm tiếp tục chiếm
giữ vai trò chủ đạo trong thị trường cung cấp các dịch vụ Bưu chính viễn thông trên địa
bàn phục vụ.
Bưu điện Đà Nẵng IV có 5 bưu cục và 11 điểm Bưu điện VH xã mỗi bưu cục có 1
trưởng bưu cục. được phân bổ đều và hợp lý trên toàn địa bàn, khả năng phục vụ được cải
thiện đáng kể, bán kinh phục vụ đã được rút ngắn.
 Bố trí lao động và kết cấu lao động:
a/ Bố trí lao động:
Tổng số cán bộ công nhân viên là: 148 người
+ 01 Giám đốc
+ 02 Phó giám đốc
+ 01 Kế toán trưởng
+ 13 Kế toán
+ 01 Thủ quỹ
+ 14 Phòng tổng hợp
+ 13 Trưởng bưu cục
+ 16 kiểm soát viên
+ 77 giao dịch viên

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 5


Báo cáo tốt nghiệp

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG IV
GIÁM ĐỐC

P.GIÁM ĐỐC

P. KINH DOANH
TỔNG HỢP

KẾ TOÁN
TRƯỞNG

Phòng
kế toán

Thu
cước

Bưu điện Trung tâm

Bưu điện Miếu Bông

Bưu điện Túy Loan

Bưu điện Hòa Tiến

Bưu điện Hòa Sơn

Bưu điện Bà Nà

Tiếp
thị

Bảo vệ

Lái xe

Kỹ thuật
tin học

Bưu điện
VH xã Hòa Phước
Bưu điện
VH xã Hòa Châu
Bưu Điện
VH xã Hòa Tiến
Bưu điện
VH xã Hòa Khương
Bưu điện
VH xã Hòa Phong
Bưu điện
VH xã Hòa Nhơn
Bưu điện

VH xã Hòa Ninh
Bưu Điện
VH xã Hòa Bắc
Bưu điện
VH xã Hòa Phú
Bưu điện
VH xã Hòa Liên
Bưu Điện
VH xã Hòa Sơn

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 6


Báo cáo tốt nghiệp

Chức năng nhiệm vụ của bưu điện Đà Nẵng:
- Đảm nhiệm việc khai thác các dịch vụ về Bưu chính Viễn Thông nhằm phục vụ
nhu cầu về thông tin cho cấp ủy Đảng, chính quyền và các tổ chức đoàn thể các ban
ngành, các đơn vị kinh tế và nhân dân trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng.
- Xây dựng kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh ổn định theo hướng chủ động
khai thác mọi tiềm năng nguồn lực về cơ sở vật chất lao động, nhu cầu thị trường,
nhằm tiếp tục chiếm giữ vai trò chủ động trong thị trường cung cấp dịch vụ Bưu chính
viễn thông trên địa bàn phục vụ.
- Tập trung nâng cao hiệu quả kinh doanh, chất lượng khai thác các dịch vụ Bưu
chính viễn thông, chất lượng phục vụ, chăm sóc khách hàng, phát triển dịch vụ mới,
xúc tiến mạnh các chương trình quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi và điều tra nghiên cứu
thị trường.
- Hoàn thiện mô hình tổ chức, củng cố và quy hoạch đội ngũ cán bộ từ cấp tổ trở

lên. Đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên về các khả năng hoàn thành
nhiệm vụ trong tình hình mới đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu hoạt động của
Bưu chính trong giai đoạn sắp tới.
- Chú trọng đầu tư thiết bị, công cụ để hiện đại hóa công nghệ khai thác các dịch
vụ Bưu chính Viễn thông. Thường xuyên duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở vật chất
mạng lưới các bưu cục để thu hút khách hàng.
- Xây dựng đơn vị đoàn kết, phát huy dân chủ, văn minh bưu điện. Chăm lo đời
sống vật chất, tinh thần, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng - hợp pháp thực hiện
đầy đủ các chế độ chính sách đối với người lao động.
Các dịch vụ kinh doanh tại Bưu điện Đà Nẵng IV:
STT
Tên dịch vụ bưu chính
1
Tem chơi
2
Bưu phẩm trong nước và ngoài
nước
3
Bưu phẩm chuyển phát nhanh
EMS, trong và ngoài nước
4
Bưu phẩm, bưu kiện khai giá
5
Chuyển tiền trong nước
6
Bưu kiện trong và ngoài nước
7
Chuyển tiền quốc tế đến
STT
Tên dịch vụ viễn thông

1
Điện thoại trong và ngoài nước
2
Điện báo
3
Bureaufax trong nước và quốc tế

STT
8
9
10
11
12
13
14
STT
4
5

Tên dịch vụ bưu chính
Bưu chính ủy thác
Phát hành báo chí
Thuê bao hộp thư
Điện hoa
Tiết kiệm bưu điện
Dịch vụ chuyển hàng thu tiền
Bưu gửi phát trong ngày
Tên dịch vụ viễn thông
Thu cước thuê bao điện thoại
Bán các loại thẻ điện thoại

Vài nét về hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Đà Nẵng IV:
Xét doanh thu trong những năm 2006, 2007 và 6 tháng đầu năm 2008 để thấy sự
tăng trưởng trong sản xuất kinh doanh của Bưu điện Đà Nẵng IV.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 7


Báo cáo tốt nghiệp

STT
(1)
1
2
3
4

Tên chỉ tiêu
sản phẩm
(2)
Bưu chính
Viễn thông
PHBC
Tổng Dthu

Doanh thu
năm 2008

Doanh thu
năm 2009

(3)
9.506.138.456
11.322.505.631
522.203.108
21.350.847.19
5

(4)
7.679.110.663
8.314.734.702
506.356.727
16.500.202.092

Doanh thu 6
tháng đầu
năm
(5)
3.273.993.220
4.821.028.732
264.892.732
8.359.914.68
4

Doanh thu 6
tháng đầu
năm
(6)

4.183.626.674
6.037.228.396
246.147.181
10.467.002.251

-%
2007/
2008
(7)
-19.22
-26.56
-3.03
-48.81

-%
2008/
2009
(8)
27.778
25.23
-7.08
45.93

Ta có: (7)=[(4):(3)] x 100% và (8)=[(6):(5)] x 100%
Nhìn vào bảng trên ta thấy:
+ Doanh thu các dịch vụ Bưu chính năm 2008 giảm 19.22% so với năm 2007, và 6
tháng đầu năm 2008 tăng 27.78% so với cùng kỳ năm 2007.
+ Doanh thu các dịch vụ viễn thông năm 2008 giảm 26.56% so với năm 2007
nhưng 6 tháng đầu năm 2009 đã tăng 25.23% so với cùng kỳ năm 2008.
+ Doanh thu PHBC năm 2008 giảm 3.03% so với năm 2007, 6 tháng đầu năm

2009 giảm 7.08% so với cùng kỳ năm 2008.
So sánh tổng doanh thu thì năm 2008 giảm 48.81% với năm 2007, 6 tháng đầu
năm 2009 tăng 45.93% so với 6 tháng đầu năm 2008, như vậy tình hình sản xuất kinh
doanh của Bưu điện Đà Nẵng IV tăng cao so với trước khi chia tách. Tuy nhiên doanh
thu của nghiệp vụ phát hành báo chí giảm nhẹ vào năm 2008.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng

Trang 8


Bỏo cỏo tt nghip

PHN 2: HOT NG
A. CC DCH V BU CHNH
I. Quy trỡnh nhn gi:
1. Quy trỡnh nhn gi th, bu thip:
Nhn gi qua thựng th:
- Th, bu thip gi thng hay cú s dng dch v t bit mỏy bay, phỏt nhanh,
lu ký, ngi gi dỏn tem cc phớ tr li ri gi vo thựng thu t ti cỏc im
phc v.
- n gi quy nh, nhõn viờn bu in cú trỏch nhim m thựng th ly th mang
v b phn khai thỏc x lý úng i.
Nhn gi ti giao dch:
- Kim tra bỡ, h tờn, a ch ngi gi, ngi nhn cú m bỏo chớnh xỏc khụng?
- Giao dch viờn cõn BP tớnh cc v bỏo cho khỏch hng, nu khỏch hng ng ý
gi thỡ giao dch viờn thu tin i thnh tem dỏn tng ng lờn bu phm.
- Hng dn khỏch hng t tay cho vo thựng th t ti giao dch.
S MINH HA
Khaùch

haỡng yóu
cỏửu gổới BP
thổồỡng

Giao dởch
vión kióứm
tra BP

Cỏn BP,
tờnh cổồùc
vaỡ baùo tióửn
cổồùc

Thu tióửn
giao tem
hoỷc quay
maùy tem

GDV giao
BP õóứ khaùch
haỡng tổỷ boớ
vaỡo thuỡng thổ

b. Nhn gi Bu phm ghi s:
- Kim soỏt trc khi nhn gi:
+ Nu l th t, cụng vn, ti liu thỡ kim tra v bc, kớch thc, a ch ngi
gi v ngi nhn trờn bu gi.
+ Nu l gúi ng vt phm thỡ thc hin:
Kim tra vt phm gi x lý cỏc vt phm cm gi v gi cú iu kin. nu
hng húa kinh doanh thỡ kim tra chng t thu (nu cú)

