Một số vấn đề về soạn thảo văn bản

BÀI LÀM
Văn bản pháp luật là phương tiện quan trọng và chủ yếu trong hoạt động quản lí nhà
nước. Văn bản này thường do nhiều chủ thể ban hành, thuộc nhiều loại hình khác nhau, nội
dung khác nhau nhưng bao giờ cũng chứa đựng những yếu tố thông tin bắt buộc cả về nội
dung thông tin cả về vị trí thể hiện của văn bản. Nói cách khác, bao giờ cũng chứa đựng
những thành phần và kết cấu nhất định nhằm bảo đảm giá trị pháp lí cho văn bản và thuận
tiện cho việc quản lí, sử dụng. Do đó, để xây dựng văn bản đạt chất lượng cao thì văn bản
phải đáp ứng những yêu cầu nhất định, trong đó yêu cầu về mặt hình thức của văn bản.
Hình thức của văn bản pháp luật gồm tên gọi và thể thức của văn bản. Trong đó, tên
gọi của văn bản pháp luật do pháp luật quy định, phản ánh những giới hạn về quyền lực của
cơ quan ban hành văn bản. Còn thể thức văn bản là thành phần và kết cấu cần đươch thể
hiện trong văn bản nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lí, đảm bảo cho văn bản có sự thống nhất,
thuận tiện cho việc quản lí. Thể thức văn bản pháp luật bao gồm một số đề mục được trình
bày ở những vị trí xác định trong văn bản như sau:
1. Quốc hiệu.
Quốc hiệu còn gọi là tiêu ngữ, được trình bày đầu tiên ở vị trí trung tâm của văn bản.
Quốc hiệu bao gồm tên nước và chế độ chính trị của nhà nước. Sắc lệnh số 49 ngày
12/110/1945 của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa yêu cầu tất
cả giấy tờ của chính phủ phải có tiêu ngữ: “Việt Nam dân chủ cộng hòa - năm thứ nhất”.
Sau khi đất nước thống nhất, ngày 2/7/1976 Quốc hội ra nghị quyết lấy tên nước là Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngày 12/8/1976 tại công văn số 1053/VP Thường vụ Hội
đồng Chính phủ quy định dùng tiêu ngữ mới theo đó tiêu ngữ được ghi là:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
Văn bản của tất cả quốc gia đều có Quốc hiệu. nó vừa thể hiện tính công quyền của
văn bản, vừa thể hiện chủ quyền quốc gia, chế độ chính trị của nhà nước đó, so với quốc
hiệu của các nước khác, Quốc hiệu của nước ta có thêm dòng: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
Ví dụ: Quốc hiệu của nước Ấn Độ chỉ có: “Republic of India”
Quốc hiệu Việt nam là: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc.
2.Tên cơ quan ban hành. Tên cơ quan ban hành ghi ở góc bên trái cùng hàng với tiêu

ngữ. Tên là cơ quan,tổ chức: Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân; cá nhân: Chủ tịch nước.
Nếu văn bản liên tịch thì tên cơ quan ban hành sẽ bao gồm tên các cơ quan tham gia
ban hành văn bản liên tịch đó. Tên cơ quan cần được viết to, in đậm nét, rõ ràng, chính xác
theo tên đã ghi trong quyết định thành lập, không viết tắt.Có hai cách viết cơ bản như sau:
Thứ nhất: Nếu cơ quan có vị trí độc lập như cơ quan đứng đầu cấp hành chính nhà
nước, cơ quan chủ quyền một ngành thì được ghi một dòng độc lập. Ví dụ: BỘ CÔNG AN.
Thứ hai: Nếu cơ quan ban hành là cơ quan trực thuộc vào cơ quan chủ quyền thì phải
ghi tên cơ quan chủ quyền bên trên, tên cơ quan ban hành bên dưới. Nhưng cơ quan ban
hành không trình bày quá hai cấp. Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO.
Việc quy định tên cơ quan ban hành cho biết văn bản của cơ quan nào, vị trí của cơ
quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và mối quan hệ giữa cơ quan nhận và cơ
quan gửi văn bản.
1
3. Số, năm ban hành, kí hiệu văn bản. Số, năm ban hành, kí hiệu văn bản được trình
bày ngay dưới tên của cơ quan ban hành giúp cho việc trích dẫn, đăng kí, sắp xếp,, nhắc
nhở công việc và kiểm tra, tìm hiểu văn bản khi cần thiết.
Số văn bản là số thứ tự ban hành văn bản, được ghi bằng số Ả Rập liên tục từ 01 bắt
đầu từ ngày 01 tháng giêng đến 31 tháng 12 hàng năm. Nếu số lượng văn bản ít và tổ chức
văn thư phân tán thì đánh số tổng hợp tập chung, nếu số lượng văn bản cơ quan nhiều và tổ
chức văn thư phân tán thì đánh số riêng cho từng văn bản.
Năm ban hành văn bản đối với văn bản quy phạm pháp luật quy định tại Điều 6 Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật Văn bản cá biệt không có yếu tố này.
Kí hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên lạo văn bản kết hợp với chữ viết tắt của tên cơ
quan ban hành văn bản. Tên lạo viết trước, tên cơ quan ban hành viết sau và được nối với
nhau bằng gạch ngang. Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI.
Số: 20/2000/QĐ-UB.
4. Địa danh, ngày, tháng ban hành. Phần này được trình bày dưới quốc hiệu.
Địa danh là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản, nhưng khác với địa chỉ cơ
quan, nó cần được ghi phù hợp với phạm vi quản lí của cơ quan ban hành. Ví dụ: các cơ

