Slide bài giảng chương 2 và 3 quản trị dự án đầu tư

HOẠCH ĐỊNH
DỰ ÁN
PROJECT PLANNING

1


NỘI dung
 Tuyên bố phạm vi dự án (Project scope statement)
 Hình thành danh sách công việc
 Cấu trúc phân chia công việc (Work breakdown structure – WBS)
 Hình thành công việc
 Ma trận trách nhiệm

 Thứ tự công việc (Activity sequencing)
 Sơ đồ mạng lưới (AOA + AON)


Qui trình khởi tạo và hoạch định

• Vấn đề và cơ hội
• Hình thành dự án
• Mục tiêu dự án
• Các bên có liên quan

Project charter

Preliminary
scope statement
• Các kết quả của dự án
(deliverables)

• Các đòi hỏi dự án
• Các ước lượng ban đầu
• Công việc (WBS)
• Chi phí (budget)
• Thời gian (milestones)
• Tổ chức dự án

• Các hoạt động của dự
án (phạm vi)
• Lịch trình
• Chi phí của dự án

Hoạch định dự
án


4

Hoạch định
• Making Plan


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
 Hoạch định dự án là việc phát triển chi tiết hơn kế hoạch, lịch trình và chi phí đã tồn tại trong giai

đoạn hình thành dự án
 Hoạch định dự án gồm các bước
 Xác định rõ mục tiêu dự án
 Phân chia dự án (work) thành các công việc thành phần nhỏ hơn (work element) và sau cùng là các gói







công việc (work packages) và kèm theo thông tin trách nhiệm của từng cá nhân
Xác định các hoạt động (activities) nhỏ hơn để hình thành một gói công việc nhất định và cuối cùng đạt
mục tiêu dự án
Thực hiện việc sắp xếp trình tự các công việc theo mối quan hệ tương tác giữa chúng
Dự tính thời gian thực hiện từng công việc và nguồn lực cần thiết
Dự tính chi phí cho từng công việc
Tính toán lịch trình và ngân sách để xác định liệu dự án có được đạt trong thời gian và ngân sách được
phân bổ với nguồn lực có sẵn hay không


Hoạch định dự án
• Chi tiết hoạt động

• Danh sách công việc

• Chi tiết lịch trình

• Thứ tự công việc

• Chính xác chi phí

Kế hoạch
thực hiện
dự án

Chi
phí
• Ước lượng chi phí
• Hoạch định ngân sách

Tốn bao
nhiêu tiền

Phạm
• Chưa cụ thể thời gian bắt đầu & kết thúc
vi
Làm cái gì
và ai làm ?

Lịch
trình
Làm bao
• Thời gian thực hiện
lâu?
• Thời gian bắt đầu và kết thúc
• Phân bổ nguồn lực


Mục tiêu dự án
 Định nghĩa: mục tiêu của dự án là kết quả kì vọng hay sản phẩm cuối cùng.
 Đặc trưng
 Được xác định rõ ràng giữa (khách hàng và đơn vị thực hiện dự án)
 Được xác định dựa trên các khía cạnh về chi phí, thời gian và phạm vi

 Ví dụ

 Dự án giới thiệu ra thị trường nồi cơm điện mới đáp ứng những tiêu chuẩn kĩ thuật định sẵn
của khách hàng trong vòng 10 tháng với chi phí là 2 triệu USD
 Mục tiêu = Một ngôi nhà hoàn chỉnh → mục tiêu: ngôi nhà hoàn chỉnh trước 31/5 theo đúng với
bản vẽ kĩ thuật lập ngày 15/10 với tổng chi phí 150000 USD


Mục tiêu dự án (tt.)

Nhu cầu
thay đổi

Mục tiêu
thay đổi

Thay đổi
chi phí,
phạm vi
và thời
gian


Phạm vị dự án (scope)
 Dự án (project = work)
 Mục tiêu của dự án phải được hoàn thành đúng thời gian, đúng chi

phí
 Dự án là tập hợp tất cả các công việc để đạt được mục tiêu dự án
 Phải đầy đủ các công việc
 Các công việc phải được quản lý tốt về thời gian, thứ tự
 Các công việc phải được quản lý tốt về chi phí

Organizational format

Cấu trúc
phân chia
công việc

Project

Deliverable 1

Deliverable 2

Deliverable 3

Deliverable

Work

Work

Work package

Work package

1.1

packages 2

packages 3

2.1

3.1

Workpackage

Work package

Work package

1.1

2.2

3.2

Workpackage

Work package

1.2

3.3
Work package
3.4

•

Work breakdown structure – WBS

•

Được thực hiện bởi PM

•

WBS là thực hiện tiến trình chia
những kết xuất của dự án và công
việc có qui mô lớn trong dự án
thành nhiều phần nhỏ hơn, dễ
quản lý hơn.