Hng dn v kim tra cỏch gúi bc v ghi a ch trờn bu gi.
Kim tra kớch thc, khi lng phi m bo.
Thc hin niờm phong bu phm trc mt khỏch hng.
- Cp v hng dn khỏch hng vit phiu gi B I, lu ý khỏch hng cỏc thụng
tin mt sau liờn 2 phiu B1. Gii thiu cỏc dch v cng thờm khỏch hng s
dng.
- Kim tra phiu B1, i chiu vi a ch trờn bu gi v hng dn iu chnh
(nu cn)
- Cõn khi lng, phõn loi, tớnh cc phớ; ghi loi khi lng v cc phớ lờn bu
gi, ỏnh du loi, ghi khi lng v cc phớ lờn B1. Trong trng hp khỏch hng
cú s dng dch v cng thờm thỡ th hin dch v lờn bu gi, B1 v tớnh cc y
.
- Tỏch 1 nhón B2 cú úng du lờn bu cc dỏn lờn bu gi phớa di a ch
ngi gi, ghi s hiu B2 lờn B1.

SVTH: Nguyn Vn Dng

Trang 9


Báo cáo tốt nghiệp

- Hoàn chỉnh bưu gửi, phiếu gửi BĐ1, lập hóa đơn BC01 (nếu cần)
- Thông báo cho khách hàng số tiền cước, thu cước và cấp biên lai BĐ1 hay hóa
đơn BC01 cho khách hàng.
- Dán tem hay in cước thay tem lên phần quy định trên bưu phẩm; đóng dấu ngày
lên mặt sau chứng từ thuế (nếu có) cho chứng từ thuế vào phong bì BC14 đính kèm
với bưu gửi, trên phong bì BC14 ghi chú : “chứng từ thuế của bưu phẩm số ...”
- Lưu liên thứ nhất BĐ1 theo số thứ tự BĐ2. Cuối ngày đóng thành tập để làm
chứng từ kế toán và tra cứu khi cần thiết.

- Nhập số liệu vào máy tính, làm thủ tục để chuyển bưu phẩm cho bộ phận tiếp
theo.
Nhận gửi bưu phẩm ghi số gửi nhiều:
Nhằm đáp ứng cho nhu cầu khách hàng gửi Bưu phẩm ghi số cùng một lúc, một
địa chỉ mà không cần ghi nhiều BĐ1 và để thuận tiện trong công tác nhận gửi, để công
việc nhận gửi được nhanh chóng Bưu điện có dịch vụ gửi Bưu phẩm ghi số gửi với số
lượng nhiều.
- Khi cơ quan có nhu cầu gửi bưu phẩm ghi số, gửi số lượng nhiều thì sẽ được ưu
tiên cấp một số BC16 thay cho phiếu gửi BĐ1 và một số nhãn Bưu phẩm ghi số BĐ2
đã có dấu ngang mã số và tên bưu cục. Trên mỗi nhãn đều có số hiệu và tên viết tắt
của cơ quan đơn vị.
- Khi đến gửi bưu phẩm ghi số gửi số lượng nhiều thì các cơ quan đó phải gắn sẵn
nhãn số BĐ2 trước và kê rõ các mục trên 2 liên BC16 qua giấy than:
+ Số thứ tự Bưu gửi
+ Số hiệu bưu gửi của Bưu điện
+ Tên địa chỉ người nhận
* GDV tiến hành nhận gửi như sau:
+ Kiểm tra lại số lượng bưu gửi thực nhận đối chiếu với số lượng đã kê trên BC16.
Vòng tròn lại số lượng sau cùng, ghi số lượng thực nhận bằng số bằng chữ, gạch chéo
phần còn trống của bảng kê.
+ Cân khối lượng tính cước phí và thông báo cước cho khách hàng.
+ Ký tên đóng dấu nhật ấn
+ Thu tiền nếu đơn vị trả tiền hoặc ghi nợ
+ Dán tem lên mặt bưu phẩm
+ Với bưu phẩm là hàng hóa thì kiểm tra nội dung, hướng dẫn gói bọc niêm phong
bằng kẹp chì như đối với bưu phẩm gửi lẻ.
+ Đối với những khách hàng mới đến gửi mà chưa đăng ký trước với Bưu điện
hoặc tại bưu điện, giao dịch viên cũng phải kê trên BC16.
 Ấn phẩm minh hoạ

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
10

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

 Sơ đồ minh hoạ: Quy trình nhận gửi bưu phẩm ghi số với số lượng nhiều
Người gửi lập 2
biên BC16

Thu tiền, cấp hóa đơn BC01
cho KH (nếu thu tiền mặt)
hoặc ghi số theo dõi (ghi nợ)

Hoàn tất
BC16

Cân, ghi trọng
lượng, tiền cước
lên từng BP

Dán tem hoặc
quay tem máy
lên từng BP

Vào sổ BC28
giao sang KT3
để chuyển đi

Giao liên 2
BC16 cho KH

1.1.3 Chấp nhận bưu gửi ghi số có sử dụng dịch vụ cộng thêm:
 Nguyên tắc chung:
- Khi gửi bưu phẩm Bưu kiện khách hàng có thể yêu cầu sử dụng một hay nhiều
các dịch vụ cộng thêm trong cùng một lúc nhưng các dịch vụ trái ngược nhau (vd: Đã
sử dụng dịch vụ phát nhanh thì không sử dụng dịch vụ lưu ký trong cùng một lúc)
- Khi sử dụng dịch vụ nào thì khách hàng trả tiền dịch vụ đó
Giao dịch viên đóng dâu dịch vụ cộng thêm lên bưu phẩm, ấn phẩm sổ sách liên
quan.
a. Dịch vụ báo phát
Quy trình:
- Khi khách hàng đến gửi bưu phẩm ghi số có yêu cầu sử dụng dịch vụ cộng thêm
là báo phát (BC07) thì quy trình vẫn tương tự như không sử dụng dịch vụ cộng thêm
nhưng thêm ấn phẩm BC07.
- Cấp BC07, BĐ1 hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thông tin
- Nhận lại BC07 đối chiếu họ tên địa chỉ trên phong bì với phiếu BC07 có khớp
không, hoàn tất các chi tiết trên BC07 như: ghi loại bưu phẩm, số hiệu, ký gửi tại bưu
cục, ngày ký gửi dấu ngang bưu cục không khung, đóng nhật ấn.
- Hoàn chỉnh BĐ1 đóng dấu AR lên 2 liên của BĐ1, cước AR 1000đ là đối với
bưu phẩm thường, 3000đ đối với bưu phẩm ghi số.
- Dán tem tương ứng với cước phí trên vỏ bưu phẩm.
- Đóng AR lên bưu phẩm và nhật ấn hủy tem.
- Ghim BC07 với bưu gửi để gửi đi
- Bỏ bưu phẩm đã hoàn chỉnh vào nơi quy định và chào khách hàng cảm ơn khách
hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện.
Ấn phẩm minh họa.
b. Sử dụng dịch vụ khai thác:

- Nếu bưu gửi bị thất lạc, hư hỏng có lỗi của bưu điện khách hàng được bồi thường
theo trị giá đã khai. Trường hợp bưu gửi khai giá bị tổn thất toàn vộ việc đền bù theo

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
11

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

giá trị đã khai, Bưu điện sẽ hoàn lại cho người sử dụng các khoản mức cơ bản, các
dịch vụ cộng thêm (nếu có) trừ cước khai giá.
- Mức bồi thường tối đa: 100% giá trị vật phẩm hàng ký gửi. Đối với các bưu gửi
khai giá là các giấy tờ và tài liệu thì Bưu điện chỉ bồi thường cho các chi phí cho việc
thiết lập các giấy tờ tài liệu đó không kể các chi phí khác dưới bất cứ hình thức nào để
khai thác tái tạo khôi phục lại chúng.
* Quy trình:
- Khi khách hàng đến gửi bưu phẩm ghi số có sử dụng dịch vụ khai giá giao dịch
viên thực hiện quy trình như sau:
+ Cấp phiếu gửi BĐ1 và phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ khai giá. Hướng dẫn
người gửi điền các thông tin đầy đủ vào phiếu.
- Kiểm tra nội dung bên trong. Đối với hàng hóa có cần gói chèn lót thì giao dịch
viên thực hiện sau đó rồi đưa cho khách hàng ghi họ tên địa chỉ người gửi, người nhận
lên vỏ bưu phẩm.
- Nhận lại phiếu gửi BĐ1, phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá, nhận lại bưu phẩm sau
khi khách hàng đã ghi xong, đối chiếu với BĐ1 và yêu cầu dịch vụ khai giá với vỏ bọc
bưu phẩm.
- Kiểm soát lại và hoàn thiện phiếu gửi. Lưu ý khách hàng việc xác định người
được ủy quyền đòi bồi thường trong trường hợp xảy ra tổn thất.

