bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 6 cơ cấu tổ chức và kiểm tra mua hàng

Chương 6

CƠ CẤU, TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA
MỘT PHÒNG BAN MUA HÀNG
1. Cơ cấu và cơng tác dịch vụ
2. Tập trung hay phân tán
3. Hệ thống tin học và mua hàng
4. Kiểm tra Phòng ban mua hàng


1. CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ
1.1. Các mô hình mua hàng




Mô hình cổ điển
Mô hình theo chức năng mua hàng
Mô hình quản lý nguyên vật liệu

1.2. Những phương thức tổ chức nội bộ
1.
2.
3.
4.
5.

Tổ chức theo chức năng
Tổ chức theo dự án hoặc công việc
Tổ chức theo vùng
Tổ chức theo công nghệ

Tổ chức hỗn hợp


1.CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ
1.1. Các mô hình mua hàng
1.1.1- Mô hình cổ điển:
- Người sử dụng gửi yêu cầu mua hàng cho bộ
phận thu mua xác đònh rõ số lượng và chất lượng
- Người mua hàng lập hồ sơ nhà cung cấp và chọn
lựa chào hàng rẻ nhất tại thời điểm.
- Người mua hàng đóng vai trò đơn giản là người
chuyển đơn hàng
 Rất khó đánh giá bộ phận thu mua trong công ty.
 Đây chỉ là hình thức mua hàng trong ngắn hạn.


1. CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.1. Các mô hình mua hàng
1.1.2- Mô hình theo Chức năng mua hàng:
Bộ phận mua hàng tham gia vào việc xác đònh và triển
khai chiến lược mua hàng
Trách nhiệm của bộ phận thu mua:
-

Phát triển việc tìm kiếm nhà cung cấp và đưa vào áp dụng
hệ thống đánh giá nhà cung cấp.
Phụ trách việc theo dõi nhà cung cấp và kiểm tra mức độ
hoàn thiện.
Khả năng đặt hàng với số lượng khác nhau tùy yêu cầu

Phát triển tiếp theo việc nghiên cứu thò trường nhà cung cấp
Tham gia vào việc khái niệm sản phẩm và qúa trình sản xuất
Tham gia và việc xác đònh chiến lược tổng thể của công ty.


1. CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.1. Các mô hình mua hàng
1.1.3- Chức năng “Quản lý nguyên vật liệu”
 Quản lý việc mua hàng
 Kiểm tra sản xuất
 Khái niệm, quản lý hệ thống tồn kho ở tất cả
các bước của quá trình.
 Nhập kho và quản lý hàng hoá
 Vận chuyển
 Nhận hàng và phân bổ.
 Thanh lý hàng phế phẩm
 Phụ trách các vấn đề hải quan


1.CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ
1.2. Những phương thức tổ chức nội bộ
1.2.1- Tổ chức theo chức năng
- Những chức năng mua hàng được nhóm lại tùy theo tầm cỡ
công ty và mức độ trưởng thành và phát triển trách nhiệm
của bộ phận mua hàng. (nghiên cứu, tài liệu kinh tế, đánh
giá nhà cung cấp, theo dõi nhà cung cấp, thương lượng và
hành chính mua hàng, tính toán nhu cầu và quản lý tồn kho,
quản lý gia công,..)
-

Cần đáp ứng những điều kiện sau :
-

Toàn bộ các nhiệm vụ có phải từ một sự phân chia rõ ràng không?
Tổ chức hiện tại có cho phép đạt được các chỉ tiêu đã đònh không?
Trách nhiệm của mỗi người có được xác đònh rõ ràng không ?
Những kỹ năng hiện có có được sử dụng hết không?


1. CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ
1.2. Những phương thức tổ chức nội bộ
1.2.2- Tổ chức theo dự án hoặc công việc:
-

Phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất từng đơn vò : quản lý dự án
xác đònh, sản xuất sản phẩm thay đổi theo từng dự án sản xuất.

-

Việc tổ chức đặc trưng này cần bổ nhiệm một trưởng dự án lãnh
trách nhiệm cung ứng đặc biệt cho từng dự án khác nhau.


1. CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.2. Những phương thức tổ chức nội bộ
1.2.3- Tổ chức theo vùng:
- Khi doanh nghiệp đủ lớn để phát triển theo
hướng phân tán sản xuất.

- Mỗi đơn vò mua hàng làm công tác cung ứng
theo tính đặc biệt của nhu cầu đòa phương.
- Một trung tâm thu mua được hình thành để
nhóm lại những công việc mua hàng quan
trọng.


1. CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ
1.2. Những phương thức tổ chức nội bộ
1.2.4- Tổ chức theo công nghệ:
- Trường hợp có nhiều công nghệ và ngành
nghề rất khác nhau trong công ty.
- Cần có kỹ năng và hiểu biết về kỹ thuật
những công nghệ này.
1.2.5- Giải pháp hỗn hợp: Đối với những doanh
nghiệp có yêu cầu lớn theo các hình thức trên.


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN
2.1. Tiêu chuẩn lựa chọn
2.1.1. Tiêu chuẩn tập trung hóa
2.1.2. Tiêu chuẩn phân tán hóa
2.2. Các hình thức tập trung hóa
2.2.1. Trung tâm tuyển chọn nhà cung cấp
2.2.2. Công văn bắt buộc hay hợp đồng khung
2.2.3. Dòch vụ trung tâm thu mua theo nghóa hẹp
2.2.4. Trung tâm mua hàng có kho chứa hàng


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1. Tiêu chuẩn lựa chọn:
Các tiêu chuẩn liên quan các điểm sau:
- Xác đònh đònh tính các nhu cầu
- Xác đònh đònh lượng các nhu cầu
- Tuyển chọn nhà cung cấp và thương lượng
- Quản lý tồn kho
- Xác đònh một chiến lược mua hàng
- Nhận biết của bộ phận mua hàng


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1. Tiêu chuẩn lựa chọn:
2.1.1- Tiêu chuẩn tập trung hóa :
- Xác đònh đònh tính các nhu cầu:
- Xác đònh đònh lượng các nhu cầu (toàn cầu hóa)
- Phân tích thò trường nhà cung cấp
- Quản lý tồn kho
- Đồng nhất các qui trình
- Giản lược chức năng mua hàng
- Chuyên nghiệp hóa mua hàng
- Nhận biết việc mua hàng.


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1. Tiêu chuẩn lựa chọn:
2.1.2- Tiêu chuẩn phân tán hóa :
Ngoài những tiêu chuẩn có trong tập trung hóa, cần bổ sung một

số tiêu chuẩn sau đây cho hình thức phân tán hoá việc mua
hàng:
-

Gần người sử dụng

-

Chương trình hóa việc nhận hàng (JIT)

-

Nhu cầu có hạn hoặc duy nhất


Chương 16: TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2- Các hình thức tập trung hóa:
2.1- Trung tâm tuyển chọn nhà cung cấp:
-

Trung tâm chọn lựa nhà cung cấp và mã hàng hóa.

-

Việc đặt hàng và quản lý tồn kho thuộc từng đơn vò riêng biệt

-

Trung tâm chỉ đóng vai trò hành chánh nhưng có quyền quyết

đònh chiến lược nhà cung cấp


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.2. Các hình thức tập trung hóa:
2.2.2- Công văn bắt buộc hay hợp đồng khung:
Đối với một số sản phẩm quan trọng. Hợp đồng mua hàng chính
thức được ký bởi tập đoàn.
Những đơn vò phân tách bò buộc phải mua trong ngắn hạn.
Thủ tục hành chính tuỳ thuộc vào cách làm việc của từng đơn vò


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.2. Các hình thức tập trung hóa:
2.2.3- Dòch vụ trung tâm thu mua theo nghóa hẹp :
- Tất cả chức năng mua hàng được tập trung
hóa, là một phần của việc cung ứng
- Đơn đặt hàng được tập trung hóa, cũng như
việc thanh toán
- Trung tâm không quản lý tồn kho
- Việc giao hàng được phân tán đến từng đơn vò
- Trung tâm tự trả lương bằng các chiết khấu từ
nhà cung cấp, hoặc chênh lệch giữa giá mua
và giá bán lại cho đơn vò sản xuất.


2. TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.2. Các hình thức tập trung hóa:
2.2.4- Trung tâm mua hàng có kho chứa hàng
-

Trung tâm quản lý tồn kho

-

Là người giao dòch cho các đơn vò sản xuất

-

Tập trung ở những mặt hàng mua với số lượng lớn.


