Soạn thảo văn bản để ghi lại diễn biến cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân của tỉnh do chịu ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa

MỞ ĐẦU
Trong thời gian vừa qua, một trong những vấn đề thu hút sự quan
tâm của xã hội chính là việc Công ty TNHH Gang thép Hưng Nghiệp
Formosa Hà Tĩnh ở Khu kinh tế Vũng Áng (thị xã Kỳ Anh, Hà Tĩnh) xả
nước thải chưa qua xử lý thẳng ra biển, gây thảm họa cá chết ở Miền
Trung. Có thể thấy rằng, đây không chỉ là một vấn đề thời sự nóng bỏng
mà nó còn có liên quan đến cuộc sống của nhiều ngư dân vốn sống cuộc
đời gắn liền với biển và nghề đánh bắt cá. Trong giới hạn nội dung đề
tài: “Soạn thảo văn bản để ghi lại diễn biến cuộc họp của Ủy ban nhân
dân tỉnh Hà Tĩnh về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư
dân của tỉnh do chịu ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa”,
nhóm chúng em xin soạn thảo một biên bản cuộc họp về vấn đề này.
NỘI DUNG
I. Khái quát về biên bản.
1. Khái niệm.
Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được ban hành để ghi
nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để các chủ thể quản lý giải quyết
các công việc đảm bảo tính chặt chẽ. Biên bản có thể là biên bản ghi lại
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 1


một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị,… hoặc biên bản
ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật,
biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc
không đồng ý về một nội dung nào đó.
2. Mục đích, vai trò của việc sử dụng biên bản.
a. Mục đích:
- Biên bản dùng để ghi chép lại diễn biến và kết quả của 1 cuộc họp ( hội
nghị). Đây được gọi là biên bản hội nghị.

- Ngoài biên bản hội nghị còn có một loại là biên bản vụ việc. Loại biên
bản này dùng để ghi chép lại tình tiết, diễn biến hay xác nhận những sự
việc đã và đang xảy ra trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ
chức kinh tế, chính trị, xã hôi, dùng làm căn cứ cho những xử lý tiếp
theo.
- Hơn nữa, biên bản dùng để ghi chép lại những nội dung nghiệm thu,
bàn giao tài sản, tiền bạc, nhiệm vụ, công việc, công trình giữa các cơ
quan, đơn vị, cá nhân hoặc ghi chép lại các nội dung liên quan trong
thanh lý hợp đồng. Đó chính là biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao,
biên bản thanh lý hợp đồng.
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 2


b. Vai trò:
Thứ nhất, biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy
ra hoặc đang xảy ra.
Thứ hai, biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu
được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì
vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với
đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì
mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết
định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.
3. Những yêu cầu cần đáp ứng khi soạn thảo biên bản.
Về nội dung: biên bản ghi nhận lại sự việc, diễn biến đang hoặc đã
xảy ra nên yêu cầu số liệu sự kiện phải chính xác, cụ thể, thông tin có độ
tin cậy cao. Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan, chi
tiết mọi tình tiết khách quan, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin để
làm cơ sở cho các quyết định xử lí hoặc chứng minh cho các nhận định,

kết luận.
Về hình thức, ngôn ngữ: phải đúng theo mẫu đã được quy định, văn
phong nghị luận, ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, rõ ràng.
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 3


Về thủ tục lập biên bản:
- Biên bản chỉ có giá trị khi có ít nhất hai người ký xác nhận. Trường
hợp người có trách nhiệm từ chối ký hoặc có nhược điểm về thể chất
không thể ký được thì phải nêu rõ lí do vào biên bản.
- Trước khi ký, người có trách nhiệm kí đọc rõ nội dung, nếu không
đồng ý với nội dung thì có quyền ghi ý kiến đó vào biên bản trước khi kí.
Sau khi biên bản đã được những người liên quan kí, những người này có
thể sửa đổi, bổ sung vào biên bản và phải ký xác nhận có sửa chữa hoặc
ghi chú và ký xác nhận cuối trang.
- Trong trường hợp cần thiết, biên bản được kí từng trang.
- Biên bản là loại văn bản được lập tại chỗ, không được viết lại, nếu
có tẩy xóa, thêm bớt, sửa chữa thì phải có xác nhận, đến cuối thì thống
kê, ghi chú.
- Biên bản được lập thành nhiều bản có giá trị pháp lí như nhau.
Về cách ghi biên bản: Với các biên bản vụ việc thì phải ghi chi tiết,
cụ thể người viết phải mô tả, tường thuật lại một cách cụ thể vụ việc. Đối
với biên bản hội nghị, cuộc họp, do thời gian dài nên người viết chỉ cần

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 4

ghi lại được những chi tiết quan trọng của cuộc họp, đòi hỏi người viết
phải có khả năng tổng hợp.
II. Soạn thảo biên bản.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
Số:…./BB

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Tĩnh, ngày 03 tháng 07 năm 2016.