- Cân bưu phẩm tính cước thu thêm cước dịch vụ khai giá theo quy định là 0,7%
giá trị khai (chưa VAT) báo cho khách hàng biết rồi ghi lên BĐ1.
- Đóng dấu khai giá lên bưu phẩm và các ấn phẩm liên quan. Ghi khối lượng và
tiền cước lên vỏ bọc bưu phẩm.
- Niêm phong bưu phẩm bằng băng keo đặc thù, mời khách hàng ký tên hoặc thể
hiện chữ ký riêng trên băng keo đặc thù bưu phẩm.
- Đính chặt liên 2 của phiếu khai giá, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 giao cho khách
hàng.
- Trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc cước lớn hơn 100.000 đồng thì cấp hóa
đơn cho khách hàng (liên 2)
1.1.4 Nhận gửi bưu phẩm ghi số nước ngoài:
* Nguyên tắc chung:
- Bưu phẩm vật phẩm hàng hóa thì phải làm thủ tục hải quan (trừ thu và bưu thiếp)
- Bưu phẩm đựng văn hóa phẩm thì phải có giấy phép của cơ quan văn hóa.
- Bưu phẩm đựng sản phẩm thực vật phải qua kiểm dịch thực phẩm.
- Bưu phẩm đựng vật phẩm hàng hóa phải tuân theo quy định về xuất nhập khẩu.
- Các nguyên tắc trên đều được áp dụng cho cả bưu kiện.
- Ấn phẩm sử dụng: BĐ1, BĐ2, CN22 (tờ khai hải quan) phiếu dán chặt vào bưu
phẩm, CN23 (tờ khai hải quan)
a. Đối với thu hoặc bưu thiếp:
- Khi khách hàng đến gửi thu hoặc bưu thiếp đi nước ngoài giao dịch viên thực
hiện các công việc như sau:
- Cấp BĐ1 hướng dẫn cho khách hàng ghi.
- Giao dịch viên nhận lại BĐ1 kiểm tra xem nước đến là nước nào? Thuộc châu
lục nào? Đối chiếu BĐ1 với vỏ bọc bưu phẩm xem đã khớp chưa, nếu có sai sót thì
yêu cầu khách hàng điều chỉnh lại.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
12

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Cân bưu phẩm ghi khối lượng lên mặt bưu gởi, tính cước phí báo cho khách
hàng.
- Ghi lại số hiệu, khối lượng cước phí trên BĐ1, đóng dấu ngang lên BD1, đóng
dấu nhật ấn ngày, tháng, năm, thể hiện phương thức vận chuyển bằng máy bay hay
thuỷ bộ lên BĐ1, giao dịch viên kí tên.
- Thu tiền cấp liên 2 BĐ1 cho khách hàng liên 1 tại bưu cục.
- Dán nhãn số hiệu BĐ2 và số tem tương ứng tiền cước lên bưu phẩm, đóng nhật
ấn huỷ tem, đóng một nhật ấn nữa ở khoảng trống măt bưu phẩm, thể hiện phương
thức vận chuyển bằng máy bay hay thuỷ bộ lên vỏ bọc bưu phẩm.
- Nhìn chung ngoài các công việc phài làm như bưu phẩm trong nước với bưu
phẩm thư, bưu thiếp gửi đi nước ngoài thì nhân viên phải thể hiện phương thức vận
chuyển đường bay hoặc thuỷ bộ theo sự lựa chọn của khách hàng tại mục chú dẫn
nghiệp vụ của BĐ1 và trên võ bọc bưu phẩm.
b. Nhận gửi bưu kiện :
- Kiểm tra điều kiện trước khi nhận gửi:
+ Kiểm tra vật phẩm, hàng hoá, chứng từ thuế (nếu có).
+ Hướng dẫn và kiểm tra gói bọc, ghi địa chỉ trên bưu gửi.
+ Kiểm tra kích thước, khối lượng
+ Thực hiện niêm phong bưu gửi đúng quy định.
- Cấp và hướng dẫn khách hàng viết phiếu gửi Bk1. Lưu ý khách hàng các thông
tin mặt sau liên 3 phiếu gửi BK1. Giới thiệu các dịch vụ cộng thêm để khách hàng sử
dụng.
- Kiểm soát BK1, đối chiếu với địa chỉ trên bưu gửi, hướng dẫn khách hàng điều
chỉnh (nếu cần).
- Cân khối lượng, tính cước phí, phân loại, khối lượng và cước phí lên bưu gửi, ghi

khối lượng, cước phí lên BK1. Lưu ý cước phí với bưu khiện cồng kềnh, dễ vỡ, bưu
khiện có sử dụng dịch vụ cộng thêm.
- Tách nhãn BK2 có đóng dấu tên bưu cục dán lên bưu gửi phía dưới địa chỉ người
gửi, ghi số hiệu BK2 lên phiếu gửi BK1.
- Hoàn chỉnh bưu gửi, phiếu gửi Bk1, lập hoá đơn BC01 (nêu cần).
- Thông báo số cước, thu cước cấp biên lai BK1 hay hoá đơn BC01 (nếu có).
- Đóng dấu ngày vào mặt sau chứng từ thuế (nếu có). Đính kèm liên 2 phiếu gửi
Bk1 và chứng từ thuế (nếu có) với bưu gủi đảm bảo không rơi khỏi bưu gửi trong quá
trình khai thác, vận chuyển.
- Lưu liên 1 phiếu gửi BK1 theo số thứ tự Bk2.
- Nhập số liệu nhận gửi vào máy tính (nếu có trang bị) làm thủ tục chuyển bưu gửi
cho bộ phận khai thác.
c. Nhận gửi bưu kiện có sư dụng dich vụ cộng thêm :
*. Dịch vụ và các quy định :
Định nghịa và các quy định :
- Phát tận tay là dịch vụ người gửi yêu cầu bưu kiện phát tận tay cho người nhận
có họ tên địa chỉ trên bưu phẩm bưu kiện.
- Dịch vụ phát tận tay chỉ dùng trong bưu phẩm ghi số và bưu kiện các loại.
- Dịch vụ phát tận tay không áp dụng cho các tổ chức cơ quan và các đồng chí
lãnh đạo cấp cao của Đảng, chính quyền và đoàn thể.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
13

