Bài Giảng Quản Trị Mua Hàng Và Lưu Kho

QUAÛN TRÒ MUA HAØNG
VAØ LÖU KHO


GIỚI THIỆU MÔN HỌC


Mục tiêu mơn học:

Môn học nhằm phát triển việc nghiên cứu và vận dụng
chức năng mua hàng / cung ứng trong lónh vực sản xuất
công nghiệp hay thương mại.


Số giờ học : 45 tiết



Tiêu chuẩn đánh giá :
–
–
–



Bài tập tình huống: 10%
Kiểm tra giữa kỳ: 20%
Thi cuối khóa :
70%

Tài liệu tham khảo:

–
–

PGS.TS. Đoàn Thò Hồng Vân, “Quản trò Cung ứng” 2002, Nhà
xuất bản Thống Kê
Donald Waters, «Logistics»,2002, Palgrave Edition


NỘI DUNG MÔN HỌC
Môn học gồm có bốn phần:
Phần 1:
Những quyết đònh chiến lược trong mua hàng
Phần 2:
Những qui trình và kỹ thuật mua hàng
Phần 3:
Quản lý dòng luân chuyển hàng hóa và hệ thống cung
ứng.
Phần 4:
Cơ cấu tổ chức và kiểm tra một phòng ban mua hàng.


Phần 1:

NHỮNG QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯC
TRONG MUA HÀNG






Chương 1: Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết
đònh của chiến lược
Chương 2: Chiến lược sản phẩm và bảo đảm
chất lượng
Chương 3: Phân tích nhu cầu của người sử
dụng: một bước đi của chiến lược khách hàng
Chương 4: Tiếp thò mua hàng và đònh nghóa của
một chiến lược nhà cung cấp.
Chương 5: Quyết đònh “làm hay yêu cầu làm”


Chương 1:

Chức năng mua hàng.
Yếu tố quyết đònh của chiến lược
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Cung ứng và quản trị cung ứng
Giới thiệu chức năng mua hàng
Các giai đoạn phát triển của mua hàng
Q trình chiến lược tổng thể
Phân khúc mua hàng
Chiến lược mua hàng

Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.1 Cung ứng và các khái niệm liên quan:
1.1.1. Cung ứng trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập
trung:
Cung ứng được hiểu là cung ứng vật tư
Là một q trình Nhà nước XHCN phân phối và lưu
thơng tư liệu sản xuất một cách có kế hoạch….
Cung cấp vật tư kỹ thuật là mộ hình thức lưu
thơng đặc biệt, nó còn nằm trong q trình sản
xuất.
1.1.2. Cung ứng trong nền kinh tế thị trường:
Mua hàng/ Mua sắm (purchasing):
Thu mua (Procurement)
Quản trị cung ứng (Supply management)


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.1.2.1. Mua hàng:
Chức năng cơ bản của một tổ chức.
Gồm những hoạt động liên quan đến việc mua ngun vật
liệu, máy móc, trang thiết bị, dịch vụ… phục vụ cho hoạt động
của tổ chức.
Hoạt động của mua hàng:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Phối hợp các phòng ban để xác định nhu cầu ngun vật liệu cần cung
cấp.
Tổng hợp nhu cầu của tồn tổ chức, xác định số lượng cần mua
Xác định nhà cung cấp tiềm năng
Thực hiện nghiên cứu thị trường cho những ngun vật liệu quan trọng
Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng
Phân tích các đề nghị
Lựa chọn nhà cung cấp
Soạn thảo đơn đặt hàng/ hợp đồng
Thực hiện các hợp đồng và giải quyết vướng mắc
Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.1.2.2. Thu mua:
Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, phát triển, mở rộng

chức năng mua hàng.
Chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến
lược.
Hoạt động của thu mua:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tham gia vào việc phát triển nhu cầu ngun vật liệu, d ịch vụ,…
Thực hiện các nghiên cứu về ngun vật liệu
Nghiên cứu chun sâu về thị trường ngun vật liệu
Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng
Quản trị chất lượng các nhà cung cấp
Quản lý q trình vận chuyển
Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử
dụng lại các ngun vật liệu


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.1.2.3. Quản trị cung ứng:
Là sự phát triển ở bước cao hơn của thu mua.
Mang tính chiến lược
Hoạt động của quản trị cung ứng:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Đặt quan hệ trước để mua hàng
Thực hiện các chức năng mua hàng và hoạt động của thu mua
Lựa chọn nhà cung ứng chiến lược
Xây dựng chiến lược với nhà cung ứng để quản lý chất lượng và
chi phí.
Xác định nguy cơ và cơ hội trong mơi trường cung ứng.
Phát triển chiến lược thu mua dài hạn
Quản lý và cải thiện dây chuyền cung ứng
Tham gia vào q trình hoạch định chiến lược