BIÊN BẢN
Họp bàn về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân
của tỉnh Hà Tĩnh do chịu ảnh hưởng từ chất thải của Công ty
Formosa.
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 5


Vào hồi 09 giờ ngày 03 tháng 07 năm 2016 tại Ủy ban Nhân dân tỉnh
Hà Tĩnh tiến hành cuộc họp với nội dung triển khai phương án đền bù
thiệt hại cho ngư dân của tỉnh Hà Tĩnh do chịu ảnh hưởng từ chất thải
của Công ty Formosa.
Thành phần tham dự:

3.

Chủ tọa: Đặng Quốc Khánh – Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh Hà Tĩnh.
Thư kí: Nguyễn Thị Anh.
Đại biểu tham dự: Ông Trần Nguyên Thành –Chủ tịch HĐQT Công ty

4.

Formosa.
Số lượng: có mặt: 12 ; vắng mặt: 0.

1.
2.

Diễn biến cuộc họp như sau:
1.

Tuyên bố lí do, giới thiệu thành phần và nội dung cuộc họp.
Trong tháng 4/2016, tại ven biển 4 tỉnh miền Trung Việt Nam (Hà
Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên- Huế) xảy ra sự cố môi
trường nghiêm trọng, làm hải sản chết bất thường, gây thiệt hại lớn về
kinh tế-xã hội, môi trường biển; ảnh hưởng xấu đến đời sống người dân,
an ninh, trật tự an toàn xã hội. Bởi vậy ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tính tiến
hành cuộc họp với nội dung triển khai phương án đền bù thiệt hại cho
ngư dân của tình do chịu ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa.
Thành phần cuộc họp:

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 6

- Ông: Đặng Quốc Khánh – Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh Hà Tĩnh.
- Bà: Nguyễn Thị Anh (Thư ký).
- Đại biểu tham dự: Ông Trần Nguyên Thành – Chủ tịch HĐQT Công ty
Formosa.
Cùng toàn bộ các Giám đốc sở, ban, ngành thuộc ủy ban nhân dân
Tỉnh Hà Tĩnh.
2.

Chủ tọa triển khai cụ thể nội dung cuộc họp.
Nội dung cuộc họp tập trung vào các vấn đề sau:
- Công bố nguyên nhân dẫn đến thiệt hại cho ngư dân.
- Thủ phạm gây cá chết hàng loạt ở 4 tỉnh miền Trung.
- Giải pháp khắc phục hậu quả ô nhiễm môi trường.
- Phương án đền bù cho ngư dân.

3.

Các thành viên phát biểu ý kiến:
Đa số thành viên tham gia phiên họp đồng thuận với nội dung triển
khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân của tỉnh Hà Tĩnh như sau:
Hỗ trợ 100% lãi suất vay vốn cho hộ nghèo và hộ cận nghèo vay vốn
thực hiện chuyển đổi ngành nghề từ khai thác đánh bắt hải sản, nuôi
trồng thủy sản mặn lợ, hậu cần nghề cá, nghề muối bị ảnh hưởng trực
tiếp chuyển đổi sang nghề khác.
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 7

Hỗ trợ đóng mới tàu cá theo các mức: 600 triệu đồng/tàu công suất từ
400CV trở lên; 400 triệu đồng/tàu 250CV đến dưới 400CV; 200 triệu
đồng/tàu từ 90CV đến dưới 250CV. Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cải
hoán tàu khai thác hải sản có công suất nhỏ hơn 90CV sang tàu có công
suất từ 90CV trở lên, được hỗ trợ 0,5 triệu đồng cho 1CV tăng thêm.
Thuyền trưởng, máy trưởng và thuyền viên tàu cá được hỗ trợ 100%
kinh phí đào tạo cấp chứng chỉ.
Ngoài ra, còn hỗ trợ xây dựng hầm bảo quản sản phẩm khi đóng mới
tàu dịch vụ hậu cần phục vụ hoạt động khai thác hải sản có công suất từ
90CV trở lên, xây dựng mới cơ sở sản xuất nước đá (tại khu vực cảng cá
và cửa biển đã được quy hoạch cảng cá) phục vụ khai thác thủy sản.
Nguồn kinh phí tạm thời trích trước từ nguồn dự phòng ngân sách tỉnh
năm 2016 để thực hiện và được hoàn trả nguồn dự phòng từ các nguồn
đền bù của Công ty TNHH Gang thép Hưng Nghiệp Formosa Hà Tĩnh,
nguồn hỗ trợ của ngân sách T.Ư, ngân sách tỉnh và các nguồn hợp pháp
khác.
Một số ý kiến khác cho rằng:
- Ý kiến của Ông Nguyễn Văn A: Cần phải hỗ trợ 100% kinh phí
mua thẻ bảo hiểm y tế cho các thành viên thuộc hộ gia đình bị ảnh hưởng
sự cố môi trường. Bên cạnh đó, là việc hỗ trợ 100% kinh phí mua máy