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Trên vỏ ghi chú hoặc đóng dấu ‘‘Phát tận tay’’ hay “mai npropre” (nếu đi nước

ngoài).
Quy trình :
- Khi khách hàng đến gửi bưu kiện có yêu cầu sử dụng thuê dịch vụ phát tận tay
giao dịch viên thực hiện như sau:
- Hỏi xem khách hàng gửi đi đâu để xác định vùng cước và xem địa chỉ đó có dịch
vụ phát tận tay được hay không, vì dịch vụ phát tận tay không áp dụng cho tổ chức cơ
quan và các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng, chính quyền và đoàn thể. Quy trình
thực hiện tương tự như khi gửi bưu kiện không sử dụng dịch vụ cộng thêm.Giao dịch
viên đóng dấu dịch vụ phát tận tay lên trên Bk1 và vỏ bọc.
- Trường hợp số tiền lớn hơn 100.000 đồng hoặc nhỏ hơn 100.000đ mà khách
hàng yêu cầu giao dịch viên lập hoá đơn BC01 đưa cho khách hàng.
- Ấn phẩm minh hoạ:
* Định nghĩa và quy định đối với dịch vụ phát nhanh:
- Dịch vụ phát nhanh là dịch vụ mà người gửi có yêu cầu bưu cục phát tổ chức
cho người đi phát ngay bưu phẩm hay giấy mời lãnh bưu phẩm, bưu kiện ngay cho
người nhận ở trong khu vực phát trực tiếp do bưu cục phát phụ trách.
- Trên vỏ bọc có dấu “phát hành” hoặc “EXPRESS”
- Cước phát hành thu ở người gửi.
- Dịch vụ phát nhanh chỉ thực hiện phát hành một lần dầu , nếu lần đầu không phát
được thì bỏ chú dẫn phát nhanh và phát như bưu kiện thường.
* Định nghĩa dịch vụ phát tại nhà hay còn gọi là dịch vụ phát tại địa chỉ người
nhận:
* Dịch vụ phát tận nhà là dịch vụ mà người gửi, người nhận yêu cầu Bưu điện dem
bưu phẩm bưu kiện phát một lần hay thường xuyên tại địa chỉ nhận do mình chỉ
định,trừ các loại bưu phẩm có khối lượng dưới 500gr.
* Quy trình :
- Cũng tương tự các dịch vụ khác thì khách hàng có nhu cầu bưu kiện của mình
được phát tận nhà thì quy trình thực hiện tương tự như sử dụng dịch vụ cộng thêm
khác.
- Hỏi khách hàng gửi đi đâu để xác dịnh vùng cước và xem địa chỉ đó có sử dụng

dịch vụ phát tại nhà và phát nhanh được không ?
- Kiểm tra hàng hoá để tránh vật cấm gửi.
- Cấp BK1 hướng dẩn khách hàng ghi điền đầy dủ các thông tin cần thiết.
- Giao dịch viên chèn lót bưu kiện bọc bưu kiện rồi đưa cho khách hàng viết họ
tên địa chỉ gửi cho người nhận.
- Sau khi khách hàng viết xong giao dịch viên nhận lại BK1 và bưu kiện kiểm tra
đối chiếu xem đã đầy đủ và khớp nhau chưa ?
- Lấy dây cột bưu kiện và niêm phong băng kẹp chì lên bưu kiện.
- Cân bưu kiện tính cước báo cho khách hàng biết.
- Hoàn chỉnh BK1, ghi trọng lượng cước chính, cước dịch vụ cộng thêm lên bưu
kiện. Đóng dấu ngang tên bưu cục, đóng dấu nhật ấn chú dẩn dịch vụ cộng thêm và
mã vạch lên bưu kiện lên BK1.
- Hoàn chỉnh bưu kiện dán mã vạch lên võ bọc bưu kiện, đóng dấu dịch vụ cộng
thêm lên bưu kiện.Ghi khối lượng và tổng cước phí lên bưu kiện.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
14

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Thu tiền cấp liên 3 của BK1 cho khách hàng, kẹp liên 2 của BK1đi cùng với bưu
kiện, liên 1 lưu tại bưu cục.
- Trường hợp số tiền lớn hơn 100.000đ hoặc nhỏ hơn 100.000đ mà khách hàng
yêu cầu thì giao dịch viên lập hoá đơn BC01 giao liên2 cho khách hàng.
- Cảm ơn khách hàng đă sử dụng dịch vụ Bưu điện, chào và hẹn gặp lại với khách
hàng.
-Ấn phẩm minh hoạ.

II.NHẬN GỬI EMS
2.1.1.Giới thiệu về dịch vụ EMS và các quy định
- EMS là dịch vụ chuyển phát nhanh thư tài liệu, hoà hoá, quà tặng gửi đi trong
nước và quốc tế theo chỉ tiêu thời gian toàn trình mà Tổng công ty bưu chính viển
thông dã quy định.
a. Nhận gửi EMS đối với bưu gửi là hàng hoá
- Khách hàng đến Bưu điện muốn sử dụng dịch vụ EMS mà bưu gửi là hàng hoá
thì giao dịch viên chấp nhận như sau:
- Hỏi khách hàng gửi đi đâu rồi tra danh bạ xem bưu cục đến mà khách hàng muốn
gửi đã có dịch vụ EMS chưa ? nếu có giao dịch viên tiếp hành nhận gửi.
- Kiểm tra nội dung hàng hoá xem có quy phạm vật cấm gửi không ?
- Cấp E1 và phong bì E5 hướng dẫn khách hàng ghi.
- Sau khi khách hàng ghi xong đọc lại E1và E5 có khớp nhau hay không, dùng
băng keo dán hàng hoá lại, lấy phong bì E5 dán lên bưu phẩm.
- Giao dịch viên đùng dây buộc bưu phẩm, niêm phong kẹp chì bưu phẩm, rồi cân
tính cước báo cho khách hàng biết.
- Hoàn chỉnh E1, ghi trọng lượng cước phí, số hiệu EMS,ở E1 lên bưu phẩm,đóng
nhật ấn.
- Thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng,liên 2 ghim cùng với bưu phẩm,liên 1 lưu tại
bưu cục.
- Trường hợp số tiền lớn hơn 100.000 đồng hoặc nhỏ hơn mà khách hàng yêu cầu
lập hoá đơn cấp liên 2 cho khách hàng.
- Chào khách hàng cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện.
b. Nhận gửi EMS có sử dụng dịch vụ cộng thêm
- Khi khách hàng gửi bưu gửi EMS có sử dụng dịch vụ cộng thêm thì quy trình
cũng như quy trình chấp nhận ở bưu phẩm,bưu kiện có sử dụng dịch vụ cộng thêm, ở
đây em đưa ra 2 ví dụ bưu gửi EMS là 2 trong nhiều dịch vụ mà khách hàng đã sử
dụng.
* Dịch vụ báo phát (BC07)
- Khi khách hàng yêu cầu có sử dụng báo phát thì ngoài cấp phiếu gửi E1 và E5

giao dịch viên cấp thêm giấy báo phát BC07.
- Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ họ tên, địa chỉ người được
chuyển giấy báo và người nhận.
- Sau khi khách hàng ghi xong giao dịch viên nhận lại E1, E5, BC07 đối chiếu
xem còn sai sót gì không, đối chiếu BC07 và phong bì E5 và E1.
- Giao dịch viên ghi số hiệu EMS ngày kí gửi, ghi họ tên địa chỉ người nhận lên
BC07.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
15

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Đóng đấu ngang bưu cục không có khung tên BC07, đóng dấu nhật ấn vào cả 3
liên của E1 và lên phong bì, đính kèm BC07, liên 2 của phiếu gửi E1 vào bưu gửi sau
khi đã hoàn tất các thủ tục.
- Thu cước chính cước dich vụ cộng thêm giao liên 3 của phiếu gửi E1 cho khách
hàng.
- Cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện và hẹn gặp lại khách hàng
* Dịch vụ khai giá
- Tương tự như đối với khách hàng sử dụng dịch vụ báo phát giao dịch viên làm
những công việc sau :
- Cấp E1, phong bì E5 và phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá
- Giao dịch viên kiểm tra hàng gửi xem có đúng với giá trị khai hay không ? Chèn
lót bằng bông hoặc bằng xốp bỏ vào hộp bọc hàng lại. Dán niêm phong bằng tem khai
giá ở 2 đầu của hộp.
- Sau khi khách hàng viết xong giao dịch viên nhận lại E1, E5, phiếu yêu cầu sử

