giáo trình tin học văn phòng excel

BẢNG TÍNH EXCEL
Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel
Có 3 tính năng bạn nên nhớ khi làm việc trong Excel 2007: Microsoft Office
Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon. Chức năng của những tính năng này sẽ được
trình bày chi tiết bên dưới.

 Bảng tính
Một bảng tính là một tài liệu điện tử lưu trữ các kiểu dữ liệu khác nhau. Có các cột
dọc và dòng ngang. Một ô là sự giao nhau của dòng và cột. Một ô có thể chứa dữ liệu và
được sử dụng trong các phép toán của dữ liệu trong bảng tính. Một bảng tính Excel có thể
chứa các workbook và worksheet. Workbook nắm giữ các worksheet có liên quan đến
nhau.
 Microsoft Office Button
Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà được đặt trong menu File ở các phiên
bản Excel trước. Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới (New), mở một workbook
đã có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng
(Close).

1


 Ribbon
Ribbon là vùng phía trên cùng của tài liệu. Nó gồm 7 tab: Home, Insert, Page,
Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi
nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng
trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel.

Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng
trong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm.

Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing

Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange
Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation
Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline
Review: Proofing, Comments, Changes
View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
 Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn có thể sử
dụng. Bạn có thể đặt Quick Access Toolbar lên phía trên hoặc phía dưới vùng Ribbon.
Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và
kích Show Below the Ribbon.

2


Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access Toolbar. Kích phải vào bất kỳ
mục nào trong Office Button hay Ribbon và Kích Add to Quick Access Toolbar và một
phím tắt sẽ được thêm.

 Thanh công cụ mini
Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini. Đây là một thanh công
cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị
các công cụ định dạng phổ biến, như Bold, Italics, Fonts, Font Size và Font Color.

3


Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel
Excel 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn
làm việc với Excel một cách thuận lợi nhất. Để truy cập vào những tùy chọn này:

• Kích Office Button
• Kích Excel Options

 Popular
Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ
mini, sự phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp và điền tên
người dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview. Tính năng Live
Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi.

4


 Formulas
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công
thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc.

 Proofing
Tính năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản.
Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông
qua Custom Dictionaries.

5


 Save
Tính năng này cho phép bạn xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác
định cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu.

 Advanced
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in,

hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác.

 Customize
6


Tùy chọn này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có nhiều
công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access
Toolbar.

Bài 3: Làm việc với Workbook
 Để tạo một Workbook:
• Kích Microsoft Office Toolbar
• Kích New
• Chọn Blank Document

7


Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu có
sẵn và chọn một trong các kiểu bạn cần.

 Lưu một Workbook
Khi bạn lưu một workbook, bạn có 2 lựa chọn là: Save hoặc Save As.
Để lưu một tài liệu:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Save hoặc Save As

Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một workbook dưới dạng
tên khác hoặc lưu nó dưới dạng các phiên bản trước của Excel. Hãy nhớ rằng các phiên

bản cũ của Excel có thể không mở được một worksheet trong Excel 2007 cho tới khi bạn
lưu nó như định dạng Excel 97-2003. Để sử dụng tính năng Save As:
8


• Kích Microsoft Office Button
• Kích Save As
• Nhập tên cho Workbook
• Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook.

 Mở một Workbook
Để mở một workbook có sẵn:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Open
• Duyệt qua các workbook
• Chọn workbook bạn cần mở
• Kích Open

 Nhập dữ liệu
Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc trong thanh công thức.
Để nhập dữ liệu vào một ô:
• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu
9


• Bắt đầu gõ nội dung

Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ:
• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Đặt con trỏ lên thanh công thức

• Nhập dữ liệu

Bài 4: Thao tác với dữ liệu
Excel cho phép bạn di chuyển, copy và paste các ô và nội dung các ô thông qua
việc cut và paste hoặc copy và paste.
 Lựa chọn dữ liệu
Để lựa chọn một ô hoặc dữ liệu để copy hoặc cắt:
• Kích vào ô

• Kích và kéo con trỏ để lựa chọn nhiều ô trong một vùng

10


 Lựa chọn một dòng hay cột:
Để lựa chọn một dòng hoặc cột, kích vào đầu mỗi dòng hay cột.

