Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố hồ chí minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Hà Nội - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học:

PGS. Vương Đình Quyền

Hà Nội - 2016


MỤC LỤC
Thứ

Nội dung

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU

04

tự
1
2

Lý do chọn đề tài

04

3

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

05

4

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

05

5

Nhiệm vụ nghiên cứu

06

6

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

07

7

Các nguồn tài liệu tham khảo

08

8

Phương pháp nghiên cứu

09

9

Đóng góp mới của đề tài

10

10

Bố cục của đề tài

10
Chương 1

Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính

12

quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
1.1

Khái quát về tổ chức chính quyền các cấp ở thành phố Hồ Chí Minh

12

1.1.1

Sơ lược về lịch sử thành phố Hồ Chí Minh

12

1.1.2

Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh

12

1.1.3

Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh

13

1.1.4

Về tổ chức đơn vị hành chính ở thành phố Hồ Chí Minh

13

1.2

Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và
chính quyền phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh

14

1.2.1

Vai trị của chính quyền cấp phường, xã

14

1.2.2

Chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

16

Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường, xã

16

1.2.2.1

1.2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

16

1.2.2.1.2 Về cơ cấu tổ chức

19

1


1.3

1.4

Một số khác biệt giữa UBND xã và UBND phường thành phố
Hồ Chí Minh

Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm và ý nghĩa của tài
liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND phường, xã

23

25

thành phố Hồ Chí Minh
1.4.1

Thành phần, nội dung tài liệu

25

1.4.1.1

Tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp xã

25

1.4.1.2

Tài liệu của Ủy ban nhân dân phường, xã

26

1.4.1.3

Khối lượng tài liệu

31

Đặc điểm của tài liệu

32

Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với chính quyền phường, xã
thành phố Hồ Chí Minh

34

1.5.1

Ý nghĩa thực tiễn

34

1.5.2

Ý nghĩa lịch sử

37

1.4.2
1.5

Tiểu kết Chương 1
Chương 2. Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính
quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
2.1

39
40

Khái niệm tổ chức và quản lý

40

2.1.1

Khái niệm về tổ chức

40

2.1.2

Khái niệm về quản lý

41

Quy định của Nhà nước và thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức,
quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã

42

2.2.1

Quy định của Nhà nước

42

2.2.2

Quy định của thành phố Hồ Chí Minh

44

Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

47

2.3.1

Tổ chức lưu trữ của các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

47

2.3.2

Thực tế cơng tác chun mơn nghiệp vụ

49

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

49

2.2

2.3

2.3.2.1

2


2.3.2.2

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

51

2.3.2.3

Công tác chỉnh lý tài liệu

52

2.3.2.4

Bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ

57

2.3.2.5

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

57

Tiểu kết chương 2

60

Chương 3
Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố

61

Hồ Chí Minh
3.1
3.2

Nhận xét khái quát về lưu trữ chính quyền phường, xã
thành phố Hồ Chí Minh

61

Các giải pháp

62

3.2.1

Ban hành cơ chế pháp lý đối với cơng tác lưu trữ tại chính
quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

62

3.2.2

Giải pháp về tổ chức

63

3.2.2.1

Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

63

3.2.2.2

Đảm bảo chất lượng đội ngũ cán bộ

64

Giải pháp triển khai các khâu nghiệp vụ trọng tâm

66

3.2.3.1

Giải pháp về lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu

66

3.2.3.2

Giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu

66

3.2.3.3

Giải pháp về phát huy giá trị tài liệu

77

3.2.3.4

Giải pháp về bảo quản

78

3.2.3

Tiểu kết chương 3

79

Kết luận

80

Danh mục Phụ lục

81

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Kể từ khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia cho đến nay, cơng tác lưu
trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đã có những chuyển
biến tích cực, các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai. Tuy nhiên, qua khảo
sát thực tế tại một số Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã trên địa bàn Thành
phố cho thấy, công tác này vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Việc tổ chức
khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản
lý của chính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế;
quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ cịn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang
thiết bị cho công tác lưu trữ lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu về thực hiện các khâu
nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn nhiều bất
cập; hầu hết UBND các phường, xã chưa có phịng, kho lưu trữ đảm bảo u cầu
bảo quản tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hồ sơ,
tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tích
đống, bảo quản dàn trải và tự phát.
Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của UBND
các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn,
bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu, kể cả tài liệu có giá trị thực tiễn cũng
như tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho cơng cuộc cải cách hành chính ở
phường, xã và hoạt động quản lý nói chung.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên, song trước hết
chính là việc tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã
còn nhiều hạn chế. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã

trên địa bàn Thành phố, trước hết cần hồn thiện cơng tác tổ chức và quản lý nói
chung, đặc biệt là thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và bảo quản an tồn tài
liệu lưu trữ.
Vì vậy, việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
tại các phường, xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và
hạn chế, tìm ra nguyên nhân và đề ra các giải pháp tích cực để khắc phục là việc
làm cần thiết.