dụng dịch vụ khai giá đối chiếu xem đã đầy đủ chưa?
- Đối với bưu gửi là hàng hoá thì giao dịch viên dán kín phong bì E5 lên vỏ bọc
bưu gửi. Nếu bưu gửi nhỏ có thể bỏ vào phong bì E5 nhưng vẫn để lộ ra địa chỉ của
khách hàng để tiện theo dõi. Dùng dây cột bưu phẩm, niêm phong kẹp chì.
- Cân bưu gửi tính cước cho khách hàng biết.
- Hoàn chỉnh E1, E5, phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá, đóng dấu dịch vụ khai giá.
- Thu tiền cấp liên 3 của E1 cho khách hàng.
- Kẹp liên 1 của E1 + liên 1của phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá lưu tại bưu cục.
- Chào khách hàng đã sử dụng dịch vụ của Bưu điện và hẹn gặp lại khach hàng.
- Ấn phẩm minh hoạ.
c. EMS thoả thuận :
- EMS thoả thuận phạm vi cung cấp gồm các tỉnh : Lào Cai, Điện Biên, Lai Châu,
Sơn La, Cao Bằng, Bắc Cạn, Hà Giang.
- Ấn phẩm minh hoạ.
2.1.2. Nhận gửi EMS đi nước ngoài :
- Quan sát quy trình nhận gửi EMS gửi đi nước ngoài của khách hàng tại bưu cục
Đà Nẵng 1 em thấy qui trình nhận gửi cũng giống như quy trình nhận gửi EMS trong
nứơc.
- Sau hơn một tháng khoả sát thực tế khu vực Thành phố Đà Nẵng em thấy có rất
nhiều khách hàng đến Bưu điện có nhu cầu sử dung dịch vụ EMS. Điều đó cho thấy
dịch vụ EMS đã được mọi người ưa chuộng và đón nhận.
III. NHẬN GỬI DỊCH VỤ VEPVPRESS :
- Dịch vụ Vepxpres là dịch vụ chuyển phát nhanh của Bưu điện ra đời năm 2007.
Hiện nay dịch vụ Vepxpres (ký hiệu là VE) đã có ở các tỉnh : Đăc Lắc, Gia Lai, Hồ
Chí Minh, Kon Tum, Bình Định, Đà Nẵng, Khánh Hoà, Phú Yên.
3.1.1 Một số qui định của dịch vụ VE
* Điều khoản thoả thuận đối với dịch cụ chuyển phát chất lượng cao VE :
- Bưu gửi VE chỉ những vật phẩm hàng hoá đóng gói được Bưu điện nhận trên
mỗi phiếu VE1 và sẽ được Bưu điện chuyển phát đến người nhận với trách nhiệm
được giới hạn như sau :

+ Bưu điện có trách nhiệm đối với những thiệt hại trực tiếp của bưu gửi, trách
nhiệm đó giới hạn bởi mức bồi thường tối đa tính theo khối lượng bưu gửi nêu tại

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
16

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

bảng cước dịch vụ. Nếu người gửi muốn được đền bù nhiều hơn thì phải sử dụng dịch
vụ khai giá. Giới hạn khai giá trị hàng hóa bảng cước dịch vụ khai giá được nêu tại
quy định dich vụ khai giá.
+ Bưu điện không chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại gián tiếp do việc mất
mát bưu gửi hoặc những thiệt hại chậm trễ gây ra. Đối với những rủi ro do thiên tai bất
khả kháng (như : Động đất, gió lốc,...)
- Bưu gửi VE thuộc quyền định đoạt của người gửi cho đến khi phát đến tay người
nhận (trừ trường hợp bị xử lý theo pháp luật).
* Những mặt hàng không nhận gửi :
- Thuốc phiện, hợp chất từ thuốc phiện, chất kích thích thần kinh
- Vũ khí, đạn dược, trang thiết bị kỹ thuật quân sự, văn hoá phẩm đồi trụy, nhằm
phá hoại trật tự công cộng, chống lại nhà nước Việt Nam.
- Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất nguy hiểm hoặc làm mất vệ sinh gây ô
nhiểm môi trường.
- Vật phẩm hàng hoá mà nhà nước cấm lưu thông,cấm kinh doanh.
- Sinh vật sống.
- Tiền Việt Nam, tiền nước ngoài.
- Thư có tính chất thông tin riêng trong bưu gửi VE1 chứa vật phẩm hàng hoá.
- Bưu gửi VE1 chứa nhiều bưu gửi cho nhiều người khác nhau.

* Những mặt hàng nhận gửi có điều kiện
- Kim loại quý (vàng bạc, bạch kim ...) sản phẩm chế tạo từ kim loại, chỉ đươc
phép gửi trong bưu gửi khai giá.
- Hàng hoá kinh doanh phải có chứng từ thuế và chứng từ khác theo quy định của
pháp luật.
- Vật phẩm hàng hoá dễ hư hỏng, chất lỏng chất bột đóng gói phải đảm bảo
không gây ô nhiễm môi trường, ô nhiễm sang cả các hàng hoá khác.
- Vật phẩm hàng hoá gửi trong bưu gửi sử dụng dịch vụ máy bay phải tuân theo
những quy định của hãng hàng không.
* Khiếu nại :
- Khách hàng có quyền khiếu nại Bưu điện về cung cấp dịch vụ, người khiếu nại
phải xuất trình biên lai gửi, giấy tờ chứng từ liên quan và chịu trách nhiệm khiếu nại
về nội dung của mình.
- Thời gian khiếu nại : Khiếu nại về chất lượng dịch vụ là 4 tháng kể từ ngày sau
ngày thanh toán cước.
* Phát bưu gửi VE và VE không phát dược
- Bưu gửi VE phải được phát tại địa chỉ người nhận. Nếu không có yêu cầu khác.
- Nếu tìm không thấy địa chỉ người nhận mà người gửi không yêu cầu chuyển tiếp
địa chỉ mới, Bưu điện sẽ chuyển hoàn bưu gửi khi hết thời hạn lưu giữ tại bưu cục.
- Nếu người nhận từ chối hoặc không trả cước phí, hoặc chuyển đi nơi không để
lại địa chỉ hoặc đã chết mà không có người nhận thay, Bưu điện sẽ chuyển hoàn lại
ngay.
- Nếu đã chuyển hoàn mà không có người nhận thì được coi là vô thừa nhận và
được xử lý theo qui định của pháp luật.
3.1.2. Quy trình nhận gửi

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
17

Trang

Báo cáo tốt nghiệp

- Khách hàng đến yêu cầu dịch vụ phát nhanh bưu gửi thì giao dịch viên hỏi khách
hàng gửi đi đâu rồi tra bảng xem bưu cục phát có sử dụng dịch vụ VE chưa ? Nếu có
giao dịch viên tiến hành nhận gửi như sau:
+ Giao dịch viên kiểm tra hàng gửi để tránh mặt hàng không nhận gửi.
+ Cấp bưu gửi VE1 + VE5 hướng dẫn khàch hàng ghi đầy đủ các thông tin.
+ Giao dịch viên giới thiệu thêm dịch vụ cộng thêm cho khàch hàng.
+ Sau khi khách hàng ghi xong giao dịch viên nhận lại phiếu gửi VE1 và VE5
kiểm tra đối chiếu xem có sai sót gì không ?
+ Cân bưu phẩm tính cưới báo cho khách hàng biết.
+ Hoàn chỉnh VE1 trước khi giao dịch viên ghi khối lượng bưu gửi, cước, đóng
dấu ngày nhận gửi và chữ ký của giao dịch viên.
+ Thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng, trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc số tiền
lớn hơn 100.000đ thì cấp hoá đơn cho khách hàng.
+ Chào khách hàng và cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện.
+ Giao dịch viên hoàn chỉnh cưóc trên bưu gửi, ghi trọng lượng cước lên VE5, số
hiệu bưu gửi, đóng dấu ngày lên bưu gửi.
+ Lấy liên 2 của VE1 kẹp đi cùng bưu gửi.
+ Lưu liên 2 vào nơi quy định để cuối ngày đóng thành tập.
+ Cuối ngày tổng hợp toàn bộ các phiếu gửi VE1 và bưu gửi kê vào bảng kê VE2
và sổ kế toán BC28 của dịch vụ VEXPRESS.
3.1.3 Nhận gửi VE có sử dụng dịch vụ cộng thêm báo phát
- Tương tự dịch vụ khách có sử dụng vụ báo phát, quy trình thực hiện cũng tương
tự.
- Cấp VE1 + VE5 + BC07 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi, điền đầy
đủ các thông tin.
- Sau khi khách hàng ghi xong giao dịch viên nhận lại VE1 và VE5 và BC07 kiểm

tra đối chiếu bổ sung xem có sai sót hướng dẫn khách hàng điều chỉnh.
- Cân bưu phẩm tính cước báo cho khách hàng biết (cước chính + dịch vụ cộng
thêm).
- Hoàn chỉnh VE1, giao dịch viên ghi trọng lượng cước phí, ngày giờ gửi, đóng
dấu ngày nhận gửi và chữ ký của giao dịch viên.
- Thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng.
- Hoàn chỉnh bưu gửi ghi trọng lượng cước phí đóng dấu ngày, ghi số hiệu VE lên
bưu phẩm, kẹp liên 2 với BC07 đi cùng với bưu phẩm.
- Để khách hàng không phải chờ lâu nên phiếu gửi VE được hoàn thành trước để
giao liên 3 cho khách hàng rồi mới hoàn chỉnh bưu gửi sau.
- Ấn phẩm minh hoạ.
IV. CÔNG TÁC KẾ TOÁN CUỐI CA CUỐI NGÀY
- Khi kết thúc một ca làm việc, một ngày làm việc giao dịch viên phải kế toán sản
lượng doanh thu của quầy. Việc kế toán thực hiện mỗi lần trên ngày, sau mỗi ca phải
kế toán một lần để giao cho ca sau.
- Đầu ngày giao dịch viên phải đóng dấu nhật ấn vào dòng đầu tiên của sổ kế toán
xuất nhập trên BC28 để xác định thời gian kế toán.
4.1.1. Công tác kế toán cuối ca :
- Thời gian giao ca tại bưu cục là 14h00 nên ca trước làm kế toán cuối ca trước
thời gian giao ca.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
18