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 8


thông tin liên lạc tầm xa có tích hợp định vị vệ tinh kết nối với trạm bờ
cho các tàu cá có công suất từ 90CV trở lên 1 máy/1 tàu.
Phối hợp với Sở Lao động - thương binh và xã hội tỉnh ưu tiên con
em người bị ảnh hưởng bởi vụ cá chết đi xuất khẩu lao động, trong đó hỗ

trợ chi phí học ngoại ngữ, học nghề trước khi đi. Ngoài ra còn hỗ trợ học
phí học nghề ngắn hạn theo nhu cầu của người bị ảnh hưởng.
Bên cạnh đó có nguồn kinh phí hỗ trợ trực tiếp cho những hộ gia
đình cuộc sống hoàn cảnh đặc biệt khó khăn và chịu ảnh hưởng lớn nhất
do sự cố gây ra.
Ngoài ra còn phải công bố ngư trường đánh bắt hải sản an toàn để
nhân dân khôi phục lại sản xuất, và đồng thời yêu cầu các đơn vị tổ chức
cá nhân phải có trách nhiệm khôi phục lại thị trường hải sản cho ngư
dân.
- Ý kiến của Bà Nguyễn Thị B: Nên hướng tất cả người dân đến việc
chuyển đổi ngành nghề từ khai thác đánh bắt hải sản, nuôi trồng thủy sản
mặn lợ, hậu cần nghề cá, nghề muối bị ảnh hưởng trực tiếp chuyển đổi
sang nghề khác để tránh gây thiệt hại nếu có trường hợp như vậy xảy ra
sau này.
4. Ý kiến kết luận của chủ tọa:

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 9


Nhất trí với hầu hết tất cả các ý kiến phát biểu của tất cả các thành
viên tham dự phiên họp về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư
dân của tỉnh Hà Tĩnh do chịu ảnh hưởng từ chất thải của Công ty
Formosa.
Tuy nhiên, chủ tọa không nhất trí với ý kiến: Chuyển đổi ngành nghề
từ khai thác đánh bắt hải sản, nuôi trồng thủy sản mặn lợ, hậu cần nghề
cá, nghề muối bị ảnh hưởng trực tiếp chuyển đổi sang nghề khác. Mà cần
phải có phương hướng khắc phục khác hợp lý hơn, giữ gìn ngành nghề
truyền thống của người dân địa phương.

Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh chỉ đạo các cơ quan chức năng và đơn
vị thực hiện phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân Tỉnh Hà Tĩnh.
Biên bản này được đọc công khai cho các thành viên nghe.
Cuộc họp kết thúc vào hồi 11 giờ 30 phút ngày 03 tháng 07 năm
2016.

THƯ KÝ
Nguyễn Thị Anh

CHỦ TỌA
Đặng Quốc Khánh

Nơi nhận:
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng
10

Page


- …………;
- Lưu: VT, hồ sơ.

KẾT LUẬN
Có thể thấy rằng văn bản hành chính nói chung và biên bản nói riêng
là những văn bản thường hay được sử dụng trong các hoạt động thường
ngày nên chúng hay được gọi dưới tên là văn bản hành chính thông
dụng. Biên bản được ban hành bởi nhiều chủ thể và để nhằm thực hiện
các mục đích khác nhau. Trên đây là biên bản ghi lại diễn biến cuộc họp
về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân của tỉnh do chịu
ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa. Bài làm của chúng em còn

có nhiều thiếu sót, mong thầy cô góp ý để hoàn thiện. Chúng em xin
chân thành cảm ơn!

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng
11

Page