4


Theo hướng đó, chúng tơi chọn đề tài “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu
trữ của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt
động quản lý và các nhu cầu của xã hội” làm hướng nghiên cứu cho luận văn
thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát, phân tích thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại phường,
xã thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và tồn tại về các mặt này;
- Đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của HĐND và
UBND các phường, xã nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động
quản lý và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của
HĐND và UBND các phường, xã và cách thức tổ chức, quản lý khối tài liệu này.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Về thời gian, chúng tôi tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ từ năm
2001 (từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia) đến năm 2015;
- Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ cịn hạn chế, chúng
tơi chưa có điều kiện khảo sát cơng tác lưu trữ ở tất cả các phường, xã trên địa

bàn thành phố Hồ Chí Minh mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức và
quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ở UBND một số phường như phường
16, phường 17 (quận Gò Vấp); phường 8, phường 9 (quận 5-địa bàn cư trú của
80% người Hoa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh); phường 7, phường 10
(quận 1-Trung tâm hành chính); phường 2, phường 4, phường 10 (quận 4)
phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp (quận 12-quận phát triển
nhanh về đô thị); xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B (huyện Bình Chánh-huyện gia
tăng dân số cơ học lớn nhất cả nước); xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ, xã Trung An
(huyện Củ Chi- phát triển nhanh về kinh tế nông nghiệp); xã Bà Điểm, xã Tân
Hiệp, xã Nhị Bình (huyện Hóc Mơn- kinh tế nơng nghiệp)
- Về nội dung, Khoản 2, điều 111 Hiến pháp năm 2013 quy định cấp
chính quyền địa phương bao gồm: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, tuy
nhiên, theo Nghị quyết số: 275/2009/NQ-UBTVQH ngày 16/01/2009 của Ủy
Ban Thường vụ Quốc hội về thực hiện thí điểm khơng tổ chức Hội đồng nhân
dân tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các quận, huyện, phường
5


tại một số địa phương, trong đó có thành phố Hồ Chí Minh. Vì vậy, trong đề tài
này, khi đề cập tới hoạt động của chính quyền địa phương được hiểu là: hoạt
động của UBND đối với cấp phường và hoạt động của HĐND và UBND đối với
cấp xã.
Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và thành phố
Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở địa
phương nên rất đa dạng, phong phú và phức tạp, trong phạm vi của đề tài này,
chúng tôi tập trung vào các nội dung sau:
+ Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền
cấp phường, xã phục vụ công tác quản lý, tổ chức và điều hành chính quyền của
UBND các phường, xã và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh;

+ Về cơng tác lưu trữ, theo Điều 14 của Luật Lưu trữ thì “Tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại văn
phòng UBND xã, phường, thị trấn” {Điều 14, Luật Lưu trữ, năm 2011}, thế
nhưng đề tài không nghiên cứu tài liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị-xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp...tại các phường, xã trên địa bàn
Thành phố. Mặt khác cũng không đi sâu nghiên cứu về tổ chức và quản lý công
tác lưu trữ của phường, xã.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm
vụ nghiên cứu các vấn đề sau:
- Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh;
- Thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu các phường, xã thành phố
Hồ Chí Minh;
- Thực trạng về tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các
phường, xã của Thành phố, đồng thời đánh giá những ưu điểm và hạn chế;
- Trên cơ sở đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính
quyền phường, xã của Thành phố, lý giải nguyên nhân dẫn tới tồn tại, đề xuất
các giải pháp nhằm tổ chức, quản lý tài liệu của HĐND và UBND các phường,
xã tại thành phố Hồ Chí Minh được tốt hơn, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động
quản lý và các nhu cầu khác của xã hội.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