3. HỆ THỐNG TIN HỌC và MUA HÀNG
3.1. Ghi nhận các áp dụng tin học
3.2. Cấu trúc đặc trưng của một hệ thống tin học
3.3. Những hồ sơ mua hàng cơ bản
3.4. Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống tin học


3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

1. Ghi nhận các áp dụng tin học
Một hệ thống phải có 3 cấp độ chính:
- Đầu tiên, liên quan đến việc quản lý hàng
ngày: quản lý tồn kho, áp dụng tính toán nhu
cầu, kế hoạch hóa sản xuất.
- Thứ hai, cũng liên quan đến quản lý hàng

ngày, giải phóng người mua khỏi các thủ tục
hành chính (đơn hàng tự động, theo dõi tự
động, nhận hàng, kiểm tra việc thanh toán, ghi
nhận xử lý và theo dõi yêu cầu mua hàng)
- Thứ ba, áp dụng cho việc quản lý mua hàng :
kiểm tra mua hàng, chọn nhà cung cấp,..


3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
3.2- Cấu trúc đặc trưng của một hệ thống tin học:
-

Một mun cho phép dự báo, lên kế hoạch, thương
lượng,..
Một áp dụng để chuyển đơn hàng
Hệ thống nhập và xử lý các thông tin mua hàng (yêu cầu
mua hàng, gọi thầu,…)
Một hệ thống nhắc nhở tự động với nhà cung cấp
Một hệ thống theo dõi nhà cung cấp
Một cơ sở dữ liệu thương mại, kỹ thuật về thò trường nhà
cung cấp
Một áp dụng kiểm tra số lượng và chất lượng khi nhận
hàng
Một hệ thống kiểm tra mua hàng : ngân sách mua hàng,
hiệu quả mua hàng, cập nhật bảng biểu.


3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
3.3- Những hồ sơ mua hàng cơ bản:
3.3.1- Hồ sơ sản phẩm:

Yêu cầu:
- Thống nhất trong nội bộ công ty
- Phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai
- Đơn giản nhưng đầy đủ chi tiết
- Được một cá nhân quản lý
- Cho phép so sánh
Thông tin cần có:
- Sắp xếp theo nhóm và mã hàng
- Có tài liệu liên quan : thương mại, kỹ thuật,
nghiên cứu kỹ thuật, kết quả thử nghiệm….


3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
3.3- Những hồ sơ mua hàng cơ bản:
3.3.2- Hồ sơ nhà cung cấp:
3.3.2.1- Mã hoá nhà cung cấp: cần có những thông tin đồng nhất

3.3.2.2- Loại thông tin đưa vào:
- Phiếu liên hệ / đònh tính từng nhà cung cấp
- Hồ sơ đánh giá nhà cung cấp
- Hồ sơ theo dõi
3.3.2.3- Phiếu liệ hệ đònh tính cần những thông tin sau:
- Tên nhà cung cấp
- Mã số nhà cung cấp
- Liên hệ trong quá khứ với nhà cung cấp
- Thông tin khác về nhà cung cấp (Doanh số, tài chính, sản xuất)
- Sản phẩm đã bán
- Doanh số thực hiện với công ty trong những năm qua.

3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
3.3- Những hồ sơ mua hàng cơ bản:
3.3.2.4- Hồ sơ đánh giá :
Bao gồm các báo cáo về nghiên cứu sản phẩm nơi nhà cung
cấp (báo cáo tham quan, gặp gỡ hay thương lượng)
3.3.2.5- Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp:
Bao gồm :
- Phiếu tổng kết các đặt hàng trong quá khứ
- Những yêu cầu về giá và phản hồi của nhà cung ứng.
- Trả lời các gói thầu đã làm.
- Các báo cáo, phiếu thông tin khác, bài báo về nhà cung
cấp
- Tài liệu riêng của nhà cung cấp (catalog, phiếu kỹ thuật, hồ
sơ thương mại,,,)


3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
3.4- Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống tin học:
3.4.1- Những trình độ khác nhau của việc tin học hoá
-

Trình độ 1: cộng cụ theo dõi và tính toán theo lối mòn hành
chính

-

Trình độ 2: triển khai những nguyên tắc quyết đònh

-

Trình độ 3: công cụ tính toán và giả đònh.


3. HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
3.4- Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống tin học:
3.4.2- khả năng vận hành và tính hiệu quả của hệ
thống
- Đối với tính toán theo lối cũ: chính xác và
nhanh chóng
- Đối với quyết đònh mua hàng: yêu cầu thông
tin phải nhanh chóng và đầy đủ để giúp quyết
đònh.
- Không cần phải nhập lại dữ liệu nhiều lần
- Cần trang bi cho mỗi vò trí làm việc một thiết bò
nhận thông tin để làm việc hiệu quả hơn.