•

Những công việc này đã được
nhận diện trong tuyên bố phạm vi
đã được thông qua (the approved
project scope statement)


Outline format
 Retail Web Site
 1.0 Project Management
 2.0 Requirements Gathering
 3.0 Analysis & Design
 4.0 Site Software Development
 4.1 HTML Design and Creation

Cấu trúc phân
chia công việc
•

Không thể hiện sự phụ thuộc lẫn
nhau giữa các hoạt động và thời
gian thực hiện cho từng hoạt động

•

Dự án (Work) được chia nhỏ thành
nhiều phần (work items)

•

Mỗi phần (work item) lại được chi
nhỏ hơn. Số lần chia nhỏ tại mỗi
phần (work item) không nhất thiết
phải giống nhau

•

Cấp thấp nhất trong từng work item
được gọi là gói công việc
workpackage

 4.2 Backend Software
 4.2.1 Database Implementation
 4.2.2 Middleware Development
 4.2.3 Security Subsystems

 4.2.4 Catalog Engine
 4.2.5 Transaction Processing
 4.3 Graphics and Interface
 4.4 Content Creation
 5.0 Testing and Production


Wbs hướng
theo kết xuất
Deliverables – oriented WBS


Wbs hướng
theo quá trình
Process – centered WBS





1. Development of an MBA program curriculum
1. Introduction to finance
2. Introduction to operations
3. …
4. …
5. …
6. …
7. Corporate accounting

WBS

By subjects


1. Development of an MBA program curriculum
1. Development of courses in finance
1. Introduction to finance
2. Financial management
3. …
4. …
2. Development of courses in operations
1. Introduction to operations
2. Practice of operations management
3. …
4. …
3. Development of courses in accounting
1. Fundamental of accounting
2. …
3. …
4. Corporate accounting

WBS
By courses


1. Development of an MBA program curriculum
1. First year courses
1. Development of courses in finance
1. Introduction to finance
2. …
3. …

2. Second year courses
1. Development of courses in finance
1. Financial management
2. …
2. Development of courses in accounting
1. Management information in accounting
2. ….
3. Corporate accounting
4. …

WBS
By Year


Cấu trúc phân chia công việc (tt.)
 Mục đích
 Giúp cho đội dự án lên kế hoạch hoàn thành dự án một cách chủ động và logic
 Giúp tổ chức sắp xếp các hoạt động thành từng cụm, gói dễ quản lý

 WBS không phải là lịch trình (schedule)
 WBS là cơ sở để phát triển lịch trình và hoạch định ngân sách thực hiện dự án
 Xây dựng WBS là một quá trình liên tục, khi có thông tin mới hay kiến thức được cập nhật sẽ bổ

sung, điều chỉnh WBS
 Xây dựng WBS đòi hỏi tham gia của các lãnh đạo, PM và cả những nhân viên thừa hành


Cách thức phân chia công việc
 Từ trên xuống (top – down)
 Bắt đầu từ cấp cao, phát triển có hệ thống xuống cấp dưới

 Dùng khi vấn đề được hiểu rất rõ
 Thực hiện nhanh, nhưng có thể bỏ qua một số hoạt động nhỏ

 Từ dưới lên (Bottom – up)
 Bắt đầu từ cấp thấp nhất, tích hợp và tổng quát hoá thành cấp cao hơn
 Thực hiện tốn thời gian, nhưng WBS rất chi tiết

 Tương tự (Analogy)
 Dựa vào những dự án tương tự trong quá khứ
 Kinh nghiệm quá khức được sử dụng, đòi hỏi dự án phải tương đồng

 Brainstorming
 Hình thành mọi hoạt động có thể có liên quan và cần thiết
 Nhóm lại theo danh mục (categories)
 Đòi hỏi nhiều thành viên tham gia, đặc biệt những người thừa hành


Số cấp trong wbs
 Tiêu chuẩn thực hiện việc phân chia công việc
 Dựng tại cấp mà tại đó một cá nhân hay một nhóm được phân công

và có trách nhiệm cho gói công việc đó
 Dừng tại cấp mà tại đó PM thực hiện kiểm soát chặt ngân sách và
chi phí
 Thông thường có khoảng 7 cấp
 Mỗi dự án có một WBS riêng, tuỳ theo PM và đội quản lý dự

án

Gói công việc – work package
 Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được xác định một

cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :
 Định nghiã được công việc (Cái gì – What)
 Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long)
 Chỉ ra ngân sách theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost)
 Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao nhiêu – How much)
 Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who)
 Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình


Lợi ích: wbs
 Tránh bỏ sót các công việc
 Là cơ sở để phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và cá nhân
 Là cơ sở để lập sơ đồ mạng PERT/CPM
 Là cơ sở để xây dựng kế hoạch tiến độ và phân bổ nguồn lực thực

hiện dự án
 Là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện dự án trong từng thời kỳ


Ví dụ: wbs
Hội chợ
Danh sách
tình nguyện
viên 2

Quảng bá

1

Trò chơi

Giải trí

3

Thức ăn

4

Quảng cáo
báo

Booth

Tờ rơi

Trò chơi

Sân khấu

Giải thưởng

Âm
thanh/AS

1.1

Poster

1.2
1.3

Vé vào cửa

1.4

3.1
3.2

3.3

Diễn viên

4.1

Khán đài

4.2
4.2.1
4.2.2

Chỗ ngồi

4.2.3

Dịch vụ

5

6

Đồ ăn

Đậu xe

Tiện nghi

Nhà vệ sinh

5.1
5.2

6.1
6.2

Bảo vệ

6.3