6


Đã có một số luận văn thạc sĩ, bài viết về lưu trữ phường, xã. Có thể chia
làm hai loại như sau:
Loại thứ nhất: Các luận văn, bài viết liên quan trực tiếp đến lưu trữ
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh.
Loại thứ hai: Các luận văn, chuyên luận nghiên cứu về tổ chức và quản lý

lưu trữ phường, xã nói chung hoặc phường, xã của các địa phương khác. Dưới
đây là các luận văn, bài viết chủ yếu:
- Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy
ban nhân dân phường tại thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (luận văn
thạc sĩ Hành chính cơng tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh, năm 2010) đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác này
tại Ủy ban nhân dân các phường của thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã phân
tích, đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác của Ủy ban nhân dân
phường nói chung. Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung về
quản lý. Tác giả chưa phân tích, đánh giá về thực trạng cơng tác tổ chức, quản lý
tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã, cũng chưa đề cập tới việc phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý chính quyền địa
phương trong phát triển kinh tế-xã hội.
- Tháng 8/2012 Hội thảo khoa học với chủ đề: Cải cách hành chính nhà
nước - Giai đoạn 2012-2020, cơ hội và thách thức, đối với chính quyền cấp xã
được tổ chức tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
Hội thảo có sự tham gia của đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên và
những người quan tâm đến chính quyền cấp xã của các tỉnh, thành phía Nam.
Các đề tài của Hội thảo tập trung bàn luận một số vấn đề về hoàn thiện cơ chế
pháp lý tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính; chế độ chính sách đối với
đội ngũ cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp
xã; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương đối
với cán bộ, cơng chức chính quyền cấp xã của các tỉnh phía Nam nói chung và
thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Một số tham luận bàn luận đến công tác quản
lý hồ sơ, tài liệu và cơng tác lưu trữ; chế độ, chính sách đối với cán bộ, công
chức và người hoạt động không chuyên trách trong công tác văn thư, lưu trữ tại

7

Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn của thành phố Hồ Chí Minh. Phần lớn
các ý kiến đều khẳng định chế độ đãi ngộ, số lượng công chức hạn chế là
nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ
của chính quyền cấp phường, xã hiện nay; {Báo cáo Hội thảo khoa học về cải
cách hành chính giai đoạn 2010-2020 cơ hội và thách thức đối với chính quyền
cấp phường, xã -Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh,
năm 2012}
- Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và Tư liệu học của tác giả Đặng Văn Ngữ
với đề tài: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của
chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội”, đã tập trung nghiên cứu thành
phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của chính quyền cấp xã; các khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã, mà chưa đề cập đến công
tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý chính quyền địa
phương cũng nhu các nhu cầu của xã hội và nhân dân.
- Bài viết của tác giả Vương Đình Quyền với chủ đề: “Vấn đề tổ chức bảo
quản tài liệu hình thành ở cấp xã” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1990) đã tập
trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ
hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã, đề xuất các khâu nghiệp vụ
cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền
cấp xã. Việc phát huy giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã phục vụ cho hoạt
động quản lý chính quyền địa phương cũng như các nhu cầu của xã hội và nhân
dân địa phương chưa được bài viết đề cập.
Đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu
của xã hội là mục tiêu chính mà luận văn hướng tới, đó cũng là điểm khác biệt
so với các cơng trình nghiên cứu khác có cùng đối tượng nghiên cứu.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo:

Để hồn thành luận văn này, chúng tơi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:
-Văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền: các văn bản quy định,
hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở
Trung ương và địa phương; (trình bày cụ thể trong Danh mục tài liệu tham khảo)
- Các giáo trình và sách chuyên khảo

8


Vương Đình Quyền chủ biên, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB
Khoa học xã hội, Hà Nội, 1990.
Vũ Dương Hoan chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội, 1987.
- Các chuyên luận, bài viết, luận văn:
Vương Đình Quyền, Vấn đề tổ chức, bảo quản tài liệu hình thành ở cấp
xã, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1990.
Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND
phường tại thành phố Hồ Chí Minh” luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính cơng.
Ngồi ra chúng tơi cịn tham khảo một số văn bản của Đảng và Nhà nước
về tổ chức bộ máy nhà nước, thủ tục hành chính, cơng tác văn thư, lưu trữ; công
tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức, viên chức nhà nước cấp
phường, xã; các trang thông tin điện tử và một số đề tài nghiên cứu của giảng
viên, sinh viên, học viên Học Viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các báo cáo chuyên môn: Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tơi thường
xun sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo
cáo đột xuất liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ do chính quyền địa phương
các cấp của thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và ban hành. (trình bày cụ thể
trong Danh mục tài liệu tham khảo)

7. Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên
cứu đã đặt ra, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác Lê nin: giúp chúng tơi có
cách nhìn và nhận thức đúng đắn khi phân tích, lý giải các vấn đề về thực tiễn
của công tác văn thư, lưu trữ phường, xã.
Phương pháp điều tra xã hội học: trên cơ sở các phương pháp của điều tra
xã hội học như phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ tại
chính quyền phường, xã và phát Phiếu khảo sát.
Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng tôi đã khảo sát trực tiếp tài liệu của
nhiều phường, xã từ đó so sánh, đối chiếu để tổng hợp thơng tin. Cụ thể, chúng
tôi đã trực tiếp khảo sát tại các đơn vị dưới đây:
+ Quận Gò Vấp: UBND phường 16, phường 17
+ Quận 1: phường 8, phường 9, phường 10
9


+ Quận 4: phường 2, phường 10
+ Quận 12: phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp
+ Huyện Bình Chánh: xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc
+ Huyện Củ Chi: xã Hịa Phú, xã Bình Mỹ
+ Huyện Hóc Mơn: xã Trung An, xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình
Các phương pháp phân tích, tổng hợp và phương pháp so sánh cũng được
chúng tôi thường xuyên sử dụng trong quá trình tiếp cận hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật của ngành cũng như khai thác số liệu thực tế từ chính quyền cấp
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh.
Các phương pháp nêu trên đều được chúng tôi vận dụng trên cơ sở
phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin và cách tiếp cận hệ thống.
8. Đóng góp mới của đề tài: Đề tài nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng
góp sau:
- Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp Ủy ban nhân dân các phường, xã của

thành phố Hồ Chí Minh ban hành hoặc đề xuất cơ quan cấp trên ban hành các
quy định về tổ chức, quản lý, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, điều hành của UBND các phường, xã;
- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
UBND các phường, xã, đề xuất các giải pháp để hồn thiện về tổ chức và quản
lý cơng tác lưu trữ, phục vụ hoạt động quản lý của chính quyền phường, xã
thành phố Hồ Chí Minh;
- Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các cơ sở đào tạo văn thư, lưu
trữ, hành chính văn phịng tham khảo nhằm cải tiến chương trình và phương
pháp đào tạo, từng bước nâng cao chất lượng đào tạo theo hướng hiện đại, phù
hợp với yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, hành chính văn
phịng cho chính quyền cấp cơ sở.
9. Bố cục của đề tài:
Chương 1.Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính
quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Chương 2. Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3. Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

10


Đây là đề tài nhận được sự quan tâm của chính quyền địa phương. Đề tài
liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn và hoạt động quản lý nhà nước của
chính quyền phường, xã ... Do vậy, trong q trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực
hiện đề tài, tác giả gặp một số khó khăn do hạn chế bởi thời gian và năng lực
nghiên cứu nên chắc chắn luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót. Tác giả rất mong
nhận được các ý kiến đóng góp của Thầy, Cơ và các đồng môn, đồng nghiệp.
Qua đây, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS, Nhà giáo ưu tú Vương Đình

Quyền, người đã định hướng nghiên cứu và động viên tác giả thực hiện đề tài
này. Xin cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
- Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã
nhiệt tình giúp đỡ và động viên tác giả hoàn thành luận văn này.
Đặng Trọng Cường

11


Chương 1
TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU CỦA
CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1.1. Khái quát về tổ chức chính quyền các cấp ở thành phố Hồ Chí Minh
1.1.1. Sơ lược về lịch sử thành phố Hồ Chí Minh
Khi người Pháp vào Đơng Dương, để phục vụ công cuộc khai thác thuộc
địa, thành phố Sài Gịn được thành lập và nhanh chóng phát triển trở thành một
trong hai đô thị quan trọng nhất Việt Nam, được mệnh danh là Hịn ngọc Viễn
Đơng hay Paris của Phương Đơng. Sài Gịn là thủ đơ của Liên Bang Đơng
Dương giai đoạn 1887-1901. Năm 1954, Sài Gịn trở thành thủ đơ của Chính
quyền Việt Nam Cộng hịa. Thành phố hoa lệ này là một trong những đô thị
quan trọng của vùng Đơng Nam Á. Ngày 30/04/1975, chính quyền Việt Nam
Cộng hịa bị xóa bỏ, thành phố Sài Gịn thuộc quyền quản lý của Chính phủ
Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam. Tại thời điểm này, đơ
thành Sài Gịn, tỉnh Gia Định và 2 quận Củ Chi và Phú Hịa dưới thời chính
quyền Việt Nam Cộng hịa được hợp nhất thành 1 đơn vị hành chính gọi là
thành phố Sài Gòn - Gia Định. Đầu năm 1976, Đảng bộ và Ủy ban nhân dân
thành phố bắt đầu hoạt động. Ngày 2 tháng 7 năm 1976, Quốc hội đầu tiên của
nước Việt Nam thống nhất quyết định đổi tên nước thành Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, đồng thời đổi tên thành phố Sài Gòn - Gia Định thành thành
phố Hồ Chí Minh. {64, tr.31}

Nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, thành phố Hồ Chí Minh
có hai mùa rõ rệt, đó là mùa mưa và mùa khô. Mùa mưa diễn ra từ tháng 5 đến
tháng 11 với lượng mưa bình quân hàng năm là 1.979 mm và mùa khô diễn ra từ
tháng 12 đến tháng 4 năm sau với nhiệt độ trung bình là 27,55 0C. {64, tr.12}
1.1.2. Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh
Dân số năm 1929 của Thành phố là 123.890 người trong số đó có
12.100 người Pháp. Kể từ sau năm 1975, dân số thành phố Hồ Chí Minh bắt đầu
tăng nhanh. Theo thống kê chính thức, dân số Thành phố năm 1975 là 3.498.120
người; đến năm 2011, dân số toàn Thành phố đạt 7.521.100 người, với diện
tích 20.956 km2, mật độ dân cư trung bình của Thành phố đạt 3.589 người/km².

12


Trong đó dân cư sống tại thành thị đạt gần 6.250.700 người, sống tại nông thôn
đạt 1.270.400 người. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên của Thành phố là 7,4 %/năm.
{72, tr.35}
Sự phân bố dân cư ở thành phố Hồ Chí Minh khơng đồng đều. Trong khi
một số quận như quận 4, quận 5 và quận 11 có mật độ dân cư lên tới khoảng
40.000 người/km², thì huyện ngoại thành Cần Giờ có mật độ khá thấp: 980
người/km². Tồn Thành phố có 13 tơn giáo khác nhau với tổng số là: 1.983.048
tín đồ, nhiều nhất là Phật giáo có 1.164.930 phật tử, tiếp theo là Thiên Chúa
Giáo đạt 745.283 tín đồ, Đạo Cao đài có 31.633 tín đồ, đạo Tin lành có 27.016
tín đồ, đạo Hồi có 6.580 tín đồ, Phật Giáo Hịa hảo có 4.894 tín đồ, Tịnh độ cư sĩ
Phật hội Việt Nam có 1.387 tín đồ. Cịn lại là các tơn giáo khác. Thành phố Hồ
Chí Minh có đủ 54 thành phần dân tộc sinh sống. Trong đó, nhiều nhất là người
Kinh, có: 6.699.124 người, cịn lại là các dân tộc khác. Theo số liệu thống kê tại
Niên giám thống kê do Cục Thống kê Thành phố, xuất bản năm 2014, Thành
phố Hồ Chí Minh là nơi có nhiều người Hoa, Khơ mer, Chăm sinh sống, người
Hoa: 414.045 người, người Khmer: 24.268 người và người Chăm: 7.819 người.

{72, tr.50}
1.1.3. Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh
Trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội, thành phố Hồ Chí Minh ln là
một trung tâm kinh tế, tài chính, thương mại, dịch vụ của cả nước, là hạt nhân
của vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, là một trong ba vùng kinh tế trọng điểm
lớn nhất cả nước. Với tốc độ tăng trưởng kinh tế cao, về quy mơ thành
phố chỉ chiếm 0,6% diện tích và 8,3% dân số cả nước, tuy nhiên, năm 2011
đóng góp vào tổng sản phẩm quốc gia đạt: 20,2%, năm 2015 đạt: 30% cả nước.
Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 26,1% cả nước, dự án đầu tư nước ngoài đạt:
44% cả nước. {72, tr.75}
Thu ngân sách của thành phố đạt 135.362 tỷ đồng năm 2009. Dự án đầu
tư nước ngoài vào Thành phố lớn nhất cả nước. Có 4.536 dự án đầu tư trực tiếp
nước ngồi cịn hiệu lực đến cuối năm 2014 với tổng vốn đầu tư là 3.26 tỷ USD,
chiếm 14.9% vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam của cả nước.
{72, tr.77}
1.1.4. Về tổ chức đơn vị hành chính ở thành phố Hồ Chí Minh