 Copy và Paste
Để sao chép và dán dữ liệu:
• Lựa chọn ô mà bạn muốn copy
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)

• Lựa chọn ô nơi bạn muốn dán dữ liệu vào đó.
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V)

 Cut và Paste
Để cut và paste dữ liệu:
• Lựa chọn ô bạn muốn để cut
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X)

11


• Lựa chọn ô, nơi bạn muốn dữ liệu được dán vào đó
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste

 Undo và Redo
Để Undo hoặc Redo các hành động bạn vừa thực hiện:
• Trên Quick Access Toolbar
• Kích Undo (tổ hợp phím Ctrl+Z) hoặc Redo (tổ hợp phím Ctrl+Y)

 Tính năng tự động điền dữ liệu
Tính năng Auto Fill sẽ giúp bạn tự động điền dữ liệu vào ô hoặc chuỗi dữ liệu vào một
worksheet thành một vùng được chọn. Nếu bạn muốn các dữ liệu giống nhau được copy vào các
ô khác nhau, bạn chỉ cần hoàn thành một ô hay nếu bạn muốn có một chuỗi dữ liệu (như, các
ngày trong tuần) điền vào 2 ô đầu tiên trong chuỗi và sau đó sử dụng tính năng Auto Fill.
Để sử dụng tính năng Auto Fill:
• Kích Fill Handle (móc điều khiển ở góc dưới phía bên phải ô)
• Kéo Fill Handle để tự động điền dữ liệu vào các ô.

 Để chèn các ô, dòng, và cột trong Excel:
• Đặt con trỏ vào dòng bên dưới nơi bạn muốn chèn một dòng mới, hoặc đặt con trỏ vào bên trái
cột nơi bạn muốn chèn một cột mới
• Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home
• Kích vào lựa chọn thích hợp để chèn Cell (ô), Row (dòng) hoặc Column (cột)

12


 Xóa các ô, dòng và cột

Để xóa các ô, dòng và cột:
• Đặt con trỏ vào ô, dòng hay cột mà bạn muốn xóa
• Kích nút Delete trên nhóm Cells của tab Home
• Kích lựa chọn thích hợp để xóa: Cell, Row, hay Column

 Tìm và thay thế dữ liệu
Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:
• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
• Chọn Find hoặc Replace

• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu
bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế
trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).
• Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn
13


Bài 5. Các hàm thường dùng
 Hàm số học
• Hàm SUM:
Cú pháp:
= SUM(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Tính tổng của danh sách các đối số
Ví dụ: =SUM(5,10,15) Kết quả là 30
• Hàm AVERAGE:
Cú pháp:
= AVERAGE(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của danh sách các đối số
Ví dụ: =AVERAGE(6,7,8) Kết quả là 7
• Hàm PRODUCT:

Cú pháp:
= PRODUCT(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Tính tích của danh sách các đối số
Ví dụ: = PRODUCT(5,5,4) Kết quả là 100
• Hàm MAX:
Cú pháp:
= MAX(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Tìm giá trị lớn nhất của danh sách các đối số
Ví dụ: =MAX(7,9,10,18,55) Kết quả là 55
14


• Hàm MIN:
Cú pháp:
= MIN(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Tìm giá trị nhỏ nhất của danh sách các đối số
Ví dụ: =MIN(7,9,10,18,55) Kết quả là 7
• Hàm COUNT:
Cú pháp:
= COUNT(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Đếm các ô có dữ liệu kiểu số trong danh sách các đối số
Ví dụ: =COUNT(25,50,30,"A") Kết quả là 3
• Hàm COUNTA:
Cú pháp:
= COUNTA(đối số1, đối số2,…)
Ý nghĩa: Đếm các ô không rỗng trong danh sách các đối số
Ví dụ: =COUNTA(25,50,30,"A") Kết quả là 4
• Hàm INT:
Cú pháp:
=INT(đối số)

Ý nghĩa: Lấy phần nguyên của 1 đối số
Ví dụ: = INT(2.5) Kết quả là 2
= INT(-2.5) Kết quả là -3
• Hàm MOD:
Cú pháp:
=MOD(đối số1, đối số2)
Ý nghĩa: Lấy phần dư của phép chia đối số1 cho đối số2
Ví dụ: =MOD(10,3) Kết quả là 1
• Hàm SUMIF:
Cú pháp:
=SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Ý nghĩa: Tính tổng các ô trong <vùng tính tổng> tương ứng với các ô thuộc điều kiện> thoả mãn điều kiện đã cho.
Ví dụ: Cho bảng tính lương như sau:
15


vùng tính tổng

vùng điều kiện

Tính tổng số tiền lương của những người có quê quán Hà Tĩnh.
Nhập vào ô chứa kết quả: =SUMIF(C2:C6,"Hà Tĩnh",D2:D6)
• Hàm COUNTIF:
Cú pháp:
=COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện)
Ý nghĩa: Đếm số ô trong <vùng cần đếm> thoả mãn điều kiện đã cho.
Ví dụ: Đếm số người có lương >1500000
Nhập vào ô chứa kết quả: =COUNTIF(D2:D6,“>1500000”)
• Hàm ROUND:

Cú pháp:
= ROUND(đối số,n)
Ý nghĩa: Làm tròn giá trị của đối số đến n số lẻ
+ n>=0: Làm tròn đối số về bên phải cột thập phân
+ n<0: Làm tròn đối số về bên trái cột thập phân
Ví dụ: = ROUND(333.333,1) cho giá trị là 333.3
= ROUND(333.333,-1) cho giá trị là 330
• Hàm RANK:
Cú pháp:
= RANK(x, danh sách, tuỳ chọn)
Ý nghĩa: Xác định thứ hạng của x so với chuỗi các số trong danh sách. Địa chỉ của
danh sách là địa chỉ tuyệt đối
+ Nếu tuỳ chọn = 0 hoặc không có tuỳ chọn thì xếp giảm dần.
+ Nếu tuỳ chọn = 1 thì xếp tăng dần
Ví dụ: Cho bảng lương như sau:

16


Xác định thứ hạng lương của từng người trong danh sách trên
Nhập vào ô chứa kết quả:
=RANK(D2,$D$2:$D$6) hoặc =RANK(D2,$D$2:$D$6,0) thứ hạng giảm dần
=RANK(D2,$D$2:$D$6,1) thứ hạng tăng dần
 Hàm ngày tháng
• Hàm TODAY:
Cú pháp:
= TODAY()
Ý nghĩa: Trả về ngày tháng năm hiện tại
• Hàm NOW:
Cú pháp:

=NOW()
Ý nghĩa: Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống
• Hàm YEAR:
Cú pháp:
= YEAR(DATE)
Ý nghĩa: Trả về số năm của biến DATE
Ví dụ: =YEAR("20/10/2009") trả về 2009
• Hàm MONTH:
Cú pháp:
= MONTH(DATE)
Ý nghĩa: Trả về số tháng của biến DATE
Ví dụ: =MONTH("20/10/2009") trả về 10
• Hàm DAY:
Cú pháp:
= DAY(DATE)
Ý nghĩa: Trả về số ngày của biến DATE
17


Ví dụ: =DAY("20/10/2009") trả về 20
• Hàm DAYS360:
Cú pháp:
=DAYS360(START_DATE , END_DATE)
Ý nghĩa: Trả về số ngày từ START_DATE (ngày bắt đầu) đến END_DATE (ngày
kết thúc).
Ví dụ: =DAYS360("09/04/2008","07/05/2008") trả về 28
 Hàm Logic
• Hàm IF:
Cú pháp:
= IF(biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2)

Ý nghĩa: Nếu <biểu thức logic> đúng thì hàm cho giá trị là <biểu thức 1>, ngược
lại cho giá trị là <biểu thức 2>.
Trong đó: <biểu thức 1> và <biểu thức 2> có thể là:
+ Hằng
+ Biểu thức
+ Một hàm khác
Ví dụ 1: Để tính cột xếp loại cho thí sinh với điều kiện tổng điểm từ 20 trở lên thì xếp
loại “Đạt”, ngược lại nếu dưới 20 xếp loại “Không đạt”.
Nhập vào ô chứa kết quả: =IF(F11>=20,"Đạt","Không đạt").
Trong đó F11 chứa tổng điểm.
Ví dụ 2: Tính cột xếp loại cho học sinh theo điều kiện như sau: ĐTB >=8.5 xếp loại
“Giỏi”; ĐTB>=7 xếp loại “Khá”; ĐTB>=5 xếp loại “Trung bình”; còn lại
xếp loại “Yếu”.
Nhập vào ô chứa kết quả:
=IF(E2>=9,"Giỏi",IF(E2>=7,"Khá",IF(E2>=5,"TB","Yếu")))
Trong đó ô E2 chứa ĐTB.
• Hàm AND:
Cú pháp:
=AND(điều kiện 1, điều kiện 2,...)
Ý nghĩa: Trả về kết quả TRUE (đúng) nếu tất cả điều kiện đều đúng, Trả về
FALSE (sai) nếu một trong các điều kiệu sai.
Ví dụ: =AND(5>7,10>7) trả về FALSE
18


• Hàm OR
Cú pháp:
=OR(điều kiện 1, điều kiện 2,...)
Ý nghĩa: Trả về kết quả TRUE (đúng) nếu chỉ cần 1 điều kiện là đúng. Trả về
FALSE (sai) nếu tất cả các điều kiện sai.