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Cuối ca giao dịch viên kế toán tổng cộng số lượng của tất cả các loại bưu gửi,

bưu phẩm ghi số, bưu kiện, EMS, VE ...
- Số còn lại cuối ca (+) số còn lại ngày hôm qua (+) số về (-) số trả.
+ Số còn lại ngày hôm qua : căn cứ vào số lượng đã kế toán vào cuối ngày hôm
qua.
+ Số về : căn cứ vào số lượng nhận gửi trên các phiếu gửi của khai thác giao đến
(BĐ3 của bưu phẩm ghi số, Bk3 của bưu kiện, E2 của EMS, VE2 của VE ...) vả bưu
gửi giao thực tế.
+ Số trả căn cứ vào số lượng giấy mời BC 10..
+ Số còn lại cuối ca : Lấy số lượng phần “còn” cộng số lượng phần “về” trừ số
lượng “trả” sẽ kế toán được số lượng bưi gửi thực tế còn lại bưu cục chưa trả.
- Các số liệu trên đều được kê vào số xuất nhập BC28 tương ứng của từng loại bưu
gửi.
- Kế toán tem
+ Mỗi khi giao nhận tem thì giao dịch viên phải ghi vào sổ xuất nhập tem.
+ Cuối ca đếm số còn lại vào sổ tem. Cộng sổ để xác định số tiền bán tem và số
tem bì còn lại.
+ Kế toán ghi nợ của các doanh nghiệp.
+ Tất cả đều được thể hiện ở sổ giao ca.
4.1.2. Công tác kế toán cuối ngày
- Vào cuối mỗi ngày làm việc, giao dịch viên phải kế toán sản lượng và doanh thu
trong ngày của quầy về các loại bưu gửi và trên sổ kế toán xuất nhập BC28.
1. Kế toán sản lượng
- Vào cuối mổi ngày, giao dịch viên kế toán số thực tế như đối với kế toán cuối ca.
Sau khi kế toán ca của mình xong thì cộng của ca trước thành số thực tế. Kiểm tra lại
tất cả số lượng bưu gửi còn lại, kế toán trên BC28 tương ứng với từng số lượng thực tế
còn lại.
- Số lượng bưu gửi cuối ngày trong sổ BC28 phải luôn khớp đúng với số lượng
thực tế còn lại.
- Kê số lượng bưu gửi vào BC28.
+ Căn cứ vào bản kê BD3, BK3, E2, VE2 ..., của giao dịch viên để kê chính xác

số lượng bưu gưi nhận về.
+ Căn cứ BC10, BC04 của từng loại bưu gửi khi phát để kê chính xác số lượng
bưu gửi đã phát.
+ Căn cứ BĐ3, BK3, V2, VE2 của giao dịch để kê tổng hợp số lượng bưu gửi
được chấp nhận trong ngày.
- Sau khi hoàn tất thủ tục kê xong và đã khớp chính xác xong thì tiến hành đóng
tập gốc báo của từng loại bưu gửi riêng, chấp nhận riêng, trả riêng, thể hiện tổng số
lượng trong ngày, cộng lũy kế trong từng ngày từ đầu tháng cho đến ngày hôm qua để
làm luỹ kế cho ngàu hôm sau.
- Với EMS, bưư kiện thì tổng kết sản lượng doanh thu trong ngày như tổng kết
trên tập gốc báo.
- Kế toán phần xuất và thập trên BC28 phải khớp nhau.
- Kế toán tem, bao bì tương tự rồi mới giao ca.
2. Kế toán doanh thu:

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
19

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Song song với kế toán sản lượng của bưu gửi thì giao dịch viên cũng phải kế
toán về doanh thu có được trong ngày căn cứ vào các hoá đơn, biên lai hoặc các chứng
từ ghi nợ để thống kê doanh thu theo quy định hiện hành.
- Cộng lại tất cả các cước của các loại bưu gửi tương ứng thu được, thể hiện trên
góc của tập báo gốc cùng với sản lượng.
- Tiền bán tem thu được, tiền mặt vào quỹ doanh thu.
- Sau khi kế toán doanh thu cuối ngày cộng với số liệu từ ngày đầu tháng để lấy

tổng số từ ngày đầu tháng đến ngày kế toán.
- Giao dịch viên phải làm giấy nộp tiền doanh thu bưu phẩm bưu kiện, nộp kèm
thao các khoản tiền thu khac.
- Kế toán vào sổ doanh thu ( theo dõi năm ) số lượng cũ từng loại bưu gửi đi, đến,
cước phí, các khoản thu khác, tổng cộng cước phí giao dịch viên ký trên xác nhận.
- Ẩn phẩm minh hoạ.
3. Kế toán sổ xuất nhập BC28
- Tại Bưu điện Thành Phố Đà Nẵng việc kế toán được dùng riêng mỗi loại theo
một sổ.
- VD : Số kế toán bưu kiện riêng, EMS riêng ...
- Việc kế toán sổ được thể hiện mỗi ngày một lần vào cuối ngày làm việc.
- Đầu ngày giao dịch viên ghi ngày, tháng, năm, đóng dấu nhật ấn ở đầu dòng của
từng sổ riêng.
- Sổ BC28 có hai phần, phần nhập và phần xuất .
+ Phần nhập :
- Còn; mang sang của phần còn của ngày hôm trước.
 Phát hành : số lượng phát hành của các bưu gửi trong ngày .
 Nhận : số lượng bưu gửi nhận từ khai thác, nhận từ bưu tá nhờ phát giùm
giao sang .
 Cộng phần nhập
+ Phần xuất kế toán gồm ;
 Xuất cho giao dịch, tức là trả lại giao dịch trong ngày .
 Xuất cho bưu tá: Giao cho bưu tá đi phát
 Giao lên KT3
- Còn : Số còn loại (+) mang sang (+) nhập (-) trả (trả lại giao dịch,
giao cho bưu tá, giao lên KT3)
Tổng phần nhập và xuất phải cân đối nhau thì việc kế toán mới đúng nếu không
khớp phải tiến hành kiểm tra lại .
V. CÁCH ĐÓNG TẬP GỐC BÁO:
- Vào cuối ngày cau khi kế toán sản lượng và doanh thu của quầy trong cả ngày

giao dịch viên tiến hành đóng tập gốc báo các loại phiếu gửi, biên lai bản kê, giấy mời
BC10.
1. Với bưu phẩm ghi số :
-Tập hợp các phiếu gửi BĐ1 kê vào bảng kê BĐ3 sắp xếp BĐ1 theo thứ tự từ nhỏ
đến lớn cùng với BĐ16 bảng kê nhiều bưu gửi một lúc, xếp bảng kê BĐ3 sau cùng
đóng thành tập gốc báo .
- Thống kế số lượng bưu gửi trong ngày, số lượng bưu gửi sử dụng dịch vụ đặc
biệt, số lượng công văn sự vụ .
- Dùng dây cột chặt phiếu vừa thống kê, các phiếu gửi và các bảng kê.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
20

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Lấy mảnh giấy nhỏ ghi ngày tháng năm đóng tập gốc báo của ngày hôm nay
lấy phim bấm lại , để khi cần thiết kiểm tra thì sẽ dễ dàng hơn .
2.Với bưu kiện :
- Tương tự như cách đóng tập báo của bưu phẩm ghi số .
3. Với EMS,VE
- Tương tự như cách đóng tập gốc báo của bưư phẩm ghi số.
4. Với các loại khác như BC10, biên lai
- Lần lượt sắp xếp các phiếu BC10,biên lai …theo từng loại bưu gửi, đóng lại
thành tập, thống kê lại tổng sản lượng trả trong ngày của từng loại bưu gửi để làm căn
cứ kế toán trả cuối ngày và khi cần thiết.
VI. CÔNG TÁC GIAO NHẬN
6.1.1.Giao nhận với bưu tá