13


Hiện nay, thành phố Hồ Chí Minh là một trong 5 thành phố trực thuộc
Trung ương. Năm 1976, 11 quận nội thành của Sài Gòn trước đây được chia lại
thành 8 quận và lập thêm các quận Gò Vấp, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Tân Bình.
Khu vực ngoại thành gồm 5 huyện: Thủ Đức, Hóc Mơn, Củ Chi, Bình
Chánh, Nhà Bè. Năm 1978, thành phố nhận thêm huyện Duyên Hải của
tỉnh Đồng Nai. Năm 1979, các đơn vị hành chính cơ sở được phân chia lại, tồn
Thành phố có 261 phường, 86 xã, thị trấn. Sau đợt điều chỉnh năm 1989, Thành
phố còn 182 phường và 100 xã, thị trấn. Đến năm 1997, tổ chức đơn vị hành
chính của Thành phố tiếp tục có sự thay đổi, khi đó, Thành phố gồm 17 quận, 5
huyện với 303 phường, xã, thị trấn. {72, tr.56}

Hiện nay, thành phố Hồ Chí Minh gồm 19 quận (quận: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9, 10, 11, 12, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận Bình Thạnh, quận Phú
Nhuận, quận Tân Bình, quận Bình Tân, quận Tân Phú) và 5 huyện (huyện Bình
Chánh, huyện Cần Giờ, huyện Củ Chi, huyện Hóc Mơn, huyện Nhà Bè) với tổng
số 322 đơn vị hành chính cấp xã, phường và thị trấn. Trong đó, có 259 phường,
58 xã và 05 thị trấn. {nguồn: Báo cáo công tác xây dựng chính quyền của Sở
Nội vụ Thành phố năm 2015}
Theo Nghị quyết số:724/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 của Ủy
Ban thường vụ Quốc hội về Danh sách huyện, quận, phường các tỉnh, thành phố
thuộc Trung ương thực hiện thí điểm khơng tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,
quận, phường và Nghị quyết số: 725/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 của
Ủy Ban thường vụ Quốc hội về Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thuộc trung ương và quy
định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân quận, huyện và
phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân, kể từ ngày 01/4/2009 tất cả các
huyện, quận (24 huyện, quận) và các phường (259 phường) của Thành phố
không tổ chức Hội đồng nhân dân.
1.2. Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và chính quyền
phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh
1.2.1. Vai trị của chính quyền cấp phường, xã:
Hiện nay, theo quan điểm chung nhất và được nhiều nhà khoa học thừa
nhận, thuật ngữ chính quyền địa phương và cấp chính quyền địa phương được
giải thích như sau:
14


Chính quyền địa phương là hệ thống các cơ quan thực hiện chức năng
quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội ở
địa phương, do nhân dân địa phương bầu ra hoặc do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền thành lập.

Chính quyền địa phương gồm Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
được tổ chức phù hợp với đặc điểm nông thơn, đơ thị, hải đảo, đơn vị hành chính
- kinh tế đặc biệt.{Điều 111, Hiến pháp 2013}
Theo điều 110, chương IX, Hiến pháp 2013 quy định về chính quyền địa
phương, các đơn vị hành chính của nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
được phân định như sau:
Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Tỉnh chia thành huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; thành phố trực thuộc
trung ương chia thành quận, huyện, thị xã và đơn vị hành chính tương đương.
Huyện chia thành xã, thị trấn. Thị xã và thành phố thuộc tỉnh chia thành
phường và xã. Quận chia thành phường. {Điều 110, Hiến pháp 2013}
Chính quyền địa phương cấp phường, xã của Việt Nam là một bộ phận
hợp thành bộ máy nhà nước, bao gồm:
Hội đồng nhân dân phường, xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa
phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa
phương, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa
phương và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân nhân phường, xã do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra là
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng
nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
Chính quyền cấp phường, xã là cầu nối giữa nhà nước, các tổ chức với
nhân dân, đại diện cho nhà nước, nhân danh nhà nước để thực thi quyền lực nhà
nước, triển khai, tổ chức thực hiện những chủ trương, chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước. Chính quyền cấp phường, xã vừa phải thể hiện uy
quyền để thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước giao; vừa phải mềm dẻo,
linh hoạt khi tiếp xúc, làm việc với nhân dân, đáp ứng những nhu cầu đa dạng
của nhân dân; đồng thời phải thực hiện đúng pháp luật, phù hợp với truyền
thống và điều kiện của từng địa phương. Do vậy, việc tổ chức và hoạt động của