Ví dụ: =OR(5>7,10>7) trả về TRUE
• Hàm NOT
Cú pháp:
=NOT(điều kiện)
Ý nghĩa: Trả về kết quả TRUE (đúng) nếu điều kiện sai và cho kết quả FALSE
(sai) khi điều kiện đúng
Ví dụ: =NOT(5>7) trả về TRUE
 Hàm ký tự
• Hàm LEFT:
Cú pháp:
= LEFT(TEXT,n)
Ý nghĩa: Lấy n ký tự bên trái của TEXT
Ví dụ: = LEFT("EXCEL 2003",5) trả về EXCEL
• Hàm RIGHT:
Cú pháp:
=RIGHT(TEXT,n)
Ý nghĩa: Lấy n ký tự bên phải của chuỗi TEXT
Ví dụ: = RIGHT("EXCEL 2003",4) trả về 2003
• Hàm MID:
Cú pháp:
= MID(TEXT, m, n)
Ý nghĩa: Lấy n ký tự của chuỗi TEXT bắt đầu từ vị trí m, tính từ trái sang.
Ví dụ: =MID("EXCEL 2003",4,2) trả về EL
• Hàm LEN:
Cú pháp:
=LEN(TEXT)
Ý nghĩa: Đếm độ dài của chuỗi TEXT
19

Ví dụ: =LEN("EXCEL 2003") trả về 10
• Hàm LOWER:
Cú pháp:
=LOWER(TEXT)
Ý nghĩa: Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ thường
Ví dụ: =LOWER("EXCEL") trả về excel
• Hàm UPPER:
Cú pháp:
=UPPER(TEXT)
Ý nghĩa: Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ hoa
Ví dụ: =LOWER("Excel") trả về EXCEL
• Hàm PROPER:
Cú pháp:
=PROPER(TEXT)
Ý nghĩa: Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi TEXT thành chữ hoa
Ví dụ: =PROPER("microsoft excel") trả về Microsoft Excel
• Hàm VALUE
Cú pháp:
=VALUE(TEXT)
Ý nghĩa: Chuyển chuỗi ký tự số sang dạng số
• Hàm VLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo chiều dọc
Cách viết:
= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Trong đó:
- <lookup_value>: Là địa chỉ của ô chứa giá trị để so sánh với các ô ở cột thứ
nhất của bảng tham chiếu (table_array)
- <table_array>: Là địa chỉ của nhóm ô (địa chỉ tuyệt đối) chứa các giá trị cần
tìm kiếm.
- <col_index_num>: Là số thứ tự cột muốn lấy giá trị trong bảng tham chiếu
- <range_lookup>: Có thể là 1 hoặc 0. Nếu là 0 thì bảng tham chiếu không cần

phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần (theo cột thứ nhất của bảng tham chiếu), đây là
trường hợp so sánh chính xác. Nếu là 1 thì bảng tham chiếu phải được sắp xếp
theo thứ tự tăng dần, đây là trường hợp so sánh theo khoảng giá trị.
• Hàm HLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo chiều ngang
Cách viết:
20


= HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Trong đó:
- <lookup_value>: Là địa chỉ của ô chứa giá trị để so sánh với các ô ở dòng thứ
nhất của bảng tham chiếu (table_array)
- <table_array>: Là địa chỉ của nhóm ô (địa chỉ tuyệt đối) chứa các giá trị cần tìm
kiếm.
- <row_index_num>: Là số thứ tự dòng muốn lấy giá trị trong bảng tham chiếu
- <range_lookup>: Có thể là 1 hoặc 0. Nếu là 0 thì bảng tham chiếu không cần
phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần (theo dòng đầu), đây là trường hợp so sánh chính
xác. Nếu là 1 thì bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, đây là
trường hợp so sánh theo khoảng giá trị.

Bài 6. Sắp xếp và lọc dữ liệu
1. Sắp xếp
 Chọn vùng chứa dữ liệu muốn sắp sếp

 Chọn tab Data\ Sort (

-

)

Sort by: Sắp xếp theo cột
Sort On: Kiểu sắp xếp
o Values: Theo giá trị
o Cell Color: Theo màu
o Font Color: Theo màu chữ
o Cell Icon: Theo biểu tượng

-

Oder: Thứ tự sắp xếp
+ A to Z: Tăng dần
21


+ Z to A: Giảm dần
2. Lọc dữ liệu tự động
 Chọn dòng ngay phía trên vùng dữ liệu

 Chọn tab Data\ Filter (

)

 Mỗi ô trên dòng tiêu đề xuất hiện 1 nút hình tam giác bên phải, để lọc ta chỉ việc
nhấp chuột vào nút tam giác của ô muốn xác định điều kiện lọc.
 Đánh dấu vào danh sách phía dưới các giá trị cần đưa ra. Nếu muốn lọc theo
điều kiện phức tạp hơn ta chọn Number Filter hay Text Filter sau đó lựa chọn
các phép so sánh:
• Equal: =
• Does not equal: khác
• Is greater than: >

• Is greater than or equal to: >=
• Is less than: <
• Is less than or equal to: <=
• Begins with: Bắt đầu với
• Does not begin with: Không bắt đầu với
• Ends with: Kết thúc với
• Does not end with: Không kết thúc với
• Contains: Chứa
• Does not contain: Không chứa
22