- Giao dịch giao bưu gửi cho bưu tá khi phát và nhận từ bưu tá không phát
được mang về nhờ cho giao dịch viên phát giùm .Cụ thể :
+ Khi có chuyến thư từ KT3 giao xuống, giao dịch viên tiến hành vào sổ phát
BC04.
+ Giao cho bưu tá những bưu gửi có khối lượng dưới 500g và những bưu gửi
sử dụng dịch vụ phát tại địa chỉ, phát tận tay.
+ Giao xong giao dịch viên yêu cầu bưu tá ký nhận yêu cầu trên sổ BC04 số
lượng .
+ Bưu tá cũng ghi số lượng bưu gửi mà bưu tá đã nhận đi phát vào sổ BC04 ủa
bưu tá , sau khi phát bưu phẩm bưu kiện bưu tá sẽ ghi ngày, tháng, giờ phát và họ tên
giấy tờ người nhận .
+ Giao dịch viên phải đánh số thứ tự đếnlên bưu gửi đẻ tiện theo dõi bưu gửi .
- Trường hợp có những bưu gửi không phát được bưu tá mang về cho giao dịch
viên tìm số thứ tự trong sổ để ghi chú lý do .
KHẢO SÁT THỰC TẾ
TẠI BỘ PHẬN KHAI THÁC
GIỚI THIỆU MẠNG LƯỚI CỦA BƯU ĐIỆN TỈNH
I. ĐÓNG CHUYỂN THƯ
1.Định nghĩa và nguyên tắc đóng chuyển thư
a. Định nghĩa
- Một chuyến thư là tất cả các bưu phẩm,bưu kiện được đóng thành một hay
nhiều túi gói, phong bì cùng một chuyến thư từ bưu cục này hoặc trung tâm này gửi
cho bưu cục kia hoặc trung tâm kia, có kèm theo BC3 được gọi là chuyến thư.
- Trường hợp không có bưu phẩm bưu kiện bưu cục đóng chuyến thư vẫn gửi
cho bưu cục nhận một phiếu báo BC31 đựng trong phong bì BC14.
- Chuyến thư trao đổi trực tiếp giữa hai bưu cục bằng một phương tiện vận
chuyển và người áp tải gọi là chuyến thư đóng thẳng .
b. Nguyên tắc đóng chuyến thư :
- Bưu cục đóng đi phải quy định cụ thể về thời gian đóng chuyến thư sao cho
quá trình giao nhận vận chuyển cho hợp lý, đảm bảo chỉ tiêu thời gian toàn trình chất

lượng đường thư .

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
21

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Việc đóng chuyến thư ghi số, bưu kiện, EMS,VE phải có hai người tham gia
cùng kiểm soát toàn bộ nội dung và số lượng túi gói cùng kí tên trên BC31 và cùng
chịu trách nhiệm .
- Nếu bưu cục nhỏ có số lượng công việc ít chỉ có một người thì tự mình kiểm
soát và kí tên và tự chịu trách nhiệm .
- Quy định trọng lượng của mỗi túi đa là 31,5kg trên BC34(nhãn phải ghi chính
xác).
- Nếu có nhiều bưu cục nhằm trên đường trục thì đóng túi gói của bưu cục xa
trước, gần sau, đóng hết cho bưu cục này rồi đóng cho bưu cục khác.
- Giờ đóng chuyến thư phải sát với giờ tàu, xe chạy, tuy nhiên có các túi gói đi
sáng hôm sau có thể đóng từ chiều hôm trước, nhưng phải cất giữ trong phòng kín có
tủ khoá .
2. Công việc chuẩn bị trước khi đóng chuyến thư và đóng túi
a.Công việc chuẩn bị trước khi đóng
- Sắp tới giờ đóng chuyến thư giao dịch viên chuẩn bị túi, gói, dây cột cổ túi ,
kéo để cắt dây, kiềm kẹp chì niêm phong, nhật ấn, dấu ngang bưu cục, cân .
- Chuẩn bị các ấn phẩm :BD3, BK3, VE2, BC31, BC37 , BC34, E2.
b.Công việc đóng chuyến thư tiến hành như sau ;
* Thư thường :
- Gần đến giờ đóng chuyến thư , giao dịch viên sẽ ra thùng thư ngoài cổng để

mở thùng thư thường ra, nhận từ bưu tá mang về.
- Tất cả các thư đều đóng nhật ấn hủy tem và đóng dấu ngày lên mặt trước của bì
thư .
- Lưu ý khi huỷ tem không được đóng dấu lên mặt lãnh tụ, chỉ được đóng 1/4 con
tem .
- Tất cả các thư thường , bưu thiếp được bó lại thành từng bó để chờ vào túi.
* Với bưu phẩm ghi số :
- Tất cả các bưu phẩm ghi số : Thư, hàng hoá gói nhỏ tập trung sắp xếp lại các
bưu phẩm theo thứ tự từ số hiệu nhỏ đến số hiệu lớn .
- Đóng dấu huỷ tem và dấu ngày ,
- Cân lại bưu phẩm ghi số nếu là hàng hoá gói nhỏ .
- Vào bản kê BĐ3 theo thứ tự .
- Trường hợp chuyển hoàn hoặc chuyển tiếp thì ghi chú ở cột ghi chú của BĐ3
- Ghi xong đếm lại số lượng thực tế so với bảng kê BĐ3 , nếu đã thấy khớp thì bỏ
BĐ3 vào phong bì BC14.
* Bưu kiện :
- Sắp xếp số thứ tự BK1 từ đầu đến cuối.
- Vào phiếu chuyển BK3 cho tất cả các bưu kiện , xong kiểm tra lại số lượng BK3
và số lượng thực tế đã chính xác chưa ?
- Để gọn bưu kiện vào một chổ chờ đóng túi, trường hợp bưu kiện cồng kềnh thì
phải cho đi ngoài nhưng vẫn kê vào BK3 cùng với các bưu kiện nhỏ đi trong túi .
* EMS :
Theo thực tế thực tập em nhận thấy EMS đóng riêng thành từng túi.
- Tất cả các ÉMS được xếp theo thứ tự .
- Vào bảng kê E2 đếm lại số lượng thực tế ,.
- Cột tất cả EMS có kẹp E2 chờ đóng đi .

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
22

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Lưu ý : Giao dịch viên phải kiểm tra lại toàn bộ các EMS xem đã được đóng hật
ấn chưa. Ghi số hiệu EMS lên phong bì E5 chưa ?
* VE :
- Tương tự như EMS, VE cũng không được đóng chung với bưu kiện thư thường,
bưu phẩm ghi số mà đóng riêng .
- Tất cả các VE tại quầy giao dịch sẽ được vào bảng kê VE2.
- Bảng kê VE2 sẽ được viết bằng tay hoặc in ra từ máy.
- Sắp xếp tất cả các bưu gửi VE2, kiểm tra lại trên phong bì VE5 đã được ghi số
hiệu chưa,các bưu gửi đã được kẹp liên 2của VE1 đi cùng chưa?
- Đính kèm VE2 lại cùng với các bưu gửi chờ đóng đi.
* Tiến hành đóng chuyến thư phổ thông :
- Chuyến thư phổ thông hay còn gọi là chuyến thư bưu phẩm đóng riêng nhưng tại
đơn vị em thực tập một ngày đóng chuyến thư nên số lượng bưu phẩm không dồn
nhiều nên bưu kiện và bưu phẩm có thể đóng chung thành 1 túi, loại trừ những bưu
kiện cồng kềnh không thể đi trong túi bưu phẩm, thì sẽ được đi ngoài .
- Giao dịch viên tiến hành bỏ bưu kiện vào túi trước,trước khi bỏ giao dịch viên
đếm lại bưu kiện .
- Lập BC31, đóng dấu nhật ấn, dấu ngang bưu cục, ghi đầy đủ các thông tin trên
BC31 rồi kí tên .
- Kẹp BC31 vào bưu phẩm rồi bỏ túi .
- Lấy nhãn BC34 màu trắng nếu là túi bưu phẩm thường, màu đỏ nếu là ghi số .
- Ghi tên bưu cục gửi và bưu cục nhận.
- Ghi ngày tháng năm đóng dấu nhật ấn trên BC34.
- Ghi chú túi “F”
- Lấy dây luồng vào BC34 cột cổ túi lại, rồi cân túi lên ghi trọng lượng thật chính