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.2. Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh:
1.2.1. Cung ứng là một hoạt động quan trọng, khơng
thể thiếu trong mọi tổ chức:
Hoạt động cơ bản của một doanh nghiệp:
-

Sáng tạo Phòng kỹ thuật, nghiên cứu, phát triển
Tài chính –
Phòng tài chính/ kế tốn tài vụ
Nhân sự - Phòng tổ chức
Mua hàng –
Phòng cung ứng
Sản xuất Phòng điều hành và xưởng SX
Phân phối. –
Phòng marketing và bán hàng


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.2. Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh:
1.2.2. Cung ứng là nhân tố có ảnh hưởng quyết định
đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp:
Để đạt được mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp cần
có:
Máy móc (Machines)
Nhân lực (Manpower)
Ngun vật liệu (Materials)
Tiền (Money)
Quản lý (Management)
1.2.3. Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động
sản xuất từ bên ngồi.

Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.3. Mục tiêu của quản trị cung ứng:

1.3.1. Ở cấp cao:
Mục tiêu 5 “đúng”:
1.

Đúng chất lượng

2.

Đúng nhà cung cấp

3.

Đúng số lượng

4.

Đúng thời điểm

5.

Đúng giá


Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng
1.3. Mục tiêu của quản trị cung ứng:
1.3.2. Ở bộ phận chiến lược quản trị cung ứng:
Có 8 mục tiêu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Đảm bảo hoạt động cơng ty liên tục, ổn định
Mua hàng giá cạnh tranh
Mua hàng một cách khơn ngoan
Dự trữ ở mức tối ưu
Phát triển nguồn cung cấp đáng tin cậy
Giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp
Tăng cường hợp tác trong nội bộ cơng ty
Thực hiện mua hàng một các có hiệu quả.

1.3.3. Ở bộ phận nghiệp vụ cung ứng:

Hồn thành tốt các kế hoạch mua hàng/ cung ứng đã đặt ra.


Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

2-Giới thiệu chức năng mua hàng:
2.1. Khái niệm chức năng mua hàng:
Chức năng mua hàng chòu trách nhiệm cho việc thu mua những
hàng hóa hay dòch vụ cần thiết cho việc vận hành của cả công ty
Việc mua hàng cần tôn trọng những điểm sau:
–
Mua hàng hóa hoặc dòch vụ yêu cầu
–
Đúng chất lượng
–
Với số lượng mong muốn
–
Với giá thấp nhất
–
Trong thời hạn mong đợi
–
Và trong những điều kiện tốt nhất về dòch vụ và an toàn cung
ứng.


Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

2-Giới thiệu chức năng mua hàng:
2.2. Các giai đoạn phát triển của mua hàng:
Có 4 giai đoạn:
–

Thụ động
Tự chủ

–

Góp phần

–

Sát nhập

–


Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng
Giai đoạn 1

THỤ ĐỘNG

Không có chiến lược /
quyết đònh mua hàng đơn giản
-----------------------------------------------------------Lối mòn hành chính
Mức độ hoàn thiện = hiệu suất
Không có thông tin liên chức năng
Lựa chọn nhà cung cấp: có sằn / gia

Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng


Giai đoạn 2

TỰ CHỦ

Kỹ thuật và thực hành / tối ưu hóa
---------------------------------------------------------Mức độ hoàn thiện: giảm chi phí / hiệu suất
Tin học hóa các hoạt động hàng ngày
Phối hợp mua hàng/ lónh vực kỹ thuật
Nhận biết tính chuyên nghiệp trong quản trò
Nhận biết việc mang lại lợi nhuận


Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng


Giai đoạn 3
GÓP PHẦN

Hỗ trợ của chiến lược tổng thể
----------------------------------------------------------Giao hàng mua / tiếp thò
Phân tích và theo dõi sản phẩm bằng
phương tiện điện tử /
thò trường nhà cung cấp
Sự tham gia của hệ thống tin học
Mức độ hoàn thiện: hiệu suất/ hiệu quả
Người mua hàng chuyên nghiệp/ cơ cấu


Chương 1:

Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng


Giai đoạn 4
SÁT NHẬP

Sự đóng góp năng động và
chiến lược và quản trò
ở mức độ cấp bậc chuyên nghiệp
---------------------------------------------------------Mối liên hệ/ hệ thống tin học liên chức năng
Phát triển đối tác nhà cung cấp
Mức độ hoàn thiện: góp phần
mang tính chiến lược
Chọn lựa cơ cấu/ nhân sự.

Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :
3.1- Phân tích cạnh tranh:
3.1.1- Bối cảnh cạnh tranh tổng thể:
- Phân tích vò thế của nhà cung cấp và khách hàng
- Xác đònh những đe dọa từ bên ngoài
- Xác đònh những rào cản ở lối vào

3.1.1- Xác đònh hệ thống cạnh tranh: Có 4 loại
- Lónh vực hoạt động với số lượng lớn
- Lónh vực canh tranh bởi sự khác biệt
- Lónh vực canh tranh thuộc loại phân nhỏ
- Lónh vực đi vào bước đường cùng


Quá trình chiến lược tổng thể
Phân tích cạnh tranh

Hệ thống cạnh tranh

Phân khúc
chiến lược
Yếu tố chìa khóa thành
công
Chiến lược tổng thể
Chi phí / Số lượng
Sự khác biệt

Phân khúc thò trường

Chiến lược marketing

Chiến lược
công nghiệp
Khái niệm sản phẩm
Quản lý dòng
Qui tụ hóa / tầm cỡ nhà
máy
Công nghệ
Thâm nhập
Chất lượng / nhân sự
Đo lường hoàn thiện

Chiến lược
mua hàng / cung ứng
Phân khúc mua hàng
Khái niệm sản phẩm
Chiến lược nhà cung cấp
Gia công
Phân tán
Chất lượng / nhân sự
Đo lường hoàn thiện


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :
3.2- Chiến lược tài chính:

3.2.1- Phân tích ADL (Arthur D. Little)
Phân tích tuyệt đối
và tương đối
bắt đầu

tg trưởngbảo hòa

Các yếu tố chìa khoá thành công:
- Vò thế: % trên thò trường
- Hình ảnh : nhà cung cấp
- Kỷ năng : kỹ thuật, công nghệ, nhà cung cấp
- Khả năng về cung ứng
- Cơ cấu : chi phí
- Khả năng sinh lợi : tài chính

suy thoái


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :
3.2.2- Tiếp cận đa tiêu chuẩn và phân khúc chiến lược:
a/ Thò trường khác biệt: gồm những điểm sau:
- Chi phí
- chất lïng sản phẩm
- Thời hạn cho phép và sự uyển chuyển

- Những dòch vụ đi kèm và bổ sung mong đợi

b/ Phân khúc công nghệ:

- Yêu cầu phân tích khả năng công nghệ của nhà cung ứng
- Nghiên cứu những công nghệ thay thế
- Dự trù chi phí chuyển giao công nghệ nếu buộc phải thay thế.

c/ Cơ cấu chi phí:

Phân tích này dựa trên cơ cấu chi phí trực tiếp trên sản phẩm
Tìm những giải pháp thay đổi một số đònh phí để cải thiện tình hình tài
chính của doanh nghiệp (logistics, gia công,…)


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :
3.3- Chiến lược tổng thể xen kẻ :
3.3.1- Chiến lược hướng theo chi phí:
Phạm vi áp dụng:
Nhà máy lớn, tự động hóa (giảm đònh phí)
Phát triển thường xuyên (phân tán sản xuất, hạ thấp chi phí
nhân công)
Tập trung để giảm chi phí : hành chánh, thu mua
Hợp đồng cung ứng lớn (giảm chi phí cung ứng)
Sản phẩm tiêu chuẩn, chu kỳ sống dài
Một số rủi ro:
sự xuất hiện của những sản phẩm thay thế

sự tiến tiển nhanh chóng của yêu cầu của khách hàng
Khó khăn trong quản lý và rủi ro mang tính xã hội.


Chương 1:
Chức năng mua hàng. Yếu tố quyết đònh của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :
3.3.2- Chiến lược về sự khác biệt:
Chiến lược này bao hàm một số đònh hướng sau:
 Cần có sự mềm dẻo trong nghiên cứu phát triển sản
phẩm, rút ngắn thời gian phát triển và triển khai (thương
mại, mua hàng, sản xuất và nghiên cứu)
 Kết hợp với nhà cung cấp để cùng nghiên cứu trong khi
mua hàng để có thể cùng gia công hàng hóa.
(technology)
 Ưu tiên về người và thiết bò cho những sản phẩm này
 Phối hợp cực tốt giữa các phòng ban phục vụ cho chiến
lược này