quan đóng tại Hà nội thì ghi là: Hà nội, ngày…tháng…năm… Nhưng, văn bản của Ủy ban
nhân dân quận Đống Đa thì ghi: Đống Đa, ngày…tháng…năm…
Ngày, tháng là thời điểm vào sổ đăng kí văn thư ban hành văn bản. Đối với ngày nhỏ
hơn 10, tháng nhỏ hơn 3 thì thêm con số 0 vào phía trước để tránh hiểu sai, thêm bớt. Khi
trích dẫn văn bản thì sẽ trích dẫn ngày này chứ không phải ngày văn bản có hiệu lực hay
ngày công bố văn bản. Nếu điều khoản thi hành của văn bản ghi là: Văn bản có hiệu lưc kể
từ ngày kí thì hiệu lực từ ngày này cứ không phải từ ngay người có thẩm quyền đặt bút kí.
Ví dụ: ngày 1/1/2010 Giám đốc công ty B kí quyết định bổ nhiệm anh A nhưng chưa
chuyển quyết định cho văn thư, sau một tuần đi công tác về, ngày 8/1/2010 giám đốc công
ty mới đưa quyết định cho văn thư vào sổ đăng kí thì trên bản ghi là ngày 8/1/2010 và ngày
có hiệu lực là ngày văn thư ghi số, ghi ngày.
Địa danh, ngày tháng ghi ở ngay dưới tiêu ngữ, thường căn phải và in nghiêng, được
phân cách bởi dấu “ ” và một dấu “cách”.
5. Tên gọi của văn bản pháp luật. Tên gọi của văn bản là tên gọi chính thức văn bản
như: nghị quyết, nghị định…Thông thường tên gọi của văn bản pháp luật được trình bày
bằng kiểu chữ in hoa, khổ lớn và đậm; được trìn bày ở vị trí giữa văn bản phía dưới quốc
hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản.
Trong thực tế có một số cách hình thành tên goi của văn bản như sau:
Cách thứ nhất, tên gọi của văn bản bao gồm: tên loại văn bản + của + tên cơ quan
hoặc chức vụ người ban hành văn bản. Cách này được sử dụng cho nghị quyết, nghị định…
Cách thứ hai, tên gọi của văn bản gồm tên loại văn bản và tên loại việc văn bản giải
quyết. Cách này được sử dụng cho luật, pháp lệnh và các quyết định là văn bản áp dụng
pháp luật.
Cách thứ ba, tên loại văn bản là tên của văn bản; được dùng trong Hiến pháp, thông
tư, cáo trạng… Riêng công văn, khi trình bày không ghi tên văn bản.
6. Trích yếu văn bản. Là phần ghi tóm tắt một cách chính xác nội dung của văn bản.
Trong văn bản pháp luật, trừ Hiến pháp, luật, pháp lệnh ra thì những văn bản khác đều có
trích yếu. Phần trích yếu được trình bày phia dưới tên gọi của văn bản, trừ công văn là văn
2
bản không có tên gọi nên trích yếu được trình bày dưới phần số và ki hiệu của văn bản.