15

chính quyền cấp phường, xã khá phức tạp, dễ dẫn đến tình trạng hình thức, kém
hiệu quả hoặc lạm quyền...
Chính quyền cấp phường, xã là nơi trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý
hành chính nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, an ninh, quốc phịng, kinh tế,
văn hóa, xã hội, đảm bảo các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
nhà nước đi vào cuộc sống, không ngừng nâng cao chất lượng đời sống cho
nhân dân. Do vậy, bộ máy chính quyền phường, xã hoạt động có hiệu quả là
đóng góp quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước, đồng thời cung cấp
các dịch vụ công phục vụ nhu cầu thiết yếu của nhân dân.
1.2.2. Chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường, xã
1.2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được Quốc hội
thông qua ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân phường, xã nói chung (trong đó có
UBND phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh) có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dân
cấp trên trực tiếp phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;
- Lập dự toán thu ngân sách và quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địa
bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên
trực tiếp quyết định;
- Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ
dự tốn ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện
ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp về kết quả phân bổ
ngân sách được giao và dự toán ngân sách địa phương;
- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đơ thị, phịng, chống các tệ nạn xã hội, giữ

gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lịng đường, lề đường, trật tự cơng cộng và
cảnh quan đô thị trên địa bàn;
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp thành lập Tổ bầu cử
đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc
16


bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp
luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu cơng ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các cơng trình cơng cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các cơng
trình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản
lý các khoản đóng góp này phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt và bảo đảm sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất
và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản
xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật ni;
- Tổ chức việc xây dựng các cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng
tại địa phương;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống
ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển

các ngành, nghề mới;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thơng và
các cơng trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,
cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật;

17


- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp
bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hố gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hố và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,
những người và gia đình có cơng với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cơ đơn, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức ni dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa

phương;
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng làng
xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo, Uỷ ban
nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính
18


sách dân tộc, chính sách tơn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tơn giáo của nhân dân ở
địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và
tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền;
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án,
xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. {Điều 111-117 Luật Tổ chức
HĐND và UBND năm 2003}
1.2.2.1.2. Về cơ cấu tổ chức:
Thực hiện Nghị định số: 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ
quy định về cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân các phường,
xã của thành phố Hồ Chí Minh được tổ chức như sau:

Lãnh đạo UBND phường, xã là Chủ tịch phụ trách chung, đồng thời phụ
trách khối nội chính, quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội. Một Phó
Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng, đơ thị (đối với phường),
nông nghiệp (đối với xã) nhà đất, tài nguyên - mơi trường. Một Phó Chủ tịch
phụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác.
Ngồi Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân phường, xã
bao gồm:
- Ủy viên Công an: Ủy viên công an là Trưởng Công an phường, xã có
nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách công tác an ninh trật tự, tham
mưu cho UBND phường về cơng tác nội chính và một số cơng tác hành chính khác
như: Quản lý nhân khẩu; đăng ký tạm trú, tạm vắng; quản lý các đối tượng hình sự
và cơng tác an ninh chính trị trên địa bàn.
- Ủy viên Quân sự: Ủy viên quân sự có nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban
nhân dân phụ trách công tác quân sự địa phương; theo dõi, quản lý thanh niên trong
độ tuổi nhập ngũ; tổ chức tuyển quân hàng năm, xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ ở địa phương; huấn luyện quân sự; xây dựng kế hoạch diễn tập phòng thủ.
Trên cơ sở Quyết định số: 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn. Tại thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân các phường, xã đều
19


ban hành Quy chế làm việc tại đầu mỗi nhiệm kỳ, trình Ủy ban nhân dân quận,
huyện phê duyệt.
Các bộ phận giúp việc Ủy ban nhân dân phường, xã của Thành phố được tổ
chức như sau:
Bộ phận Văn phòng -Thống kê:
- Giúp Ủy ban nhân dân phường, xã dự thảo các văn bản trình cấp có thẩm
quyền;
- Quản lý sổ sách, quản lý và giải quyết các hồ sơ, giấy tờ, quản lý công tác lập

và lưu hồ sơ, thống kê và theo dõi số lượng các cán bộ công chức làm việc tại
Ủy ban nhân dân phường, xã;
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị,
tổ chức lịch làm việc, tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh tế - văn hóa - xã
hội trình Ủy ban nhân dân;
- Giúp Ủy ban nhân dân trong công tác thi đua, khen thưởng;
- Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận các đơn khiếu nại, tố cáo của nhân dân;
- Thực hiện đầu mối cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính theo
phân cấp;
- Phổ biến các tài liệu tuyên truyền, quản lý và tổ chức thực hiện công tác quản
trị đời sống tại Ủy ban nhân dân phường, xã;
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
phường, xã.
Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch:
- Quản lý tư pháp, thống kê tư pháp trên địa bàn phường, xã;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo
thẩm quyền được giao;
- Thực hiện công tác phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân, phối hợp
hướng dẫn hoạt động tổ chức hòa giải;
- Giúp Ủy ban nhân dân xã trong công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể được
phân cơng;
Bộ phận Địa chính -Xây dựng-Đô thị-Môi trường (đối với UBND phường)
Bộ phận Địa chính -Xây dựng-Nơng nghiệp-Mơi trường (đối với UBND xã)
20


- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong công tác quản lý, xây dựng, giám sát,
kiểm tra địa chính đất đai, các cơng trình phúc lợi, cơng trình cầu đường thuộc
thẩm quyền quản lý và các cơng trình dân sinh tại địa phương;
- Bảo đảm hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, sổ địa chính,

sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ thống kê, kiểm kê quy hoạch sử
dụng đất đai, đo đạc các mốc địa giới hành chính;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong công tác nông nghiệp, chăn ni, phịng
chống thiên tai, dịch bệnh và đảm bảo mơi trường trên địa bàn;
- Phối hợp với cơ quan cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa giới, bản đồ
địa chính, giải phóng mặt bằng, xây dựng chung cư, khu công nghiệp tại địa bàn.
- Tham gia tuyên truyền, phổ biến các chính sách pháp luật đất đai.
Bộ phận Kinh tế- Ngân sách:
- Thực hiện việc quyết toán, thu - chi ngân sách, tổ chức thực hiện dự tốn và
kiểm tra các hoạt động tài chính khác của Ủy ban nhân dân phường;
- Thực hiện báo cáo công tác tài chính tháng, quý, năm;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã trong công tác phát triển kinh tế, giao
thông nông thôn;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân phường, xã trong việc kiểm tra thu chi ngân
sách, lập chứng từ và quyết toán ngân sách theo quy định của nhà nước;.
Bộ phận Văn hóa - Xã hội:
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân để Ủy ban nhân dân xây dựng các quy hoạch,
đề án trong công tác phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể thao, y tế, phát
thanh trên địa bàn;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân công tác phổ cập giáo dục, quản lý các trường
tiểu học, tổ chức các trường mầm non, các chủ trương về xã hội hóa giáo dục
trên địa bàn;
- Quản lý các cơng trình cơng cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào về
văn hóa, hướng dẫn hoạt động các trung tâm-nhà văn hóa, thể dục thể thao, bảo
vệ và phát huy giá trị di tích lịch sử-danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

21


- Quản lý các trạm y tế, thực hiện đảm bảo sức khỏe cho nhân dân ở tuyến đầu,

phòng chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình;
-Thống kê và kiểm tra dân số lao động tại địa bàn, nắm số lượng và tình hình
các đối tượng tham gia chính sách lao động, thương binh xã hội, thực hiện triển
khai các kế hoạch chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, liệt sĩ, gia
đình có cơng với cách mạng, người cao tuổi, trẻ em khuyết tật mồ côi.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường thành phố Hồ Chí Minh

Bảng 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường thành phố Hồ Chí Minh

22


1.3. Một số khác biệt giữa UBND xã và UBND phường thành phố Hồ Chí Minh
Ủy ban nhân dân xã và Ủy ban nhân dân phường cùng thực hiện chức
năng quản lý hành chính nhà nước ở địa phương trên các lĩnh vực: chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng.... nên về cơ bản tương
đồng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, do điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội giữa các
phường và xã tại thành phố Hồ Chí Minh có những điểm khác biệt (về vị trí địa
lý, thương nghiệp, cơng nghiệp, nơng nghiệp, giao thông, dịch vụ, thủy lợi, dân
cư, cơ sở hạ tầng...) nên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy
giữa Ủy ban nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã cũng khơng hồn tồn
giống nhau.
Qua nghiên cứu và khảo sát thực tiễn, chúng tôi nhận thấy giữa Ủy ban
nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã của thành phố hồ Chí Minh có những
điểm khác biệt cơ bản như sau:
Ủy ban nhân dân phường:
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống
văn minh đô thị, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị, quản lý dân cư đô thị
trên địa bàn;
- Thanh tra, kiểm tra việc sử dụng đất của tổ chức, cá nhân trên địa bàn

phường theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân
cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật
theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường, lập
biên bản, đình chỉ những cơng trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo khơng có giấy
phép, trái với quy định của giấy phép, báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền
xem xét, quyết định.
Ủy ban nhân dân xã:
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp đưa ra;
- Tổ chức xây dựng các cơng trình thủy lợi vừa và nhỏ, thực hiện bảo vệ
rừng;
23