xác lên BC34.
- Để sang một bên rồi đóng túi khác.
* Đóng túi EMS
- Bỏ bưu phẩm EMS đã được kê vào bảng kê E2 và được cột lại .
- Lấy nhãn E4 ghi tên bưu cục đóng, bưu cục ngày tháng năm, đóng nhật ấn.
- Lấy dây cột E4 vào túi EMS niêm phong cổ túi bằng kẹp chì rồi cân khối lượng
ghi trên nhãn cổ túi thật chính xác.
* Đóng túi VE :
- Bưu gửi VE sẽ được đóng riêng, tất cả các bưu gửi VE sẽ được kê vào bản kê
VE2, điền đầy đủ các thông tin giống như E2 của EMS.
* Công việc sau khi đóng túi
- Sau khi đóng túi xong vào sổ BC29 phần gửi ghi đầy đủ số lượng túi gói rồi kí
tên.
- Căn cứ BC29 lập BC37 (phiếu giao nhận chuyến thư) ghi đầy đủ số lượng túi
gói, tên bưu cục gửi tên bưu cục nhận, chuyến thư số bao nhiêu, ngày đóng ghi xong
phải tổng kết số lượng túi bằng só bằng chữ .
- Giao dịch viên chờ công nhân vận chuyển đến nhận túi rồi kí tên trên BC37.
- BC37 được lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 giao cho bộ tống viên .
- Ấn phẩm minh hoạ .
III.Mở chuyến thư
1. Công việc ký nhận trên phiếu giao nhận chuyến thư BC37.

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
23

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Giao dịch viên giao nhận BC37 với hộ tống viên.
- Đối chiếu xem số lượng thực tế đúng với số lượng ghi trên phiếu hay không ?
- Kiểm tra tình trạng túi gói dây cột .
- Sau khi kiểm tra xong ký nhận trên BC37.
2. Mở túi EMS :
- Trong chuyến thư nhận đến, khi mở túi phải mở túi phát nhanh trước, các túi
khác mở sau, công việc mở túi EMS như sau :
- Xem trên lá nhãn có đúng bưu cục mình không ?
- Nếu đúng thì dùng dao hoặc kéo cắt cổ túi, đẻ nhãn E4 và dây cột sang một bên,
nếu có trở ngại lập biên bản thì có lá nhãn với dây cột làm nhân chứng.
- Đổ toàn bộ bưu gửi bên trong ra, dốc ngược túi tức là lộn trái túi để tránh sai
soát.
- Tìm bản kê E2 tiến hành đói chiếu số lượng bưu phẩm EMS vởi bản kê phải thật
chính xác.
- Kiểm tra tình trạng gói bọc khối lượng của từng bưu gửi so với bản kê E2 .
3. Mở túi VE :
- Trong thực tế em thấy khách hàng sử dụng dịch vụ VE phần lớn là giấy tờ nên
bỏ vào phong bì lớn VE5 rồi dán lại, khi chuyển thư có bưu phẩm VE tới giao dịch
viên nhìn trên phong bì xem có đúng là tại bưu cục mình không ? nếu đúng thì dùng
dao kéo cắt mép phong bì rồi lấy bưu phẩm ra, nhìn lại bên trong bì nếu còn sót lại
không.
-Tìm bản kê VE2.
- Đếm số lượng thực tế với số lượng trên VE2 đã chính xác chưa, để tránh tình
trạng lạc hướng .
- Đóng dấu ngày đến lên mặy sau bưu gửi, mặt sau VE1.
4. Mở chuyến thư phổ thông :
- Khi mở túi thư phổ thông giao dịch viên làm như sau :
+ Dùng kéo cắt dây cổ túi, cắt dây cột và nhãn BC34 để vào nơi quy định
+ Dốc người toàn bộ bưu phẩm ra ngoài, lộn trái để tránh sai sót, lộn xong bỏ túi
vào nơi quy định .

+ Tìm phiếu báo BC31 đầu tiên :
+ Đối chiếu số lượng thực nhận với BC31
+ Số lượng bưu phẩm, bưu kiện đi trong chuyến thư
+ Kiểm tra các bó bưu phẩm thường : bó bưu phẩm có đúng hay không
+ Kiểm tra xong nếu đúng thì giao dịch viên kí tên và đóng dấu ngày ở phần bưu
cục mở chuyến thư .
+ Nếu trong túi có bưu kiện thì tìm BK3 của bưu kiện, nhìn phần tổng kết BK3
xem bao nhiêu bưu kiện đếm số thực tế.
+ Sau khi mở túi phải xem tình trạng gói bọc
+ Sau đó kiểm soát từng bưu kiện, bưu cục gốc, bưu cục nhận, ghi chú giá trị khai,
cước còn phải thu.
+ Sau khi kiểm tra đối chiếu thấy đúng thì ký tên đóng nhật ấn ở phần nhân viên,
mở túi ở bên phải của BK3.
+ Cất BK3 vào nơi quy định và BC31
+ Nếu có bưu kiện đi ngoài cũng phải kiểm tra đối chiếu
+ Nếu trong túi có ghi số thực hiện tương tự như quy trình mở túi bưu kiện

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
24

Trang


Báo cáo tốt nghiệp

- Một số ấn phẩm mimh hoạ khi nhận chuyến thư đến.
5. Công việc sau khi mở chuyến thư
- Sau khi làm xong công việc mở túi, kiểm tra đối chiếu số tượng thực tế bưu
phẩm, bưu kiện với bản kê, giao dịch viên tiến hành làm các công tác sau khi mở túi
để tiến hành phát bưu phẩm, bưu kiện.

* Đối với thư thường
- Toàn bộ các thư thường sẽ được đóng dấu nhật ấn vào mặt sau
- Sau đó chia cho khu vực phát .
* Đối với bưu phẩm ghi số
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu bưu phẩm đã ghi số chíng xác, giao dịch viên tiến
hành đóng nhật ấn vào mặt sau của bưu phẩm ghi số.
- Đối với giấy báo phát cũng phải tiến hành đóng vào mặt sau
- Tất cả các bưu phẩm ghi số được chia chọn đúng hướng rồi mới vào sổ để tiện
ký nhận trên sổ của bưu tá.
- Ghi số thứ tự trên sổ phát BC04 lên bưu phẩm ghi số để tiện việc theo dõi và
phát.
- Sau khi ghi chép vào sổ xong. Giao dịch viên đưa cho bưu tá ký nhận trên
BC04 những bưu phẩm dưới 500g, giao bưu phẩm cho bưu tá.
* Đối với bưu hiện :
- Nếu là bưu kiện có sử dụng dịch vụ phát tại địa chỉ thì giao số BC04 cho bưu tá
ký nhận bưu kiện của mình.
- Nếu bưu kiện có sử dụng phát nhanh thì đưa giấy mời BC10 cho bưu tá đi phát
ngay.
* Đối với EMS
- Đóng mặt sau bưu gửi và E1
- Vào sổ phát EMS
- Đưa sổ cho bưu tá ký nhận và giao bưu phẩm cho bưu tá, đếm lại số lượng đã
giao cho bưu tá xem có đúng với số bưu tá ký không ?
- Lưu ý phải kiểm tra lại số lượng bưu phẩm EMS giao cho bưu tá với số hiệu
trên sổ xem có đúng không để tránh tình trạng lạc hướng làm chậm trễ thời gian phát
của EMS.
* Đối với VEA :
- Đóng nhật ấn vào mặt sau VE1 và VE5
- Vào sổ phát VE.
- Đánh số thứ tự trên sổ VE lên VE1 để tiện theo dõi khi phát

- Phân tán chia chọn
- Giao cho bưu tá đề nghị bưu tá ký nhận trên sổ phát VE số lượng đã nhận
* Vào sổ BC28 :
- Mỗi loại bưu phẩm bưu kiện được vào một sổ BC28 riêng cho từng loại, trước
khi vào đóng dấu nhật ấn ngày.
- Ở đây em chỉ nói đến số BC28 phần nhập và phần xuất, khi nhận bưu phẩm bưu
kiện về và xuất bưu phẩm bưu kiện đi phát, việc kế toán em đã trình bày ở phần trước.
+ Khi nhận bưu phẩm bưu kiện sẽ được ghi vào phần nhập của sổ BC28
+ Khi giao cho bưu tá hoặc trả lại giao dịch được vào phần xuất của sổ
+ Sau khi vào sổ hoàn chỉnh giao dịch viên ký tên trên sổ
- Một số ấn phẩm khi nhận chuyển thư đến phát :

SVTH: Nguyễn Văn Dũng
25

Trang