Trích yếu thường được trình bày ngắn gọn, rõ ràng trong một câu, bắt đầu bằng các từ: về,
về việc…Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
Về việc xuất bản và phát hành công báo nước CHXHCN Việt Nam.
Trích yếu giúp người soạn thảo xác định đúng trọng tâm của nội dung văn bản. Đối
với người tiếp nhận văn bản, trích yếu giúp cho việc vào sổ, tra tìm văn bản được thuận lợi.
7. Phần kí trong văn bản pháp luật.
Chữ kí là yếu tố thông tin nhằm đảm bảo cho văn bản có tính hợp pháp, có giá trị
pháp lí, thể hiện trách nhiệm của người kí với vấn đề mà văn bản đề cập. Các văn bản pháp
luật phải do người có thẩm quyền kí. Phần kí phải được trình bày góc phải, cuối văn bản.
Theo quy định của pháp luật thể thức kí có thể là: TM(thay mặt), KT. (kí thay), TL.
(thừa lệnh), TUQ.(thừa ủy quyền), Q.(quyền).
Người kí phải đúng thẩm quyền, chức vụ, ghi rõ họ tên. Chữ kí gồm:
Thứ nhất, kí trực tiếp do thủ trưởng cơ quan hoặc những người giưa chức vụ nhưng
không phải là thủ trưởng cơ quan nhưng được pháp luật quy định thẩm quyền ra văn bản
giải quyết công việc cụ thể. Ví dụ: Chiến sĩ cảnh sát giao thông khi quyết định xủ phạt vi
phạm an toàn giao thông có quyền kí trực tiếp.
Thứ hai, là kí thay: Khi cấp trưởng đi vắng hoặc hay khi cấp trưởng phân công phụ
trách một số mảng công việc thì cấp phó được ủy quyền kí thay một số văn bản. Khi kí thay
thêm chữ K/T vào trước chức vụ thủ trưởng rồi ghi rõ họ tên chức vụ của phó thủ trưởng.
Ví dụ: K/T Bộ trưởng bộ tư pháp
Thứ trưởng.
8. Dấu trong văn bản.
Văn bản ban hành sau khi kí phải được đóng dấu của cơ quan để đảm bảo tính hợp lí
và tính chính xác của văn bản. Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ nét, chùm lên khoảng 1/4
đến 1/3 về phía bên trái chữ kí và đóng đúng mầu mực dấu đã quy định.
Ngoài ra, trong trường hợp cấp bách còn có thể có thêm dấu chỉ mức độ mật và mức
độ khẩn.
9. Nơi nhận.
Nơi nhận văn bản trình bày ở góc trái, cuối văn bản, ngang phần chữ kí. Riêng hiến
pháp, luật, pháp lệnh không trình bày nơi nhận. Nơi nhận là tên cơ quan, tổ chức có trách

nhiệm tiến hành hoặc liên quan tới công việc nói trong văn bản. Nơi nhận phải được ghi
theo từng nhóm bao gồm:
a. Các cơ quan có quyền giám sát hoạt động của cơ quan ra văn bản. Cơ quan ra văn
bản phải gửi tới để báo cáo công tác.
b. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần nhận văn bản để thi hành là những đối tượng
quản lí trực tiếp.
c. Các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phù hợp hoạt động nhằm nâng cao hiệu
quả thi hành văn bản đó.
d. Bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban hành văn bản.
Trong 4 nhóm này thì nhóm a và b luôn phải có trong văn bản.
Như vậy, qua phân tích các yêu cầu về mặt hình thức của văn bản, ta thấy rằng, bên
cạnh nhưng yếu tố cấu thành nên văn bản pháp luật thì hình thức văn bản đóng vai trò quan
trọng trong việc ban hành một văn bản pháp luật đạt chất lượng cao.
3

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.
1. Trường Đại học luật Hà nội, Giáo trình xây dựng văn bản pháp luật, Nxb.CAND,
Hà nội, 2008.
2.Nguyễn Thế Quyền, Một số vấn đề về soạn thảo văn bản, Nxb. CAND, Hà nội,
1998.
4