Hướng dẫn quản trị phần mềm thư viện số dspace 2

HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ
PHẦN MỀM THƯ VIỆN SỐ DSPACE

Đơn vị thực hiện:
Công ty cổ phần tư vấn và tích hợp công nghệ D&L

Hà Nội, 2015


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

MỤC LỤC
I.

GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................................................... 3
1.

Tổng quan ..................................................................................................................................... 3

2.

Đối tượng sử dụng ........................................................................................................................ 3

3.

Yêu cầu, kỹ năng .......................................................................................................................... 3

4.

Lưu ý khi sử dụng tài liệu ............................................................................................................. 3

II.

HƯỚNG DẪN KIỂM DUYỆT TÀI LIỆU ............................................................................... 3

Bước 1: Chọn “Nhận nhiệm vụ” .......................................................................................................... 4
Bước 2: Chấp nhận nhiệm vụ ............................................................................................................... 4
Bước 3: Chấp nhận/từ chối/cập nhật siêu dữ liệu cho tài liệu/trả nhiệm vụ lại nhóm .......................... 5
Bước 4: Cập nhật siêu dữ liệu .............................................................................................................. 7
Bước 5: Chấp nhận xuất bản tài liệu..................................................................................................... 9

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

2


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

HƯỚNG DẪN KIỂM DUYỆT TÀI LIỆU TRONG DSPACE
I.

GIỚI THIỆU CHUNG

1. Tổng quan
-

Tài liệu này trình bày các thao tác kiểm duyệt một tài liệu mới biên mục trước
khi tài liệu đó được xuất bản trên Dspace. Các thao tác bao gồm việc chấp
nhận/từ chối/chỉnh sửa tài liệu.

-

Tài liệu dùng cho phần mềm quản trị thư viện số Dspace, phiên bản 5.x.

-

Mục tiêu: Người dùng biết cách kiểm duyệt một tài liệu trước khi cho phép nó
public trên Dspace.

2. Đối tượng sử dụng
-

Tài liệu được phổ biến rộng rãi trên trang Dspace.vn để mọi người đều có thể sử
dụng.

-

Áp dụng cho người quản trị thư viện số Dspace và những người dùng được cấp
quyền kiểm duyệt tài liệu.

3. Yêu cầu, kỹ năng
-

Yêu cầu: Người dùng có máy tính kết nối Internet, đồng thời tài khoản của
người dùng phải có quyền quản trị thư viện số Dspace hoặc được cấp quyền
kiểm duyệt tài liệu.

-

Kỹ năng: Người dùng biết sử dụng máy tính và Internet.

4. Lưu ý khi sử dụng tài liệu
-

Chữ in đậm: Các từ trong hệ thống

-

Chữ in nghiêng, đậm: Các nút thao tác trên hệ thống
VD: Chọn nút “Tiếp” để chuyển sang quá trình mô tả tiếp theo

II.

HƯỚNG DẪN KIỂM DUYỆT TÀI LIỆU

Nếu việc nhập tài liệu mới vào Dspace được thiết lập theo quy trình 3 bước từ Nhập
liệu => Kiểm duyệt => Xuất bản thì sau khi nhập liệu, phải qua quá trình kiểm duyệt
tài liệu mới có thể xuất bản trên Dspace.

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

3


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

Với tính năng này, người kiểm duyệt có thể gửi trả lại yêu cầu cho người nhập liệu để
họ có thể tự chỉnh sửa lại tài liệu hoặc chính người kiểm duyệt sẽ hiệu chỉnh lại cho
đúng sau đó mới xuất bản. Để kiểm duyệt 1 tài liệu, tiến hành thao tác theo hướng dẫn
dưới đây:
Khi một tài liệu được tải lên và được gửi đến tài khoản người kiểm duyệt yêu cầu cho

phép xuất bản, tại trang cá nhân của người kiểm duyệt sẽ hiển thị thông tin:

Bước 1: Chọn “Nhận nhiệm vụ”
Bước 2: Chấp nhận nhiệm vụ:
Trong giao diện hiển thị các thông tin mô tả tài liệu, chọn “Chấp nhận nhiệm vụ này”
để kiểm duyệt tài liệu:

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

4


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

Cũng có thể chọn “Hủy” nếu không muốn tiếp tục kiểm duyệt tài liệu này
Bước 3: Chấp nhận/từ chối/cập nhật siêu dữ liệu cho tài liệu/trả nhiệm vụ lại nhóm:
Sau khi ta chọn “Chấp nhận nhiệm vụ này”, giao diện chương trình hiển thị như hình
dưới đây:

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

5


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

Từ giao diện này, người dùng có thể:
 Chọn nút

nếu người kiểm duyệt đã kiểm tra các thông tin

mô tả của tài liệu và thấy nó phù hợp với điều kiện của bộ sưu tập chứa tài liệu
tải lên
 Chọn nút

nếu thấy tài liệu không phù hợp với điều kiện bộ

sưu tập. Khi đó, người kiểm duyệt sẽ được yêu cầu nhập 1 lý do giải thích tại
sao tài liệu không phù hợp. Và người nhập liệu có cần chỉnh sửa thông tin rồi
gửi lại tài liệu hay không
 Chọn nút

để thêm/ chỉnh sửa các siêu dữ liệu

 Chọn nút “Thực hiện sau” thoát khỏi giao diện này và thao tác với các quy
trình khác trong thư viện

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

6


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

 Chọn nút “Trả nhiệm vụ lại nhóm” để trả lại trách nhiệm kiểm duyệt tài liệu
này cho các thành viên khác thuộc nhóm kiểm duyệt
Bước 4: Cập nhật siêu dữ liệu
Khi chọn bước cập nhật siêu dữ liệu để chỉnh sửa lại thông tin mô tả tài liệu trước khi
cho tài liệu lên public, giao diện chương trình hiển thị:

 Sau khi chỉnh sửa thông tin, chọn “Tiếp” để tiếp tục chỉnh sửa siêu dữ liệu

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

7


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

 Tại giao diện này người kiểm duyệt có thể chỉnh sửa thông tin mô tả tập tin của
tài liệu bằng cách chọn nút “Chỉnh sửa”
 Hoặc thay đổi định dạng của tệp tin đính kèm bằng cách chọn nút “Chỉnh sửa
định dạng”
 Sau đó chọn “Tiếp” và xác nhận lại các thông tin vừa thay đổi/ chỉnh sửa . Nếu
đã chính xác click “Tiếp theo”

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

8


Tài liệu đào tạoDspace - Hướng dẫn kiểm duyệt tài liệu

Khi đó, chương trình sẽ quay lại Bước 3 để người kiểm duyệt tiếp tục các thao tác với
tài liệu. Người kiểm duyệt cũng có thể chọn “Chỉnh sửa” để thay đổi các giá trị siêu
dữ liệu
Bước 5: Chấp nhận xuất bản tài liệu
Sau các bước kiểm duyệt, chọn “Chấp nhận” để tài liệu được public trên thư viện.

Tel: 04.66552836 | Fax:04.37678812 | E: | Web: ,

9